23. Přijaté faktury (nákupy)

Přijaté faktury jsou doklady, které dostáváš od svých dodavatelů — peníze odcházejí z firmy. Oproti vystaveným fakturám:

V hlavním menu Přijaté faktury.

V detailu faktury otevřete rozbalovací menu akcí a zvolte Vytvořit nákladovou šablonu. Otevře se stejný plný editor jako v seznamu šablon. Dodavatel se předvyplní a můžete ho změnit. Přepínačem Vázat pravidlo na dodavatele vazbu vypnete, aby pravidlo platilo obecně podle textu pro všechny dodavatele této firmy. Text položky je vždy povinný, i při zapnuté vazbě. Můžete upravit i rozsah částky, prioritu a režim použití. Cílový účet nabízí hledání podle čísla i názvu. Uložení šablony samo nezmění fakturu ani její zaúčtování. Položka Vytvořit pravidlo účtování otevře původní formulář bankovního pravidla s názvem dodavatele, směrem, měnou a variabilním symbolem. Obsahuje rozsah částky od/do, prioritu, strop automatiky, účty MD/Dal a test na historii. Neobsahuje pevnou výchozí částku. Pravidlo samo nemění fakturu; úhrady faktur se nadále párují, nikoli účtují tímto pravidlem.

23.1 Stavy přijaté faktury

Smazat jde jen koncept. Pro pozdější stavy použij Stornovat (zachová auditní stopu).

23.1.1 Příchozí doklady

Originály čekají na zpracování v Nákup → Příchozí doklady. Nejsou to koncepty přijatých faktur: do okamžiku kontroly nevstupují do nákladů, závazků, cashflow ani evidence DPH. Účetní má u originálu náhled a může jej zpracovat přes ISDOC/AI, přepsat ručně, odmítnout nebo klienta požádat o náhradu.

Do fronty vede několik cest:

Účetní tak nemusí čekat na klienta: co dostane e-mailem nebo naskenuje, vloží do fronty sama a zpracuje to stejným postupem. Podrobný průchod klientskou stranou je v § 9.8 Klientský portál.

Odmítnutí originál nemaže. Přepne podání do stavu Odmítnuto a napíše klientovi důvod; samotný soubor zůstává v Dokumentech i v auditní stopě. Uklidit frontu i s originálem (omylem nahraná fotka, spam) jde tlačítkem Smazat z fronty — má vlastní oprávnění *Trvale vyřadit z příchozí fronty* a originál posílá do koše Dokumentů, odkud ho z disku odstraní až vysypání koše. U dokladu, který si účetní nahrála sama, se zpráva klientovi nevyžaduje — není komu ji psát.

Po zpracování se neměnný originál z Dokumentů připojí k výsledné faktuře. Faktura zůstává pro klienta needitovatelná i ve stavu Koncept; účetní ji může dál opravit a dokončit běžným stavovým postupem. Pokud účetní výsledný koncept smaže, původní podání se bezpečně vrátí do příchozí fronty k novému zpracování.

⚠️ Zaúčtování bez DUZP nejde. Přechod Přijatá → Zaúčtovaná je zablokovaný, dokud doklad nemá vyplněné DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) — bez něj by se doklad dostal do podkladů DPH s nejistým obdobím. Blok platí jen pro NOVÝ přechod; doklady zaúčtované ještě před touto kontrolou (typicky z migrace historie) zůstávají beze změny a jdou dál normálně uhradit nebo stornovat.

V seznamu přijatých faktur je filtr Neuhrazené k datu — na rozdíl od checkboxu „Nezaplacené" (dnešní stav) ukáže doklady vystavené do zvoleného dne, u kterých k tomu dni nebyl uhrazen celý závazek. Doklad zaplacený až po tomto dni se proto ve výpisu objeví, i když má dnes stav „Uhrazená". Stejná funkce a definice úhrady je i u vystavených faktur a sedí na Saldokonto.

23.2 Nová přijatá faktura

V seznamu klikni + Nová přijatá faktura. Otevře se formulář.

23.2.1 Drag & drop dokladu

Nad formulářem je drag & drop zóna pro PDF, fotku, ISDOC nebo ISDOCX:

• Samostatný ISDOC, ISDOCX nebo PDF/A-3 s vloženým ISDOC se naparsuje deterministicky bez AI. Systém ověří IČO odběratele, vyhledá nebo založí dodavatele, vytvoří předvyplněný koncept včetně položek, DPH a platebních údajů a rovnou ho otevře v editoru ke kontrole. Tato cesta je dostupná i klientské roli s oprávněním vytvářet přijaté faktury.
• Běžné PDF bez vloženého ISDOC nebo fotka se pouze připraví jako příloha. Pole vyplníš ručně a originál se po prvním uložení automaticky archivuje mimo webroot. Pro nestrukturované PDF lze podle oprávnění použít také AI extrakci. Klient s právem předávat doklady může místo opisování kliknout Uložit a předat účetní: stejný originál se jedním krokem uloží do podatelny mimo účetnictví a objeví se účetní v Příchozích dokladech.
• Strojově čitelný originál (ISDOC/ISDOCX) se uchová jako důkazní stopa. U faktur importovaných ze strukturovaného zdroje (.isdoc, .isdocx, nebo ISDOC vložený v PDF/A-3) se vedle vizuálního PDF trvale archivuje i původní strojový doklad. Pro audit a kontrolu z finančního úřadu má při 10leté archivační lhůtě vyšší hodnotu než PDF render a umožňuje zpětnou rekonstrukci dat. V detailu faktury ho stáhneš přes badge „ISDOC" v hlavičce nebo akci Zdrojový doklad v menu. Bajty se ukládají tak, jak přišly — .isdocx se nerozbaluje (zachová podpis obálky), embedded ISDOC se uloží jako vytažené XML a originál se nikdy nepřepíše.

