90. Nastavení mezd

90.1 Účel

Nastavení mezd obsahuje údaje zaměstnavatele, výchozí účty, termíny, institucionální identifikátory a předkontace používané napříč mzdovým tokem.

90.2 Předpoklady a oprávnění

Je nutné oprávnění payroll.settings. Připravte ověřené identifikační údaje, symboly ČSSZ a zdravotních pojišťoven, bankovní účty a schválený účtový rozvrh. ISDS se nastavuje samostatně v obecném nastavení firmy.

90.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Nastavení mezd.
2. Vyplňte identifikaci zaměstnavatele a údaje pro dokumenty a podání.
3. Nastavte účty a splatnosti pro mzdy, daň, sociální a zdravotní pojištění.
4. Doplňte přidělené identifikátory institucí.
5. Nastavte výchozí předkontace a zkontrolujte jejich existenci v účtovém rozvrhu.
6. Pro podání vytvořte oddělené TEST a produkční profily; certifikát uložte jen do určeného bezpečného úložiště.

90.4 Stavy

Rozpracované nastavení lze uložit, ale navazující krok může být blokován. Validační chyba označuje neúplný nebo neplatný údaj. Úspěšné uložení nepotvrzuje, že identifikátor či účet uznala externí instituce.

Po dokončení základního nastavení se mzdový modul automaticky označí jako aktivní. Zákazník nedokládá paralelní měsíce, opravný běh, obnovu ze zálohy ani kvalifikační protokol. Od aktivace jsou dostupná ostrá podání i mzdové platební příkazy. Podrobný popis je v úvodní kapitole mezd.

90.5 Kontroly a bezpečnost

Ověřte každou hodnotu proti oficiálnímu zdroji a správné firmě. Privátní klíče, hesla a SMS kódy nepatří do poznámek ani příloh. Testovací certifikát ČSSZ používejte jen v TEST profilu a produkční konfiguraci ověřte samostatně.

90.6 Časté chyby

• Identifikátor nebo účet zkopírovaný z jiné firmy.
• Záměna TEST a produkčního prostředí.
• Chybějící předkontace blokující účetní krok.
• Domněnka, že nastavení ISDS automaticky odesílá podání nebo načítá inbox.

90.7 Návaznosti

Osoby a vztahy založíte v kapitole 58k, složky v 58p, účetní kontrolu v 58f a elektronické odeslání v 58j.

90.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Nastavení mezd se evidují registrační a kontaktní údaje pro mzdovou agendu. Stránka používá sedm samostatných záložek: Zaměstnavatel a účtárny, Účty institucí, Automatické účtování, Politiky a připravenost, Podání, Dimenze a Skrytá varování. Firma může mít více mzdových účtáren, ale právě jedna aktivní účtárna musí být označena jako výchozí. Každá účtárna má vlastní název, kód a vlastní variabilní symbol pro platby sociálního pojištění. Vyplňuje se název; kód se z něj předvyplní sám (bez diakritiky, velkými písmeny) a při shodě s existující účtárnou se odliší číselnou příponou. Přepsat ho můžete kdykoli — jakmile do něj sáhnete, přestane se z názvu odvozovat. Stejně se chová kód mzdové složky, dimenze (středisko/zakázka/činnost) i ručně zadávané instituce. Pole Registrační číslo zaměstnavatele slouží pro evidenci a podání; není variabilním symbolem platby.

Převzetí z Nastavení firmy. Právnická osoba, která vedla variabilní symbol zaměstnavatele u ČSSZ, kód OSSZ nebo číslo plátce zdravotního pojištění v Nastavení firmy, o ně zapnutím Mezd nepřijde. Údaje se přenesou do Mezd (ručním zapnutím v Nastavení firmy, převodem mezd z jiného programu i prvním uložením nastavení zaměstnavatele): variabilní symbol k výchozí mzdové účtárně, kód OSSZ do nastavení zaměstnavatele a číslo plátce jako variabilní symbol účinného účtu výchozí zdravotní pojišťovny v Účtech institucí (i účtu založeného později). Přenáší se jen do prázdného pole, vyplněnou hodnotu nic nepřepíše. Variabilní symbol a číslo plátce se přenesou jen jako 1 až 10 číslic, kód OSSZ jen jako trojmístné číslo. Z Nastavení firmy se údaj odstraní teprve tehdy, když ho Mzdy opravdu drží; dokud nastavení zaměstnavatele nebo účet pojišťovny chybí, zůstává tam. Převod mezd z jiného programu založí k desetimístnému variabilnímu symbolu ČSSZ i záznam v historii registrace účtárny s účinností od začátku vedení mezd v MyÚčtu (dřívější měsíce MyÚčto nepočítá). Skutečné datum registrace u ČSSZ můžete opravit: nejnovější záznam smažte a zadejte znovu. Při ručním zapnutí mezd se datum nevymýšlí: doplňte ho v historii registrace účtárny, jinak mzdový běh za dané období neprojde.

U každé účtárny lze vyplnit Testovací VS ČSSZ. Testovací prostředí ČSSZ má vlastní přidělený variabilní symbol, jiný než ostrý, a podání poslané pod cizím symbolem zamítne. Odmítnutí přitom hlásí chybějící pověření k e-službě nebo nezaznamenaný certifikát, takže se snadno splete s problémem podpisu. Jakmile je testovací symbol vyplněný, přehled odeslání ho v testovacím prostředí nabídne sám a při odesílání pod ostrým symbolem upozorní.

