36. Kniha jízd

Návod, jak vést evidenci jízd, vozidel a tankování (u elektromobilů nabíjení), aby finanční úřad uznal náklady na pohonné hmoty nebo elektřinu. Pro každého, kdo firemní vozidla používá, i pro účetní, která podklady kontroluje.

36.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• pořizujete firemní nebo soukromé vozidlo používané pro podnikání a chcete ho evidovat,
• jste se vrátili z cesty a potřebujete zapsat jízdu,
• jezdíte opakovaně stejné trasy a chcete jízdy doplnit podle stavu tachometru jedním klikem,
• máte účtenku nebo fakturu za pohonné hmoty a chcete ji rozpadnout na tankování,
• máte evidenci jízd v tabulce a chcete ji nahrát najednou,
• se blíží konec roku a potřebujete doložit najeté kilometry, spotřebu a stav tachometru,
• aplikace u tankování hlásí upozornění k tachometru nebo k odpočtu DPH.

Kniha jízd je podklad pro uplatnění nákladů na pohonné hmoty (u elektromobilů na elektřinu) v daních podle § 24 zákona o daních z příjmů a pokynu GFŘ D-22. Bez ní finanční úřad odpočet neuzná. Najdete ji v menu Dokumenty → Kniha jízd, pod Dokumenty. Vše je odděleně po firmách (dodavatelích).

36.2 Než začnete

• Oprávnění. Knihu jízd lze zpřístupnit interním i klientským rolím. Čtení umožňuje prohlížení; zápis jízd, aut a tankování vyžaduje samostatné oprávnění k zápisu. Import a mazání mají vlastní oprávnění a lze je povolit nezávisle.
• Zdrojové doklady. Tlačítko Z pokladny vyžaduje čtení pokladny, Z faktur čtení přijatých faktur. Také vyhledání a změna vazby na bankovní pohyb nebo účetní zápis vyžadují čtení příslušné evidence. Bez něj se vazby a jejich popisky nezobrazují; při běžné úpravě tankování zůstávají uložené.
• Auto. Bez založeného auta nelze zapsat jízdu ani tankování (Nejprve přidejte automobil v záložce Automobily.).
• Dodavatel stanice. Aby se faktury od čerpacích a nabíjecích stanic nabízely ke zpracování, zaškrtněte v detailu dodavatele Čerpací / nabíjecí stanice.
• Řidič a karta (volitelně). Chcete-li vozidlo přiřazovat podle platební karty, vyberte u vozidla Řidiče a kartu veďte v Platebních kartách s držitelem vybraným ze zaměstnanců.

Kniha jízd má šest záložek: Kniha jízd (jednotlivé jízdy), Automobily, Tankování, Pravidelné cesty, Kategorie cest a Souhrny.

36.3 Krok za krokem: zapsat jízdu

1. Otevřete Dokumenty → Kniha jízd, záložku Kniha jízd.
2. Klikněte na Nový záznam.
3. Vyberte Auto a vyplňte Datum, Čas odjezdu, Čas příjezdu, Odkud a Kam.
4. Do pole Účel cesty napište konkrétní důvod (našeptávač nabídne dříve zadané účely). Samotné „práce" nestačí.
5. Vyplňte Tachometr (zahájení) (předvyplní se posledním známým konečným stavem auta) a buď Ujeto (km), nebo Tachometr (konec). Druhý údaj se dopočítá.
6. Zvolte Kategorie (služební, nebo soukromá) a uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: jízda je v seznamu seskupená po měsících a měsíční součet ujetých km se zvýšil. Nahoře lze filtrovat podle auta, roku a měsíce (výchozí je vše), dlouhý seznam se stránkuje.

36.3.1 Nahrát jízdy z CSV nebo XLSX

1. Klikněte na Import.
2. Tlačítkem Stáhnout vzor získáte prázdnou šablonu CSV (formát sloupců viz § 36.8.5).
3. Klikněte na Vybrat soubor a soubor nahrajte.

Jak poznáte, že je hotovo: zobrazí se přehled (Vytvořeno a počet chyb s důvodem a seznam nově založených kategorií).

