23. Přijaté faktury (nákupy)

Návod, jak do MyÚčta zadat doklady od dodavatelů, zkontrolovat jejich daňové zařazení, zaplatit je a zaúčtovat. Pro každého, kdo eviduje nákupy firmy: podnikatele, účetní i klienta, který předává doklady účetní.

23.1 Kdy to potřebujete

• Přišla vám faktura od dodavatele (e-mailem, poštou, v ISDOC) a chcete ji evidovat.
• Dodavatel poslal zálohovou fakturu a později vyúčtovací fakturu a nechcete počítat náklad dvakrát.
• Chcete zaplatit fakturu přes QR kód v mobilní bance, nebo označit, že je uhrazená.
• Potřebujete doklad zaúčtovat do účetního deníku.
• Účetní zpracovává doklady, které klienti nahráli do fronty příchozích dokladů.
• Faktura nemá správné daňové zařazení (odpočet DPH, daňová uznatelnost) a potřebujete ho opravit.

Přijaté faktury jsou doklady, které dostáváte od dodavatelů. Peníze z firmy odcházejí. Oproti vystaveným fakturám se liší takto:

23.1.1 Opakující se agenda

23.2 Než začnete

• Dodavatel v adresáři. Můžete ho vybrat ze seznamu, nebo založit přímo ve formuláři z ARES podle IČO (viz Klienti).
• Oprávnění. Nabídka Nákup → Příchozí doklady vyžaduje oprávnění k příchozím dokladům, AI import oprávnění k AI vytěžování přijatých faktur. Klientovi jej musí správce povolit také v AI nastavení firmy; firma musí mít nastaveného aktivního poskytovatele AI a zbývající měsíční limit klientských pokusů o vytěžení přijatých dokladů. Čerpání vidíte před nahráním; počítá se i chyba, duplicita a strukturovaný doklad, pokusy se nevracejí. Model volí účetní. Podrobný postup je v AI extrakci. Zaúčtovat smí jen administrátor nebo účetní.
• Podvojné účetnictví. Tlačítko Zaúčtovat a filtr Zaúčtování vidí jen firmy v režimu podvojného účetnictví.
• Pokladna. Platbu hotově z editoru nabídne aplikace jen tehdy, když máte založenou korunovou pokladnu (viz Pokladna).
• Kurz. U faktury v cizí měně potřebujete kurz k rozhodnému dni. Aplikace ho umí načíst z ČNB.

23.3 Krok za krokem: zadat přijatou fakturu

23.3.1 Z ISDOC, ISDOCX nebo PDF s vloženým ISDOC

1. Otevřete Nákup → Přijaté faktury a klikněte na + Nová přijatá faktura.
2. Přetáhněte soubor ISDOC, ISDOCX nebo PDF/A-3 s vloženým ISDOC do drag and drop zóny nad formulářem.
3. Aplikace soubor zpracuje bez AI, ověří IČO odběratele, najde nebo založí dodavatele a otevře předvyplněný koncept včetně položek, DPH a platebních údajů.
4. Zkontrolujte údaje a uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: faktura je v seznamu ve stavu Koncept a v hlavičce detailu je štítek ISDOC (strojově čitelný originál se uchová jako důkazní stopa).

23.3.2 Z běžného PDF nebo fotky

1. Otevřete Nákup → Přijaté faktury a klikněte na + Nová přijatá faktura.
2. Přetáhněte PDF nebo fotku (JPG, PNG, WEBP, HEIC) do zóny nad formulářem. Soubor se připraví jako příloha.
3. Vyplňte povinná pole (viz § 23.11.5): Dodavatel, Číslo dokladu dodavatele, Typ dokladu, Datum vystavení, DUZP, Splatnost, Měna faktury.
4. Přidejte položky tlačítkem + Přidat položku. Souhrn dole se přepočítá sám.
5. Uložte. Originál se po prvním uložení automaticky archivuje mimo webroot.

Pro nestrukturované PDF můžete podle oprávnění použít také AI extrakci. Klient s právem předávat doklady může místo opisování kliknout na Uložit a předat účetní: originál se jedním krokem uloží do podatelny a objeví se účetní v Příchozích dokladech.

Jak poznáte, že je hotovo: faktura je v seznamu ve stavu Koncept a PDF je dostupné v detailu v sekci Originální PDF od dodavatele.

23.3.3 Faktura v cizí měně

1. V editoru vyberte Měnu faktury.
2. Klikněte na Načíst z ČNB. Načte se denní kurz k rozhodnému dni dokladu.
3. Pokud platíte z účtu v jiné měně než je faktura, klikněte na Platba v jiné měně než měna faktury a vyplňte měnu účtu, kurz a skutečně odeslanou částku (viz § 23.11.8).

Jak poznáte, že je hotovo: u faktury je vyplněný kurz k DUZP.

23.4 Krok za krokem: zkontrolovat daňové zařazení a přijmout doklad

1. Otevřete koncept a v boxu Klasifikace zkontrolujte Nárok na odpočet DPH (Plný nárok, Bez nároku na odpočet, Krácený nárok (poměrný §75), Krácený koeficientem (§76)) a Daňově uznatelný náklad.
2. Pokud je dodavatel neplátce, nastavte přepínač Dodavatel je plátce DPH podle skutečnosti. Aplikace ho vyplní podle ARES a VIES, u neplátce nastaví Bez nároku na odpočet.
3. Je-li doklad v režimu přenesené daňové povinnosti, zaškrtněte Reverse charge a postupujte podle § 23.11.10.
4. U položek vyberte Druh nákladu (Služba, Materiál, Drobný majetek, Drobný nehmotný majetek, Dlouhodobý majetek). Šipka za druhem nákladu rozbalí podrobnosti položky: Nákladový účet a Členění DPH. Do výkazů DPH jde členění položky. Liší-li se od hlavičky, je to u položky vidět a u hlavičky se nabídne Použít na všechny položky; změna hlavičky sama položky nepřepíše. Je-li doklad Bez nároku na odpočet, ukazuje položka u kódu „bez nároku podle hlavičky" a do DPH nejde; kód s nárokem (40, 41) u ní editor označí jako rozpor. Má-li hlavička kód bez nároku (42, Mimo předmět), převezme ho každá položka bez vlastního kódu.
5. V boxu Rekapitulace DPH zkontrolujte základ a daň za každou sazbu. Pokud doklad dodavatele uvádí kvůli zaokrouhlení jiné částky, přepište je podle dokladu.
6. V detailu klikněte na Označit jako přijaté.

Jak poznáte, že je hotovo: faktura má stav Přijatá, dostala vaše interní číslo a nelze ji už upravit bez administrátorského zásahu.

23.5 Krok za krokem: zpracovat příchozí doklady

1. Otevřete Nákup → Příchozí doklady.
2. Doklady do fronty dostanete z klientského portálu, e-mailem nebo je nahrajete sami tlačítkem Nahrát do fronty.
3. U dokladu zvolte, jak ho zpracovat: vytěžit přes ISDOC nebo AI, přepsat ručně, odmítnout, nebo klienta požádat o náhradu.
4. Patří-li doklad jiné vaší firmě, klikněte na Přesunout do … u navržené firmy, nebo na Přesunout do jiné firmy a firmu vyberte.
5. Pro více dokladů najednou je zaškrtněte a použijte hromadnou akci, například Vytěžit označené.

Jak poznáte, že je hotovo: z dokladu vznikl koncept přijaté faktury a originál se přesunul do archivu (složka Příchozí doklady / Archiv / rok / měsíc).

Podrobnosti o frontě, hromadných akcích a odmítnutí jsou v § 23.11.3.

23.6 Krok za krokem: zaplatit fakturu

23.6.1 Přes QR kód v mobilní bance

1. Otevřete detail nezaplacené faktury s kladnou částkou k úhradě.
2. Klikněte na Zaplatit pomocí QR.
3. Naskenujte kód v mobilní bankovní aplikaci a platbu potvrďte.
4. Pokud aplikace nezná účet dodavatele, klikněte na Rozpoznat účet z faktury, nebo Zadat účet ručně.

Jak poznáte, že je hotovo: QR platba je zobrazená se správným účtem, částkou a variabilním symbolem. Fakturu pak označíte jako uhrazenou až po provedení platby.

23.6.2 Označit fakturu jako uhrazenou

1. V detailu klikněte na Označit jako uhrazené.
2. V okně zvolte datum úhrady (předvyplněno dnešním dnem) a Způsob úhrady: Evidenčně, Pokladnou, nebo Zápočtem proti zvolenému účtu (viz § 23.11.15).
3. Potvrďte.

Jak poznáte, že je hotovo: faktura má stav Uhrazená, nebo (u částečného zápočtu) vidíte v detailu pod K úhradě částky Uhrazeno a Zbývá uhradit.

23.6.3 Hromadná platba

Více faktur zaplatíte najednou. V seznamu je zaškrtněte a klikněte na Do příkazu k úhradě. Postup je v kapitole Platební příkazy.

23.6.4 Platba hotově z pokladny z editoru

1. V editoru faktury nastavte pole Způsob úhrady na Hotově.
2. Vyberte Pokladnu.
3. Uložte fakturu, nebo ji převeďte do stavu Přijatá.

Jak poznáte, že je hotovo: faktura je ve stavu Uhrazená a v pokladně vznikl výdajový doklad (viz § 23.11.13).

23.7 Krok za krokem: zaúčtovat fakturu

1. Otevřete detail faktury ve stavu přijatá, zaúčtovaná nebo uhrazená.
2. Klikněte na Zaúčtovat a potvrďte dialog.
3. Pro více dokladů označte faktury v seznamu a klikněte na Zaúčtovat (N).

Jak poznáte, že je hotovo: u faktury je účetní ikona Zaúčtováno (datum je v tooltipu) a funguje proklik Zobrazit v deníku.

Tlačítko se u dokladu typu Záloha nezobrazuje: zálohová výzva není účetní předpis, účtuje se až její skutečná úhrada. Kromě ručního zaúčtování lze zapnout automatické zaúčtování při přijetí (viz § 96.11).

Pokud zaúčtování selže, ukáže aplikace hlášku (chybějící kurz, uzavřené období, nevyvážený zápis, chybějící účet v osnově). Tabulka hlášek je v § 16.1.3.

23.8 Krok za krokem: spárovat zálohu s vyúčtovací fakturou

Dělejte to, když vám dodavatel poslal nejdřív zálohovou fakturu a po zaplacení vyúčtovací (finální) fakturu. Bez propojení by se náklad počítal dvakrát.

1. Otevřete detail finální faktury.
2. V boxu Zálohová faktura klikněte na Spárovat se zálohou a vyberte zálohu od stejného dodavatele.
3. Nevyúčtovanou zálohu můžete spárovat i z jejího detailu tlačítkem Spárovat s fakturou.

