68. Aktivace podvojného účetnictví

Návod, jak převést firmu z daňové evidence na podvojné účetnictví: zvolit datum zahájení, zadat otevírací rozvahu, zkontrolovat historii nanečisto a doúčtovat doklady. Pro administrátora s oprávněním ke správě účetních období.

68.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• firma dosud vede daňovou evidenci a má začít účtovat podvojně,
• na hlavním panelu nebo v horní liště vidíte hlášku Historie není doúčtována - sestavy jsou neúplné,
• po dokončené aktivaci potřebujete doplnit otevírací rozvahu nebo doúčtovat chybějící zápisy,
• aktivace skončila chybou a chcete ji opravit a zopakovat.

Aktivace není pouhé přepnutí přepínače. Obsahuje datum přechodu, účtový rozvrh, otevírací rozvahu, kontrolní běh a dávkové doúčtování. Až po úspěšném dokončení se firma přepne do podvojného účetnictví.

68.2 Než začnete

1. Oprávnění. Položku menu Nástroje → Aktivace a doúčtování a všechny akce vidí jen administrátor s oprávněním ke správě účetních období (zápis). Stav čte uživatel s oprávněním k firemnímu nastavení.
2. Schválený přechodový postup. Datum zahájení volte podle něj (viz § 68.3).
3. Podklady k počátečním stavům. Připravte zůstatky ke dni před zahájením: ostatní aktiva, pasiva, oprávky, kapitál, daně. Předvyplnění je jen návrh.
4. Účetní období a účtový rozvrh. Období zahájení musí být otevřené. Rozvrh a systémové předkontace se založí při zahájení sami.
5. Záloha databáze před ostrým během.

Na stránce vidíte nahoře počet čekajících vydaných a přijatých faktur, pokladních dokladů a bankovních transakcí, zámek účtování k datu a poslední úlohu. Průvodce má pět kroků: Datum zahájení, Otevírací rozvaha, Kontrola, Spuštění a Protokol.

68.3 Krok za krokem: datum zahájení

1. Otevřete Nástroje → Aktivace a doúčtování.
2. Zadejte Datum zahájení podvojného účetnictví. Doklady s datem před tímto dnem se nedoúčtují, vstoupí jen do otevírací rozvahy.
3. Klikněte na Pokračovat.

Datum určuje první den, od kterého se historické doklady doplní do účetního deníku, datum otevíracího zápisu a hranici, před kterou starší doklady zůstanou v přechodovém můstku. Musí být platné a nejvýše rok v budoucnosti. Aktivaci nelze znovu zahájit, pokud už běží jiná úloha. Při uložení aplikace idempotentně založí účtový rozvrh a systémové předkontace.

Jak poznáte, že je hotovo: Průvodce přejde na krok Otevírací rozvaha.

68.4 Krok za krokem: otevírací rozvaha

1. V kroku Otevírací rozvaha klikněte na Předvyplnit z daňové evidence. Aplikace sestaví návrh k dni před zahájením (viz § 68.9.1).
2. Zkontrolujte řádky. Další přidáte tlačítkem Přidat řádek. Každý řádek má Účet, Stranu (MD/Dal), kladnou Částku a Poznámku. Účet 701 nezadávejte: protiúčet doplní systém sám.
3. Doplňte ostatní aktiva, pasiva, oprávky, kapitál, daně a další zůstatky podle průkazných podkladů.
4. Sledujte stav bilance: ✓ vyrovnáno, nebo Σ MD ≠ Σ D - opravte rozvahu.
5. Klikněte na Uložit a pokračovat.

Nemá-li firma žádné počáteční stavy, můžete použít Pokračovat bez počátečních stavů a potvrdit dotaz. Prázdný výsledek předvyplnění neznamená, že firma počáteční stavy nemá: předvyplnění umí najít jen zůstatky vedené v této aplikaci, takže u firmy přecházející z jiného programu nenajde nic.

Jak poznáte, že je hotovo: Rozvaha je vyrovnaná a průvodce přejde na krok Kontrola.

68.5 Krok za krokem: kontrola nanečisto

1. V kroku Kontrola klikněte na Spustit kontrolu (nic se nezapíše).
2. Počkejte na dokončení úlohy na pozadí. Postup vidíte ve fázi, počtech zpracovaných položek a logu.
3. Přečtěte si výsledek. Při chybách se zobrazí Kontrola našla N chyb. Opravte je a spusťte ji znovu. a podrobnosti k problematickým dokladům (doklad, datum, výsledek, důvod).
4. Opravte chyby u dokladů, účtů, kurzů, předkontací nebo počátečních stavů a klikněte na Spustit kontrolu znovu.
5. Až kontrola skončí bez chyb, pokračujte.

Kontrola projde stejné fáze jako ostrý běh, ale nic nezaúčtuje: otevírací rozvahu, vydané a přijaté doklady, pokladnu, banku a pokrytí a rovnost deníku. Ověřuje i předpoklady, na kterých by ostrý běh spadl, zejména že období zahájení je otevřené a že otevření nepatří uzávěrce předchozího roku.

