19. Zakázky

Návod, jak založit zakázku (projekt nebo dlouhodobou spolupráci s klientem), zařadit k ní doklady a sledovat výnosy, náklady a marži. Pro každého, kdo potřebuje oddělit obrat nebo e-maily jednotlivých projektů.

19.1 Kdy to potřebujete

Zakázka má smysl, pokud chcete:

• sledovat obrat a marži po projektech (kolik jste za rok vyfakturovali za „Migraci CRM“ a kolik stála),
• mít pro každý projekt klienta jiné fakturační e-maily (jiná účetní),
• hlídat rozpočet (celkový, roční nebo měsíční limit),
• mít jinou hodinovou sazbu pro retainer než pro projekt,
• tisknout číslo projektu nebo smlouvy v hlavičce faktury,
• nechat zákazníka schvalovat výkaz práce před vystavením faktury,
• ukázat klientovi průběžný výkaz práce ještě před fakturou.

Pokud tyto věci nepotřebujete, fakturujte bez zakázky: v editoru nechte pole „Zakázka“ prázdné a faktura se přiřadí jen ke klientovi. Hodí se to pro jednorázové faktury (poradenství, licence).

19.2 Než začnete

• Oprávnění. Zakázky lze zpřístupnit interním i klientským rolím. Čtení umožňuje prohlížení, zápis úpravy; vytvoření a archivace mají samostatná oprávnění. Nová zakázka navíc vyžaduje čtení klientů, protože k jednomu z nich musí patřit. Stávající zakázku lze upravovat i bez přístupu do seznamu klientů.
• Faktury a ekonomika. Obraty, počty faktur, pohledávky a seznam faktur se zobrazují jen s oprávněním číst vydané faktury. Ekonomika zakázky a změny výchozí kategorie tržby jsou určeny interním rolím. Klientská role si těmito oprávněními neotevře účetní sestavy.

• Zakázka vždy patří ke konkrétnímu klientovi, nejdřív proto musíte mít klienta.
• Chcete-li posílat fakturační e-maily mimo klienta, mějte připravené adresy (účetní, projektový manažer).
• Pro schvalování výkazu zákazníkem se musí na zakázce používat výkaz víceprací (viz 15. Faktura - editor).

19.3 Krok za krokem: založení zakázky

1. Otevřete detail klienta (Prodej → Klienti, klik na název).
2. V sekci Zakázky klikněte na + Nová zakázka.
3. Vyplňte Název (například „Web e-shop“, „Retainer 2026“).
4. Podle potřeby doplňte Číslo zakázky (vaše), Číslo smlouvy (vaše) a Hodinovou sazbu.
5. Zvolte Měnu a Splatnost (7 dnů, 14 dnů, Měsíc nebo Vlastní…).
6. Volitelně zadejte Celkový, Roční a Měsíční rozpočet.
7. Přidejte Fakturační e-maily (viz § 19.9.3).
8. Klikněte na Vytvořit.

Jak poznáte, že je hotovo: zakázka je v seznamu Prodej → Zakázky a v editoru faktury ji vyberete v poli „Zakázka“.

19.4 Krok za krokem: zařazení dokladů a ekonomika zakázky

V detailu zakázky je blok Ekonomika zakázky: výnosy, náklady a jejich rozdíl (marže) za celou akci, bez ohledu na protistranu. Jedna akce tak může mít několik odběratelů (víc vydaných faktur) i několik dodavatelů (hotel, doprava, vstupenky) a vy přesto vidíte jedno číslo.

Doklady k zakázce zařadíte takto:

1. Vydaná faktura: v editoru faktury vyplňte pole „Zakázka“.
2. Přijatá faktura: v editoru přijaté faktury vyplňte pole „Zakázka“ v bloku *Klasifikace*.
3. Více přijatých faktur najednou: v seznamu přijatých faktur zaškrtněte doklady a v liště klikněte na Zařadit k zakázce.
4. Pokladní doklad: vyplňte pole „Zakázka“ na dokladu.

Jak poznáte, že je hotovo: v detailu zakázky se v bloku Ekonomika zakázky objeví doklad s datem, číslem, protistranou a částkou a změní se Výnosy, Náklady a Marže.

Zakázku lze zařadit i u zaúčtovaných dokladů. Je to jen analytické členění, účetní zápis se nemění. V seznamu přijatých faktur můžete filtrovat podle zakázky včetně volby Bez zakázky, tak dohledáte doklady, které do ekonomiky akcí ještě nikdo nezařadil.