V záložce Podání se potvrzuje samostatný profil REGZEL. Obsahuje čtyřmístný kodFU, povinný kodPracovisteFU (kromě Specializovaného finančního úřadu s kódem 4000), případné devítimístné VČP začínající 6 a evidenční příznaky zaměstnavatele. Kód pracoviště může aplikace nabídnout z daňového nastavení firmy, ale použije jej až po výslovném potvrzení; kodFU nikdy neodvozuje. VČP vyplň pouze tehdy, pokud je firmě skutečně přidělil správce daně; nejde o registrační číslo zaměstnavatele ani o variabilní symbol ČSSZ.

V části Platební účty institucí se evidují účty ČSSZ, finančního úřadu, zdravotních pojišťoven, zákonného pojištění a dalších příjemců. Pro každý účet vyber typ instituce a ulož zaměstnavatelský variabilní symbol, měnu, období platnosti, druh ověřovacího zdroje a datum ověření; reference zdroje (číslo sdělení nebo dopisu) je nepovinná a lze ji nechat prázdnou. Stejně tak jsou volitelné reference podkladů v politikách zaměstnavatele a u počátečních stavů převzatých z předchozího zpracování. Povinná pole jsou ve formuláři označená hvězdičkou. V seznamu jsou celé číslo účtu a variabilní symbol vidět hned v prvních sloupcích, bez rozklikávání; v úložišti zůstává účet šifrovaný. Změnu samotného účtu, typu nebo kódu instituce či začátku platnosti založ jako nový historický záznam; u existujícího záznamu lze bezpečně upravit název, platební symboly, konec platnosti a údaje o ověření. Období stejné instituce a měny se nesmějí překrývat.

Pod účty institucí se nastavuje sazba zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele (vyhláška č. 125/1993 Sb.). Sazba se ukládá s datem, od kdy platí, a s kódem pojistitele — ten musí odpovídat kódu instituce zadanému u účtu typu Zákonné pojištění. Sazbu určuje a pojistné počítá i platí sám zaměstnavatel; pojišťovna neposílá výměr ani předpis pojistného.

K výběru slouží rozbalovací sazebník přílohy č. 2 vyhlášky — všech osm sazbových skupin a 98 vyjmenovaných činností tak, jak je uvádí předpis, včetně dvou skupin bez kódu: 10,5 ‰ pro činnosti, při kterých se pracuje s výbušninami, radioaktivními látkami, radonem, infekčním materiálem nebo jedy a pro práci ve velkých výškách či hloubkách, a 5,6 ‰ pro ostatní ekonomické činnosti. Kliknutím na řádek se sazba předvyplní do formuláře; uloží se až tlačítkem Přidat sazbu a lze ji předtím přepsat.

Sazebník je podklad, ne odpověď. Příloha č. 2 člení činnosti podle klasifikace OKEČ, kterou Český statistický úřad zrušil k 31. 12. 2007 a nahradil ji CZ-NACE; vyhláška se od té doby nezměnila, takže závazná je stále OKEČ. Stejné číslo přitom v obou klasifikacích znamená jinou činnost (OKEČ 62 je letecká doprava, CZ-NACE 62 jsou činnosti v oblasti informačních technologií), a závazný převodník mezi nimi neobsahuje žádný právní předpis. MyÚčto proto čísla kódů nepáruje: má-li firma vyplněný kód CZ-NACE, nabídne řádky sazebníku podobné názvem činnosti a označí je jako nezávazný návrh. Rozhoduje skutečná převažující základní činnost tvořící předmět podnikání.

Zadá-li se sazba, která v příloze č. 2 není, formulář na to upozorní, ale uložení nezablokuje — doložená odlišná sazba má přednost před číselníkem. Z uložené sazby se čtvrtletně počítá pojistné z vyměřovacího základu sociálního pojištění; minimum je 100 Kč za kalendářní čtvrtletí a výsledek se zaokrouhluje nahoru na celé koruny. Závazek vznikne při přípravě plateb za poslední měsíc čtvrtletí. V podvojném účetnictví se s ním zaúčtuje i předpis pojistného k poslednímu dni čtvrtletí (výchozí 548 / 379.400, případně 379, pokud firma analytiku v osnově nemá). Opravná revize, která pojistné změní, předepíše jen rozdíl. Úhrada spárovaná s tímto závazkem se pak účtuje proti účtu předpisu. Zamčené účetní období předpis přeskočí a další příprava plateb ho doplní.

Osobní variabilní symbol ČSSZ a číslo pojištěnce OSVČ v obecném nastavení firmy zůstávají určena pro vlastní odvody fyzické osoby. Platby zaměstnavatele je nepřebírají. U právnické osoby se tato osobní pole v obecném nastavení nezobrazují; identifikátory zaměstnavatele se ukládají jen v mzdovém nastavení. Automatické návrhy a rozpoznání bankovních plateb používají aktivní mzdovou účtárnu a účet příslušné instituce platný k datu platby; nejednoznačný nebo historický údaj zůstane k ručnímu posouzení.

Na stejné stránce se nastavují výchozí účty automatického zaúčtování. Samostatně se rozlišuje mzda zaměstnance mimo výkon funkce, příjem společníka a odměna za výkon funkce člena orgánu. Dále se vybírají účty pojistného, daně a ostatních srážek. Nabídka obsahuje jen aktivní účty vhodného typu z účtového rozvrhu firmy. Příznak automatického zaúčtování se při uzamčení vstupů uloží do neměnné revize mzdového běhu. Je-li pro dané období vypnutý, schválení automatický účetní deník nevytvoří. Pozdější změna politiky už uzamčený běh nezmění; chybějící nebo neplatná politika automatické účtování bezpečně zastaví.