Jak poznáte, že je hotovo: v boxu je odkaz na zálohu a tlačítko Zrušit propojení. V detailu zálohy vidíte, kterou fakturou je vyúčtována.

Pravidla propojení a jejich dopad na náklady, daň a DPH jsou v § 23.11.16.

23.9 Krok za krokem: automatický import ze složky (scan inbox)

Tento postup je pro správce. Dodavatelé vám posílají PDF e-mailem nebo máte sdílenou složku dokladů.

1. V konfiguračním souboru cfg.php nastavte inbox adresář (viz § 23.11.20).
2. V seznamu Nákup → Přijaté faktury klikněte na Nascanovat inbox.
3. Po skončení si přečtěte přehled: vytvořeno, přeskočeno, chyby a detail po souborech.

Jak poznáte, že je hotovo: z nových souborů vznikly koncepty přijatých faktur.

23.10 Když něco nejde

23.11 Podrobnosti a pravidla

23.11.1 Seznam přijatých faktur

Šipka vlevo rozbalí položky faktury přímo v seznamu. Před popiskem Popis je tlačítko Náhled i u nezaúčtovaného dokladu. Otevře stejný boční panel se shrnutím dokladu jako v účetním deníku a načítá se až po kliknutí. U zaúčtovaného dokladu zobrazí i související účetní zápisy, pokud má uživatel oprávnění ke čtení účetnictví.

Sloupce lze přetahovat myší za záhlaví s tečkovanou ikonou. Barevná čára ukáže, kam se sloupec přesune. Pořadí záhlaví i buněk se změní společně, také ve víceřádkovém zobrazení. Pořadí se automaticky ukládá do profilu přihlášeného uživatele pro tento seznam a platí ve všech jeho firmách. V nabídce Sloupce je tlačítko Obnovit pořadí sloupců, které jedním kliknutím vrátí původní pořadí a zachová vybrané sloupce, barvy i filtry.

Nabídka Barvy položek s ikonou palety umožňuje nastavit vlastní podklad buněk jednotlivých sloupců. Písmo se automaticky přepne na černé nebo bílé podle kontrastu. Volby se ukládají automaticky pro přihlášeného uživatele, zvlášť pro každý seznam, a platí ve všech jeho firmách. Tlačítko Obnovit výchozí barvy vrátí všechny barvy jedním kliknutím, šipka u sloupce obnoví jen jeho barvu. Výběr sloupců, filtry a hustota se přitom nemění.

Seznam lze kliknutím na záhlaví sloupce řadit podle údajů dokladu, dodavatele, data či částky. Řazení se uplatní na celý filtrovaný výsledek před stránkováním. První kliknutí řadí sestupně, druhé vzestupně a třetí vrátí výchozí pořadí. Křížek v záhlaví tabulky vrátí výchozí řazení. Při vzestupném řazení podle DUZP se v měsíčním pohledu zobrazí nejstarší měsíce první. Seznam načítá 50 faktur v jedné dávce. Při posunu dolů se u konce seznamu automaticky načte další stránka, tlačítko Načíst další slouží k ručnímu načtení.

Přepínač nad tabulkou volí měsíční skupiny nebo souvislý seznam a nastavení se ukládá pro přihlášeného uživatele. V měsíčním pohledu zaškrtávací políčko v záhlaví označí pouze zobrazené doklady daného měsíce. V souvislém seznamu zůstává záhlaví při posunu na očích a tabulka má posuvník na spodním okraji. Měsíční přehled používá běžně posuvné záhlaví. Na mobilu jsou vybrané údaje v kartách faktur.

Sloupce o úhradách

Sloupce Uhrazeno celkem a Zbývá uhradit ukazují, kolik je z faktury zaplaceno a kolik zbývá, vždy v měně faktury. Počítají se ze všech úhrad dohromady: banka, pokladna, vzájemný zápočet i zápočet proti účtu. Korunová platba cizoměnové faktury se přepočte do měny faktury. Faktura označená jako uhrazená bez jakékoli evidované úhrady se bere jako uhrazená celá, daňový doklad k platbě (DDKP) nic nedluží. Uhrazená faktura, kterou evidované úhrady nepokrývají o víc než 1 Kč (u cizí měny přepočteno kurzem faktury), má u stavu štítek uhrazeno s rozdílem a zbytek zvýrazněný. Všechny takové faktury najdete filtrem Uhrazeno s rozdílem. Haléřový zbytek do 1 Kč dorovnává banka, štítek nedostane. Na mobilu se u částečně uhrazené faktury zobrazí obě částky přímo v kartě.

Volitelné sloupce a sestavy

Nabídka Sloupce umožňuje doplnit základ daně, DPH, zůstatek k úhradě, zakázku, datum přijetí, datum předání k úhradě a oddíl kontrolního hlášení (načítá se z Knihy DPH po zapnutí sloupce a nemá řazení). Lze zapnout také Rozpad DPH podle sazeb a Účty MD/Dal ze zaúčtování. Účty zachovávají všechny strany zaúčtování: nejprve nákladové a výnosové, potom ostatní rozvahové a nakonec účty DPH 343. Volitelné jsou také Platební var. symbol, Forma úhrady, Stát protistrany z adresy dodavatele a Poznámka dokladu z textu nad a pod položkami. Uhrazeno dne ukazuje datum úhrady. Členění DPH a Řádky přiznání DPH se načítají z Knihy DPH po zapnutí a stejně jako oddíl KH se v seznamu neřadí. Štítky příloh obsahují štítky navázaných dokumentů dostupných uživateli. Uživatel s oprávněním k účetnictví může zobrazit Poznámky deníku a účty MD/Dal. Firma se zapnutými dimenzemi může přidat také sloupec Dimenze s hodnotami z hlavičky a položek dokladu. Podrobnosti se načtou jen při zobrazení příslušného sloupce.

V nabídce Sloupce jsou sestavy Výchozí klient (dosavadní stručný seznam), Výchozí účetní (DPH, předkontace a oddíl KH) a Výchozí komplet (všechny údaje včetně oddílu KH). Po volbě sestavy lze jednotlivé sloupce dále měnit. Sestava Výchozí klient zachovává na desktopu jeden řádek dokladu. Z úhrad zobrazuje Zbývá uhradit, Uhrazeno celkem lze zapnout mezi volitelnými sloupci.

Zobrazení

Šířka sloupců se přizpůsobuje obsahu a dostupné šířce okna nebo pracovního panelu. Pokud se údaje nevejdou na jeden řádek, zobrazí se každý doklad jako přehledný blok s vlastními popisky hodnot. Hlavní údaje jsou nahoře a doplňující údaje na jemném podkladu pod nimi. Sloupce v každém řádku jsou stejně široké a využijí celou šířku. Záhlaví slouží k řazení a přetahování sloupců. V nabídce Sloupce lze přepínačem Zobrazovat popisky: Ano / Ne popisky zapnout nebo vypnout. Bez vlastní volby jsou vypnuté na jednom řádku a zapnuté při rozložení na více řádků. Vlastní volba se ukládá pro přihlášeného uživatele a tento seznam ve všech jeho firmách. Při vypnutých popiscích se záhlaví rozloží do stejných řádků a šířek jako hodnoty pod ním, se zapnutými popisky zůstává kompaktní. Přepínač Hustota mění výšku řádků i rozestupy víceřádkových bloků. Kompaktní režim zobrazí více dokladů, prostornější nechává více místa kolem hodnot. Volba se ukládá pro uživatele a tento seznam.

Filtry

Filtr Neuhrazené k datu na rozdíl od volby Pouze neuhrazené (dnešní stav) ukáže doklady vystavené do zvoleného dne, u kterých k tomu dni nebyl uhrazen celý závazek. Doklad zaplacený až po tomto dni se proto ve výpisu objeví, i když má dnes stav Uhrazená. Stejná funkce a definice úhrady je i u vystavených faktur a sedí na Saldokonto. Další filtry: Zaúčtování (Vše, Zaúčtováno, Nezaúčtováno, jen podvojné účetnictví) a Předání k úhradě (viz Platební příkazy). Filtry jdou do adresy stránky a do uložených filtrů stejně jako u vydaných faktur. Na rozdíl od vydaných faktur seznam přijatých nemá žádný CSV export v seznamu. Doklady předáte přes Export přijatých (ZIP, ISDOC, Pohoda, CSV tabulka).

Nákladová šablona a pravidlo účtování z detailu

V detailu faktury otevřete rozbalovací menu akcí a zvolte Vytvořit nákladovou šablonu. Otevře se stejný plný editor jako v seznamu šablon. Dodavatel se předvyplní a můžete ho změnit. Přepínačem Vázat pravidlo na dodavatele vazbu vypnete, aby pravidlo platilo obecně podle textu pro všechny dodavatele této firmy. Text položky je vždy povinný, i při zapnuté vazbě. Můžete upravit i rozsah částky, prioritu a režim použití. Cílový účet nabízí hledání podle čísla i názvu. Uložení šablony samo nezmění fakturu ani její zaúčtování.

Položka Vytvořit pravidlo účtování otevře původní formulář bankovního pravidla s názvem dodavatele, směrem, měnou a variabilním symbolem. Obsahuje rozsah částky od/do, prioritu, strop automatiky, účty MD/Dal a test na historii. Neobsahuje pevnou výchozí částku. Pravidlo samo nemění fakturu. Úhrady faktur se nadále párují, nikoli účtují tímto pravidlem.

23.11.2 Stavy přijaté faktury

Smazat jde jen koncept. Pro pozdější stavy použijte Stornovat, zachová auditní stopu. Omylem stornovaný doklad obnovíte v detailu akcí Vrátit ze storna, doklad se vrátí do stavu Přijatá (viz § 23.11.25).

Z konceptu je k dispozici Označit jako přijaté a Stornovat, z přijaté Označit jako zaúčtované, Označit jako uhrazené a Stornovat, ze zaúčtované Označit jako uhrazené a Stornovat. Tlačítko Upravit je dostupné jen u konceptu. Po označení jako přijatá je doklad neměnný, kromě dvou zásahů:

• Upravit (force) pod nabídkou Pokročilé, jen pro správce firmy, upraví celý doklad. Je-li doklad zaúčtovaný v uzavřeném účetním období, nabídne volbu režimu: Opravit a přeúčtovat do běžného období (původní zápis se stornuje a opravený doklad se zaúčtuje do aktuálního otevřeného období, čísla uzavřeného roku zůstanou) nebo Jen poznámky (smí se změnit jen poznámky a jazyk). Zvolený režim editor připomíná nad formulářem.
• Změnit DPH zařazení opraví jen nárok na odpočet a členění DPH, i u zaúčtovaného dokladu a bez storna. Má ho i účetní, viz § 23.11.24.

