55. Hlavní kniha

Přehled zaúčtovaných pohybů seskupený podle účtů: počáteční stavy, obraty a konečné zůstatky. Kapitola je pro účetní, která potřebuje zjistit, z čeho se skládá zůstatek účtu, nebo ověřit zaúčtování před výkazy.

55.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• chcete zjistit zůstatek nebo obrat konkrétního účtu za období,
• potřebujete dohledat, z jakých dokladů se zůstatek účtu skládá,
• ověřujete neobvyklý zůstatek před sestavením rozvahy nebo výsledovky,
• čistíte průběžný účet (261 Peníze na cestě, 395 Vnitřní zúčtování, zálohy, půjčky) a párujete vyrovnávající se řádky,
• potřebujete podklad pro auditora nebo klienta v PDF či XLSX.

Hlavní kniha zahrnuje rozvahové, výsledkové, uzávěrkové i podrozvahové účty včetně účtové třídy 7. Je dostupná jen firmám s podvojným účetnictvím a navazuje na Účtový rozvrh.

55.2 Než začnete

1. Zaúčtované doklady. Sestava čte jen zaúčtované řádky deníku. Koncepty se nezapočítají. Počet konceptů v rozsahu uvidíte ve varování nad tabulkou. Nezaúčtované doklady dořešte v K doúčtování.
2. Účetní období. Nejnovější otevřené období se předvyplní samo. Starší období zvolíte v poli Období.
3. Oprávnění k účetnictví. Párování otevřených položek vyžaduje oprávnění k zápisu.

55.3 Krok za krokem: zobrazení zůstatků účtů

1. Otevřete Účetnictví → Hlavní kniha.
2. V poli Období zvolte fiskální rok. Hodnota Vše spojí všechna období firmy.
3. Chcete-li zúžit rozsah, vyplňte Od a Do.
4. Chcete-li vidět jednotlivé analytické účty, zapněte Rozpad po analytikách.
5. Hledáte-li konkrétní doklady, použijte filtry Dodavatel, Odběratel nebo Položka faktury. Filtry zrušíte tlačítkem Zrušit filtry.
6. Prohlédněte sloupce PS MD / PS Dal, Obrat MD / Obrat Dal a KS MD / KS Dal. Seřadíte je kliknutím na záhlaví.
7. Chcete-li kombinaci uložit, uložte aktuální filtr jako pohled (nabídka Uložené pohledy) a případně ho nastavte jako výchozí.

Jak poznáte, že je hotovo: Řádek Součty má shodné obraty na straně MD a Dal a nad tabulkou není žluté upozornění na nezaúčtované koncepty.

55.4 Krok za krokem: dohledání, z čeho se skládá zůstatek

1. U účtu klikněte na šipku na začátku řádku. Rozbalí se obrat MD a Dal po měsících.
2. Klikněte na měsíc s pohybem. Zobrazí se jednotlivé řádky deníku: datum, doklad, analytika, popis a částka.
3. Klikněte na doklad. Otevře se prvotní doklad.
4. Přesahuje-li měsíc 200 řádků, klikněte na odkaz v patičce a pokračujte v opisu účtu za stejný měsíc.
5. Chcete-li vidět celý účet, klikněte na kód účtu. Otevře se karta účtu se zachovaným rozsahem Od / Do. Odtud otevřete Opis účtu.
6. V opisu čtěte sloupec Zůstatek, což je běžící saldo. Kladný zůstatek znamená MD, záporný Dal.

Jak poznáte, že je hotovo: Součet řádků opisu odpovídá zůstatku účtu v knize.

55.5 Krok za krokem: párování otevřených položek

Použijte na účtech, kde se řádky vyrovnávají dodatečně, například 261 Peníze na cestě, 395 Vnitřní zúčtování, zálohy nebo půjčky.

1. Otevřete opis účtu a přepněte na Otevřené položky - párování.
2. Chcete-li vidět stav k určitému dni, vyplňte K datu. Volba Jen otevřené skryje vyrovnané řádky.
3. Zaškrtněte řádky, které se navzájem vyrovnávají. Lišta nad tabulkou průběžně ukazuje rozdíl MD a Dal vybraných řádků.
4. Klikněte na Spárovat.
5. Automatické návrhy získáte tlačítkem Návrhy párování. Nastavte Okno (dní) a klikněte na Spárovat návrhy. Návrhy najdou storno s původním zápisem a dvojice stejné částky na opačných stranách téhož účtu.
6. Chybné párování opravíte kliknutím na číslo okruhu. Dole se otevřou jeho položky. Řádek odeberete tlačítkem Odebrat z okruhu, další zaškrtnuté řádky přidáte tlačítkem Přidat do okruhu, celý okruh zrušíte tlačítkem Zrušit párování.

