52. Účetní deník

Chronologický seznam všech účetních zápisů firmy v podvojném účetnictví. Kapitola je návod, jak v deníku zápis najít, založit ruční zápis, opravit nebo stornovat chybný zápis, doúčtovat doklady z jiného systému a vést ostatní pohledávky a závazky.

52.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• hledáte zápis ke konkrétní faktuře, platbě nebo dokladu,
• potřebujete zaúčtovat něco, co nevzniklo z faktury, banky ani pokladny (ruční zápis),
• jste zjistili chybný zápis a potřebujete ho opravit nebo stornovat,
• do MyÚčta přišly doklady z jiného systému a nejsou v deníku,
• potřebujete deník vytisknout nebo předat auditorovi (PDF, XLSX),
• potřebujete zamknout účtování po podání DPH,
• evidujete nájemné, kauci, půjčku, pojistné nebo jinou pohledávku či závazek bez faktury.

Deník je dostupný jen firmám v podvojném účetnictví. Firmy na daňové evidenci vedou místo něj jednodušší peněžní deník.

52.1.1 Kdy co udělat

52.2 Než začnete

1. Podvojné účetnictví. Deník je jen pro podvojné účetnictví. Firmy na daňové evidenci modul v menu nevidí.
2. Právo zápisu. Ruční zápis, storno, úprava popisu a přílohy vyžadují právo zápisu (role účetní nebo administrátor). Role jen pro čtení vidí vše, ale nic nemění. Znovuotevření období a zámek účtování k datu smí jen administrátor (§ 52.14.12.1).
3. Otevřené účetní období. Zaúčtovat, stornovat ani přepsat zápis lze jen do otevřeného období. Existenci a stav období ověříte v Uzávěrce.
4. Předkontace. Deník nepředkontovává. Které účty se doklad zaúčtuje, určují předkontace (Účtový rozvrh, Předkontace).

Z bankovního výpisu použijte u pohybu Otevřít v účetním deníku. Otevře se konkrétní účetní zápis s rozbaleným detailem, zvýrazněním a odskrolováním na jeho řádek. Při více panelech dostane přednost panel vpravo od výpisu, pokud je dostupný.

52.3 Krok za krokem: najděte zápis a jeho zdroj

1. Otevřete Účetnictví → Účetní deník. Zápisy jsou seřazené od nejnovějších a načítají se po 50 (další při posunu dolů, nebo tlačítkem Načíst další).
2. Nad tabulkou zúžte výběr filtry: Číslo dokladu, Hledat (hledá v čísle dokladu, popisu a údajích zdroje, kód účtu jako 221.400 omezí výsledky na pohyby účtu), Období, Datum od / Datum do, Zdroj, Původ, Účet od / Účet do, Částka od / Částka do, Stav, Storno a Nesrovnalosti doklad ↔ deník. Filtry zrušíte odkazem Zrušit filtry.
3. Řadit lze kliknutím na záhlaví sloupce. První kliknutí řadí sestupně, druhé vzestupně a třetí vrátí výchozí pořadí.
4. Kliknutím na řádek zápis rozbalte. Uvidíte řádky MD a Dal, součet Celkem, popis, přílohy, poznámky, historii a u automatických zápisů panel Proč se to stalo.
5. Kliknutím na Zdroj otevřete postranní souhrn zdrojového dokladu. Z něj přejdete do plného detailu faktury, bankovního výpisu, pokladny, karty majetku nebo vypořádání.
6. V panelu Souvisí vidíte protějšek (faktura a její úhrada) a můžete přejít na Náhled, Zápis #… nebo Otevřít doklad.
7. Kliknutím na kód nebo název účtu v rozbaleném zápisu otevřete opis pohybů účtu.
8. Chcete-li deník předat, klikněte na Export PDF nebo Export XLSX. Export respektuje aktuální filtry a je omezený na 5 000 zápisů.

Jak poznáte, že je hotovo: Vidíte hledaný zápis se stavem Zaúčtováno a jeho zdroj. Koncept se označí badge Koncept.

52.4 Krok za krokem: ruční zápis

1. Na hlavní stránce deníku klikněte na Ruční zápis. Otevře se formulář Ruční účetní zápis.
2. Vyplňte Datum zápisu. Musí spadat do existujícího a otevřeného účetního období.
3. Volitelně vyplňte Číslo dokladu (prázdné pole se doplní z číselné řady, je-li zapnutá volba Automatická čísla dokladů ručních zápisů (řada ID) na stránce Nástroje → Uzávěrka) a Popis (nejvýš 255 znaků).
4. V tabulce řádků vyplňte Kód účtu (našeptávač nabízí aktivní účty firemní osnovy), stranu MD nebo Dal a kladnou Částku v Kč. Volitelně zvolte Středisko.
5. Další řádek přidáte tlačítkem + Přidat řádek, řádek odeberete křížkem.
6. Podívejte se pod tabulku. Badge Vyrovnáno znamená, že Σ MD = Σ Dal. Badge Rozdíl X znamená, že zápis není vyrovnaný.
7. Volitelně připojte sekci Vazba na doklad, pokud zápis souvisí s konkrétním dokladem (§ 52.14.7.4).
8. Volitelně v sekci Poznámky a doklady přidejte soubory (tlačítkem Přidat přílohu nebo přetažením) a napište poznámku. Po zaúčtování se soubory nahrají jako přílohy zápisu (§ 52.14.7.2) a poznámka se uloží k zápisu (§ 52.14.7.3).
9. Klikněte na Zaúčtovat. Zápis se rovnou zaúčtuje a vrátíte se do seznamu.
10. Zapisujete-li víc podobných zápisů za sebou, klikněte místo toho na Uložit a nový. Řádky se vyčistí, datum a popis zůstanou.

Jak poznáte, že je hotovo: Zápis je v seznamu deníku se stavem Zaúčtováno. Tlačítko Zaúčtovat je aktivní, až když je zápis vyrovnaný a žádný řádek nemá prázdný účet nebo nekladnou částku.

52.5 Krok za krokem: převod mezi účty přes 261

Použijte pro přesun peněz mezi dvěma účty firemní osnovy (bankovní účty, banka a pokladna), kdy odeslání a přijetí spadá do různých dat.

1. V ručním zápisu klikněte na Převod banka ↔ pokladna. Otevře se dialog Převod mezi účty (261).
2. Vyplňte Z účtu a Na účet (kódy účtů z osnovy, musí být různé).
3. Vyplňte kladnou Částku, Datum odeslání a Datum přijetí. Volitelně Popis.
4. Potvrďte.

Jak poznáte, že je hotovo: Obě nohy se zaúčtují najednou přes účet 261 Peníze na cestě, sdílejí číslo dokladu z řady PP a dialog se zavře s potvrzením čísel dokladů.

52.6 Krok za krokem: ruční zápis ze šablony a import z CSV

1. Pokud ještě šablonu nemáte, zadejte opakující se zápis ve formuláři Ruční účetní zápis a klikněte na Uložit jako šablonu. Vyplňte Název šablony, volitelně Popis a Pojmenování řádků. Zaškrtněte Uložit i aktuální částky jako výchozí jen u zápisů s pevnou částkou.
2. Při dalším zápisu klikněte v hlavičce formuláře na Nový ze šablony, vyberte šablonu a klikněte na Použít šablonu. Řádky se předvyplní. Vše lze přepsat.
3. Importujete-li rekapitulaci z externí mzdovky, nahrajte v dialogu Nový ze šablony v sekci Import rekapitulace z CSV soubor se dvěma sloupci (název položky nebo kód účtu, částka) a klikněte na Nahrát a napárovat. Řádky se předvyplní do formuláře, nic se neukládá.
4. Zkontrolujte nenapárované položky, o kterých vás upozorní zpráva, a doplňte je ručně.
5. Zápis zaúčtujte jako běžný ruční zápis (§ 52.4).

Jak poznáte, že je hotovo: Zápis je v deníku zaúčtovaný a šablona je dostupná také v Nástroje → Šablony účtování, záložka Šablony zápisů.

52.7 Krok za krokem: oprava nebo storno zápisu

Postup závisí na tom, odkud zápis vznikl a v jakém je období.

1. Určete příčinu. Je-li špatně zdrojový doklad (faktura, platba), opravte doklad. U ještě nezastornovaného zápisu v otevřeném období se zápis při novém zaúčtování přepíše na místě a historii drží auditní stopa.
2. Je-li špatně jen kontace, použijte Přeúčtovat přímo na dokladu, nebo v rozbaleném zápisu v deníku (§ 52.8).
3. Má-li vzniknout protizápis, rozbalte zápis v deníku a klikněte na Stornovat. Vznikne zrcadlový zápis s prohozenými stranami MD a Dal k aktuálnímu datu v otevřeném období.
4. Opravte chybný údaj a doklad zaúčtujte znovu. U vydané nebo přijaté faktury storno odemkne zdrojový doklad.
5. Zápis, který v účetnictví nikdy neměl vzniknout, a jeho storno lze v otevřeném období smazat najednou tlačítkem Smazat zápis i storno (§ 52.14.9.4).
6. Chcete-li opravit jen popis ručního zápisu, klikněte u popisu na ikonu tužky.

U aktivního zápisu ostatní pohledávky nebo závazku lze v otevřeném období použít Smazat. Zdrojová položka se vrátí do konceptu, její dokumenty a splátkový kalendář zůstanou připojené. Případné opakování se pozastaví. Spárované úhrady je nutné před smazáním odpojit. Akce vyžaduje oprávnění k zápisu do deníku, ostatním položkám a jejich účtování.

Jak poznáte, že je hotovo: Původní zápis má badge Stornováno a odkaz na stornující zápis, nebo je nahrazený opraveným zápisem. Doklad lze opět zaúčtovat.

52.8 Krok za krokem: přeúčtování z dokladu

Přeúčtování změní jen kontaci. DPH se jím nemění, daňový režim se opravuje editací dokladu.

1. Otevřete detail vydané faktury, přijaté faktury nebo zaúčtovaného bankovního pohybu.
2. V sekci Zaúčtování klikněte u živého zápisu na Přeúčtovat. Stejné tlačítko má i rozbalený zápis faktury, přijaté faktury nebo bankovního pohybu v účetním deníku.
3. V dialogu upravte, smažte nebo doplňte řádky. Zápis musí zůstat vyrovnaný.
4. Přečtěte si, co se po potvrzení stane (závisí na stavu období, viz tabulka v § 52.14.9.2). Vyžádá-li si dialog potvrzení posunu data, zkontrolujte ho.
5. Potvrďte. Chcete-li změnit jen poznámku, klikněte na Uložit poznámku.

Jak poznáte, že je hotovo: Zápis má novou kontaci. V otevřeném období se přepsal na místě, v uzavřeném nebo zamčeném vznikl storno a nový zápis. Oba zůstanou v deníku kvůli auditu.