90.8.1 Předkontace pro zvláštní mzdové situace

Vedle běžných účtů mzdy, pojistného, daně a srážek se nastavují také předkontace, které se použijí jen v konkrétní situaci. Není-li předkontace vyplněná, aplikace použije bezpečnou výchozí hodnotu; vyplňte ji podle vlastní osnovy tam, kde se od výchozí liší:

Zákonný příspěvek na spoření u rizikové práce se zaměstnanci nevyplácí a penzijní společnost není institucí sociálního ani zdravotního pojištění, proto nejde ani na 331, ani na 336.

Nedaňová část benefitu je ta, která je u zaměstnance osvobozená od daně — § 25 odst. 1 písm. h) zákona o daních z příjmů ve znění od 1. 1. 2024 ji vylučuje z daňově uznatelných nákladů. Nadlimitní část se naopak zaměstnanci zdaní a zaměstnavateli uznatelná zůstává (§ 24 odst. 2 písm. j) bod 4). Dělení se týká jen košů zdravotní plnění a rekreace, sport a kultura podle § 6 odst. 9 písm. d); stravování, spoření na stáří a přechodné ubytování jsou uznatelné celé a nedělí se.

Cestovní náhrady se účtují proti závazkovému účtu pracovního vztahu, ne na samostatný účet jiných závazků. Zaměstnanci se vyplácí přesně totéž co dřív; mění se jen zápis v deníku.

Analytika pojistného a daně. Pole účtu přijme i analytiku. U nově založené firmy se předvyplní 336.100 pro sociální a 336.200 pro zdravotní pojištění a 342.100 pro zálohovou a 342.200 pro srážkovou daň. Firmám, které už mají uložené syntetické 336 a 342, je aplikace sama nepřepíše: zůstávají na syntetice, protože přepnutí uprostřed roku by rozdělilo saldo, které do té doby bylo jedno. Chcete-li rozpad i u dříve založené firmy, přepněte účty v této záložce a ověřte, že analytiky máte v osnově. Rozhodnutí je na účetní; udělejte je k začátku účetního období.

Nové předkontace se do už zaúčtovaných revizí nepromítají. Zmrazený snapshot nese vlastní sadu účtů, takže opakované zaúčtování staršího období vypadá přesně jako poprvé.

V záložce Politiky a připravenost se vede časová historie výplatního dne, pravidla posunu na pracovní den, zaokrouhlení doplatku, oprávnění účetní, automatických kroků a bezpečného doručení. Jedna oprávněná účetní může celý mzdový tok dokončit a odeslat bez povinného zásahu druhé osoby. Období dvou politik se nesmějí překrývat. Nové budoucí pravidlo proto založ až po ukončení platnosti předchozího záznamu. Původ systémového nebo migrovaného záznamu nelze při ruční úpravě změnit.

V záložce Dimenze se vedou mzdová střediska, zakázky a činnosti — vlastní číselník nezávislý na účetním rozvrhu, takže funguje i ve firmě v daňové evidenci. Každá dimenze má typ, kód, název, období účinnosti a volitelný výchozí analytický účet k předkontacím automatického můstku. Kód je unikátní v rámci typu jen s ohledem na účinnou historii — stejný kód a typ lze znovu použít v neprekrývajícím se pozdějším období. Dimenzi použitou ve schválené mzdové revizi nejde smazat, jen ukončit její účinnost; nepoužitou dimenzi lze smazat běžně. Konkrétní přiřazení střediska, zakázky nebo činnosti pracovnímu vztahu se vede přímo na kartě daného vztahu v seznamu zaměstnanců, opět s vlastním obdobím účinnosti a bez souběhu dvou dimenzí stejného typu.

Mzdovou dimenzi lze v poli Firemní dimenze navázat na hodnotu z Firma → Dimenze. Mzdy se pak účtují na stejné středisko jako faktury a řádky mzdového předpisu v deníku nesou firemní dimenzi. U nové mzdové dimenze výběr firemní hodnoty předvyplní typ, název a kód. Bez vazby se mzdy účtují jako dosud, jen s textovým kódem střediska.

Pracovní vztah, který pracuje pro víc středisek, se na kartě vztahu rozdělí tlačítkem Rozdělit podílem: vybere se typ, hodnoty a jejich procenta (například 70 % a 30 %), součet musí dát přesně 100 %. Rozpad platí od zvoleného dne a dosavadní přiřazení téhož typu se den předtím ukončí. Podrobnosti o rozdělení nákladů v deníku popisuje kapitola Dimenze, část Mzdy.

Výchozí účet dimenze mění pouze nákladovou stranu hrubé mzdy. Použije se jen tehdy, když mzdová složka nemá vlastní výslovnou předkontaci; konkrétní účet složky má vždy přednost. Pokud má vztah účet na více dimenzích, rozhoduje v pevném pořadí středisko, zakázka a činnost. Účinné přiřazení i účet se při uzamčení vstupů uloží do snapshotu revize. Pozdější změna číselníku proto nezmění schválený měsíc a projeví se až v nově sestaveném snapshotu. Jako nákladový účet nepoužívejte účty vyhrazené pro pojistné, daň, srážky nebo čistou mzdu (například 524, 336, 342, 379, 331 a 366); aplikace takovou kolizní předkontaci odmítne, aby se jedna částka nevykázala ve dvou kategoriích.