Jak poznáte, že je hotovo: Zobrazí se Kontrola nenašla žádné chyby, Deník je vyrovnaný a Počet postovatelných dokladů odpovídá zpracovaným dokladům.

68.6 Krok za krokem: ostré doúčtování a aktivace

1. V kroku Spuštění zaškrtněte potvrzení Rozumím, že se doúčtuje N dokladů a poté se zapne podvojné účetnictví.
2. Klikněte na Doúčtovat a aktivovat.
3. Sledujte průběh: fázi, počet zpracovaných položek, log a závěrečný protokol. Stránka stav průběžně načítá.
4. Po skončení zkontrolujte Protokol.

Jak poznáte, že je hotovo: V protokolu stojí Podvojné účetnictví je aktivní od zvoleného data. Pomocí Otevřít deník a Otevřít předvahu zkontrolujte výsledek. Tlačítkem Skrýt z menu můžete položku Aktivace a doúčtování z menu odebrat.

68.7 Krok za krokem: oprava selhání a doplnění po aktivaci

Aktivace skončila chybou:

1. Otevřete stránku a v protokolu najděte chybnou fázi a doklady.
2. Opravte konkrétní doklad, účet, kurz, předkontaci nebo počáteční stav.
3. Spusťte znovu kontrolu a poté ostrý běh. Tlačítko Opravit a opakovat používá tutéž idempotentní exekuci, nejde o jiný silový režim.

Chybějící zápisy po dokončené aktivaci: klikněte na Doúčtovat chybějící zápisy a potvrďte. Zaúčtují se jen jednoznačné položky v otevřených obdobích, existující zápisy se nezdvojí.

Chybějící otevírací rozvaha po dokončené aktivaci:

1. V protokolu klikněte na Doplnit otevírací rozvahu. Kroky průvodce jsou obousměrné, na krok Otevírací rozvaha se dostanete i kliknutím v pruhu kroků, dokud je období zahájení otevřené.
2. Zadejte řádky a uložte.
3. Spusťte znovu kontrolu a doúčtování. Vznikne otevírací zápis; existující zápisy se díky idempotentnímu klíči nezdvojí.

Zrušení běžící úlohy: tlačítkem Zrušit. Zrušení zastaví další zpracování a vrátí aktivaci na rozpracovaný stav. Již potvrzené transakce se hromadně nemažou. Před opakováním projděte protokol; hotové položky při opakování nevzniknou znovu, protože každá má svůj idempotentní zdrojový klíč.

Jak poznáte, že je hotovo: Protokol neukazuje chyby a deník je vyrovnaný.

68.8 Když něco nejde

68.9 Podrobnosti a pravidla

68.9.1 Předvyplnění z přechodového můstku

Akce Předvyplnit z daňové evidence sestaví návrh k dni předcházejícímu zahájení:

Do návrhu se vloží jen účty, které v osnově existují a jsou aktivní. Bankovní zůstatek respektuje vlastnictví výpisu firmou a počítá jen CZK pohyby do rozhodného dne. Návrh nenahrazuje inventuru. Administrátor musí doplnit ostatní aktiva, pasiva, oprávky, kapitál, daně a další zůstatky podle průkazných podkladů.

Pokladna se nepředvyplňuje jedním souhrnem: každý pokladní doklad patří konkrétní pokladně a ta nese svou analytiku (211.001, 211.002 a další, viz kapitola *Pokladna*), tutéž, na kterou pak padají její pohyby. Díky tomu sedí pokladní kniha každé pokladny s hlavní knihou od prvního dne účetnictví. Poznámka řádku pokladnu pojmenuje. U valutové pokladny jde do rozvahy CZK ekvivalent dokladů, kurzem se nepřepočítává podruhé. Doklad, u kterého pokladnu dohledat nejde, i pokladna, jejíž analytiku máte v osnově vypnutou, spadnou na syntetiku 211 s výzvou k ručnímu rozúčtování v poznámce.

Banka se nepředvyplňuje jedním souhrnem: každý výpis nese číslo vlastního účtu, takže počáteční stav jde rovnou na analytiku toho účtu (221.100, 221.200 a další, viz kapitola *Banka*), tutéž, na kterou pak padají jeho pohyby. Díky tomu sedí zůstatek analytiky na výpis od prvního dne účetnictví. Výpis, u kterého vlastní účet dohledat nejde (číslo účtu chybí v Nastavení nebo byl účet zrušen), se nerozděluje odhadem. Jeho zůstatek zůstane na syntetice 221 a v poznámce řádku je výzva rozúčtovat ho ručně. Rozpad opravíte tak, že účet doplníte v Nastavení a dáte Předvyplnit z daňové evidence znovu, nebo řádek 221 ručně rozepíšete na analytiky.

68.9.2 Zaúčtování počátečních stavů

Ostrý běh zajistí otevřené období pro datum zahájení a vytvoří jediný zápis se zdrojem otevření. Pro řádek MD vytvoří účet MD / 701 Dal, pro řádek Dal 701 MD / účet Dal. Číslo dostane z řady otevíracích zápisů.

