69. Inventarizace účtů
Návod, jak před uzavřením knih odsouhlasit zůstatky rozvahových účtů se skutečností a doložit případné rozdíly. Pro účetní firmy v podvojném účetnictví. Doporučený celkový postup popisuje také kapitola Účetní kontroly a inventarizace.
69.1 Kdy to potřebujete
Kapitolu otevřete, když:
- se blíží uzavření účetního období a kontrola uzávěrky hlásí nedokončenou inventarizaci,
- potřebujete soupis zůstatků rozvahových účtů k rozvahovému dni pro fyzickou nebo dokladovou inventuru,
- potřebujete doložit, jak byl vypořádán rozdíl mezi účetním a skutečným stavem,
- potřebujete vytisknout inventurní soupis s místem pro podpis (§ 29 a 30 zákona o účetnictví).
Inventarizace účtů převádí konečné zůstatky rozvahových účtů na pracovní protokol, do kterého účetní doplní skutečný stav a vypořádání rozdílu.
69.2 Než začnete
- Podvojné účetnictví. Stránka je dostupná jen firmě v podvojném účetnictví.
- Zaúčtované doklady. Sestava bere jen zaúčtované řádky deníku. Nezaúčtované koncepty se nezapočítají, jejich počet aplikace ukáže ve varování.
- Otevřené nebo uzavírané období. Skutečný stav lze uložit jen v otevřeném nebo uzavíraném období.
- Podklady k inventuře. Připravte si nezávislé podklady ke skutečnému stavu (bankovní výpisy, soupis zásob, odsouhlasení s protistranou). Doporučené podklady viz § 69.5.2.
69.3 Krok za krokem: provést inventarizaci
- Otevřete
Nástroje → Inventarizace účtů. - V poli Období zvolte účetní období. Sestava se vždy sestavuje k poslednímu dni celého vybraného období; libovolné Od/Do se nepoužívá.
- Vyplňte hlavičku Inventarizačního protokolu: Odpovědná osoba, Datum inventury, Odkaz na protokol (číslo jednací nebo odkaz na podepsaný protokol) a poznámku.
- U každého účtu doplňte do sloupce Skutečný stav hodnotu z nezávislého podkladu. Sloupec Rozdíl se počítá živě. Sloupec Způsob doložení nabízí doporučený podklad.
- U účtu s rozdílem napište do pole Poznámka k rozdílu, čím je rozdíl doložen nebo vypořádán. Pak rozdíl potvrďte zaškrtnutím Vyřešeno. Samotné zaškrtnutí nic nezaúčtuje; opravu proveďte průkazným zdrojovým nebo ručním zápisem.
- Klikněte na Uložit (protokol zůstane rozpracovaný), nebo na Uložit a dokončit, jakmile nezůstal žádný nevyřešený účet.
- Chcete-li soupis vytisknout, klikněte na Export PDF nebo Export XLSX.
Jak poznáte, že je hotovo: Protokol má stav Dokončeno, aplikace ohlásila Inventarizace dokončena a kontrola uzávěrky už neblokuje uzavření knih.
Uložit a dokončit uspěje, jen když nezůstal žádný nevyřešený účet. Jinak aplikace napíše, kolik nevyřešených rozdílů zbývá. Pokud se účetnictví po uložení změní, kontrola znovu porovná uložený skutečný stav s aktuálním účetním stavem. Dříve nulový rozdíl tak může být znovu nevyřešený.
69.4 Když něco nejde
| Co vidíte | Proč | Co udělat |
|---|---|---|
| Nelze dokončit, zbývají nevyřešené rozdíly | U některých účtů se skutečný stav liší od účetního a nejsou označené jako vyřešené | Rozdíl opravte zápisem, nebo ho doložte poznámkou a zaškrtněte Vyřešeno. |
| Skutečný stav nejde uložit | Období je uzavřené nebo schválené | Skutečný stav lze uložit jen v otevřeném nebo uzavíraném období. |
| V období jsou nezaúčtované koncepty | Koncepty se do zůstatků nepočítají | Zaúčtujte je, jinak soupis neodpovídá úplnému stavu knih. |
| Uzavřené období má skutečný stav doplněný sám | Jde o starší uzavřené období bez uloženého protokolu | Viz § 69.5.1. Nejde o důkaz fyzické inventury. |
| Kontrola uzávěrky stále blokuje | Inventarizace není dokončená nebo je nevyřešený rozdíl | Dokončete protokol (§ 69.3). |
69.5 Podrobnosti a pravidla
69.5.1 Pravidla sestavy a protokolu
Jaké účty a datum sestava používá. Sestava se vždy sestavuje k poslednímu dni celého vybraného účetního období. Z deníku bere jen zaúčtované řádky a vylučuje vlastní závěrkový převod knih.
