122. Mzdy pro stovky zaměstnanců a brigádníků

Jak v MyÚčtu zpracovat měsíční mzdy pro stovky lidí: personální agentura s brigádníky na DPP a DPČ, výrobní nebo obchodní firma se zaměstnanci na pracovní poměr i kombinace obojího. Kapitola spojuje hromadné nástroje z ostatních kapitol do jednoho postupu, říká, co aplikace udělá sama a co zůstává na vás, a uvádí orientační časy a limity. Pro mzdové účetní, které zpracovávají velký počet lidí najednou.

Kapitola nic nového nenastavuje. Popisuje pořadí, ve kterém hromadné akce použít, a odkazuje na podrobné kapitoly. Postup je stejný pro jakoukoli firmu; liší se jen tím, odkud přicházejí podklady (šablona Vzor MyÚčto, docházkový systém, docházka vedená v MyÚčtu). Čísla v příkladech jsou ilustrativní: agentura s 300 brigádníky na DPP a 20 zaměstnanci na HPP, výrobní firma se 400 zaměstnanci na HPP a docházkovým systémem nebo obchodní síť s 250 prodavači na HPP a sezónními výpomocemi na DPP.

122.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• zpracováváte mzdy pro desítky až stovky lidí a nechcete otevírat kartu po kartě,
• každý měsíc nastupují noví brigádníci a jiní končí,
• podklady (hodiny, odměny, nové dohody) dostáváte v Excelu nebo z docházkového systému,
• jeden člověk s chybějícím údajem vám drží výplatu nebo hlášení za všechny ostatní,
• chcete vědět, co z měsíce aplikace udělá sama a kolik to potrvá.

122.1.1 Mapa celého měsíce

flowchart TB
  A[Import dohod před nástupem] --> B[Společné údaje A1 a hromadná příprava přihlášek]
  B --> C[Odeslání přihlášek z fronty K odeslání]
  C --> D[Po skončení měsíce: import docházky a odměn]
  D --> E[Dohody bez příjmu v měsíci: 0 Kč]
  E --> F[Průvodce měsícem a kontrola před během]
  F --> G[Hromadné opravy: zákonné údaje, pojišťovny, ukončení dohod, výplatní pravidla]
  G --> H[Spočítat mzdy, vyřadit osobu bez údajů, schválit]
  H --> I[Zaúčtovat a připravit platby]
  I --> J[JMHZ: test XML, odložení, připravit a odeslat]
  J --> K[Přehledy pojišťovnám, výplatní pásky]
  K --> L[Spárovat úhrady a uzavřít běh]

Vlevo nahoře jsou kroky, které se dělají průběžně během měsíce (dohody a přihlášky před nástupem), zbytek se dělá po skončení měsíce v pořadí Průvodce měsícem.

122.2 Než začnete

1. Mzdy jsou nastavené. Firma prošla prvním nastavením mezd (§ 75.3): zaměstnavatel a účtárny s variabilním symbolem ČSSZ, legislativní pravidla, certifikát pro podání a datová schránka.
2. Licence stačí na počet lidí. Mzdové pásmo se určuje podle součtu aktivních zaměstnanců (§ 104.10.2). Skončené dohody proto ukončujte (§ 122.6.3), jinak se počítají dál.
3. Oprávnění. Import dohod a založení osob chce právo zápisu osob, import docházky právo zapisovat mzdové vstupy, hromadná úprava podmínek a ukončení dohod právo měnit pracovní vztahy, schválení vstupů a běhu právo schvalovat. Celý měsíc může zpracovat jedna účetní, která má všechna tato práva.
4. Podklady v jednom souboru. Agentura bez docházkového systému si připraví sešit podle šablony Vzor MyÚčto (§ 122.3.1). Firma s docházkovým systémem si jednou nastaví mapování sloupců.

122.3 Krok za krokem: jednorázová příprava firmy

Tohle uděláte jednou. Každý krok ušetří práci se stovkami lidí každý měsíc.

1. Nastavení mezd. V Mzdy → Nastavení mezd vyplňte záložku Zaměstnavatel a účtárny (výchozí zdravotní pojišťovna, výchozí účtárna, variabilní symbol ČSSZ každé účtárny) a v Politiky a připravenost výplatní termín a doručení výplatnic (§ 90.3). Má-li firma víc účtáren, zkontrolujte variabilní symbol u každé; účtárna bez něj nezastaví hlášení ostatních, ale sama se nepodá.
2. Účty institucí. Na záložce Účty institucí založte účet ČSSZ, finančního úřadu a každé zdravotní pojišťovny, u které jsou vaši lidé pojištění (§ 90.5). Bez účtu instituce nevznikne platba odvodu.
3. Mzdové složky. V Mzdy → Mzdové složky a vstupy zkontrolujte zařazení do JMHZ u složek, které budete importovat: Hodinová mzda podle docházky, Odměna a vlastní složka Mimořádná odměna ze Vzoru MyÚčto. Mimořádné odměně nastavte cílový atribut jednou za firmu (§ 91.8). Bez zařazení by hlášení nešlo zmrazit.
4. Výplatní pravidla hromadně. Výplatní pravidlo je údaj osoby, ne firmy, a potřebujete ho jen tehdy, když platby mezd připravujete v aplikaci. V Mzdy → Zaměstnanci → Další funkce klikněte na Výplatní pravidla z karet osob. Osobám s výplatou v hotovosti nebo s jediným ověřeným účtem pravidlo doplní, u ostatních napíše proč ne. Nabídne nejvýš 500 osob najednou (§ 86.3). Účet z importu je rovnou ověřený uživatelem, který import spustil.
5. Společné podmínky vztahů. Mají-li brigádníci stejnou profesi, pracoviště nebo pravděpodobný výdělek, nastavte je najednou v Další funkce → Upravit podmínky vybraných vztahů (§ 86.6.1). Vztahům se mzdou z importu nenastavujte sjednanou hodinovou sazbu; mzdu ze sazby a hodin dopočte import docházky.
6. Šablona importu. V Mzdy → Importy si stáhněte šablonu (§ 122.3.1) a domluvte s tím, kdo podklady připravuje, které sloupce bude vyplňovat.

