MyÚčto.cz Manuál
Stáhnout PDF Příručky Zpět na hlavní stránku

78. Cestovní náhrady

78.1 Účel

Agenda cestovních náhrad eviduje pracovní cestu a její vyúčtování jako podklad pro nárok zaměstnance a případný dopad do mzdy.

78.2 Předpoklady a oprávnění

Musí existovat zaměstnanec a vztah. Připravte schválenou cestu, časy, místo, dopravní prostředek, zálohy a účetní doklady. Sazby a kurz musí odpovídat rozhodnému dni a platným pravidlům.

78.3 Krokový postup

  1. Otevřete Mzdy → Cestovní náhrady a založte cestu pro správného zaměstnance.
  2. Vyplňte začátek, konec, místo, účel a použitou dopravu.
  3. Doplňte doložené výdaje, poskytnutou zálohu, měny a kurzy.
  4. Zvolte, kde se vypořádá rozdíl mezi nárokem a zálohou (Vypořádání zálohy: mzdou, nebo pokladnou).
  5. Zkontrolujte vypočtené stravné, krácení podle poskytnutého jídla a vypořádání proti záloze v náhledu.
  6. Schválené vyúčtování promítněte do mzdy tlačítkem Promítnout do mzdy.

78.4 Stavy

Cesta může být rozpracovaná, připravená ke kontrole, schválená nebo vypořádaná. Rozpracovaný výpočet není účetním dokladem ani příkazem k úhradě.

78.5 Kontroly a bezpečnost

Ověřte časová pásma, měnu, kurz, zákonné sazby a vypořádání zálohy v náhledu. Přílohy mohou obsahovat osobní údaje; ukládejte je bezpečně. Nepoužívejte cestovní náhradu jako obecnou nezdaněnou mzdovou složku.

78.6 Časté chyby

78.7 Návaznosti

Mzdový dopad zkontrolujte v rychlém měsíčním vstupu a mzdovém běhu. Úhradu dokončete podle kapitoly 58g.

78.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Cestovní náhrady vedeš tuzemské pracovní cesty a jejich vyúčtování. U cesty zadej pracovní vztah, odjezd a návrat s časem, místo, účel a dopravní prostředek. Čas zadáváš místní, tak jak ho vidíš na hodinách; systém si k němu uloží časovou zónu, takže cesta a rozvržená směna na sebe sedí i v období změny letního času. Hodinu, která se na jaře přeskakuje, formulář nepřijme — v místním čase totiž neexistuje. K vyúčtování přidáš doložené výdaje (jízdné, ubytování, nutné vedlejší výdaje), jízdy soukromým vozidlem v kilometrech a spotřebě na 100 km, bezplatná jídla po dnech a poskytnutou zálohu.

Nárok se počítá z účinné vyhlášky k rozhodnému dni:

Náhled ukazuje rozpad po dnech i po položkách a rozdělí výsledek na část do zákonného limitu, která není předmětem daně, pojistného ani exekučních srážek, a na nadlimitní část, která do mzdy vstupuje jako zdanitelný příjem a do vyměřovacích základů. Sazba stravného nižší než zákonné minimum, chybějící účinná sazba i zahraniční pracovní cesta skončí v ruční kontrole a vyúčtování nelze schválit.

Schválené vyúčtování promítneš tlačítkem Promítnout do mzdy; založí mzdové vstupy na složkách CESTOVNI_NAHRADA_LIMIT a CESTOVNI_NAHRADA_NADLIMIT v období vyúčtování. Opakované promítnutí nevytvoří duplicitu.

Lhůty vyúčtování

Zaměstnanec předloží doklady k vyúčtování do 10 pracovních dnů po skončení cesty a zaměstnavatel cestu vyúčtuje do 10 pracovních dnů od jejich předložení (§ 183 odst. 1 zákoníku práce). Den předložení zapíšeš u cesty do pole Doklady předloženy dne. Rozpracovaná cesta v seznamu ukazuje, do kdy doklady čekají, a po jejich předložení, do kdy ji je třeba vyúčtovat. Obě lhůty hlídá i panel Zákonné termíny; proklik otevře editor cesty ve správném měsíci. Vyúčtováním se rozumí schválení cesty, schválená cesta termín nemá.

Vypořádání zálohy

Vyúčtování cesty je nárok minus poskytnutá záloha (§ 183 zákoníku práce). Kde se rozdíl vyrovná, určuje u cesty volba Vypořádání zálohy:

Náhled ukazuje zálohu, dopad do výplaty, doplatek z pokladny a přeplatek, který zaměstnanec vrací, přesně tak, jak je promítnutí založí.

V podvojném účetnictví se náhrada účtuje na nákladový účet cestovného (výchozí kontace 512) proti závazkovému účtu pracovního vztahu, tedy proti témuž účtu, ze kterého se zaměstnanci vyplácí mzda. Poskytnutou zálohu vyplacenou z pokladny účtujte na pohledávku za zaměstnancem (335):

Účty lze změnit v Nastavení mezd. Zakládat a upravovat cesty smí role s oprávněním pro mzdové vstupy, schválení a promítnutí vyžaduje oprávnění pro schvalování.