74. Daňová evidence

Návod pro OSVČ, které vedou daňovou evidenci podle § 7b zákona o daních z příjmů: jak číst peněžní deník, zařadit nezařazené pohyby, hlídat pohledávky a závazky, dokončit roční uzávěrku a případně přejít na podvojné účetnictví.

74.1 Kdy to potřebujete

• Chcete vidět příjmy a výdaje za rok a zjistit, z čeho se skládá daňový základ.
• V peněžním deníku vidíte červeně podbarvený řádek nebo upozornění na Nezařazeno a nevíte, co s ním.
• Potřebujete přehled, kdo vám dluží a komu dlužíte, a jak jsou doklady po splatnosti.
• Blíží se podání přiznání k dani z příjmů a je třeba dokončit roční uzávěrku daňové evidence.
• Zvažujete přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví nebo zpět.
• Chcete předat peněžní deník účetní jako PDF nebo XLSX.

Modul Daňová evidence je určen firmám s režimem účetnictví „Daňová evidence" (OSVČ vedoucí evidenci podle § 7b zákona o daních z příjmů, kasová báze, tedy podle data úhrady, ne podle vystavení dokladu). Je to alternativa k podvojnému účetnictví: jde o dva vzájemně se vylučující režimy jedné firmy (dodavatele), mezi kterými se přepíná v nastavení dodavatele (viz Multi_supplier). Firma v režimu „Podvojné účetnictví" místo této sekce vidí plnohodnotné Účetnictví (deník, hlavní kniha, rozvaha, výsledovka) popsané v kapitole Účetní deník a následujících.

Peněžní deník je zdrojem daně z příjmů, nikoli DPH. DPHDP3, KH, SH a Kniha DPH používají společnou řádkovou evidenci z faktur a daňových pokladních dokladů podle DUZP či pravidel nároku na odpočet. Přepnutí mezi daňovou evidencí a účetnictvím proto samo nesmí změnit výsledek DPH. Viz Výkazy DPH.

74.2 Než začnete

• Firma musí mít v nastavení dodavatele režim Daňová evidence (viz § 74.9.1). Podle režimu se v menu zobrazí buď sekce Účetnictví, nebo Daňová evidence, nikdy obě. Přímý vstup na adresu stránek v jiném režimu vás přesměruje na úvodní stránku.
• Faktury (vydané i přijaté), pokladní doklady a bankovní výpisy musí být v aplikaci zadané a spárované. Peněžní deník z nich vychází.
• Pokladna funguje v obou režimech. V daňové evidenci pokladní doklad nevytváří žádný zápis do účetního deníku (ten v tomto režimu neexistuje), pohyb se rovnou promítne do peněžního deníku. Viz Pokladna.
• Pro plátce DPH s kráceným odpočtem musí být pro rok dostupný roční koeficient.

74.3 Krok za krokem: zkontrolovat peněžní deník

1. Otevřete Daňová evidence → Peněžní deník.
2. Vyberte Rok (aktuální a 5 předchozích) nebo vyplňte Od a Do (vlastní rozsah má přednost před rokem). Sestava se po každé změně přenačte.
3. Zkontrolujte panel Souhrn za celé období a řádek Daňový základ (příjem - výdaj). To je číslo, které se má shodovat s podklady pro přiznání k dani z příjmů.
4. Projděte červené upozornění nad souhrnem (viz § 74.4). Tlačítkem Zobrazit nezařazené nebo filtrem Klasifikace → Nezařazeno vyberte příslušné řádky.
5. Případně rozbalte panel Kontrola vůči přiznanému příjmu a porovnejte daňový příjem s ročním příjmem z faktur (viz § 74.9.7).
6. Pro předání účetní klikněte na Export PDF nebo Export XLSX.

Jak poznáte, že je hotovo: panel Souhrn za celé období nehlásí Nezařazeno a nad ním není červené upozornění. Export se uloží jako penezni-denik-{rok}.pdf nebo .xlsx.

Přes Výběr sloupců a hustotu řádků přizpůsobíte tabulku (stejné ovládací prvky jako u ostatních tabulek, nastavení se ukládá pro uživatele). Sloupce Zdroj, Základ a DPH jsou ve výchozím zobrazení skryté, zapněte je pro kontrolu, jak se DPH rozpočítalo u pohybů s vazbou na plátcovskou fakturu.

Z bankovního výpisu sem přejdete volbou Otevřít v peněžním deníku v nabídce … u pohybu. Deník nastaví rok pohybu, zvýrazní odpovídající řádky a podle potřeby na ně odskroluje. Ostatní řádky i zůstatky za období zůstávají zobrazené.

Po převzetí úhrady z avíza do bankovního výpisu nese peněžní tok pouze pohyb výpisu. Převzaté avízo se do peněžního deníku znovu nezapočítá ani při rozdílném datu přes hranici roku nebo po pozdějším odstranění výpisu. Pokud avízo po odstranění výpisu znovu spárujete s dokladem, nese úhradu opět avízo a do peněžního deníku se započítá.

74.4 Krok za krokem: zařadit nezařazený pohyb

1. V peněžním deníku zvolte filtr Klasifikace → Nezařazeno a najděte příslušný červeně podbarvený řádek.
2. Pokud pohyb patří k faktuře nebo pokladnímu dokladu, opravte zdrojový doklad: spárujte bankovní pohyb s fakturou, nebo upravte účel pokladního dokladu či příznaky uznatelnosti a osvobození na faktuře.
3. Pokud k pohybu doklad neexistuje, v řádku zvolte klasifikaci ve výběru Zařadit... (například soukromý vklad či výběr).
4. Zrušení ručního zařazení provedete volbou Zrušit ruční zařazení.

Jak poznáte, že je hotovo: hláška Klasifikace uložena. (po zrušení Ruční zařazení zrušeno.), řádek už není červený a v souhrnu klesne položka Nezařazeno.

