22. Upomínky po splatnosti
Návod, jak upomenout klienta, který nezaplatil včas: ručně, hromadně nebo automaticky, jak upravit text upomínky a jak vystavit penalizační fakturu na úrok z prodlení. Pro každého, kdo hlídá pohledávky.
22.1 Kdy to potřebujete
- Faktura je po splatnosti a chcete klientovi poslat upomínku (e-mail typu „Vaše faktura č. XXX byla splatná YY dní zpět, prosíme o úhradu“).
- Máte po splatnosti víc faktur a chcete upomenout všechny najednou.
- Chcete, aby upomínky odcházely samy každý pracovní den.
- Chcete upravit text upomínky nebo ji vyzkoušet, než ji uvidí klient.
- Upomínky nepomohly a chcete vyúčtovat zákonný úrok z prodlení.
- Potřebujete zjistit, zda se upomínka opravdu odeslala.
Upomínky lze posílat třemi způsoby:
- Ručně z detailu jedné faktury.
- Hromadně ze Seznamu faktur.
- Automaticky z plánované úlohy (cronu).
22.2 Než začnete
Aby šla upomínka odeslat, faktura musí:
- být typu Faktura (ne proforma, dobropis ani storno),
- být ve stavu vystavená, odeslaná nebo upomenutá,
- být po splatnosti (splatnost starší než dnešek),
- mít k dispozici e-mail klienta (hlavní e-mail, kontakty nebo fakturační e-maily zakázky),
- mít zapnutý přepínač Posílat automatické upomínky - jen pro automatické odesílání, ruční i hromadné odeslání funguje vždy (viz § 22.10.6).
22.3 Krok za krokem: upomínka jedné faktuře
- Otevřete detail faktury po splatnosti.
- Klikněte na Odeslat upomínku.
- V potvrzovacím dialogu zkontrolujte příjemce (vidíte u nich i zdroj). Můžete doplnit další adresy (oddělené čárkou) nebo přes + CC / BCC přidat kopii, třeba stavbyvedoucímu nebo nákupčímu, který platbu schvaluje. Uložené kontakty klienta ani faktura se tím nemění.
- Potvrďte odeslání.
Jak poznáte, že je hotovo: faktura má stav Upomínka, zvýšil se počet odeslaných upomínek a v aktivitě faktury je záznam o upomínce s počtem dní po splatnosti.
Příjemci: kontakty klienta s účelem Upomínky (viz § 18.4), bez nich kontakty Doklady, bez kontaktů hlavní e-mail klienta plus fakturační e-maily zakázky.
22.3.1 Test upomínky
Na detailu faktury po splatnosti otevřete nabídku Další akce a v části Pokročilé klikněte na Test upomínky. Aplikace pošle stejný e-mail jen na váš e-mail (přihlášeného administrátora). Hodí se pro:
- vyzkoušení šablony před odesláním klientovi,
- ověření, že SMTP funguje,
- náhled HTML verze e-mailu ve vašem poštovním klientovi.
Jak poznáte, že je hotovo: upomínka dorazí do vaší schránky. Stav faktury ani počet upomínek se testem nemění.
Test upomínky vždy udělejte před prvním ostrým během cronu. Nešťastné je posílat klientovi rozbitý HTML e-mail.
22.4 Krok za krokem: hromadná upomínka
- Otevřete
Prodej → Vydané fakturya nastavte filtr Po splatnosti. - Zaškrtněte faktury, které chcete upomenout.
- V liště klikněte na Odeslat upomínky (N) a potvrďte.
Jak poznáte, že je hotovo: zobrazí se hláška o výsledku (počet odeslaných a případné chyby u jednotlivých faktur) a odeslané faktury mají stav Upomínka.
Aplikace u každé faktury zkontroluje předpoklady z § 22.2, odešle e-mail a změní stav. Hromadná akce neuplatňuje ochrannou lhůtu (cooldown): pošle upomínku každé vybrané fakturě, která splňuje předpoklady, i když už jednou upomenuta byla.
22.5 Krok za krokem: automatické upomínky
- Zapněte automatické upomínky na všech třech úrovních (dodavatel, klient, faktura, viz § 22.10.6). Cron pošle upomínku, jen když ji dovolí všechny tři.
