113. Přechod mezd v průběhu roku

Návod pro firmu, která začne vést mzdy v MyÚčtu jindy než v lednu: jak převzít měsíce zpracované předchozím programem, aby seděly roční agendy, a jak převzetí zkontrolovat. Pro mzdové účetní a správce převodu.

113.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• začínáte vést mzdy v MyÚčtu uprostřed roku,
• jste převedli data z PAMICA, PREMIER nebo naimportovali hlášení JMHZ a chcete ověřit, že převzetí je úplné,
• nemáte z předchozího programu export a převzaté mzdy musíte zadat ručně,
• kontrola převzetí hlásí chybějící počáteční stavy, rozpory nebo hlášení JMHZ s jinými údaji, než má konečná mzda,
• se blíží roční zúčtování, vyúčtování daně nebo uzávěrka mzdového roku.

Roční agendy potřebují celý rok: roční zúčtování záloh, potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti (§ 38j zákona o daních z příjmů), vyúčtování zálohové a srážkové daně, mzdový list, evidenční list důchodového pojištění, průměrný výdělek pro první čtvrtletí i roční limit DPP. Měsíce před začátkem vedení mezd se proto do MyÚčta převezmou. Nepřepočítávají se a nic se z nich znovu neúčtuje ani nepodává.

113.2 Než začnete

1. První mzdové období je nastavené při zapnutí mezd na Mzdy → Přehled mezd. Za převzaté se považují měsíce roku zahájení před tímto obdobím. Když mzdy začínají lednem, převzatá část roku neexistuje a nic z této kapitoly se neukáže.
2. Zaměstnanci a pracovní vztahy jsou založené (ručně nebo převodem). Převod z PAMICA, PREMIER nebo import hlášení JMHZ převzetí vyplní sám; zbytek kapitoly popisuje ruční doplnění a kontrolu.
3. Průvodce prvním nastavením na Mzdy → Přehled mezd přidá u přechodu v průběhu roku skupinu kroků Přechod v průběhu roku, které vedou na všechna místa z této kapitoly.

113.3 Krok za krokem: ruční zadání převzatých mezd

Použijte pro měsíce, ze kterých nemáte export ani hlášení.

1. Otevřete Mzdy → Importy, záložku Převzaté mzdy, blok Ruční zadání převzatých mezd.
2. Vyberte zaměstnance. Formulář nabídne jeho vztahy, které v převzatých měsících trvaly, a měsíce, za které se převzetí čeká.
3. Za každý vztah a měsíc vyplňte úhrny z předchozího programu v korunách. Pole jsou seskupená na mzdu, pojištění, daň a doby.
4. Měsíc, ve kterém zaměstnanec opravdu neměl žádný příjem (například neplacené volno), zaškrtněte jako Opravdu nula.
5. Základ daně, slevy, zvýhodnění na děti a dopočet do minima jsou veličiny osoby. U souběžných vztahů je stačí vyplnit v jednom řádku měsíce.
6. Uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: Uložení zapíše převzaté mzdy i počáteční stavy najednou a kontrola převzetí u osoby nehlásí chybějící měsíce.

Doplnění z přijatých hlášení JMHZ

Máte-li přijatá hlášení předchozího programu naimportovaná na záložce JMHZ, nemusíte čísla opisovat. Hodí se to i k doplnění měsíců, které jste zadali jen zčásti.

1. V bloku Ruční zadání převzatých mezd vyberte zaměstnance.
2. Klikněte na Doplnit z přijatých hlášení. Formulář doplní prázdná pole: sociální pojištění, zdravotní pojištění zaměstnance, zálohu, dny pojištění a odpracovanou dobu. Čísla, která už vyplněná jsou, nechá být.
3. Přečtěte si poznámku pod tabulkou. Co hlášení nenese, aplikace dopočítá stejně jako ve vlastním mzdovém běhu a vyjmenuje to: ZP zaměstnavatel, Základ ZP, Dopočet ZP do minima a Čistá mzda. Zaměstnanci se souběhem vztahů se tyto údaje nedopočítávají a vyplníte je sami.
4. Zkontrolujte čísla a klikněte na Uložit převzaté měsíce. Tlačítko samo nic neukládá.