Kontrola připravenosti se spouští k vybranému dni. Ukazuje každý ověřený předpoklad i přesný blokující nedostatek. Kontrolují se jen funkce, které firma skutečně zapnula; zapnutá automatizace, JMHZ nebo bezpečné doručení však bez pozitivního důkazu zůstávají zablokované. Přepínač Vést mzdy je nadále jen v obecném Nastavení firmy a na této stránce se neduplikuje.

Změny se ukládají s kontrolou souběžné editace. Pokud mezitím nastavení změnil jiný uživatel, aplikace zobrazí přesný důvod konfliktu. Tlačítko pro načtení aktuální verze obnoví také její nové číslo verze a teprve potom dovolí úpravu uložit znovu.

90.9 Importy zaměstnanců a docházky

Stránka Mzdy → Importy leží v menu hned za Nastavením mezd a slouží k převzetí dat při zavádění mezd i v běžném měsíci. Má čtyři záložky: JMHZ (registrace i měsíční hlášení), Docházka (měsíční import), Mapování sloupců (jednorázové nastavení) a OIČ z POHODY (doplnění identifikátorů ČSSZ). Importy pracují stejně: nahrajete soubory, prohlédnete si náhled a teprve tlačítkem Použít se něco zapíše. Soubory se na serveru neukládají, při použití se náhled spočítá znovu ze stejných souborů.

90.9.1 JMHZ: registrace a měsíční hlášení

Záložka načte XML registrací zaměstnanců pro ČSSZ, tedy přihlášky a oznámení REGZEC a přihlášky před nástupem PREZEC, export zaměstnanců z ePortálu ČSSZ i měsíční hlášení JMHZ. Soubory může vytvořit i jiný mzdový program. Najednou lze nahrát víc souborů. Vyžaduje oprávnění payroll.person.write.

Náhled ukáže každou větu zvlášť: druh akce, osobu, maskované rodné číslo, nástup nebo skončení, stav spárování a navrženou operaci. Osoba se hledá podle identifikátoru od ČSSZ (OIČ), rodného čísla a u pracovního vztahu podle ID zaměstnání. Podle výsledku aplikace navrhne:

• založení osoby i s pracovním vztahem, identitou, adresou a údaji pro ČSSZ, u přihlášení k nástupu, který už nastal, vztah rovnou aktivuje,
• nový pracovní vztah u osoby, kterou už evidujete,
• aktualizaci údajů, které se liší (zdravotní pojišťovna, adresa, titul, místo narození, občanství, pracoviště, CZ-ISCO, druh činnosti); změnu jména aplikace jen oznámí, provedete ji na kartě osoby,
• ukončení vztahu u odhlášení, případně zápis „nenastoupil",
• doplnění OIČ a ID zaměstnání, pokud je věta obsahuje.

Věty, které nejde jednoznačně přiřadit, jsou označené a vybrat je nelze. Před použitím potvrďte, že jste údaje porovnali s podáním, které ČSSZ přijala; identifikátory se ukládají jako ověřený ruční opis. Opakovaný import téhož souboru nic nezaloží podruhé.

Export zaměstnanců z ePortálu ČSSZ. Záložka přijme i soubor, který stáhnete na ePortálu ČSSZ jako přehled zaměstnanců (kořen ExportZamestnancu). V náhledu se zobrazí jako Export zaměstnanců ČSSZ. Import zná oba tvary exportu, pro které MPSV zveřejnilo schéma, a soubor proti schématu ověří: dosavadní tvar a tvar platný od 15. 10. 2026, který u každé věty nese začátek pojistného vztahu. Soubor, který schématu neodpovídá, se nepřevezme ani zčásti. Každá věta nese jméno, rodné číslo (u cizince bez rodného čísla evidenční číslo pojištěnce, EČP), OIČ, ID zaměstnání, druh činnosti, příznak zaměstnání malého rozsahu, variabilní symbol zaměstnavatele, případně konec pojistného vztahu; nový tvar navíc začátek pojistného vztahu a bližší určení činnosti.

• Nástup. Začátek pojistného vztahu z nového tvaru exportu je nástupem vztahu. Neplatí to u zaměstnání malého rozsahu a u DPP: ty jsou pojištěné jen v měsících s rozhodným příjmem, takže začátek pojištění dnem nástupu být nemusí. U nich (a u dosavadního tvaru exportu) se nástup vezme z měsíčního hlášení v dávce: nejdřívější datum nástupu z formulářů, a když ho formuláře nenesou, nejdřívější začátek pojištění v hlášeném měsíci. Vyjde-li nástup na první den nejstaršího nahraného měsíce, náhled upozorní, že pojištění mohlo začít dřív. Skutečný nástup pak ověřte podle smlouvy a případně ho opravte na kartě vztahu.
• Konec pojistného vztahu. Nový vztah se k tomuto dni rovnou ukončí. U vztahu, který už evidujete a který trvá, nabídne věta zaškrtávátko Ukončit vztah k …. Po zaškrtnutí se náhled přepočítá, u věty přibude změna Skončení vztahu a při použití se vztah ukončí stejnou cestou jako na kartě vztahu. Důvod skončení a další podklady pak doplňte na kartě vztahu v části Skončení vztahu. Bez zaškrtnutí zůstane jen upozornění. Datum v budoucnu nebo před nástupem ukončit nejde, náhled na něj upozorní.
• EČP. Osoba bez rodného čísla se hledá podle EČP. Při založení se EČP nepřevezme, doplňte ho na kartě osoby.
• U osoby, kterou už evidujete, import doplní chybějící OIČ a ID zaměstnání. Druh činnosti a druh vztahu jen porovná; nesoulad ohlásí varováním a podmínky vztahu nemění. Vztah, který je zatím jen naplánovaný, import aktivuje, protože ID zaměstnání v exportu dokládá přihlášení u ČSSZ. Vztah s nástupem v budoucnu zůstane naplánovaný.
• Osobu, kterou v evidenci nemáte, založí i s pracovním vztahem, když export nese začátek pojistného vztahu, nebo když v téže dávce nahrajete měsíční hlášení JMHZ s formulářem stejného ID zaměstnání. Jinak je věta nové osoby zablokovaná; nahrajte k exportu hlášení nebo přihlášku REGZEC.
• Variabilní symbol ve větě se porovná s variabilními symboly vašich mzdových účtáren. Když nesouhlasí, věta je zablokovaná jako export jiného zaměstnavatele. Pokud žádná účtárna variabilní symbol vyplněný nemá, kontrola se přeskočí.