36.3.2 Exportovat jízdy

1. Klikněte na Export.
2. Zvolte Datum od a Datum do a auto ve filtru nahoře.
3. Zvolte formát XLSX, nebo PDF.

Výstup je seskupený po vozidlech, s mezisoučty a celkovým počtem km. Hodí se jako příloha k daňové evidenci.

36.3.3 Přepočítat stav tachometru

Opravíte-li u jízdy konečný stav tachometru, aplikace se po uložení zeptá, zda přepočítat následující jízdy téhož auta. Každá další jízda pak začne na konci předchozí a její konec se dopočítá z ujetých km. Ujeté km se nemění.

Celé auto přepočítáte tlačítkem Přepočítat tachometr: vyberte auto ve filtru nahoře a potvrďte. Řada začne počátečním stavem první jízdy, a nemá-li ho, počátečním stavem auta. Jízdy se řadí podle data a času odjezdu.

Jak poznáte, že je hotovo: zobrazí se počet přepočítaných jízd a sloupec stavu tachometru v seznamu na sebe navazuje.

36.3.4 Zapsat jízdu z pravidelné cesty

1. Na záložce Pravidelné cesty klikněte na Nová pravidelná cesta.
2. Vyplňte Odkud a Kam (název se z nich navrhne sám), Účel cesty, Ujeto (km) a Kategorii. Volitelně Obvyklý čas odjezdu a příjezdu a Auto; bez auta se cesta nabízí u všech aut.
3. Uložte. Cestu tam a zpět zadejte jako dvě pravidelné cesty, nebo jednu s km za obě cesty.
4. Při zápisu jízdy zvolte v okně Nový záznam pole Z pravidelné cesty. Vyplní se odkud, kam, účel, kategorie, časy a ujeté km a tachometr (konec) se dopočítá.

Jak poznáte, že je hotovo: pravidelná cesta je v seznamu a formulář nové jízdy ji nabízí. Jízdy si cestu nepamatují, úprava nebo smazání pravidelné cesty je nezmění.

36.3.5 Doplnit km podle stavu tachometru

Nechcete zapisovat každou jízdu hned? Stačí čas od času opsat stav tachometru a kilometry pak rozdělit na jízdy.

1. Na záložce Kniha jízd klikněte na Stav tachometru.
2. Vyberte Auto, zadejte Datum a Stav tachometru (km) a klikněte na Zapsat stav. Druhý zápis téhož dne stav přepíše.
3. Nad seznamem jízd se objeví žlutý panel Km k doplnění s obdobím, autem a počtem km. U řádku klikněte na Doplnit.
4. Tlačítky pravidelných cest přidejte jízdy (každé kliknutí jednu). U jízdy můžete změnit datum v rámci období, km, kategorii, odkud, kam a účel. Tlačítkem Jiná jízda přidáte jízdu bez pravidelné cesty.
5. Nechte zaškrtnuté Zbytek zapsat jako soukromou jízdu, chcete-li zbývající km zapsat jako soukromé. Bez zaškrtnutí zbytek zůstane k doplnění na později.
6. Klikněte na Uložit jízdy.

Jak poznáte, že je hotovo: v seznamu přibyly jízdy, které na sebe navazují stavem tachometru a poslední končí přesně na zapsaném stavu, a řádek v panelu Km k doplnění zmizel.

36.4 Krok za krokem: přidat auto

1. Otevřete záložku Automobily a klikněte na Nové auto.
2. Vyplňte SPZ (povinné). Volitelně Značku, Model, VIN a Palivo.
3. Zadejte Tachometr (zahájení) a Datum stavu (k datu pořízení nebo k 1. 1.).
4. U elektromobilu zvolte palivo Elektro, u plug-in hybridu Hybrid. Aplikace pak nabízí jednotku kWh místo litrů.
5. Zvolte Řidiče, Režim užívání a Odpočet DPH (viz § 36.8.1).
6. Máte-li aut víc, označte Výchozí auto. Na něj se navážou nové záznamy a tankování, když vozidlo neurčíte jinak.
7. Uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: auto je v seznamu. Auto, které má navázané jízdy nebo tankování, nelze smazat. Při úpravě ho jen archivujte (Zobrazit archivované je ukáže).

