16. Faktura — PDF, QR platba, odeslání e-mailem

Vystavená faktura má immutable PDF — vygeneruje se v okamžiku vystavení a od té chvíle se nemění (snapshot dodavatele, klienta, banky). Tím se zajišťuje neměnnost dokladu i kdybyste si v Nastavení změnil adresu nebo bankovní účet.

16.1 Detail faktury

Klik na číslo faktury v seznamu otevře detail.

Detail ukazuje:

Hlavičku — variabilní symbol, typ, klient, data, částka, stav
Položky — read-only zobrazení řádků
Náhled PDF — embed iframe (lze otevřít na celou obrazovku)
Zdrojové PDF z importu — jen u faktur naimportovaných z iDoklad/Fakturoid: originální PDF dokladu, jak dorazil ze zdrojového systému (náhled + stažení). Je oddělené od našeho vygenerovaného PDF — viz 21. Importy.
Activity log — kdo a kdy fakturu vytvořil / vystavil / odeslal / označil zaplacenou

16.1.1 Akční tlačítka (vpravo nahoře)

Závisí na stavu faktury:

Stav	Dostupné akce
`issued`	Stáhnout PDF, Odeslat e-mailem, Web faktura, Označit zaplacené, Částečná úhrada, Storno, Dobropis, Test odeslání, Test upomínky, Editovat (force), Zaúčtovat*
`sent`	Stáhnout PDF, Odeslat znovu, Web faktura, Označit zaplacené, Částečná úhrada, Upomínka, Dobropis, Zaúčtovat*
`reminded`	Stáhnout PDF, Další upomínka (cooldown 14 dní), Web faktura, Označit zaplacené, Částečná úhrada, Zaúčtovat*
`paid`	Stáhnout PDF, Web faktura, Dobropis (vrátit peníze), Zaúčtovat*

\* jen podvojné účetnictví a dokud faktura nemá účetní ikonu Zaúčtováno — viz § 16.1.3.

💡 Test odeslání / Test upomínky — pošle e-mail jen na tvůj e-mail (ne klientovi). Užitečné pro vyzkoušení šablony nebo SMTP konfigurace.

16.1.2 Platby a částečné úhrady

Každá faktura i zálohová faktura může mít více evidovaných plateb (splátky, více převodů, e-mailová avíza). Platby vznikají:

automaticky při párování bankovního výpisu nebo e-mailového avíza (viz 28. Banka) — i částečná platba se shodným variabilním symbolem se zaeviduje,
tlačítkem Částečná úhrada — modal s částkou (předvyplněn zbytek), datem platby, volitelným VS, referencí a poznámkou,
tlačítkem Označit zaplacené — to je zkratka „platba na celý zbytek".

Detail faktury zobrazuje box Platby: datum, částku, zdroj (ručně / banka / označeno zaplaceno), referenci a u záloh odkaz na daňový doklad k platbě. Platbu lze smazat (✕) — pokud tím doklad přestane být pokrytý, vrátí se ze stavu *Zaplaceno* mezi pohledávky. Platba navázaná na bankovní transakci se maže přes Zrušit spárování v detailu výpisu; platba s vystaveným daňovým dokladem až po jeho smazání/stornu.

Pokud iDoklad importoval související bankovní pohyb, ale nevytvořil z něj samostatnou evidovanou platbu, zobrazí se pod platbami jako Související bankovní pohyb s odkazem na výpis. Faktura tak neztratí dohledatelnou vazbu na zdrojový pohyb ani v případě, kdy ji iDoklad už označil jako uhrazenou.

Stav úhrady ukazuje badge: Částečně uhrazeno (přijata část peněz, zbytek se dál upomíná a počítá do pohledávek) a Přeplaceno (přišlo víc než částka k úhradě). V sumaci detailu je řádek Uhrazeno a Zbývá uhradit; stejný rozpis má i PDF a QR platba v PDF, e-mailu a upomínce zní vždy jen na zbývající částku.