Jak poznáte, že je hotovo: Kontrola před během za první měsíc nehlásí nic ze skupiny Nastavení firmy a v Mzdy → Nastavení mezd je u každé pojišťovny, ČSSZ a finančního úřadu účinný účet.

122.3.1 Šablona importu Vzor MyÚčto

Firma bez docházkového systému vyplňuje jeden sešit. Vzor MyÚčto je vzorový profil mapování, který dostane každá firma a který se s novou verzí aplikace aktualizuje sám, pokud jste ho neupravili. Aktuální je verze 6, která obsahuje sloupce pro přihlášku A1 i Odpracované dny. Upravený vzor se sám nepřepíše: v Mapování sloupců nese štítek Nová verze vzoru a tlačítko Aktualizovat vzor ho nahradí (vlastní úpravy se ztratí, proto si profil případně duplikujte). Smazaný vzor vrátí Obnovit vzor MyÚčto.

Existují dvě šablony se stejnými názvy sloupců:

Obě mají list Návod s popisem sloupců, formátů a kódů pojišťoven a dva ukázkové řádky smyšlených osob, které před importem smažte. Název listu ani hlavičky neměňte.

Sloupce šablony docházky (úplný popis v § 90.14.11):

Pravidla, na kterých u stovek řádků nejvíc záleží:

• Rodné číslo vyplňujte vždy a jako text. Je to nejspolehlivější klíč párování. Rodné číslo uložené v Excelu jako číslo ztratí úvodní nulu; import ho doplní jen tehdy, když doplněné projde kontrolní číslicí a datem.
• Osobní číslo jen jedinečné, nebo vůbec. Číslo, které má ve firmě nebo v souboru víc lidí (například „1“ u každého brigádníka), se k párování nepoužije.
• Druh vztahu u DPP vždy vyplňte. Bez něj dostane nově zakládaná osoba pracovní poměr. Týdenní úvazek u DPP nevyplňujte.
• Hodinová sazba je pravděpodobný výdělek pro náhrady, ne sjednaná sazba. Řádek s hodinami a sazbou bez částky dostane mzdu sazba × hodiny.
• Odpracované dny vyplňujte každý měsíc. Bez nich aplikace od druhého čtvrtletí skutečný průměr nenavrhne (§ 122.7) a hlášení JMHZ nemá počet odpracovaných dnů.
• Místo výkonu práce jako šestimístný kód obce, název obce jen jednoznačný.

122.3.2 Jedna DPP na delší období

Doporučujeme s brigádníkem uzavřít jednu DPP na delší období (třeba do

1. 12.) místo nové dohody ke každé akci. Do sloupce Konec dohody uveďte

konec období.

Měsíc, kdy brigádník na dlouhodobé DPP nepracoval, potřebuje vstup 0 Kč a podá se za něj nulový formulář JMHZ. Obojí jde hromadně (§ 122.5.3). Import i ruční zakládání otevřenou DPP poznají a nabídnou ji použít a případně prodloužit (§ 86.3.1).

122.4 Krok za krokem: noví lidé a dohody

Přihláška k ČSSZ se podává před nástupem, nejdřív osm dnů předem. Import docházky po skončení měsíce je na přihlášku pozdě, proto dohody zakládejte importem dohod hned, jak je máte podepsané.

122.4.1 Import dohod

Postup je v § 90.11.1. Ve zkratce pro agenturu, která před sezónou uzavírá 120 nových DPP:

1. Otevřete Mzdy → Importy, záložku Dohody, a klikněte na Stáhnout šablonu XLSX.
2. Vyplňte Příjmení, Jméno (nebo Příjmení a jméno), Druh vztahu, Nástup, Rodné číslo jako text, Konec dohody, Zdravotní pojišťovna, Číslo účtu, sazbu nebo měsíční odměnu a údaje pro registraci a A1 (§ 122.4.3). Osoba s víc dohodami má víc řádků.
3. Nahrajte soubor a klikněte na Načíst náhled. Nahoře je souhrn Nové osoby, V evidenci, K potvrzení, Dohody k založení, Už existují a Chyby.
4. U osob v sekci Shoda podle jména a data narození zvolte Ano, založit jí jen dohody, nebo Ne, založit novou osobu. Dokud nerozhodnete, nejde pokračovat.
5. Klikněte na Založit dohody (N). Zakládá se po 50 osobách a tlačítko ukazuje průběh Zakládám… X z Y osob.
6. Pod výsledkem klikněte na odkaz Mzdová podání → Přihlášky k podání (A1) a pokračujte § 122.4.4.

Co je automatizované: osoba z evidence dostane jen nový pracovní vztah (nová karta ani druhé rodné číslo nevznikne), nová osoba kartu i vztah, výplatní účet se uloží jako ověřený, údaje pro registraci se nové osobě zapíší celé a existující jen ty, které chybí. Dohoda s nástupem dnes nebo dřív je aktivní, budoucí zůstane plánovaná.

Idempotence. Dohodu, kterou osoba už má (stejný druh vztahu platný ke dni nástupu z řádku), import nezaloží znovu. Opravený soubor proto můžete nahrát celý znovu a založí se jen to, co dřív skončilo chybou. Řádek, který v souboru opakuje dřívější dohodu téže osoby, má stav Opakovaný řádek.