💡 ISDOC/ISDOCX se importuje při zakládání nové faktury. Dropzone na detailu nebo při editaci existující faktury slouží jen k doplnění PDF či fotografie; nový strukturovaný doklad by tam nečekaně založil druhou fakturu. Fotku (JPG/PNG/WEBP/HEIC) systém před archivací převede na PDF. Z .isdocx se vedle strojového originálu archivuje i zabalené PDF pro náhled.

👁️ Náhled originálu je u konceptu s daty vytěženými AI otevřený automaticky. U konceptu založeného ze strukturovaného zdroje (ISDOC/ISDOCX) zůstává náhled sbalený — data jsou tam přesná, ověřovat proti originálu není potřeba. U konceptu vytěženého AI z prostého PDF (nebo fotky) editor náhled otevře rovnou, ať máš originál na očích při kontrole vytěžených hodnot (sazba DPH, plátcovství dodavatele apod.). Jakmile doklad jednou potvrdíš (přejde z konceptu dál), náhled se při dalším otevření editoru nevnucuje. Panel si můžeš kdykoli sbalit nebo otevřít tlačítkem nad ním. Na široké obrazovce se v detailu i editoru otevře vpravo vedle dokladu a při posouvání formuláře zůstává viditelný. Na užší obrazovce zůstane pod formulářem.

Limity:

• Max 20 MiB per soubor
• Akceptujeme PDF, fotku (JPG/PNG/WEBP/HEIC) a ISDOC/ISDOCX (magic bytes se ověřují server-side)
• SHA-256 a dokladová deduplikace — při opakovaném importu se otevře existující doklad

💰 Zaokrouhlení „k úhradě". U dokladů se zaokrouhlením na celé koruny (typicky e‑faktury z e‑shopů) systém převezme zaokrouhlení přímo z dokladu — částka K úhradě pak sedí na haléř se skutečnou částkou na faktuře (a přesně se spáruje s platbou v bance). Základ a DPH zůstávají nezměněné (správně pro přiznání DPH a kontrolní hlášení); zaokrouhlení se vede jako samostatná položka a promítne se do „k úhradě", QR platby, platebního příkazu i vygenerovaného PDF (rekonstrukce „Náš PDF" zobrazí řádek *Zaokrouhlení*).

23.2.2 Povinná pole

Datumová pole (vystaveno, DUZP, splatnost, datum přijetí i časové rozlišení u položek) se zadávají ve formátu jazyka aplikace — česky d. m. rrrr, anglicky mm/dd/yyyy, stejně jako všude jinde v aplikaci (viz § 1.1). Ikona v poli otevře kalendář.

23.2.3 Položky

Tlačítkem + Přidat položku přidej řádek. Per řádek:

• Popis
• Množství (např. 1)
• Měrná jednotka (ks / hod / kus…)
• Cena za MJ bez DPH
• Sazba DPH (z číselníku — 21 % / 12 % / 0 %)
• (volitelně) MFČR DPH klasifikační kód — pro výkazy DPH (sekce Daně, auto-default podle sazby)

Souhrn dole se přepočítá automaticky po každé změně.

Druh výdaje po jednotlivých řádcích

U každé položky lze samostatně určit Druh výdaje. Tato volba popisuje, co bylo pořízeno, a proto se nevyplňuje jen jednou za celou fakturu:

Doklad tak může mít například jeden řádek jako službu a druhý jako dlouhodobý majetek. Druh výdaje je osa co položka je; výsledný nákladový nebo majetkový účet je osa kam se účtuje. Proto například pojistné zůstává druhem Služba, ale pravidlo může navrhnout účet 548 místo obecného 518. Výslednou kontaci vždy zkontroluj při zaúčtování dokladu nebo v Automatu.

U uložených řádků může systém zobrazit návrh se zdrojem, jistotou a stručným důvodem. Návrh se do řádku zapíše až po kliknutí na Použít; nejasný nebo rozporný návrh se sám neaplikuje. Ruční volba má přednost a u dobropisu se zachová věcný druh původního výdaje — při zaúčtování se pouze obrátí strany.

💡 Ceny „s DPH" (brutto režim) — přepínačem Ceny zadávám s DPH (u DPH v hlavičce) lze zadat položky včetně DPH (typicky účtenka / paragon), takže celková částka sedí na haléř. DPH se pak počítá „shora" koeficientovou metodou (§37 ZDP). Zadání ceny do sloupce „Celkem s DPH" respektuje aktuální režim (nepřepíná ho); jednotková cena se v detailu i PDF zobrazuje jako netto. Funguje stejně jako u vystavených faktur — viz § 15.2.6. AI import účtenek režim nastaví sám.