74.5 Krok za krokem: sledovat pohledávky a závazky

1. Otevřete Daňová evidence → Pohledávky a závazky.
2. Případně zúžte přehled filtrem Měna (výchozí je „Všechny").
3. Projděte tabulky Pohledávky (vydané faktury) a Závazky (přijaté faktury) po pásmech stáří po splatnosti.
4. Pro předání klikněte na Export PDF nebo Export XLSX.

Jak poznáte, že je hotovo: víte, které doklady jsou po splatnosti, a znáte ukazatele DSO, DPO a platební morálky za posledních 12 měsíců.

Jiné neuhrazené případy než faktury vedete v Daňová evidence → Ostatní pohledávky a závazky. Potvrzení položky v daňové evidenci nevytvoří podvojný účetní zápis ani samo o sobě nezakládá daňový příjem či výdaj. Přiřazená bankovní nebo pokladní úhrada sníží otevřený zůstatek, daňové zařazení platby se dál řídí pravidly peněžního deníku.

74.6 Krok za krokem: dokončit roční uzávěrku

1. Otevřete Daně → Daň z příjmů před finalizací přiznání DPFO. Roční uzávěrka daňové evidence podle § 7b se dokončuje tady.
2. Projděte kontrolní seznam: peněžní deník, inventura majetku a zásob, pohledávky, závazky, vysoké nákupy, přechody režimu a cizí měny. Zaškrtnutí potvrzuje, že kontrola proběhla.
3. Zadejte počáteční a skutečné koncové stavy majetku, hotovosti, banky, zásob, pohledávek, ostatních aktiv, dluhů, rezerv a odpisů.
4. Přidejte případné nepeněžní úpravy (zápočet, barter, naturální příjem, prominutí dluhu, soukromá spotřeba, manko, škoda, inventurní rozdíl, jiná úprava § 23) a zvolte směr zvýšení, snížení nebo neutrální.
5. Každý označený vysoký nákup porovnejte s kartou majetku a daňovými odpisy.
6. Uzávěrku dokončete.

Jak poznáte, že je hotovo: vznikne neměnný snapshot s kontrolním hashem. Jeho stavy se přenesou do VetaU Přílohy 1 DPFO a nepeněžní zvýšení či snížení do příslušných řádků.

Potřebujete-li podklady opravit, vraťte uzávěrku do rozpracovaného stavu, proveďte opravu a dokončete ji znovu. Podrobnosti jsou v § 74.9.9.

74.7 Krok za krokem: přejít na podvojné účetnictví

Zákon (příloha č. 3 zákona o daních z příjmů) vyžaduje, aby OSVČ k datu přechodu z daňové evidence na účetnictví jednorázově upravila základ daně o rozdíl mezi kasovou a akruální bází. Úprava patří do přiznání za zdaňovací období, ve kterém bylo zahájeno vedení účetnictví, ne do samotného účetnictví.

1. Otevřete Daňová evidence → Přechod DE → účetnictví (stránka Přechodový můstek).
2. Zvolte směr (Daňová evidence → účetnictví, nebo Účetnictví → daňová evidence) a datum K datu. Nastavte poslední den, kdy firma ještě vedla původní režim, obvykle 31. 12. předchozího roku.
3. Zkontrolujte Souhrn úpravy základu daně a seznamy neuhrazených pohledávek a závazků.
4. Doplňte ručně hodnotu cenin a případně zásob, pokud nemáte zapnutý sklad.
5. Předejte sestavu účetní nebo daňovému poradci, který úpravu zanese do přiznání ručně.
6. Pak v nastavení dodavatele zvolte Podvojné účetnictví a pokračujte v průvodci aktivací (viz § 74.9.12).

Jak poznáte, že je hotovo: máte uložený nebo vytištěný podklad a firma má po úspěšném průvodci zapnuté podvojné účetnictví s protokolem.

74.8 Když něco nejde

74.9 Podrobnosti a pravidla

74.9.1 Zapnutí režimu a dostupnost v menu

Režim účetnictví je nastavení na dodavatele (firmu). Přepínáte ho v editaci dodavatele mezi „Daňová evidence" a „Podvojné účetnictví" (viz Multi_supplier). Podle aktuálně zvoleného režimu se v hlavním menu zobrazí buď sekce Účetnictví, nebo sekce Daňová evidence, nikdy obě najednou.

Sekce Daňová evidence v menu obsahuje položky Peněžní deník (chronologický přehled příjmů a výdajů s daňovou klasifikací), Pohledávky a závazky (věkové rozložení nezaplacených vydaných a přijatých faktur), Ostatní pohledávky a závazky a Přechod DE → účetnictví.

Přímý vstup na adresu těchto stránek je stejně jako u zobrazení v menu vázaný na aktuální režim dodavatele. Pokud firma vede podvojné účetnictví, přesměruje vás aplikace na úvodní stránku (přechodová sestava zůstává dostupná i po přepnutí na účetnictví).

74.9.2 Peněžní deník: filtry a rozsah

Horní lišta nabízí Rok (posledních šest let, přednastaven aktuální), Od a Do (vlastní rozsah, pokud vyplníte oba, má přednost před rokem) a Klasifikaci. Výchozí volba Všechny klasifikace zobrazí celý deník. Vybrat lze daňový, osvobozený nebo nedaňový příjem, daňový nebo nedaňový výdaj, převod, soukromý pohyb a Nezařazeno. Výběr se řídí štítkem ve sloupci Klasifikace. Pohyb s více daňovými složkami se nerozděluje do dalších řádků.