36.4.1 Připojit automatický stav tachometru

Stav tachometru se může načítat sám každý den ze služby výrobce auta. Zatím to umí BMW CarData: potřebujete BMW s aktivním ConnectedDrive a musíte být jeho hlavní uživatel v aplikaci My BMW. Pak už jen doplňujete km z pravidelných cest (viz § 36.3.5).

1. V portálu My BMW otevřete CarData a klikněte na Create CarData Client.
2. U klienta zapněte službu CarData API a asi minutu počkejte. Zkopírujte Client ID.
3. V MyÚčtu na záložce Automobily klikněte u auta na Tachometr a vyberte BMW CarData.
4. Vložte Client ID a klikněte na Připojit.
5. Klikněte na Otevřít přihlášení BMW CarData, přihlaste se u BMW a potvrďte zobrazený kód. Dialog nechte otevřený, sám pozná, že je přihlášení hotové.
6. Patří-li k účtu BMW víc aut a žádné neodpovídá VIN zapsanému u auta v MyÚčtu, vyberte auto a klikněte na Použít.

Další auta ze stejného účtu BMW se připojí sama, mají-li v MyÚčtu zapsaný stejný VIN. U ostatních aut otevřete Tachometr a vyberte účet v části Použít účet, který už je připojený. Znovu se přihlašovat nemusíte.

Jak poznáte, že je hotovo: u auta svítí štítek Tachometr, v dialogu je VIN a poslední stav tachometru a stav se objeví i v seznamu Stav tachometru se štítkem BMW.

36.5 Krok za krokem: zapsat tankování nebo nabíjení

Tankování můžete zapsat ručně, nahrát ze souboru, nebo nechat vzniknout z dokladu, kterým bylo zaplaceno. Akce jsou v liště vpravo nahoře na záložce Tankování: Nové tankování, Import, Načíst z faktur, Z pokladny a v nabídce „…" Export.

36.5.1 Ruční zápis

1. Klikněte na Nové tankování.
2. Vyplňte datum, množství, částku a místo. Přepínač jednotky l / kWh se předvyplní podle auta. U plug-in hybridu ho přepínejte: benzín v litrech, dobíjení v kWh.
3. Vyplňte Tachometr. Necháte-li ho prázdný, aplikace doplní orientační stav z knihy jízd (zobrazí se jako ≈), pro přesnost ho ale raději vyplňte.
4. Volitelně v sekci Vazba na doklad zvolte druh dokladu (Pokladní doklad, Bankovní pohyb, Účetní zápis). Aplikace nabídne doklady kolem data tankování, doklady se shodnou částkou jsou nahoře a označené. Seznam zúžíte polem Hledat (číslo dokladu, partner, popis). Vazbu zrušíte tlačítkem Zrušit vazbu.
5. Uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: tankování je v seznamu po měsících s měsíčním součtem částek. U každé vazby je proklik na doklad.

36.5.2 Načíst z faktur od stanic

1. V detailu dodavatele zaškrtněte Čerpací / nabíjecí stanice.
2. Na záložce Tankování klikněte na Načíst z faktur. Každá faktura má odznak Nová nebo Zpracováno. Tlačítko Detail rozbalí položky faktury, pohonné hmoty a nabíjení jsou zvýrazněné.
3. Vyberte auto a klikněte na Rozpoznat.
4. Starší faktury zpracujete najednou tlačítkem Vytěžit historii. Zpracuje jen dosud nezpracované a vozidlo určí automaticky.

Jak poznáte, že je hotovo: faktura má odznak Zpracováno a v seznamu přibyla tankování navázaná na fakturu.

36.5.3 Z pokladních dokladů

1. Účtenku za pohonné hmoty zaúčtujte v Pokladně jako výdajový doklad.
2. Na záložce Tankování klikněte na Z pokladny.
3. U dokladu zvolte vozidlo (nebo nechte Vozidlo automaticky (SPZ / karta / výchozí)) a klikněte na Rozpoznat. U už vytvořeného tankování změníte vozidlo tlačítkem Přiřadit.
4. Vytěžit historii zpracuje dosud nezpracované doklady.