Jak poznáte, že je hotovo: Náhled načtený znovu ukazuje u všech dohod Už existuje a souhrn Chyby je nula.

122.4.2 Jak import pozná osobu

Import dohod i import docházky párují osobu stejně. Pořadí je pevné:

1. Rodné číslo z podkladů má přednost před vším ostatním. Páruje se přes otisk, rodná čísla v evidenci zůstávají šifrovaná. Najde-li rodné číslo osobu v evidenci, rozhodne; na osobní číslo ani jméno se už nepadá.
2. Uložená vazba z dřívějšího importu (podle osobního čísla nebo jména).
3. Osobní číslo shodné s kódem vztahu, jen je-li jedinečné. Sdílené osobní číslo se nepoužije a vazba podle něj se neuloží; řádek na to upozorní a volba Převzít osobní čísla z podkladů ho vynechá.
4. Jméno mezi osobami se vztahem v daném měsíci. Pořadí jména, diakritika, tituly ani poznámka „(DPP)“ nevadí.

Stavy, které uvidíte v kroku Osoby importu docházky:

Shoda jménem a datem narození. Bez rodného čísla v podkladech nabídne import osobu z evidence se stejným jménem a datem narození jen jako návrh. V kroku Osoby zvolte Je to tatáž osoba: založit jí jen nový pracovní vztah, nebo Jiná osoba: založit novou kartu. Bez volby se osoba nezaloží a automatické založení ji vynechá.

Rodné číslo z Excelu jako číslo. Číslo bez lomítka se 7 až 9 číslicemi se doplní nulami na 10, jen když projde kontrolní číslicí a datem. Devítimístné rodné číslo platí jen pro narozené před rokem 1954. Je-li v podkladech Datum narození, rozhodne mezi oběma čteními a rodné číslo, které mu odporuje, se nepoužije. Chybné rodné číslo nové osoby je červená chyba řádku a osoba se k založení nenabídne.

Podrobná pravidla jsou v odstavci Rodné číslo a osobní číslo v § 90.14.11.

122.4.3 Údaje pro přihlášku A1

Plná přihláška (REGZEC A1) potřebuje ověřený profil A1 každého vztahu. U stovek lidí ho nevyplňujte po kartách. Máte dvě cesty a můžete je kombinovat:

Importem. Vyplněné sloupce šablony (adresa s Číslem domu zvlášť, Rodné příjmení, Místo narození, Stát narození, Státní občanství, CZ-ISCO, Místo výkonu práce, Režim práce, Nepřetržitý provoz, Název pozice, Vedoucí pozice, případně Obec pracoviště) dají nové osobě po založení ověřený profil A1. Číslo domu „12/3“ se rozdělí na číslo popisné a orientační. Nečitelná hodnota osobu nezastaví, u osoby se objeví upozornění s názvem sloupce a hodnota se nezapíše.

Hromadně pro všechny neúplné profily. Režim práce, nepřetržitý provoz, pozici, obec pracoviště a vedoucí pozici má firma obvykle u všech brigádníků stejné:

1. Otevřete Mzdy → Podání a hlášení → Mimořádná podání ▾ → Přihlášky k podání (A1) a nastavte Období od a Období do.
2. Klikněte na Nastavit společné údaje A1. Dialog uvede, kolik vztahů v období má neúplný profil.
3. Vyplňte společné hodnoty. Vyplněné údaje se nepřepisují, pokud nezaškrtnete Přepsat i údaje, které už v profilu vyplněné jsou. Volba Číslo domu oddělit z ulice rozdělí „Dlouhá 12/3“ na ulici, číslo popisné a orientační.
4. Uložte. Co zůstane neúplné, ukáže seznam u řádku vztahu.

Akce bere všechny neúplné profily zvoleného období, ne zaškrtnuté řádky, a najednou zpracuje nejvýš 200 vztahů. Za vztah s odeslanou registrací se nic nemění. Podrobnosti jsou v § 85.5.

122.4.4 Hromadná příprava přihlášek A1

1. V Přihlášky k podání (A1) zkontrolujte období. Odkaz z Průvodce měsícem i z výsledku importu dohod nese zvolený měsíc v adrese.
2. Seznam ukáže u každého vztahu stav profilu (Úplný, Neúplný s výčtem chybějících údajů, Chybí), lhůtu přihlášky a varování, má-li osoba jinou otevřenou DPP s ID PPV (vztah je nejspíš založený dvakrát).
3. Zaškrtněte vztahy s úplným profilem a klikněte na Připravit vybrané. Najednou jde připravit nejvýš 200 vztahů, větší počet připravte na několikrát. Opakované stisknutí druhou přihlášku nezaloží.
4. Připravené přihlášky odešlete v záložce K odeslání.

Přihlášku jde připravit nejdřív osm dnů před nástupem; dřívější pokus aplikace odmítne s datem, od kdy to půjde. Podrobně v § 85.14.16.

Jak poznáte, že je hotovo: Vztahy zmizely ze seznamu přihlášek, po načtení protokolu mají OIČ a ID PPV a v Průvodci měsícem je krok Registrace ČSSZ a oznámení ZP hotový.

Oznámení zdravotním pojišťovnám (HOZ) se připravuje hromadně za pojišťovnu na záložce Zdravotní pojišťovny; u DPP a DPČ je lhůta do 20. dne následujícího měsíce (§ 85.5).