Doklad převzatý z jiného programu má skupinu jednoho nebo více vlastních účetních zápisů, například zvlášť základ a DPH. Tato skupina je oddělená od informativních vazeb Souvisí. Opakované automatické zaúčtování převzatou skupinu nepřepisuje. Při Přeúčtování dialog vypíše všechny její členy a předvyplní řádky, které jsou právě v deníku. Po potvrzení vzniknou protizápisy ke všem původním členům a jeden nový předpis. Úhrady a pouze související zápisy zůstanou zachované. Změní-li se některý člen během otevřeného dialogu, obnovte náhled. Storno nebo smazání zdrojového dokladu rovněž zruší celou skupinu zaúčtování.

Po ručním stornu jednoho člena zůstává doklad zaúčtovaný, dokud má skupina alespoň jeden aktivní zaúčtovaný zápis. Kontroly integrity a doúčtování proto neoznačují takový doklad za nezaúčtovaný. Automatická reklasifikace nebo dorovnání zúčtování zálohy rozdělenou skupinu nepřepíše po jednom členu; opravu proveďte přes Přeúčtovat na detailu celého dokladu.

52.9 Krok za krokem: doúčtování dokladů z jiného systému

Automatika účtování se spouští při vzniku dokladu. Doklad, který už v systému leží (například naimportovaný z jiného systému), jí neprojde nikdy. Takové doklady zaúčtujete takto:

1. Otevřete Účetnictví → Doúčtovat doklady. Obrazovka ukáže, kolik dokladů čeká (vydané a přijaté faktury, pokladní doklady, bankovní pohyby, zápočty).
2. Klikněte na Zkusit nanečisto. Aplikace řekne, co by se stalo, a nic nezapíše.
3. Klikněte na Doúčtovat. Úloha běží na pozadí a stránku můžete zavřít.
4. Chcete-li běh zastavit, klikněte na Zastavit. Doběhne rozepsaný doklad. Doklady zaúčtované do té chvíle zůstanou v deníku.
5. Projděte protokol. Přeskočené a chybné doklady mají u sebe důvod.

Jak poznáte, že je hotovo: Počty čekajících dokladů klesly a na konci běhu se nehlásí nevyrovnaný stav deníku.

Podrobnosti jsou v § 52.14.13.

52.10 Krok za krokem: přílohy, poznámky a vazba na doklad

1. Rozbalte zápis. V sekci Přílohy klikněte na Přidat přílohu, nebo soubory přetáhněte do vyznačené zóny. Jeden soubor smí mít nejvýš 20 MiB, všechny přílohy zápisu dohromady 100 MiB.
2. Popisek přílohy upravíte ikonou tužky, soubor stáhnete ikonou stažení, smažete košem.
3. V sekci s poznámkami napište pracovní vysvětlení. Důležitou poznámku připněte.
4. Souvisí-li zápis s konkrétním dokladem, klikněte v sekci Vazba na doklad na Navázat doklad, vyhledejte doklad a volitelně připište poznámku. Vazbu zrušíte tlačítkem Zrušit vazbu.

Jak poznáte, že je hotovo: Příloha, poznámka nebo vazba je v rozbaleném zápisu vidět. Navázaný doklad se objeví v panelu Souvisí i naopak.

52.11 Krok za krokem: zámek účtování k datu

Po podání přiznání k DPH zamkněte minulost, aby se omylem nezaúčtoval doklad zpátky do podaného období.

1. Zámek smí nastavit jen administrátor. Otevřete Účetnictví → Měsíční kontrola.
2. Klikněte na Uzamknout k datu, zadejte datum a zdůvodnění (nejméně 5 znaků) a klikněte na Uložit zámek. Postup je v § 62.4.
3. Po skutečném podání můžete zámek posunout také v Archivu podání tlačítkem Označit jako podané.

Jak poznáte, že je hotovo: Pokus o zaúčtování, přeúčtování nebo storno dokladu s datem v zamčeném rozsahu skončí hláškou, že datum je zamčené.

52.12 Krok za krokem: ostatní pohledávky a závazky

Agenda slouží pro nároky a dluhy, které nepatří do faktur, mezd ani daní: nájemné, vratnou kauci, půjčku a její splátky, pojistné, poplatek nebo náhradu škody.

1. V podvojném účetnictví otevřete Účetnictví → Ostatní pohledávky a závazky. V daňové evidenci Daňová evidence → Ostatní pohledávky a závazky.
2. Klikněte na Nová ostatní položka. Vyplňte směr, druh, položku, protistranu, datum vzniku, splatnost a částku v Kč.
3. V podvojném účetnictví zvolte v části Účtování účet pohledávky nebo závazku a protiúčet. Chybí-li volba, použije se 315 nebo 325.
4. Klikněte na Zaúčtovat. Položka dostane číslo z řady OP (pohledávky) nebo OZ (závazky) a vznikne zápis. V daňové evidenci se položka potvrdí a žádný zápis nevzniká.
5. Po uhrazení klikněte na Hledat volnou platbu, vyberte bankovní pohyb nebo pokladní doklad a přiřaďte úhradu.
6. Opakuje-li se položka, nastavte v části Opakování položky četnost. Rozkládá-li se úhrada, nastavte splátkový kalendář.

Jak poznáte, že je hotovo: Položka je ve stavu uhrazená, nebo jí zbývá uhradit nula, a z filtru Otevřené zmizí.

Podrobnosti jsou v § 52.14.14.

52.13 Když něco nejde

52.14 Podrobnosti a pravidla

52.14.1 Co je účetní deník

Účetní deník je jádrem podvojného účetnictví v MyÚčto - chronologický seznam všech účetních zápisů firmy, tedy dvojic (nebo vícenásobných skupin) řádků MD (má dáti) a Dal, u kterých musí vždy platit Σ MD = Σ Dal. Najdete ho v menu Účetnictví → Účetní deník. Modul je dostupný jen pro firmy vedené v režimu podvojné účetnictví

• firmy na daňové evidenci vedou místo něj jednodušší

Peněžní deník bez podvojných zápisů.

V seznamu lze kliknutím na záhlaví sloupce řadit zápisy podle data, dokladu, zdroje, stavu, částky a dalších zobrazených údajů. Řazení platí pro celý filtrovaný výsledek před stránkováním. První kliknutí řadí sestupně, druhé vzestupně a třetí vrátí výchozí pořadí. Křížek na pravém okraji záhlaví tabulky vrátí výchozí pořadí. Ve víceřádkovém zobrazení má Popis dvojnásobnou šířku oproti běžnému poli na stejném řádku. Text zůstává na jednom řádku; celý popis ukáže najetí myší nebo rozbalení zápisu. Bez popisků hodnot má záhlaví stejné řádky a šířky jako obsah. Se zapnutými popisky zůstává záhlaví kompaktní.

Zaúčtování jakéhokoli dokladu - ať už automatické (faktura, banka, pokladna, majetek), nebo ruční - vždy prochází stejnou vnitřní službou, která hlídá podvojnost, otevřenost účetního období a idempotenci. Díky tomu se v deníku nikdy neobjeví nevyrovnaný zápis ani duplicitní zaúčtování téhož dokladu, ani kdyby doklad někdo omylem zaúčtoval dvakrát rychle po sobě (dvojklik, výpadek sítě a opakování požadavku apod.).

52.14.2 Odkud se zápisy berou

Naprostou většinu zápisů do deníku nezakládáte ručně - vznikají automaticky jako vedlejší produkt běžné práce s doklady. Systém k dokladu sestaví vyrovnané řádky MD/Dal podle nastavených předkontací a zapíše je do deníku; v deníku už jen vidíte výsledek a můžete se z něj prokliknout zpět na zdrojový doklad. Podle sloupce Zdroj rozeznáte:

Každý takto vzniklý zápis nese v poli Zdroj vazbu na konkrétní doklad (typ a identifikátor zdroje). Kliknutí otevře postranní souhrn zdroje; z něj lze přejít do plného detailu podporovaného dokladu. Zdrojový panel funguje pro vydané a přijaté faktury, banku, pokladnu, majetek, odpisy i vypořádání.

52.14.2.1 Idempotence - proč doklad nejde zaúčtovat dvakrát

Dvojice (typ zdroje, ID zdrojového dokladu) smí mít nejvýš jeden aktivní (nestornovaný) zápis - v databázi to hlídá unikátní klíč přímo nad tabulkou zápisů. Stornované zápisy se do něj nepočítají, aby po stornu bylo kam zapsat opravu; ochrana proti dvojímu zaúčtování tím ale nijak neslábne. Opětovné zaúčtování téhož dokladu (např. po opravě údajů na faktuře, nebo když stejný požadavek odejde omylem dvakrát) proto nikdy nevytvoří druhý zápis:

• systém k dokladu nejdřív zkusí najít existující zápis; pokud ho najde, smaže jeho původní řádky MD/Dal a nahradí je nově spočítanými - zápis si zachová stejné ID, jen se mu zvýší interní číslo verze (číslo verze) a přepíšou se částky, popis i datum dokladu podle aktuálního stavu zdrojového dokladu,
• pokud dva požadavky na zaúčtování téhož dokladu odejdou současně (typicky dvojklik na tlačítko), databáze druhý souběžný pokus o vložení odmítne jako duplicitu - aplikace to detekuje a automaticky ho převede na stejný přepis popsaný výše, takže výsledek je stejný, ať se doklad zaúčtuje jednou, nebo omylem vícekrát „najednou",
• přepis se neprovede u zápisu, který je mezitím stornovaný (viz § 52.14.9) - takový zápis se z principu už nesmí měnit, doklad je nutné zaúčtovat jako zcela nový zápis,
• přepis se neprovede ani tehdy, když se aktuální zápis nachází v mezitím uzavřeném účetním období - do uzavřeného období nejde zasáhnout, i kdyby šlo jen o přepočet stejného dokladu (§35 zákona o účetnictví).

Ruční zápisy (zdroj Ruční) žádné source_id nemají, takže se na ně idempotence nevztahuje - každé uložení ručního zápisu je vždy nový samostatný zápis.

52.14.2.2 Jak vzniká popis zápisu

Popis je to jediné, podle čeho účetní v seznamu pozná, o jaký účetní případ jde, proto ho systém skládá z údajů dokladu, ne jen z jeho textu. Segmenty jsou oddělené pomlčkou a jdou vždy v pořadí doklad - protistrana - věcný obsah:

Pravidla, která přitom platí:

• Chybí-li některý údaj (nespárovaná platba bez názvu protistrany), segment se vynechá - místo názvu se použije alespoň protiúčet nebo zpráva pro příjemce.
• Text zadaný ručně (popis v dialogu zaúčtování, popis pravidla automatiky) se nezahazuje - zůstane jako poslední segment za identifikací dokladu.
• Popis je deterministický: opakované zaúčtování téhož dokladu vyrobí týž text, takže se v historii zápisu neobjeví změna, ke které věcně nedošlo.
• Délka je omezená na 255 znaků a zkracuje se na hranici slova (na konci je …).