Jak poznáte, že je hotovo: Na záložce Kontrola převzetí zmizí nález o ručně převzatém měsíci bez dnů účasti nebo pojistného.

Převzatý běh je neměnný snímek. Chcete-li, aby doložení plateb ukazovalo opravená čísla, zrušte a znovu převezměte měsíc podle § 80.9. Evidenční list ani daňové doklady z převzatého běhu nečerpají.

113.4 Krok za krokem: import převzatých mezd ze souboru

1. Na záložce Převzaté mzdy klikněte na Stáhnout vzor.
2. Vyplňte soubor: zaměstnance určuje sloupec se jménem spolu s označením vztahu, období je měsíc, částky v korunách s nejvýše dvěma desetinnými místy (například 12 345,50). Starší soubory s částkami v haléřích import přijme dál.
3. Nahrajte CSV nebo XLSX.
4. Import plní jen převzaté mzdy. Počáteční stavy doplníte tak, že otevřete ruční zadání (§ 113.3), zkontrolujete načtené hodnoty a uložíte; nebo je vyplníte na kartě vztahu (§ 113.5).

Jak poznáte, že je hotovo: Kontrola převzetí neukazuje měsíce Převzatá mzda bez počátečního stavu.

113.5 Krok za krokem: počáteční stavy na kartě pracovního vztahu

1. Otevřete Mzdy → Zaměstnanci, kartu hlavního vztahu zaměstnance, který nastoupil před prvním mzdovým obdobím.
2. V sekci Počáteční stavy za rok vyplňte úhrny každého převzatého měsíce, ve kterém vztah trval, nebo zaškrtněte Opravdu nula.
3. Uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: Žádný převzatý měsíc vztahu nezůstal prázdný.

113.6 Krok za krokem: prohlášení, děti, invalidita a identifikátory

1. Na kartě osoby v zákonné evidenci zaevidujte prohlášení poplatníka, vyživované děti a invaliditu s platností od začátku roku, ne od přechodu.
2. Na kartě pracovního vztahu doplňte identifikátory JMHZ (OIČ a ID pojistného vztahu) z předchozího programu. Hromadně je převezmete v Mzdy → Importy na záložce JMHZ nebo OIČ z POHODY.
3. Zapište čerpání dovolené za část roku v předchozím programu ručním záznamem v knize dovolené (Mzdy → Absence a dovolená, záložka Dovolená), ať zůstatek sedí od prvního měsíce.
4. Pro první čtvrtletí po přechodu zkontrolujte a schvalte návrh průměrného výdělku u každého vztahu (Mzdy → Absence a dovolená, záložka Průměrný výdělek).

Jak poznáte, že je hotovo: Potvrzení o zdanitelných příjmech jde vystavit a první měsíční hlášení z MyÚčta navazuje na převzaté identifikátory.

113.7 Krok za krokem: kontrola převzaté části roku

1. Otevřete Mzdy → Importy, záložku Kontrola převzetí (stejná kontrola je i pod záložkou Převzaté mzdy) a zvolte rok.
2. Projděte sekce Kontrola převzaté části roku: chybějící počáteční stavy, rozpory mezi vrstvami, měsíce jen s jednou vrstvou, odhadnutý nástup, slevu na pojistném bez záměru a hlášení JMHZ podané s jinými údaji.
3. U každého nálezu použijte odkaz (Otevřít kartu, Převzatá mzda, Otevřít hlášení) a údaj doplňte nebo opravte.
4. Nástup odhadnutý z hlášení opravte na kartě vztahu, nebo ho potvrďte tlačítkem Nástup je správně.
5. Splňte úkoly, které převzetí založilo na vztazích: Zaevidovat srážky ze mzdy a Ověřit rozběhnutou nemoc, PPM nebo ošetřovné.