122.4.5 Registrace podané mimo aplikaci

Přihlásili-li jste dohody na ePortálu ČSSZ nebo v jiném programu, aplikace o tom neví a každý měsíc je bude připomínat. Označte je hromadně:

1. Otevřete Mzdy → Přehled mezd, panel Zákonné termíny (z Průvodce měsícem vede odkaz Podáno mimo aplikaci (N)).
2. Rozbalte skupinu Registrace ČSSZ / JMHZ.
3. Zaškrtněte osoby (výběr platí napříč stránkami), nebo použijte Označit celou skupinu jako splněnou.
4. Vyplňte poznámku, čím je podání doložené (předvyplněno „Vyřízeno v předchozím zpracování mezd“), a potvrďte.

Velká skupina se zpracuje po dávkách, průběh je vidět. Opakované spuštění nic nepokazí. Postup je v § 85.14.3 a § 85.12.

122.4.6 Proč registrovat každou DPP a DPČ

Do evidence zaměstnanců u ČSSZ se přihlašuje každá DPP a DPČ, i když v ní nevzniká účast na pojištění (dohoda pod rozhodným příjmem). Za každý měsíc, kdy přihlášená dohoda trvá a příjem nebyl, se podává nulový formulář JMHZ (§ 85.14.16).

Varování mzdu nezastaví, povinnost přihlásit dohodu ale trvá. Kontrola tu jen připomíná, nerozhoduje za vás.

Podanou registraci v aplikaci běh pozná sám. Registraci podanou jinde označte podle § 122.4.5.

122.5 Krok za krokem: měsíční podklady

122.5.1 Import docházky

Postup je v § 90.11. Pro 300 brigádníků ze šablony Vzor MyÚčto:

1. Otevřete Mzdy → Importy, záložku Docházka, zvolte měsíc a nahrajte sešit. Profil mapování se vybere sám; pod výběrem vidíte, kolik sloupců rozpoznal.
2. Klikněte na Načíst náhled. Import upozorní, když název souboru nebo listu ukazuje na jiný měsíc nebo když období už má vstupy z jiného importu; takový nález je nutné výslovně potvrdit.
3. V kroku Osoby nastavte filtr Vyžaduje pozornost a vyřešte stavy Nejasné, Rozpor a návrhy podle jména a data narození (§ 122.4.2). U osoby s otevřenou DPP nechte výchozí Použít otevřenou dohodu.
4. V kroku Souhrn a použití zkontrolujte součty a volby podle tabulky pod postupem.
5. Klikněte na Použít (N osob). Nejdřív se založí chybějící osoby (Zakládám osoby…), pak se zapíše docházka (Importuji…).
6. Návrhy mzdových vstupů schvalte v Mzdy → Mzdové složky a vstupy tlačítkem Schválit N odpovídajících filtru (§ 91.5), nebo později přímo z běhu tlačítkem Schválit vše.

Volby v kroku Souhrn a použití:

Co import udělá sám: spáruje osoby, založí nové osoby a vztahy, zapíše souhrn hodin a odpracovaných dnů do pracovních měsíců, dopočte mzdu sazba × hodiny, založí návrhy vstupů (hodinová mzda, odměna, mimořádná odměna), doplní pravděpodobný výdělek, údaje pro registraci a dohody o srážkách. Opakované použití týchž souborů nic nezdvojí (Tytéž soubory už byly za toto období použity). U DPP sečte hodiny za kalendářní rok včetně jiných DPP osoby a od 240 h upozorní na blížící se limit 300 h.

Co zůstává na vás: kontrola náhledu, vyřešení nejasných osob a rozporů, schválení vstupů a mzdového běhu.

Firma se 400 zaměstnanci na HPP a docházkovým systémem postupuje stejně, jen jednou nastaví mapování sloupců svého exportu (Upravit mapování). Vede-li docházku přímo v MyÚčtu, schválí měsíc všem v Mzdy → Docházka a směny tlačítkem Schválit měsíc všem (kapitola 77) a pravidelné měsíční mzdy vytvoří v Rychlém měsíčním vstupu tlačítkem Vytvořit a schválit vstupy z pravidelných složek (N).

Jak poznáte, že je hotovo: V historii importů je dávka za měsíc, v Průvodci měsícem krok Podklady měsíce ukazuje Importy docházky za měsíc: 1 (osob: N) a nehlásí neschválené vstupy.

122.5.2 Rychlý měsíční vstup

Mzdy → Rychlý měsíční vstup je tabulka všech vztahů za měsíc (§ 79.3). U stovek lidí ji použijte na úpravy, které import nenese: jednotlivé odměny, opravu částky z importu, nulu u jednoho člověka. Hledání nad tabulkou bere jméno i osobní číslo. Uložit a schválit vše (N) uloží rozepsané změny ze všech stránek najednou. Prázdné pole neznamená nulu.

122.5.3 Dohody bez příjmu v měsíci

Dohoda, která v měsíci trvá, ale brigádník nepracoval, potřebuje výslovně zadaný vstup 0 Kč u základní odměny. Bez něj běh ohlásí chybějící mzdovou složku, aby zapomenutá mzda neprošla. Za takovou dohodu se podá nulový formulář JMHZ.

1. V Mzdy → Rychlý měsíční vstup zvolte měsíc a klikněte na Dohody bez příjmu v měsíci.
2. Aplikace vypíše DPP a DPČ bez vstupů, odpracované doby, složek a příplatků za měsíc, ze všech stránek, všechny předvybrané.
3. Odškrtněte dohody, u kterých příjem přijde (například odměna, kterou teprve zadáte).
4. Klikněte na Uložit a schválit 0 Kč (N). Bez práva schvalovat vzniknou koncepty.

Pracovní poměry nabídka nezahrnuje: u HPP bez příjmu jde o jinou situaci (neplacené volno, nemoc), kterou zadejte v nepřítomnostech.

