78. Cestovní náhrady

Návod, jak zapsat tuzemskou pracovní cestu, spočítat náhrady podle vyhlášky, vypořádat zálohu a promítnout vyúčtování do mzdy. Pro mzdové účetní a každého, kdo vyúčtovává cesty zaměstnanců.

78.1 Kdy to potřebujete

Zaměstnanec se vrátil z pracovní cesty a předložil doklady.
Zaměstnanec dostal na cestu zálohu a je potřeba ji vypořádat.
Panel Zákonné termíny upozorňuje na lhůtu předložení dokladů nebo vyúčtování cesty.

Kdy	Co udělat	Kde v aplikaci
do 10 pracovních dnů po skončení cesty	Zaměstnanec předloží doklady, vy zapíšete den předložení	`Mzdy → Cestovní náhrady`, pole Doklady předloženy dne
do 10 pracovních dnů od předložení	Cestu vyúčtovat (schválit)	tlačítko Schválit vyúčtování
před mzdovým během	Promítnout vyúčtování do mzdy	tlačítko Promítnout do mzdy

78.2 Než začnete

Zaměstnanec a pracovní vztah založené v Mzdy → Zaměstnanci.
Podklady k cestě: odjezd a návrat s časem, místo, účel, dopravní prostředek, poskytnutá záloha, doklady k výdajům a poskytnutá bezplatná jídla.
Oprávnění: zakládat a upravovat cesty smí role s oprávněním pro mzdové vstupy. Schválení a promítnutí do mzdy vyžaduje oprávnění pro schvalování. Bez oprávnění ke změnám cesty jen prohlížíte.
Účty pro účtování (jen v podvojném účetnictví) zkontrolujte v Nastavení mezd.

78.3 Krok za krokem: vyúčtování pracovní cesty

Otevřete Mzdy → Cestovní náhrady a nahoře zvolte Období vyúčtování.
Klikněte na Nová pracovní cesta.
Vyberte Zaměstnanec a Pracovní vztah.
Vyplňte Odjezd a Návrat v místním čase, Dopravní prostředek, Místo odjezdu, Místo výkonu práce a Účel cesty.
Zkontrolujte sazby stravného pro jednotlivá pásma. U každého pole vidíte zákonné minimum.
Vyplňte Poskytnutá záloha (Kč) a zvolte Vypořádání zálohy: Mzdou nebo Pokladnou (viz § 78.5.4).
Zapište Doklady předloženy dne.
V části Doložené výdaje klikněte na Přidat položku a zapište jízdné, ubytování, nutné vedlejší výdaje nebo jízdu soukromým vozidlem (ujeté kilometry, spotřeba na 100 km, palivo, případně doložená cena PHM).
V části Bezplatná jídla klikněte na Přidat den a zadejte počet poskytnutých jídel.
Klikněte na Přepočítat náhled a zkontrolujte rozpad po dnech a položkách, část Do limitu, Nadlimitní část a vypořádání zálohy.
Klikněte na Uložit.
V seznamu klikněte u cesty na Schválit vyúčtování.
Klikněte na Promítnout do mzdy. Při vypořádání pokladnou vyplaťte doplatek nebo přijměte vrácený přeplatek pokladním dokladem; částku aplikace ohlásí po promítnutí.

Jak poznáte, že je hotovo: Cesta má stav Promítnutá do mzdy a v mzdovém běhu za období vyúčtování jsou její mzdové vstupy. Zpráva po promítnutí uvádí, kolik vstupů vzniklo. Panel Zákonné termíny už lhůtu cesty neukazuje.

Tip

Opakované promítnutí nevytvoří duplicitu, takže ho můžete bez obav spustit znovu (například když účetní období ještě nebylo otevřené).

78.4 Když něco nejde

Co vidíte	Proč	Co udělat
„Vyúčtování vyžaduje ruční posouzení a nelze ho schválit“	Sazba stravného je nižší než zákonné minimum, chybí účinná sazba, nebo jde o zahraniční cestu	Opravte sazbu, nebo cestu vyúčtujte mimo aplikaci.
„Zadaný čas odjezdu nebo příjezdu v této časové zóně neexistuje“	Zvolená hodina při přechodu na letní čas neexistuje	Zvolte jiný čas.
Do mzdy šel celý nárok, i když zaměstnanec dostal zálohu z pokladny	Záloha není u cesty zapsaná	Doplňte Poskytnutá záloha (Kč) a vyúčtování znovu promítněte.
„Záloha převýšila nárok. Zaměstnanec vrací do pokladny …“	Záloha byla vyšší než nárok	Přeplatek se ze mzdy nesráží; přijměte ho pokladním dokladem.
„Nezdaněnou část se nepodařilo zaúčtovat …“	Účetní období je zavřené	Promítněte vyúčtování znovu, až bude období otevřené.
„Nemáte oprávnění měnit pracovní cesty“	Chybí oprávnění pro mzdové vstupy	Požádejte správce o oprávnění.
Účtenka je ve vyúčtování dvakrát	Duplicitně vložená položka	Smažte ji u položky tlačítkem Smazat.
Stravné je vyšší, než má být	Chybí zápis poskytnutých jídel	Doplňte Bezplatná jídla.