23.2.4 Daňová uznatelnost a nárok na odpočet

V boxu Klasifikace jsou dva nezávislé příznaky řídící, jak faktura vstupuje do daňových výkazů:

• Nárok na odpočet DPH:
• Plný (výchozí) — standardní odpočet, faktura jde do Knihy DPH, DPHDP3 (ř. 40–45) i Kontrolního hlášení.
• Bez nároku — faktura vůbec nevstupuje do DPH evidence (Kniha DPH, DPHDP3, KH); je to jen účetní náklad. Typicky reprezentace, osobní spotřeba.
• Krácený (poměrný §75) — odpočet jen v poměrné výši (např. auto 70 % pro ekonomickou činnost). Po výběru zadáš Odpočet % a o toto procento se zkrátí základ i daň odpočtu v Knize DPH a DPHDP3 (ř. 40–45); zbytek je nedaňová část.
• Krácený (koeficientem §76) — pro společné vstupy používané zároveň pro plnění s nárokem na odpočet i pro plnění osvobozená bez nároku (§ 51) — typicky nájem, energie, účetní služby u firem, které mají i osvobozené příjmy (pronájem, finanční nebo zdravotní služby). Na rozdíl od §75 se procento nezadává na dokladu — je to jeden koeficient za celou firmu a rok, spočtený z poměru zdanitelných a osvobozených plnění (podrobně viz Výkazy DPH § Krácený odpočet § 76). Než administrátor/účetní pro daný rok nastaví zálohový koeficient, doklad s touto volbou nejde ani zaúčtovat, ani zahrnout do přiznání — systém to odmítne srozumitelnou chybou.
• Daňově uznatelný náklad — řídí pouze daň z příjmů. V podvojném účetnictví se náklad vždy normálně projeví ve výsledku hospodaření; když je příznak vypnutý, DPFO/DPPO jej přičte zpět jako nedaňový. Při automatickém zaúčtování aplikace zachová věcný druh nákladu a použije jeho nedaňovou analytiku: 501.990, 511.990, 518.990 nebo 548.990. Konkrétní pravidlo či ruční účet má přednost, takže reprezentace zůstane na 513, sociální náklad na 528 a dar na 543. S DPH to nesouvisí (faktura může mít odpočitatelné DPH a být daňově neuznatelná, i naopak).

Oba příznaky jsou vidět i v detailu přijaté faktury (box Měna/DPH).

💡 Interní číslo se řídí daňovým typem. Prefix automaticky generovaného interního čísla (viz § 23.2.2) odpovídá těmto dvěma příznakům — PF/PN plný nárok (uznatelný/ne), KU/KN krácený §75, KR/RN krácený §76, NU/NN bez nároku. Když u už očíslované faktury daňové uplatnění změníš, přepíše se jen prefix (PF2602001 → NN2602001); číselná řada {YYMM}{CCC} i ručně zadaná čísla zůstanou. Počítadlo je sdílené per dodavatel a měsíc napříč všemi prefixy, takže čísla jsou v rámci měsíce souvislá bez ohledu na daňový typ; případné mezery po smazaných konceptech jsou u interního označení neškodné (na rozdíl od vystavených faktur se u přijatých dokladů souvislá řada nevyžaduje).

Rekapitulace DPH dle dokladu (§ 73 ZDPH)

Pod položkami je box Rekapitulace DPH se základem a daní za každou sazbu. Hodnoty se dopočítají ze řádků, ale pokud doklad dodavatele uvádí kvůli zaokrouhlení jiný základ nebo DPH, můžeš je přepsat přesně podle dokladu. Důvod je daňový: nárok na odpočet je svázaný s částkou daně uvedenou na dokladu (§ 73 odst. 6 ZDPH), proto je primární shoda s dokladem, ne náš přepočet.

• Přepsat lze základ i DPH, samostatně pro každou sazbu. Ručně upravené pole je zvýrazněné; odkaz Spočítat automaticky vrátí vypočtenou hodnotu.
• Override se uloží do faktury a promítne se konzistentně do DPH přiznání, kontrolního hlášení, knihy DPH i do daně z příjmů a daňového optimalizátoru.
• Při AI importu se rekapitulace předvyplní automaticky dle dokladu (pro jednu i více sazeb), pokud sedí v toleranci.
• Box se nezobrazuje u reverse-charge (na dokladu zahraničního dodavatele není česká DPH).

Účetní alokace části dokladu

Pokud jedna faktura obsahuje podnikatelskou i přesně oddělitelnou osobní nebo nedaňovou část, klikni v rekapitulaci na Rozdělit odpočet a zaúčtování. Importované položky ani částky dodavatele se tím nemění. Pro každou sazbu vznikne podnikatelský řádek a lze přidat další alokaci, například:

• podnikatelská část — plný odpočet, účet 518,
• osobní spotřeba společníka — bez nároku na odpočet, účet 355,
• osobní spotřeba zaměstnance — bez nároku na odpočet, účet 335,
• firemní nedaňový náklad — bez nároku, příslušný nákladový účet.

U osobní části zadej známou částku Celkem s DPH. Základ a DPH se rozdělí podle rekapitulace sazby a podnikatelský řádek se dopočítá jako zbytek. Součet alokací musí přesně odpovídat rekapitulaci každé sazby; jinak doklad nelze uložit. Samostatně oddělená osobní položka není poměrný odpočet podle § 75: do DPH evidence vstoupí jen podnikatelská alokace a příznak „Použit poměr“ zůstane NE.

Při zaúčtování systém vytvoří jeden závazek 321 za celý doklad, ale jednotlivé alokace rozdělí na zvolené účty. Například kombinace podnikatelské služby a osobní spotřeby společníka se zaúčtuje jako 518 + 343 + 355 / 321. Účetní alokace nejsou dostupné u reverse charge dokladů.