Stav Zaúčtovaná a zaúčtování do deníku jsou dvě různé věci. Přechod na stav Zaúčtovaná je jen pracovní značka (doklad je hotový, předán dál). Skutečné zaúčtování do podvojného účetnictví, tedy vznik zápisu v Účetním deníku, je samostatný krok (viz § 23.7) a řídí se vlastním příznakem zaúčtování, ne stavem dokladu. Fakturu můžete mít ve stavu Přijatá, ale už zaúčtovanou, nebo naopak ve stavu Zaúčtovaná a v deníku zatím nic.

Přechod Přijatá → Zaúčtovaná je zablokovaný, dokud doklad nemá vyplněné DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění). Blok platí jen pro nový přechod. Doklady zaúčtované před touto kontrolou (typicky z migrace historie) zůstávají beze změny a jdou dál normálně uhradit nebo stornovat.

23.11.3 Příchozí doklady

Originály čekají na zpracování v Nákup → Příchozí doklady. Nejsou to koncepty přijatých faktur: do okamžiku kontroly nevstupují do nákladů, závazků, cashflow ani evidence DPH. Účetní má u originálu náhled a může jej zpracovat přes ISDOC nebo AI, přepsat ručně, odmítnout nebo klienta požádat o náhradu.

Do fronty vede několik cest:

Účetní tak nemusí čekat na klienta: co dostane e-mailem nebo naskenuje, vloží do fronty sama a zpracuje to stejným postupem. Při zapnutých dimenzích jde při nahrání zvolit i středisko (a další dimenze), propíše se do hlavičky vytěženého dokladu (§ 114). Podrobný průchod klientskou stranou je v § 9.8 Klientský portál.

Originály všech příchozích dokladů (z portálu, e-mailu i nahrané ručně) se ukládají v Dokumentech do složky Příchozí doklady / rok / měsíc podle data převzetí, ne do kořene. Fronta ukazuje všechna podání bez ohledu na to, ve které podsložce originál je.

Odmítnutí originál nemaže. Přepne podání do stavu Odmítnuto a napíše klientovi důvod. Samotný soubor zůstává v Dokumentech i v auditní stopě. Uklidit frontu i s originálem (omylem nahraná fotka, spam) jde tlačítkem Smazat z fronty. Má vlastní oprávnění *Trvale vyřadit z příchozí fronty* a originál posílá do koše Dokumentů, odkud ho z disku odstraní až vysypání koše. U dokladu, který si účetní nahrála sama, se zpráva klientovi nevyžaduje.

Hromadné akce. Každý doklad v seznamu má vlevo zaškrtávátko a nad seznamem je Označit vše / Odebrat vše. U označených dokladů jsou k dispozici akce:

Doklady, které pro akci nemají vhodný stav, se přeskočí a výsledek je uvede. Přidání dimenzí přepíše u dokladů jen zvolené typy, ostatní dimenze zůstanou. Zvolené hodnoty se při vytěžení propíšou do hlavičky dokladu stejně jako dimenze zadané při nahrání.

Nahrání za víc firem najednou. S přístupem k víc firmám je u nahrávání volba Rozdělit do firem podle odběratele. Každý soubor se pak uloží do příchozích dokladů firmy, které patří IČO nebo DIČ odběratele (ze strojového ISDOC, jinak z textu PDF). Doklad bez rozpoznaného odběratele, třeba účtenka, zůstane v aktivní firmě. Cílem je jen firma, kde smíte zapisovat příchozí doklady. Dimenze zvolené při nahrání dostanou jen doklady aktivní firmy. Aplikace po nahrání ohlásí, kolik dokladů odešlo do jiných firem.

Import ISDOC a AI import za jinou firmu. ISDOC nahraný do editoru nové přijaté faktury, jehož odběratelem je jiná vaše firma, se naimportuje do ní a aplikace se do ní přepne. AI import určí firmu ještě před voláním AI (ze strojového ISDOC nebo z IČO a DIČ v textu PDF) a vytěží doklad rovnou v ní, s jejím nastavením AI. Když odběratele jiné firmy pozná až AI, druhé volání se nedělá: doklad se uloží do příchozích dokladů té firmy i s odběratelem a vytěžíte ho tam. V obou případech se počítají jen firmy, kde máte oprávnění doklad založit.

Přesun do jiné firmy. Kdo vede víc firem, přesune doklad do příchozích dokladů jiné firmy přímo z fronty. Nabízí se jen uživateli s přístupem k víc firmám a jen do firem, kde smí zapisovat příchozí doklady. Aplikace firmu sama navrhne, když pozná odběratele: z ISDOC, z IČO nebo DIČ v textu PDF, nebo z vytěžení, které skončilo hláškou, že faktura patří jinému odběrateli. Takový doklad má v seznamu štítek Patří firmě … a v detailu tlačítko Přesunout do …. Účtenku bez odběratele přesunete přes Přesunout do jiné firmy a výběr firmy.

V cílové firmě vznikne nové podání s vlastním originálem a ve zdrojové firmě jde originál do koše Dokumentů. Dimenze se nepřenášejí, každá firma má vlastní. Přesunout nejde zpracovaný ani právě zpracovávaný doklad, doklad od klienta z portálu nebo z vyžádaného požadavku, účtenku navázanou na platbu kartou, doklad, který nahrazuje jiné podání, ani originál připojený k jinému záznamu firmy. Důvod aplikace uvede.

Doklad, který už v systému je. Nahrajete-li nebo vytěžíte doklad, ke kterému už existuje přijatá faktura (stejný dodavatel, číslo a datum vystavení), nová faktura nevznikne. Fronta to ohlásí hláškou s číslem existující přijaté faktury a doklad ve frontě zůstane vybraný, takže ho můžete ověřit nebo odmítnout. Hromadné vytěžení na konci uvede, kolik takových dokladů bylo. Nahrání souboru, který už byl zpracován, ukáže číslo faktury, ze které vznikl. Stejná faktura v jiném PDF existující faktuře nepřepíše PDF a znovu na ni nespustí automatiku.

Po zpracování se originál přesune do složky Příchozí doklady / Archiv / rok / měsíc, takže v příchozích zůstává jen to, co na zpracování čeká. Originál se nemaže, je auditní stopou toho, co klient předal. Je-li to tentýž soubor jako PDF výsledné faktury, k faktuře se znovu nepřipojuje, doklad ho už má jako své PDF. Jiný soubor (fotka převedená na PDF, balíček ISDOCX) se k faktuře připojí v panelu Dokumenty. Faktura zůstává pro klienta needitovatelná i ve stavu Koncept, účetní ji může dál opravit a dokončit běžným stavovým postupem. Pokud účetní výsledný koncept smaže, původní podání se bezpečně vrátí do příchozí fronty k novému zpracování a originál z archivu zpět mezi čekající.

23.11.4 Nahrání dokladu: drag and drop, ISDOC a limity

Nad formulářem je zóna pro PDF, fotku, ISDOC nebo ISDOCX:

• Samostatný ISDOC, ISDOCX nebo PDF/A-3 s vloženým ISDOC se zpracuje deterministicky bez AI. Aplikace ověří IČO odběratele, vyhledá nebo založí dodavatele, vytvoří předvyplněný koncept včetně položek, DPH a platebních údajů a rovnou ho otevře v editoru ke kontrole. Tato cesta je dostupná i klientské roli s oprávněním vytvářet přijaté faktury. Vložený ISDOC se načte i z PDF, které vystavitel zamkl proti úpravám (otevře se bez hesla, heslo chrání jen oprávnění), jak to dělají například faktury z iÚčta.
• Běžné PDF bez vloženého ISDOC nebo fotka se pouze připraví jako příloha. Pole vyplníte ručně a originál se po prvním uložení automaticky archivuje mimo webroot. Pro nestrukturované PDF lze podle oprávnění použít AI extrakci.
• Strojově čitelný originál (ISDOC nebo ISDOCX) se uchová jako důkazní stopa. U faktur importovaných ze strukturovaného zdroje (.isdoc, .isdocx, nebo ISDOC vložený v PDF/A-3) se vedle vizuálního PDF trvale archivuje i původní strojový doklad. Pro audit a kontrolu z finančního úřadu má při 10leté archivační lhůtě vyšší hodnotu než PDF render a umožňuje zpětnou rekonstrukci dat. V detailu faktury ho stáhnete přes štítek ISDOC v hlavičce nebo akci Zdrojový doklad v menu. Bajty se ukládají tak, jak přišly: .isdocx se nerozbaluje (zachová podpis obálky), vložený ISDOC se uloží jako vytažené XML a originál se nikdy nepřepíše.

ISDOC a ISDOCX se importuje při zakládání nové faktury. Dropzone na detailu nebo při editaci existující faktury slouží jen k doplnění PDF či fotografie, nový strukturovaný doklad by tam nečekaně založil druhou fakturu. Fotku (JPG, PNG, WEBP, HEIC) aplikace před archivací převede na PDF. Z .isdocx se vedle strojového originálu archivuje i zabalené PDF pro náhled.

Náhled originálu je u konceptu s daty vytěženými AI otevřený automaticky. U konceptu založeného ze strukturovaného zdroje (ISDOC, ISDOCX) zůstává náhled sbalený, data jsou tam přesná. U konceptu vytěženého AI z prostého PDF (nebo fotky) editor náhled otevře rovnou, ať máte originál na očích při kontrole vytěžených hodnot (sazba DPH, plátcovství dodavatele apod.). Jakmile doklad jednou potvrdíte (přejde z konceptu dál), náhled se při dalším otevření editoru nevnucuje. Panel můžete kdykoli sbalit nebo otevřít tlačítkem nad ním. Na široké obrazovce se v detailu i editoru otevře vpravo vedle dokladu a při posouvání formuláře zůstává viditelný. Na užší obrazovce zůstane pod formulářem.

Limity:

• maximálně 20 MiB na soubor,
• přijímáme PDF, fotku (JPG, PNG, WEBP, HEIC) a ISDOC či ISDOCX (typ souboru se ověřuje na serveru),
• aplikace počítá otisk SHA-256 a deduplikuje doklady, při opakovaném importu se otevře existující doklad.

Zaokrouhlení „k úhradě". U dokladů se zaokrouhlením na celé koruny (typicky e-faktury z e-shopů) aplikace převezme zaokrouhlení přímo z dokladu. Částka K úhradě pak sedí na haléř se skutečnou částkou na faktuře (a přesně se spáruje s platbou v bance). Základ a DPH zůstávají nezměněné (správně pro přiznání DPH a kontrolní hlášení). Zaokrouhlení se vede jako samostatná položka a promítne se do částky k úhradě, QR platby, platebního příkazu i vygenerovaného PDF (rekonstrukce Naše PDF zobrazí řádek *Zaokrouhlení*).

