22. Upomínky po splatnosti

Když klient nezaplatil včas, můžeš mu poslat upomínku — speciální e-mail s textem typu „Vaše faktura č. XXX byla splatná YY dní zpět, prosíme o úhradu".

Upomínky lze posílat 3 způsoby:

Manuálně z detailu jedné faktury (tlačítko)
Hromadně z Seznamu faktur (bulk action)
Automaticky z cronu (cron-send-reminders.php)

22.1 Předpoklady

Aby šla upomínka odeslat, faktura musí:

Být typu Faktura (ne proforma, dobropis ani storno)
Být ve stavu issued, sent nebo reminded
Být po splatnosti (due_date < dnes)
Mít k dispozici klientův e-mail (hlavní + případné fakturační)
Mít zapnutý přepínač Posílat automatické upomínky (viz § 22.7) — týká se jen automatického cronu; ruční i hromadné odeslání funguje vždy.

22.2 Manuální upomínka

Otevři Detail faktury → tlačítko Upomínka.

Po kliknutí:

E-mail jde na: kontakty klienta s účelem Upomínky *(viz § 18.2.2)*; bez nich kontakty Doklady; bez kontaktů na klient.hlavni_email + zakazka.fakturacni_emaily[]. Příjemce vidíš v potvrzovacím dialogu vč. zdroje.
Šablona: invoice_reminder (CZ / EN podle jazyka klienta)
Status faktury → reminded
last_reminder_at = teď
reminder_count += 1

Activity log: invoice.reminded s počtem dní po splatnosti.

22.2.1 Test upomínky

Vedle Upomínka je tlačítko Test upomínky — pošle stejný e-mail jen na tvůj e-mail (admina, kterého jsi přihlášen). Užitečné pro:

Vyzkoušení šablony před odesláním klientovi
Ověření, že SMTP funguje
Náhled, jak vypadá HTML verze e-mailu v tvém klientu

22.3 Hromadná upomínka

Z Faktury → filtr „Po splatnosti" zaškrtni více faktur → bulk action Upomínka (N).

Server:

Pro každou fakturu zkontroluje, že splňuje předpoklady (§ 22.1)
Cooldown — pokud byla upomínka poslána před <14 dny, faktura se přeskočí
Pošle e-mail
Update statusu

Hláška o výsledku: Odesláno: 8, přeskočeno (cooldown): 2, chyb: 0.

22.4 Cron — automatické upomínky

Pro pravidelné upomínání nastav cron:

cmd/cron-send-reminders.sh    # 1× denně, doporučeně 09:00 Po–Pá

Skript php api/bin/cron-send-reminders.php má parametry:

Parametr	Default	Význam
`--days=N`	(per dodavatel)	Faktura musí být po splatnosti alespoň N dní. Bez parametru se čte práh nastavený u dodavatele (§ 22.7, default 3); `--days` ho pro daný běh přebije.
`--cooldown=N`	`7`	Min. počet dní mezi dvěma upomínkami stejné faktury
`--dry-run`	—	Jen vypíše, co by udělal, bez odeslání

22.4.1 Doporučené nastavení

# Po-Pá v 9:00 — upomínat faktury 5+ dní po splatnosti, max 1× za 14 dní
0 9 * * 1-5  /var/www/myucto.cz/cmd/cron-send-reminders.sh --days=5 --cooldown=14

💡 --days=5 je rozumný „grace period" — klient mohl mít dovolenou, bankovní poplatek, nebo sis ty zapomněl naimportovat výpis.

22.4.2 Dry-run pro test

Před produkčním nasazením:

php api/bin/cron-send-reminders.php --days=5 --dry-run

Vypíše:

[dry-run] Faktura #2604012 (ACME s.r.o., 12 dní po splatnosti) — by se odeslala na 3 adresy
[dry-run] Faktura #2604015 (Studio Fialka, 7 dní po splatnosti) — by se odeslala na 1 adresu
[dry-run] Faktura #2604008 — přeskočena (poslední upomínka před 4 dny < cooldown 14)
[dry-run] CELKEM: 2 by se odeslaly, 1 přeskočena.