52.14.3 Seznam zápisů

Stránka Účetní deník zobrazuje postupně načítaný seznam zápisů (50 na dávku, další se načte při posunu dolů nebo tlačítkem Načíst další; zápisy jsou seřazené od nejnovějších - nejdřív podle data zápisu, při shodném datu podle pořadí vzniku) se sloupci:

• Datum - datum účetního případu (datum účetního případu),
• Doklad - číslo dokladu/zápisu,
• Datum dokladu *(skryto ve výchozím zobrazení)* - datum vyhotovení, pokud se liší od data zápisu,
• Popis,
• Zdroj - typ a číslo zdrojového dokladu; odznak Automaticky se u automatického zápisu zobrazuje přímo v tomto sloupci, stejně jako ikona řetězu u zápisů, které mají protějšek (doklad ↔ jeho úhrada - viz Souvisí: doklad a jeho úhrada),
• Částka - bez filtru Účet od / Účet do celková částka zápisu (Σ MD, u vyváženého zápisu shodná se Σ Dal); s aktivním filtrem na účet naopak částka PŘIPADAJÍCÍ na filtrovaný rozsah účtů v daném zápisu, se značkou MD/Dal za částkou - u zápisu s víc nohama na různých účtech (např. náklad + zúčtování zálohy) by jinak sloupec ukazoval součet celého zápisu, ne částku vybraného účtu,
• Stav - badge Zaúčtováno (zeleně) nebo Koncept (šedě),
• Zaúčtováno dne, Zaúčtoval, ID zápisu, Vytvořeno a Změněno *(skryto ve výchozím zobrazení)*.

Mezi volitelnými sloupci jsou také Rozpad DPH podle sazeb u faktur, Účty MD/Dal a při zapnutých dimenzích firmy také Dimenze z řádků zápisu. Tyto podrobnosti se načítají až po zapnutí příslušného sloupce. Když se údaje nevejdou na jeden řádek podle šířky okna nebo pracovního panelu, má každý zápis vlastní popisky hodnot. Hlavní údaje jsou nahoře a doplňující údaje na jemném podkladu pod nimi. Sloupce v každém řádku jsou stejně široké a využijí celou šířku. Záhlaví slouží k řazení a přetahování sloupců. Přepínač Zobrazovat popisky: Ano / Ne v nabídce Sloupce ukládá vlastní volbu pro přihlášeného uživatele a tento seznam ve všech jeho firmách. Bez vlastní volby jsou popisky vypnuté na jednom řádku a zapnuté při rozložení na více řádků. Při posunu seznamu zůstává záhlaví viditelné a tabulka má posuvník u spodního okraje. Na mobilu se zvolené údaje zobrazují v kartách.

V nabídce Sloupce je sestava Výchozí se stručným seznamem a sestava Kompletní se všemi dostupnými údaji. Potom lze sloupce jednotlivě upravit. Přepínačem Hustota zvolíte kompaktnější nebo prostornější tabulku. Mění výšku řádků i rozestupy víceřádkových bloků; kompaktní režim zobrazí více zápisů. Volba se ukládá pro uživatele a tento seznam. Nastavené kombinace filtrů lze uložit a znovu použít přes Uložené filtry.

Sloupce lze přetahovat myší za záhlaví s tečkovanou ikonou. Barevná čára ukáže, kam se sloupec přesune. Pořadí záhlaví i buněk se změní společně, také ve víceřádkovém zobrazení. Pořadí se automaticky ukládá do profilu přihlášeného uživatele pro tento seznam a platí ve všech jeho firmách. V nabídce Sloupce je tlačítko Obnovit pořadí sloupců, které jedním kliknutím vrátí původní pořadí a zachová vybrané sloupce, barvy i filtry.

Nabídka Barvy položek s ikonou palety umožňuje nastavit vlastní podklad buněk jednotlivých sloupců. Písmo se automaticky přepne na černé nebo bílé podle kontrastu, takže zůstává čitelné ve světlém i tmavém režimu. Volby se ukládají automaticky pro přihlášeného uživatele, zvlášť pro každý seznam, a platí ve všech jeho firmách. Tlačítko Obnovit výchozí barvy vrátí všechny barvy jedním kliknutím; šipka u sloupce obnoví jen jeho barvu. Výběr sloupců, filtry a hustota se přitom nemění.

52.14.3.1 Drill-down na zdrojový doklad

Kliknutí na Zdroj otevře read-only postranní panel se souhrnem zdroje, aniž by uživatel ztratil rozevřený deník a filtry. Podle typu nabízí odkaz do plného detailu:

• vydaná/přijatá faktura - detail faktury,
• banka - detail bankovního výpisu, ke kterému spárovaná transakce patří (viz Banka); zápis totiž vzniká z jednotlivé transakce, proklik vás ale vezme rovnou na výpis, který ji obsahuje,
• pokladna - seznam Pokladna předfiltrovaný na konkrétní pokladnu a číslo dokladu (samostatnou stránku detailu pokladní doklad nemá, filtr ale dokladu obratem najde - viz Pokladna).

• majetek a odpis - karta majetku nebo příslušný odpis,
• vypořádání - detail vazeb vypořádaných položek.

U technických zdrojů bez samostatného detailu, například u uzavření knih nebo kurzového přecenění, zůstane zdroj textový.

52.14.3.2 Souvisí: doklad a jeho úhrada

Deník vede fakturu a její úhradu jako dva samostatné zápisy - předpis (311/6xx, resp. 5xx/321) a úhradu (221/311, resp. 321/221). Účetní je ale řeší jako jeden případ, proto má každý takový zápis panel Souvisí: v rozbaleném řádku deníku i v postranním náhledu zdrojového dokladu.

Panel u každého protějšku ukazuje typ (banka, pokladna, zápočet, faktura), číslo, datum, částku a nabízí tři cesty:

• Náhled - přepne postranní panel na *zaúčtování protějšku*, aniž byste opustili deník; zpět se vrátíte šipkou v hlavičce panelu,
• Zápis #… - odskok na protějšek přímo v deníku (deep-link ?entry_id=),
• Otevřít doklad - detail faktury, bankovní výpis s danou transakcí nebo předfiltrovaná pokladna.

Vazby se hledají přes evidenci plateb, párování bankovních transakcí (včetně souhrnných plateb pokrývajících víc dokladů), pokladní doklady navázané na fakturu a zápočty. Když transakce pokryla jen část dokladu nebo naopak víc dokladů najednou, panel vedle celkové částky pohybu uvádí i částku připadající na tento doklad.

Protějšek, který ještě není zaúčtovaný, je označený štítkem *Nezaúčtováno* - je to typický důvod, proč saldo nesedí s deníkem, takže se záměrně nezamlčuje.

Ikona řetězu ve sloupci Zdroj ukazuje, které zápisy protějšek mají, ještě než řádek rozbalíte.

Kromě takto odvozených vazeb panel ukazuje i ruční vazby na doklad (viz Vazba na doklad) - mají vlastní barvu štítku, protože nevznikly z evidence plateb, ale zadal je uživatel. Vidíte je z obou stran: u ručního zápisu jako *Navázaný doklad*, u zaúčtování dokladu jako *Navázaný zápis*.

52.14.3.3 Filtry

Nad tabulkou je filtrační lišta:

• Číslo dokladu - hledá částečnou shodu v celém deníku, ne jen na aktuální stránce,
• Hledat - hledá v čísle dokladu, popisu a dostupných údajích zdroje; pokud zadáte existující kód účtu, například 221.400 nebo 221400, omezí výsledky na pohyby tohoto účtu,
• Období - výběr účetního období (fiskální rok) ze seznamu založených období; změna období zároveň nastaví Datum od / Datum do na jeho hranice,
• Datum od / Datum do - rozsah data účetního případu,
• Zdroj - omezení na jeden typ zdroje, včetně Banka a Pokladna (drill-down z Banky/Pokladny i tento filtr vedou ke stejnému výsledku, jen jinou cestou - buď z konkrétního dokladu do deníku, nebo z deníku podle typu zdroje),
• Původ - jen zápisy vytvořené automaticky, po ručním potvrzení, nebo ručně bez automatického návrhu,
• Účet od / Účet do - omezí deník na rozsah kódů účtů,
• Částka od / Částka do - omezí celkovou částku zápisu,
• Stav - jen zaúčtované, jen koncepty, nebo vše,
• Storno - stav stornování: Stornované zápisy (zápis, ke kterému existuje protizápis), Storna (protizápisy) (samotný stornující zápis), Stornované i storna (obě strany dvojice pohromadě), nebo Bez storna. Bez tohohle filtru se stornované dvojice hledají očima - v deníku stojí u sebe jen tehdy, když se nefiltruje podle data,
• Nesrovnalosti doklad ↔ deník - volba Částka zápisu nesedí na doklad ukáže zápisy, u kterých se celková částka dokladu v zaúčtování vůbec neobjeví (typicky doklad změněný po zaúčtování). Seznam se počítá živě z aktuálních dat.

Odkaz „Zrušit filtry" vrátí výchozí (prázdný) stav. Když do stránky přijdete prokliknutím z jiného místa aplikace (detail dokladu, uzávěrka, sestavy), filtry se předvyplní automaticky podle parametrů v URL - typicky se rovnou rozbalí konkrétní zápis a rozsah data se zúží přesně na den daného zápisu, abyste se v dlouhém deníku neztratili.

V rozbaleném zápisu lze kliknout na kód nebo název účtu. Otevře se jeho opis pohybů v aktuálně zvoleném rozsahu; bez datového filtru se použije účetní období zápisu.

52.14.3.4 Export PDF / XLSX

Tlačítka Export PDF a Export XLSX nad tabulkou stáhnou deník přesně s aktuálně nastavenými filtry (fulltext, číslo dokladu, období, rozsah dat, zdroj, původ, stav, rozsah účtů a částek) - deník je totiž jako jediná zákonná kniha (§13 zákona o účetnictví), kterou je potřeba mít i mimo aplikaci (archivace, předložení auditorovi nebo finančnímu úřadu). Export obsahuje zápisy chronologicky (od nejstaršího), u každého hlavičkový řádek se sloupcem Původ a řádky MD/Dal s kódem a názvem účtu za VŠECHNY účty zápisu. Částka v hlavičkovém řádku se řídí stejným pravidlem jako sloupec Částka v seznamu: bez filtru na účet je to celková částka zápisu (Σ MD, u vyváženého zápisu shodná se Σ Dal, proto je v obou sloupcích), s aktivním filtrem na účet naopak jen částka připadající na filtrovaný rozsah účtů, ve sloupci MD nebo Dal podle strany. PDF má číslované strany. Export je omezený na max. 5 000 zápisů najednou

• při větším rozsahu zužte filtr (typicky Datum od/do) a export zopakujte po částech.