Dodavatel neplátce DPH → bez nároku na odpočet

Pokud je dodavatel neplátce DPH, na jeho dokladu žádná DPH není a není co odpočítat — uplatnit odpočet by byla daňová chyba (neoprávněný odpočet v ř. 40 přiznání / sekci B kontrolního hlášení). MyÚčto proto plátcovství dodavatele sleduje a vynucuje:

• Zjištění plátcovství — autoritativně z ARES podle IČO (CZ), u zahraničních EU subjektů z VIES podle DIČ. Ověří se online při výběru / editaci dodavatele ve formuláři (výsledek se cachuje 24 h).
• Volba v editoru — pod checkboxem „Reverse charge" je přepínač „Dodavatel je plátce DPH". Nastaví se automaticky podle ARES/VIES, ale můžeš ho vědomě přepsat.
• Vynucení u neplátce — když je dodavatel neplátce, faktura se automaticky nastaví na Nárok na odpočet = Bez nároku (vat_deduction='none'), sazby řádků se vynulují na 0 % a zobrazí se varování. Doklad pak do DPH evidence nevstupuje (je to jen účetní náklad). Override je možný.
• AI import — extraktor plátcovství ověří a u neplátce (signál „DIČ: Neplátce DPH" / žádné DIČ + žádná DPH na řádcích, případně ARES) odpočet automaticky zakáže a doplní varování (viz AI extrakce).

Plátcovství dodavatele je vidět i ve výpisu klientů/dodavatelů jako badge *Plátce DPH* (viz § 18.1).

🛠️ Zpětná oprava existujících dodavatelů — jednorázově spusť php api/bin/backfill-vendor-vat-payer.php. Skript podle ARES/VIES doplní příznak plátcovství a u neplátců opraví už zaevidované přijaté faktury (zakáže odpočet, sazby na 0 %, celková částka beze změny). Výchozí běh je dry-run (jen náhled); zápis až s --apply.

23.2.5 Platba v jiné měně (multi-currency)

Klikni na „Platba v jiné měně než měna faktury" pokud máš tento scénář:

Faktura je v USD ($1000), ale platíš ji z CZK účtu (banka konvertuje na ~24 500 Kč s 1–2% spread / poplatkem).

V tomto bloku zadáš:

• Měna platebního účtu (např. CZK)
• Kurz platba → měna faktury (např. 0.0408 USD/CZK, nebo opačně dle UI)
• Kolik reálně odešlo z účtu (24 500 CZK)

Systém automaticky vypočte:

• Ekvivalent v měně faktury — pro spárování proti amount_to_pay
• Kurzový rozdíl — v základní měně (CZK). Záporný = kurzová ztráta, kladný = zisk. Zaznamenává se pro reporting a účetně se automaticky promítne do správných řádků DPH výkazů.

23.2.6 Klasifikace DPH — co doplní aplikace a kdy ji nechá prázdnou

Pole Klasifikace DPH v sekci *Klasifikace* můžeš nechat prázdné — kód doplní aplikace při uložení podle sazby, země dodavatele, reverse charge a plátcovství tvé firmy k datu dokladu. Hlavička dokladu kód jen přebírá z řádků; ručně vybraný kód nikdy nepřepíše. Kompletní tabulka kódů i pravidel je ve Výkazech DPH.

Tři situace, kdy zůstane prázdná záměrně — a aplikace ti to řekne upozorněním nad dokladem:

• Poplatek orgánu veřejné moci (soudní, správní, kolek, evropský platební rozkaz, Gerichtskosten, court fee). Orgán při výkonu veřejné správy není osobou povinnou k dani (§ 5 odst. 4 ZDPH), takže plnění není předmětem daně ani u zahraničního soudu či úřadu: nesamovyměřuje se podle § 9 odst. 1 a doklad nepatří do přiznání ani do kontrolního hlášení. Účetně je to běžný náklad, typicky 538 – Ostatní daně a poplatky. Jde-li přesto o běžnou přijatou službu, vyber klasifikaci ručně.
• Nulová sazba od tuzemského dodavatele (osvobozené plnění, nákup od neplátce). Nula sama nerozliší osvobození bez nároku od plnění mimo předmět daně, takže kód vybírá účetní.
• Sazba, kterou český číselník nezná (např. německých 19 %). Cizí daň nelze uplatnit jako odpočet, takže se nepřiřadí ani 40, ani 41. Upozornění Doklad nese DPH, ale nemá klasifikaci říká, že bez zásahu doklad do přiznání ani do KH nevstoupí — zkontroluj sazby.

Automatika je pomůcka, ne rozhodnutí. Daňové zařazení dokladu zůstává na uživateli a jeho účetní; návrh je vždy přepsatelný.

23.2.7 Reverse charge z EU — pořízení zboží vs. služba

Typický případ: nákup zboží od EU dodavatele (např. auto z Německa) — doklad je vystaven bez DPH (osvobozené intrakomunitární dodání) a daň si samovyměříš v ČR. Správné zaevidování:

Klíčové principy:

• Sazba 0 % na řádku je chyba — samovyměření by vyšlo nulové. Sazba na řádku je *nominální* (daň na dokladu zůstává 0, částka k úhradě se nemění), výkazy z ní dopočítají samovyměřenou daň i zrcadlový odpočet. Pojistka: pokud řádek s RC klasifikací přesto sazbu nemá, výkazy použijí sazbu klasifikačního kódu (21 %).
• Doklad se do DPH období zařadí podle DUZP — povinnost přiznat daň vzniká k DUZP bez ohledu na to, kdy faktura fyzicky dorazila (§ 25 odst. 1), a pozdní doklad neblokuje ani odpočet (§ 73 odst. 1 písm. b — nárok lze prokázat jiným způsobem, např. protokolem o převzetí + smlouvou + platbou). Pozdě vystavená faktura za zboží převzaté v dubnu tak patří do května (DUZP 15. 5.), ne do měsíce vystavení.
• Kurz ČNB se váže k DUZP (§ 4 odst. 8 — den vzniku povinnosti přiznat daň).
• Datum dodání vyplň — je to jediný vstup, ze kterého jde § 25 spočítat. Aplikace z něj DUZP nepřepíše: porovná ho s tím, co máš zadané, a když se rozejdou, upozorní. Prázdné datum dodání znamená, že § 25 nelze ověřit, a doklad to řekne nahlas místo toho, aby si datum domyslel.
• AI import tohle vše nastaví sám — viz AI extrakce.