- V
Firma → Nastavení, záložce Fakturace, zapněte Posílat automatické upomínky. - V poli Po kolika dnech po splatnosti poslat první upomínku zvolte 3 dny, Týden (7 dní), Měsíc (30 dní), nebo Vlastní… počet dní (1 až 365).
- Správce serveru nastaví plánovanou úlohu (viz § 22.10.1). Doporučení: 1x denně v pracovní dny.
- Před ostrým nasazením úlohu vyzkoušejte s
--dry-run(viz § 22.10.3).
Jak poznáte, že je hotovo: upomínky odcházejí samy, v Systém → E-maily a certifikáty na záložce Odeslané e-maily vidíte odeslání připsaná „Systému“ a faktury mají stav Upomínka.
Upomínku u jedné faktury vypnete v editoru faktury přepínačem Posílat automatické upomínky (box Datumy, pod polem Splatnost). Cron tuto fakturu pak přeskočí, ruční i hromadné odeslání funguje.
22.6 Krok za krokem: úprava šablony upomínky
- Otevřete
Systém → E-maily a certifikátya záložku E-mail šablony. - Vyberte šablonu Upomínka faktury.
- Upravte Předmět, HTML tělo a Plain text tělo (záloha pro klienty bez HTML). Použít můžete placeholdery z § 22.10.4.
- Uložte a vyzkoušejte přes Test upomínky (viz § 22.3.1).
Jak poznáte, že je hotovo: testovací e-mail vypadá, jak chcete.
22.7 Krok za krokem: penalizační faktura (úrok z prodlení)
Když upomínky nepomohly, můžete dlužníkovi vystavit penalizační fakturu na zákonný úrok z prodlení dle nařízení vlády č. 351/2013 Sb.
- Otevřete detail faktury po splatnosti (typu Faktura).
- Klikněte na Penalizační faktura.
- V okně zkontrolujte náhled výpočtu: jistinu (zbývající dlužnou částku), počet dní prodlení, rozpad dnů přes hranici kalendářního roku (období, dny, roční sazba, úrok) a celkový úrok.
- Potvrďte. Vznikne koncept penalizační faktury na jeden řádek s vypočteným úrokem.
- Fakturu běžně vystavte a odešlete.
Jak poznáte, že je hotovo: hláška „Penalizační faktura vytvořena (koncept)“ a v seznamu faktur koncept typu Penalizační faktura.
Jak se úrok počítá, viz § 22.10.7. Ke stejné faktuře lze penalizaci vystavit opakovaně, vždy za dosud nevyúčtované dny (viz § 22.10.8).
22.8 Krok za krokem: kontrola, co se opravdu odeslalo
- Otevřete
Systém → E-maily a certifikátya záložku Odeslané e-maily. - Filtrem stavu (Vše / Odesláno / Neodesláno) nebo zkratkou Neodesláno: N najdete neúspěšná odeslání.
- U červeného řádku přečtěte text chyby a odeslání zopakujte (například z detailu faktury).
Jak poznáte, že je hotovo: u upomínky je stav Odesláno.
Přehled obsahuje všechny e-maily aplikace: odeslání faktur, upomínky, schvalovací upomínky, poděkování za úhradu, připomínky konceptů, odkazy na nastavení hesla (pozvánka nového uživatele i znovuposlání), obnovu zapomenutého hesla a testovací odeslání. Automatická (cron) odeslání jsou připsána „Systému“. Zapisují se i neúspěšná odeslání (nedostupný SMTP, odmítnutý příjemce, chyba při generování PDF) červeným řádkem se stavem Neodesláno a textem chyby.
„Odesláno“ znamená, že e-mail převzal SMTP server. Nezaručuje doručení do schránky, odmítnutí mailserverem příjemce ani spam filtr aplikace netrackuje.