Jak poznáte, že je hotovo: doklad má odznak Zpracováno (hláška Tankování z pokladního dokladu vytvořeno.).

36.5.4 Import tankování ze souboru

1. Na záložce Tankování klikněte na Import.
2. Klikněte na Vybrat soubor a zobrazit náhled. Každý řádek ukáže, co se stane: nové, už evidováno, nebo chyba s důvodem.
3. Klikněte na Importovat. Šablonu získáte tlačítkem Stáhnout vzor.

Jak poznáte, že je hotovo: zobrazí se souhrn (vytvořeno, doplněno, duplicit, chyb). Opakovaný import nic nezdvojí.

36.6 Krok za krokem: přečíst souhrn za rok

1. Otevřete záložku Souhrny a zvolte rok.
2. Pro každé vozidlo zkontrolujte ujeté km (služební, soukromé, nezařazené), stav tachometru, náklady na energii a spotřebu.
3. Zkontrolujte řádek Návaznost tachometru. Hodnota ✓ v pořádku znamená bez skoků.
4. Souhrn vyexportujte do XLSX nebo PDF jako přílohu k daňové evidenci.

Jak poznáte, že je hotovo: u všech vozidel je návaznost tachometru v pořádku a souhrn je vyexportovaný.

36.7 Když něco nejde

36.8 Podrobnosti a pravidla

Co kniha jízd ze zákona musí evidovat:

• u vozidla typ, SPZ a stav tachometru k zahájení (typicky k 1. 1.) i ke konci roku,
• u každé jízdy datum, čas odjezdu a příjezdu, odkud a kam, konkrétní účel cesty (samotné slovo „práce" nestačí) a ujeté kilometry nebo stav tachometru.

36.8.1 Automobily, řidič, režim užívání a odpočet DPH

U auta zadáte SPZ (povinné), volitelně značku, model, VIN, druh paliva a počáteční stav tachometru. Druh paliva: nafta, benzín, LPG, CNG, Elektro, Hybrid, jiné. Podle něj aplikace pozná, že se vozidlo nabíjí v kWh, a přizpůsobí jednotky a spotřebu. Příznak Výchozí auto určuje, na které vozidlo se nové záznamy a tankování navážou automaticky, když máte aut víc.

• Řidič je zaměstnanec, jemuž je vozidlo svěřené. Vybírá se ze zaměstnanců firmy (Mzdy → Zaměstnanci), kniha jízd z nich vidí jen jméno.
• Režim užívání: Jen firemní, Firemní i soukromé (smíšené), nebo Soukromé vozidlo použité pro firmu.
• Odpočet DPH: Plný, Poměrný (§ 75) s podílem v procentech, nebo Bez odpočtu.

Režimy spolu souvisejí: smíšené užívání vyžaduje poměrný odpočet (podíl odpovídá podnikatelskému užití, které doložíte knihou jízd; poměr služebních a soukromých km je v Souhrnech), soukromé vozidlo odpočet nemá. Formulář nabízí jen povolené kombinace. Koeficient krácení podle § 76 se u vozidla nenastavuje, je celofiremní a počítá se v Daních.

Nastavení odpočtu nic neúčtuje, odpočet uplatňuje doklad. Kniha jízd ale u každého tankování porovná odpočet navázaného dokladu s nastavením vozidla a nesoulad ukáže jako upozornění (viz § 36.8.3).

36.8.1.1 Formulář jízdy

Tachometr zahájení se předvyplní posledním známým konečným stavem auta, takže jízdy na sebe navazují. Zadáte-li Ujeto (km) a necháte prázdný Tachometr (konec), konec se dopočítá ze začátku. Vyplníte-li oba tachometry, ujeté km se spočítají jako rozdíl.

36.8.2 Přiřazení vozidla

Když tankování vzniká z dokladu nebo importu, aplikace vozidlo určí sama. Rozhoduje první krok, který vozidlo najde:

1. vozidlo vybrané ručně (v okně Načíst z faktur / Z pokladny nebo ve formuláři),
2. SPZ z dokladu (porovnává se bez mezer, pomlček a velikosti písmen),
3. SPZ uvedená v textu dokladu,
4. platební karta: karta platná k datu tankování, její držitel (zaměstnanec), vozidlo, jehož je řidičem. Jen aktivní vozidla. Řídí-li držitel víc vozidel, nepřiřadí se podle karty nic, protože nejde poznat, kterým tankoval,
5. výchozí vozidlo firmy (nebo jediné aktivní).