Po změně filtru nebo zařazení pohybu se údaje obnoví přímo v tabulce. Během obnovy zůstává dosavadní tabulka viditelná; export a další změny zařazení jsou do dokončení obnovy pozastavené. Aktivní klasifikaci ukazuje odstranitelný štítek; jeho zrušením zachováte zvolené období. Filtr je uložený v adrese stránky, takže jej zachová otevření odkazu i návrat v historii prohlížeče. Na mobilu lze další ovládací prvky rozbalit tlačítkem Filtry. Při aktivní klasifikaci vidíte nad tabulkou počet zobrazených pohybů z celkového počtu za období. Prázdný výsledek filtru nabízí jeho zrušení.

Souhrn za celé období, zůstatky peněžních prostředků, kontrola příjmů i varování vždy zahrnují celé zvolené období. Také zůstatek u jednotlivého řádku odpovídá úplnému chronologickému deníku, včetně právě skrytých pohybů. Filtrem proto nelze skrýt blokující upozornění ani změnit daňový základ. Po ručním přeřazení pohybu zůstává filtr aktivní; pohyb, který už vybrané klasifikaci neodpovídá, ze seznamu zmizí.

Vpravo nahoře je Výběr sloupců, hustota řádků a Export PDF / Export XLSX. Export respektuje období i klasifikaci. Při aktivní klasifikaci je označený Filtrovaný přehled, uvádí vybranou klasifikaci a počet vybraných pohybů. Souhrny, zůstatky a varování v exportu zůstávají za celé období stejně jako na obrazovce. Pro úplný export zvolte Všechny klasifikace.

74.9.3 Souhrn (počáteční a konečný zůstatek, totály)

Nad tabulkou pohybů je panel Souhrn za celé období s běžným zůstatkem a rozpadem do daňových kbelíků za celé zvolené období:

Dole je zvýrazněný řádek Daňový základ (příjem - výdaj) = daňový příjem minus daňový výdaj.

Vede-li firma víc peněžních prostředků, zobrazí se pod souhrnem panel Zůstatky peněžních prostředků. Pro pokladnu, bankovní účty, GoPay a úhrady bez pohybu v pokladně nebo bance ukazuje počáteční zůstatek, pohyb v období a konečný zůstatek. Jejich součet je počáteční a konečný zůstatek souhrnu. Zůstatek GoPay odpovídá penězům, které GoPay ještě nevyplatil na bankovní účet (viz § 74.9.17).

Částky se počítají na haléře. Příklad u plátce s plným nárokem: úhrada přijaté faktury 12 100 Kč, z toho základ 10 000 Kč a DPH 2 100 Kč, vytvoří daňový výdaj 10 000 Kč a nedaňový výdaj 2 100 Kč. Při 60% poměrném odpočtu je uznatelný výdaj 10 840 Kč a nedaňová odpočitatelná DPH 1 260 Kč. Konečné DPFO provede vlastní formulářová zaokrouhlení popsaná v kapitole Daň z příjmů.

74.9.4 Tabulka pohybů

Hlavní tabulka řadí všechny pohyby chronologicky a pro každý zobrazuje běžný zůstatek po daném řádku:

V posledním sloupci tabulky, který nemá viditelný nadpis, je u dohledatelného zdroje ikona oka Přejít na detail. U bankovního pohybu otevře původní výpis rovnou s detailem konkrétní transakce (včetně protistrany, účtu, platebních symbolů a zprávy), i když je pohyb rozdělený do více řádků deníku. U pokladny otevře pokladní doklad, u samostatné úhrady příslušnou fakturu a u GoPay navázané vyúčtování. Odkaz se zobrazí jen s oprávněním ke čtení cílové agendy.

Máte-li vedle sebe více panelů aplikace, detail se otevře přednostně v panelu vpravo: v prázdném, pokud tam je, jinak v následujícím. Z posledního panelu se použije jiný dostupný panel. Peněžní deník tak zůstává otevřený s původními filtry a pozicí. Předchozí obsah cílového panelu zůstane dostupný mezi okny aplikace. Při jednom panelu se detail otevře v něm; zpět do deníku se vrátíte navigací panelu.

74.9.5 Daňová klasifikace pohybů

Každý pohyb (pokladní doklad, spárovaná bankovní úhrada nebo virtuální noha z úhrady faktury) aplikace automaticky zařadí do jednoho z kbelíků podle § 7b a § 23 ZDP:

U firem, které jsou plátci DPH, se u výdaje počítá částka uznatelná pro daň z příjmů jako základ + skutečně neodpočitatelná část DPH. Při plném nároku jde do daňového výdaje jen základ, při nulovém nároku celé brutto a při poměrném nebo kráceném nároku základ plus neuplatněná část DPH. Výpočet je stejný pro banku, pokladnu i ručně označenou úhradu a respektuje řádkové alokace smíšeného dokladu. U neplátce jde do daňového kbelíku celé brutto. Plátcovství se posuzuje k datu pohybu podle historie účinnosti v Nastavení firmy, nikoli podle dnešního stavu. U kráceného odpočtu musí být pro rok dostupný roční koeficient, bez něj nelze bezpečně určit neodpočitatelnou DPH a dokončit roční uzávěrku.

Dobropisy a vratky (peníze jdoucí opačným směrem) se do stejného kbelíku promítnou se záporným znaménkem, snižují tak daňový příjem či výdaj daného období místo aby se počítaly zvlášť.

Jeden bankovní pohyb, kterým jste jednou platbou uhradili víc faktur najednou (sloučená úhrada), se v deníku zobrazí jako jeden řádek se souhrnným rozpadem daňový základ / osvobozeno / DPH za všechny spárované doklady.

Částka bankovního řádku je vždy skutečná částka pohybu z banky. Spárované doklady určují jen to, jak se pohyb rozdělí do kbelíků. Platbu cizoměnové faktury z korunového účtu deník vykáže v korunách, které na účet skutečně přišly nebo z něj odešly.

E-mailové avízo a pohyb z iDokladu jsou předběžné zprávy o platbě. Do deníku vstupují jen za dny, které ještě nepokrývá importovaný bankovní výpis téhož účtu. Jakmile výpis za dané období naimportujete, platí jen pohyby z výpisu a avíza z téhož období deník vynechá. Avízo, které je ignorované, v deníku není nikdy.