22.9 Když něco nejde
| Co vidíte | Proč | Co udělat |
|---|---|---|
| Tlačítko Odeslat upomínku chybí | Faktura není po splatnosti, není typu Faktura nebo je ve stavu, který se neupomíná (proforma, dobropis, storno) | Zkontrolujte typ, stav a splatnost |
| Cron fakturu přeskočil | Automatické upomínky jsou vypnuté u dodavatele, klienta nebo faktury, nebo je faktura méně dní po splatnosti než práh, nebo poslední upomínka byla před méně než cooldown dny | Zkontrolujte § 22.10.6 a použijte --dry-run |
| Upomínka se nevyskytuje v přehledu chyb, přesto neodešla | Cron ji přeskočil kvůli předpokladům (například klient nemá e-mail), to není selhání odeslání | Doplňte e-mail klienta, viz § 18.4 |
| Červený řádek Neodesláno | Nedostupný SMTP, odmítnutý příjemce nebo chyba PDF | Přečtěte text chyby v Odeslané e-maily a odešlete znovu |
| Penalizaci aplikace odmítla | Celé aktuální období prodlení je už pokryté dřívější penalizací | Není co nově vyúčtovat, viz § 22.10.8 |
| Hromadná akce poslala upomínku i nedávno upomenuté faktuře | Hromadná akce nemá cooldown | Vybírejte faktury pečlivě |
22.10 Podrobnosti a pravidla
22.10.1 Cron parametry
Skript cmd/cron-send-reminders.sh (spouští php api/bin/cron-send-reminders.php) doporučujeme pouštět 1x denně, například v 9:00 od pondělí do pátku.
| Parametr | Výchozí | Význam |
|---|---|---|
--days=N | (podle dodavatele) | Faktura musí být po splatnosti alespoň N dní. Bez parametru se čte práh nastavený u dodavatele (výchozí 3), --days ho pro daný běh přebije. |
--cooldown=N | 7 | Minimální počet dní mezi dvěma upomínkami stejné faktury |
--dry-run | - | Jen vypíše, co by udělal, bez odeslání |
Ochranná lhůta (cooldown) platí jen u automatického odesílání, ruční a hromadné odeslání ji neuplatňuje.
22.10.2 Doporučené nastavení
# Po-Pá v 9:00 - upomínat faktury 5+ dní po splatnosti, max 1x za 14 dní
0 9 * * 1-5 /var/www/myucto.cz/cmd/cron-send-reminders.sh --days=5 --cooldown=14--days=5 je rozumná odkladná lhůta: klient mohl mít dovolenou, bankovní poplatek, nebo jste zapomněli naimportovat výpis. Kratší cooldown než 7 dní by byl agresivní. Cron nepouštějte o víkendu: klient e-maily nečte, vyřeší je až v pondělí a ve statistikách to vypadá divně.
22.10.3 Dry-run před nasazením
php api/bin/cron-send-reminders.php --days=5 --dry-runVypíše například:
[dry-run] Faktura #2604012 (ACME s.r.o., 12 dní po splatnosti) - by se odeslala na 3 adresy
[dry-run] Faktura #2604015 (Studio Fialka, 7 dní po splatnosti) - by se odeslala na 1 adresu
[dry-run] Faktura #2604008 - přeskočena (poslední upomínka před 4 dny < cooldown 7)
[dry-run] CELKEM: 2 by se odeslaly, 1 přeskočena.22.10.4 Placeholdery v šabloně
Předmět lze složit s placeholderem {{ varsymbol }}, tělo je šablona Twig.
| Placeholder | Význam |
|---|---|
{{ varsymbol }} | Variabilní symbol faktury |
{{ amount }} | Částka k úhradě, formátovaná |
{{ currency }} | Měna |
{{ due_date }} | Datum splatnosti |
{{ days_overdue }} | Počet dní po splatnosti |
{{ client_name }} | Jméno klienta |
{{ supplier_name }} | Jméno dodavatele |
{{ payment_link }} | (volitelné) odkaz na platební bránu |
{{ reminder_count }} | Počet již odeslaných upomínek (1 = první, 2 = druhá, …) |
Eskalaci tónu uděláte pomocí {{ reminder_count }} a logiky Twig, například {% if reminder_count >= 3 %}poslední výzva{% endif %}.
Pro každou šablonu existují 4 varianty: cs.html, cs.txt, en.html a en.txt. Vybere se podle jazyka klienta.