⚠️ U vybraných osobních automobilů pohlídej limit odpočtu dle § 72 (strop základu 2 000 000 Kč / DPH 420 000 Kč) — aplikace ho nehlídá.

23.2.8 Zaúčtování dobropisu

Přijatý dobropis (typ dokladu Dobropis, viz § 23.2.2) se umí zaúčtovat do Účetního deníku automaticky stejně jako běžná faktura — systém pozná opravný doklad (typ Dobropis, nebo záporná celková částka) a zápis automaticky otočí strany MD/Dal a použije absolutní částku, takže výsledný zápis v deníku je čitelný (kladné částky na správné straně), ne matoucí záporná čísla. Funguje stejně v CZK i v cizí měně.

V editoru dobropisu vyber také Opravovanou přijatou fakturu od stejného dodavatele. Vazba je nepovinná, ale zajišťuje dohledatelnou návaznost v obou detailech a správné promítnutí vráceného drobného majetku a kontrolního hlášení. Jednu původní fakturu může opravovat více částečných dobropisů. Pokud vazbu nevyplníš, automatika ji nesmí odhadnout podle samotné podobné částky.

23.2.9 Kurz cizí měny a jeho přenačítání

Kurz na dokladu se váže k rozhodnému dni — tím je DUZP, a když na dokladu není, datum vystavení. Tentýž den používá i evidence DPH a přepočet do účetního deníku.

Když rozhodný den nebo měnu změníš, aplikace kurz sama přenačte — ale jen tehdy, když ho původně sama odvodila z data. U dokladu s vyplněným DUZP se změnou data vystavení rozhodný den nemění, takže se v takovém případě nic nepřepočítává.

Podle původu kurzu se rozhoduje takto:

Když se kurz nepřenačte, aplikace to po uložení oznámí varováním a napíše důvod — kurz si pak zkontroluj (a případně přepiš ručně nebo znovu načti z ČNB). Stejné varování dostaneš, když je ČNB nedostupná: doklad se uloží, kurz zůstane původní.

Kurz úhrady v jiné měně (§ 23.2.5) se přenačítáním nikdy nemění — rozdíl mezi kurzem předpisu a kurzem úhrady je legitimní kurzový rozdíl, ne chyba.

U zaúčtovaného dokladu, který admin opravuje vynuceně (?force=1), se s novým kurzem přepočte i zápis v účetním deníku, aby korunové částky odpovídaly dokladu.

23.2.10 Způsob úhrady a platba hotově z pokladny

Pole Způsob úhrady s volbou Hotově otevře výběr Pokladna — přijatou fakturu tak zaplatíš z pokladny přímo z editoru, aniž bys přecházel/a do modulu Pokladna a doklad tam vypisoval/a ručně.

• Výchozí volba je „Nepoužít pokladnu"; nabízejí se jen korunové

pokladny (§ 31.1). Bez korunové pokladny se zobrazí hláška „Nemáte založenou žádnou korunovou pokladnu — doklad zůstane neuhrazený."

• Vyrovnání se spustí při uložení faktury a při přechodu do stavu Přijatá nebo Zaúčtovaná (§ 23.1). U konceptu se volba jen uloží a čeká.

Vznikne výdajový pokladní doklad (VPD) s účelem „Úhrada přijaté faktury", datem = datum vystavení faktury, popisem „Úhrada přijaté faktury {číslo} hotově" a celou částkou včetně DPH — částečná hotovostní úhrada přijaté faktury podporovaná není. Doklad se rovnou zaúčtuje (MD 321 / D analytika pokladny; u zálohové přijaté faktury MD 314 / D pokladna) a faktura se překlopí na Uhrazená. Doklad nemá vlastní rozpad DPH — daň už nese sama faktura, úhrada ji neduplikuje.

Zrušení volby smaže pokladní doklad i jeho zápis a vrátí fakturu do předchozího stavu; změna pokladny doklad přesune. Ručně vystaveného pokladního dokladu se vyrovnání nikdy nedotkne. Podrobnosti, včetně chování při selhání a při stornu, jsou u vydané faktury v § 15.2.7 — u přijaté faktury platí zrcadlově.

23.3 Detail přijaté faktury

Po uložení / přechodu na detail:

