89. Koše benefitů

Návod, jak hlídat zákonné limity osvobození nepeněžních benefitů (zdravotní plnění, rekreace, spoření na stáří, stravování, přechodné ubytování) a jak číst přehled čerpání za firmu. Pro mzdové účetní.

89.1 Kdy to potřebujete

• Zavádíte nový benefit a potřebujete, aby se jeho osvobození počítalo do zákonného limitu.
• Zaměstnanec dostal benefit a chcete vědět, kolik mu z ročního limitu zbývá.
• Blíží se konec roku a chcete zkontrolovat, kdo je nad limitem a kolik se mu zdanilo.
• Kontrolujete měsíční příspěvek na stravování nebo přechodné ubytování.

89.2 Než začnete

1. Mzdová složka benefitu musí mít v katalogu vybraný zákonný koš (Mzdy → Mzdové složky a vstupy, viz Mzdové složky a vstupy).
2. Legislativní pravidla pro daný rok musí být schválená, odtud se bere výše limitu (viz Legislativní pravidla mezd).
3. Oprávnění: přehled stačí číst se základním oprávněním ke mzdám, stejným jako seznam mzdových vstupů.

Zákonné koše se nezakládají ručně. Plnění do nich zařadí klasifikace použité mzdové složky.

89.3 Krok za krokem: nový benefit do koše

1. Otevřete Mzdy → Mzdové složky a vstupy, katalog složek, a u složky benefitu vyberte zákonný koš (např. zdravotní plnění). Volitelně vyplňte Roční limit jako vlastní firemní strop.
2. Zadejte benefit zaměstnanci jako mzdový vstup. Náhled vstupu ukáže, kolik z koše je po tomto plnění vyčerpáno a kolik zbývá.
3. Vstup schvalte. Nadlimitní část se při schválení oddělí jako zdanitelná.
4. Spočítejte mzdový běh.

Jak poznáte, že je hotovo: V Mzdy → Koše benefitů je u zaměstnance řádek koše s vyčerpanou částkou a stavem V limitu, Blíží se limitu nebo Nad limitem.

89.4 Krok za krokem: kontrola čerpání za firmu

1. Otevřete Mzdy → Koše benefitů (nadpis stránky je Koše osvobození benefitů).
2. Zvolte záložku Roční koše (vyberte Zdaňovací období), nebo Měsíční koše (vyberte Měsíc).
3. Případně zužte koš a zaměstnance (Hledat podle jména).
4. Projděte sloupce Vyčerpáno, Limit, Zbývá a Zdaněno nad limit a stav řádku.
5. Před mzdovým během porovnejte souhrn se zdrojovými doklady. Přehled sám nic nepřepočítává ani nezapisuje.

Jak poznáte, že je hotovo: Žádný řádek nemá stav Neúplný podklad bez vysvětlení a nadlimitní čerpání odpovídá zdaněné částce.

89.5 Když něco nejde

89.6 Podrobnosti a pravidla

89.6.1 Roční koš osvobození

Limit osvobození podle zákona o daních z příjmů se nevztahuje na jednu mzdovou složku, ale na úhrn všech plnění daného ustanovení za kalendářní rok. Aplikace ho drží jako zákonný koš vybraný u složky:

• Zdravotní plnění (§ 6 odst. 9 písm. d) bod 1): do výše průměrné mzdy,
• Rekreace, sport a kultura (§ 6 odst. 9 písm. d) bod 2): do poloviny průměrné mzdy,
• Spoření na stáří a dlouhodobá péče (§ 6 odst. 9 písm. m)): 50 000 Kč.

Koš se sčítá za osobu u zaměstnavatele, tedy i napříč souběžnými vztahy a napříč složkami téhož koše, a limit bere z pravidel daně z příjmů účinných pro daný rok. Náhled vstupu ukáže vyčerpání a zbytek hned, takže se překročení nezjistí až v prosinci.

Plnění nad limit se neblokuje: zákon ho nezakazuje, jen ho zdaňuje. Nadlimitní část se při schválení vstupu zmrazí zvlášť a vstupuje do výpočtu jako samostatná zdanitelná složka, započtená do daně i do vyměřovacích základů sociálního a zdravotního pojištění. Částka přesně na limitu je ještě celá osvobozená.

Schválený benefitní vstup nejde přepsat. Po zápisu do koše se běžná úprava odmítne, jinak by se totéž plnění mohlo započítat do limitu dvakrát. Opravu proveďte opačným zápisem a pak zadejte správnou částku. Stornem uvolněná čerpání do koše nevstupují a přehled je u řádku uvede poznámkou.