Bankovní výpis se přiřadí dodavateli přednostně uloženým vlastníkem. U starších výpisů bez této vazby se použije normalizované číslo účtu nebo IBAN a výpis se přijme jen tehdy, má-li právě jednoho možného vlastníka. Shodné číslo účtu u více dodavatelů se záměrně nezařadí automaticky. U cizoměnového pohybu ověřte kurz uložený na dokladu, chybějící kurz může zablokovat výpočet a nesmí se nahrazovat odhadem 1:1.

Klasifikace pokladních dokladů se odvozuje automaticky ze zvoleného Účelu dokladu při vystavení PPD/VPD (Prodej, Nákup, Úhrada faktury, Převod, Ostatní, viz § 32.11.3 Hlavička dokladu a účel). Chcete-li tedy ovlivnit, kam pohyb v peněžním deníku spadne, upravte účel na pokladním dokladu nebo daňové příznaky (uznatelnost, osvobození) na faktuře.

74.9.6 Nezařazené pohyby a varování

Bankovní pohyb, který nemá vazbu na žádnou fakturu ani přijatou fakturu, aplikace nikdy tiše nezařadí jako nedaňový, u příchozí platby by to mohlo podhodnotit základ daně. Místo toho ho označí jako Nezařazeno a:

• zobrazí ho v tabulce s červeně podbarveným řádkem,
• u příchozích plateb (riziko podhodnocení příjmu) přidá blokující upozornění v červeném panelu nad souhrnem s výzvou pohyb zařadit,
• odchozí nezařazené platby vyhodnotí jen jako méně naléhavé upozornění.

Výjimkou jsou odchozí bankovní pohyby, jejichž popis odpovídá typickému bankovnímu poplatku (například obsahuje slovo „poplatek", „fee", „vedení účtu"), ty se automaticky zařadí jako daňový výdaj bez nutnosti zásahu.

Druhou výjimkou je bankovní pohyb, který je celý přiřazený v Daňová evidence → Ostatní pohledávky a závazky ke splátce přijaté půjčky, k vrácení kauce k vrácení nebo k vrácené vratné kauci. Takové peníze nejsou příjmem ani výdajem, takže se zařadí jako nedaňový příjem nebo výdaj. Příchozí platba k poskytnuté půjčce nebo splátce zůstává nezařazená, protože splátka prodeje je daňovým příjmem. Stejně tak pohyb přiřazený jen zčásti (splátka i s úrokem) nebo k jinému druhu (nájem, pojištění, poplatek, náhrada): o zařazení rozhodnete sami.

Nesoulad mezi bankovním pohybem a spárovanými doklady deník hlásí samostatně:

• Spárované úhrady převyšují částku pohybu (pohyb je nejspíš spárovaný vícekrát): v deníku je jen skutečná částka pohybu a daňové složky se poměrně sníží. Upozornění je blokující, dokud párování v bance neopravíte.
• Pohyb je spárovaný jen částečně: nespárovaný zbytek zůstane v deníku a v souhrnu ho uvidíte jako Nezařazeno. Dopárujte ho v bance k dalšímu dokladu.

Pokud v žádném spárovaném bankovním výpisu nefiguruje část historie účtu (typicky po změně čísla účtu v nastavení), zobrazí se navíc samostatné blokující upozornění na počet bankovních úhrad mimo spárované výpisy. Bez opravy by tato část historie v základu daně chyběla úplně.

74.9.7 Kontrola vůči přiznanému příjmu

Pod souhrnem je sbalovací panel Kontrola vůči přiznanému příjmu (rozbalíte kliknutím na hlavičku). Porovnává daňový příjem z deníku za daný rok s ročním příjmem vypočteným z fakturační evidence (zaplacené faktury vystavené v daném roce, bez příznaku osvobození):

Barva částky Rozdíl je zelená, pokud je odchylka zanedbatelná (do 1 haléře), jinak oranžová. Tento panel je informativní, ne kontrola shody. Kasová báze deníku (podle data úhrady) a fakturační báze ročního příjmu se z principu mohou lišit, panel odchylku jen rozepíše na vysvětlitelné složky, nic nevynucuje ani nehlásí jako chybu.

74.9.8 Pohledávky a závazky

Stránka Pohledávky a závazky zobrazuje věkové rozložení (aging) nezaplacených vydaných faktur (pohledávky) a přijatých faktur (závazky), nativně po měnách, bez přepočtu na CZK.

Filtr měny a ukazatele

Nahoře je filtr Měna (výchozí „Všechny") a tři ukazatele počítané za posledních 12 měsíců:

• Průměrná doba inkasa (DSO) - průměrný počet dní mezi vystavením a úhradou zaplacených vydaných faktur, s velikostí vzorku.
• Průměrná doba úhrady (DPO) - totéž pro přijaté faktury (jak rychle firma sama platí dodavatelům).
• Platební morálka (včas) - procento zaplacených faktur uhrazených v den splatnosti nebo dřív, s celkovým počtem faktur ve vzorku.

Tabulky pohledávek a závazků

Obě tabulky (Pohledávky, Závazky) mají shodnou strukturu, řádek na měnu, sloupce podle stáří po splatnosti. Kliknutím na záhlaví lze měny seřadit podle vybraného pásma nebo celkové částky. Opakované kliknutí obrátí směr řazení v obou tabulkách.

U tabulky závazků je nad seznamem poznámka, že přijaté faktury se evidují jako celek: částečně uhrazená přijatá faktura se v přehledu zobrazuje v plné zbývající výši, dokud není označena jako zcela zaplacená (v souladu s tím, jak Pokladna i Platební příkazy vyžadují u přijatých faktur úhradu celé částky najednou, viz § 26 a § 32.11.3).