Při použití se věty exportu zapíšou dřív než formuláře hlášení, takže se formuláře k nově založeným vztahům spárují podle ID zaměstnání samy. Vyberte proto v náhledu obojí najednou.

Měsíční hlášení z předchozího mzdového programu. Hlášení se přebírají jen od zaměstnavatele, kterému patří: variabilní symbol v hlášení se porovná s variabilními symboly vašich mzdových účtáren a hlášení jiné firmy náhled odmítne. Pokud žádná účtárna variabilní symbol vyplněný nemá, projde jen dávka jediného zaměstnavatele a náhled upozorní, že VS je potřeba doplnit.

Náhled u každé věty ukáže období a spárovaný pracovní vztah. Formulář se páruje podle ID zaměstnání, OIČ a u formuláře bez identifikátorů podle jména a data narození. Větu bez jednoznačné shody přiřadíte ručně výběrem vztahu a náhled se přepočítá. Vztah, který má v evidenci jiné ID zaměstnání než formulář, je jiný vztah: jako možná shoda se nenabízí a ruční přiřazení k němu import odmítne (převzaté měsíce formuláře by jinak přepsaly jeho vlastní). Z formuláře se převezme pracoviště, úvazek podle fondu pracovní doby, prohlášení poplatníka, uplatňované slevy a vyživované děti podle období, ve kterém platily. Opravné a stornovací podání se skládá s řádným podle pořadí.

Další vztah téže osoby (souběh). Když formulář nese OIČ osoby, kterou už evidujete, ale ID zaměstnání, které žádný její vztah nemá, a její ostatní vztahy mají ID zaměstnání jiné, jde o další, souběžný vztah, typicky dohodu vedle pracovního poměru. Náhled u formuláře ukáže operaci Založit vztah s vysvětlením a vztah založí věta Odvozeno z hlášení JMHZ (jako vedlejší, ne hlavní vztah osoby). Vyberte obojí najednou; při zápisu se formuláře k novému vztahu spárují samy.

Zaměstnanci, které dokládají jen hlášení. Když pro vztah z hlášení nemáte registraci ani export zaměstnanců, náhled nabídne větu Odvozeno z hlášení JMHZ, která osobu i s vztahem založí:

• nástupem je datum nástupu z formuláře, jinak začátek pojistného vztahu z exportu zaměstnanců v téže dávce, jinak začátek pojištění v prvním hlášeném měsíci. Když dávka nemá hlášení za dřívější měsíce, je nástup jen odhad: náhled ho označí Nástup odhadnutý a výsledek u založeného vztahu nabídne odkaz na kartu osoby, kde nástup doplníte ze smlouvy (pracovní vztah → Sjednané podmínky),
• druh vztahu se vezme z druhu činnosti ve formuláři, jinak z kódu ELDP. Formulář bez obojího, který ve všech měsících nemá vyměřovací základ ani stanovenou týdenní pracovní dobu (hodnota 99) a nese příjem z nepojištěné činnosti, je dohoda o provedení práce. Když příjem v žádném měsíci nedosáhl rozhodného příjmu zaměstnání malého rozsahu (4 500 Kč), může jít i o DPČ malého rozsahu: věta nabídne volbu Druh vztahu podle smlouvy a náhled se po volbě přepočítá. Jiný vztah bez ELDP import nezaloží a založíte ho ručně,
• formulář, který nese jméno a datum narození, založí osobu pod jejím jménem; formulář jen s OIČ a ID zaměstnání založí osobu se zástupným jménem Doplňte. Jméno, rodné číslo, adresu a zdravotní pojišťovnu pak doplňte na kartě osoby, případně nahrajte export zaměstnanců z ePortálu ČSSZ.

Vyberte větu spolu s formuláři hlášení; při zápisu se formuláře k nově založenému vztahu spárují samy.

Dřívější nástup z pozdější dávky. Když nahrajete hlášení za starší měsíce, než ze kterých vztah vznikl (nebo export zaměstnanců, ke kterému dávka taková hlášení nese), náhled u vztahu nabídne změnu Nástup na doložený den. Import nástup posune všude, kde na něm evidence stojí: ve vztahu, v první verzi podmínek, v datu aktivace, u identifikátorů ČSSZ i u nejstarších údajů osoby (identita, adresy, pojišťovna), které začínaly původním nástupem. Nástup se posouvá jen dřív, nikdy později, a jen když v posunutém období není zaúčtovaná ani vyplacená mzda.