Jak poznáte, že je hotovo: Karta Zůstatek účtu nahoře hlásí Otevřené položky sedí na zůstatek účtu. a vyrovnané okruhy z pohledu Jen otevřené zmizely.

55.6 Krok za krokem: export

1. Nastavte období, rozsah, rozpad analytik a filtry tak, jak je chcete mít na výstupu.
2. Klikněte na Export PDF nebo Export XLSX.

Jak poznáte, že je hotovo: Soubor se stáhne a v názvu obsahuje fiskální rok.

55.7 Když něco nejde

55.8 Podrobnosti a pravidla

55.8.1 Co je zdrojem sestavy

Sestava čte řádky účetního deníku, které mají vyplněný okamžik zaúčtování. Koncepty do částek nevstupují; jejich počet v nastaveném rozsahu se zobrazí ve varování nad tabulkou. Storna se neodstraňují přepsáním historie, ale vyruší původní částku opačným zaúčtovaným zápisem.

Účetní zápisy mohou vzniknout z vydaných a přijatých dokladů, banky, pokladny, majetku, mezd, uzávěrky nebo ručního zápisu. Hlavní kniha mezi těmito zdroji částek nerozlišuje: rozhodující je účet, strana MD/Dal, částka a datum řádku.

55.8.2 Období, rozsah a filtry

• Období určuje fiskální rok. Předvyplní se nejnovější otevřené období, jinak první dostupné. Při změně období se Od / Do nastaví na jeho hranice; ostatní filtry i rozbalený účet zůstanou zachované. Volba Vše spojí všechna účetní období firmy do jednoho víceletého rozsahu. Ve výchozím pohledu přitom vynechá technické uzavírací a navazující otevírací zápisy, aby nepřifukovaly obraty mezi roky.
• Od / Do omezí sestavu uvnitř zvoleného období. Prázdné hodnoty znamenají první a poslední den období. Datum mimo období nebo Od > Do server odmítne.
• Rozpad po analytikách vypíše jednotlivé analytické účty. Bez něj se analytiky sečtou pod syntetický účet.
• Stav po uzavření knih započte i vlastní závěrkový převod období. Výchozí pohled jej vynechává, aby zůstatky k poslednímu dni uzavřeného roku nebyly závěrkovým zápisem vynulované. Otevírací zápis a skladové uzávěrkové pohyby zůstávají součástí účetních hodnot.
• Dodavatel, Odběratel a Položka faktury filtrují zápisy podle protistrany nebo položky zdrojové přijaté či vydané faktury. Filtr se uplatní na počáteční stav, obraty i měsíční rozpad vybraného výřezu.

Aktuální kombinaci období, rozsahu, rozpadu analytik a vyhledávacích filtrů lze uložit jako vlastní sestavu a případně ji nastavit jako výchozí. Volba Stav po uzavření knih se do uložené kombinace nepřenáší. Ovládání Sloupce skrývá či zobrazuje sloupce tabulky a Hustota mění řádkování; obě volby mění jen zobrazení.

Kliknutím na záhlaví sloupce lze řadit účty podle kódu, názvu i částek. Při rozpadu po analytikách zůstávají analytické účty pod svou syntetikou a řadí se uvnitř její skupiny.

55.8.3 Výpočet PS, obratů a KS

Každý řádek účtu obsahuje:

Otevírací zápis datovaný prvním dnem období patří do PS, nikoli do obratu. U rozvahových účtů se počáteční stav nese z historie; existuje-li otevírací kotva po uzávěrce, počítá se od ní, aby se historie a otevření nezapočetly dvakrát. U nákladových a výnosových účtů začíná okno PS nejdříve prvním dnem daného fiskálního období.

Peníze se pro součty převádějí na haléře. Účet bez PS i bez obratu se nezobrazuje. Řádek Součty sčítá všechny zobrazené účty.

55.8.4 Měsíční rozpad a řádky měsíce

Šipka na začátku řádku rozbalí obrat MD a Dal po kalendářních měsících zasahujících do nastaveného rozsahu. Jde o rozpad obratu, nikoli zůstatku: měsíc bez pohybu proto ukazuje nuly. Měsíční částky se seskupují stejně jako hlavní řádek - podle syntetiky, nebo po analytikách. Součet měsíců se rovná obratu za celý rozsah; otevírací zápis prvního dne období je i tady součástí počátečního stavu, ne lednového obratu.

Kliknutí na měsíc s pohybem rozbalí jednotlivé řádky deníku za ten měsíc: datum, doklad, analytiku, popis a částku na správné straně. Doklad vede na prvotní doklad (viz § 55.8.5). Zobrazí se prvních 200 řádků; u delších měsíců odkaz v patičce pokračuje v opisu účtu za stejný měsíc.