Jak poznáte, že je hotovo: Kontrola nic nehlásí, nebo zbývají jen vysvětlené rozdíly (například osvobozený příjem v hrubé mzdě). Uzávěrka roku a vyúčtování daně se pak na převzetí nezastaví.

113.8 Krok za krokem: hlášení JMHZ podané před opravou mzdy

Kontrola převzetí ukáže nález Hlášení JMHZ podané s jinými údaji, než má konečná mzda, když předchozí program podal měsíční hlášení dřív, než se mzda opravila, a opravné hlášení už nepodal. Převzetí je správné, ČSSZ a finanční správa ale mají jiné údaje.

1. U nálezu si přečtěte rozpad: veličina, hodnota V hlášení, Převzatá mzda a Rozdíl.
2. Klikněte na Převzatá mzda a ověřte, že převzatá konečná mzda je správná. Odkaz Otevřít hlášení ukáže importované hlášení.
3. Zvažte opravné hlášení za dotčené osoby a měsíce. Podává se z programu nebo portálu, odkud šlo řádné hlášení (§ 113.10.5).

Jak poznáte, že je hotovo: Po přijetí opravného hlášení a jeho importu nález zmizí. Převod ani uzávěrku nález neblokuje.

Ručně převzaté mzdě chybí údaje z hlášení

Nález Ručně převzaté mzdě chybí údaje z přijatého hlášení JMHZ znamená, že ČSSZ má z hlášení správná čísla a nula je jen v ručně zadané převzaté mzdě. Opravné hlášení kvůli tomu nepodávejte. Klikněte u nálezu na Převzatá mzda a doplňte měsíce podle § 113.3. Podat opravné hlášení má smysl jen tehdy, když je nula v převzaté mzdě opravdu správná.

113.9 Když něco nejde

113.10 Podrobnosti a pravidla

113.10.1 Dvě vrstvy převzaté části roku

Obě vrstvy musí tvrdit totéž. Kde si odporují, ukáže kontrola převzetí. Formulář ručního zadání načte i převzaté mzdy nahrané souborem, takže po importu ho stačí otevřít, zkontrolovat a uložit a počáteční stavy se doplní.

113.10.2 Prázdný měsíc není nula

Každý převzatý měsíc, ve kterém vztah trval, musí mít vyplněné úhrny, nebo zaškrtnuté Opravdu nula. Stejně se chová import počátečních stavů ze souboru: řádek měsíce bez jediné vyplněné částky je chyba, výslovně zapsané nuly znamenají potvrzenou nulu. Nulový stav by tiše podhodnotil roční zúčtování, potvrzení o příjmech i roční maximum sociálního pojištění. Sekce Počáteční stavy za rok se ukáže u hlavního vztahu zaměstnance, který nastoupil před prvním mzdovým obdobím.

113.10.3 Prohlášení, děti a invalidita

Potvrzení o zdanitelných příjmech za převzaté měsíce uvádí, zda bylo podepsané prohlášení, na které děti a v jakém stupni invalidity se slevy uplatnily. Bez této evidence se potvrzení nevystaví a řekne, co chybí.

113.10.4 Průměrný výdělek, dovolená a limit DPP

Pro první čtvrtletí po přechodu se průměr pro náhrady počítá z převzatých mezd předchozího čtvrtletí. Návrh měsíce z převzatých mezd označí. Převzatý měsíc bez odpracovaných hodin návrh zastaví. Návrh z převzatých mezd se hromadně nezakládá: zkontrolujte ho a schvalte u každého vztahu zvlášť.

Kontrola mzdového běhu sečte za osobu odpracované hodiny všech jejích DPP v roce včetně převzatých hodin. Od 240 hodin upozorní, že se osoba blíží limitu, a po překročení 300 hodin přidá varování s počtem hodin, podílem převzatých a odkazem na podmínky vztahu. Výpočet nezastaví, odpracovanou práci je potřeba zaplatit; smluvní vztah je ale nutné upravit.