Převzaté mzdy a údaje vztahů. Z hlášení za měsíce před zahájením vedení mezd v MyÚčtu import převezme historii mezd stejnou cestou jako převod z PAMICA nebo PREMIER:

• úhrny každého vztahu a měsíce (hrubé příjmy, čistá mzda, zálohy a srážková daň, pojistné, vyměřovací základ, dny pojištění, odpracované hodiny) do převzatých mezd; z nich čte kontrolní sestava převodu, převzatý běh, návrh průměrného výdělku a hlídání ročního limitu DPP. Součet hrubých příjmů za měsíc odpovídá úhrnu zúčtovaných příjmů v hlášení. Mzdový list, potvrzení o zdanitelných příjmech, roční zúčtování a vyúčtování daně čtou počáteční stavy ročních součtů (níže), ne převzaté mzdy,
• sjednanou měsíční mzdu a její předpis, když tarif v měsících bez dovolené a nemoci zůstává stejný i při různém fondu pracovní doby,
• průměrný výdělek, se kterým předchozí program počítal náhrady, po čtvrtletích jako schválený průměr,
• čerpání dovolené po měsících do knihy dovolené,
• skončení vztahu, když pojištění končí před koncem měsíce nebo vztah v řádném hlášení dalšího měsíce chybí.

Účast na důchodovém pojištění v převzatém měsíci dokládá kód ELDP nebo nenulový vyměřovací základ: měsíc celý v dávkách (mateřská, dlouhá nemoc) je dobou účasti, i když má nula dnů, a pracující důchodce, za kterého se ELDP nehlásí, má dny účasti podle trvání pojištění v měsíci. Vyloučené dny se převezmou z úhrnu, a když ho program nevyplnil, z jeho podpoložek. Druh činnosti, který hlášení nenese, se doplní ze sjednaných podmínek vztahu.

Zdravotní vyměřovací základ a výši srážek hlášení nenese, v převzatých mzdách zůstávají nulové. Měsíc, který už je u vztahu převzatý z jiného zdroje, se z hlášení nepřebírá. Opakovaný import nic nezdvojí. Měsíc, ze kterého se převezme jen část formulářů (zbytek zůstal bez pracovního vztahu nebo je zablokovaný), je v přehledu označený Převezme se částečně i se seznamem formulářů, které chybí.

Neúplný import. Když po použití v dávce zůstane platný formulář hlášení bez pracovního vztahu nebo zablokovaný, případně některá věta selže, výsledek ohlásí Import není úplný se seznamem formulářů a důvodem. Zapsané věty zůstávají zapsané; tlačítkem Ukázat v náhledu přejdete k formuláři, opravíte ho (přiřadíte vztah, vyberete větu, která vztah založí) a použijete znovu. Když vztah podle hlášení v posledních měsících neodpracoval žádnou hodinu, náhled doporučí zaevidovat dlouhodobou nepřítomnost (mateřskou, rodičovskou).

Z historie hlášení aplikace navrhne také:

• počáteční stavy ročních součtů (základy, zálohy, slevy a bonus po měsících), které potřebujete při přechodu z jiného programu během roku pro roční zúčtování a limity,
• průměrné výdělky po čtvrtletích spočítané z hlášení, které se zakládají ke schválení v Nepřítomnostech.

Návrh, kterému chybí údaje nebo už je v evidenci, je označený a nepoužije se. Převzetí historie zapnete zaškrtnutím před tlačítkem Použít.

Aby firma se stovkami zaměstnanců nemusela nic potvrzovat po jednom, import nabízí dvě volby automatického schválení. Obě jsou předem zapnuté a jde je vypnout:

• Rovnou odškrtnout povinnosti ke změnám. Nová verze podmínek jinak na kartě vztahu založí úkoly (dodatek smlouvy, oznámení změny pojišťovně a ČSSZ). Změnu už vykázalo importované podání, proto je import odškrtne s poznámkou. Povinnosti při nástupu a skončení i starší rozpracované úkoly zůstávají.
• Průměry rovnou schválit. Bez této volby čekají založené průměry na schválení v Nepřítomnostech.

90.9.2 Docházka

Záložka převezme měsíční podklady z docházkového systému (například GIRITON) nebo z tabulek, které z něj firma skládá. Obvykle jde o hlavní sešit se seznamem zaměstnanců, provozní sešity s hodinami a CSV s osobními čísly. Podporované formáty jsou XLSX (všechny listy) a CSV. Vyžaduje oprávnění payroll.inputs.write.