Kliknutí na kód účtu otevře kartu účtu se zachovaným rozsahem Od / Do. Z karty vede odkaz zpět do hlavní knihy; kniha pak dotčený účet sama rozbalí a odroluje k němu.

55.8.5 Opis účtu

Opis účtu otevřete z karty účtu nebo z rozbaleného měsíce; rozsah Od / Do se přenáší. Opis syntetického účtu zahrnuje i jeho analytiky a nahoře ukazuje PS, obrat MD, obrat Dal a KS. Je-li opis složený z víc analytik, přibude sloupec Analytika s odkazem na kartu příslušného účtu.

Pohyby jsou řazené podle data, ID zápisu a čísla řádku. Sloupec Zůstatek je běžící saldo PS + MD − Dal počítané nad celým rozsahem, takže navazuje správně i na dalších stránkách. Výchozí stránka má 50 řádků. Kladný zůstatek znamená MD, záporný Dal.

Doklad v opisu vede podle zdroje na vydanou fakturu, přijatou fakturu, bankovní výpis, pokladní doklad, kartu majetku nebo na vyrovnaný doklad zápočtu; bez rozpoznaného zdroje na konkrétní zápis účetního deníku. PDF/XLSX opisu obsahuje celý zvolený rozsah, nejen aktuální stránku.

Každý řádek dál ukazuje:

• Partner a VS ze zdrojového dokladu (faktura, bankovní pohyb, pokladní doklad, u zápočtu hrazený doklad),
• Protiúčet, tedy účty opačné strany téhož zápisu,
• Okruh, pokud je řádek spárovaný (viz níže),
• Měnu; u cizoměnového řádku i částku v cizí měně.

XLSX opisu nese partnera, VS, protiúčet a okruh také.

55.8.5.1 Otevřené položky a párování

Záložka Otevřené položky - párování ukazuje, z čeho se skládá zůstatek účtu k datu. Funguje na kterémkoli účtu, typicky na 261 Peníze na cestě (převody mezi účty), 395 Vnitřní zúčtování, zálohách nebo půjčkách.

Řádky, které se navzájem vyrovnávají, spojíte do okruhu: zaškrtněte je a klikněte na Spárovat. Lišta nad tabulkou průběžně ukazuje rozdíl MD a Dal vybraných řádků. Vyrovnaný okruh je uzavřený a jeho řádky z pohledu Jen otevřené zmizí. Nevyrovnaný okruh je povolený: rozdíl zůstane otevřený na straně, která převažuje, a to na nejnovějším řádku.

Sloupce Otevřeno MD, Otevřeno Dal a Otevřený zůstatek počítají jen otevřené části řádků. Součet otevřených položek se vždy rovná zůstatku účtu; karta Zůstatek účtu nahoře to kontroluje a případný rozdíl zvýrazní.

• Okruh drží řádky jednoho účtu, u syntetiky vždy jedné analytiky. Řádek smí být jen v jednom okruhu.
• Počáteční stav z otevření knih je v seznamu jako běžný řádek, takže se dá spárovat s pozdějším vyrovnáním.
• Datum K datu počítá jen řádky do toho dne. Okruh, jehož protějšek přišel později, je k tomu dni otevřený.
• Klik na číslo okruhu otevře dole jeho položky. Odtud jde řádek z okruhu odebrat, přidat do okruhu další zaškrtnuté řádky nebo celý okruh zrušit. Odebráním předposledního řádku okruh zanikne.
• Návrhy párování najdou storno s původním zápisem a dvojice stejné částky na opačných stranách téhož účtu v zadaném okně dní. Spárovat návrhy z nich založí okruhy jedním klikem.

Párování nemění účetní deník, obraty ani zůstatky. Proto jde měnit i v uzavřeném nebo zamčeném období. Když se doklad přeúčtuje a jeho řádek zůstane na stejném účtu, okruh zůstane beze změny. Když řádek přejde na jiný účet nebo se zápis stornuje nebo smaže, řádek z okruhu vypadne a zbytek okruhu je znovu otevřený. Okruh, ve kterém zůstane jediný řádek, zanikne a řádek jde spárovat znovu. Tyto změny se zapisují do historie aktivit.

55.8.6 Export a návaznosti

Export PDF a Export XLSX používají stejné období, rozsah, rozpad analytik, pohled před/po uzavření a filtry jako obrazovka. Název souboru obsahuje fiskální rok. Stejná logika PS/obrat/KS se používá také v Obratové předvaze; výkazové mapování a zákonné řádky popisuje Rozvaha.

55.9 Související kapitoly

• Obratová předvaha - stejná logika PS, obratů a KS pro všechny účty s kontrolami úplnosti
• Rozvaha a Výsledovka - výkazy z týchž zápisů
• Účtový rozvrh - karta účtu
• Účetní deník - zdrojové zápisy