Export PDF / XLSX vpravo nahoře vygeneruje sestavu (pohledavky-zavazky.pdf / .xlsx) se stavem k okamžiku exportu, bez datumového filtru (sestava vždy zobrazuje aktuální nezaplacené doklady). Přehled nativně po měnách sám měny nesčítá. Pokud potřebujete jedno číslo v CZK napříč měnami, použijte filtr měny a sečtěte ručně.

74.9.9 Roční uzávěrka daňové evidence

Před finalizací DPFO se na stránce Daně → Daň z příjmů dokončuje roční uzávěrka podle § 7b. Obsahuje kontrolní seznam peněžního deníku, inventury majetku a zásob, pohledávek, závazků, vysokých nákupů, přechodů režimu a cizích měn. Zadávají se počáteční a skutečné koncové stavy majetku, hotovosti, banky, zásob, pohledávek, ostatních aktiv, dluhů, rezerv a odpisů. Zaškrtnutí checklistu potvrzuje, že kontrola proběhla, aplikace sama fyzickou inventuru ani existenci důkazních dokumentů neověří.

Nepeněžní úpravy zahrnují zápočet, barter, naturální příjem, prominutí dluhu, soukromou spotřebu, manko, škodu, inventurní rozdíl a jinou úpravu § 23. Uživatel volí směr zvýšení, snížení nebo neutrální. První dva směry se přímo promítnou do § 7, neutrální položka pouze uchová auditní stopu. Aplikace neurčuje, který směr je pro konkrétní případ právně správný.

Dokončením vznikne neměnný snapshot s kontrolním hashem. Jeho stavy se přenesou do VetaU Přílohy 1 DPFO a nepeněžní zvýšení či snížení do příslušných řádků. Uzávěrku nelze dokončit s blokující chybou deníku, nepodporovaným případem, chybějícím konečným koeficientem kráceného odpočtu nebo neposouzeným vysokým nákupem. Potřebujete-li podklady opravit, vraťte uzávěrku do rozpracovaného stavu, proveďte opravu a dokončete ji znovu.

Kontrola vysokých nákupů je bezpečnostní guard podle ročního limitu majetku, ne automatické rozhodnutí, zda věc je dlouhodobým majetkem. Každý označený případ porovnejte s kartou majetku a daňovými odpisy. Pole pro nepodporované zvláštní případy existuje na úrovni dat a API, ale běžná obrazovka je neumí kompletně popsat. Takový případ evidujte v pracovních podkladech a uzávěrku dokončete až po odborném posouzení.

74.9.10 Návaznost na ostatní moduly

• Pokladna (§ 32) - jediné místo, kde v režimu daňové evidence vznikají nové hotovostní pohyby. Volba účelu dokladu určuje, jak se pohyb zařadí v peněžním deníku.
• Přijaté faktury (§ 23) a Platební příkazy (§ 26) - příznak daňové uznatelnosti a druh dokladu (běžná faktura vs. záloha) na přijaté faktuře přímo určují, zda úhrada spadne do daňového, nebo nedaňového výdaje.
• Daň z příjmů (DPFO) (samostatná kapitola) - u OSVČ v režimu daňové evidence čerpá report příjmy a výdaje přímo z totálů peněžního deníku (kasová báze podle data úhrady) místo z akruální evidence podle data uskutečnění, čísla v obou reportech by tak měla navazovat.
• Více dodavatelů (§ 95) - režim účetnictví (daňová evidence, podvojné účetnictví) je nastavení jednotlivého dodavatele. Firma přepínající se mezi více dodavateli může mít každého v jiném režimu.

74.9.11 Přechodový můstek mezi evidencí a účetnictvím (přílohy č. 2 a 3 ZDP)

Když se firma vedená v daňové evidenci rozhodne přejít na podvojné účetnictví (změna režimu, viz Multi_supplier), nejde jen o technické přepnutí a založení účtového rozvrhu. Zákon (příloha č. 3 zákona o daních z příjmů) vyžaduje, aby OSVČ k datu přechodu jednorázově upravila základ daně o rozdíl mezi kasovou bází (daňová evidence, podle úhrady) a akruální bází (účetnictví, podle vzniku plnění). Tahle úprava se promítá do daňového přiznání za zdaňovací období, ve kterém bylo zahájeno vedení účetnictví (příslušný řádek úpravy základu daně dle přílohy č. 3 ZDP v přiznání), ne do samotného účetnictví. Je to daňová záležitost, ne účetní zápis.

Co se do úpravy počítá

Podle přílohy č. 3 ZDP se základ daně upraví zejména o:

Kromě těchto položek příloha č. 3 ZDP pamatuje i na kurzové rozdíly u pohledávek a závazků v cizí měně a na dříve vytvořené rezervy či opravné položky. Ty je ale potřeba posoudit individuálně s účetní nebo daňovým poradcem, aplikace pro ně žádné podklady negeneruje.

Co aplikace nabízí: podklady pro přechod

Účetní režim se eviduje historicky s účinností vždy k 1. lednu, právnická osoba nemůže zvolit daňovou evidenci. Přiznání za starší rok proto použije režim platný právě pro tento rok. Přechodová sestava zůstává dostupná i po přepnutí na účetnictví.