22.5 Šablona upomínky

Šablona je v Systém → E-mail šablony → invoice_reminder.

Můžeš editovat:

Předmět — {{ varsymbol }} placeholder pro VS faktury
HTML tělo — Twig template
Plain text tělo — fallback pro klienty bez HTML

22.5.1 Dostupné placeholders

Placeholder	Význam
`{{ varsymbol }}`	Variabilní symbol faktury
`{{ amount }}`	Částka k úhradě, formátovaná
`{{ currency }}`	Měna
`{{ due_date }}`	Datum splatnosti
`{{ days_overdue }}`	Počet dní po splatnosti
`{{ client_name }}`	Jméno klienta
`{{ supplier_name }}`	Jméno dodavatele
`{{ payment_link }}`	(volitelné) odkaz na platební bránu
`{{ reminder_count }}`	Počet již odeslaných upomínek (1 = první, 2 = druhá, …)

22.5.2 Multi-jazyčnost

Pro každou šablonu jsou 4 varianty:

cs.html (CZ HTML)
cs.txt (CZ plain)
en.html (EN HTML)
en.txt (EN plain)

Vybere se podle klient.language.

22.6 Tipy

Cooldown 14 dní je rozumný — kratší by byl agresivní, delší se obchází.
Eskalace tónu — pomocí {{ reminder_count }} můžeš v šabloně použít Twig logiku: {% if reminder_count >= 3 %}poslední výzva{% endif %}.
Cron nepouštěj v sobotu/neděli — klient nečte e-maily, vyřeší to až v pondělí, ale na statistikách to vypadá divně. Cron expression 1-5 (Po–Pá) je standard.
Po druhé upomínce zvaž osobní telefonát — automatika neřeší vztahy. E-mailová upomínka je jen formalita.
Test upomínky = vždy před produkčním cronem. Nešťastné je posílat klientovi rozbitý HTML.

22.7 Vypnutí upomínek u konkrétní faktury a práh dní

Automatické upomínky lze řídit na třech úrovních; cron pošle upomínku, jen když všechny tři dovolí (zapnuto u dodavatele i u klienta i u faktury):

Úroveň	Kde	Význam
Dodavatel	Nastavení → dodavatel	Globální vypnutí pro celého dodavatele
Klient	Detail klienta	Vypnutí pro všechny faktury daného klienta
Faktura	Editor faktury	Vypnutí pro jedinou konkrétní fakturu

22.7.1 Přepínač na faktuře

V editoru faktury je v pravém boxu Datumy, hned pod polem *Splatnost*, přepínač Posílat automatické upomínky (výchozí: zapnuto). Když ho vypneš, cron tuto fakturu přeskočí, i kdyby měl dodavatel i klient upomínky zapnuté. Ruční i hromadné odeslání upomínky funguje vždy. U dobropisů se přepínač nezobrazuje (dobropisy se neupomínají).

22.7.2 Práh „po kolika dnech po splatnosti"

V Nastavení → dodavatel nastavíš, po kolika dnech po splatnosti se má poslat první automatická upomínka. Na výběr jsou předvolby 3 dny / týden / měsíc nebo vlastní počet dní (1–365). Hodnota je per dodavatel; cron ji čte automaticky. Parametr --days=N (§ 22.4) ji pro daný běh přebije — hodí se pro mimořádný / ruční běh.

22.8 Penalizace — úrok z prodlení

Když upomínky nepomohly, můžeš dlužníkovi vystavit penalizační fakturu na zákonný úrok z prodlení dle nařízení vlády č. 351/2013 Sb.

22.8.1 Jak se úrok počítá

Roční sazba úroku = 2týdenní repo sazba ČNB platná k prvnímu dni kalendářního pololetí, ve kterém prodlení VZNIKLO, zvýšená o 8 procentních bodů. Denní úrok:

úrok = jistina × (repo sazba k počátku prodlení + 8) / 100 × počet dní prodlení / (365 nebo 366)

Prodlení běží ode dne následujícího po splatnosti do rozhodného dne (dnešek). Sazba se fixuje k okamžiku vzniku prodlení a dál se nemění — i když prodlení trvá přes další pololetí (třeba s jinou sazbou ČNB), počítá se pořád stejnou, počáteční sazbou (§ 2 NV č. 351/2013 Sb.). Přesahuje-li prodlení přes hranici kalendářního roku, systém dny rozdělí na tuto hranici, protože se mění jmenovatel (365, resp. 366 v přestupném roce) — sazba zůstává v obou částech stejná.