Měsíční import má tři kroky:

1. Období a soubory. Zvolte měsíc a nahrajte všechny soubory najednou. Profil mapování se vybere sám podle toho, kolik sloupců nahraných souborů rozpozná; jiný profil můžete zvolit ručně. Pod výběrem se ukáže, který profil se použil, kolik sloupců rozpoznal a které sloupce s daty nezná. Odkaz Upravit mapování otevře záložku Mapování sloupců i s nahranými soubory.
2. Osoby. Osoby ze všech souborů se sloučí podle jména, osobní číslo a rodné číslo se k nim připojí. Tituly (i s překlepem jako „MqA.“) a poznámka v závorce jako „(DPP)“ nebo osobní číslo do jména nepatří, „(ml.)“ a „(st.)“ ano. Jméno, které se od jiné osoby liší jen dalším jménem navíc (třeba druhým křestním), se s ní spojí a u osoby se to ohlásí. Každá osoba se spáruje s pracovním vztahem podle uložené vazby, rodného čísla, kódu vztahu nebo jména. Nejasné případy přiřaďte ručně, nejasnou osobu import nezakládá. Osoby, které v evidenci chybí, můžete samostatným tlačítkem založit; měsíční mzda z mzdového výměru v podkladech se přitom předvyplní jako pravidelná hrubá mzda vztahu a nástup z poznámky („nový nástup 15. 6. 2026“) jako den nástupu. Mají-li podklady sloupce s významem Datum narození a Zdravotní pojišťovna (kód), založená osoba je dostane rovnou; kód pojišťovny je třímístný (například 111). Automatické založení při použití se týká jen osob s osobním nebo rodným číslem, pokud je podklady (typicky CSV mezd) obsahují. Osoba bez čísel bývá jinak zapsané jméno někoho z evidence, třeba po změně příjmení, proto zůstane k ruční volbě. Uvádějí-li podklady ukončení, spárovaná osoba dostane upozornění; import vztah neukončuje.
3. Souhrn a použití. Tabulka ukáže hodiny a částky každé osoby i s buňkou, ze které pocházejí, a pro kontrolu i hrubou a čistou mzdu z mzdového exportu. Chybí-li ve firmě mzdová složka, kterou profil používá, import ji na potvrzení založí jako jednorázovou složku.

Kontrola období a dvojích vstupů. Výchozí období je pracovní měsíc mezd, ne měsíc podkladů. Import proto pozná měsíc z názvů souborů a listů („podklady 11-2025", list „Mzdy 11-25", soubor „1125.xlsx", „dochazka-2025-11") a když se liší od vybraného období, upozorní na to hned nad náhledem. Souhrn navíc ukáže, že období už má platné mzdové vstupy z jiného importu, třeba z převodu mezd z POHODY / PAMICA nebo z jiné sady souborů; použitím by vznikly dvojí vstupy. V obou případech se dávka použije, až nález výslovně potvrdíte. Opakované použití týchž souborů se za jiný import nepovažuje.

Měsíční mzda z podkladů. Obsahují-li podklady měsíční mzdu (mzdový výměr), souhrn ukáže tabulku Měsíční mzda z podkladů: původní mzdu ze sjednaných podmínek vztahu, mzdu z podkladů a způsob zápisu. Chybějící mzda se doplní do platné verze podmínek, jiná mzda založí novou verzi podmínek od prvního dne importovaného období. Volba Převzít měsíční mzdu z podkladů je zapnutá, jen když je co převzít. Mzda se nepřevezme u osoby, která v podkladech dostává mzdu podle docházky (hodinovou nebo úkolovou složku), u ukončeného nebo nenastoupeného vztahu, u vztahu, kde po začátku období platí novější verze podmínek, a tam, kde by zápis zasáhl schválený, zaúčtovaný nebo vyplacený mzdový běh. Důvod je vidět přímo u osoby v tabulce; mzdu takové osobě upravte na kartě vztahu. Výsledek importu vypíše převzaté mzdy, mzdy, které se nepřevzaly, a mzdové běhy k přepočtu s odkazem na ně. Běh počítá ze zmrazeného snímku vstupů, novou mzdu proto vezme až nový snímek (viz Mzdové běhy).

Srážky ze mzdy. Sloupce s významem Obědy – srážka ze mzdy a Srážka ze mzdy (ve vzoru GIRITON dotovaná cena obědů a srážky z hlavního seznamu) se k hrubé mzdě nepřičítají. Volba Založit srážky ze mzdy z nich založí dohody o srážce platné jen pro importovaný měsíc, které se strhnou z čisté mzdy. Dohoda patří zaměstnanci, srážky z více jeho vztahů se sečtou. Opakovaný import dohodu opraví, dokud se srážka nepoužila ve schválené mzdě; potom ji import nemění a jen to ohlásí. Předpokládá se uzavřená dohoda o srážkách ze mzdy se zaměstnancem.

Verze vzoru. Vzorový profil GIRITON dostane každá firma a s novou verzí aplikace se sám aktualizuje, pokud jste ho neupravili. Upravený vzor se nepřepíše: v Mapování sloupců nese štítek Nová verze vzoru a náhled měsíčního importu na novou verzi upozorní s odkazem Otevřít mapování. Tlačítko Aktualizovat vzor nahradí pravidla a složky profilu novou verzí a uloží profil; vlastní úpravy se tím ztratí, proto si profil před aktualizací případně duplikujte. Pravidla nové verze posílá server spolu s náhledem, takže tlačítko je aktivní po načtení náhledu docházky nebo po zkoušce profilu na souborech. Smazaný vzor vrátí tlačítko Obnovit vzor GIRITON nad seznamem profilů; vzor vznikne v aktuální verzi a dál se sám aktualizuje.

Hodnoty se nikdy nesčítají napříč listy. Když stejný údaj přichází ze dvou listů, použije se ten s vyšší prioritou a rozdílná hodnota se ukáže jako konflikt. Opakuje-li se v jednom listu stejná hlavička, platí první sloupec. Vzorce se nepřepočítávají, bere se hodnota uložená v sešitu. Prázdná buňka ani chyba vzorce se nepovažují za nulu. Trvání delší než 24 hodin se převádí správně. Náhled nad podklady pro stovky zaměstnanců trvá jednotky sekund.