Rok přechodu z jiného mzdového programu. Příspěvky na spoření na stáří z měsíců převzatých převodem mezd čerpají roční koš stejně jako vstupy MyÚčta: náhled vstupu i přehled je započtou do Vyčerpáno a přehled u řádku poznámkou uvede, kolik měsíců a jaká částka jsou převzaté. Rozpad na osvobozenou a zdaněnou část za převzaté měsíce vedl předchozí program.

Pole Roční limit u složky je něco jiného: vlastní strop zaměstnavatele, nad který schválení vstupu neprojde.

89.6.2 Měsíční koše

Záložka Měsíční koše ukazuje koše podle § 6 odst. 9 písm. b) a i): Příspěvek na stravování a Přechodné ubytování. Sčítá se podle období mzdového vstupu, takže zpětný vstup se započítá měsíci, kterého se týká.

U přechodného ubytování je limit měsíční (3 500 Kč), přehled proto ukáže i zbytek. U příspěvku na stravování je limit za jednu směnu, kdežto mzdový vstup je měsíční. Měsíční součet se proti limitu za směnu poměřit nedá, takže přehled žádný limit ani zbytek netvrdí a řekne to poznámkou: údaj znamená „tolik se za měsíc poskytlo", ne „limit je dodržený". Dodržení limitu za směnu se hlídá při schválení vstupu proti doloženému počtu směn z docházky.

89.6.3 Jak přehled čte čísla

Řádek je jeden na zaměstnance a koš a sčítá se stejně jako náhled vstupu. Stav řádku: V limitu, Blíží se limitu (od 80 % koše), Nad limitem, Neúplný podklad a Limit není k dispozici. Sloupce a hustotu tabulky si každý uživatel nastaví sám.

Přehled nic nepřepočítává: osvobozenou i nadlimitní část čte zmrazenou z okamžiku schválení vstupu, takže sedí s výplatní páskou. Proto se místo čísla někdy objeví přiznání, že podklad chybí:

• Neúplný podklad: část vstupů je z doby, kdy se koše nezmrazovaly. Chybějící rozpad se nedopočítá, přehled přizná počet takových vstupů.
• Limit není k dispozici: pro období není schválená sada legislativních pravidel, takže se netvrdí limit ani zbytek. Totéž mají řádky příspěvku na stravování s limitem za směnu.
• Rozpor se zmrazeným rozpadem: limit se v pravidlech po schválení vstupů změnil. Čísla zůstávají zmrazená; přepsat je dnešním limitem by přehled rozešlo s vyplacenými mzdami.

Přehled je čtecí a běží na základním oprávnění ke mzdám (payroll), stejném jako seznam mzdových vstupů: je to jejich součet za osobu a období, ne nová třída údajů. Změna filtru ani otevření přehledu nemění mzdový běh.

89.6.4 Účetní dopad u zaměstnavatele

Pozor na směr: daňově neuznatelná je osvobozená část, ne nadlimitní. § 25 odst. 1 písm. h) zákona o daních z příjmů ve znění od 1. 1. 2024 vylučuje z nákladů nepeněžní plnění „v rozsahu, ve kterém je u zaměstnance osvobozeno od daně". Nadlimitní část se zaměstnanci zdaní, a zaměstnavateli proto uznatelná zůstává (§ 24 odst. 2 písm. j) bod 4).

Mzdový můstek proto osvobozenou část účtuje na samostatný účet nedaňových nákladů (výchozí 528). Dělí se jen u košů zdravotní plnění a rekreace, sport a kultura podle § 6 odst. 9 písm. d); příspěvek na stravování, spoření na stáří a přechodné ubytování jsou uznatelné celé. Předkontaci nastavíte v Nastavení mezd.

Nepeněžní plnění bez vlastní dvojice účtů se do mzdového deníku nezaúčtuje vůbec: náklad je v knihách už ze zdrojového dokladu a mzdový zápis by ho zaúčtoval podruhé. Do daně a pojistného přitom vstupuje normálně (viz Shoda účtování mezd).

89.6.5 Kontroly a časté chyby

Kontrolujte období, osobu, limit, duplicity a zákonnou klasifikaci plnění. Benefit nepoužívejte k obcházení zdanitelné mzdy. Zdravotní nebo rodinné údaje související s benefitem evidujte jen v nezbytném rozsahu. Zařazení složky do JMHZ, pravidelné předpisy a import vstupů popisuje Mzdové složky a vstupy.

Časté chyby:

• čerpání ve špatném kalendářním roce,
• duplicitní doklad ve více koších,
• překročený limit bez správného mzdového dopadu,
• benefit přiřazený ukončenému vztahu bez nároku.

89.7 Související kapitoly

• Mzdové složky a vstupy: zařazení složky do koše
• Rychlý měsíční vstup: měsíční hodnoty
• Mzdové běhy: výpočet
• Nastavení mezd: předkontace nedaňové části