Repo sazby ČNB jsou v číselníku Nástroje → Účetní nastavení → Repo sazba ČNB (viz níže) — admin je může doplňovat a opravovat.

22.8.2 Vytvoření penalizační faktury

Na detailu faktury po splatnosti (typu Faktura) je tlačítko Penalizační faktura. Po kliknutí se zobrazí náhled výpočtu:

Jistina (zbývající dlužná částka)
Počet dní prodlení
Rozpad dnů přes hranici kalendářního roku (období, dny, roční sazba, úrok) — sazba je ve všech řádcích stejná, mění se jen jmenovatel 365/366
Celkový úrok z prodlení

Po potvrzení vznikne koncept penalizační faktury (typ Penalizační faktura) na jeden řádek = vypočtený úrok. Fakturu pak běžně vystavíš a odešleš.

22.8.3 Navazující penalizace (žádné dvojí vyúčtování)

Když ke stejné faktuře už dřív vznikla penalizace, další penalizace počítá úrok jen za dny, které ještě nebyly vyúčtované — systém si u každé penalizační faktury pamatuje, do kterého dne prodlení pokrývá, a navazující výpočet začíná až den poté. V náhledu se to projeví hláškou „Navazuje na dřívější penalizaci — počítá se jen období od …".

Pokud je celé aktuální období prodlení už penalizací pokryté (typicky když zadáš stejné nebo starší rozhodné datum jako u předchozí penalizace), systém vytvoření nové faktury odmítne — není co nově vyúčtovat.

💡 Stornovaná penalizační faktura se do „už pokrytého období" nepočítá — po jejím stornování začne navazující výpočet znovu od původního počátku prodlení.

22.8.4 Účtování a DPH

Úrok z prodlení je mimo předmět DPH (§ 2 ZDPH — není plnění), penalizační faktura se proto nezahrnuje do Knihy DPH, přiznání DPHDP3 ani do kontrolního hlášení.
V podvojném účetnictví se účtuje 311 / 644 (Smluvní pokuty a úroky z prodlení) — bez řádku DPH (343). Předkontaci lze upravit v kontačních pravidlech (invoice.penalty.issued).

22.8.5 Číselník repo sazby ČNB

V Nástroje → Účetní nastavení → Repo sazba ČNB je tabulka historických repo sazeb. Každý řádek má Platnost od (typicky 1. den pololetí) a sazbu v % p.a.. Systém při výpočtu vezme poslední sazbu s datem platnosti ≤ rozhodný den. Admin může řádky doplňovat a opravovat, jak přibývají nová pololetí.

22.9 Kontrola, co se opravdu odeslalo (a co ne)

V Systém → Odeslané e-maily je přehled všech e-mailů, které aplikace rozeslala — odeslání faktur, upomínky, schvalovací upomínky, poděkování za úhradu, připomínky konceptů i testovací odeslání. Automatické (cron) odeslání jsou připsána „Systému".

Přehled ukazuje i neúspěšná odeslání: když odeslání selže (nedostupný SMTP, odmítnutý příjemce, chyba při generování PDF), zapíše se červený řádek se stavem Neodesláno a textem chyby. Filtr stavu (Vše / Odesláno / Neodesláno) a zkratka Neodesláno: N umožní rychle najít, co je potřeba poslat znovu.

⚠️ „Odesláno" znamená, že e-mail převzal SMTP server — nezaručuje doručení do schránky (odmítnutí mailserverem příjemce / spam filtr aplikace netrackuje). Pokud cron upomínku přeskočí kvůli předpokladům z § 22.1 (např. klient nemá e-mail), nejde o „selhání odeslání" a v přehledu se jako chyba neobjeví.