Pravidlo s podmínkou. Pravidlo mapování může platit jen pro řádky, kde má jiný sloupec téhož listu danou hodnotu, například *Odměny → úkolová mzda, když oddělení = výroba*. Ostatní řádky dostanou další pravidlo pro tentýž sloupec. Vzor GIRITON takto čte sloupec odměn: ve výrobě jako úkolovou mzdu, jinde jako odměnu. Sloupec „Suma hodinovky NOC" výpočetního listu čte jako příplatek za noční práci, ne jako druhou hodinovou mzdu.

Zdanitelná část stravování. Sloupec hlavního seznamu s hodnotou jídla nad osvobozený limit (v sešitech GIRITON „Součet z Výpočet pro socku") se přenáší na složku Zdanitelná část stravování. Je to nepeněžní příjem: zvyšuje hrubou mzdu i vyměřovací základy na sociální a zdravotní pojištění, ale nevyplácí se. Druhá strana téhož plnění, srážka za obědy, jde z čisté mzdy a zůstává samostatně, takže se nic nepočítá dvakrát. V měsíčním hlášení má složka výchozí zařazení 10328 úhrn zúčtované mzdy: plnění je součástí hrubé mzdy a obou vyměřovacích základů, a detailní uzel, který by nepeněžnímu stravování odpovídal přesněji, číselník cílů nenabízí. Bez zařazení by přitom nešlo zmrazit měsíční hlášení.

Použitím vznikne dávka importu s měsíčním souhrnem hodin po pracovních vztazích a s původem každé hodnoty. Peněžní částky se volitelně založí jako návrhy mzdových vstupů stejnou cestou jako import vstupů v kapitole Mzdové složky a vstupy; schvalují se běžně před výpočtem běhu. Opakovaný import téhož souboru vrátí existující dávku. Opravený soubor nevytvoří druhou odměnu, protože vstup nese stálý identifikátor osoby, měsíce a složky; původní návrh je nutné nejdřív smazat.

Porovnání s výpočtem mezd. Nese-li dávka hrubou a čistou mzdu z mzdového exportu (například CSV z předchozího mzdového programu), tlačítko Porovnat s výpočtem mezd v historii importů ji po výpočtu mzdového běhu téhož období porovná s výsledkem výpočtu po osobách. Rozdíl do 1 Kč se bere jako zaokrouhlení; osoby s rozdílem a bez výpočtu jsou nahoře. U osoby s více pracovními vztahy se porovná jen hrubá mzda, čistou mzdu výpočet vede za osobu.

Import hodin nevytváří záznamy docházky ani absence s konkrétními dny. Se zápisem souhrnu docházky lze zapnout výpočet náhrad mzdy z hodin: z hodin dovolené, lékaře a překážek na straně zaměstnavatele vzniknou návrhy vstupů náhrady mzdy podle schváleného průměrného výdělku (dovolená a lékař 100 %, překážka na straně zaměstnavatele podle sazby v pravidle profilu mapování, bez zadání 80 %; nižší sazba, nejméně 60 %, jen při nepříznivém počasí podle § 207 písm. b) nebo částečné nezaměstnanosti podle § 209) a měsíční mzda v rychlém vstupu se o hodiny nepřítomnosti zkrátí. Bez schváleného průměru se náhrada nezaloží. Náhradu mzdy při nemoci z měsíčního součtu spočítat nejde (rozhoduje prvních 14 kalendářních dní a konkrétní dny), nemoc a další nepřítomnost s daty proto zadejte v kapitole Absence a dovolená.

90.9.3 OIČ z POHODY

Záložka doplní osobní identifikační číslo od ČSSZ (OIČ, také IK MPSV) osobám, které už v mzdové evidenci jsou. Zdrojem je export Tabulka agendy Personalistika z programu POHODA ve formátu XLSX, případně CSV se stejnými sloupci: Příjmení, Jméno, Rodné číslo, Osobní číslo a OIC. Řádek hlavičky aplikace najde sama, blok s názvem agendy a firmy nad ním nevadí. Liší-li se IČ v exportu od IČ firmy, náhled na to upozorní. Vyžaduje oprávnění payroll.person.write a payroll.employment.write.

Náhled hledá osobu podle rodného čísla, které ukáže jen maskované, a zkontroluje, že OIČ má 10 číslic se správnou kontrolní číslicí. U každého řádku uvede stav:

• Připraveno: OIČ se zapíše k pracovnímu vztahu, který platí dnes, jinak k poslednímu vztahu, s platností ode dne nástupu.
• Už uloženo: osoba má stejné OIČ, není co zapisovat.
• Jiné OIČ v evidenci: import uložené číslo nikdy nepřepíše. Správné číslo ověřte a případnou opravu udělejte na kartě pracovního vztahu.
• OIČ má jiná osoba, osoba nenalezena nebo nejednoznačná, osoba bez pracovního vztahu, duplicitní řádek a neplatné rodné číslo či OIČ: řádek nejde vybrat a důvod je uvedený přímo u něj.

Řádky bez OIČ se přeskočí, náhled ukáže jen jejich počet. POHODA není protokol ČSSZ, proto před zápisem potvrďte, že jste čísla ověřili proti ePortálu ČSSZ nebo registracím. OIČ se uloží jako ověřený ruční opis ke zvolenému prostředí (ostré nebo testovací), stejně jako při zadání na kartě vztahu. Opakovaný import téhož souboru nic nezapíše podruhé.