93. Retenční lhůty

Návod, jak zjistit, jak dlouho se mzdová data uchovávají, jak lhůtu firmy prodloužit, jak zadržet výmaz konkrétní osoby a koho lze navrhnout k výmazu. Pro mzdové účetní a osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů.

93.1 Kdy to potřebujete

• Chcete vědět, jak dlouho musíte uchovávat mzdové listy, podání nebo dokumenty bývalých zaměstnanců a podle jakého ustanovení.
• Firmu váže smlouva nebo vnitřní předpis s delší lhůtou.
• Probíhá daňová kontrola, spor, exekuce nebo insolvence a data osoby se nesmí smazat.
• Připravujete výmaz osobních údajů a potřebujete vědět, koho lze navrhnout.

93.2 Než začnete

1. Oprávnění k retenčním lhůtám (payroll.retention).
2. Schválená pravidla uchování firmy, která zohledňují zákonné povinnosti, právní nároky, probíhající řízení a oprávněné potřeby firmy.

Odsud se nic nemaže. Uplynulá lhůta je konec povinnosti uchovávat, ne příkaz ke skartaci. Výmaz má vlastní obrazovku, viz Výmaz osobních údajů.

93.3 Krok za krokem: kontrola lhůt

1. Otevřete Mzdy → Retenční lhůty (nadpis stránky je Retenční lhůty mzdové agendy).
2. Nad tabulkou projděte dlaždice původu lhůty: Ze zákona, Dodaná politika, Bez lhůty.
3. V tabulce zkontrolujte u kategorie Lhůta, Běží od, Právní pramen, Ověřeno a sloupec Výmaz. Hledat můžete podle kategorie, zákona, ustanovení nebo tabulky.
4. Ve spodním panelu Co z lhůt plyne pro výmaz zvolte K datu a projděte, kolik osob lze navrhnout k výmazu a proč ostatní ne.

Jak poznáte, že je hotovo: U každé kategorie víte, odkud lhůta pochází, a panel ukazuje jmenovitě osoby k výmazu i osoby držené zadržením.

93.4 Krok za krokem: odchylka firmy od katalogové lhůty

1. Na řádku kategorie klikněte na Odchylka firmy.
2. Vyplňte Prodloužení o (roky). U kategorie bez lhůty v katalogu vyplňte Dodaná lhůta (roky).
3. Vyplňte Zdůvodnění (vnitřní předpis, smluvní závazek, spor).
4. Klikněte na Uložit.

Jak poznáte, že je hotovo: Aplikace hlásí „Odchylka uložena." a u kategorie je poznámka „odchylka firmy: +… let" nebo „lhůtu dodala firma: … let".

Odchylku zrušíte tlačítkem Zrušit odchylku; lhůta se vrátí na hodnotu z katalogu.

93.5 Krok za krokem: zadržení výmazu osoby

1. Klikněte na Zadržet výmaz.
2. Vyberte osobu, důvod (kontrola, odvolání, spor, exekuce, insolvence), vyplňte č. j. nebo popis řízení a datum.
3. Uložte.
4. Až důvod pomine, klikněte u zadržení na Uvolnit a potvrďte.

Jak poznáte, že je hotovo: Zadržení je v seznamu Zadržení výmazu a osoba je v panelu mezi Osoby držené zadržením. Uvolněné zadržení uvidíte zaškrtnutím Zobrazit i uvolněná.

93.6 Když něco nejde

93.7 Podrobnosti a pravidla

93.7.1 Co přehled ukazuje

Mzdový modul drží nejcitlivější osobní údaje v aplikaci a nesmí je držet navždy ani je zahodit dřív, než smí. U každé kategorie je vidět:

• Lhůta: počet let, podle kterého se počítá, včetně případného prodloužení firmou,
• Běží od: kalendářní roky po roce, kterého se záznam týká, roky po roce vyhotovení, nebo roky od konce účetního období,
• Právní pramen: konkrétní ustanovení, ne jen číslo zákona, a u lhůt, jejichž číslo se v posledních letech měnilo, i novela, která dnešní znění zavedla,
• Ověřeno: den, ke kterému se citace porovnala s účinným zněním,
• Dotčené tabulky: čeho přesně se lhůta drží.

