62. Měsíční kontrola

Kontrolní brána nad živými účetními daty: spustí stejnou sadu kontrol jako předběžný krok roční uzávěrky, kdykoli během roku. Nic sama neopravuje a nevytváří ani neukládá uzávěrkový krok, takže ji můžete opakovat po každé opravě. Pro účetní, která chce před DPH a uzávěrkou vědět, co je v účetnictví potřeba dořešit.

62.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• skončil měsíc nebo čtvrtletí a chcete ověřit, že je účetnictví úplné,
• se chystáte podat přiznání k DPH a chcete mít jistotu, že souhlasí účet 343,
• potřebujete zjistit, proč kontrolní firemní pruh v Přehledu firem svítí,
• chcete po podání daní zamknout účtování k datu,
• připravujete Měsíční přehled pro klienta.

62.1.1 Kdy co udělat

62.2 Než začnete

1. Podvojné účetnictví a právo číst účetnictví. Stránka je dostupná firmám s podvojným účetnictvím a uživatelům s právem číst účetnictví.
2. Založené účetní období. Bez něj stránka vyzve: Nejprve založte účetní období. Nabízí období ve stavu otevřené nebo uzavírá se.
3. Doúčtované doklady. Nálezy o nezaúčtovaných dokladech se řeší v K doúčtování.
4. Zámek vyžaduje administrátora. Zámek účtování k datu server přijme jen od administrátora.

62.3 Krok za krokem: spuštění kontroly a vyřešení nálezů

1. Otevřete Účetnictví → Měsíční kontrola.
2. V poli Účetní období zvolte období.
3. V poli Rozsah zvolte Měsíc, Kvartál nebo Vlastní od-do. Rozsah musí ležet uvnitř vybraného období a datum Od nesmí být po datu Do.
4. Klikněte na Spustit kontrolu.
5. Projděte tabulku. Každý řádek ukazuje stav (V pořádku nebo K řešení), název kontroly a nález.
6. Kliknutím na počet nálezů otevřete živý detail (náhled je omezený na 50 nálezů). Úplný seznam stáhnete jako CSV. U účtů a dokladů jsou odkazy na opis účtu, deník, fakturu nebo kartu majetku.
7. Porovnejte nález s nezávislým podkladem, nejen s jinou obrazovkou aplikace.
8. Opravte zdrojový doklad, platební vazbu, účetní zápis nebo nastavení podle skutečné příčiny. U kontroly spárovaných plateb může nabídka Doúčtovat vytvořit návrh vyrovnaného zápisu. Nevyplývá-li z dat řešení, otevře se prázdný ruční zápis.
9. Kontrolu spusťte znovu.
10. Po vyřešení měsíce připravte Měsíční přehled.

Jak poznáte, že je hotovo: Všechny řádky mají stav V pořádku, nebo u zbývajících nálezů víte, proč zůstávají. Zelený stav má být důsledkem opravy zdroje, ne ručního dorovnání bez podkladu.

62.4 Krok za krokem: zámek účtování k datu

Zámek použijte po doloženém podání daní.

1. V horní části stránky vidíte aktuální stav (Období není uzamčeno. nebo Uzamčeno k datu).
2. Klikněte na Uzamknout k datu.
3. V okně Uzamknout účtování k datu vyplňte Uzamčeno k (prázdné datum zámek zruší).
4. Vyplňte Zdůvodnění (povinné, nejméně 5 znaků), například: podáno přiznání DPH za červen.
5. Klikněte na Uložit zámek a potvrďte dotaz. Aplikace upozorní, že doklady s datem do zámku už nepůjde zaúčtovat.

Jak poznáte, že je hotovo: Stránka hlásí Zámek k datu byl uložen. a doklady s datem do zámku už nejde zaúčtovat ani přeúčtovat.

62.5 Když něco nejde

62.6 Podrobnosti a pravidla

62.6.1 Výběr období a rozsahu

Nejdříve vyberte účetní období. Stránka nabízí období ve stavu Otevřené nebo Uzavírá se. Následně zvolte:

• Měsíc - kalendářní měsíc oříznutý na hranice fiskálního období,
• Kvartál - čtyři po sobě jdoucí tříměsíční bloky od začátku fiskálního období,
• Vlastní od-do - datum od a do.

Rozsah musí ležet uvnitř vybraného účetního období a datum od nesmí být po datu do. Stejnou čtecí kontrolu lze provést i nad uzavřeným obdobím, ale stránka uzavřená období ve výběru nenabízí.

Kontroly mají dva časové režimy:

• položkové kontroly používají vybraný interval nebo stav k datu do,
• celoroční invarianty, například návaznost předchozího období, deník celého období, inventarizace a roční odpisy, zůstávají svázané s celým fiskálním obdobím i při výběru jednoho měsíce.

Proto může měsíční běh upozornit i na problém, který není omezen jen na zobrazený měsíc.

62.6.2 Jak číst výsledek

Každý řádek ukazuje stav, název kontroly a buď hodnotu, nebo počet nálezů. Kontroly mají závažnost:

• chyba - celoroční strukturální problém, který může blokovat uzavření knih,
• varování - stav vyžadující doložení nebo opravu, ale nemusí být sám o sobě účetní chybou,
• informace - podklad k odbornému posouzení.