Aby krok s kartou fungoval, veďte kartu v Platebních kartách s držitelem vybraným ze zaměstnanců a u vozidla vyplňte Řidiče. Použije se vždy jen karta i vozidlo vlastní firmy. Navážete-li tankování bez vybraného vozidla na bankovní pohyb kartou, aplikace vozidlo dohledá podle karty.

V seznamu tankování je pod SPZ drobně uvedeno, podle čeho bylo vozidlo přiřazeno: „vybráno ručně", „podle SPZ", „SPZ v textu dokladu", „podle karty •••• 1234" nebo „výchozí vozidlo". Starší tankování tento údaj nemají.

36.8.3 Upozornění a odhad tachometru

Nad seznamem tankování se zobrazí žlutý panel Upozornění k tankování, když u některého vozidla:

• chybí stav tachometru (bez něj nejde doložit spotřebu ani návaznost stavů),
• je nesouvislá řada tachometru (tankování má nižší stav než předchozí tankování téhož vozidla nebo než počáteční stav vozidla; typicky překlep nebo tankování přiřazené jinému autu),
• odpočet DPH dokladu nesedí s nastavením vozidla (například doklad uplatňuje plný odpočet u vozidla se smíšeným užíváním).

Řada tachometru se posuzuje z celé historie vozidla, filtr roku jen zúží, co se vypíše. Tlačítko Detail rozbalí konkrétní data a stavy. U dotčených řádků je odznak ⚠ tachometr / ⚠ DPH s vysvětlením po najetí myší.

Chybí-li u tankování stav tachometru, nabídne panel tlačítko Nastav tachometr na odhad s počtem tankování, u kterých jde stav odhadnout. Po potvrzení aplikace doplní odhad jen tam, kde tachometr chybí, zadané stavy nikdy nemění. Tlačítko respektuje filtr vozidla a roku. Odhad vychází ze skutečných stavů u tankování, z jízd v knize jízd a z počátečního stavu vozidla:

• připadá-li tankování na den s jízdou, vezme se začátek nebo konec jízdy (podle času tankování, jinak podle natankovaného množství a spotřeby vozidla),
• jinak se stav dopočítá mezi nejbližším dřívějším a pozdějším známým stavem; mezi dvěma tankováními se skutečným stavem podle natankovaných litrů (případně částky), jinak podle data,
• před prvním a za posledním známým stavem se použije průměrný denní nájezd.

Odhad nikdy neporuší návaznost řady: není nižší než dřívější stav ani vyšší než pozdější. U vozidla, kde odhad nejde, uvede panel důvod (vozidlo nemá žádný známý stav, zná ho jen k jednomu datu, nebo sousední zadané stavy jdou proti sobě). Odhadnutý stav nese v seznamu štítek odhad a v exportu znak ≈. Přepíšete-li ho ve formuláři skutečnou hodnotou, nebo přijde-li skutečný stav z dokladu, odhad se nahradí.

36.8.4 Jak tankování vzniká z dokladů

Tankování je čistě evidenční vrstva nad dokladem. Náklad a DPH účtuje sám doklad (přijatá faktura, pokladní doklad), tankování ho jen rozpadá na jednotlivá čerpání a nabití a auta. Do DPH ani nákladů nevstupuje dvakrát. Tankování vytěžené z přijaté faktury má vazbu na fakturu pevnou. V seznamu je u každé vazby proklik na přijatou fakturu, tisk pokladního dokladu, bankovní výpis nebo účetní zápis. Navázat lze jen doklad vlastní firmy.