23.11.5 Povinná pole

Datumová pole (vystaveno, DUZP, splatnost, datum přijetí i časové rozlišení u položek) se zadávají ve formátu jazyka aplikace: česky d. m. rrrr, anglicky mm/dd/yyyy, stejně jako všude jinde v aplikaci (viz § 1.1). Ikona v poli otevře kalendář.

Časové rozlišení položky (období od-do, ze kterého uzávěrka odloží náklad příštích období na účet 381) zapnete přepínačem Časové rozlišení u rekapitulace DPH a u položky volbou Časově rozlišit. Když text položky uvádí období plnění („pojištění 28. 9. 2026 - 27. 9. 2027", „předplatné 10/2026 - 09/2027", „za rok 2027", „nájem za září 2026"), editor ho pod položkou rovnou nabídne: Použít jako časové rozlišení období doplní a otevře řádek s daty, Nepoužívat návrh u daného textu skryje. Samotné datum v textu (například DUZP) období není a návrh nevyvolá. Při vytěžení dokladu přes AI i při importu ISDOC se období položky doplní samo, pokud ho doklad u položky uvádí. Zkontrolujte ho v editoru před přijetím dokladu.

Datum přijetí a období odpočtu DPH. U ručně založené (tedy ne importované) tuzemské přijaté faktury se datum přijetí počítá i do určení období, ve kterém uplatníte nárok na odpočet DPH (§ 73 odst. 1 písm. a ZDPH, nárok nelze uplatnit dřív, než doklad fyzicky držíte). Období odpočtu je pozdější z trojice DUZP, datum vystavení, datum přijetí. Typický případ: dodavatel pošle doklad s prosincovým DUZP až v lednu. Pokud datum přijetí ručně nastavíte na leden, faktura spadne do lednové Knihy DPH i přiznání, ne do prosincové. U faktur importovaných (AI extrakce, ISDOC, iDoklad, Fakturoid, bankovní avízo, scan inboxu) se datum přijetí do tohoto výpočtu nepočítá, import ho přebírá z dokladu (datum vystavení, jinak DUZP), což není totéž co vědomé posouzení účetní, kdy jste doklad opravdu drželi. Jakmile na poli něco změníte, stane se z něj vědomé zadání a do výpočtu období odpočtu vstoupí.

23.11.6 Položky a druh výdaje

U hodinových služeb lze zadat dobu jako H:MM a hodinovou sazbu až na šest desetinných míst, stejně jako u vystavené faktury. Čas a sazbu přepište podle dokladu dodavatele. Součty a rekapitulace DPH zůstávají v peněžních částkách. Skladové ceny mají nadále dvě desetinná místa.

Tlačítkem + Přidat položku přidáte řádek. U každého řádku se zadává:

• popis,
• množství (například 1),
• měrná jednotka (ks, hod),
• cena za měrnou jednotku bez DPH,
• sazba DPH (z číselníku, 21 %, 12 %, 0 %),
• volitelně klasifikační kód DPH pro výkazy DPH (sekce Daně, výchozí podle sazby).

Souhrn dole se přepočítá automaticky po každé změně.

Druh výdaje po jednotlivých řádcích

U každé položky lze samostatně určit druh výdaje (pole Druh nákladu). Tato volba popisuje, co bylo pořízeno, a proto se nevyplňuje jen jednou za celou fakturu:

Doklad tak může mít například jeden řádek jako službu a druhý jako dlouhodobý majetek. Druh výdaje je osa co položka je, výsledný nákladový nebo majetkový účet je osa kam se účtuje. Proto například pojistné zůstává druhem Služba, ale pravidlo může navrhnout účet 548 místo obecného 518. Výslednou kontaci vždy zkontrolujte při zaúčtování dokladu nebo v Automatu.

V editoru (v podrobnostech položky za šipkou u druhu nákladu) i v okně kontroly vytěžení lze u každé položky vybrat Nákladový účet z aktivních účtů třídy 5, například 518.100 pro grafické služby a 518.200 pro hosting. U dlouhodobého majetku se nabízejí účty třídy 0. Dříve uložený účet zůstává zachovaný. Bez vlastního účtu se účet odvodí z druhu nákladu. Má-li syntetický účet více způsobilých analytik, aplikace z nich sama první nevybere. Konkrétní analytiku určí účet položky nebo pravidlo; jediná způsobilá analytika se může doplnit automaticky. Již uložený konkrétní účet se zachová. Pravidlo v režimu Jen navrhovat nabídne také analytický účet, i když se druh nákladu nemění.

U uložených řádků může aplikace zobrazit návrh se zdrojem, jistotou a stručným důvodem. Druh i účet se do řádku zapíšou až po kliknutí na Použít, nejasný nebo rozporný návrh se sám neaplikuje. Ruční volba má přednost a u dobropisu se zachová věcný druh původního výdaje, při zaúčtování se pouze obrátí strany.

Ceny s DPH (brutto režim). Přepínačem Ceny položek včetně DPH (u DPH v hlavičce) lze zadat položky včetně DPH (typicky účtenka nebo paragon), takže celková částka sedí na haléř. DPH se pak počítá „shora" koeficientovou metodou (§ 37 ZDP). Zadání ceny do sloupce „Celkem s DPH" respektuje aktuální režim (nepřepíná ho), jednotková cena se v detailu i PDF zobrazuje jako netto. Funguje stejně jako u vystavených faktur, viz § 15.2.6. AI import účtenek režim nastaví sám.

23.11.7 Daňová uznatelnost a nárok na odpočet

V boxu Klasifikace jsou dva nezávislé příznaky, které řídí, jak faktura vstupuje do daňových výkazů:

Nárok na odpočet DPH:

• Plný (výchozí) - standardní odpočet, faktura jde do Knihy DPH, DPHDP3 (ř. 40 až 45) i Kontrolního hlášení.
• Bez nároku - faktura vůbec nevstupuje do evidence DPH (Kniha DPH, DPHDP3, KH), je to jen účetní náklad. Typicky reprezentace, osobní spotřeba.
• Krácený (poměrný §75) - odpočet jen v poměrné výši (například auto 70 % pro ekonomickou činnost). Po výběru zadáte Odpočet % a o toto procento se zkrátí základ i daň odpočtu v Knize DPH a DPHDP3 (ř. 40 až 45), zbytek je nedaňová část.
• Krácený (koeficientem §76) - pro společné vstupy používané zároveň pro plnění s nárokem na odpočet i pro plnění osvobozená bez nároku (§ 51), typicky nájem, energie, účetní služby u firem, které mají i osvobozené příjmy (pronájem, finanční nebo zdravotní služby). Na rozdíl od §75 se procento nezadává na dokladu: je to jeden koeficient za celou firmu a rok, spočtený z poměru zdanitelných a osvobozených plnění (podrobně Výkazy DPH, Krácený odpočet § 76). Než administrátor nebo účetní pro daný rok nastaví zálohový koeficient, doklad s touto volbou nejde ani zaúčtovat, ani zahrnout do přiznání, aplikace to odmítne srozumitelnou chybou.

Daňově uznatelný náklad řídí pouze daň z příjmů. V podvojném účetnictví se náklad vždy normálně projeví ve výsledku hospodaření, když je příznak vypnutý, DPFO a DPPO jej přičtou zpět jako nedaňový. Při automatickém zaúčtování aplikace zachová věcný druh nákladu a použije jeho nedaňovou analytiku: 501.990, 511.990, 518.990 nebo 548.990. Konkrétní pravidlo či ruční účet má přednost, takže reprezentace zůstane na 513, sociální náklad na 528 a dar na 543. S DPH to nesouvisí (faktura může mít odpočitatelné DPH a být daňově neuznatelná, i naopak).

Oba příznaky jsou vidět i v detailu přijaté faktury (box Měna/DPH).

Zaúčtování i u „Bez nároku", „Krácený (§75)" a „Krácený (§76)". Zaúčtování přijaté faktury do Účetního deníku umí zpracovat i doklady s nárokem Bez nároku (celá částka včetně DPH jde na nákladový účet, žádné 343) a Krácený (§75) (na účet 343 jde jen poměrná uplatněná část DPH, zbytek DPH jde spolu se základem do nákladu). U Krácený (§76) se do deníku zaúčtuje celá DPH na účet 343, stejně jako u plného nároku, protože krácení koeficientem se jednotlivého zápisu netýká, řeší se souhrnně až v přiznání DPH (ř. 52 a 53, viz Výkazy DPH). Kombinace reverse charge se současně omezeným nárokem (Bez nároku, Krácený §75, Krácený §76) se automaticky nezaúčtuje, takový doklad je nutné zaúčtovat ručním zápisem v deníku.

Interní číslo se řídí daňovým typem. Prefix automaticky generovaného interního čísla (viz § 23.11.5) odpovídá těmto dvěma příznakům: PF/PN plný nárok (uznatelný/ne), KU/KN krácený §75, KR/RN krácený §76, NU/NN bez nároku. Když u už očíslované faktury daňové uplatnění změníte, přepíše se jen prefix (PF2602001 dá NN2602001), číselná řada {YYMM}{CCC} i ručně zadaná čísla zůstanou. Počítadlo je sdílené za vaši firmu a měsíc napříč všemi prefixy, takže čísla jsou v rámci měsíce souvislá bez ohledu na daňový typ. Případné mezery po smazaných konceptech jsou u interního označení neškodné (na rozdíl od vystavených faktur se u přijatých dokladů souvislá řada nevyžaduje).

Samostatné řady podle typu dokladu. Ve výchozím nastavení se všechny přijaté doklady (faktury, účtenky, dobropisy, zálohy i daňové doklady k platbě) číslují jednou společnou řadou. V Nastavení, záložce Číslování faktur, v části Přijaté doklady můžete přepnout Číselné řady na Samostatná řada pro každý typ dokladu. Faktury pak dál jedou podle šablony pro faktury a ostatní typy dostanou vlastní šablonu i vlastní počítadlo. Výchozí šablony jsou UC{YY}{MM}{CCC} pro účtenky, DD{YY}{MM}{CCC} pro dobropisy, ZD{YY}{MM}{CCC} pro zálohy a DZ{YY}{MM}{CCC} pro daňové doklady k platbě. Šablony se musí lišit předponou, aby šlo číslo vždy přiřadit k jeho řadě, jinak aplikace nastavení neuloží. Přepnutí se týká jen nově přijatých dokladů. Už očíslované doklady srovnáte přečíslováním (viz níže). Změníte-li u očíslovaného dokladu typ, číslo zůstane ze staré řady, dokud měsíc nepřečíslujete.