Aplikace úpravu základu daně neprovádí ani nezaúčtovává automaticky. Jde o jednorázový zásah do daňového přiznání, ne o účetní zápis, který by šlo za uživatele bezpečně odhadnout. Připraví ale podklady: stránku Daňová evidence → Přechod DE → účetnictví se seznamem neuhrazených vydaných a přijatých faktur, poskytnutých a přijatých záloh k zadanému datu s jejich součtem v Kč. Stejná data jsou dostupná i přes API:

GET /api/tax-evidence/transition-report?as_of=2026-12-31
GET /api/tax-evidence/transition-report?as_of=2026-12-31&direction=accounting_to_tax

Parametr as_of je datum, ke kterému se sestavují podklady (typicky poslední den původního režimu). Pokud se datum uložení přepnutí v aplikaci liší od okamžiku, ke kterému se přiznání skutečně vztahuje, zadejte správné rozvahové datum, ne den, kdy jste nastavení uložili. direction určuje směr: výchozí tax_to_accounting počítá podle přílohy č. 3 ZDP, accounting_to_tax podle přílohy č. 2 ZDP. Ve směru zpět závazky základ daně zvyšují, pohledávky, zásoby a ceniny ho snižují. Odpověď obsahuje:

Při změně mezi skutečnými výdaji a výdajovým paušálem aplikace vytvoří blokující upozornění na úpravu podle § 23 odst. 8. Přechodová sestava připraví podklady, ale současná obrazovka neumí potvrdit, že byla právní úprava vyřešena, ani ji propsat do DPFO. V takovém roce nelze spoléhat na automatickou finalizaci. Úpravu sestavte s daňovým poradcem a dokončete v EPO.

74.9.12 Průvodce aktivací podvojného účetnictví

Pokud má firma v daňové evidenci už doklady, po volbě Podvojné účetnictví v nastavení pokračuje administrátor v pětikrokovém průvodci. Samotná volba režim ještě nezapne:

1. Datum zahájení - určuje první den podvojného účetnictví. Starší doklady se jednotlivě nedoúčtují, jejich zůstatky patří do otevírací rozvahy.
2. Otevírací rozvaha - lze ji předvyplnit z podkladů daňové evidence a potom ručně upravit. Součet MD a D musí být shodný, protistranu účtu 701 doplní aplikace. Firma bez počátečních stavů může krok přeskočit.
3. Kontrola - projde faktury, pokladní doklady a bankovní transakce bez zápisu. Vedle vyrovnanosti deníku nezávisle porovná počet postovatelných vydaných a přijatých dokladů s počtem zpracovaných položek. Tím zachytí i chybějící samostatně vyrovnaný zápis, který by samotná kontrola MD = D neodhalila. U každé přeskočené položky zobrazí srozumitelný důvod. Přijaté zálohové výzvy mezi doklady čekající na účetní předpis nezařazuje, účtuje se až jejich úhrada proti účtu 314. U problematických faktur protokol zobrazí číslo, datum, důvod a odkaz přímo na detail dokladu. Pokračovat lze jen bez chyb, s úplným pokrytím dokladů a s vyrovnaným deníkem.
4. Spuštění - po výslovném potvrzení proběhne doúčtování na pozadí. Průvodce ukazuje aktuální fázi, průběh i protokol. Zamčená ani uzavřená období se nikdy neotevírají ani neobcházejí. Po předpisech dokladů zaúčtuje jednoznačně spárované bankovní úhrady, při aktivaci je nezastaví běžné nastavení automatiky „jen navrhovat". Nakonec znovu přepočítá vyúčtovací doklady navázané na zálohy, aby doplnil zúčtování 324/311 nebo 321/314. Nespárované pohyby bez bezpečné vazby na doklad se automaticky nezaúčtují.
5. Protokol - po úspěchu se teprve zapne podvojné účetnictví a zůstane uložený přehled zpracovaných, přeskočených a chybných položek.

Průvodce automaticky nezakládá karty majetku ani neúčtuje odpisy. Přijatou fakturu označenou jako dlouhodobý majetek zaúčtuje na účet pořízení (typicky 042/321). Majetek pořízený před datem přechodu se založí jako historická karta a jeho pořizovací cena i oprávky patří do otevírací rozvahy. Majetek pořízený po datu přechodu se následně zařadí do užívání a odpisy se zaúčtují v modulu Nákup → Majetek (viz Majetek).

Pod průvodcem je stránkovaná historie všech kontrol a ostrých spuštění. Výběrem staršího běhu lze znovu zobrazit jeho uložený protokol, dlouhá historie se proto nikdy tiše neořízne jen na poslední záznamy.

Průvodce je bezpečně opakovatelný: nové spuštění už zaúčtované doklady nezdvojí. Při přerušení nebo chybě zůstane původní účetní režim aktivní a průvodce nabídne opravu a opakování. Také po dokončené aktivaci nabízí tlačítko Doúčtovat chybějící zápisy. Jedním potvrzením znovu projde zbývající kandidáty, zaúčtuje jen jednoznačné položky v otevřených obdobích a doplní zúčtování záloh, existující zápisy díky idempotenci nezdvojí. Po dokončení lze položku Aktivace a doúčtování tlačítkem Skrýt z menu odstranit z vlastní navigace, přímá adresa průvodce zůstává dostupná.

74.9.13 Omezení a tipy

• Sestavy jsou z většiny read-only. V peněžním deníku ani v přehledu pohledávek a závazků needitujete částky ani doklady, opravu zařazení uděláte na zdrojovém dokladu (účel pokladního dokladu, příznak uznatelnosti či osvobození na faktuře) nebo doplněním čísla účtu v nastavení u nespárovaných bankovních výpisů. Výjimka je řádek ruční zařazení (Zařadit...) u bankovních a pokladních pohybů bez navázaného dokladu (§ 74.9.6), kde kategorii nastavíte přímo v deníku, přepsat lze i zpět přes Zrušit ruční zařazení.
• Blokující upozornění nezmizí samo. Dokud zůstane nezařazený příchozí bankovní pohyb, aplikace ho bude v deníku i nadále vypisovat jako riziko podhodnocení základu daně.
• Kontrola vůči přiznanému příjmu je informativní, ne validace. Odchylka kasové a fakturační báze je u daňové evidence očekávaná.
• Označení DPH/KH jako skutečně odeslaného může posunout zámek daňových období. Pokus změnit rozhodný daňový doklad v zamčeném období může být odmítnut. Pouhé stažení XML zámek nevytváří, potvrzení z portálu vždy archivujte samostatně.
• Přechodová sestava, kontrolní seznam uzávěrky ani validace proti XSD nejsou právním posouzením. Zvláštní zahraniční operace, nestandardní zápočty, rezervy a opravné položky dokončete ručně.

