61. Úplnost dokladů

Kontrola ve dvou směrech: které starší bankovní pohyby nemají doložený doklad a které otevřené pohledávky a závazky jsou po splatnosti. Pro účetní, která chce mít před uzávěrkou jistotu, že k bance existují podklady. Součástí je i kontrola mezer v číslování vydaných faktur a dobropisů.

61.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• se blíží konec měsíce a chcete mít k bankovním pohybům doklady,
• vám v zaúčtovaném účetnictví nesedí banka s doklady,
• potřebujete seznam dokladů po splatnosti k upomínkám,
• chcete ověřit, že vydané faktury mají souvislou číselnou řadu.

Sestava je pouze čtecí. Nic automaticky nepáruje, nezaúčtuje ani nemění stav dokladu.

61.1.1 Kdy co udělat

61.2 Než začnete

1. Účetní režim a právo číst účetnictví. Sestava je dostupná firmě v podvojném účetnictví i v daňové evidenci (tam v menu Daňová evidence → Úplnost dokladů) a uživateli s právem číst účetnictví. Rozdíly v daňové evidenci popisuje § 61.7.5.
2. Naimportované bankovní výpisy. Kontrola pracuje jen se skutečnými pohyby z výpisu. Provizorní avíza se nepočítají. Výpisy nahrajte v Peníze → Banka.
3. Zaúčtované úhrady a párování. Čím víc plateb máte spárovaných, tím kratší seznam uvidíte.

61.3 Krok za krokem: bankovní pohyby bez dokladu

1. Otevřete Účetnictví → Úplnost dokladů.
2. V poli Práh (dní) nastavte stáří pohybů. Pro měsíční práci je obvykle vhodných 30 dní, před uzávěrkou lze použít kratší interval. Lze zadat 0 až 3 650 dní.
3. V nabídce zvolte Příjmy i výdaje, Jen výdaje nebo Jen příjmy. Projděte zvlášť odchozí a příchozí pohyby.
4. V bloku Bankovní pohyby bez dokladu projděte řádky. U každého vidíte datum, stáří, protistranu, popis, částku a stav.
5. U stavu Chybí doklad ověřte, zda podklad už není v Dokumentech nebo mezi přijatými fakturami. Jinak ho vyžádejte od klienta.
6. U stavu Doklad vyžádán podklad doručte, zkontrolujte a správně zaúčtujte. Štítek sám položku neřeší.
7. Klikněte na Otevřít výpis. Otevře se detail bankovního výpisu, kde pohyb spárujete s dokladem nebo zaúčtujete.
8. U oprávněné platby bez faktury (daně, pojistné, mzdy, poplatky, vlastní převody, vklady) doložte jiný průkazný podklad a zaúčtujte ji podle povahy operace.
9. Po opravách stránku načtěte znovu.

Jak poznáte, že je hotovo: Blok zobrazí Žádné bankovní pohyby bez dokladu nad zvoleným prahem. Pokračujte Měsíční kontrolou.

61.4 Krok za krokem: doklady po splatnosti

1. Na téže stránce přejděte k bloku Doklady bez úhrady po splatnosti.
2. Projděte seznam, který je seřazený od nejstaršího prodlení. Sloupec Zbývá (CZK) ukazuje účetní zůstatek v korunách.
3. Klikněte na Otevřít doklad. Otevře se detail vydané nebo přijaté faktury.
4. Zkontrolujte skutečné úhrady, částečné platby, dobropisy, zápočty a kurzové rozdíly.
5. Chybějící úhradu zaúčtujte (spárujte s bankovním pohybem). Pohledávky předejte k upomínce, případně k zápočtu.
6. Po opravách stránku načtěte znovu.

Jak poznáte, že je hotovo: Blok zobrazí Žádné doklady po splatnosti bez úhrady., nebo zůstávají jen doklady, u nichž je důvod prodlení znám.

61.5 Krok za krokem: úplnost číselných řad vydaných dokladů

Samostatná stránka hledá mezery v číslování vydaných faktur a dobropisů.

1. Otevřete Daně → Úplnost číselné řady.
2. Zvolte rok.
3. U každé nalezené řady zkontrolujte období, rozsah od prvního do nejvyššího použitého pořadového čísla, počet použitých čísel a konkrétní chybějící čísla.
4. Každou mezeru prověřte. Dohledávejte například smazaný koncept, ručně změněné číslo nebo chybnou šablonu číslování.

Jak poznáte, že je hotovo: Žádná řada nemá chybějící čísla, nebo je každá mezera vysvětlená.

61.6 Když něco nejde

61.7 Podrobnosti a pravidla

61.7.1 Bankovní pohyby bez dokladu

Výchozí práh je 30 dní. Lze zadat 0 až 3 650 dní a omezit výsledek na všechny, příchozí nebo odchozí pohyby. Do výsledku se dostane pohyb, který splňuje všechny podmínky:

• pochází ze skutečného bankovního výpisu,
• je stále nespárovaný a není spárovaný s žádnou fakturou,
• jeho datum je nejpozději v den odpovídající zvolenému prahu,
• není k němu evidována úhrada ve vazbě faktury ani obecné párování platby,
• nemá aktivní účetní zápis se zdrojem banka,
• bankovní účet výpisu bezpečně náleží zvolené firmě.

Ignorované a spárované pohyby, pohyby s evidovanou úhradou a pohyby už zaúčtované do deníku se nezobrazí. Kontrola se neptá, zda existuje návrh kontace v Automatu; rozhodující je skutečný doklad, párování a aktivní zápis.