Přečíslování podle data. Interní číslo dostane doklad při přijetí, takže pořadí čísel v měsíci odpovídá pořadí, v jakém jste doklady přijímali, ne datu vystavení. Hromadné Označit jako přijaté v seznamu přijímá vybrané doklady v pořadí podle data vystavení. Doklady očíslované v jiném pořadí srovnáte v menu Nákup → Přečíslování:

1. Zvolte měsíc podle data vystavení. Zobrazí se náhled se současným a novým číslem každého dokladu.
2. Klikněte na Přečíslovat a potvrďte.

Přečíslují se jen automaticky očíslované doklady zvoleného měsíce. Každá řada začne znovu od 1 a doklady jdou podle data vystavení. Ručně zadaná a cizí čísla zůstanou beze změny a nová čísla je přeskočí. Interní číslo se přepíše i v účetním deníku (číslo dokladu a popis zápisu, včetně storna) a v popisu příjemky. Do kontrolního hlášení jde číslo dodavatele, takže přečíslování na daně vliv nemá. Po uzávěrce se čísla nemění: měsíc v uzavřeném nebo právě uzavíraném účetním období, v roce s dokončenou roční uzávěrkou daňové evidence nebo v období uzamčeném k datu přečíslovat nejde. Přečíslování je vyhrazené účetní, klient ho nevidí.

Rekapitulace DPH dle dokladu (§ 73 ZDPH)

Pod položkami je box Rekapitulace DPH se základem a daní za každou sazbu. Hodnoty se dopočítají ze řádků, ale pokud doklad dodavatele uvádí kvůli zaokrouhlení jiný základ nebo DPH, můžete je přepsat přesně podle dokladu. Důvod je daňový: nárok na odpočet je svázaný s částkou daně uvedenou na dokladu (§ 73 odst. 6 ZDPH), proto je primární shoda s dokladem, ne náš přepočet.

• Přepsat lze základ i DPH, samostatně pro každou sazbu. Ručně upravené pole je zvýrazněné, odkaz Spočítat automaticky vrátí vypočtenou hodnotu.
• Přepsání se uloží do faktury a promítne se konzistentně do přiznání DPH, kontrolního hlášení, Knihy DPH i do daně z příjmů a daňového optimalizátoru.
• Při AI importu se rekapitulace předvyplní automaticky dle dokladu (pro jednu i více sazeb), pokud sedí v toleranci.
• Box se nezobrazuje u reverse charge (na dokladu zahraničního dodavatele není česká DPH).

Účetní alokace části dokladu

Pokud jedna faktura obsahuje podnikatelskou i přesně oddělitelnou osobní nebo nedaňovou část, klikněte v rekapitulaci na Rozdělit odpočet a zaúčtování. Importované položky ani částky dodavatele se tím nemění. Pro každou sazbu vznikne podnikatelský řádek a lze přidat další alokaci, například:

• podnikatelská část - plný odpočet, účet 518,
• osobní spotřeba společníka - bez nároku na odpočet, účet 355,
• osobní spotřeba zaměstnance - bez nároku na odpočet, účet 335,
• firemní nedaňový náklad - bez nároku, příslušný nákladový účet.

U osobní části zadejte známou částku Celkem s DPH. Základ a DPH se rozdělí podle rekapitulace sazby a podnikatelský řádek se dopočítá jako zbytek. Součet alokací musí přesně odpovídat rekapitulaci každé sazby, jinak doklad nelze uložit. Samostatně oddělená osobní položka není poměrný odpočet podle § 75: do evidence DPH vstoupí jen podnikatelská alokace a příznak „Použit poměr" zůstane NE.

Při zaúčtování aplikace vytvoří jeden závazek 321 za celý doklad, ale jednotlivé alokace rozdělí na zvolené účty. Například kombinace podnikatelské služby a osobní spotřeby společníka se zaúčtuje jako 518 + 343 + 355 / 321. Účetní alokace nejsou dostupné u dokladů s reverse charge.

Rozpis má přednost před hlavičkou. Do přiznání a kontrolního hlášení jde nárok na odpočet z jednotlivých částí rozpisu, hlavička ani položky o něm nerozhodují. Detail proto v kartě Daňové zařazení ukazuje nárok podle rozpisu DPH, u rozpisu s různým nárokem Smíšený se základem a daní každé části, a upozorní, když se nárok v hlavičce od rozpisu liší. Změníte-li v editoru nárok v hlavičce, promítne se do rozpisu jen tehdy, když měl celý rozpis stejný nárok jako hlavička. Rozpis s různým nárokem upravte přímo v rozpisu (nebo akcí Změnit DPH zařazení), uložení samotné hlavičky aplikace odmítne. Doklad se sám nemění, dokud ho neupravíte.

Dodavatel neplátce DPH znamená bez nároku na odpočet

Pokud je dodavatel neplátce DPH, aplikace nastaví Bez nároku na odpočet. Uplatnit odpočet by byla daňová chyba (neoprávněný odpočet v ř. 40 přiznání nebo v sekci B kontrolního hlášení). MyÚčto proto plátcovství dodavatele sleduje a vynucuje:

• Zjištění plátcovství - autoritativně z ARES podle IČO (CZ), u zahraničních EU subjektů z VIES podle DIČ. Ověří se online při výběru nebo editaci dodavatele ve formuláři (výsledek se cachuje 24 hodin).
• Volba v editoru - pod zaškrtávátkem Reverse charge je přepínač Dodavatel je plátce DPH. Nastaví se automaticky podle ARES a VIES, ale můžete ho vědomě přepsat.
• Vynucení u neplátce - když je dodavatel neplátce, faktura se automaticky nastaví na Nárok na odpočet = Bez nároku, sazby a částky již uvedené na dokladu zůstávají ke kontrole. Vyčíslená daň bez odpočtu je součástí nákladu, celkový závazek se nezmění. Samotné zjištění neplátcovství nepřepisuje částky dodavatelského dokladu.
• AI import - extraktor plátcovství ověří a u neplátce (signál „DIČ: Neplátce DPH", nebo žádné DIČ a žádná DPH na řádcích, případně ARES) odpočet automaticky zakáže a doplní varování (viz AI extrakce).
• Import ISDOC, PDF s ISDOC a Pohoda XML - doklad od neplátce vznikne rovnou s Bez nároku na odpočet. Výjimkou je reverse charge, kde si daň samovyměříte a odpočet uplatníte.

Plátcovství dodavatele je vidět i ve výpisu klientů a dodavatelů jako štítek *Plátce DPH* (viz § 18.1).

Zpětná oprava existujících dodavatelů. Jednorázově spusťte php api/bin/backfill-vendor-vat-payer.php. Skript podle ARES a VIES doplní příznak plátcovství a u neplátců opraví už zaevidované přijaté faktury (zakáže odpočet, sazby na 0 %, celková částka beze změny). Výchozí běh je dry-run (jen náhled), zápis až s --apply.

23.11.8 Platba v jiné měně (multi-currency)

Klikněte na Platba v jiné měně než měna faktury, pokud máte tento scénář: faktura je v USD (1000 USD), ale platíte ji z účtu v CZK (banka konvertuje na přibližně 24 500 Kč s 1 až 2% spreadem či poplatkem). V tomto bloku zadáte:

• měnu platebního účtu (například CZK),
• kurz platba na měnu faktury (například 0,0408 USD za CZK, nebo opačně podle rozhraní),
• kolik reálně odešlo z účtu (24 500 CZK).

Aplikace automaticky vypočte:

• ekvivalent v měně faktury, pro spárování proti částce k úhradě,
• kurzový rozdíl v základní měně (CZK). Záporný je kurzová ztráta, kladný zisk. Zaznamenává se pro reporting a účetně se automaticky promítne do správných řádků výkazů DPH.

23.11.9 Klasifikace DPH: co doplní aplikace a kdy ji nechá prázdnou

Pole Klasifikace DPH v sekci *Klasifikace* můžete nechat prázdné. Kód doplní aplikace při uložení podle sazby, země dodavatele, reverse charge a plátcovství vaší firmy k datu dokladu. Hlavička dokladu kód jen přebírá z řádků, ručně vybraný kód nikdy nepřepíše. Kompletní tabulka kódů i pravidel je ve Výkazech DPH.

Tři situace, kdy zůstane klasifikace prázdná záměrně, a aplikace vás na to upozorní nad dokladem:

• Poplatek orgánu veřejné moci (soudní, správní, kolek, evropský platební rozkaz, Gerichtskosten, court fee). Orgán při výkonu veřejné správy není osobou povinnou k dani (§ 5 odst. 4 ZDPH), takže plnění není předmětem daně ani u zahraničního soudu či úřadu: nesamovyměřuje se podle § 9 odst. 1 a doklad nepatří do přiznání ani do kontrolního hlášení. Účetně je to běžný náklad, typicky 538 (Ostatní daně a poplatky). Jde-li přesto o běžnou přijatou službu, vyberte klasifikaci ručně.
• Nulová sazba od tuzemského dodavatele (osvobozené plnění, nákup od neplátce). Nula sama nerozliší osvobození bez nároku od plnění mimo předmět daně, takže kód vybírá účetní.
• Sazba, kterou český číselník nezná (například německých 19 %). Cizí daň nelze uplatnit jako odpočet, takže se nepřiřadí ani 40, ani 41. Upozornění Doklad nese DPH, ale nemá klasifikaci říká, že bez zásahu doklad do přiznání ani do KH nevstoupí. Zkontrolujte sazby.

Automatika je pomůcka, ne rozhodnutí. Daňové zařazení dokladu zůstává na uživateli a jeho účetní, návrh je vždy přepsatelný.