52.14.3.5 Rozklik na detail zápisu

Klikem na řádek se zápis rozbalí a zobrazí:

• tabulku řádků zápisu - účet (kód + název z osnovy), středisko, částka na straně MD nebo Dal; u cizoměnových řádků i částka v původní měně pod částkou v CZK (viz § 52.14.6),
• součtový řádek Celkem,
• popis zápisu s možností úpravy a přílohy dokladu (viz § 52.14.7),
• samostatné poznámky, které lze připnout, upravit a zachovat s autorem,
• panel Související dokumenty pro vazby na dokumentový archiv,
• datum vytvoření zápisu,
• panel Proč se to stalo u automatizovaných zápisů - ukáže zdroj rozhodnutí (například shodu platby nebo pravidlo), režim automatického zpracování a dostupné auditní údaje,
• tlačítko Kopírovat jako nový - otevře formulář Ruční účetní zápis s předvyplněnými stejnými řádky (účet, strana, částka) a dnešním datem; hodí se pro doklady, které se opakují bez šablony (jednorázová varianta oproti šablonám, viz § 52.14.5),
• tlačítko Stornovat (u aktivního zaúčtovaného zápisu), nebo odkaz na stornující zápis (u již stornovaného),
• tlačítko Smazat zápis i storno (u stornovaného zápisu v otevřeném období) - viz § 52.14.9.4.

Zápisy, které už byly stornovány, mají v seznamu badge Stornováno a jsou vizuálně ztlumené (nižší kontrast řádku).

52.14.4 Koncept vs. zaúčtovaný zápis

Zápis může být ve dvou stavech:

• Koncept (datum zaúčtování prázdné) - zápis existuje, ale nebyl finálně zaúčtován,
• Zaúčtováno (datum zaúčtování vyplněné) - zápis je platný a započítává se do hlavní knihy, obratové předvahy i výkazů (tam na koncepty upozorňuje hláška „V rozsahu je N nezaúčtovaných konceptů - nejsou zahrnuty").

Rozlišení najdete v badge sloupce Stav i ve filtru Stav. Koncept se u přepisovatelných dokladů (viz idempotence v § 52.14.2.1) při opravě zdrojového dokladu jednoduše přepíše - storno dává smysl jen u zaúčtovaného zápisu (koncept se opraví/nahradí přímo, ne protizápisem).

52.14.5 Ruční zápis

Tlačítkem „Ruční zápis" na hlavní stránce deníku (jen role s právem zápisu - účetní/ administrátor) otevřete formulář Ruční účetní zápis (/accounting/journal/new).

52.14.5.1 Hlavička

• Datum zápisu - povinné, datum účetního případu; musí spadat do existujícího a otevřeného účetního období, jinak zaúčtování selže s chybou o chybějícím/uzavřeném období,
• Číslo dokladu - volitelné; necháte-li prázdné a firma má na stránce Účetní období zapnutou volbu „Automatická čísla dokladů ručních zápisů (řada ID)", systém číslo přidělí automaticky z číselné řady vedené pro ruční zápisy (spravuje se v Nástroje → Účetní nastavení, záložka Číselné řady),
• Popis - volitelný text zápisu (max. 255 znaků).

52.14.5.2 Řádky zápisu

Tabulka řádků, kde ke každému přidáte:

• Kód účtu - textové pole s našeptávačem (datalist) nad aktivními účty firemní osnovy; při rozpoznaném kódu se pod polem zobrazí název účtu, při nerozpoznaném hláška „Účet není v osnově",
• Stranu - MD nebo Dal,
• Částku - kladné číslo, na 2 desetinná místa (vždy v účetní měně CZK - ruční zápis přes formulář nepodporuje zadání cizí měny/kurzu na řádku, na rozdíl od automatických zápisů z cizoměnových faktur, viz § 52.14.6),
• Červené storno - částka zůstává v poli kladná, ale zápis ji odečte na zvolené původní straně MD nebo Dal. V deníku a výkazech se zobrazuje záporně. Běžné storno na opačnou stranu funguje samostatně; stejný zůstatek neznamená stejný obrat. Kopírování i přeúčtování zápisu zachová příznak červeného storna. Při rozúčtování čistě červeného zápisu nový řádek převezme stejné znaménko. Opis účtu, otevřené položky a jejich exporty zobrazují záporný účetní účinek na původní straně. Takový zápis zatím nelze uložit jako šablonu.
• Středisko - volitelné analytické členění. Pole našeptává aktivní položky z firemního číselníku Nástroje → Účetní nastavení, záložka Střediska, ale kvůli kompatibilitě historických zápisů lze ponechat i vlastní volný text.

Tlačítkem „+ Přidat řádek" přidáte další řádek, křížkem u řádku ho odeberete (musí zůstat aspoň jeden). Do nabídky účtů se dostanou jen aktivní účty (syntetika i analytika), neaktivní se v novém zápisu nenabízí.

52.14.5.3 Kontrola vyrovnanosti

Pod tabulkou řádků systém průběžně počítá součty MD a Dal a zobrazuje badge:

• „Vyrovnáno" (zeleně) - Σ MD = Σ Dal a součet je kladný,
• „Rozdíl X" (žlutě) - zápis není vyrovnaný, X je rozdíl MD − Dal.

Tlačítko „Zaúčtovat" je aktivní až když je zápis vyrovnaný a žádný řádek nemá prázdný účet nebo nekladnou částku. Stejnou podmínku (Σ MD = Σ Dal, kontrolovanou na zaokrouhlených částkách v haléřích, tedy přesně na tom, co se skutečně uloží, nikoli přes nepřesné porovnání desetinných čísel) vynucuje i backend - ruční obejití kontroly na frontendu tedy nic nezmůže, server nevyrovnaný zápis vždy odmítne.

Po úspěšném uložení se zápis rovnou zaúčtuje (doplní se datum zaúčtování) a přesměruje vás zpět do seznamu deníku.

52.14.5.4 Nejčastější chybové hlášky při ukládání

Kromě nevyrovnanosti může uložení ručního zápisu odmítnout i z dalších důvodů - všechny hlídá server bez ohledu na to, co propustí formulář:

52.14.5.5 Příklad: ruční zápis se dvěma řádky

Účetní potřebuje zaúčtovat zálohu na pracovní cestu vyplacenou zaměstnanci z hotovosti mimo běžný pokladní doklad. Založí ruční zápis takto:

Badge pod tabulkou ukáže „Vyrovnáno" (Σ MD = Σ Dal = 5 000 Kč), tlačítko „Zaúčtovat" se odemkne a po odeslání zápis rovnou vznikne jako Zaúčtováno.

52.14.5.6 Převod mezi účty (261 - Peníze na cestě)

Vedle tlačítka Zaúčtovat je i tlačítko „Převod banka ↔ pokladna", které otevře samostatný dialog Převod mezi účty (261). Použijete ho pro přesun peněz mezi dvěma účty firemní osnovy (typicky mezi bankovními účty, nebo banka/pokladna), kdy odeslání a přijetí spadá do různých dat - systém vytvoří dvě nohy přes účet 261 - Peníze na cestě (MD 261 / D zdrojový účet při odeslání, MD cílový účet / D 261 při přijetí), sdílející číslo dokladu z vlastní číselné řady PP (přebírá se ze stejné správy číselných řad jako řada pro ruční zápisy - viz Účetní období). Zadáte:

• Z účtu / Na účet - kódy účtů (musí existovat v osnově a být různé),
• Částka - kladná,
• Datum odeslání / Datum přijetí,
• Popis *(volitelné)*.

Po odeslání se obě nohy zaúčtují najednou a dialog se zavře s potvrzením čísel dokladů.

52.14.5.7 Uložit a nový

Tlačítko „Uložit a nový" vedle „Zaúčtovat" uloží rozepsaný zápis stejně jako běžné odeslání, ale místo přesměrování do deníku vyčistí řádky pro další zápis (datum a popis zůstávají). Hodí se, když účetní zapisuje víc podobných interních dokladů za sebou (např. zálohy víc zaměstnancům ve stejný den).

52.14.5.8 Šablony ručních zápisů a mzdový můstek

Ruční zápisy, které se opakují (mzdy z externí mzdovky, splátky leasingu), nemusíte každý měsíc vyklikávat znovu - uložte si je jako šablonu.

Uložit jako šablonu - tlačítko vedle „Zaúčtovat" (aktivní, jakmile má každý rozepsaný řádek vyplněný kód účtu). V dialogu zadáte:

• Název šablony - povinný,
• Popis - volitelný,
• Pojmenování řádků - ke každému řádku (účet + strana pro orientaci) volitelný název pro čitelnost, např. „Hrubé mzdy", „Sociální pojištění zaměstnavatele" - usnadní pozdější napárování CSV importu (viz níže),
• „Uložit i aktuální částky jako výchozí" - nezaškrtnuto (výchozí): šablona si pamatuje jen kostru (účty, strany, pojmenování) a částky zůstanou při použití prázdné k doplnění - typické pro mzdy, kde se částka mění každý měsíc. Zaškrtnete ji u zápisů s pevnou částkou (např. fixní splátka leasingu).

Nový ze šablony - tlačítko v hlavičce formuláře ručního zápisu. Vyberete uloženou šablonu ze seznamu (nebo ji smažete křížkem, pokud už není potřeba) a tlačítkem „Použít šablonu" se řádky předvyplní do gridu. Nic není uzamčené - účet, strana i částka na každém řádku se dají v gridu běžně přepsat, šablona je jen výchozí bod. Prázdné částky (typicky mzdy) doplníte ručně, nebo je napárujete z CSV (viz dále). Datum zápisu se nemění (zůstává dnešek, případně datum, které jste už vyplnili).

Všechny uložené šablony najdete také v Nástroje → Šablony účtování, záložka Šablony zápisů. Na této záložce lze šablonu vytvořit, upravit její název, popis i jednotlivé řádky (účet, stranu, výchozí částku, pojmenování a středisko), smazat ji nebo z ní rovnou založit nový ruční zápis.

Stránka Nástroje → Šablony bank. pravidel spravuje firemní katalog pravidel nabízených přes Nástroje → Šablony účtování → Pravidla účtování → Ze šablony. U šablony lze nastavit český a anglický název, směr, kritéria shody, typ operace, kontaci, prioritu, pořadí a aktivní stav. Úprava se projeví jen při budoucím vytvoření pravidla; již existující firemní pravidla zůstávají beze změny. Použitou šablonu lze deaktivovat, nikoli smazat.

Firemní číselník středisek se spravuje v Nástroje → Účetní nastavení, záložka Střediska. Při založení se kód automaticky vytvoří z názvu a před uložením jej lze ručně upravit. Uložený kód je pak neměnný; upravovat lze název a stav aktivní/neaktivní. Aktivní střediska se nabízejí našeptávačem v ručním zápisu i v editoru šablon. Středisko, které už je použité, se při odstranění jen deaktivuje, aby zůstaly historické účetní zápisy čitelné.

Firma vedená v podvojném účetnictví má automaticky k dispozici doporučenou šablonu „Mzdy" (badge „doporučená"), naseedovanou při prvním otevření dialogu Nový ze šablony, s řádky:

Jde o mzdový můstek pro externí mzdovku - šablona drží typický předpis pro rychlé zaúčtování importované rekapitulace. Vedle něj je k dispozici také obrazovka Účetnictví → Mzdová rekapitulace, která umí z měsíčních vstupů vypočítat náhled a zaúčtovat předpis. Obě cesty jsou alternativní: tentýž měsíc nezaúčtovávejte jednou importem a podruhé mzdovou rekapitulací. Mzdový list a jeho podklady popisuje Mzdách.