Zálohová faktura: daňový doklad k přijaté platbě

Plátce DPH musí ke každé úplatě přijaté před uskutečněním plnění vystavit daňový doklad k přijaté platbě (§ 28 odst. 2 ZDPH) s DUZP = den přijetí platby. U částečné úhrady zálohové faktury ho MyÚčto vystaví jako koncept automaticky (bankovní párování) nebo na klik (zaškrtávátko v modalu Částečná úhrada / tlačítko v boxu Platby):

DPH se počítá shora koeficientem (§ 37) a platba se rozdělí mezi sazby DPH zálohy poměrně podle jejich vah,
doklad se čísluje v řadě faktur, do výkazů DPH/KH/Knihy DPH vstupuje v měsíci platby a vystavením je rovnou „zaplacený",
u neplátce DPH a u plnění v přenesené daňové povinnosti se nevystavuje (u RC se záloha nedaní — daň vzniká až k DUZP plnění).

Finální doklad (vyúčtování) pak ke zdaněným platbám přidá záporné odpočtové řádky (§ 37a) — daní se jen zbytek, nic dvakrát. Vyúčtovat lze i jen částečně uhrazenou zálohu; odpočet pokryje přijaté platby a zbytek zůstane na finálním dokladu k úhradě. Jakmile finál existuje, další daňový doklad k platbě už vystavit nejde (a obráceně ruční párování zálohy s daňovými doklady k platbě je blokované) — ochrana proti dvojímu zdanění. Daňový doklad k platbě ani vazbu finálu s odpočtovými řádky § 37a nelze samostatně stornovat nebo rozpojit; chybný cyklus se opravuje nejdřív stornem finální faktury. U cizoměnové platby se pro DPH použije kurz k datu přijetí platby, ne kurz původní proformy.

16.1.3 Zaúčtování do deníku

Vystavení faktury a její zaúčtování jsou dva oddělené kroky — vystavená faktura sama o sobě do Účetního deníku nic nezapíše. Tlačítko Zaúčtovat (sekundární, vedle hlavní platební/upomínkové akce) se zobrazí jen firmám v režimu podvojné účetnictví, dokud faktura nemá ikonu Zaúčtováno (text a datum jsou v tooltipu) a není v konceptu ani stornu. Klikem se zeptá na potvrzení („Zaúčtovat doklad do účetního deníku?") a vytvoří zápis podle předkontace. Po úspěchu se detail obnoví, badge se změní na Zaúčtováno (s datem v tooltipu) a v menu s dalšími akcemi se objeví Zobrazit v deníku — proklik rovnou na vzniklý zápis.

Zaúčtovat smí jen admin nebo účetní (role client tlačítko sice uvidí, ale klik skončí chybou oprávnění).

Pokud zaúčtování selže, appka zobrazí konkrétní důvod místo obecné chyby:

Chyba	Co znamená / jak opravit
Doklad nemá řádky k zaúčtování	Faktura je proforma, záloha nebo storno — ty se neúčtují (proforma až po vyúčtování).
Doklad v cizí měně nemá vyplněný směnný kurz	Doplň kurz k datu účetního případu na faktuře.
Pro datum dokladu neexistuje účetní období	Založ období v Nástroje → Uzávěrka.
Účetní období je uzavřené	Do uzavřeného období nelze účtovat — viz Uzávěrka.
Účetní zápis není vyvážený (MD ≠ Dal)	Zkontroluj předkontaci a částky dokladu.
V účtové osnově chybí potřebný účet	Chybí nebo je deaktivovaný účet v předkontaci — doplň/aktivuj v Účtovém rozvrhu.
Zápis dokladu je stornovaný	Opravu zaúčtuj novým zápisem, ne přepisem stornovaného.
Doklad nebyl nalezen / neexistuje	Faktura mezitím byla smazána nebo změnila stav — obnov stránku.

Hromadné zaúčtování. V seznamu faktur označíš víc faktur a klikneš Zaúčtovat (N) — nabídne se jen z vybraných ty vystavené a dosud nezaúčtované. Appka doklady účtuje jeden po druhém (chyba jednoho neblokuje ostatní) a na konci zobrazí souhrn *„Zaúčtováno {ok}, chyby: {err}"* s konkrétní hláškou u každého selhaného čísla dokladu. Dávka je omezená na 500 dokladů — větší výběr rozděl.

Automatické zaúčtování při vystavení (volitelné, nastavuje admin) — viz § 71.11 Automatické zaúčtování.