23.11.10 Reverse charge z EU: pořízení zboží vs. služba

Typický případ: nákup zboží od EU dodavatele (například auto z Německa). Doklad je vystaven bez DPH (osvobozené intrakomunitární dodání) a daň si samovyměříte v ČR. Správné zaevidování:

Klíčové principy:

• Sazba 0 % na řádku je chyba, samovyměření by vyšlo nulové. Sazba na řádku je *nominální* (daň na dokladu zůstává 0, částka k úhradě se nemění), výkazy z ní dopočítají samovyměřenou daň i zrcadlový odpočet. Pojistka: pokud řádek s klasifikací reverse charge přesto sazbu nemá, výkazy použijí sazbu klasifikačního kódu (21 %).
• Doklad se do období DPH zařadí podle DUZP. Povinnost přiznat daň vzniká k DUZP bez ohledu na to, kdy faktura fyzicky dorazila (§ 25 odst. 1), a pozdní doklad neblokuje ani odpočet (§ 73 odst. 1 písm. b, nárok lze prokázat jiným způsobem, například protokolem o převzetí, smlouvou a platbou). Pozdě vystavená faktura za zboží převzaté v dubnu tak patří do května (DUZP 15. 5.), ne do měsíce vystavení.
• Kurz ČNB se váže k DUZP (§ 4 odst. 8, den vzniku povinnosti přiznat daň).
• Datum dodání vyplňte. Je to jediný vstup, ze kterého jde § 25 spočítat. Aplikace z něj DUZP nepřepíše, porovná ho s tím, co máte zadané, a když se rozejdou, upozorní. Prázdné datum dodání znamená, že § 25 nelze ověřit, a doklad to řekne nahlas místo toho, aby si datum domyslel.
• AI import tohle vše nastaví sám, viz AI extrakce.
• Ruční zadání a strukturované importy odvodí kód položky z jejího druhu nákladu: skladová karta, materiál a drobný hmotný majetek jsou zboží (z EU 23, ze 3. země 25), ostatní položky služba (z EU 24e, ze 3. země 24). Kód položky jde vždy změnit v jejích podrobnostech v editoru.

23.11.11 Zaúčtování dobropisu

Přijatý dobropis (typ dokladu Dobropis, viz § 23.11.5) se umí zaúčtovat do Účetního deníku automaticky stejně jako běžná faktura. Aplikace pozná opravný doklad (typ Dobropis, nebo záporná celková částka) a zápis automaticky otočí strany MD/Dal a použije absolutní částku, takže výsledný zápis v deníku je čitelný (kladné částky na správné straně), ne matoucí záporná čísla. Funguje stejně v CZK i v cizí měně.

V editoru dobropisu vyberte v poli Opravovaná faktura také opravovanou přijatou fakturu od stejného dodavatele. Vazba je nepovinná, ale zajišťuje dohledatelnou návaznost v obou detailech a správné promítnutí vráceného drobného majetku a kontrolního hlášení. Jednu původní fakturu může opravovat více částečných dobropisů. Pokud vazbu nevyplníte, automatika ji nesmí odhadnout podle samotné podobné částky.

Zápočet dobropisu s fakturou. V daňové evidenci se přijatý dobropis s vyplněnou opravovanou fakturou při přijetí s fakturou automaticky započte, pokud faktura ještě není celá zaplacená: faktuře klesne Zbývá uhradit o částku dobropisu, dobropis je vyrovnaný a dodavateli platíte jen rozdíl, který se spáruje s bankou. Pokryje-li dobropis celou fakturu, je zaplacená i faktura. V podvojném účetnictví se dobropis automaticky nezapočítává, jen tlačítkem, a cizoměnový dobropis s jiným kurzem, než má faktura, tam započíst nejde (kurzový rozdíl by zůstal na saldokontu). Zápočet se dělá jen v plné výši dobropisu. V detailu dobropisu ho zrušíte tlačítkem Zrušit zápočet, starší dobropis započtete tlačítkem Započíst s fakturou. Do peněžního deníku zápočet nevstupuje, výdajem je až skutečně zaplacený zbytek. DPH se nemění.

23.11.12 Kurz cizí měny a jeho přenačítání

Kurz na dokladu se váže k rozhodnému dni, tím je DUZP, a když na dokladu není, datum vystavení. Tentýž den používá i evidence DPH a přepočet do účetního deníku.

Když rozhodný den nebo měnu změníte, aplikace kurz sama přenačte, ale jen tehdy, když ho původně sama odvodila z data. U dokladu s vyplněným DUZP se změnou data vystavení rozhodný den nemění, takže se v takovém případě nic nepřepočítává.

Podle původu kurzu se rozhoduje takto:

Když se kurz nepřenačte, aplikace to po uložení oznámí varováním a napíše důvod. Kurz si pak zkontrolujte (a případně přepište ručně nebo znovu načtěte z ČNB). Stejné varování dostanete, když je ČNB nedostupná: doklad se uloží, kurz zůstane původní.

Kurz úhrady v jiné měně (§ 23.11.8) se přenačítáním nikdy nemění. Rozdíl mezi kurzem předpisu a kurzem úhrady je legitimní kurzový rozdíl, ne chyba.

U zaúčtovaného dokladu, který administrátor opravuje vynuceně, se s novým kurzem přepočte i zápis v účetním deníku, aby korunové částky odpovídaly dokladu.

23.11.13 Způsob úhrady a platba hotově z pokladny

Pole Způsob úhrady s volbou Hotově otevře výběr Pokladna. Přijatou fakturu tak zaplatíte z pokladny přímo z editoru, aniž byste přecházeli do modulu Pokladna a doklad tam vypisovali ručně.

• Výchozí volba je Nepoužít pokladnu. Nabízejí se jen korunové pokladny (§ 32.1). Bez korunové pokladny se zobrazí hláška „Nemáte založenou žádnou korunovou pokladnu - doklad zůstane neuhrazený."
• Vyrovnání se spustí při uložení faktury a při přechodu do stavu Přijatá nebo Zaúčtovaná (§ 23.11.2). U konceptu se volba jen uloží a čeká.

Vznikne výdajový pokladní doklad (VPD) s účelem „Úhrada přijaté faktury", datem rovným datu vystavení faktury, popisem „Úhrada přijaté faktury {číslo} hotově" a celou částkou včetně DPH. Částečná hotovostní úhrada přijaté faktury podporovaná není. Doklad se rovnou zaúčtuje (MD 321 / D analytika pokladny, u zálohové přijaté faktury MD 314 / D pokladna) a faktura se překlopí na Uhrazená. Doklad nemá vlastní rozpad DPH, daň už nese sama faktura a úhrada ji neduplikuje.

Zrušení volby smaže pokladní doklad i jeho zápis a vrátí fakturu do předchozího stavu. Změna pokladny doklad přesune. Ručně vystaveného pokladního dokladu se vyrovnání nikdy nedotkne. Podrobnosti, včetně chování při selhání a při stornu, jsou u vydané faktury v § 15.2.7, u přijaté faktury platí zrcadlově.

Nepodporuje se cizoměnová faktura, valutová pokladna a daňový doklad k poskytnuté záloze (DDKP), ten se samostatně nehradí. V těchto případech se vyrovnání jen přeskočí (s informativní hláškou) a faktura se normálně uloží.

23.11.14 Detail přijaté faktury

Po uložení nebo přechodu na detail vidíte:

• dodavatele (s IČO a DIČ), datumy, položky, rozpis DPH, součty, K úhradě a pod ní Uhrazeno a Zbývá uhradit (v měně faktury, ze všech úhrad dohromady),
• u uhrazené faktury, kterou evidované úhrady nepokrývají (typicky platba nižší o pár korun nebo eur), upozornění a akci Vyrovnat zbytek. Ta zbytek zaúčtuje jako zápočet proti zvolenému účtu (321 MD / zvolený účet D), předvolený je účet 648, u cizí měny 663. Stav ani datum úhrady faktury se nemění, zbytek na 321 se tím vyrovná. Stejnou akci nabízí i částečně uhrazená faktura,
• kartu Daňové zařazení s přehledem údajů přímo rozhodujících o DPH: reverse charge, plátcovství dodavatele a nárok na odpočet včetně procenta u kráceného. Nárok je ten, se kterým doklad opravdu jde do přiznání: u dokladu s rozpisem DPH podle rozpisu (u smíšeného rozpisu i po částech). Rozpor mezi hlavičkou, rozpisem a položkami karta vypíše jako upozornění. U položek je u kódu vidět, když je přebíjí hlavička bez nároku nebo rozpis DPH. Typ dokladu, klasifikaci DPH (kód i popis), daňovou uznatelnost, dlouhodobý majetek, kategorii nákladu a zakázku najdete ve sbalené sekci Zaúčtování spolu s kontací dokladu. Tato klasifikace je dostupná i před vznikem účetního zápisu. Sekce navíc ukazuje nákladové pravidlo, podle kterého se druh nákladu a účet určily (viz § 23.11.19). Ceny včetně DPH najdete v kartě Měna, u data přijetí je označené, jestli pochází z importu, nebo ho zadala účetní (viz § 23.11.7),
• u položek druh nákladu (služba, materiál, drobný nebo dlouhodobý majetek), jejich vlastní klasifikaci DPH a období časového rozlišení,
• sekci Originální PDF od dodavatele, pokud jste ho nahráli, můžete ho stáhnout zpět,
• štítek ISDOC v hlavičce (a akci Zdrojový doklad v menu), který u faktur importovaných ze strukturovaného zdroje stáhne původní strojově čitelný originál (viz § 23.11.4),
• tlačítka pro přechod stavu podle stavu faktury (viz § 23.11.2),
• Označit jako uhrazené, které otevře okno s výběrem data úhrady (předvyplněno dneškem) a způsobu úhrady (viz § 23.11.15),
• tlačítko Smazat, dostupné jen u konceptu. Pro pozdější stavy použijte Stornovat,
• tlačítko Zaplatit pomocí QR u nezaplacených faktur s kladnou částkou k úhradě (viz § 23.11.17).

23.11.15 Způsoby úhrady přijaté faktury

Okno Označit jako uhrazené nabízí tři způsoby a liší se tím, co po nich zůstane v deníku:

Evidenčně je nouzová volba pro doklad, jehož úhradu do MyÚčta nedostanete. Uzávěrková kontrola takový doklad hlásí jako *zaplacená faktura s otevřeným saldem na 321* a hlásí ho právem, protože deník o úhradě neví a závazek by se do závěrky přenesl jako neuhrazený.

Zápočtem (proti zvolenému účtu) je způsob, jak vyrovnat závazek bez peněz: proti pohledávce za společníkem (355, 365), proti mzdovému závazku (331), proti přijaté záloze u téhož dodavatele (314) nebo proti čemukoli jinému, co v osnově dává smysl. Protiúčet se předvyplní z kontačního pravidla pro vyrovnání závazků, ale rozhoduje ten, který vyberete. Protiúčtem nesmí být týž účet, na kterém doklad visí, vznikl by zápis „321 MD / 321 D", který nic nevyrovná.

Zápočet může být částečný: zbytek zůstane na dokladu otevřený, doklad zůstává ve stavu Přijatá nebo Zaúčtovaná a do příkazu k úhradě i k dalšímu zápočtu vstupuje už jen svým zbytkem. Na *Uhrazená* se překlopí teprve zápočet, který zbytek vynuluje. Zbytek se počítá ze všech kanálů úhrady dohromady (banka, vzájemný zápočet § 63 i zápočty proti účtu), takže tutéž korunu nejde započíst dvakrát.

