19. Zakázky

Zakázka = projekt nebo dlouhodobá spolupráce s klientem. Pod jedním klientem můžeš mít více zakázek (vývoj e-shopu, správa marketing kampaně, retainer).

Zakázka má smysl, pokud chceš:

• Sledovat obrat per projekt (kolik jsme za rok 2026 vyfakturovali za „Migraci CRM").
• Mít separátní fakturační e-maily (jiná účetní pro každý projekt klienta).
• Sledovat budget (celkový rozpočet projektu, jednotlivý měsíční / roční limit).
• Nastavit specifickou hodinovou sazbu (jiná pro retainer než pro projekt).
• Generovat čísla projektů / smluv v hlavičce faktury.

Pokud nepotřebuješ tyhle věci, můžeš fakturovat bez zakázky — faktura se přiřadí jen ke klientovi.

19.1 Seznam zakázek

V hlavním menu klikni Zakázky.

Tabulka:

Nahoře je filtr Klient (dropdown se všemi klienty) — zúží seznam jen na zakázky vybraného klienta.

19.2 Nová zakázka

Z detailu klienta → záložka Zakázky → + Nová zakázka.

19.2.1 Fakturační e-maily

Pod hlavními poli je sekce Fakturační e-maily. Můžeš přidat až 3 adresy, kam se má kromě hlavního klienta posílat každá vystavená faktura — typicky účetní, projektový manažer, asistentka.

Při odesílání faktury jdou kopie na: klient.hlavni_email + zakazka.fakturacni_emaily[]. Pokud faktura nemá zakázku, jde jen na hlavní e-mail klienta. Má-li klient nastavené e-mailové kontakty podle účelu (viz § 18.2.2), nahrazují hlavní e-mail kontakty s účelem Doklady.

Kombinace s e-maily klienta — pod sekcí je volba, jak se fakturační e-maily zakázky kombinují s kontakty / hlavním e-mailem klienta:

19.3 Detail zakázky

Klik na název zakázky v seznamu.

Detail ukazuje:

• Přehled — všechny údaje + obrat letos / loni / celkem
• Faktury — seznam faktur na zakázce (filtr stavu)
• Výkazy víceprací — pokud používáš work_report v editoru, zde je seznam všech výkazů (PDF se sčítá per faktura)

19.4 Editace zakázky

Tlačítko Upravit vpravo nahoře.

Změna hodinové sazby se projeví jen na NOVÝCH položkách v editoru faktury. Stávající koncepty si zachovají původní sazbu, dokud je ručně neupravíš.

19.5 Pozastavení / uzavření zakázky

• Pozastavit — zakázka zůstává v seznamu, ale v editoru faktury se objeví varování „Pozastaveno". Pro nové faktury použij jinou.
• Uzavřít — zakázka se schová z výchozího filtru. Faktury zůstávají, obrat se počítá. Lze obnovit zpět na Aktivní.
• Smazat je možné jen pokud zakázka nemá žádné faktury.

19.6 Schvalování výkazu zákazníkem

V editoru zakázky (sekce Schvalování výkazu) je checkbox „Vyžaduje schválení výkazu práce zákazníkem".

Když ho zaškrtneš, faktury patřící této zakázce, které mají výkaz víceprací, nepůjde vystavit, dokud zákazník výkaz neschválí přes e-mailový odkaz. Po schválení se faktura automaticky vystaví a odešle.

💡 Pokud na zakázce vystavíš fakturu bez výkazu víceprací (např. fixní paušál), schvalovací proces se přeskočí — faktura jde vystavit normálně. Schvalování se týká jen faktur s výkazem.

Kam jde e-mail se žádostí o schválení

Záměr: na schvalovacím e-mailu může být účetní (fakturační e-mail), zákazník se o vícepracích dozví až s hotovou fakturou.

Detailní popis workflow schvalování (tlačítka, stavy, public stránka) viz kapitola 15. Faktura — editor a výkaz víceprací § 15.7.