78.5 Podrobnosti a pravidla

78.5.1 Výpočet náhrad

Agenda vede tuzemské pracovní cesty. Čas odjezdu a návratu zadáváte místní; systém k němu uloží časovou zónu, takže cesta a rozvržená směna na sebe sedí i v období změny letního času. Hodinu, která se na jaře přeskakuje, formulář nepřijme.

Nárok se počítá z účinné vyhlášky k rozhodnému dni:

stravné podle časových pásem cesty (5 až 12 h, nad 12 do 18 h, nad 18 h) za každý kalendářní den; u cesty spadající do dvou kalendářních dnů se použije výhodnější varianta;
krácení stravného za každé poskytnuté bezplatné jídlo;
základní náhrada za ujetý kilometr a náhrada za spotřebované pohonné hmoty z průměrné ceny podle vyhlášky, nebo z doložené ceny;
doložené ubytování a nutné vedlejší výdaje.

Náhled ukazuje rozpad po dnech i po položkách a rozdělí výsledek na část do zákonného limitu, která není předmětem daně, pojistného ani exekučních srážek, a na nadlimitní část, která do mzdy vstupuje jako zdanitelný příjem a do vyměřovacích základů. Sazba stravného nižší než zákonné minimum, chybějící účinná sazba i zahraniční pracovní cesta skončí v ruční kontrole a vyúčtování nejde schválit.

Cestovní náhradu nepoužívejte jako obecnou nezdaněnou mzdovou složku. Schvalujte jen cestu s vazbou na skutečný pracovní vztah a účel. Přílohy mohou obsahovat osobní údaje, ukládejte je bezpečně.

78.5.2 Stavy cesty

Cesta je Rozpracovaná, Schválená, Promítnutá do mzdy nebo Zrušená. Rozpracovaný výpočet není účetním dokladem ani příkazem k úhradě. Schválením se cesta vyúčtuje; schválená cesta už termín nemá.

78.5.3 Promítnutí do mzdy a lhůty

Promítnout do mzdy založí mzdové vstupy na složkách cestovní náhrady do limitu a nadlimitní cestovní náhrady (CESTOVNI_NAHRADA_LIMIT, CESTOVNI_NAHRADA_NADLIMIT) v období vyúčtování. Opakované promítnutí nevytvoří duplicitu.

Zaměstnanec předloží doklady do 10 pracovních dnů po skončení cesty a zaměstnavatel cestu vyúčtuje do 10 pracovních dnů od jejich předložení (§ 183 odst. 1 zákoníku práce). Rozpracovaná cesta v seznamu ukazuje, do kdy doklady čekají (Doklady do), a po jejich předložení, do kdy ji vyúčtovat (Vyúčtovat do). Obě lhůty hlídá i panel Zákonné termíny; proklik otevře editor cesty ve správném měsíci.

78.5.4 Vypořádání zálohy

Vyúčtování cesty je nárok minus poskytnutá záloha (§ 183 zákoníku práce). Kde se rozdíl vyrovná, určuje u cesty volba Vypořádání zálohy:

Mzdou (záloha se odečte ve výplatě): do mzdy jde celý nárok (obě části se zdaní nebo nezdaní podle zákona) a záloha se z výplaty odečte složkou zálohy na cestovní náhrady (CESTOVNI_NAHRADA_ZALOHA). Odečte se nejvýš celý nárok. Převýšila-li záloha nárok, přeplatek se ze mzdy nesráží, zaměstnanec ho vrací do pokladny a aplikace ho po promítnutí ohlásí.
Pokladnou (do mzdy jen nadlimitní část): nezdaněná část se do mzdy nepošle a doplatek nebo vrácení přeplatku vyrovnáte pokladním dokladem. Do mzdy jde jen nadlimitní část, protože se musí zdanit a započítat do vyměřovacích základů.

Náhled ukazuje zálohu, dopad do výplaty, doplatek z pokladny a přeplatek, který zaměstnanec vrací, přesně tak, jak je promítnutí založí.

78.5.5 Účtování v podvojném účetnictví

Náhrada se účtuje na nákladový účet cestovného (výchozí 512) proti závazkovému účtu pracovního vztahu, tedy proti témuž účtu, ze kterého se vyplácí mzda. Zálohu vyplacenou z pokladny účtujte na pohledávku za zaměstnancem (335):

při vypořádání mzdou ji odečet ve výplatě vyrovná zápisem MD 331 / D 335,
při vypořádání pokladnou zaúčtuje vyúčtování nezdaněnou část MD 512 / D 335 a pokladní doklad doplatku (MD 335 / D 211) nebo vrácení přeplatku (MD 211 / D 335) pohledávku vyrovná.

Účty lze změnit v Nastavení mezd.

78.6 Související kapitoly

Rychlý měsíční vstup a Mzdové běhy: kontrola mzdového dopadu.
Mzdové příkazy a úhrady: úhrada výplaty.
Nastavení mezd: účty pro cestovní náhrady.