Pokud předchozí den patří uzavíranému, uzavřenému nebo schválenému období, otevření už vlastní uzávěrka předchozího období a aktivační zápis se odmítne. Opakovaný běh používá stejný zdrojový klíč, takže zápis neduplikuje.

Zamítnutá rozvaha se nevrací jako obecná chyba: aplikace pojmenuje důvod (nulová částka, účet mimo osnovu, dvakrát tentýž účet na téže straně) a označí řádek, který ji způsobil. Průvodce na ten řádek přelistuje a zvýrazní ho. Uložení nahrazuje celý koncept v jedné transakci a vrací kontrolní otisk normalizovaných řádků. Tento otisk váže pozdější kontrolu nanečisto k přesné verzi počátečních stavů.

68.9.3 Doplnění rozvahy po dokončené aktivaci

Cestu zpět zavírá až uzavřené (uzavírané, schválené) období: pak otevření vlastní uzávěrka předchozího roku a počáteční stavy patří do ní. Krok Datum zahájení se po dokončené aktivaci nezpřístupní vůbec, přepsal by datum přechodu a vrátil stav na rozpracovaný. Změna rozvahy mění kontrolní otisk, takže ostrý běh bez nové kontroly skončí chybou a vyžádá si ji.

68.9.4 Stavy aktivace

Průvodce rozlišuje stavy: aktivace nebyla zahájena, datum a počáteční stavy se připravují, ostrý běh běží, podvojné účetnictví je aktivní, běh skončil chybou (po opravě lze spustit znovu).

68.9.5 Kontrola nanečisto: kritéria

Kontrola projde fáze: otevírací rozvaha, vydané a přijaté doklady, pokladna, banka, kontrola pokrytí a rovnosti deníku. Report uvádí očekávané, zpracované, přeskočené a chybné položky, důvody přeskočení a konkrétní problémy dokladů. U dokumentů se navíc porovná počet očekávaných kandidátů s počtem skutečně obsloužených; chybějící i neočekávaný řádek je chyba úplnosti.

Úspěšná kontrola nesmí mít žádné chybné položky, musí mít úplné pokrytí a vyrovnaný deník.

68.9.6 Ostré doúčtování

Ostrý job běží ve workeru api/bin/accounting-backfill-worker.php. Web stav pravidelně načítá a zobrazuje fázi, počet zpracovaných položek, log a závěrečný report.

Doklady. Doúčtování používá stejnou účetní cestu jako běžné zaúčtování. Zpracuje doklady od data zahájení, které podle stavů mají patřit do deníku, a využije jejich položky, sazby DPH, měnu a předkontace. Již existující idempotentní zápis aktualizuje nebo přeskočí; nevytváří druhý předpis. Po bankovní fázi následuje ještě zúčtování záloh. Je záměrně až za platbami, protože převod proformy na finální doklad musí znát skutečné spárování.

Pokladna. Bere zaúčtované pokladní doklady bez deníku. Kontrola nanečisto používá čistý náhled řádků, ostrý běh stejnou službu jako nový doklad. Zdrojový identifikátor zajistí idempotenci.

Banka. Bankovní fáze nejdřív zpracuje párování dokladů. Volitelné firemní pravidlo smí při historii vytvořit jen návrh; automatický režim se během doúčtování degraduje na návrh. Již zaúčtovaný pohyb se nepřepíše.

Po každé fázi worker kontroluje požadavek na zrušení. Zrušení zastaví další zpracování a vrátí aktivační stav na rozpracovaný; již potvrzené transakce se automaticky hromadně nemažou.

68.9.7 Dokončení

Po všech fázích se znovu sečtou všechny řádky deníku firmy v haléřích. Pokud MD ≠ Dal nebo report obsahuje chyby, job skončí jako selhaný a režim se neaktivuje. Teprve úspěšný ostrý běh v jedné závěrečné transakci přepne firmu do podvojného účetnictví, uloží dokončený stav, zapíše historii účetního režimu a auditní událost a označí job jako dokončený.

68.9.8 Historie úloh, zámky a souběh

Historie je stránkovaná a uchovává druh běhu, stav, fázi, parametry, report, log, poslední chybu a časy. Aktivní může být nejvýše jedna úloha firmy; unikátní databázová podmínka chrání i dva souběžné požadavky.

Aplikace označí opuštěnou úlohu jako selhanou, pokud worker přestal aktualizovat stav. Požadavek Zrušit nastaví příznak, který worker čte mezi dávkami. Pokud se worker nepodaří vůbec spustit, job i aktivace se označí jako selhané a API vrátí chybu.

Zámek účtování k datu se během aktivace neobchází. Pokud datum doúčtování leží v zamčené části, účetní služba zápis odmítne. Stejně se respektuje otevřenost období a aktivita účtů.

68.9.9 Oprávnění a chybové kódy

Stav může číst uživatel s oprávněním k firemnímu nastavení. Zahájení, počáteční stavy, úlohy a zrušení vyžadují administrátorské oprávnění ke správě účetních období (zápis). Vše je omezené na aktuální firmu a auditované.

Chyby v protokolu a v logu mají tyto kódy:

68.10 Související kapitoly

• Účtový rozvrh
• Inventarizace účtů
• Uzávěrka