19.7 Náhled na výkaz práce (sledovací odkaz)

V detailu klienta i zakázky je dole tlačítko „Poslat odkaz na sledování výkazu práce". Vytvoří trvalý veřejný odkaz, na kterém klient vidí vždy aktuálně rozpracované (nevyfakturované) výkazy práce — počet odpracovaných hodin i průběžnou částku k vyúčtování — ještě než z nich vznikne faktura.

• Odkaz na klienta ukazuje všechny otevřené výkazy klienta (napříč zakázkami).
• Odkaz na zakázku ukazuje jen výkazy té konkrétní zakázky.

Náhled je „živý" — pokaždé zobrazí aktuální stav konceptů faktur s výkazem práce.

Odeslání odkazu

Po kliknutí na tlačítko se otevře okno s předvyplněnými příjemci (e-maily klienta, u zakázky i fakturační e-maily zakázky). Příjemce lze upravit, přidat kopii (CC/BCC) a krátkou poznámku. Po odeslání se příjemcům doručí e-mail s odkazem; tentýž odkaz se ukáže i v okně k ručnímu zkopírování (tlačítko Kopírovat), spolu s časem posledního odeslání a posledního zobrazení.

Ověření přístupu

Odkaz je veřejný, ale chráněný:

• Při prvním otevření z prohlížeče zadá návštěvník svůj e-mail a MyÚčto na něj pošle jednorázový ověřovací kód. Po jeho zadání se přístup uloží do prohlížeče (cookie) a dalších 180 dní se kód nevyžaduje.
• Povolené jsou jen e-maily klienta (hlavní e-mail + kontakty), u odkazu na zakázku navíc její fakturační e-maily. Na stránce se kvůli soukromí zobrazují jen maskované adresy (např. j****@fialka.cz).
• Přihlášený uživatel (ty nebo účetní) vidí náhled rovnou, bez kódu.

Zneplatnění

V okně je tlačítko „Zneplatnit odkaz" — stávající odkaz okamžitě přestane fungovat (i pro všechny, kdo už byli ověření). Při dalším odeslání se vytvoří nový.

💡 Odkaz je důvěrný — kdokoli, kdo ho má a má přístup k některému povolenému e-mailu, si výkaz zobrazí. Když se dostane k nesprávné osobě, zneplatni ho.

Obě e-mailové šablony („odkaz na sledování" a „ověřovací kód") si můžeš upravit v Nastavení → E-maily → E-mail šablony.

19.8 Schvalování — admin fronta

Cesta: Prodej → Schvalování (jen administrátor nebo role s oprávněním číst schvalování faktur).

Stránka soustřeďuje všechny vydané faktury aktuální firmy, které už prošly schvalovacím workflow. Výchozí filtr ukazuje žádosti čekající na rozhodnutí; přepínače Čeká, Schváleno, Zamítnuto a Vše zobrazují i počty v jednotlivých stavech. Volba Jen po termínu omezí čekající žádosti na ty, u kterých od poslední žádosti nebo upomínky uplynulo alespoň pět dní.

Každý řádek obsahuje variabilní symbol s odkazem na fakturu, klienta, zakázku, částku k úhradě, stav, datum žádosti, počet odeslaných upomínek a případný důvod zamítnutí. Prošlý schvalovací odkaz se zobrazuje jako Expirováno; nejde o zamítnutí zákazníkem.

Fronta sama nic neschvaluje ani nerozesílá. Je to serverově filtrovaný přehled nad stavem faktur aktuální firmy, stránkovaný po dávkách. Novou žádost, upomínku nebo ruční změnu stavu provedeš v detailu konkrétní faktury; celý schvalovací cyklus je popsán v § 15.7.

19.9 Tipy

• Bez zakázky lze fakturovat — v editoru nech pole „Zakázka" prázdné. Užitečné pro jednorázové faktury (poradenství, license).
• Hodinová sazba je default — vždy ji můžeš v editoru přepsat per položka.
• Číslo projektu / smlouvy se na PDF zobrazí jen pokud je vyplněné.
• Fakturační e-maily doporučujeme vždy — admin firmy obvykle nemá rád, když faktura jde jen jemu osobně místo na účetní oddělení.