122.5.4 Zaokrouhlení na koruny

Měsíční hlášení vykazuje výdělek v celých korunách a mzda se zaokrouhluje nahoru, ve prospěch zaměstnance. Vstup s haléři u složky zařazené do hlášení mzdový běh zablokuje. Máte dvě místa, kde to vyřešit najednou:

• při importu volba Zaokrouhlit částky s haléři nahoru na celé koruny (N), vstupy pak vzniknou rovnou zaokrouhlené,
• dodatečně v Mzdy → Mzdové složky a vstupy tlačítkem Zaokrouhlit vstupy na celé koruny nahoru za celé období (§ 91.12.3).

Osvobozené benefity na zákonném limitu (stravování) se nezaokrouhlují. Vstupy uzamčené během uvolní až zrušení běhu nebo obnova podkladů.

122.6 Krok za krokem: Průvodce měsícem a kontrola před během

122.6.1 Sedm kroků průvodce

Mzdy → Průvodce měsícem (odkaz Průvodce měsícem je i v hlavičce Mzdových běhů) ukáže celý měsíc na jedné obrazovce. Nahoře zvolte Období, pod ním je sedm kroků se stavem, počtem a jedním hlavním tlačítkem. Průvodce nic nepočítá ani neukládá, jen posílá na místo práce (§ 80.2a).

Měsíc před začátkem vedení mezd ukáže vysvětlení a tlačítko Otevřít MM/RRRR na první vedené období. Starší měsíce řešte jako převzaté stavy. U haléřových vstupů použijte Zaokrouhlit vstupy na celé koruny; otevře se záložka Měsíční vstupy ve stejném měsíci, kde částky zkontrolujete a upravíte.

Krok, na který je řada, je označený Teď na řadě. Nahoře je průběh Hotovo X z 7 kroků; po dokončení všeho Měsíc je kompletní. Tlačítko Obnovit stav načte počty znovu po práci v jiném okně.

122.6.2 Jak číst kontrolu před během

Kontrola před zahájením se ukáže v Mzdy → Mzdové běhy ještě před zamknutím vstupů. U stovek lidí jsou nálezy souhrnné: jeden řádek za druh problému s počtem osob, ne jeden řádek za osobu. Každý nález má vyznačený dopad:

Druhé označení říká, kam údaj patří: Nastavení firmy (jednou), Měsíční práce, nebo Údaj na kartě osoby (jednou za osobu). Nález má v kontrole před zahájením stejnou závažnost jako po výpočtu.

Počty a výpis „N z M“. Týká-li se nález víc osob, než se vejde do přehledu, vypíše se jen část a tlačítko Zobrazit vypsaných N z M ji rozbalí. Celou skupinu otevře odkaz Zobrazit všech N osob v seznamu zaměstnanců (seznam zúžený na dotčené osoby) nebo Otevřít agendu pro všechny dotčené (N). Počet ve skupině může být o osobu vyšší než počet v hromadném dialogu, protože skupina zahrnuje i osobu s jiným nálezem téhož druhu.

Po opravách klikněte na Zkontrolovat znovu. Přesto zahájit spustí výpočet i s nálezy; zahájení zamkne vstupy a co zapíšete potom, se do výpočtu dostane až obnovením podkladů.

Varování, které popisuje stav ve firmě v pořádku a opakovalo by se každý měsíc (osoby bez podepsaného prohlášení, dohody bez registrace bez účasti na pojištění), skryjete tlačítkem Skrýt pro všech N osob (§ 80.8).

122.6.3 Hromadné opravy z kontroly

Tlačítka u nálezů otevřou hromadný dialog zúžený na dotčené osoby a se správným měsícem. Po Zavřít se vrátíte do kontroly nebo průvodce, odkud jste přišli. Tytéž akce jsou v Mzdy → Zaměstnanci → Další funkce, tam se měsíc předvyplní podle nejstaršího neschváleného běhu.

Co výpočet sám nevyžaduje: chybějící záznam o prohlášení se počítá jako nepodepsané (bez slev, u dohody pod rozhodnou částkou srážková daň), rezidence u nepodepsaného prohlášení výpočet nezastaví a dohoda bez práce nebo pod rozhodným příjmem se spočítá i bez pojišťovny, protože účast nevzniká (§ 80.11.13). Souhrnná varování jsou připomínkou před podáním, ne blokací.

Skončené dohody ukončuje i noc. DPP a DPČ, jejichž sjednaný konec uplynul, aplikace ukončí každou noc sama, pokud po konci nemají vstup, docházku ani zúčtovanou mzdu. Ty ostatní zůstanou ve skupině Uplynul sjednaný konec označené Vyžaduje kontrolu. Odhlášku A2 a HOZ je potřeba vyřídit i u hromadně ukončených vztahů.

122.7 Krok za krokem: průměrný a pravděpodobný výdělek

Náhrady (dovolená, překážky) a měsíční hlášení JMHZ potřebují schválený průměrný nebo pravděpodobný výdělek za čtvrtletí. Brigádník s méně než 21 odpracovanými dny v rozhodném období má pravděpodobný výdělek.

Hromadně za čtvrtletí (§ 76.4):

1. Otevřete Mzdy → Absence a dovolená, záložku Průměrný výdělek, bez vybraného zaměstnance.
2. V části Hromadné vypočtení průměrů za čtvrtletí zvolte Rok použití a Čtvrtletí.
3. Klikněte na Vybrat připravené na stránce a Založit a schválit vybrané. Opakujte na dalších stránkách.