93.7.2 Původ lhůty

Nejdůležitější sloupec není číslo, ale odkud se vzalo:

• Ze zákona: číslo stojí v předpise a pramen říká kde.
• Dodaná politika: číslo dodala aplikace, protože zákon pro tuto skupinu záznamů lhůtu nemá. Týká se to zdravotního pojištění: v zákoně č. 592/1992 Sb. žádná uschovávací lhůta není, deset let je bezpečné rozhodnutí, ne právo, a přehled to říká nahlas.
• Bez lhůty: doloženo, že předpis lhůtu nestanoví. Spis k exekučním srážkám lhůtu nemá: v občanském soudním řádu se uschovávání týká jen prodeje nevyzvednutých movitých věcí a v exekučním řádu je povinnost uložena exekutorovi, ne plátci mzdy.

Kategorie bez lhůty se k výmazu nikdy nenavrhne, dokud lhůtu nedodá firma vlastní politikou.

93.7.3 Co z lhůt plyne pro výmaz

Spodní panel přepočítá lhůty na konkrétní osoby k zadanému dni: kolik jich lze navrhnout k výmazu a hlavně proč se ostatní nenavrhly. Rozlišuje běžící lhůtu, zadržení výmazu, neurčenou lhůtu, chybějící základ výpočtu a osoby, které už anonymizované jsou. Návrh, který někoho mlčky vynechá, se nedá zkontrolovat, proto panel osoby jmenuje: kdo je na řadě k výmazu a koho drží zadržení. Nevratný úkon se podle samotného čísla odklepnout nedá.

Lhůty účetních a daňových záznamů firmy jako celku (§ 31 a § 32 zákona o účetnictví) mají vlastní přehled Nástroje → Retenční lhůty (odkaz Účetní retenční lhůty, viz Účetní nástroje).

93.7.4 Odchylka firmy

Odchylka má jeden formulář s jedním uložením:

• Prodloužení o (roky) se přičte ke katalogové lhůtě; použije se, když firmu váže smlouva nebo vnitřní předpis s delší lhůtou,
• Dodaná lhůta (roky) se nabídne jen u kategorií bez lhůty v katalogu (dnes spis k exekučním srážkám); dokud ji nikdo nedodá, osoba se k výmazu nenavrhne,
• Zdůvodnění je povinné, odchylka od zákonné lhůty musí být doložitelná.

Lhůtu nelze zkrátit. Není to omezení formuláře, ale pravidlo aplikace: zkrácení pod hodnotu z katalogu, zákonnou i dodanou politikou, se odmítne s vysvětlením, odkud lhůta pochází.

93.7.5 Zadržení výmazu (legal hold)

Zadržení drží data osoby i po uplynutí lhůty kvůli daňové kontrole, odvolání, soudnímu sporu, exekuci nebo insolvenci (§ 32 zákona o účetnictví a mzdové důvody). Váže se na osobu, ne na období. Dokud trvá, osoba se k výmazu nenavrhne a už schválený návrh ji přeskočí. Uvolnění je vědomý úkon s potvrzením; výmaz pak zase půjde navrhnout a provést. Uvolněný záznam nezmizí, jen dostane datum uvolnění.

Zadržení zadané na účetní straně (Nástroje → Retenční lhůty) platí na celou firmu, tedy i na mzdy. Opačně to neplatí: zadržení jedné osoby nemá co blokovat mazání faktur.

93.7.6 Bezpečnost a časté chyby

Retenci pravidelně revidujte, ideálně s kontrolou druhou osobou. Nezkracujte lhůty kvůli úspoře místa. Přehledy obsahují osobní údaje a musí mít omezený přístup; export seznamu chraňte stejně jako původní data. Uplynutí lhůty není automatickým výmazem a zadržení má přednost před plánovaným odstraněním.

Časté chyby:

• počítání lhůty od data vložení místo od právně rozhodné události,
• přehlédnutí probíhajícího sporu, kontroly nebo exekuce,
• domněnka, že stav po lhůtě data sám odstranil,
• posouzení jen databázového záznamu bez dokumentů a exportů.

93.8 Související kapitoly

• Výmaz osobních údajů
• Účetní nástroje: účetní retenční lhůty
• Dokumenty a výstupy a Podání a hlášení: uchovávané výstupy