Import rekapitulace z CSV

Po výběru šablony se v dialogu Nový ze šablony zobrazí sekce „Import rekapitulace z CSV". Nahrajete CSV soubor se dvěma sloupci (oddělovač ; nebo ,, volitelná hlavička se přeskočí automaticky):

1. název položky (musí odpovídat pojmenování řádku šablony, diakritika a velikost písmen se ignorují) nebo kód účtu (např. 521),
2. částka (podporuje český i anglický formát desetinné čárky/tečky).

Příklad CSV z externí mzdovky:

Položka;Částka
Hrubé mzdy;185000
524;62790
Závazek vůči zaměstnancům (čistá mzda k výplatě);134800
336;42200
342;27790

Tlačítkem „Nahrát a napárovat" systém napáruje řádky CSV na řádky šablony a rovnou je předvyplní do gridu ručního zápisu (žádný zápis se přitom nezapisuje do databáze - jde jen o náhled/předvyplnění). Položky, které se nepodařilo napárovat (překlep v názvu, neznámý účet), se ohlásí toastem s počtem - zkontrolujte názvy nebo kódy účtů a doplňte je ručně. Import je jednorázový - soubor se nikam neukládá, slouží jen k rychlému vyplnění aktuálního zápisu.

52.14.6 Multi-měnové řádky zápisu

Zákon o účetnictví (§4 odst. 12) vyžaduje, aby se pohledávky, závazky, valuty, ceniny a devizové účty vedly současně v cizí měně i v korunách. MyÚčto proto u řádků deníku (kromě běžné částky v CZK) volitelně ukládá:

• měnu řádku (např. EUR, USD) - NULL, pokud je řádek v účetní měně (CZK),
• kurz k účetní měně, kterým byla částka přepočtena,
• částku v cizí měně - tj. původní částku dokladu v jeho měně.

Tyto tři údaje se vyplní automaticky jen na saldokontních řádcích (311 - odběratelé, 321 - dodavatelé) vznikajících ze zaúčtování cizoměnové vydané nebo přijaté faktury. Faktura vystavená/přijatá v CZK má vždy kurz 1,0 a tyto sloupce zůstávají prázdné (není co přeceňovat). Ruční zápis cizí měnu na řádku zadat neumožňuje - všechny jeho částky jsou vždy v CZK.

V rozbaleném detailu zápisu se cizoměnová částka zobrazí jako malý řádek pod částkou v CZK (viz § 52.14.3.5), takže u faktury v eurech vidíte zaokrouhlenou korunovou částku i skutečnou částku v EUR, ze které vznikla.

52.14.6.1 Kurzové přecenění a kurzové rozdíly

K rozvahovému dni (v rámci uzávěrky) systém přecení otevřené cizoměnové zůstatky aktuálním kurzem a rozdíl proti účetně vedené hodnotě zaúčtuje jako samostatný zápis se zdrojem Kurzové přecenění - kurzový zisk na účet 663, kurzová ztráta na účet 563 (přesný účet určuje předkontace fx.gain/fx.loss, s výchozí hodnotou 663/563, pokud si ji ve firemní osnově nepřenastavíte). Totéž pravidlo (663 zisk / 563 ztráta) platí i pro přecenění cizoměnových zůstatků na bankovních účtech.

52.14.7 Popis, přílohy a poznámky

Po rozbalení detailu zápisu jsou pod řádky MD/Dal dvě další sekce.

52.14.7.1 Inline editace popisu

U zápisů se zdrojem Ruční, Uzavření knih nebo Otevření knih (jediné typy, u kterých popis nespravuje jiný doklad) se u popisu zobrazí ikona tužky - kliknutím otevřete textové pole (max. 255 znaků, Enter uloží, Esc zruší). U ostatních zdrojů (faktura, banka, pokladna, majetek…) je popis uzamčen - text „Popis se edituje na zdrojovém dokladu" vysvětluje, že popis patří k dokladu samotnému (pokus o editaci na serveru vždy skončí stejnou chybou, i kdyby se ji frontend nepokusil zabránit). Popis takového zápisu se skládá z údajů dokladu, viz § 52.14.2.2.

Úprava popisu funguje i na už zaúčtovaném zápisu - nejde o obcházení neměnnosti účetnictví, protože je auditovaná: u zaúčtovaného zápisu se navíc zobrazí varování „Změna zaúčtovaného zápisu je auditována (§35)" a systém uloží before/after hodnotu do activity logu v téže databázové transakci jako samotnou změnu - nemůže tedy nastat stav, kdy by se popis změnil, ale záznam o tom v auditní stopě chyběl. Úprava respektuje otevřenost období (do uzavřeného období nejde zasáhnout) a je zamítnutá i u zápisu, který je mezitím stornovaný.

Optimistická konkurence. Formulář si drží interní číslo verze zápisu (číslo verze), které pošle spolu s uloženým textem. Pokud zápis mezitím upravil (nebo zaúčtoval znovu) jiný uživatel, server uložení odmítne a v aplikaci se ukáže hláška „Zápis mezitím změnil jiný uživatel - načetl jsem aktuální stav, zkuste to prosím znovu." Aplikace si zároveň sama načte aktuální stav zápisu (aktuální popis i nové číslo verze) a předvyplní jím editační pole, takže rozepsaný text se neztratí - porovnáte si ho s tím, co mezitím uložil kolega, a uložení jednoduše zopakujete.

52.14.7.2 Přílohy zápisu

Sekce Přílohy umožňuje k ruční nebo jinak vzniklé položce deníku připojit skutečný doklad (sken, PDF, fotku) - nezávisle na tom, jestli má zdrojový doklad (faktura) své vlastní přílohy v Dokumentech. Přílohy zápisu se ukládají do vlastního úložiště, odděleného od dokumentového systému faktur. Rozpoznávají se formáty PDF, obrázek (JPG/PNG…), XML, ISDOC, ZFO - ostatní podporované, ale jinak nekategorizované typy padnou pod obecné „ostatní". Ovládání:

• tlačítko „Přidat přílohu" nebo přetažení souborů do vyznačené zóny (drag & drop, více souborů najednou; při vícesouborovém nahrání se každý soubor vyhodnotí samostatně - jedna vadná příloha v dávce nezastaví nahrání ostatních, u chybné se jen zobrazí důvod),
• u každé přílohy vidíte název souboru, popisek (upravitelný inline ikonou tužky, max. 255 znaků, „bez popisku" když není vyplněný), velikost a datum nahrání,
• ikona stažení a (s právem zápisu) koš pro smazání.

Nahrávání hlídá dva limity: jeden soubor smí mít max. 20 MiB, součet velikostí všech příloh jednoho zápisu smí dosáhnout max. 100 MiB - po jeho překročení další nahrání odmítne s hláškou o překročení celkového limitu. Typ souboru se nepozná podle přípony ani podle toho, co pošle prohlížeč, ale z obsahu souboru (magic-byte/finfo detekce); nebezpečné typy (spustitelné soubory a další zakázané přípony/MIME typy) jsou blokované bez ohledu na to, jak se soubor jmenuje. Stejný soubor (podle otisku obsahu

• sha256, ne podle názvu) nejde k témuž zápisu nahrát dvakrát - druhý pokus skončí

hláškou o duplicitě („Tato příloha už je u zápisu evidována"), ale bajty na disku se při první shodě jen sdílí, žádná duplicita dat nevzniká. Smazáním přílohy zmizí záznam v deníku; samotná data na disku se smažou, jen pokud už je nesdílí jiná (stejný obsah nahraný vícekrát se ukládá jednou, dokud ho drží alespoň jeden záznam).

Stažení přílohy vždy vynutí uložení souboru na disk (nikdy se neotevře přímo v prohlížeči) - bezpečnostní opatření proti spuštění škodlivého obsahu z prohlížeče.

52.14.7.3 Poznámky k zápisu

Poznámky jsou oddělené od účetního popisu. Jeden zápis jich může mít více a každá nese autora a čas vytvoření či poslední úpravy. Text může mít až 5 000 znaků; v detailu se načítá nejvýše 200 živých poznámek. Důležitou poznámku lze připnout, takže zůstane před ostatními. Uživatel s právem zápisu může poznámku upravit nebo ji odstranit; odstranění je auditovatelné měkké smazání, nikoli přepis historie účetního zápisu.

Tytéž poznámky jsou vidět a jdou psát i mimo deník: v řádku zaúčtovaného bankovního pohybu (volba Poznámka) a v sekci Zaúčtování na detailu vydané i přijaté faktury. Poznámka má jediné úložiště, u zápisu v deníku.

52.14.7.4 Vazba na doklad

Interní zápis často *souvisí* s konkrétním dokladem, aniž by byl jeho zaúčtováním - dohadná položka k faktuře, kurzový rozdíl, přeúčtování, oprava. V rozbaleném detailu zápisu je proto sekce Vazba na doklad: tlačítkem Navázat doklad otevřete našeptávač, který hledá napříč vydanými i přijatými fakturami, pokladními doklady a bankovními pohyby (podle čísla dokladu, variabilního symbolu nebo názvu partnera). K vazbě lze připsat poznámku, proč spolu doklady souvisejí.

Vazbu jde založit i rovnou při zakládání ručního zápisu - sekce Vazba na doklad je i ve formuláři nového zápisu a uloží se jedním krokem se zápisem. Při akci Kopírovat jako nový se vazby zkopírují spolu s řádky.

Co vazba není: doklad se jí nezaúčtuje ani neoznačí za vyřízený. Zápis zůstává ručním zápisem, doklad si dál vede vlastní zaúčtování a nic se nemění na kontrolách salda ani na tom, které doklady systém považuje za nezaúčtované. Je to čistě dohledávací informace - zato obousměrná: navázaný doklad se objeví v panelu Souvisí u zápisu i naopak, včetně prokliku na doklad a na jeho zaúčtování.

Jeden zápis může být navázaný na víc dokladů a jeden doklad na víc zápisů. Vazbu zrušíte tlačítkem Zrušit vazbu; zápisu ani dokladu se tím nic nestane. Pokud byl doklad mezitím smazaný, vazba zůstane vypsaná se štítkem *Doklad neexistuje*, ať ji máte jak uklidit.

52.14.8 Historie zápisu

Každý přepis existujícího zápisu (idempotentní re-post popsaný v § 52.14.2.1) i editace popisu zanechává v databázi neměnnou historickou verzi předchozího stavu hlavičky i řádků zápisu - jde o auditní mechanismus na úrovni databázového serveru (tzv. systémové verzování), který běží automaticky na pozadí ke každé změně a nejde ho vypnout ani obejít z aplikace. Slouží jako důkazní materiál pro §35 zákona o účetnictví (dohledatelnost oprav).