16.2 PDF struktura

Vygenerované PDF obsahuje:

Hlavičku — logo dodavatele, jméno, adresa, IČO, DIČ, kontakt
Adresát — klient (firma + adresa + IČO + DIČ). U zemí s národním daňovým číslem se tiskne navíc s nativním labelem — slovenský klient má IČO → DIČ → IČ DPH (u neplátce jen IČO + DIČ), německý/rakouský Steuernummer, polský NIP, maďarský Adószám (viz § 18.2.1a)
Číslo faktury + typ (Faktura / Proforma / Dobropis / Storno)
Data — vystaveno, DUZP, splatnost
Bankovní spojení — číslo účtu / IBAN, BIC, banka, variabilní symbol
Položky — tabulka (Popis / Množství / Cena / DPH / Celkem)
Sumář — mezisoučet, sleva, DPH rozpis, CELKEM
(EUR / cizí měna) Přepočet do CZK — kurz ČNB + tabulka základů DPH a DPH v CZK (světle šedé podbarvení)
QR platbu — vpravo dole (CZK SPAYD nebo EUR SEPA EPC)
Patičku — text z Nastavení dodavatele (volitelný)
(volitelně) 2. strana — Výkaz víceprací. Pokud faktura výkaz má, položka „Výkaz víceprací" v tabulce položek je proklikávací odkaz (podtržená) — kliknutí přeskočí přímo na stránku s výkazem.

💡 Branding hlavičky — pokud má dodavatel v *Nastavení → Branding* zapnutý branding, PDF přebere jeho logo a akcentovou barvu (čára pod hlavičkou, nadpisy, hlavička tabulky položek, světlá podbarvení). Když je logo malé nebo neobsahuje název firmy, zapni „Zobrazit i název firmy vedle loga" — vedle loga se pak vykreslí obchodní (nebo firemní) název. Sémantické barvy zůstávají vždy stejné (dobropis červená, storno šedá).

16.2.1 Přepočet do CZK (faktury v cizí měně)

Pokud je faktura v jiné měně než CZK, PDF obsahuje navíc:

Drobnou řádku v hlavním sumáři: „Kurz ČNB: 24,360 CZK / 1 EUR (2026-05-03)"
Samostatnou tabulku „Přepočet do CZK" pod sumářem se světle šedým podbarvením, kde je rozpis základů a DPH per sazba v CZK + celkové součty.

Kurz se ukládá na fakturu v okamžiku prvního uložení a nemění se ani po vystavení, ani po editaci items (pokud se nezmění issue_date nebo měna). Pokud je faktura starší a nemá zafixovaný kurz (legacy data), MyÚčto ho doplní automaticky při příštím otevření detailu nebo PDF (cache → ČNB → poslední známý). Detail viz § 15.4.2 Faktura v cizí měně.

16.2.2 PDF/A-3b (archivní formát)

Všechna generovaná PDF (faktury, přijaté faktury, výkazy práce, Kniha DPH, Kniha jízd) jsou ve formátu PDF/A-3b (ISO 19005-3) — standardu pro dlouhodobou archivaci. Dokument je soběstačný a vykreslí se stejně na každém zařízení i tiskárně, dnes i za 20 let.

Vložené fonty — písmo je součástí souboru, takže text jde vyhledávat a kopírovat a nikde nedojde k záměně fontu.
Barevný profil — dokument nese barevný profil sRGB. Logo nebo obrázek v jiném barevném prostoru (CMYK) se automaticky převede na sRGB, aby archiv zůstal konzistentní (PDF/A nepovoluje míchání barevných prostorů).
ISDOC příloha — strukturovaná data faktury jsou vložená přímo v PDF jako příloha, viz § 20.3.5.
Elektronický podpis — PAdES podpis archivní konformitu zachová.

🔎 Ověření konformity. Výstup je validován referenčním ISO validátorem veraPDF (ISO 19005-3, flavour 3b). Procházejí všechny varianty — faktury i přijaté faktury, s logem (RGB i CMYK) i bez, podepsané i nepodepsané.

16.3 QR platba

Pro CZK se generuje SPAYD (Short Payment Descriptor — český národní standard). Aplikace banky to umí přečíst (KB, FIO, Air Bank, Raiffeisen, Revolut, Wise…).