• Vidíš dodavatele (s IČO/DIČ), datumy, položky, DPH rozpis, totály, K úhradě.
• Karta Daňové zařazení nabízí rychlý přehled údajů přímo rozhodujících o DPH: reverse charge, plátcovství dodavatele a nárok na odpočet včetně procenta u kráceného. Typ dokladu, VAT klasifikaci (kód i popis), daňovou uznatelnost, dlouhodobý majetek, kategorii nákladu a zakázku najdeš ve sbalené sekci Zaúčtování spolu s kontací dokladu. Tato klasifikace je dostupná i před vznikem účetního zápisu. Sekce navíc ukazuje nákladové pravidlo, podle kterého se druh nákladu a účet určily — viz § 23.3.5. Ceny včetně DPH najdeš v kartě Měna, u data přijetí je označené, jestli pochází z importu, nebo ho zadala účetní (viz § 23.2.4).
• U položek je vidět druh nákladu (služba / materiál / drobný nebo dlouhodobý majetek), jejich vlastní VAT klasifikace a období časového rozlišení.
• Sekce Originální PDF od dodavatele — pokud jsi nahrál, můžeš stáhnout zpět.
• Badge „ISDOC" v hlavičce (a akce Zdrojový doklad v menu) — u faktur importovaných ze strukturovaného zdroje stáhne původní strojově čitelný originál (důkazní stopa, viz § 23.2.1).
• Tlačítka pro přechod stavu podle state-machine:
• Z draft: Označit jako přijaté / Stornovat
• Z received: Označit jako zaúčtované / uhrazené / Stornovat
• Z booked: Označit jako uhrazené / Stornovat
• „Označit jako uhrazené" otevře modální okno s výběrem data úhrady (předvyplněno dneškem) a způsobu úhrady — viz § 23.3.4.
• Tlačítko Upravit je dostupné jen u draft. Po označení jako přijatá je doklad immutable (kromě admin override ?force=1 u received).
• Tlačítko Smazat je dostupné jen u draft. Pro pozdější stavy použij Stornovat.
• Tlačítko Zaplatit pomocí QR (u nezaplacených faktur s kladnou částkou k úhradě) — zobrazí QR platbu dodavateli, viz § 23.3.2.

23.3.1 Způsoby úhrady přijaté faktury

Okno „Označit jako uhrazené" nabízí tři způsoby a liší se tím, co po nich zůstane v deníku:

Jen označit je nouzová volba pro doklad, jehož úhradu do MyÚčta nedostaneš. Uzávěrková kontrola takový doklad hlásí jako *zaplacená faktura s otevřeným saldem na 321* — a hlásí ho právem, protože deník o úhradě neví a závazek by se do závěrky přenesl jako neuhrazený.

Zápočtem proti účtu je způsob, jak vyrovnat závazek bez peněz: proti pohledávce za společníkem (355 / 365), proti mzdovému závazku (331), proti přijaté záloze u téhož dodavatele (314) nebo proti čemukoli jinému, co v osnově dává smysl. Protiúčet se předvyplní z kontačního pravidla payment.payable.settlement, ale rozhoduje ten, který vybereš. Protiúčtem nesmí být týž účet, na kterém doklad visí — vznikl by zápis „321 MD / 321 D", který nic nevyrovná.

Zápočet může být částečný: zbytek zůstane na dokladu otevřený, doklad zůstává ve stavu Přijatá/Zaúčtovaná a do příkazu k úhradě i k dalšímu zápočtu vstupuje už jen svým zbytkem. Na *Uhrazená* se překlopí teprve zápočet, který zbytek vynuluje. Zbytek se počítá ze všech kanálů úhrady dohromady — banka, vzájemný zápočet (§ 63) i zápočty proti účtu —, takže tutéž korunu nejde započíst dvakrát.

Zápočet jde stornovat (v přehledu úhrad v detailu dokladu). Storno vytvoří protizápis a když po vrácení jeho částky zbytek zase vznikne, vrátí doklad ze stavu *Uhrazená* zpět. Doklad doplacený jiným kanálem zůstane uhrazený.

Zatím jen doklady v CZK; v daňové evidenci se zápočet neúčtuje (deník tam není), ale doklad vyrovná stejně.

23.3.2 Propojení zálohy s vyúčtovací fakturou (proti dvojímu započtení)

Když ti dodavatel pošle nejdřív zálohovou fakturu (typ dokladu *Záloha* / proforma) a po zaplacení samostatnou vyúčtovací (finální) fakturu, máš v systému dva doklady na tentýž náklad. Bez propojení by se náklad počítal dvakrát (Náklady, Zisk, daň z příjmů). Proto je lze spárovat.

Jak na to — v detailu finální faktury je box Zálohová faktura:

• Pokud vazba není, klikni Spárovat se zálohou a vyber zálohu od stejného dodavatele. Propojit lze jen nestornovanou zálohu ve stejné měně; nabídka řadí zálohy s nejbližší částkou (porovnává hrubou částku faktury *před* odečtem zálohy, takže i faktura uhrazená zálohou „na 0 Kč" se napáruje správně).
• Po spárování se zobrazí odkaz na zálohu a tlačítko Zrušit propojení. Na finální fakturu se zároveň doplní odečet skutečně uhrazené části zálohy (advance_paid_amount), nejvýše do částky finální faktury, pokud byl nulový.
• V detailu zálohy vidíš reverzně, kterou fakturou je vyúčtována. Nevyúčtovanou zálohu lze spárovat i odtud — tlačítkem Spárovat s fakturou (nabídne nepropojené vyúčtovací faktury téhož dodavatele). *(Tlačítka se zobrazí jen když existuje vhodný protějšek.)*

Jedna záloha může být navázaná jen na jednu finální fakturu.

Nákup zaplacený kartou (bez zálohové faktury). Když dodavatel žádnou zálohovou fakturu nevystaví a místo ní pošle rovnou daňový doklad k platbě (typ dokladu *Daňový doklad k platbě*, § 28/8 ZDPH) — typicky u platby kartou — chová se tento samostatný DDKP jako záloha: box Zálohová faktura ho na finální faktuře nabídne mezi kandidáty stejně jako zálohovou fakturu, spáruje se stejným tlačítkem a propojení funguje symetricky (z detailu DDKP i z detailu finální faktury). DDKP, který už patří k jiné zálohové faktuře, se mezi kandidáty nenabízí — vyúčtovává se přes tu zálohu, ne přímo.