74.9.14 Odhad daně a pojistného během roku

Stránka Daňová evidence → Odhad daně a pojistného ukáže pro zvolený rok, kolik vychází daň z příjmů a sociální a zdravotní pojištění OSVČ podle dosud zapsaných pohybů. Počítá stejnými pravidly jako přiznání DPFO a přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu, takže se po dokončení roku čísla nerozejdou.

• Podklady § 7: daňové příjmy a výdaje z peněžního deníku, potvrzené daňové odpisy, daňová zůstatková cena prodaného nebo zlikvidovaného majetku a úpravy základu z roční uzávěrky. Navíc přičte daňové odpisy roku, které ještě nejsou potvrzené: v daňové evidenci se potvrzují až k roční uzávěrce, ale do výdajů roku patří.
• Skutečné výdaje a výdajový paušál: obě varianty vedle sebe se stejnými příjmy, dílčím základem § 7, daní po slevách a zvýhodnění na děti (podle profilu v Daně → Daň z příjmů), pojistným a celkovou zátěží. Varianta zvolená v profilu je označená, levnější varianta má štítek výhodnější. Paušál respektuje zákonný strop podle § 7 odst. 7 ZDP. Profil s jednotlivými činnostmi se srovnává jen ve zvolené variantě.
• Zálohy a vypořádání: odhad za rok, zaplacené zálohy (ruční údaj v přiznání, jinak spárované zálohy z předpisu), zálohy, které podle předpisu ještě zbývá zaplatit, a výsledný doplatek nebo přeplatek.

Odhad příjmy a výdaje do konce roku nepromítá, pojistné ale počítá s ročním minimem vyměřovacího základu. Na začátku roku proto často vychází pojistné z minima, i když za celý rok bude vyšší. Způsob uplatnění výdajů měňte v profilu přiznání; při přechodu mezi paušálem a skutečnými výdaji upravte základ podle § 23 odst. 8 ZDP.

74.9.15 Pravidla nákladů v daňové evidenci

Pravidla nákladů (§ 65.4) najdete v daňové evidenci v menu Daňová evidence → Pravidla nákladů. Kritéria (dodavatel, část názvu dodavatele, popis položky, rozpětí ceny) i priorita fungují stejně, jen pravidlo nenastavuje účet a nemá časové rozlišení předplatného. Místo účtu určuje:

• Druh nákladu položky: dlouhodobý majetek se do výdajů při úhradě nepočítá, drobný majetek se zapíše do evidence drobného majetku.
• Daňovou uznatelnost dokladu (Neměnit, Daňový výdaj, Nedaňový výdaj): podle ní peněžní deník řadí úhradu mezi daňové nebo nedaňové výdaje.

Automatická pravidla se uplatní při přijetí přijaté faktury. Druh nákladu doplní jen položkám, které ho ještě nemají z ruční volby. Uznatelnost dokladu změní jen tehdy, když automatická pravidla zachytí všechny položky dokladu a shodují se. Doklad, u kterého se pravidla rozcházejí nebo část položek nezachytila, zůstane beze změny a uznatelnost nastavíte ručně.

74.9.16 Pravidla bankovních pohybů

Pohyby bez dokladu se opakují: bankovní poplatky, převody mezi vlastními účty, vklady z osobních peněz. Místo ručního zařazování každého pohybu v peněžním deníku (§ 74.4) si v menu Daňová evidence → Pravidla bankovních pohybů založte pravidlo.

• Podmínky: směr (příchozí, odchozí), protiúčet, variabilní symbol, konstantní symbol, text ve zprávě nebo názvu protistrany a rozpětí částky. Vyplnit je potřeba aspoň protiúčet, variabilní symbol, konstantní symbol nebo text; platit musí všechny vyplněné. Konstantní symbol (KS) je volitelný a může být jedinou podmínkou. Zadává se jako 1 až 4 číslice; při porovnání se úvodní nuly ignorují, takže 0308 odpovídá i 308. Prázdný KS podmínku vypne; 0000 je platná hodnota a neodpovídá pohybu bez KS. Protiúčet zadejte ve tvaru 1000000005/5050, pokud má odpovídat účet i banka. */5050 vybere libovolný účet s kódem banky 5050; 1000000005 vybere tento účet bez ohledu na banku. Kód banky má čtyři číslice; pohyby bez známého kódu banky neodpovídají podmínce, která kód banky obsahuje.
• Akce: Ignorovat (pohyb se nepáruje s doklady a nenabízí se k párování) a Zařazení v peněžním deníku (stejné volby jako ruční zařazení). Výdaj zařazený jako daňový nebo nedaňový určuje daňovou uznatelnost stejně jako pravidla nákladů (§ 74.9.15).
• Kdy se uplatní: při načtení výpisu na pohyby, které nenašly doklad, a tlačítkem Uplatnit na stávající pohyby. Ruční zařazení v peněžním deníku má vždy přednost a pravidlo ho nepřepíše. Rozhoduje pravidlo s nejnižší prioritou.

74.9.17 GoPay v daňové evidenci

Modul Peníze → GoPay (kapitola GoPay) funguje i v daňové evidenci, jen bez účetních zápisů. GoPay je v peněžním deníku samostatný peněžní prostředek, podobně jako pokladna nebo bankovní účet:

• Platba přes GoPay (kartou nebo převodem přes platební bránu) je daňový příjem ke dni platby. Nese ji úhrada faktury s referencí GOPAY:<GoPay ID platby> a v deníku patří prostředku GoPay.
• Vratka k dobropisu z vyúčtování snižuje příjem ke dni vratky, u plátce DPH o základ dobropisu.
• Poplatky GoPay (za zpracování plateb a za vratky) jsou daňový výdaj ke dni srážky ve vyúčtování, dobropis poplatků výdaj snižuje.
• Výplata na bankovní účet je převod mezi vlastními prostředky: v prostředku GoPay výdej, na bankovním účtu příjem, obojí mimo základ daně. Bankovní pohyb spárovaný s vyúčtováním se zařadí jako Převod stejnou cestou jako ruční zařazení a znovu jako příjem ho zařadit nejde.