Stejný pravděpodobný výdělek vybraným (agentura, kde má většina brigádníků stejnou sazbu):

1. V části Nastavit pravděpodobný výdělek vybraným použijte Rychlý výběr: Dohody o provedení práce, nebo Průměr z minimální mzdy.
2. Vyplňte Hodinový výdělek (Kč), například 165, a Odůvodnění, z čeho částka vychází (§ 355 odst. 2 zákoníku práce).
3. Klikněte na Nastavit vybraným.

Spodní mez. Je-li průměr nižší než minimální mzda, použije se minimální mzda (§ 357 odst. 1 zákoníku práce). Návrh pod minimální mzdou aplikace označí, protože tak nízký výdělek bývá chybou v podkladech (hodinová sazba zapsaná do pole měsíční mzdy). Sjednanou měsíční mzdu, ze které vychází méně než minimální mzda za hodinu, jako pravděpodobný výdělek nenabídne.

Od druhého čtvrtletí z odpracovaných dnů. Skutečný průměr se počítá ze mzdy a odpracované doby v rozhodném čtvrtletí a o tom, zda osoba odpracovala aspoň 21 dnů, rozhodují odpracované dny. Import je zapíše ze sloupce Odpracované dny do souhrnu pracovního měsíce. S tímto sloupcem v každém měsíci vám hromadné vypočtení od druhého čtvrtletí navrhne skutečný průměr bez ručního zadávání. Bez něj se z importovaných měsíců skutečný průměr nenavrhne a dny je nutné zadat ručně.

Změna průměru po schválení běhu. Nastavíte-li výdělek čtvrtletí, za které už je schválený běh, karta běhu ukáže Průměr pro náhrady se změnil po schválení s osobami, původním a novým průměrem a náhradami z původního průměru (§ 80.5):

1. Klikněte na Otevřít opravu a obnovit podklady. Aplikace vyžádá opravu s předvyplněným důvodem, otevře ji a běh přepočítá.
2. Klikněte na Přepočítat náhrady z nového průměru. Náhled ukáže osobu, náhradu, starou a novou částku. Dovolená zadaná s daty a náhrady z importu hodin se přepočítají, překážky s dorovnáním a nemoc se vypíšou k ruční úpravě.
3. Potvrďte, běh spočítejte a schvalte. Bylo-li odeslané JMHZ, podejte opravné hlášení.

Totéž tlačítko je v záložce Průměrný výdělek u schváleného průměru i v hromadném přehledu za čtvrtletí. Opakované spuštění nic nezmění.

122.8 Krok za krokem: výpočet a schválení

Postup je v § 80.3. U stovek lidí:

1. V Mzdy → Mzdové běhy vyplňte Mzdové období a Datum výplaty a klikněte na Nový mzdový běh a Spočítat mzdy.
2. Neschválené vstupy schvalte u blokace tlačítkem Schválit vše (najednou až 500 vstupů, už schválené se přeskočí).
3. Klikněte na Zobrazit rozpad podle zaměstnanců. V tabulce Zaměstnanci v běhu zapněte Jen s nálezem, hledejte podle jména nebo osobního čísla a řaďte podle sloupců.
4. Varování, která nejde odstranit, převezměte tlačítkem Schválit výjimku s odůvodněním celou větou.
5. Klikněte na Schválit.

Vyřadit osobu z běhu. Jedna osoba v ruční kontrole (chybí pojišťovna, podmínky nebo hodnoty pro srážky) by zastavila schválení všech ostatních. U její blokace klikněte na Vyřadit osobu z běhu, nebo v tabulce Zaměstnanci v běhu na Vyřadit z běhu, napište důvod (aspoň 10 znaků) a potvrďte. Běh dostane novou revizi bez ní a hned se přepočítá. Ostatním mzdy schvalte. Omyl vrátíte tlačítkem Vrátit do běhu, dokud revize není schválená. Až údaje doplníte, Vyžádat opravu a Otevřít opravu: opravná revize osobu zase obsahuje a dostane mzdu za stejné období. Z JMHZ se vyřazená osoba odloží sama (§ 80.6a).

Změnit datum výplaty. Datum výplaty jde změnit až do schválení, i u zrušeného běhu, tlačítkem Změnit datum výplaty. Běh se snímkem dostane novou revizi a přepočítá se, protože na datu závisí výpočet i lhůty (§ 80.6b). Hláška „Mzdový běh č. N za toto období už existuje s datem výplaty…“ vede právě sem.

Oprava schváleného měsíce. Vyžádat opravu převede běh do stavu Čeká na opravu, Otevřít opravu založí novou revizi. Vyžádali-li jste opravu omylem, Vzít žádost o opravu zpět vrátí běh do předchozího stavu a schválená revize, zaúčtování, platby ani podání se nezmění (§ 80.5).

Výjimky se přebírají. Při obnově podkladů, opravě i novém startu se schválená výjimka převezme, když sedí kód, osoba i text nálezu. Původní důvod a autor zůstanou, v historii běhu je Výjimky převzaté z revize N. Po obnově tedy znovu schvalujete jen nové nebo změněné nálezy.

Vztahy, které z běhu vypadly. Nastoupil-li brigádník nakonec ne, nebo jste dohodu ukončili, Obnovit podklady odemkne vstupy vztahů, které nová revize nezná; zrušíte je nebo přesunete. Vstup zadaný na jinou dohodu téže osoby kontrola jmenuje s vztahem, na který vstup patří.

Souběh. Výpočet stovek osob trvá jednotky sekund. Spustí-li jiný uživatel mezitím výjimku nebo obnovu podkladů, druhý požadavek dostane hlášku Nad tímto mzdovým během právě probíhá jiný požadavek. Počkejte a akci zopakujte, obrazovka data načte znovu. Mzdové běhy se samy obnoví i po změně v jiném okně.