V rozbaleném detailu zápisu, pod přílohami, je sekce Historie - kliknutím na ni se načte a zobrazí časová osa všech verzí zápisu, od nejnovější:

• u každé verze vidíte číslo verze, badge „aktuální" u té poslední, datum a čas vzniku verze a (pokud se ho podařilo dohledat v auditním logu) i kdo ji vytvořil,
• u verze vzniklé přepisem/editací popisu je pod ní čitelný rozdíl proti předchozí verzi: která hlavičková pole se změnila (např. popis, datum dokladu) formou „původní hodnota → nová hodnota", a jednotlivé řádky MD/Dal označené jako přidané (zeleně), odebrané (červeně) nebo změněné (s původní i novou částkou/stranou),
• nejstarší verze (vznik zápisu) žádný rozdíl nemá - je to výchozí stav.

Zápis, který od svého vzniku nebyl nikdy přepsán ani nezměnil popis, má v historii jen jednu verzi a sekce zobrazí „Zápis nebyl od vzniku upraven."

52.14.9 Storno a oprava zaúčtovaného zápisu

Zákon o účetnictví (§35) vyžaduje, aby se do uzavřeného účetního období nezasahovalo a aby oprava zaúčtovaného dokladu byla vždy dohledatelná. MyÚčto to řeší dvěma mechanismy podle toho, zda je období, kam zápis patří, ještě otevřené:

• Otevřené období - oprava přepisem. Když opravíte údaje na zdrojovém dokladu (u již zaúčtované vydané faktury i administrátorským force-editem), systém existující zápis k dokladu přepíše na místě (stejné ID zápisu, nové řádky) - historii této změny drží auditní stopa na úrovni databáze (viz § 52.14.8), takže i po přepisu je dohledatelné, jak zápis vypadal předtím. Přepis odmítne zápis, který je už stornovaný - ten se opravuje jen novým zápisem.
• Otevřené období - přímé smazání chybného zápisu. V detailu podporovaného zápisu je vedle storna dostupné tlačítko „Smazat“. Bez protizápisu lze odstranit ruční zápis, zápis vydané či přijaté faktury, bankovního pohybu, poslední odpis a Zúčtování DPH (to se nestornuje, jen maže; při dalším podání přiznání nebo ručním spuštění v agendě DPH se založí znovu). Faktura se atomicky odúčtuje (u přijaté faktury ve stavu Zaúčtovaná se pracovní stav vrátí na Přijatá, platební stav zůstane zachovaný); bankovní pohyb se vrátí mezi nezaúčtované položky, takže jej lze zkontovat znovu. Tato možnost není dostupná v období, které se uzavírá, je uzavřené či schválené, ani u již stornovaného zápisu nebo jeho protizápisu. Zápis v části účetnictví uzamčené k datu (typicky po podání přiznání k DPH) smazat jde, ale až po potvrzení velkého varování: smazání změní údaje, které už mohly být vykázané finančnímu úřadu, a zásah je na odpovědnost účetního (zaškrtávací potvrzení). Přehlasovaný zámek se zapíše do auditního logu. Smazání se zaznamená do auditního logu a databázová systémová historie uchová předchozí podobu zápisu.
• Zaúčtovaný zápis, který přepisem opravovat nechcete (nebo nejde) - storno. Tlačítko „Stornovat" v detailu zápisu vytvoří zrcadlový protizápis - stejné účty a částky (včetně cizoměnové stopy, pokud na originále byla), ale s prohozenými stranami MD/Dal - zaúčtovaný k aktuálnímu datu (do otevřeného období). Originál dostane odkaz na stornující zápis (badge „Stornováno" a proklik na stornující zápis), stornující zápis referuje originál. Zápis lze stornovat jen jednou - opakované storno hlásí „Zápis už byl stornován" (i kdyby dva požadavky na storno odešly současně, druhý vždy prohraje a nevznikne druhý protizápis). Storno je možné jen u zaúčtovaného zápisu (koncept se řeší jinak, viz § 52.14.4) a jen do otevřeného období.
• U zápisu se zdrojem vydaná/přijatá faktura storno navíc odemyká zdrojový doklad (zruší příznak „Zaúčtováno" na faktuře), pokud k dokladu neexistuje jiný aktivní zaúčtovaný zápis - doklad tak můžete opravit a zaúčtovat znovu.
• Otevřené období - smazání celé storno dvojice. Když zápis v účetnictví nikdy neměl vzniknout, je i po stornu v deníku dvojice, která se jen vzájemně ruší. V otevřeném období ji jde odstranit celou - viz § 52.14.9.4.
• Přeúčtování z dokladu. Všechny tři cesty výš (přepis, storno, odmítnutí) má pod jedním tlačítkem i doklad sám - viz § 52.14.9.2.

52.14.9.1 Automatické storno při smazání nebo interním stornu dokladu

Storno popsané výše spouštíte ručně tlačítkem v deníku. Když ale smažete nebo interně stornujete zaúčtovanou vydanou či přijatou fakturu přímo v Fakturách / Přijatých fakturách, stejný mechanismus (protizápis s prohozenými stranami) se spustí automaticky, ve stejné transakci jako smazání/storno dokladu - deník tak nikdy nezůstane se zápisem k dokladu, který už neexistuje nebo je zrušený.

Při smazání rodičovské faktury se nejdřív stornují a odpojí také aktivní zápisy všech navázaných dokladů, které databáze smaže společně s ní (dobropisy a daňové doklady k přijaté platbě). Selhání storna jediného potomka zastaví celé smazání.

• Protizápis dostane popis „Storno zápisu při smazání dokladu" (u smazání) nebo „Storno zápisu při stornu dokladu" (u interního storna), číslo dokladu „STORNO {původní číslo}", a zaúčtuje se do stejného období jako originál - na rozdíl od ručního storna v deníku (to jde vždy do aktuálního otevřeného data).
• Právě proto, že se protizápis snaží zaúčtovat do období originálu: pokud je to období uzavřené, celá operace (smazání i storno dokladu) skončí chybou a nic se neuloží - ani doklad, ani zápis se nezmění. Aplikace to nahlásí srozumitelně, např. *„Fakturu nelze smazat - má zaúčtovaný zápis, který nelze stornovat (Období storna je „closed" - storno nelze zaúčtovat.). Nejdřív vyřešte zaúčtování v deníku."* (analogicky pro storno a pro přijaté faktury). Řešení je stejné jako jinde v této kapitole - období napřed znovu otevřít přes Uzávěrku, nebo doklad neuzavíráte, ale opravíte přeúčtováním.
• Při smazání se navíc na zdrojovém dokladu zruší vazba na zápis (source_id), protože samotný doklad za okamžik zmizí - v deníku po něm zůstane jen dvojice originál + stornující zápis jako auditní stopa.

52.14.9.2 Přeúčtování z dokladu (sekce Zaúčtování)

Storno a přepis z předchozích odstavců se dají spustit i z dokladu samotného, aniž byste se museli přepínat do deníku. Sekce Zaúčtování má u každého živého zápisu vedle odkazu Otevřít v deníku tlačítko Přeúčtovat (admin/účetní). Najdete ji na:

• detailu vydané faktury,
• detailu přijaté faktury,
• u zaúčtovaného bankovního pohybu (tam je tlačítko v řádku pohybu vedle Zrušit zaúčtování),
• v účetním deníku v rozbaleném zápisu kteréhokoli z těchto dokladů, vedle Stornovat.

Dialog ukáže řádky zápisu, který v deníku opravdu je, a nechá je změnit, smazat i doplnit. U převzaté skupiny zobrazí všechny její členy a předvyplní jejich stávající řádky; potvrzení stornuje celou původní skupinu a zapíše nový předpis, i když skupina obsahuje jen jediný zápis. Zápis musí zůstat vyrovnaný (Σ MD = Σ Dal). U běžného zápisu rozhoduje o způsobu přeúčtování stav účetního období:

Když do původního data zapsat nejde, storno i oprava padnou na nejbližší otevřené datum - dialog to napíše a vyžádá si potvrzení. Datum se nikdy neposune samo.

Dole v dialogu jsou Poznámky zápisu, tytéž jako v deníku a u bankovního pohybu. Přidání i úprava poznámky se ukládá nezávisle na přeúčtování, takže jde vždy, i v uzavřeném roce, kde je přeúčtování zablokované. Když změníte jen poznámku (kontace a popis zůstanou), hlavní tlačítko se přepne na Uložit poznámku a zápis nepřeúčtuje. Když přeúčtování vytvoří storno a nový zápis, živé poznámky se zkopírují na nový zápis; stornovaný si je nechá.

Přeúčtování v zamčeném datu bez storna. Zámek k datu se posouvá s podaným přiznáním k DPH, chrání tedy DPH, ne kontaci nákladu. Dokud rok není v uzávěrce, zápis v zamčeném datu se přepíše na místě, pokud oprava splní všechny podmínky:

• nemění se žádný účet daní (34x, tedy ani DPH),
• nemění se částka peněz, pohledávek a závazků (účty třídy 2 a skupin 31–33, 35–37); přesun mezi nimi, třeba 321 → 325, projde,
• je-li za rok už podané přiznání k dani z příjmů, navíc: všechny měněné účty patří do stejné účtové třídy (typicky náklad 511 → 518.100), takže se nemění výsledek, a nemění se daňová uznatelnost (přesun na nedaňovou analytiku .990 jde stornem).

Porovnává se čistý pohyb (MD − Dal) na každém účtu, ne součty stran. Když se tedy sleva zaúčtovaná zvlášť na straně Dal 518 rozpustí do ceny zboží na 501, součet stran zápisu se zmenší, ale DPH, závazek ani výsledek se nemění a zápis se přepíše na místě.

Dokud přiznání k dani z příjmů podané není, projde tedy i přesun mezi třídami, například dodatečně doplněné časové rozlišení 518 → 381 při opravě přijaté faktury.

Dialog to rozhodne už při úpravě řádků (ptá se serveru stejnou kontrolou, jakou pak projde uložení). Buď napíše, že se zápis přepíše na místě k původnímu datu, nebo řekne, proč to nejde (mění se DPH, saldokontní účet, po podání DPPO výsledek nebo uznatelnost), a teprve pak si vyžádá potvrzení posunu data. Kontrolu dělá server ještě jednou těsně před zápisem. Když oprava podmínky nesplní, postupuje se stornem a novým zápisem jako v tabulce výše. U přijaté faktury se nový nákladový účet zapíše i na položku dokladu, pokud se celý náklad přesunul z jednoho účtu na jiný. Jinak by ho další úprava dokladu vrátila zpět.

Přeúčtování se týká jen kontace. DPH se jím nemění: evidence DPH se počítá z řádků dokladu, takže daňový režim se opravuje editací dokladu, ne kontace.

U bankovního pohybu platí navíc totéž, co u ručního zaúčtování z fronty: pohyb na účtu 221 musí sedět na částku z výpisu a bankovní noha se sama doplní na analytiku vlastního účtu výpisu. Přeúčtování se tím liší od Zrušit zaúčtování - to pohyb vrátí nezaúčtovaný do fronty a v zamčeném ani uzavřeném období ho provést nelze, kdežto přeúčtovat pohyb jde i tam (storno + nový zápis).

52.14.9.3 Podle čeho se účtovalo

Sekce Zaúčtování kromě samotné kontace říká i to, z jaké šablony vznikla - a dovolí ji rovnou opravit. Vrstvy popisuje § 50.10.2.1; tady je, co se u kterého dokladu ukáže:

U předkontace je vidět i to, jestli platí firemní nastavení, nebo systémový výchozí stav, a jaké účty MD/Dal drží.