19.5 Krok za krokem: schvalování výkazu zákazníkem

1. Otevřete zakázku a klikněte na Upravit zakázku.
2. Zaškrtněte Vyžaduje schválení výkazu práce zákazníkem.
3. Uložte zakázku.
4. Fakturu s výkazem víceprací na této zakázce připravte běžným postupem (viz § 15.9.7).

Jak poznáte, že je hotovo: faktura s výkazem nejde vystavit, dokud zákazník výkaz neschválí přes odkaz v e-mailu. Po schválení se faktura sama vystaví a odešle. Zakázka se v detailu označí odznakem Schválení výkazu zákazníkem.

Kam jde schvalovací e-mail, viz § 19.9.6. Přehled všech žádostí je v Prodej → Schvalování (viz § 19.9.8).

19.6 Krok za krokem: sledovací odkaz na výkaz práce

Klient tak uvidí aktuální nevyfakturované výkazy práce (hodiny i průběžnou částku) ještě před fakturou.

1. Otevřete detail klienta (odkaz za všechny jeho zakázky) nebo zakázky (odkaz jen pro ni).
2. Klikněte na Poslat odkaz na sledování výkazu práce (na detailu zakázky je v nabídce Další akce).
3. V okně zkontrolujte v poli Komu předvyplněné příjemce (e-maily klienta, u zakázky i její fakturační e-maily). Můžete je upravit, vyplnit Kopie (CC), Skrytá kopie (BCC) a Poznámka (volitelně).
4. Klikněte na Odeslat odkaz.

Jak poznáte, že je hotovo: aplikace ohlásí „Odkaz odeslán na: …“ a příjemcům dorazí e-mail s odkazem. Tentýž odkaz vidíte v okně, můžete ho zkopírovat tlačítkem Kopírovat a vidíte čas posledního odeslání a posledního zobrazení.

Odkaz zneplatníte tlačítkem Zneplatnit odkaz: stávající odkaz okamžitě přestane fungovat, i pro ty, kdo už byli ověření. Při dalším odeslání vznikne nový.

19.7 Krok za krokem: pozastavení, uzavření a smazání zakázky

1. Otevřete zakázku a klikněte na Upravit zakázku.
2. V poli Stav zvolte Pozastavené nebo Uzavřené (zpět Aktivní).
3. Uložte.

• Pozastavené: zakázka zůstává v seznamu, ale v editoru faktury se objeví varování „Pozastaveno“. Pro nové faktury použijte jinou. Vystavit fakturu z detailu zakázky se nabízí jen u aktivní zakázky.
• Uzavřené: zakázka se schová z výchozího filtru. Faktury zůstávají, obrat se počítá. Lze obnovit zpět na Aktivní.
• Smazat (v nabídce Další akce na detailu zakázky) lze jen zakázku bez faktur. Jinak v téže nabídce zvolte Archivovat a potvrďte „Archivovat zakázku?“.

Jak poznáte, že je hotovo: v seznamu Prodej → Zakázky má zakázka nový stav ve sloupci stavu. Uzavřená zakázka z výchozího seznamu zmizí, archivovaná nebo smazaná se už nenabízí v editoru faktury.

Změna hodinové sazby se projeví jen na NOVÝCH položkách v editoru faktury. Stávající koncepty si zachovají původní sazbu, dokud je ručně neupravíte.

19.8 Když něco nejde

19.9 Podrobnosti a pravidla

19.9.1 Seznam zakázek

Otevřete Prodej → Zakázky.

Seznam ukazuje klienta, název, stav (Aktivní / Pozastavené / Uzavřené), hodinovou sazbu, měnu, splatnost a obrat. Filtr nad seznamem (Všichni klienti) zúží seznam na zakázky jednoho klienta a lze ho zrušit. Splatnost je předvolba 7 dnů / 14 dnů / Měsíc / Vlastní, „Měsíc“ je kalendářní měsíc. Zakázka přebíjí klienta i dodavatele.

19.9.2 Pole zakázky

Číslo zakázky a smlouvy se na PDF zobrazí jen tehdy, když je vyplněné.

19.9.3 Fakturační e-maily

Pod hlavními poli je sekce Fakturační e-maily. Můžete přidat až 3 adresy, na které se kromě klienta posílá každá vystavená faktura (účetní, projektový manažer, asistentka).

Při odesílání faktury jdou kopie na hlavní e-mail klienta a fakturační e-maily zakázky. Faktura bez zakázky jde jen na hlavní e-mail klienta. Má-li klient e-mailové kontakty podle účelu (viz § 18.4), nahrazují hlavní e-mail kontakty s účelem Doklady.

Volba Kombinace s e-maily klienta určuje, jak se e-maily zakázky skládají s kontakty a hlavním e-mailem klienta:

19.9.4 Detail zakázky

Klik na název zakázky v seznamu otevře detail.