36.8.4.1 Faktury od stanic

Tlačítko Vytěžit historii projede zpětně jen dosud nezpracované faktury od stanic. Vozidlo se u nich určí automaticky (podle § 36.8.2). Každá faktura se zpracuje jen jednou. U dokladů s detailním rozpisem (například Axigon) se aplikace pokusí dohledat jednotlivá tankování včetně data, času, druhu paliva a ceny. Děje se to interně přímo z PDF. Když to u staršího nebo zhuštěného formátu nevyjde a máte zapnutou AI extrakci, použije se jako záloha AI (přes váš vlastní API klíč, viz upozornění v okně, může vzniknout drobný náklad za tokeny). Když ani to není možné, uloží se jeden souhrnný záznam s datem vystavení, popisem a částkou z faktury. Architektura parserů je rozšiřitelná, další karetní společnost s jiným formátem výpisu lze doplnit bez zásahu do zbytku. Funguje to pro benzínky i provozovatele nabíjení (ČEZ, PRE, E.ON, Ionity a podobné), kteří účtují v kWh.

36.8.4.2 Pokladní doklady

Když firma vede knihu jízd (má aspoň jedno vozidlo), vznikne ze zaúčtovaného výdajového dokladu tankování samo, pokud:

• partner dokladu je dodavatel označený jako čerpací stanice (podle IČO), nebo
• popis dokladu zní na pohonné hmoty („Nafta", „Natural 95", „Nabíjení vozidla" a podobně).

Mytí, dálniční známka, parkování a podobné služby tankováním nejsou. Úhrada přijaté faktury se tu nepočítá, tankování té faktury se vytěží z faktury, jinak by bylo v knize dvakrát.

Z popisu dokladu aplikace přečte litry (nebo kWh), cenu za litr (chybí-li, dopočítá ji z částky), druh paliva, SPZ a stav tachometru („Nafta 42,5 l, tach. 98 765, 1AB 2345"). Částka a DPH se převezmou z dokladu. Vozidlo se přiřadí podle § 36.8.2, přičemž SPZ se hledá nejdřív v SPZ dokladu, pak kdekoli v popisu a karta se pozná podle maskovaného čísla v popisu („karta ** 1234"). Jeden pokladní doklad dá vždy nejvýš jedno tankování, opakované vytěžení jen doplní chybějící údaje. Samotné právo na knihu jízd na pokladní doklady nestačí, tlačítko Z pokladny** vidí jen uživatel, který smí číst pokladnu.

36.8.4.3 Skeny účtenek

Když dávka skenů připojí sken k přijaté faktuře nebo pokladnímu dokladu (sama, nebo po vašem potvrzení), aplikace z vytěžené účtenky vytvoří tankování, pokud firma vede knihu jízd a účtenka je tankování:

• některá položka účtenky je pohonná hmota nebo nabíjení (mytí, dálniční známka a podobné služby ne), nebo
• účtenka položky nemá a dodavatel je čerpací stanice, případně účtenka nese SPZ.

Z účtenky se převezmou datum, částka, litry, cena za litr, druh paliva, stanice, SPZ a koncovka platební karty. Vozidlo se určí podle § 36.8.2. Tankování je navázané na doklad, ke kterému se sken připojil.

Jeden doklad dá vždy nejvýš jedno tankování. Když doklad tankování už má (vzniklo z pokladního dokladu nebo z faktury od stanice), sken jen doplní chybějící údaje, vyplněné hodnoty nepřepíše. Stejně tak pozdější Načíst z faktur doplní tankování vzniklé ze skenu, místo aby založilo druhé.

36.8.5 Import jízd a tankování ze souboru

Jízdy (CSV nebo XLSX). Hlavička určuje sloupce, pořadí je libovolné:

datum, cas, auto, km_zacatek, km_konec, ujeto, ucel, odkud, kam, kategorie

• datum je povinné (dd.mm.rrrr i ISO; u XLSX se datum čte z buňky, takže funguje bez ohledu na formát zobrazení),
• auto je SPZ nebo název; je-li prázdné a máte jen jedno auto, použije se ono,
• ujeto se dopočítá z rozdílu tachometrů, když ho nevyplníte,
• kategorie, která ještě neexistuje, se automaticky založí,
• stav tachometru se ukládá v celých kilometrech (128,5 se zaokrouhlí na 129); ujeté km se ale dopočtou z přesných stavů, takže 128,5 → 135,2 je 6,7 km.