Systém si nikde nepamatuje „tenhle zápis vyrobila předkontace X" - odvozuje ji z dnešního nastavení dokladu. Proto k ní přidává i kontrolu, jestli se její účty v zápisu opravdu objevily:

• „v zápisu se nepoužila" - kontace vznikla jinak (ruční zápis, jiné nastavení v době účtování). Oprava předkontace se pak projeví až u příštího zaúčtování.
• „Ručně přeúčtováno {datum} ({uživatel})" - za účty stojí účetní, ne šablona.
• „Zdroj kontace nelze určit" - ruční zápis nebo doklad z doby před evidencí původu. Nepředstírá se šablona, která se nepoužila.

52.14.9.4 Smazání celé storno dvojice

Storno je správná cesta, jak zrušit účinek zápisu - v deníku po něm ale navždy zůstane dvojice, která se vzájemně ruší. Když šlo o zápis, který v účetnictví nikdy neměl vzniknout (duplicitní bankovní pohyb po přepojení konektoru, omylem zaúčtovaný doklad), je ta dvojice jen šum: nic nedokládá a v deníku i v opisu účtu jen překáží.

V rozbaleném detailu stornovaného zápisu je proto v otevřeném období tlačítko Smazat zápis i storno. Odstraní obě strany najednou - původní zápis i jeho protizápis.

Na číslech se tím nic nemění. Obě strany dvojice se ruší, takže žádný zůstatek, obratová předvaha ani výkaz nevypadají po smazání jinak. Mizí jen dva řádky deníku, které se vzájemně vynulovaly.

Smazání se odmítne, když:

• je některá strana dvojice v období, které není otevřené (uzavírá se, je uzavřené nebo schválené),
• na dvojici navazuje další storno (storno storna) - řetěz se rozplétá odzadu, od posledního protizápisu,
• se zdroj zápisu ruší vlastním workflow (mzdy, odpisy, reklasifikace).

Spadá-li datum některé strany do uzamčené části účetnictví (viz § 52.14.10), smazání se provede až po potvrzení varování o zásahu do uzamčeného období, stejně jako u jednoho zápisu. Stejně jde smazat i dvojici stornovaného Zúčtování DPH.

Bankovní pohyb, ze kterého zápis vznikl, se smazáním vrátí mezi nezaúčtované položky, takže jej lze zkontovat znovu; u faktury se zruší příznak „Zaúčtováno". Smazání se zaznamená do auditního logu včetně zrušených řádků obou zápisů.

52.14.10 Zámek účtování k datu

Kromě uzavření celého účetního období (viz Uzávěrka) existuje i jemnější, měkký zámek účtování k datu platný napříč všemi obdobími firmy - zámek. Řídí, do kterého data (včetně) už nejde nově zaúčtovat, přeúčtovat ani stornovat žádný doklad, i když samotné účetní období je pořád formálně otevřené.

K čemu slouží. Jakmile jednou podáte přiznání k DPH za leden, nechcete, aby šlo o pár měsíců později omylem zaúčtovat další doklad zpátky do ledna a rozhodit tak už podané přiznání. Zámek k datu je jemnější než uzavření celého roku - běžný provoz v aktuálních měsících funguje beze změny, chráněná je jen minulost před zamčeným datem.

Posun po podání. Vygenerování ani stažení přiznání k DPH nebo kontrolního hlášení (viz Výkazy DPH) samo zámek neposouvá. Backend jej posune až při explicitním označení validního snapshotu za skončené období jako odeslaného, a to jen dopředu (nikdy ho automaticky nezmenší). V Archivu podání tuto akci spustíte tlačítkem Označit jako podané; zámek lze alternativně nastavit ručně administrátorem.

Co uvidíte. Pokus o zaúčtování, přeúčtování nebo storno dokladu s datem v zamčeném rozsahu skončí chybou, že datum je zamčené. Storno zaúčtovaného zápisu, jehož datum už je zamčené, samo o sobě projde, ale protizápis se automaticky zaúčtuje k dnešnímu (otevřenému) datu, ne k datu originálu.

Ruční nastavení a posun. Zámek může nastavit, posunout dopředu i vrátit zpátky jen administrátor - na stránce Účetnictví → Měsíční kontrola tlačítkem „Uzamknout k datu", vždy s povinným písemným zdůvodněním (min. 5 znaků); změna se zaznamená do auditní stopy (hodnota před/po + důvod). Stejná akce je dostupná i přímo přes administrátorské API (PUT /api/accounting/period-lock).

52.14.11 Kontrola integrity deníku (noční job)

Kromě zámků a auditní stopy má aplikace i pasivní diagnostiku - jednou denně (02:30) proběhne CLI cron cron-journal-integrity-check, který u každé firmy v režimu podvojné účetnictví (daňová evidence se přeskakuje - deník tam neexistuje) porovná doklady s deníkem a hledá pět typů nesrovnalostí:

Job je čistě diagnostický - nic sám neopravuje, jen zapíše počty a ukázku nálezů (přepis při každém běhu). Výsledek vidíte na dashboardu (Zkontroluj integritu deníku) - karta „Zkontroluj integritu deníku" se zobrazí jen když job něco našel, se závažností vždy vysoká. Aplikace nemá samostatnou stránku s výpisem jednotlivých nálezů. Karta i každý štítek rozpadu vedou zpátky na tento seznam zápisů. U jediného nálezu otevře karta přímo dotčený zápis, u více nálezů nesoulad částky doklad ↔ zápis vyfiltruje filtr Nesrovnalosti doklad ↔ deník; ostatní typy dohledáte ručně podle typu.

Ruční spuštění (např. hned po podezřelé opravě, bez čekání na noční běh):

php api/bin/cron-journal-integrity-check.php                  # spustí a uloží výsledek
php api/bin/cron-journal-integrity-check.php --dry-run         # jen vypíše, nic neuloží
php api/bin/cron-journal-integrity-check.php --supplier=12     # jen jedna firma

Při ručním zaúčtování přes API lze zadat jiné entry_date než DUZP. Pokud datum leží v jiném kalendářním roce, zápis se vytvoří, ale odpověď vrátí varování entry_date_outside_document_year; takový přesun je potřeba účetně ověřit.

52.14.12 Omezení a tipy

52.14.12.1 Kdo smí co

• Deník je jen pro podvojné účetnictví - firmy na daňové evidenci modul v menu vůbec nevidí.
• Ruční zápis (i storno, i editace popisu, i přílohy) vyžaduje právo zápisu (role účetní/administrátor); role jen pro čtení vidí vše, ale nic needituje.
• Σ MD = Σ Dal je tvrdá podmínka na backendu (počítaná v haléřích, ne přes desetinná čísla) - frontendová kontrola je jen pomůcka, server nevyrovnaný zápis vždy odmítne.
• Zaúčtovat (i stornovat, i přepsat idempotentním re-postem) lze jen do otevřeného účetního období - nejdřív si ověřte v Uzávěrce, že období pro dané datum existuje a je otevřené.
• Popis zápisu lze inline upravit jen u ručních zápisů a zápisů uzavření/otevření knih - u ostatních (faktura, banka, pokladna, majetek) se popis mění na zdrojovém dokladu.
• Přílohy zápisu mají per-soubor limit 20 MiB a per-zápis limit 100 MiB; duplicitní obsah se k témuž zápisu nedá nahrát dvakrát.
• Ruční zápis přes formulář vždy počítá jen v CZK - cizí měnu/kurz na řádku má jen automaticky vzniklý zápis z cizoměnové faktury.
• Filtr Zdroj i postranní detail ze zápisu pokrývají banku, pokladnu, faktury, majetek, odpisy a vypořádání. Plný detail se otevírá až odkazem ze zdrojového panelu.
• Export deníku (PDF/XLSX) respektuje aktuálně nastavené filtry a je omezený na max. 5 000 zápisů v jednom exportu.
• Sekce Historie v detailu zápisu ukazuje časovou osu verzí s rozdílem oproti předchozí verzi - spárování s konkrétním uživatelem je orientační (časová blízkost v auditním logu), ne přesná vazba.
• Kromě otevřenosti období hlídá zaúčtování/přeúčtování/storno i zámek k datu (§ 52.14.10). Ručně jej nastaví administrátor; po doloženém podání jej posune i označení snapshotu DPH nebo KH tlačítkem Označit jako podané v Daně → EPO podání a archív.

52.14.13 Doúčtování nezaúčtovaných dokladů

Účetnictví → Doúčtovat doklady.

Kdy to potřebujete: po importu historie z jiného systému, po přechodu z daňové evidence na podvojné účetnictví, nebo kdykoli, kdy v seznamech leží doklady bez zaúčtování. Automatika účtování je háček na vznik dokladu a takové doklady jí neprojdou (viz poznámka na začátku kapitoly).

Obrazovka ukazuje, kolik dokladů čeká - zvlášť vydané a přijaté faktury, pokladní doklady, bankovní pohyby a zápočty. Účtuje vydané a přijaté faktury; pokladna, banka a zápočty mají vlastní cesty.

Každý doklad se účtuje samostatně, takže jeden vadný dávku nezastaví - skončí v protokolu jako přeskočený nebo chybný s důvodem. Typický důvod přeskočení je uzavřené období nebo doklad, který se zaúčtovat nedá (nulová částka, zálohová faktura). Na konci běhu se kontroluje podvojnost celého deníku a nevyrovnaný stav se hlásí zvlášť.

Účtuje se týmž kódem jako v průvodci aktivací účetnictví, takže výsledek je stejný, jako by doklady prošly aktivací. Oproti hromadnému zaúčtování z výběru v seznamu faktur tu není strop 500 dokladů na dávku.

52.14.13.1 Dogenerování popisů u převzatých zápisů

Deník převzatý z POHODY nebo Money S3 nese v popisu jen jedno pole původní agendy, takže desítky zápisů za sebou mívají navlas stejný text (typicky „Fakturujeme Vám za …"). Převod popisy dopočítá sám hned po navázání dokladů na zápisy - v protokolu převodu to uvidíte jako „U N převedených zápisů se popis doplnil o číslo dokladu a protistranu."

Doplnit je jde i kdykoli později, příkazem na serveru:

php api/bin/rebuild-journal-descriptions.php                    # nanečisto, jen vypíše
php api/bin/rebuild-journal-descriptions.php --apply            # skutečně přepíše
php api/bin/rebuild-journal-descriptions.php --supplier=2 --apply
php api/bin/rebuild-journal-descriptions.php --source-type=bank --limit=200

Bez --apply skript nic nezapisuje - vypíše, kolika zápisů se změna týká, po typech zdroje, a ukázku „před → po". Přepínač --samples=N řídí počet ukázek.

Co se nikdy nepřepíše:

• ruční zápisy a zápisy uzavření/otevření knih - jejich popis psala účetní,
• zápisy bez vazby na doklad (storna, zápisy bez source_id) - není z čeho skládat,
• zápisy uzávěrky, mezd, majetku a zápočtů - jejich popis vychází z údajů, které v deníku nejsou, a už číslo i obsah nese,
• popis, který uživatel sám změnil (auditovaná inline editace, § 35).