Jak poznáte, že je hotovo: Běh má stav Schváleno, případní vyřazení jsou v rámečku Bez mzdy v tomto běhu s důvodem a v Průvodci měsícem je krok Výpočet a schválení hotový.

122.9 Krok za krokem: JMHZ a další podání

Měsíční hlášení se připravuje za celý měsíc ze schváleného běhu (§ 85.3).

1. V Mzdy → Podání a hlášení zvolte Věcné období a na záložce JMHZ rozbalte Podrobnosti. Potvrďte Právní skutečnosti JMHZ.
2. V panelu Test měsíčního hlášení JMHZ klikněte na Otestovat XML. Nic se neodesílá. Test jde spustit i před koncem měsíce.
3. Nálezy u jednotlivých lidí (chybí adresa, pracoviště, jméno) neřešte tak, že budete čekat na všechny. Klikněte na Odložit všechny dotčené (N), zadejte jeden důvod a test spusťte znovu (§ 85.14.10).
4. Na záložce Měsíc klikněte u JMHZ na Připravit a odeslat, nebo Připravit a odeslat vše pro všechna podání měsíce najednou.
5. Až ČSSZ řádné hlášení přijme a odloženým lidem doplníte údaje (případně přes opravu běhu), klikněte v seznamu Odložené vztahy na Doplnit všechny odložené jedním opravným hlášením (N). Vznikne jedno opravné hlášení za každou registraci; komu data dál chybí, zůstane odložený.

Odložení je nesplněná povinnost: formulář musí ČSSZ dostat ve stejné lhůtě. Pojistná část a sleva se uplatní za všechny včetně odložených.

Oprava běhu před podáním. Opravíte-li běh dřív, než hlášení zmrazíte, seznam Odložené vztahy nabídne Převzít trvající odložení do aktuální revize (N). Převezmou se jen vztahy, které nález pořád mají.

48 hodin po změně údajů (A3). Je-li v hlášení vztah s přijatou změnou údajů mladší než 48 hodin, příprava se zastaví s varováním. ČSSZ takové hlášení může zamítnout. Zvolte Připravit a odeslat i tak, nebo dotčené vztahy odložte a doplňte opravným hlášením po 48 hodinách.

Více účtáren. Má-li běh víc mzdových účtáren a jedné chybí variabilní symbol ČSSZ, hlášení za ostatní se připraví a přehled vypíše, za kterou ne. Po doplnění symbolu ji připravte v záložce JMHZ.

Opravné hlášení z aktuální revize. Po opravě běhu za přijatý měsíc otevřete na záložce Odesláno Opravit hodnoty hlášení. Není-li úplná aktuální příprava, klikněte na Připravit z aktuální revize (§ 85.9). Zastaralé neodeslané podání se při schválení opravy zruší samo. Měsíc podaný předchozím programem nejdřív navažte v oddílu Oprava měsíce podaného předchozím programem (§ 85.14.13).

Nulové hlášení DPP bez příjmu. Za přihlášenou dohodu, která v měsíci trvá a příjem neměla, sestaví aplikace řádný formulář s nulovými hodnotami automaticky ze vstupu 0 Kč (§ 122.5.3).

Přehledy zdravotním pojišťovnám. Na záložce Zdravotní pojišťovny jsou přehledy jen za pojišťovny, kterým podle schválené revize vzniklo pojistné. Dohody bez účasti přehled nevyvolají. Všechny přehledy odejdou datovou schránkou jedním přihlášením (§ 85.4).

Roční zúčtování „nepožádal“ hromadně. V lednovém a únorovém hlášení se uvádí, zda zaměstnanec požádal o roční zúčtování. Test XML nabídne Rozhodnout žádost o roční zúčtování hromadně a kontrola před během Nastavit „nepožádal“ osobám bez prohlášení (N). Stránka Mzdy → Roční zúčtování se otevře zúžená na osoby z hlášení s nerozhodnutou žádostí a rovnou je vybere; klikněte na Nastavit: nepožádal. Bezpečné je to u lidí, kteří prohlášení nepodepsali: o zúčtování požádat nemohli (§ 84.5).

Jak poznáte, že je hotovo: Na záložce Odesláno má podání za období štítek Přijato, v Průvodci měsícem je krok JMHZ a další měsíční podání hotový a odložené vztahy jsou doplněné.

122.10 Krok za krokem: platby a výplatní pásky

Platby (§ 82.3):

1. Na kartě běhu klikněte na Zaúčtovat a pak Připravit platby. Vzniknou závazky za čisté mzdy všech osob, pojistné, daně a srážky.
2. Na záložce Co zaplatit vyberte všechny čisté mzdy se stejným datem a klikněte na Vytvořit mzdový příkaz. Pro 300 lidí vznikne jeden příkaz ve formátu ABO (KPC), který nahrajete do bankovnictví, nebo ho pošlete tlačítkem Odeslat do banky.
3. Po importu výpisu se úhrady spárují samy podle variabilního symbolu a částky. Zbylé spárujte na záložce Spárování úhrad. Běh přejde do stavu Uhrazeno sám.

Osoba bez výplatního pravidla nebo bez ověřeného účtu závazek nedostane. Doplňte pravidla předem (§ 122.3, krok 4).

Výplatní pásky (§ 83.3 a § 83.4):

1. Schválení běhu samo zařadí generování pásek a měsíčního ZIP. Dávka běží na pozadí po osobách a pásky přibývají postupně.
2. V Mzdy → Dokumenty a výstupy, záložce Měsíční výstupy, klikněte na Rozeslat pásky: {účtárna}. Odejdou zabezpečené odkazy všem, kdo mají elektronické doručení a e-mail.
3. Projděte seznam lidí, kterým se páska poslat nemohla, a předejte jim ji jinak.