Čísla v importech (jízdy, tankování i ostatní importy v aplikaci) mohou mít české i anglické formátování: 128,5, 128.5, 1 234,50, 1.234,50 i 1,234.50. Obsahuje-li číslo čárku i tečku, desetinný oddělovač je ten poslední. Jediná čárka nebo tečka je vždy desetinná, opakovaná (1.234.567) odděluje tisíce.

Chcete-li import zopakovat s opraveným souborem, původní jízdy smažte hromadně: zaškrtněte jízdy v seznamu (zaškrtávátko u měsíce označí celý měsíc na stránce) a zvolte Smazat označené. Jsou-li označeny všechny jízdy na stránce, nabídne lišta Označit všech N jízd podle filtru, které smaže vše, co odpovídá zvolenému autu, roku a měsíci, i přes více stránek.

Tankování (CSV nebo XLSX, české i anglické názvy sloupců):

datum, cas, spz, palivo, litry, jednotka, cena_za_litr, celkem,
bez_dph, dph, mena, tachometr, stanice, cislo_uctenky, karta, poznamka

• datum a celkem (částka včetně DPH) jsou povinné; chybí-li částka, spočítá se z litrů a ceny za litr,
• spz přiřadí vozidlo (bez ohledu na mezery a pomlčky); neznámá SPZ je chyba řádku, prázdná znamená vozidlo podle karty, jinak výchozí vozidlo,
• karta je koncovka platební karty; uloží se jen poslední čtyři číslice, i kdyby soubor nesl celé číslo karty,
• jednotka je l nebo kWh; u elektromobilu je výchozí kWh.

Opakovaný import nic nezdvojí. Každý řádek má otisk z data, času, SPZ, částky, litrů a čísla účtenky. Řádek, který už v knize je, se jen doplní o dříve chybějící údaje (litry, cenu, tachometr, vozidlo), nikdy se nepřepíše. Stejně se pozná i řádek uvedený v souboru dvakrát.

36.8.6 Kategorie cest

Záložka Kategorie cest je číselník pro rozlišení účelu jízdy. Výchozí jsou Služební a Soukromá. Příznak Soukromá jízda (daňově neuznatelná) označuje daňově neuznatelné jízdy. Kategorie přidáte tlačítkem Nová kategorie (Kód a Název), můžete je upravovat a archivovat. Výchozí kategorie se předvyplní u nové jízdy. Kategorii s navázanými jízdami nelze smazat. Nové kategorie vznikají i automaticky při importu.

36.8.7 Souhrny

Záložka Souhrny dává roční daňový a účetní přehled počítaný z jízd a tankování a nabíjení, po vozidlech: ujeté km (služební, soukromé, nezařazené) včetně poměru pro krácení, stav tachometru od - do, náklady na energii a spotřebu. U vozidla na palivo se zobrazí l/100 km, u elektromobilu kWh/100 km. U plug-in hybridu se obě spotřeby počítají odděleně a zobrazí se vedle sebe, litry se s kWh nikdy nesčítají. Hvězdička * u spotřeby značí, že u některých tankování nebo nabíjení nebylo známé množství, takže je spotřeba jen orientační.

Souhrn dál hlídá návaznost tachometru (skoky mezi po sobě jdoucími jízdami: chybí km, překryv km) a informativně srovnává s paušálem na dopravu (5 000 / 4 000 Kč/měs; max. 3 vozidla, vzájemně se vylučuje se skutečnými výdaji). Pod přehledem jsou grafy najetých km po měsících a kumulativně. Vše vyexportujete do XLSX nebo PDF.

36.8.8 Tipy

• Tachometr na přelomu roku. Stav k 31. 12. a 1. 1. doložíte poslední jízdou v prosinci a první v lednu. Díky předvyplnění tachometru na sebe jízdy navazují samy.
• Účel pište konkrétně, například „Jednání s klientem, Praha", ne jen „práce". Finanční úřad může vyžadovat bližší popis.
• Soukromé jízdy veďte také. Při krácení odpočtu (například paušál na PHM) je užitečné mít poměr služebních a soukromých km.
• SPZ a tachometr do popisu účtenky (viz tip v § 36.5.3).
• Elektromobil nastavte v Automobilech jako Elektro. Nové záznamy pak rovnou nabízejí jednotku kWh a spotřeba se počítá v kWh/100 km. Dobíjení doma na domovní elektřinu, které nejde oddělit od fakturace za domácnost, zadávejte ručně (odhad kWh z rozdílu tachometru a spotřeby).