113.10.5 Hlášení JMHZ za převzaté měsíce

OIČ a ID pojistného vztahu převezměte z předchozího programu; první měsíční hlášení z MyÚčta na ně navazuje.

Hlášení JMHZ za převzaté měsíce podal předchozí program. MyÚčto k nim opravné hlášení nesestaví, protože převzatý měsíc nemá mzdový běh, ze kterého by hlášení vzniklo. Opravu podejte tam, odkud šlo řádné hlášení (předchozí program nebo portál ČSSZ). Opravené úhrny potom promítněte do převzatých mezd i počátečních stavů, ať roční doklady odpovídají podanému.

Odlišný případ je měsíc s vlastním schváleným vypočteným během v MyÚčtu, za který řádné hlášení odeslal jiný program. Na něj lze navázat opravu z původního XML nebo GUID, viz § 85.14.14.1. Pouhý import historických úhrnů tento předpoklad nesplňuje.

113.10.6 Co kontrola převzetí hlídá

• Chybějící počáteční stavy: komu v převzatých měsících trval vztah, ale počáteční stav za ně nic neříká. U každého je odkaz na kartu zaměstnance.
• Rozpory mezi vrstvami po zaměstnancích, měsících a veličinách (základ daně proti hrubé mzdě, záloha na daň, srážková daň, daňový bonus, základ sociálního a zdravotního pojištění). U základu daně může být rozdíl oprávněný, protože osvobozený příjem je v hrubé mzdě, ne v základu daně.
• Měsíce, které mají jen počáteční stav (odkaz vede na ruční zadání převzatých mezd daného zaměstnance), nebo jen převzatou mzdu (odkaz vede na kartu zaměstnance, kde se doplní počáteční stav; roční zúčtování ani vyúčtování daně s takovým měsícem nepočítají).
• Nástup odhadnutý z hlášení: hlášení JMHZ bez data nástupu dá jako nástup začátek pojištění v nejstarším hlášeném měsíci. Začíná-li řada hlášení třeba v březnu, vztah mohl trvat už v lednu a únoru a převzaté mzdy za ně chybí. Import hlášení za chybějící měsíce posune nástup dřív sám. Mzdový běh ani měsíční hlášení to neblokuje; vyúčtování daně a uzávěrka roku na to upozorní.
• Sleva na pojistném bez přijatého záměru: převzatý pracovní poměr má vyplněný důvod slevy na pojistném (§ 7a zákona č. 589/1992 Sb.), ale v evidenci chybí záměr OZUSPOJ, který ČSSZ přijala. Bez něj se sleva neuplatní. Záměr, který oznámil předchozí program, se převezme z jeho datové věty OZUSPOJ23 spolu s dnem doručení z protokolu ČSSZ: vznikne rovnou jako přijatý, označený jako převzatý, a nevzniká k němu povinnost ani lhůta oznámení. Z měsíčního hlášení se záměr neodvozuje, protože hlášení neříká, kdy ho ČSSZ přijala.
• Hlášení JMHZ podané s jinými údaji, než má konečná mzda (viz níže).

Hlášení JMHZ podané před opravou mzdy

Převod přebírá konečný stav mzdového listu. Importované přijaté hlášení předchozího programu ale může být snímek mzdy před opravou (hlášení odešlo s plným tarifem, mzda se pak přepočítala a opravné hlášení nepřišlo). Kontrola proto za osobu a převzatý měsíc porovná převzatou mzdu s účinným formulářem hlášení: posledním platným řádným nebo opravným podáním; storno formulář ho ruší.