Špatně určený typ dokladu. Běžná faktura mívá v hlavičce nadpis „Daňový doklad" — to ještě není daňový doklad k platbě. Pokud takový doklad přesto skončí jako *Daňový doklad k platbě*, přepni typ v editoru zpět na *Faktura* a ulož; u zaúčtovaného dokladu se zároveň přeúčtuje účetní zápis. Změna projde jen u DDKP, na kterém nevisí vazba — je-li navázaný na zálohovou fakturu nebo je jím už vyúčtovaná konečná faktura, uložení skončí hláškou a nejdřív je potřeba zrušit tu vazbu.

Dokud propojení nevznikne, zůstává na DDKP viditelné upozornění, pokud je z něj na účtu 314 otevřený zůstatek a od stejného dodavatele existuje nespárovaná faktura, která k němu pravděpodobně patří — s odkazem na tu fakturu a rovnou spočítanou částkou DPH (viz níže), aby nezůstal viset beze stopy.

23.3.3 Zaplatit pomocí QR

U nezaplacené přijaté faktury (stav koncept / přijatá / zaúčtovaná) s kladnou částkou k úhradě je v hlavičce detailu tlačítko Zaplatit pomocí QR. Otevře okno s QR platbou, kterou naskenuješ v mobilní bankovní aplikaci — pro CZK doklady ve formátu QR Platba (SPAYD), pro doklady v cizí měně jako SEPA (EPC).

QR sestavujeme z platebního účtu dodavatele, částky k úhradě a variabilního symbolu. U CZK může obsahovat také skutečné datum splatnosti. Řídí ho samostatná volba Firma → Nastavení → Fakturace → Datum splatnosti v QR platbě → Přijaté doklady, která je ve výchozím stavu vypnutá. Po zapnutí se pole DT do nově generovaného SPAYD kódu doplní. SEPA EPC datum splatnosti nepodporuje. Účet se získává v tomto pořadí:

1. Z ISDOC — pokud má PDF embedded ISDOC přílohu, vezme se z ní účet/IBAN i VS (zdroj „z ISDOC").
2. AI rozpoznání — když uložený účet není a doklad má PDF, lze ho jednorázově rozpoznat z faktury (krátký dotaz aktivnímu poskytovateli AI jen na platební údaje). Spustí se automaticky při otevření okna (vyžaduje nastavený API klíč — viz AI extrakce). Proběhne jen jednou; pokud účet na dokladu není, příště se už neptáme.
3. Ručně — účet vyplníš/upravíš přímo v okně (tlačítko Upravit účet) nebo v editoru faktury v boxu Platební účet dodavatele. Stačí buď číslo účtu + kód banky, nebo IBAN (u zahraničních dodavatelů).
4. Obrázek QR z PDF — když účet nelze získat, ale v PDF je obrázek, který vypadá jako QR kód (čtvercový, černobílý), zobrazí se jako náhradní řešení rovnou (kód nerozpoznáváme, jen ho ukážeme k naskenování). Nastavení data splatnosti takový převzatý obrázek změnit nemůže.

Známý účet se zobrazí i v detailu faktury (box *Platební účet dodavatele* vedle měny) a předvyplní se v editoru i v okně QR.

💡 QR platbu uvidí i uživatel s rolí jen pro čtení (pokud je účet uložený); rozpoznání z faktury a ruční úpravu účtu může provést jen uživatel s právem zápisu.

Co propojení (a zaplacení) ovlivní:

AI návrh propojení — když naimportuješ vyúčtovací fakturu přes AI extrakci z PDF (viz 10.7) a ta odkazuje na zálohu (text typu *„zaplaceno zálohou č. X"*), systém zkusí najít odpovídající zálohu a v detailu nabídne návrh propojení. Stačí ho Potvrdit (nebo Zamítnout) — nic se nepáruje automaticky.

23.3.4 Filtr a tlačítko Zaúčtovat

Tlačítko Zaúčtovat se zobrazí v hlavičce detailu jen firmám v režimu podvojné účetnictví, u faktur ve stavu přijatá/zaúčtovaná/uhrazená, dokud doklad nemá účetní ikonu Zaúčtováno ani aktivní zápis v deníku. U dokladu typu Záloha se tlačítko nezobrazuje: zálohová výzva není účetní předpis závazku; účtuje se až její skutečná úhrada z banky nebo pokladny na účet 314. Funguje stejně jako u vydaných faktur — potvrzovací dialog, zápis podle předkontace, po úspěchu účetní ikona Zaúčtováno (s datem v tooltipu) + proklik Zobrazit v deníku. Stejná tabulka chybových hlášek (chybějící kurz, uzavřené období, nevyvážený zápis, chybějící účet v osnově…) platí i tady — viz § 16.1.3. Zaúčtovat smí jen admin nebo účetní.

V seznamu přijatých faktur je filtr Zaúčtování (Vše / Zaúčtováno / Nezaúčtováno, jen podvojné účetnictví) — jde do URL a uložených filtrů stejně jako u vydaných. Na rozdíl od vydaných faktur ale seznam přijatých nemá žádný CSV export (jen ZIP export originálních PDF, viz Export přijatých), takže filtr se do žádného souboru nepromítá.

Hromadné zaúčtování — označ víc faktur a klikni Zaúčtovat (N); nabídne se jen z vybraných ty přijaté/zaúčtované/uhrazené, dosud nezaúčtované a jiné než zálohové. Doklady se účtují jeden po druhém (chyba jednoho neblokuje ostatní), na konci souhrn *„Zaúčtováno {ok}, chyby: {err}"*. Max 500 dokladů na dávku.