Pro EUR (a další non-CZK měny) se generuje SEPA EPC (European Payments Council) QR — funguje pro všechny EUR účty v EU.

QR obsahuje:

Číslo účtu / IBAN
Částku v měně faktury
Variabilní symbol (jen CZK SPAYD; SEPA EPC ho používá jen v poznámce)
Měnu
Zprávu pro příjemce (varsymbol + jméno odběratele)

⚠️ QR se vygeneruje jen pokud bankovní účet projde mod-11 kontrolou (CZ účty) nebo IBAN checksum (EUR). Neplatný účet → QR se v PDF nezobrazí, zbytek faktury OK.

💡 CZK vs SEPA QR pro koncepty (drafts): CZK SPAYD vyžaduje variabilní symbol jako povinné pole — koncepty bez VS proto nemají QR. SEPA EPC VS jako identifikátor nepoužívá (jen volitelný text v poznámce), takže EUR/SEPA koncepty mají QR i bez VS — užitečné pro náhled klientovi před vystavením.

16.4 Odeslání e-mailem

16.4.1 Manuální odeslání

Tlačítko Odeslat e-mailem (na detailu faktury). E-mail jde na:

klient.hlavni_email
+ zakazka.fakturacni_emaily[] (až 3 dodatečné adresy)

Předmět + tělo e-mailu se vezme ze šablony invoice_new (CZ / EN podle jazyka klienta) — viz 71. Nastavení.

Po odeslání:

Status faktury → sent
V activity logu záznam invoice.sent s adresami příjemců

16.4.2 Hromadné odeslání

Z Seznamu faktur vybereš více faktur a klikneš Odeslat klientovi (N) — bulk action.

16.4.3 Odesílatel a Reply-To

Per dodavatel lze nastavit:

From: jméno — co se zobrazí jako odesílatel (např. „MyWebdesign.cz s.r.o.")
Reply-To — kam má klient odpovědět (např. fakturace@mywebdesign.cz ≠ technická adresa, ze které jde SMTP)

Nastavuje se v Systém → Dodavatelé → [tvůj dodavatel] → Editovat.

16.4.4 Volitelné přílohy emailu

V detailu faktury (i u konceptu) je sekce Přílohy emailu, kam lze nahrát další soubory, které se přibalí k PDF faktury při odeslání klientovi. Typické použití: smlouva, cenová nabídka, fotodokumentace, předávací protokol.

Přidání — drag-and-drop nebo tlačítko Přidat přílohu (multi-select).
Limity — 10 MiB na soubor, 20 MiB celkem na fakturu.
Povolené formáty — PDF, MS Office (DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX), OpenDocument (ODT/ODS/ODP), TXT/CSV, obrázky (JPG/PNG/GIF/WEBP/HEIC/HEIF), ZIP. Kontroluje se reálný obsah souboru (ne jen přípona).
Odeslání — přílohy se automaticky přibalí k mailu při akci Odeslat e-mailem i u Test odeslání.
Smazání — křížek u řádku odstraní soubor i z disku.

⚠️ Přílohy se NEpřibalují k upomínkám ani k mailu schválení výkazu — jdou jen s běžným odesláním faktury / proformy / dobropisu. K internímu stornu nelze přílohy přidat (interní typ se klientovi neposílá).

💡 Přílohy přežijí editaci faktury i přečíslování — jsou navázané přes invoice_id. Smazání faktury (jen u konceptů) přílohy odstraní spolu s ní.

16.4.5 Elektronický podpis e-mailu (S/MIME)

Odchozí e-maily lze volitelně podepisovat S/MIME certifikátem. Nastavuje se v Systém -> Elektronické podpisy per dodavatel a per typ e-mailového výstupu. Podpis se aplikuje až na sestavený e-mail včetně příloh; příjemce ho ověří v běžném e-mailovém klientovi.

Detail nastavení je v kapitole 49. Elektronické podpisy.

16.5 Web faktura (trvalý veřejný odkaz)

Každá vystavená faktura (i proforma či dobropis) může mít trvalý veřejný odkaz ve tvaru https://vase-domena/invoice/{token} — klient si na něm fakturu bez přihlášení prohlédne v prohlížeči a stáhne PDF. Obdoba „web faktury" z Fakturoidu.