Zahrnuty jsou účty typu aktiva, pasiva a vlastní kapitál, tedy rozvahové účty tříd 0 až 4. Nákladové, výnosové, podrozvahové a uzávěrkové účty se vynechají. Analytiky se seskupují pod syntetiku.
Pro každý účet platí:
účetní stav = PS MD − PS Dal + obrat MD − obrat Dal
Kladná hodnota je konečný zůstatek MD, záporná konečný zůstatek Dal. Na obrazovce se Účetní stav a Skutečný stav uvádějí na normální straně účtu, u pasivních účtů (závazky, oprávky, vlastní kapitál) tedy jako kladné číslo. Účty bez určené strany (±, například 343 nebo 431) se uvádějí znaménkově: kladně na MD, záporně na Dal. Koncepty se nezapočítají a jejich počet se zobrazí ve varování.
Protokol a skutečný stav. Hlavička protokolu obsahuje odpovědnou osobu, datum inventarizace, označení protokolu a poznámku. U každého účtu lze zadat:
- Skutečný stav z nezávislého inventurního podkladu,
- Rozdíl, který se živě počítá jako
skutečný stav − účetní stav, - potvrzení Vyřešeno,
- poznámku k doložení nebo vypořádání rozdílu.
Účet je pro uzávěrku vyřešený, pokud skutečný stav přesně sedí na haléře, nebo účetní rozdíl výslovně označí jako vyřešený. Samotné zaškrtnutí nic nezaúčtuje; opravu je třeba provést průkazným zdrojovým nebo ručním zápisem a důvod rozdílu doložit.
Při uložení aplikace znovu načte živé účetní zůstatky, vypočte rozdíly a přepíše položky protokolu, takže účetní saldo zaslané z obrazovky není zdrojem pravdy.
Vazba na uzávěrku. Nedokončená inventarizace nebo nevyřešený rozdíl blokují kontrolu uzávěrky a tím uzavření knih.
Starší uzavřená období. U staršího již uzavřeného či schváleného období bez uloženého protokolu se pro čtení doplní skutečný stav z účetního zůstatku a položky se označí jako vyřešené. Jde o technický backfill uzavřeného roku, nikoli důkaz, že byla provedena fyzická nebo dokladová inventura.
69.5.2 Doporučené podklady
Aplikace podle účtu nabídne typ podkladu, například:
- 0xx: inventární karta a odpisový plán,
- 1xx: skladová evidence a inventurní soupis,
- 211/213: fyzická inventura hotovosti či cenin,
- 221: bankovní výpis,
- 311/314/321/324: saldokonto a odsouhlasení s protistranou,
- 33x: mzdová rekapitulace,
- 34x: přiznání, rozhodnutí správce daně nebo rekapitulace,
- 38x: smlouva, výpočet časového rozlišení či dohadu,
- 4xx: smlouva, rozhodnutí orgánu společnosti nebo výpočet.
Jde o vodítko. Aplikace neověřuje, zda podklad existuje, je podepsaný nebo odpovídá skutečnosti. Kód účtu vede do opisu za celé období.
69.5.3 Export
Export PDF a Export XLSX vyexportují účetní soupis konečných zůstatků MD a Dal, doporučený podklad a prázdná pole pro ruční doplnění skutečného stavu a rozdílu. Nejde o tisk uložených editovatelných hodnot protokolu z obrazovky; ty zůstávají uložené v uzávěrkové evidenci aplikace.
Aplikace nenahrazuje inventuru. Připraví a hlídá účetní část. Fyzickou inventuru, existenci majetku, vymahatelnost pohledávek, úplnost závazků a průkaznost podkladů musí posoudit odpovědná osoba.