Detail ukazuje údaje zakázky (včetně sekcí Sazby a splatnost a Reference), obrat letos, loni a celkem, faktury na zakázce (s filtrem stavu) a výkazy víceprací (PDF se sčítá po fakturách). Akce: Upravit zakázku, Vystavit fakturu, Detail klienta, Upravit klienta.

19.9.5 Ekonomika zakázky: odkud se čísla berou

Ve firmě vedené v podvojném účetnictví se výnosy a náklady počítají z účetního deníku (nákladové účty 5xx proti výnosovým 6xx). Sedí tak na výsledovku a správně počítají dobropisy i storna. Doklad, který ještě není zaúčtovaný, se do součtu nezapočítá, aplikace na to upozorní hláškou „Zakázka má N nezaúčtovaných dokladů“. V daňové evidenci deník neexistuje, proto se sčítají přímo doklady podle data vystavení. Blok vždy uvádí, ze kterého zdroje se počítá.

19.9.6 Příjemci schvalovacího e-mailu

Záměr: schvalovací e-mail může dostat účetní (fakturační e-mail), zákazník se o vícepracích dozví až s hotovou fakturou. Podrobný popis schvalování (tlačítka, stavy, veřejná stránka) je v kapitole 15. Faktura - editor a výkaz víceprací, § 15.9.7.

19.9.7 Ověření přístupu ke sledovacímu odkazu

Odkaz je veřejný, ale chráněný:

• Odkaz na klienta ukazuje všechny otevřené výkazy klienta napříč zakázkami, odkaz na zakázku jen výkazy té zakázky. Náhled je živý, pokaždé ukáže aktuální stav konceptů faktur s výkazem práce.
• Při prvním otevření z prohlížeče zadá návštěvník svůj e-mail a MyÚčto na něj pošle jednorázový ověřovací kód. Po zadání se přístup uloží do prohlížeče (cookie) a dalších 180 dní od ověření se kód nevyžaduje. Po uplynutí lhůty si návštěvník vyžádá nový kód.
• Povolené jsou jen e-maily klienta (hlavní e-mail a kontakty), u odkazu na zakázku navíc její fakturační e-maily. Na stránce se kvůli soukromí zobrazují jen maskované adresy (například j****@fialka.cz).
• Když adresu odeberete z kontaktů klienta (nebo z fakturačních e-mailů zakázky), uložený přístup z ní hned přestane platit. Ověřit se pak jde jen adresou, která je stále povolená.
• Stránka na žádost o kód odpovídá vždy stejně, ať zadaná adresa povolená je, nebo není. Kód ale přijde jen na povolenou adresu.
• Přihlášený uživatel firmy (vy nebo účetní) s oprávněním na veřejné odkazy klientů a vydané faktury vidí náhled rovnou, bez kódu. Uživatelé jiných firem, klientské role a role bez těchto oprávnění projdou ověřením kódem jako ostatní návštěvníci.

Obě e-mailové šablony („odkaz na sledování“ a „ověřovací kód“) upravíte v Systém → E-maily a certifikáty, záložka E-mail šablony.

19.9.8 Fronta schvalování

Otevřete Prodej → Schvalování (jen administrátor nebo role s oprávněním číst schvalování faktur).

Stránka soustřeďuje všechny vydané faktury aktuální firmy, které už prošly schvalovacím workflow. Výchozí filtr ukazuje žádosti čekající na rozhodnutí, přepínače Čeká, Schváleno, Zamítnuto a Vše zobrazují i počty v jednotlivých stavech. Volba Jen po termínu omezí čekající žádosti na ty, u kterých od poslední žádosti nebo upomínky uplynulo alespoň pět dní.

Každý řádek obsahuje variabilní symbol s odkazem na fakturu, klienta, zakázku, částku k úhradě, stav, datum žádosti, počet odeslaných upomínek a případný důvod zamítnutí. Prošlý schvalovací odkaz se zobrazuje jako Expirováno, nejde o zamítnutí zákazníkem.

Fronta sama nic neschvaluje ani nerozesílá. Je to serverově filtrovaný přehled nad stavem faktur aktuální firmy, stránkovaný po dávkách. Novou žádost, upomínku nebo ruční změnu stavu provedete v detailu konkrétní faktury. Celý schvalovací cyklus je popsán v § 15.9.7.

19.9.9 Tipy

• Hodinová sazba je jen výchozí, v editoru ji vždy přepíšete na položce.
• Zakázku lze archivovat, faktury i obrat zůstanou.

19.10 Související kapitoly

• 18. Klienti
• 15. Faktura - editor
• 14. Faktury
• 22. Upomínky po splatnosti