Příklad: zákazník 15. ledna zaplatí fakturu 1 000 Kč přes GoPay, 20. ledna dostane vratku 100 Kč k dobropisu, GoPay strhne poplatek za vratku 5 Kč a poplatek za zpracování 20 Kč a 1. února pošle na účet 875 Kč.

Daňový příjem je 900 Kč, daňový výdaj 25 Kč a zůstatek GoPay po výplatě 0 Kč. Do vyúčtování ukazuje zůstatek GoPay peníze, které GoPay drží. Platba z vyúčtování, ke které aplikace nenašla úhradu faktury, je v deníku nezařazená a blokuje uzávěrku, dokud ji v modulu GoPay nespárujete. Poplatky GoPay neevidujte znovu jako uhrazenou přijatou fakturu, započetly by se dvakrát.

Vyúčtování, jehož pohyby nebo výplata leží v roce s dokončenou roční uzávěrkou, nejde načíst, zpracovat znovu ani smazat.

74.9.18 Poznámky a přílohy k pohybům

Ke každému pohybu peněžního deníku si můžete zapsat poznámku a připojit přílohu, například vysvětlení výdaje pro kontrolu nebo sken účtenky. V tabulce pohybů klikněte v sloupci Poznámky a přílohy na tlačítko s ikonou dokumentu.

• Poznámka patří k pohybu deníku. Poznámek může být víc, připnutá je vždy nahoře a ukazuje se přímo v řádku deníku. Poznámku jde upravit nebo smazat. Pohyb ani jeho zařazení se poznámkou nemění, proto ji jde psát i v roce s dokončenou uzávěrkou.
• Příloha patří k dokladu pohybu: k pokladnímu dokladu, bankovnímu pohybu, ručně zaplacené přijaté faktuře nebo k ruční úhradě vydané faktury. Soubor nahrajete přímo v dialogu, nebo připojíte dokument, který už je v sekci Dokumenty. Tentýž dokument pak vidíte i u dokladu (např. na detailu pokladního dokladu nebo u bankovního pohybu).
• Pohyb vyúčtování GoPay přílohu nemá, doklady k vyúčtování najdete v modulu GoPay.

Psát poznámky a připojovat přílohy může uživatel s právem zápisu do daňové evidence, nahrávat soubory jen ten, kdo smí nahrávat dokumenty.

74.9.19 Dimenze v daňové evidenci

Dimenze (střediska, zakázky, vozidla, viz kapitola Dimenze) fungují i v daňové evidenci. Sestavy Grafy → Dimenze a Daňová evidence → Výsledovka po dimenzi se počítají z peněžního deníku:

• Příjmy jsou daňové příjmy, výdaje daňové výdaje deníku, u plátce DPH bez DPH. Nedaňové pohyby, převody, soukromé vklady a výběry ani odpisy majetku do sestavy nevstupují. Součet sestavy proto odpovídá řádku Příjmy − výdaje v souhrnu peněžního deníku za stejné období.
• Hodnotu dimenze nese doklad pohybu. Přednost má dimenze na pokladním dokladu nebo bankovním pohybu, pak dimenze uhrazené faktury (včetně výchozí hodnoty zakázky a klienta) nebo ostatní položky. Bankovní pohyb, který hradí víc faktur, se rozdělí podle částek úhrad. Když hlavička faktury dimenzi nemá, použijí se dimenze položek podle jejich částky.
• Pravidla dimenzí doplní hodnotu pohybu, který ji z dokladu nemá. Pohyb nemá účet, maska pravidla se proto porovnává s třídou: výdaj jako 5, příjem jako 6. Pravidlo 5, 6 platí v obou režimech, maska na konkrétní účet (např. 518) v daňové evidenci nic nezachytí. Kontrola pravidel ukáže pohyby, kterým povinná dimenze chybí.
• Rozpad po účtech ukazuje dva řádky: příjmy (6) a výdaje (5). Peněžní tok po dimenzi a odkazy na rozvahu, předvahu a hlavní knihu jsou jen v podvojném účetnictví.

Příklad: faktura 10 000 Kč se zakázkou A je uhrazena v hotovosti, přijatá faktura 4 000 Kč je rozdělena napůl mezi zakázky A a B a bankou zaplacená faktura 3 000 Kč dimenzi nemá. Výsledovka po dimenzi ukáže u zakázky A příjem 10 000 Kč a výdaj 2 000 Kč, u zakázky B výdaj 2 000 Kč a bez hodnoty výdaj 3 000 Kč. Pravidlo 5 s výchozí hodnotou B přesune těch 3 000 Kč k zakázce B.

74.10 Související kapitoly

• Daňová evidence - postupy - dobropis, platební kalendář, zálohy, poplatky a převody, hotovost, majetek a uzávěrka krok za krokem.

• Pokladna - pokladní doklady, které se promítají do peněžního deníku.
• GoPay - import vyúčtování platební brány, poplatky a výplaty v peněžním deníku.
• Přijaté faktury - příznaky uznatelnosti a DPH.
• Platební příkazy - hromadná úhrada přijatých faktur.
• Daň z příjmů - přiznání DPFO z totálů peněžního deníku.
• Výkazy DPH - DPH nezávislé na režimu.
• Majetek - karty majetku a odpisy po přechodu.
• Multi_supplier - přepnutí režimu účetnictví.