Jak poznáte, že je hotovo: Na kartě běhu je Úhrady doložené výpisem: všech N závazků, souhrn rozeslání ukazuje počet pásek a běh můžete Uzavřít.

122.11 Automatizace přes API a MCP

Hromadnou měsíční práci dělá aplikace z importů v obrazovce Mzdy → Importy. Mzdová data obsahují rodná čísla a mzdy, proto je rozsah pro externí integrace úzký:

• Běžný REST API token na mzdové endpointy nesmí (§ 103.9.7.1). Importy dohod a docházky, výpočet, schválení běhu, platby, dokumenty ani podání přes něj nejdou.
• Token s plným zápisem (system_write, § 103.9.7.3) smí totéž co jeho uživatel v aplikaci, tedy i celý měsíc mezd: importy dohod a docházky, hromadné akce z kontroly před během, zamknutí, výpočet, schválení běhu, přípravu a test hlášení. Musí ho povolit provozovatel instance (api.allow_system_write_tokens) a zapíná se jen při založení tokenu. Platí jen oprávnění uživatele tokenu a pojistky zůstávají: token nezmění uzavřené účetní období ani podané období DPH, nespravuje tokeny, hesla a MFA a úkony s čerstvým ověřením člověkem (podpis plateb, přímé podání) neprovede. Takový token má přístup i ke zdravotním údajům, exekucím a insolvencím zaměstnanců, pokud k nim má přístup jeho uživatel; vydávejte ho jen pro důvěryhodný serverový systém s omezením na IP adresu.
• MCP server (napojení AI asistenta, kapitola 105) používá úzký personální a vstupní rozsah: čte zaměstnance, podmínky a výsledky, s tokenem pro čtení i zápis může založit osobu, změnit sjednanou měsíční mzdu a zapsat odměnu, přesčas nebo absenci (§ 105.8.2). Vstupy vzniknou k posouzení, běh nespustí ani neschválí.

Pro stovky lidí je nejjednodušší cesta export z docházkového nebo personálního systému do šablony Vzor MyÚčto (případně vlastního mapování) a import v aplikaci. Kdo chce celý měsíc řídit ze svého systému, použije token s plným zápisem a stejné kroky jako v této kapitole volá přes API.

122.12 Výkon a limity

Orientační časy jednoho požadavku pro 500 syntetických dohod na běžném serveru. Na pomalejším stroji počítejte s dvoj- až trojnásobkem.

Limity:

Doporučení:

• Jeden sešit za měsíc pro všechny lidi. Víc souborů se sloučí, ale stejný údaj ve dvou listech je konflikt.
• Rodné číslo v každém řádku. Bez něj se existující osoba hledá jen podle vazby a jednoznačného osobního čísla a jméno s datem narození je jen návrh.
• Velký počet lidí v jedné akci rozdělte podle limitu, opakování je vždy bezpečné: co už je hotové, se přeskočí.
• Nespouštějte výpočet a hromadné opravy téhož běhu ve dvou oknech současně.

122.13 Kontrolní seznam měsíce

Průběžně během měsíce

1. Nové dohody naimportované (Import dohod), v náhledu vše Už existuje.
2. Společné údaje A1 nastavené, přihlášky připravené a odeslané z K odeslání nejpozději v den nástupu.
3. HOZ za nové lidi odeslané (u DPP a DPČ do 20. dne následujícího měsíce).

Po skončení měsíce

1. Import docházky použitý, Zapsat souhrn docházky do pracovních měsíců zapnuté, nejasné osoby a rozpory vyřešené.
2. Dohody bez příjmu v měsíci: 0 Kč uloženo a schváleno.
3. Vstupy schválené, haléře zaokrouhlené.
4. Na začátku čtvrtletí průměry založené a schválené.
5. Průvodce měsícem: kroky 1 až 3 hotové.
6. Kontrola před během: nic v Bez tohohle se nedá počítat ani Spočítat půjde, schválit ne; hromadné opravy provedené.
7. Běh spočítaný, osoby bez údajů vyřazené s důvodem, výjimky odůvodněné, běh schválený.
8. Zaúčtováno, platby připravené, příkaz v bance.
9. JMHZ otestované, odložení s důvodem, odeslané a Přijato.
10. Přehledy pojišťovnám doručené.
11. Výplatní pásky rozeslané.
12. Úhrady spárované, běh Uhrazeno a Uzavřeno.
13. Vyřazené a odložené osoby doplněné opravou běhu a opravným hlášením.
14. Skončené dohody ukončené, odhlášky A2 a HOZ podané.

122.14 Když něco nejde

Další řešení mzdových kontrol jsou v Řešení problémů.

122.15 Související kapitoly

• Úplné mzdy: první nastavení a měsíční postup pro malou firmu
• Absence a dovolená: průměrný a pravděpodobný výdělek
• Docházka a směny: docházka v aplikaci, limity dohod
• Rychlý měsíční vstup: měsíční částky, dohody bez příjmu
• Mzdové běhy: Průvodce měsícem, výpočet, vyřazení, oprava
• Mzdové příkazy a úhrady
• Dokumenty a výstupy: výplatní pásky
• Roční zúčtování: hromadný stav žádosti
• Podání a hlášení: přihlášky A1, JMHZ, odložení
• Zaměstnanci: hromadné akce v Další funkce
• Nastavení mezd: import dohod, import docházky, šablona
• Mzdové složky a vstupy: hromadné schválení, zaokrouhlení
• REST API a MCP server