Mění se jen text popisu. Částky, účty, data, období ani čísla dokladů zůstávají, takže se sestavy ani výkazy nezmění. Opakované spuštění už nic nepřepíše.

52.14.14 Ostatní pohledávky a závazky

Agenda Ostatní pohledávky a závazky slouží pro peněžní nároky a dluhy, které nepatří do vydaných ani přijatých faktur ani do mzdového a daňového modulu: nájemné podle smlouvy, vratná kauce, půjčka a její splátky, pojistné, poplatek nebo nárok na náhradu škody. V podvojném účetnictví ji najdete v menu Účetnictví → Ostatní pohledávky a závazky, v daňové evidenci v menu Daňová evidence → Ostatní pohledávky a závazky. Zdanitelné plnění se sem nezadává; patří do faktur, aby jeho řádky vstoupily do knihy DPH a výkazů.

52.14.14.1 Přehled

Seznam ukazuje ruční položky a pod nimi položky z jiných modulů. U ruční položky vidíte název se směrem a druhem, protistranu, splatnost, zdroj s počtem připojených dokumentů, částku, zbývá uhradit a stav. Z řádku otevřete detail; rozpracovaný koncept lze také upravit nebo smazat.

Filtry:

• Směr: vše, pohledávky, nebo závazky.
• Stav: výchozí Otevřené ukazuje koncepty, potvrzené a zaúčtované položky, u kterých ještě zbývá něco uhradit; Vše ukáže i uhrazené, stornované a zrušené.
• Zdroj: ručně zadané, mzdy, nebo daně.
• Hledat: název, protistrana, číslo dokladu a variabilní symbol.
• Splatnost od / do: bez zadaného rozmezí se ukáží položky se splatností rok zpět až rok dopředu.

Tlačítko Nová ostatní položka založí koncept se směrem podle aktuálního filtru.

52.14.14.2 Založení položky

V konceptu vyplníte:

Názvy druhů se mění podle směru, aby například kauce k vrácení nezněla jako přijatá kauce. Druh je jen popisný: neurčuje účty ani daňovou povahu. Změnou směru se druh a zadané účty vymažou. Dokumenty připojíte až po uložení položky v jejím detailu. Upravovat lze jen koncept.

52.14.14.3 Účtování v podvojném účetnictví

V části Účtování zvolíte:

• Účet pohledávky nebo závazku: u pohledávky se nabízejí aktivní účty, u závazku pasivní. Nevyberete-li žádný, při zaúčtování se použije 315 (pohledávka) nebo 325 (závazek).
• Protiúčet: skutečný účetní případ. Účet 5xx znamená náklad, 6xx výnos; rozvahový protiúčet (například kauce nebo jistina půjčky) zisk nemění.

Tlačítkem Rozdělit kontaci rozdělíte protiúčet až na 50 řádků, například nájemné na nájem a zálohy na služby. Součet řádků musí přesně odpovídat částce položky. Účet pohledávky nebo závazku zůstává jeden v celé částce kvůli saldu a párování úhrad; protiúčet nesmí být shodný s ním ani začínat 315 nebo 325.

Zaúčtovat přidělí položce číslo z řady OP (pohledávky) nebo OZ (závazky) podle roku data vzniku a vytvoří zápis k datu zaúčtování:

Zaúčtování vyžaduje oprávnění zaúčtovat v deníku. Zápis nejde stornovat přímo v deníku; storno i opravy dělejte v detailu položky.

52.14.14.4 Daňová evidence

V daňové evidenci se položka potvrdí (dostane číslo, stav Potvrzeno) a žádný účetní zápis nevzniká. Potvrzení samo nezakládá daňový příjem ani výdaj. Daňovou povahu skutečné bankovní nebo pokladní platby zařadíte v peněžním deníku; detail na to upozorní a odkáže do něj. Potvrzené položky se ukážou v přehledu pohledávek a závazků daňové evidence rozdělené podle stáří.

52.14.14.5 Úhrady

K potvrzené nebo zaúčtované položce přiřadíte existující platbu tlačítkem Hledat volnou platbu (hledá podle variabilního symbolu, protistrany a popisu):

• bankovní pohyb ve správném směru (příchozí u pohledávky, odchozí u závazku), v Kč, zatím nespárovaný s fakturou, mzdou ani daňovou zálohou,
• pokladní doklad zaúčtovaný s účelem Ostatní, ve správném směru.

V podvojném účetnictví musí být platba nejdřív zaúčtovaná proti stejnému účtu pohledávky nebo závazku (u pohledávky na straně D, u závazku MD); jinak ji aplikace odmítne s výzvou platbu nejdřív takto zaúčtovat. Přiřazení samo nic znovu nezaúčtuje.

Nabídnutá částka je menší z volné části platby a zbývajícího dluhu. Jedna položka může mít více dílčích úhrad a jedna platba se může rozdělit mezi více položek. Jakmile zbývá uhradit nula, položka z filtru Otevřené zmizí. Přiřazení zrušíte tlačítkem Odpojit úhradu. Stornovaný bankovní zápis přiřazení označí jako stornované; pokladní doklad přiřazený k položce stornovat nejde, nejdřív ho odpojte.

52.14.14.6 Storno a přeúčtování

Stornovat (v daňové evidenci Zrušit) jde u zaúčtované nebo potvrzené položky bez přiřazených úhrad; úhrady nejdřív odpojte. Zadáte důvod a v podvojném účetnictví datum storna. Vznikne protizápis „Storno číslo: důvod" a položka přejde do stavu Stornováno. Storno zároveň pozastaví opakování položky.

Přeúčtovat (jen podvojné účetnictví, zaúčtovaná položka bez úhrad) opraví chybné účty. Dialog ukáže dosavadní kontaci; zadáte nový účet pohledávky nebo závazku, protiúčet nebo rozdělenou kontaci, datum a důvod. Aspoň jeden účet se musí změnit. Původní zápis se stornuje a vznikne nový se stejným číslem dokladu k datu přeúčtování.

Koncept se maže tlačítkem Smazat. Koncept vytvořený opakováním se místo smazání zruší, aby v rozvrhu zůstalo vidět, že termín byl vyřešen. Zdrojový koncept opakování smazat nejde.

52.14.14.7 Opakování a splátkový kalendář

V detailu v části Opakování položky nastavíte měsíční, čtvrtletní nebo roční opakování a případně datum konce. Každá kopie dostane datum vzniku posunuté o dané období (u kratšího měsíce na jeho poslední den) a stejný odstup splatnosti jako zdrojová položka. Přebírá směr, druh, název, protistranu, částku, variabilní symbol, účty včetně rozdělené kontace, poznámku i připojené dokumenty.

Denní úloha připravuje koncepty až 90 dní dopředu, aby se ukázaly v predikci. Ručně je vytvoříte polem Vytvořit do a tlačítkem Vytvořit položky (nejvýš 120 najednou). Vzniklé koncepty se nikdy nezaúčtují samy. Pod rozvrhem se vypisují vytvořené položky s datem a stavem. Opakování lze Pozastavit a Obnovit; po stornu zdrojové položky se pozastaví natrvalo a už vytvořené koncepty zůstávají samostatnými položkami k posouzení.

Splátkový kalendář rozloží jednu pohledávku nebo závazek na 2 až 120 splátek s rostoucími daty (ne dřívějšími než datum vzniku). Součet splátek musí odpovídat částce položky. Kalendář nevytváří žádné účetní zápisy, jen rozloží očekávané platby v cash-flow; úhrady se započítávají od nejstarší splátky. Po přiřazení první úhrady už kalendář měnit nejde. Koncept se splátkovým kalendářem lze dál upravovat, dokud částka odpovídá součtu splátek a datum vzniku není pozdější než první splátka; před změnou částky kalendář zrušte tlačítkem Zrušit kalendář.

52.14.14.8 Dokumenty a vazba na deník

Panel Dokumenty v detailu připojí smlouvy, skeny a další podklady ze skladu dokumentů. Nově nahraný sken se uloží do složky Ostatní pohledávky a závazky / rok / měsíc podle data vzniku. Originál zůstává ve skladu a stejná smlouva může být podkladem více položek či období.

U zaúčtované položky ukazuje část Účtování účty a rozdělenou kontaci a tlačítkem Otevřít účetní zápis přejde na zápis v deníku, včetně jeho vlastních poznámek a příloh. Obráceně v deníku otevřete náhled položky (směr, druh, protistrana, data, částka, uhrazeno, zbývá, variabilní symbol, účty a poznámka) i s jejími dokumenty a přejdete na detail.

52.14.14.9 Mzdy, daně a predikce

Pod ručními položkami se ukazují položky z jiných modulů, jen ke čtení a s odkazem do jejich agendy:

• Daňové zálohy: zálohy na daň z příjmů a na sociální a zdravotní pojištění,
• Mzdy: mzdové závazky a vratky za období (bez údajů o zaměstnancích),
• Odhady označené štítkem Odhad: odhad mzdové platby podle posledních mezd, odhad DPH k odvodu nebo vratky a odhad doplatku DPPO. Ukazují se na 90 dní dopředu a zmizí, jakmile existuje skutečný doklad (mzdy za období, zaúčtované zúčtování DPH).

Tyto řádky vidí jen uživatelé s přístupem k přehledům daní, respektive k mzdovým platbám. Upravují se ve svém zdrojovém modulu.

Otevřené ostatní položky vstupují do výhledu cash-flow podle splatnosti, u splátkového kalendáře podle termínů splátek. Karta Ostatní položky ve výsledku hospodaření na přehledech ukazuje výnosy, náklady a dopad na zisk podle protiúčtů třídy 5 a 6, zvlášť zaúčtované a koncepty; rozvahové protiúčty se do výsledku nepočítají. Odhad není potvrzený dluh. Zaúčtované položky na účtu pohledávky nebo závazku zkontrolujete v Saldokontu i zpětně k rozvahovému dni.

52.14.14.10 Oprávnění

Agendu vidí uživatelé s oprávněním Ostatní pohledávky a závazky (čtení); zakládání, úpravy a úhrady vyžadují zápis. Zaúčtování a storno v podvojném účetnictví a každé přeúčtování potřebují navíc oprávnění zaúčtovat v deníku. Přiřazení bankovní platby vyžaduje přístup k bance a párování, přiřazení pokladního dokladu přístup k pokladně. Připojené dokumenty vidí uživatel s přístupem k dokumentům.

52.15 Související kapitoly

• Průvodce účetního - jak se zápisy tvoří a kdy co dělat
• Automat a K doúčtování - automatické zápisy a nezaúčtované případy
• Hlavní kniha a Obratová předvaha - sestavy ze zápisů deníku
• Měsíční kontrola - zámek účtování k datu
• Uzávěrka - období a znovuotevření knih
• Účtový rozvrh a Předkontace
• Banka, Pokladna, Faktury, Přijaté faktury - zdroje zápisů