Zápočet jde stornovat (v přehledu úhrad v detailu dokladu). Storno vytvoří protizápis a když po vrácení jeho částky zbytek zase vznikne, vrátí doklad ze stavu *Uhrazená* zpět. Doklad doplacený jiným kanálem zůstane uhrazený.

U cizoměnové faktury se částka zápočtu zadává v měně faktury a do deníku se převede kurzem, kterým je faktura předepsaná na 321, takže na saldokontu nezůstane kurzový zbytek. V daňové evidenci se zápočet neúčtuje (deník tam není), ale doklad vyrovná stejně.

23.11.16 Propojení zálohy s vyúčtovací fakturou (proti dvojímu započtení)

Když vám dodavatel pošle nejdřív zálohovou fakturu (typ dokladu *Záloha*, proforma) a po zaplacení samostatnou vyúčtovací (finální) fakturu, máte v systému dva doklady na tentýž náklad. Bez propojení by se náklad počítal dvakrát (Náklady, Zisk, daň z příjmů). Proto je lze spárovat.

V detailu finální faktury je box Zálohová faktura:

• Pokud vazba není, klikněte na Spárovat se zálohou a vyberte zálohu od stejného dodavatele. Propojit lze jen nestornovanou zálohu ve stejné měně. Nabídka řadí zálohy s nejbližší částkou (porovnává hrubou částku faktury *před* odečtem zálohy, takže i faktura uhrazená zálohou „na 0 Kč" se napáruje správně).
• Po spárování se zobrazí odkaz na zálohu a tlačítko Zrušit propojení. Na finální fakturu se zároveň doplní odečet skutečně uhrazené části zálohy, nejvýše do částky finální faktury, pokud byl nulový.
• V detailu zálohy vidíte reverzně, kterou fakturou je vyúčtována. Nevyúčtovanou zálohu lze spárovat i odtud, tlačítkem Spárovat s fakturou (nabídne nepropojené vyúčtovací faktury téhož dodavatele). Tlačítka se zobrazí jen, když existuje vhodný protějšek.

Jedna záloha může být navázaná jen na jednu finální fakturu.

Nákup zaplacený kartou (bez zálohové faktury). Když dodavatel žádnou zálohovou fakturu nevystaví a místo ní pošle rovnou daňový doklad k platbě (typ dokladu *Daňový doklad k platbě*, § 28 odst. 8 ZDPH), typicky u platby kartou, chová se tento samostatný DDKP jako záloha: box Zálohová faktura ho na finální faktuře nabídne mezi kandidáty stejně jako zálohovou fakturu, spáruje se stejným tlačítkem a propojení funguje symetricky (z detailu DDKP i z detailu finální faktury). DDKP, který už patří k jiné zálohové faktuře, se mezi kandidáty nenabízí, vyúčtovává se přes tu zálohu, ne přímo.

Špatně určený typ dokladu. Běžná faktura mívá v hlavičce nadpis „Daňový doklad", to ještě není daňový doklad k platbě. Pokud takový doklad přesto skončí jako *Daňový doklad k platbě*, přepněte typ v editoru zpět na *Faktura* a uložte. U zaúčtovaného dokladu se zároveň přeúčtuje účetní zápis. Změna projde jen u DDKP, na kterém nevisí vazba. Je-li navázaný na zálohovou fakturu nebo je jím už vyúčtovaná konečná faktura, uložení skončí hláškou a nejdřív je potřeba zrušit tu vazbu.

Dokud propojení nevznikne, zůstává na DDKP viditelné upozornění, pokud je z něj na účtu 314 otevřený zůstatek a od stejného dodavatele existuje nespárovaná faktura, která k němu pravděpodobně patří. Upozornění obsahuje odkaz na tu fakturu a rovnou spočítanou částku DPH (viz níže), aby nezůstal viset beze stopy.

Zaúčtování zálohového cyklu. Zaplacení zálohové přijaté faktury se do Účetního deníku zaúčtuje jako poskytnutá záloha (MD 314 Poskytnuté zálohy / D 221 banka nebo 211 pokladna), ne jako běžný závazek 321, protože záloha není daňový doklad. Když pak zaúčtujete finální (vyúčtovací) fakturu navázanou na tuto zálohu, zápis automaticky doplní i zúčtovací řádek zálohy (MD 321 / D 314) ve výši skutečně zaplacené zálohy, ne nominální částky zálohové faktury, takže i částečně zaplacená záloha se zúčtuje správně. Mimo automatiku zůstává vazba záloha na víc než jednu finální fakturu, takový případ zaúčtujte ručním zápisem.

Platba zálohy patří na zálohu, i když je konečná faktura už zaúčtovaná. Spárujete-li platbu zálohy (i platbu kartou) se zálohovou fakturou až po zaúčtování konečné faktury, nebo ji odpárujete a spárujete znovu, zúčtovací řádek 321/314 v zápisu konečné faktury se sám doplní, opraví nebo odebere. Ostatní řádky zápisu (i ručně přeúčtovaný nákladový účet) zůstávají. V uzavřeném nebo zamčeném období se zápis nepřepíše a v historii faktury zůstane záznam, že zúčtování zálohy nesedí. Totéž platí, když je úhrada zálohy z jiného roku než konečná faktura, zúčtování k datu úhrady pak zapište ručně. Platbu neuhrazené zálohy nejde spárovat s konečnou fakturou, která ji vyúčtovává, aplikace odkáže na zálohu a automatické párování ji faktuře nenabídne. Doplatek faktury nad zálohu se páruje normálně. Když je částka dvojznačná, párování s fakturou projde až po potvrzení. Sekce Zaúčtování na detailu zálohy ukazuje zápis úhrady (314) a zápis konečné faktury se zúčtováním, dokud záloha uhrazená není, říká, že se zaúčtuje při úhradě. Zálohová faktura se jako předpis neúčtuje záměrně, automatické účtování ji proto ani nezkouší a nehlásí chybu.

Záloha (nebo samostatný DDKP) s vlastním daňovým dokladem k platbě. Má-li navázaná záloha svůj DDKP, nebo je-li zálohou přímo samostatný DDKP, část účtu 314 už vyčerpala DPH (343/314), kterou DDKP uplatnil při platbě. Automatické zúčtování na plnou zaplacenou částku by pak 314 přečerpalo do minusu o tuhle už uplatněnou daň, takže se v tomto případě nezaúčtuje automaticky. Hláška u zaúčtování rovnou spočítá, kolik DPH z finální faktury zbývá doúčtovat na 343 nad rámec toho, co DDKP uplatnil už při platbě. Zúčtování zálohy pak zapište ručním zápisem podle této částky.

Co propojení (a zaplacení) ovlivní:

AI návrh propojení. Když naimportujete vyúčtovací fakturu přes AI extrakci z PDF (viz AI extrakce) a ta odkazuje na zálohu (text typu *„zaplaceno zálohou č. X"*), aplikace zkusí najít odpovídající zálohu a v detailu nabídne návrh propojení. Stačí ho Potvrdit (nebo Zamítnout), nic se nepáruje automaticky.

23.11.17 Zaplatit pomocí QR

U nezaplacené přijaté faktury (stav koncept, přijatá, zaúčtovaná) s kladnou částkou k úhradě je v hlavičce detailu tlačítko Zaplatit pomocí QR. Otevře okno s QR platbou, kterou naskenujete v mobilní bankovní aplikaci. Pro CZK doklady je ve formátu QR Platba (SPAYD), pro doklady v cizí měně jako SEPA (EPC).

QR aplikace sestavuje z platebního účtu dodavatele, částky k úhradě a variabilního symbolu. U CZK může obsahovat také skutečné datum splatnosti. Řídí ho samostatná volba Firma → Nastavení → Fakturace → Datum splatnosti v QR platbě → Přijaté doklady, která je ve výchozím stavu vypnutá. Po zapnutí se datum splatnosti doplní do nově generovaného kódu SPAYD. SEPA EPC datum splatnosti nepodporuje. Účet se získává v tomto pořadí:

1. Z ISDOC. Pokud má PDF vloženou přílohu ISDOC, vezme se z ní účet či IBAN i variabilní symbol (zdroj „z ISDOC").
2. AI rozpoznání. Když uložený účet není a doklad má PDF, lze ho jednorázově rozpoznat z faktury (krátký dotaz aktivnímu poskytovateli AI jen na platební údaje). Spustí se automaticky při otevření okna (vyžaduje nastavený API klíč, viz AI extrakce). Proběhne jen jednou, pokud účet na dokladu není, příště se už neptáme.
3. Ručně. Účet vyplníte nebo upravíte přímo v okně (tlačítko Upravit účet) nebo v editoru faktury v boxu Platební účet dodavatele. Stačí buď číslo účtu a kód banky, nebo IBAN (u zahraničních dodavatelů).
4. Obrázek QR z PDF. Když účet nelze získat, ale v PDF je obrázek, který vypadá jako QR kód (čtvercový, černobílý), zobrazí se jako náhradní řešení rovnou (kód nerozpoznáváme, jen ho ukážeme k naskenování). Nastavení data splatnosti takový převzatý obrázek změnit nemůže.

Známý účet se zobrazí i v detailu faktury (box *Platební účet dodavatele* vedle měny) a předvyplní se v editoru i v okně QR. QR platbu uvidí i uživatel s rolí jen pro čtení (pokud je účet uložený), rozpoznání z faktury a ruční úpravu účtu může provést jen uživatel s právem zápisu.

23.11.18 Zaúčtování do deníku a tlačítko Zaúčtovat

Tlačítko Zaúčtovat se zobrazí v hlavičce detailu jen firmám v režimu podvojné účetnictví, u faktur ve stavu přijatá, zaúčtovaná nebo uhrazená, dokud doklad nemá účetní ikonu Zaúčtováno ani aktivní zápis v deníku. U dokladu typu Záloha se tlačítko nezobrazuje: zálohová výzva není účetní předpis závazku, účtuje se až její skutečná úhrada z banky nebo pokladny na účet 314. Funguje stejně jako u vydaných faktur: potvrzovací dialog, zápis podle předkontace, po úspěchu účetní ikona Zaúčtováno (s datem v tooltipu) a proklik Zobrazit v deníku. Stejná tabulka chybových hlášek (chybějící kurz, uzavřené období, nevyvážený zápis, chybějící účet v osnově) platí i tady, viz § 16.1.3. Zaúčtovat smí jen administrátor nebo účetní.

Hromadné zaúčtování. Označte více faktur a klikněte na Zaúčtovat (N). Nabídne se jen z vybraných ty přijaté, zaúčtované nebo uhrazené, dosud nezaúčtované a jiné než zálohové. Doklady se účtují jeden po druhém (chyba jednoho neblokuje ostatní), na konci je souhrn *„Zaúčtováno {ok}, chyby: {err}"*. Maximálně 500 dokladů na dávku.