Otevření — v detailu faktury tlačítko Web faktura. První použití odkaz vytvoří (token se generuje lazy), další otevření vrací tentýž odkaz.
Kopírovat / Otevřít — v modalu lze odkaz zkopírovat do schránky nebo rovnou otevřít v novém panelu.
E-mail klientovi — odkaz se automaticky vkládá do e-mailu při akci Odeslat e-mailem (tlačítko „Zobrazit fakturu online" + textový odkaz).
Zobrazeno klientem — první anonymní návštěva stránky se zapíše; v detailu faktury se pak ukazuje badge 👁 Zobrazeno klientem (datum posledního zobrazení je v modalu Web faktury a v historii akcí, včetně stažení PDF). Náhled přihlášeného uživatele indikaci neovlivní.
Vygenerovat nový odkaz — revokace: stávající URL okamžitě přestane platit (hodí se při úniku odkazu nesprávnému příjemci). Nový odkaz se pak posílá i v dalších e-mailech.

Veřejná stránka zobrazuje jen to, co je na PDF faktury: dodavatele, odběratele, položky, součty s rozpadem DPH, platební údaje s QR kódem a poznámky z dokladu. Klient si stáhne i přílohy e-mailu nahrané k faktuře (smlouva, výkaz…). Stav úhrady se ukazuje živě (Uhrazeno / Částečně uhrazeno / Po splatnosti). Koncepty veřejný odkaz nemají — stránka je dostupná až po vystavení dokladu.

🔒 Odkaz obsahuje 48znakový náhodný token — nelze ho uhodnout ani odvodit. Kdo odkaz má, fakturu vidí; pokud se dostal do nesprávných rukou, vygenerujte nový odkaz (starý tím zneplatníte).

16.6 Historie PDF

V detailu faktury je sekce Historie PDF — seznam všech archivovaných verzí PDF, které tato faktura kdy měla:

Stav v seznamu	Co znamená
Odesláno (zelený badge)	PDF v této verzi bylo skutečně odesláno klientovi e-mailem. Nikdy se neníčí — je to důkaz, co klient dostal.
Vystavení	PDF z okamžiku, kdy se draft povýšil na vystavenou fakturu (změna varsymbolu / snapshotů).
Úprava faktury	PDF z doby před tím, než někdo fakturu editoval (typicky admin force edit).
Změna výkazu	Výkaz víceprací se změnil → původní PDF s 2. stranou výkazu se odložilo.
Změna bank. údajů	V Číselníku → Měny se změnil bankovní účet → PDF konceptů (bez snapshotu) se invalidovala.

Každý řádek má tlačítka Zobrazit (otevře v novém tabu) a Stáhnout. U odeslaných verzí navíc vidíš kam to šlo (seznam příjemců).

🛈 Proč to existuje: vystavená faktura má snapshot dodavatele/klienta/ banky, takže PDF nemůže být změněno tichou cestou. Ale když se faktura opraví přes admin force edit, původní verze by se ztratila — historie PDF zachová obě (původní + novou) a u odeslané varianty navíc eviduje, komu konkrétně šla.

💡 Nastavení retention — historie PDF se nemaže automaticky. Cron cron-cleanup.sh standardně odeslané (was_sent=1) verze nikdy nemaže. Pokud potřebuješ ušetřit místo, použij ruční smazání jen u neodeslaných invalidačních verzí (zatím není UI; přes SQL).

16.7 Admin akce nad vystavenou fakturou

Sekce Další akce v detailu faktury skrývá několik nástrojů, které jsou přístupné jen adminovi a používají se v krajních případech.

16.7.1 Editace vystavené faktury (force=1)

V krajní nouzi (admin udělal v vystavené faktuře překlep, klient ji ještě nedostal):

Z detailu faktury klikni Upravit (admin) — vyžaduje admin roli.
Otevře se editor s URL ?force=1.
Změny se uloží + původní PDF se invaliduje + zaloguje se invoice.force_updated v activity logu.

⚠️ Editace vystavené faktury obecně NENÍ doporučená. Změny snapshotů mohou být rozpor s tím, co klient dostal e-mailem. Preferuj storno + nová faktura nebo dobropis.