Každý řádek ukazuje datum, stáří, protistranu, popis, částku a stav:

• Chybí doklad - není otevřená žádost o tento podklad,
• Doklad vyžádán - existuje žádost navázaná na bankovní pohyb ve stavu Vyžádáno.

Odkaz Otevřít výpis vede na detail bankovního výpisu. Samotný štítek Doklad vyžádán položku neřeší; podklad je potřeba doručit, zkontrolovat a správně zaúčtovat.

61.7.1.1 Aging a součty

Pohyby jsou rozdělené podle stáří:

• do 30 dní,
• 31-60 dní,
• 61-90 dní,
• 91-180 dní,
• nad 180 dní.

Souhrn u každého pásma obsahuje počet a korunový součet. Do korunových součtů se zahrnují pouze pohyby vedené v CZK; cizoměnový pohyb zůstane v seznamu, ale bez spolehlivého přepočtu se nepřičte k součtu v CZK. Součet zachovává znaménko pohybu, takže odchozí částky mohou souhrn snižovat.

61.7.2 Doklady po splatnosti bez plné úhrady

Druhá část používá stejné historické saldokonto jako účetní sestava:

• účet 311 pro vydané faktury a pohledávky,
• účet 321 pro přijaté faktury a závazky.

Ke dni spuštění vypočte pro každou otevřenou položku:

1. účetně zachycenou částku orientovanou na normální stranu účtu,
2. poměr zaplacení z doložených úhrad a storen,
3. zbývající korunovou částku,
4. počet dní po splatnosti.

Plně vyrovnaná položka v haléřích se vynechá. Doklad se splatností dnes ještě není po splatnosti. Výsledek je seřazený od nejstaršího prodlení a každý řádek vede na detail vydané nebo přijaté faktury.

Částka ve sloupci Zbývá (CZK) je účetní zůstatek v CZK, ne původní nominální částka v měně dokladu. Záporná otevřená položka může znamenat přeplatek nebo dobropis a musí se posoudit podle detailu saldokonta.

Z každého z obou účtů se načte nejvýše 5 000 otevřených položek. Pokud jich je víc, obrazovka to napíše nad tabulkou a seznam i jeho součet pak platí jen za načtenou nejstarší část - úplný přehled dá Saldokonto se zúženým výběrem.

61.7.3 Rozdíl proti K doúčtování

K doúčtování zahrnuje všechny aktuálně nezaúčtované vydané a přijaté doklady a banku bez návrhu bez ohledu na stáří. Úplnost dokladů naproti tomu:

• aplikuje na banku nastavitelný časový práh,
• vyžaduje současně absenci dokladu, párování i aktivního bankovního zápisu,
• přidává opačný pohled na doklady po splatnosti z účtů 311 a 321,
• nerozlišuje, zda pro bankovní pohyb existuje čekající návrh v Automatu.

Prázdný výsledek neprokazuje, že v účetnictví nechybí doklad, který do systému vůbec nevstoupil. Je to technická kontrola úplnosti vazeb nad dostupnými daty, nikoli úplná inventura účetních případů.

61.7.5 Daňová evidence

Daňová evidence musí příjmy a výdaje doložit stejně (§ 7b odst. 1 ZDP), jen nemá deník ani saldokonto. Kontrola proto bere vazby jinak:

• Bankovní pohyb má doklad, když je spárovaný s vydanou nebo přijatou fakturou, přiřazený k ostatní pohledávce nebo závazku, spárovaný se zálohou na daň či pojistné nebo se mzdou, případně ručně zařazený v peněžním deníku jako Soukromé nebo Převod. Ostatní ruční zařazení doklad nenahrazuje.
• Doklady po splatnosti jsou neuhrazené vydané a přijaté faktury a potvrzené ostatní pohledávky a závazky, u splátkového kalendáře po jednotlivých splátkách. Zdroj je stejný jako v přehledu Daňová evidence → Pohledávky a závazky. Sloupec účtu zůstává prázdný a cizoměnové doklady se přepočítají kurzem dokladu.

61.7.4 Úplnost číselných řad vydaných dokladů (pravidla)

Samostatná stránka Daně → Úplnost číselné řady hledá mezery v číslování vydaných faktur a dobropisů. Zvolte rok a u každé nalezené řady uvidíte období, rozsah od prvního do nejvyššího použitého pořadového čísla, počet použitých čísel a konkrétní chybějící čísla.

Kontrola respektuje nastavení číslování firmy i vlastní šablony jednotlivých odběratelů:

• měsíční řady vyhodnotí samostatně po měsících, roční po roce,
• řadu bez resetu kontroluje přes celou historii bez ohledu na rok vybraný na stránce,
• pokud faktury a dobropisy skutečně používají shodnou číselnou kostru, posuzuje je jako jednu sdílenou řadu, aby číslo použité dobropisem nevypadalo jako mezera faktur,
• šablonu bez pořadového zástupného symbolu nelze tímto způsobem zkontrolovat a sestava ji neuvádí.

Sestava je pouze čtecí a čísla sama nedoplňuje ani nepřečísluje. Mezera je signál k prověření: dohledávejte například smazaný koncept, ručně změněné číslo nebo chybnou šablonu. Stornovaný doklad, který v systému zůstal s přiděleným číslem, mezeru nevytváří. Výsledek kontroly řad je nezávislý na bankovním párování a na dvou kontrolách popsaných výše.

61.8 Související kapitoly

• Měsíční kontrola - navazující kontrolní brána
• K doúčtování - nezaúčtované doklady a banka bez návrhu
• Saldokonto - úplný přehled otevřených položek
• Automat - bankovní návrhy
• Průvodce účetního