MyÚčto.cz Manuál
Stáhnout PDF Příručky Zpět na hlavní stránku

94. Výmaz osobních údajů

Návod, jak nevratně vymazat nebo anonymizovat osobní údaje zaměstnanců, kterým uplynula retenční lhůta. Pro mzdovou účetní a osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů.

94.1 Kdy to potřebujete

94.2 Než začnete

  1. Oprávnění k výmazu osobních údajů (payroll.erasure).
  2. Retenční lhůty máte projité a víte, koho lze navrhnout (viz Retenční lhůty).
  3. Žádná překážka: ověřte, že osobu nedrží zákonná, smluvní, účetní ani procesní povinnost (kontrola, spor, exekuce). Případně zadejte zadržení výmazu.
  4. Schválení odpovědnou osobou podle pravidel firmy. Výmaz může dokončit jedna oprávněná účetní, aplikace kroky zapíše do auditní stopy.

94.3 Krok za krokem: výmaz

  1. Otevřete Mzdy → Výmaz osobních údajů.
  2. Zadejte Sestavit návrh k datu a klikněte na Sestavit návrh. Aplikace vezme jen osoby, kterým k tomu dni uplynula lhůta a nic je nedrží.
  3. Otevřete návrh a projděte u každé osoby Rozsah, Podle ustanovení, Dopad a co zůstane ve zmrazeném obsahu.
  4. Zkontrolujte firmu, osoby a rozsah. Je-li vše v pořádku, klikněte na Schválit; jinak na Zamítnout.
  5. U schváleného návrhu klikněte na Provést výmaz.
  6. V potvrzení zaškrtněte „Rozumím, že výmaz je nevratný a data nejdou obnovit." a opište číslo návrhu.
  7. Potvrďte. Ve sloupci Výsledek zkontrolujte výsledek u každé osoby.
  8. Vymažte nebo anonymizujte i data mimo aplikaci (exportovaná PDF, bankovní soubory, externí archiv) podle politiky firmy.

Jak poznáte, že je hotovo: Návrh má stav „Provedeno. Položky zůstávají jako doklad, že výmaz proběhl." a souhrn uvádí, kolik osob se provedlo a kolik se přeskočilo kvůli zadržení nebo změně podmínek.

Upozornění

Výmaz je nevratný. Nevytvářejte si nechráněnou kopii „pro jistotu", tím by smysl výmazu zanikl.

94.4 Když něco nejde

Co vidítePročCo udělat
Návrh se nesestaví, není koho navrhnoutK zadanému dni nikomu neuplynula lhůta, nebo všechny drží zadrženíZkontrolujte důvody v Retenční lhůty.
Provést výmaz nejdeNávrh není schválený, nebo je zamítnutýNávrh schvalte; zamítnutý sestavte znovu.
„Opsané číslo nesouhlasí s otevřeným návrhem"Překlep v čísle návrhuOpište číslo přesně.
Osoba se při provedení přeskočilaMezi schválením a provedením dostala zadržení nebo se změnil rozsahDůvod je ve sloupci Výsledek; po vyřešení sestavte nový návrh.
Řádek návrhu je bez jménaOsoba je úplně vymazanáJe to v pořádku, obrazovka to napíše.

94.5 Podrobnosti a pravidla

94.5.1 Tři kroky výmazu

Obrazovka Mzdy → Výmaz osobních údajů je jediné místo, odkud se mzdová osobní data mažou. Výmaz je nevratný, proto je rozdělený do tří kroků, které lze zkontrolovat každý zvlášť.

Sestavit návrh. Aplikace sestaví návrh jen z osob, kterým lhůta uplynula a nic je nedrží. Když není koho navrhnout, řekne to a nevytvoří nic: prázdný návrh by se dal schválit a v přehledu by vypadal jako provedený výmaz. Náhled nic nemaže.

Schválit nebo zamítnout. Detail návrhu jmenuje každou osobu a uvádí:

Zamítnutý návrh zůstává v přehledu jako doklad, provést ho už nelze.

Provést. Provedení je samostatný krok nad schváleným návrhem; neschválený aplikace odmítne. Potvrzovací dialog vypíše dotčené osoby a vyžaduje dvojí potvrzení: zaškrtnutí nevratnosti a opsání čísla návrhu. Každá položka se před provedením posuzuje znovu: co mezi schválením a provedením dostalo zadržení nebo změnilo rozsah, se přeskočí s důvodem a neprovede podle zastaralého rozhodnutí.

94.5.2 Co po výmazu zůstane

Návrh zůstává jako doklad, že výmaz proběhl: kdo ho schválil, kdy se provedl a podle které lhůty se rozhodovalo. V auditní stopě zůstává i jméno osoby; je to vědomé rozhodnutí, aby šlo doložit, o koho šlo. Samotná osobní data z evidence zmizí; u úplně vymazané osoby proto zůstane řádek návrhu bez jména. Dokumenty a poznámky personálního spisu se stanou nečitelnými (viz Zaměstnanci). Dokončený výmaz nejde použít k obnovení původního obsahu. Zálohy a externí exporty řešte podle schválené politiky firmy.

94.5.3 Časté chyby

94.6 Související kapitoly