Tabulka používá pro každý řádek stav V pořádku nebo K řešení; samostatný barevný rozdíl závažnosti v ní není. U informačních kontrol může být stav v pořádku, i když seznam nebo nenulový zůstatek vyžaduje kontrolu účetní.

Kliknutím na počet se otevře živý detail. Náhled je omezený na 50 nálezů. Popup si data při prvním otevření znovu načte, aby neukazoval starý stav po opravě. Úplný seznam lze stáhnout jako CSV bez tohoto stropu. U účtů a dokladů jsou dostupné prokliky na opis účtu, deník, fakturu nebo kartu majetku.

U kontroly spárovaných plateb může nabídka Doúčtovat vytvořit návrh vyrovnaného zápisu. Pokud z dat neplyne jednoznačné řešení, otevře se prázdný ruční zápis; nesoulad názvu protistrany se účetním zápisem neopravuje.

62.6.3 Kontroly období a deníku

62.6.4 Zůstatkové a inventarizační kontroly

Nenulový zůstatek není automaticky chyba. Účetní musí otevřít opis účtu, identifikovat jednotlivé případy a doložit, proč k rozhodnému dni zůstávají otevřené.

62.6.5 Doklady, platby, zálohy a měny

Kontrola porovnává evidenční stav dokladu, platební vazby a deník:

• zaplacené vydané faktury s otevřeným saldem na 311,
• zaplacené přijaté faktury s otevřeným saldem na 321,
• zaplacené proformy bez zaúčtované přijaté zálohy na 324,
• zaplacené zálohové přijaté faktury bez úhrady na 314,
• doklady stále ve stavu odeslané/přijaté, přestože účetní saldo už je vyrovnané,
• nesoulady spárované platby v částce, měně, protistraně nebo použití kurzu,
• realizované kurzové rozdíly, které nebyly zaúčtované na 563/663,
• otevřené cizoměnové položky určené k přecenění,
• řádky devizových účtů s neúplnou stopou měny a částky v cizí měně,
• odchylku uloženého kurzu dokladu od denního kurzu ČNB.

Kontrola ČNB je upozornění, ne automatická oprava. Pevný kurz, celní kurz nebo jiný doložený zákonný postup může odchylku vysvětlit. Historický kurz nepřepisujte jen proto, aby kontrola zezelenala; kurz faktury, kurz úhrady a závěrkový kurz mají rozdílnou funkci.

62.6.6 Majetek, daně a další zákonné oblasti

Součástí běhu jsou také:

• karta majetku v užívání bez účetního odpisu za fiskální rok,
• majetkové účty bez odpovídajících oprávek,
• nesoulad evidence drobného majetku proti obratu účtu 501.200,
• zůstatek účtu 343 proti přiznání k DPH za zvolený interval,
• oprávněnost čtvrtletního zdaňovacího období podle obratu minulého roku,
• vznik povinné registrace k DPH po překročení zákonného limitu,
• transakce se spojenými osobami a měřitelné odchylky jejich cen od srovnatelných cen nespojeným osobám,
• povinnost a vnitřní návaznost přehledu o peněžních tocích a změnách vlastního kapitálu u příslušné kategorie účetní jednotky,
• informační připomínka k zaúčtování splatné daně z příjmů přes krok uzávěrky.

Kontrola ceny mezi spojenými osobami tvrdí odchylku jen tam, kde má srovnání stejné položky vůči nespojeným osobám. Samostatný seznam transakcí se spojenými osobami je informační podklad a vyžaduje dokumentaci ceny obvyklé.

62.6.7 Zámek účtování k datu

Nahoře je zobrazen aktuální stav zámku. Uživatel s právem číst účetnictví stav vidí. Tlačítko Uzamknout k datu se zobrazuje podle práva na uzavírání období, ale server změnu přijme pouze od administrátora.

Administrátor může zámek:

• nastavit nebo posunout dopředu,
• posunout zpět pro řízenou opravu,
• zrušit prázdným datem.

Každá změna vyžaduje důvod o nejméně pěti znacích a ukládá do auditní stopy původní hodnotu, novou hodnotu a zdůvodnění. Doklady s datem menším nebo rovným zámku nelze nově zaúčtovat ani přeúčtovat. Podrobnosti jsou v Účetním deníku.

62.6.8 Co udělat s nálezem

1. Otevřete detail a zjistěte konkrétní doklady nebo účty.
2. Porovnejte nález s nezávislým podkladem, nikoli jen s jinou obrazovkou aplikace.
3. Opravte zdrojový doklad, platební vazbu, účetní zápis nebo nastavení podle skutečné příčiny.
4. Kontrolu spusťte znovu. Zelený stav má být důsledkem opravy zdroje, ne ručního dorovnání bez podkladu.
5. Po vyřešení měsíce připravte Měsíční přehled a po doloženém podání daní vědomě nastavte zámek.

Měsíční kontrola je široká technická brána, ale neprokáže existenci případu, který v systému nemá žádná data. Nenahrazuje inventurní soupis, potvrzení banky, partnerské odsouhlasení ani odborný úsudek účetní.

62.7 Související kapitoly

• Měsíční přehled - klientský report po vyřešení měsíce
• Úplnost dokladů a K doúčtování
• Účetní deník - zámek účtování k datu
• Uzávěrka - roční postup
• Účetní kontroly a inventarizace