36.8.9 Pravidelné cesty a km k doplnění

Km k doplnění jsou rozdíl mezi zapsaným stavem tachometru a tím, co pokrývají zapsané jízdy. U každého stavu tachometru se vezme nejvyšší z těchto hodnot:

• konec poslední jízdy téhož auta s datem do data stavu,
• předchozí zapsaný stav tachometru,
• počáteční stav auta.

Co stav tachometru převyšuje, je k doplnění. Období začíná datem té hodnoty a končí dnem zápisu stavu. Zapisujete-li stav každý den, dostanete km k doplnění rozložené po dnech. Jízdy bez stavu tachometru pokrytí neposunou. První stav auta bez jízd a bez počátečního stavu je jen výchozí bod a km k doplnění netvoří.

Doplněné jízdy se seřadí podle data a času odjezdu stejně jako při přepočtu tachometru a v souhrnu. Jízda bez času je v daném dni první. První jízda začíná na stavu, kde období začíná, každá další navazuje na konec předchozí a poslední končí přesně na zapsaném stavu. Tachometr je v celých km, ujeté km s desetinou. Konce se proto zaokrouhlují ze součtu, aby se nepřesnost nesčítala. Soukromá jízda na zbytek nemá čas odjezdu. Dostane první nearchivovanou kategorii označenou jako soukromá jízda a účel „Soukromá jízda".

Účel u pravidelné cesty pište stejně konkrétně jako u jednotlivé jízdy. Finanční úřad posuzuje každou jízdu zvlášť, i když vznikla z pravidelné cesty.

36.8.10 Automatický stav tachometru

Stav tachometru se načítá každý den ve 3:30 úlohou cron-logbook-odometer-source (nastavení plánovače je v playbooku automatizačních skriptů). Tlačítko Načíst teď v dialogu Tachometr načte stav hned.

• Ukládá se stav, který auto naposledy odeslalo, k datu a času odeslání. Auto data posílá hlavně při jízdě a zamknutí.
• Napojení patří k účtu u služby, ne k autu. Všechna auta jednoho účtu sdílí jedno přihlášení i denní limit dotazů.
• Na den připadá jeden automatický stav. Další načtení téhož dne ho přepíše. Ručně zapsaný stav téhož dne zůstává vedle něj a pro Km k doplnění platí ten ruční.
• Stav nižší než konec dřívější jízdy nebo dřívější stav, případně vyšší než pozdější stav, se neuloží. U auta se ukáže varování Tachometr: upozornění a další den se stav zkusí znovu. Stejně se označí auto, které stav tachometru zatím neodeslalo. Varování denní načtení nepovažuje za chybu, štítek Tachometr: chyba znamená, že je potřeba zásah (nové přihlášení, oprávnění k autu u služby).
• Stav v mílích se převede na kilometry.
• BMW CarData povoluje 50 dotazů denně za účet. Denní načtení spotřebuje jeden na auto, připojení prvního auta tři, dalšího dva. Kolik je dnes použito, ukazuje dialog Tachometr.
• Přihlášení k BMW CarData platí dva týdny a každé načtení ho prodlouží. Když se stav dva týdny nenačte, je potřeba účet připojit znovu.
• Ze služby se čte jen stav tachometru, ne poloha ani trasy. Přístup je uložený šifrovaně. Odpojit auto auto od účtu odpojí. U posledního auta účtu smaže i přístup. Načtené stavy tachometru zůstanou.
• Napojení spravujete jen po přihlášení v aplikaci, ne přes API token.

36.9 Související kapitoly

• Dokumenty - úložiště skenů a dokladů
• Připojení skenů k dokladům - tankování ze skenů účtenek
• Přijaté faktury a Pokladna - doklady, ze kterých tankování vzniká
• Platební karty - přiřazení vozidla podle karty
• AI extrakce - záložní vytěžení faktur
• Výkazy DPH - krácení odpočtu podle § 76