Automatické zaúčtování při přijetí (volitelné, nastavuje administrátor, spustí se při přechodu na stav Přijatá), viz § 96.11.

23.11.19 Nákladové pravidlo a přeúčtování

Sekce Zaúčtování na detailu ukazuje kromě kontace i řádek Nákladové pravidlo, tedy podle čeho se určil druh nákladu a účet:

Nákladové pravidlo vybírá jen druh nákladu, účty MD/Dal k tomu druhu určuje až předkontace. Tu sekce ukazuje hned pod pravidlem, i s tlačítkem na její opravu, viz § 52.8.3.

Sekce má u každého živého zápisu i tlačítko Přeúčtovat (jen administrátor a účetní), které otevře řádky existujícího zápisu k opravě. Podle stavu období se zápis buď přepíše, nebo stornuje a zapíše znovu. Přesun nákladu mezi účty téže třídy (například 511 na 518.100) se přepíše na místě i v měsíci zamčeném podaným DPH, dokud rok není v uzávěrce. Celý postup i chování v zamčeném období popisuje § 52.8.2.

Pod kontací každého zápisu je panel Souvisí (úhrady, bankovní pohyby a ručně navázané doklady s odkazem do deníku, jejich kontací a poznámkami) a Poznámky zápisu, tytéž jako v deníku a u bankovního pohybu (§ 52.6.3).

23.11.20 Scan inbox: automatický import z adresáře

Pokud vám dodavatelé posílají PDF e-mailem nebo máte složku sdílených dokladů, nakonfigurujte inbox adresář v cfg.php:

'purchase_invoice' => [
    'inbox_dir'         => 'C:/inetpub/wwwroot/myucto.cz/inbox',
    'inbox_recursive'   => true,
    'allowed_exts'      => ['pdf', 'isdoc', 'isdocx', 'xml'],
    'archive_storage'   => __DIR__ . '/storage/purchase-invoices',
],

V seznamu Přijaté faktury klikněte na Nascanovat inbox:

• Aplikace rekurzivně projde nakonfigurovaný adresář.
• Soubory se shodným základem jména bere jako jednu zásilku. Dorazí-li faktura obvyklou dvojicí faktura.pdf + faktura.isdoc (nebo .xml či .isdocx), data se vezmou z ISDOC (jsou přesná a zadarmo) a PDF se k témuž dokladu jen archivuje jako čitelná podoba. AI se v takovém případě nevolá vůbec a nevzniká druhý koncept. Páruje se jen v rámci téhož adresáře a bez ohledu na velikost písmen.
• Pro každý soubor spočte SHA-256. Pokud už některý soubor zásilky v systému je (archivované PDF nebo strojový originál), přeskočí se celá zásilka.
• Soubory v adresáři po importu zůstávají. Smažete-li koncept (třeba soukromou fakturu, která do účetnictví nepatří), aplikace si soubor zapamatuje a další sken ho přeskočí s důvodem „Koncept z tohoto souboru byl smazán". Totéž platí po odebrání PDF z dokladu. Chcete-li takový soubor přesto zpracovat, nahrajte ho ručně přes import.
• Z PDF s vloženým ISDOC rozpozná data dodavatele a obsah.
• Samostatné .isdoc i .isdocx balíčky v inboxu rozbalí a naimportuje přímo (z .isdocx archivuje zabalené PDF pro náhled, pokud ale vedle leží PDF od dodavatele, použije se to).
• Prosté PDF (bez ISDOC a bez datového sourozence) jde na AI extrakci, je-li nakonfigurovaná. Jinak se přeskočí a doklad nahrajte přes formulář.

Okno po skončení zobrazí přehled: vytvořeno, přeskočeno, chyby a detail po souborech.

Automatický sken cronem (api/bin/cron-scan-purchase-inbox.php) potřebuje jednoznačnou vlastní firmu inboxu. V instalaci s více firmami nastavte v sekci purchase_invoice klíč cron_supplier_id na kladné ID existující firmy. Toto nastavení platí pouze pro automatický sken; ruční Nascanovat inbox importuje do firmy vybrané v UI. inbox_dir je společný pro celou instalaci a podadresáře nerozdělují doklady mezi firmy.

Pokud cron_supplier_id chybí nebo je null, použije cron výslovně nastavené app.default_supplier_id, ale jen pokud je app.scan_all_suppliers vypnuté. Jinak automaticky vybere jedinou firmu v databázi (bez ohledu na její ID). Bez firem sken přeskočí. U více firem bez nastaveného vlastníka importuje dál do firmy 1 (případně do firmy s nejnižším ID) a v přehledu cron úlohy ukáže varování, že vlastníka je potřeba nastavit. app.scan_all_suppliers nezpůsobí sken společného inboxu za všechny firmy: s cron_supplier_id se skenuje jen určená firma. Neplatné nebo neexistující explicitní ID se hlásí jako chyba a nepřepne sken na jinou firmu. Selhání celého skenu se v přehledu cron úlohy zaznamenává jako neúspěšný běh. Soubor, který se nepodařilo naimportovat, se ukáže v seznamu nenaimportovaných položek, ale běh kvůli němu chybou nekončí.

Pokud se u spárované dvojice nepodaří v textu PDF najít variabilní symbol z ISDOC a zároveň nesedí ani celková částka, doklad i příloha přesto vzniknou, ale report u nich ukáže varování, že PDF možná patří k jiné faktuře. Skenovaný obraz bez textové vrstvy se neověřuje (nemá čím), takže u něj varování nikdy nevyskočí.

Bezpečnost: soubory mimo nakonfigurovaný inbox_dir jsou odmítnuty (ochrana proti path traversal přes realpath()). Maximum je 500 souborů na běh (ochrana proti zahlcení velkými adresáři).

23.11.21 Klienti vs. dodavatelé

V adresáři protistran se používají dvě role: klient, kterému fakturujete, a dodavatel, od kterého přijímáte faktury. Některé firmy jsou současně zákazník i dodavatel (například partnerská IT firma, kterou fakturujete za development a od níž kupujete hosting). Taková firma je jedna entita s oběma rolemi. Synchronizace z ARES, kontakty a historie jsou sdílené.

V hlavním menu jsou samostatné položky Klienti a Dodavatelé. V adresáři můžete přepínat karty Klienti / Dodavatelé / Vše, při založení z dodavatelské karty se role dodavatele předvyplní. Detail jedné protistrany sdílí kontakty, údaje z ARES i historii, ale přehledy vydaných a přijatých dokladů zůstávají oddělené podle role.

23.11.22 Audit log

Akce s přijatými fakturami jsou logované v aktivním logu (Systém → Log):

• purchase_invoice.created
• purchase_invoice.updated / force_updated
• purchase_invoice.items_updated
• purchase_invoice.exchange_rate_set
• purchase_invoice.transitioned (s údaji o původním a novém stavu)
• purchase_invoice.extraction_warning_dismissed
• purchase_invoice.advance_linked / advance_unlinked (propojení se zálohou)
• purchase_invoice.advance_suggestion_dismissed (zamítnutý AI návrh propojení)
• purchase_invoice.deleted
• purchase_invoice.pdf_uploaded / pdf_downloaded
• purchase_invoice.our_pdf_downloaded
• purchase_invoice.isdoc_exported / pohoda_exported
• purchase_invoice.inbox_scanned
• purchase_invoice.vat_treatment_changed (oprava DPH zařazení se stavem před a po)

23.11.23 REST API

Všechny operace jsou dostupné i přes REST API (/api/v1/purchase-invoices/*), viz Swagger UI nebo Redoc. Token musí mít pro změny rozsah read_write.

23.11.24 Oprava DPH zařazení bez storna

Akce Změnit DPH zařazení v detailu opraví u přijatého, zaplaceného i zaúčtovaného dokladu jen to, co rozhoduje o DPH:

• Nárok na odpočet v hlavičce (a procento u poměrného),
• klasifikaci DPH hlavičky a jednotlivých položek,
• nárok na odpočet částí rozpisu DPH, má-li ho doklad.

Částky, data ani dodavatel se nemění a doklad se nestornuje. Akci vidí správce firmy a role s oprávněním Změnit DPH zařazení přijaté faktury (výchozí účetní ho má). Stornovaný doklad opravit nejde, nejdřív ho vraťte ze storna.

Co se stane po uložení:

• Zaúčtovaný doklad v otevřeném období se přeúčtuje na místě, zápis v deníku zůstane týž (například DPH z účtu 343 přejde do nákladu, když nárok změníte na Bez nároku).
• Zaúčtovaný doklad v uzavřeném období nebo k datu, ke kterému je účetnictví uzamčené, opraví jen správce a jen s volbou storna a přeúčtování: původní zápis se stornuje a opravený doklad se zaúčtuje do aktuálního otevřeného období.
• Doklad v podaném období DPH (období odpočtu, za které je podané přiznání k DPH nebo kontrolní hlášení): změnu, která se promítne do evidence DPH, provede jen správce a musí ji výslovně potvrdit. Opravu pak vykažte opravným nebo dodatečným tvrzením (viz Výkazy DPH). Stejná ochrana platí pro vynucenou úpravu a pro členění DPH položek v kontrolním okně.

Každá provedená oprava se zapíše do historie dokladu se stavem před a po (purchase_invoice.vat_treatment_changed).

23.11.25 Vrátit ze storna a stejné číslo dokladu

Stornovaný doklad zůstává v evidenci kvůli auditní stopě. Pokud jste ho stornovali omylem, otevřete jeho detail a použijte akci Vrátit ze storna: doklad se vrátí do stavu Přijatá a dál s ním pracujete jako dřív.

Číslo dokladu dodavatele s datem vystavení drží i stornovaný doklad. Když zadáte ručně fakturu se stejným číslem a datem, aplikace řekne, že shodný doklad existuje a je stornovaný, a nabídne:

• Uložit přesto - vznikne nový doklad se stejným číslem,
• odkaz na stornovaný doklad, kde ho můžete Vrátit ze storna místo zakládání nového.

Při vytěžení (AI import), skenování složky a zpracování příchozích dokladů se stornovaný doklad za duplikát nepovažuje: ze stejného souboru nebo se stejným číslem vznikne nový doklad. Nestornovaný doklad se stejným souborem nebo číslem a datem import dál zastaví a ukáže jeho číslo.

23.12 Související kapitoly

• Export přijatých faktur - naše PDF, ISDOC, Pohoda a CSV pro účetní.
• AI extrakce - import z PDF přes nastaveného poskytovatele AI.
• Platební příkazy - hromadná úhrada přijatých faktur.
• Účetní deník - kam se faktury zaúčtují.
• Výkazy DPH - jak faktury vstupují do přiznání a kontrolního hlášení.