Nález zakládá jen rozdíl ve vyměřovacím základu sociálního pojištění, v záloze na daň po slevách nebo ve zdravotním pojistném (zaměstnanec a zaměstnavatel; vyměřovací základ ZP hlášení nenese). Rozdíl jen v zúčtovaném příjmu / hrubé mzdě nález nezakládá, ukáže se jen v rozpadu: zúčtovaný příjem v hlášení zahrnuje i osvobozené příjmy, kdežto hrubá mzda předchozího programu je jeho vlastní pojem a osvobozená plnění (například stravenkový paušál) v ní být nemusí. Rozdíl pod 1 Kč, u zdravotního pojistného do 2 Kč, je zaokrouhlení a nehlásí se. Převzatá mzda, která sama vznikla z hlášení JMHZ, se se svým hlášením neporovnává.

Nález je jen upozornění s rozpadem rozdílů a prokliky na kartu osoby, převzatou mzdu a importované hlášení. Převod ani uzávěrku neblokuje.

Ručně nebo tabulkou převzatý měsíc, kterému v rozdílných veličinách jen chybí číslo, se ukáže zvlášť jako neúplná převzatá mzda s pokynem mzdu doplnit.

Úkoly založené převzetím

Hlášení JMHZ nese u srážek ze mzdy jen příznak, ne jejich druh ani výši. Vykazuje-li je poslední převzaté hlášení, převzetí založí na vztahu úkol Zaevidovat srážky ze mzdy s termínem prvního měsíce vedení mezd v MyÚčtu a tlačítkem do Mzdy → Srážky a exekuce. Úkol se splní sám, jakmile je u osoby zaevidovaná exekuce, insolvence nebo dohoda o srážce. Zdravotní pojišťovnu hlášení nenese vůbec; doplňte ji hromadně.

Vykazuje-li poslední převzaté hlášení nemoc, peněžitou pomoc v mateřství nebo ošetřovné, převzetí založí úkol Ověřit rozběhnutou nemoc, PPM nebo ošetřovné s tlačítkem do Mzdy → Absence a dovolená. Hlášení nenese den vzniku nepřítomnosti. Pokračuje-li neschopnost do prvního měsíce v MyÚčtu, zadejte ji se skutečným dnem vzniku, nebo zadejte dny okna náhrady mzdy, které už proplatil předchozí program. Neschopnost zadaná od prvního dne v MyÚčtu bez nich by otevřela nové okno náhrady mzdy a náhrada by se vyplatila podruhé. Úkol se splní sám, jakmile je u vztahu schválená taková nepřítomnost se dnem vzniku před prvním měsícem v MyÚčtu nebo se započtenými dny okna.

Převzatý měsíc z hlášení nese i vyloučené dny podle § 18 odst. 7 zákona č. 187/2006 Sb. a příjem z nepojištěné činnosti. Obojí potřebuje rozhodné období oznámení o nemocenském (NEMPRI, viz § 85.14.21).

113.10.7 Vyúčtování daně a uzávěrka roku

Vyúčtování zálohové a srážkové daně naplní převzaté měsíce z počátečních stavů a označí je jako převzaté. Odvedenou daň za ně odvodí jako sražené zálohy snížené o vyplacený bonus; ověřte ji proti osobnímu daňovému účtu. Přeplatky z ročního zúčtování za předchozí rok, které vyplatil předchozí program, v převzatých datech nejsou; pokud nějaké byly, doplňte je po stažení XML v EPO. Postup vyúčtování je v § 85.14.23.

Uzávěrka mzdového roku se zastaví na chybějících počátečních stavech a vypíše dotčené zaměstnance. Rozpory mezi vrstvami uzávěrku nezastaví, ale ukáže je jako varování s odkazem na kontrolu převzetí.

113.11 Související kapitoly

• Mzdové běhy: převzaté měsíce roku přechodu.
• Nastavení mezd: import zaměstnanců z JMHZ a registrací.
• Přechod z PAMICA, Přechod z PREMIER, Přechod z POHODY.
• Podání a hlášení: opravné hlášení a vyúčtování daně.
• Roční zúčtování.