Automatické zaúčtování při přijetí (volitelné, nastavuje admin — spustí se při přechodu na stav Přijatá) — viz § 96.11.

23.3.5 Nákladové pravidlo a přeúčtování

Sekce Zaúčtování na detailu ukazuje kromě kontace i řádek Nákladové pravidlo — podle čeho se určil druh nákladu a účet:

Nákladové pravidlo vybírá jen druh nákladu; účty MD/Dal k tomu druhu určuje až předkontace. Tu sekce ukazuje hned pod pravidlem, i s tlačítkem na její opravu — viz § 48.8.3.

Sekce má u každého živého zápisu i tlačítko Přeúčtovat (jen admin/účetní), které otevře řádky existujícího zápisu k opravě. Podle stavu období se zápis buď přepíše, nebo stornuje a zapíše znovu. Přesun nákladu mezi účty téže třídy (např. 511 → 518.100) se přepíše na místě i v měsíci zamčeném podaným DPH, dokud rok není v uzávěrce. Celý postup i chování v zamčeném období popisuje § 48.8.2.

23.4 Scan inbox — automatický import z adresáře

Pokud máš dodavatele kteří ti posílají PDF e-mailem nebo máš složku sdílených dokladů, nakonfiguruj inbox adresář v cfg.php:

'purchase_invoice' => [
    'inbox_dir'         => 'C:/inetpub/wwwroot/myucto.cz/inbox',
    'inbox_recursive'   => true,
    'allowed_exts'      => ['pdf', 'isdoc', 'isdocx', 'xml'],
    'archive_storage'   => __DIR__ . '/storage/purchase-invoices',
],

V seznamu Přijaté faktury klikni 📥 Nascanovat inbox:

• Systém rekurzivně projde nakonfigurovaný adresář.
• Soubory se shodným základem jména bere jako jednu zásilku. Dorazí-li faktura obvyklou dvojicí faktura.pdf + faktura.isdoc (nebo .xml / .isdocx), data se vezmou z ISDOC — jsou přesná a zadarmo — a PDF se k témuž dokladu jen archivuje jako čitelná podoba. AI se v takovém případě nevolá vůbec a nevzniká druhý koncept. Páruje se jen v rámci téhož adresáře a bez ohledu na velikost písmen.
• Pro každý soubor spočte SHA-256 — pokud už některý soubor zásilky v systému je (archivované PDF nebo strojový originál), přeskočí se celá zásilka.
• Z PDF s embedded ISDOC rozpozná data dodavatele a obsah.
• Samostatné .isdoc i .isdocx balíčky v inboxu rozbalí a naimportuje přímo (z .isdocx archivuje zabalené PDF pro náhled — pokud ale vedle leží PDF od dodavatele, použije se to).
• Plain PDF (bez ISDOC a bez datového sourozence) jde na AI extrakci, je-li nakonfigurovaná; jinak se přeskočí a doklad nahraj přes formulář.

Modal po skončení zobrazí přehled: vytvořeno / přeskočeno / chyby + per-soubor detail.

Pokud se u spárované dvojice nepodaří v textu PDF najít variabilní symbol z ISDOC a zároveň nesedí ani celková částka, doklad i příloha přesto vzniknou, ale report u nich ukáže ⚠ varování, že PDF možná patří k jiné faktuře. Skenovaný obraz bez textové vrstvy se neověřuje (nemá čím), takže u něj varování nikdy nevyskočí.

Bezpečnost: soubory mimo configured inbox_dir jsou odmítnuty (path traversal guard přes realpath()). Maximum 500 souborů per běh (DoS protection na velké adresáře).

23.5 Klienti vs. dodavatelé

V adresáři protistran se používají dvě role:

• is_customer — klient, kterému fakturuješ
• is_vendor — dodavatel, od kterého přijímáš faktury

Některé firmy jsou současně zákazník i dodavatel (např. partnerská IT firma, kterou fakturuješ za development a od níž kupuješ hosting) — jedna entita = jedna řádka, oba flagy = 1. ARES synchronizace, kontakty, historie jsou sdílené.

V hlavním menu jsou samostatné položky Klienti a Dodavatelé. V adresáři můžeš přepínat karty Klienti / Dodavatelé / Vše; při založení z dodavatelské karty se role dodavatele předvyplní. Detail jedné protistrany sdílí kontakty, ARES údaje i historii, ale přehledy vydaných a přijatých dokladů zůstávají oddělené podle role.

23.6 Audit log

Akce s přijatými fakturami jsou logované v aktivním logu (Systém → Log):

• purchase_invoice.created
• purchase_invoice.updated / force_updated
• purchase_invoice.items_updated
• purchase_invoice.exchange_rate_set
• purchase_invoice.transitioned (s payloadem {from, to})
• purchase_invoice.extraction_warning_dismissed
• purchase_invoice.advance_linked / advance_unlinked (propojení se zálohou)
• purchase_invoice.advance_suggestion_dismissed (zamítnutý AI návrh propojení)
• purchase_invoice.deleted
• purchase_invoice.pdf_uploaded / pdf_downloaded
• purchase_invoice.our_pdf_downloaded
• purchase_invoice.isdoc_exported / pohoda_exported
• purchase_invoice.inbox_scanned

23.7 REST API

Všechny operace jsou dostupné i přes REST API (/api/v1/purchase-invoices/*) — viz Swagger UI nebo Redoc. PAT token musí mít scope read_write pro mutace.