22.10.5 Co odeslání upomínky změní
Odeslání upomínky nastaví stav faktury na Upomínka, zapíše čas poslední upomínky a zvýší počet upomínek o jedna. Šablona je Upomínka faktury (invoice_reminder) (CZ / EN podle jazyka klienta).
22.10.6 Tři úrovně vypnutí a práh dní
Cron pošle upomínku, jen když dovolí všechny tři úrovně:
| Úroveň | Kde | Význam |
|---|---|---|
| Dodavatel | Firma → Nastavení, záložka Fakturace | Globální přepínač pro celého dodavatele, u nově založené firmy je vypnutý |
| Klient | Úprava klienta, volba Posílat automatické upomínky | Vypnutí pro všechny faktury daného klienta |
| Faktura | Editor faktury | Vypnutí pro jedinou fakturu |
Přepínač na faktuře je v pravém boxu Datumy pod polem Splatnost, výchozí stav je zapnuto. U dobropisů se nezobrazuje (dobropisy se neupomínají). Ruční i hromadné odeslání funguje vždy.
Práh „po kolika dnech po splatnosti poslat první upomínku“ je hodnota na dodavateli, kterou cron čte automaticky. Parametr --days=N ji pro daný běh přebije, hodí se pro mimořádný nebo ruční běh.
22.10.7 Jak se úrok počítá
Roční sazba úroku = 2týdenní repo sazba ČNB platná k prvnímu dni kalendářního pololetí, ve kterém prodlení VZNIKLO, zvýšená o 8 procentních bodů:
úrok = jistina × (repo sazba k počátku prodlení + 8) / 100 × počet dní prodlení / (365 nebo 366)Prodlení běží ode dne následujícího po splatnosti do rozhodného dne (dnešek). Sazba se fixuje k okamžiku vzniku prodlení a dál se nemění. I když prodlení trvá přes další pololetí s jinou sazbou ČNB, počítá se pořád počáteční sazbou (§ 2 NV č. 351/2013 Sb.). Přesahuje-li prodlení přes hranici kalendářního roku, aplikace dny na této hranici rozdělí, protože se mění jmenovatel (365, resp. 366 v přestupném roce). Sazba zůstává v obou částech stejná.
22.10.8 Navazující penalizace
Když ke stejné faktuře už dřív vznikla penalizace, další penalizace počítá úrok jen za dny, které ještě nebyly vyúčtované. Aplikace si u každé penalizační faktury pamatuje, do kterého dne prodlení pokrývá, a navazující výpočet začíná až den poté. V náhledu se to projeví hláškou „Navazuje na dřívější penalizaci - počítá se jen období od …“.
Je-li celé aktuální období prodlení už pokryté (typicky zadáte stejné nebo starší rozhodné datum jako u předchozí penalizace), aplikace vytvoření nové faktury odmítne, protože není co nově vyúčtovat.
Stornovaná penalizační faktura se do „už pokrytého období“ nepočítá. Po jejím stornování začne navazující výpočet znovu od původního počátku prodlení.
22.10.9 Účtování a DPH
- Úrok z prodlení je mimo předmět DPH (§ 2 ZDPH, není plnění), penalizační faktura se proto nezahrnuje do Knihy DPH, přiznání DPHDP3 ani do kontrolního hlášení.
- V podvojném účetnictví se účtuje 311 / 644 (Smluvní pokuty a úroky z prodlení) bez řádku DPH (343). Předkontaci lze upravit v kontačních pravidlech (
invoice.penalty.issued).
22.10.10 Číselník repo sazby ČNB
V Nástroje → Účetní nastavení → Repo sazba ČNB je tabulka historických repo sazeb. Každý řádek má Platnost od (typicky 1. den pololetí) a sazbu v % p.a. Aplikace při výpočtu vezme poslední sazbu s datem platnosti nejpozději k rozhodnému dni. Číselník je společný pro celou instalaci. Řádky může doplňovat, opravovat a mazat pouze superadministrátor.
22.10.11 Tipy
- Po druhé upomínce zvažte osobní telefonát. Automatika neřeší vztahy, e-mailová upomínka je jen formalita.
- Cooldown výchozích 7 dní lze přes
--cooldown=Nzvýšit, například na 14.