🛈 Var. symbol je immutable — force-edit ho NEzmění. Pokud chceš číslo změnit, vystav storno/dobropis a fakturu znovu pod novým číslem.

16.7.2 Nezaplacené (vrátit ze stavu paid)

Tlačítko Nezaplacené je viditelné jen u faktur ve stavu paid (admin only). Vrátí fakturu ze stavu zaplacené zpět do sent (pokud byla odeslaná) nebo issued, vyčistí paid_at a přepočítá revenue stats.

Použití:

Někdo omylem označil fakturu jako zaplacenou (špatný klik na „Označit jako zaplacené").
Přišla ti vratka — peníze odešly zpět klientovi, takže faktura už není reálně zaplacená.

⚠️ Pokud má faktura spárovanou bankovní transakci, akce vrátí 409 chybu s návodem. V tom případě musíš nejdřív v detailu výpisu kliknout Zrušit spárování — ta cascade sama vrátí jak transakci, tak fakturu zpátky (faktura → issued, transakce → unmatched).

Activity log: invoice.unmark_paid s previous_paid_at pro forenzní stopu.

16.7.3 Smazání vystavené faktury (force-delete, admin)

Force-delete je 3. možnost ve Storno / Dobropis modalu (otevřeš tlačítkem „Storno / Dobropis" v detailu vystavené faktury). Volby v modalu:

Vystavit dobropis (preferované) — vytvoří draft dobropisu se zápornými položkami, klient dostane oficiální opravu.
Stornovat (interní) — interní označení, klient nedostane nic.
⚠ Smazat fakturu (admin, force-delete) — admin only.

Třetí možnost nenávratně odstraní účetní doklad z databáze:

Cached PDF se z disku smaže (storage/invoices/sup-X/).
Archiv odeslaných verzí (PDF historie) se vymaže — fyzické soubory v _archive/ i DB řádky.
Uživatelské přílohy z attachments/{invoiceId}/ se vymažou.
Pokud má faktura navazující storno nebo dobropis, smažou se ZÁROVEŇ přes ON DELETE CASCADE (FK parent_invoice_id).
Pokud byla spárovaná s bankovní transakcí, transakce zůstane jen ztratí pair (najdeš ji znovu v nespárovaných).
Var. symbol se uvolní pro znovupoužití.
Revenue / KPI dashboardu i u klienta/zakázky se přepočítají.
Activity log: invoice.force_deleted s detaily (status, total, currency, cascade_deleted_ids, počet smazaných souborů).

Před skutečným smazáním systém ukáže detailní per-status varování (jiné pro vystavenou / odeslanou / zaplacenou / stornovanou) s doporučenou alternativou (storno / dobropis / Nezaplacené).

⚠️ Force-delete vystavené faktury používej výjimečně. Účetní doklad může být v evidenci u tvé účetní, klient ho má v emailu. Smazání u tebe nevymaže to, co má klient nebo účetní. Defaultní řešení je vystavit dobropis — účetně správné a nechá auditní stopu.

💡 Typický legální use case: vystavil jsi fakturu omylem (jiný klient, špatná částka) a klient ji ještě nedostal. Pokud už dostal, vystav dobropis.

16.8 Změna bankovního účtu po vystavení

Pokud změníš bankovní účet v Systém → Číselníky → Měny, automaticky se invalidují PDF všech faktur, které renderují bank info live (drafty + faktury bez snapshotu). Faktury v stavu issued a vyšším mají immutable bank_snapshot — jejich PDF zůstává s původními údaji (správně, klient ji už dostal).

V activity logu uvidíš currency.updated s počtem invalidovaných PDF.

16.9 Tipy

PDF náhled v iframe na detailu se neobnoví automaticky po editaci — refreshni stránku (F5).
Test odeslání je nejlepší způsob, jak ověřit, že máš správně SMTP + DKIM + e-mailovou šablonu, bez rizika, že to půjde klientovi.
Jeden e-mail s víc fakturami nelze poslat — každá faktura jde v samostatném mailu. (Hromadné odeslání = N e-mailů, ne jeden.)
Po odeslání e-mailu nejde stáhnout PDF zpět — pokud se klient zeptá, je to v jeho schránce.