82. Mzdové příkazy a úhrady

Návod, jak z uzavřené mzdy připravit platby čistých mezd, daní, pojistného a srážek, poslat je do banky a doložit jejich úhradu. Pro mzdové účetní a každého, kdo ve firmě platí výplaty a odvody.

82.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

máte schválený a zaúčtovaný mzdový běh a chcete vyplatit mzdy,
se blíží 20. den měsíce a musíte zaplatit pojistné a zálohovou daň,
chcete platby poslat do banky jedním příkazem,
dorazil bankovní výpis a chcete ověřit, že je všechno zaplacené,
instituce vrátila přeplatek a musíte vratku doložit,
potřebujete změnit datum příkazu nebo příkaz zahodit.

Kdy	Co udělat	Kde v aplikaci
po zaúčtování běhu	Připravit závazky	karta běhu, Připravit platby
k datu výplaty	Zaplatit čisté mzdy	`Mzdy → Mzdové příkazy a úhrady`, záložka Co zaplatit
do 20. dne následujícího měsíce	Zaplatit sociální a zdravotní pojištění a zálohovou daň	záložka Co zaplatit
do konce následujícího měsíce	Zaplatit srážkovou daň	záložka Co zaplatit
po importu výpisu	Zkontrolovat spárování úhrad	záložka Spárování úhrad

82.2 Než začnete

Schválený a zaúčtovaný běh v Mzdy → Mzdové běhy (viz Mzdové běhy).
Oprávnění k mzdovým platbám. Předání příkazu přímo do banky potřebuje i oprávnění k bankovním účtům.
Účty institucí. V Mzdy → Nastavení mezd, záložce Účty institucí, musí mít každá pojišťovna, ČSSZ a finanční úřad účet účinný ke splatnosti, úplný ověřovací podklad a platební symboly. Variabilní symbol sociálního pojistného je u mzdové účtárny (záložka Zaměstnavatel a účtárny).
Ověřené výplatní účty zaměstnanců na kartě osoby. Bankovní údaje musí být ověřené z důvěryhodného zdroje.
Napojení banky pro přímé předání příkazu, jinak stačí stáhnout soubor a nahrát ho do bankovnictví ručně.

82.3 Krok za krokem: zaplatit mzdy a odvody

Na kartě zaúčtovaného běhu klikněte na Připravit platby. Otevře se Mzdy → Mzdové příkazy a úhrady ve správném období se závazky běhu. (Na stránce lze totéž spustit tlačítkem Připravit závazky.)
Zkontrolujte u každého závazku příjemce, účet, částku, splatnost a platební symboly. Součet porovnejte se schváleným během a s účetními závazky.
Na záložce Co zaplatit vyberte platby se stejným datem, měnou a způsobem úhrady.
Zvolte Datum úhrady: Podle splatnosti, Dnes nebo Vlastní datum.
Zkontrolujte Účet plátce a formát a klikněte na Vytvořit mzdový příkaz. Pro CZK vznikne ABO (KPC), pro EUR SEPA, u hotovosti evidence hotovostní výplaty.
Příkaz předejte bance tlačítkem Odeslat do banky, nebo stáhněte soubor a nahrajte ho do bankovnictví.
Platby autorizujte v bankovnictví podle pravidel firmy.

Jak poznáte, že je hotovo: Příkaz je na záložce Mzdové příkazy. Exportovaná dávka ale teprve čeká na autorizaci v bance; zaplacená je až po spárování s výpisem (§ 82.4).

Upozornění

Odeslaná dávka nejde poslat znovu. Při nejasném výsledku přenosu ověřte stav v bance a nevytvářejte duplicitní platbu.

82.4 Krok za krokem: doložit úhrady

Naimportujte bankovní výpis (viz Banka). Odvody se rozpoznají samy podle variabilního symbolu a částky; ručně rozpoznání spustíte tlačítkem Načíst platby z banky.
Na záložce Spárování úhrad projděte závazky, které zůstaly otevřené.
Vyberte závazek a kompatibilní bankovní pohyb nebo zaúčtovaný pokladní doklad a spárujte. Zapsat jde i částečnou úhradu.
Nemáte-li zatím výpis a víte, že je zaplaceno, klikněte u závazku na Zaplatil jsem. Termín zhasne, ale saldo se nezmění.

Jak poznáte, že je hotovo: Závazky jsou uhrazené a mzdový běh přejde sám do stavu Uhrazeno. Na kartě běhu je „Úhrady doložené výpisem: všech N závazků.“

82.5 Krok za krokem: přijatá vratka od instituce

Použijte, když opravná revize snížila odvod a instituce přeplatek vrátila.

Na záložce Spárování úhrad klikněte na Potvrdit skutečně přijatou vratku.
Vyberte nevyrovnaný příchozí závazek, doklad ve stejné měně (bankovní pohyb nebo příjmový pokladní doklad) a přijatou částku.
Výslovně potvrďte, že peníze byly firmě skutečně připsány nebo přijaty do pokladny, a uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: Příchozí závazek je vyrovnaný.

82.6 Krok za krokem: změna data nebo zahození příkazu

Na záložce Mzdové příkazy najděte příkaz.
Klikněte na Změnit datum a zvolte nové datum, nebo na Zahodit.
Pokud jste soubor už stáhli nebo ho aplikace předala bance, potvrďte, že příkaz v bankovnictví není autorizovaný, nebo že jste ho tam zrušili (například u CREDITAS v nabídce Transakce, Zadané, Hromadné).

Jak poznáte, že je hotovo: Původní příkaz má označení Zahozeno s datem. Při změně data vznikl nový příkaz s novým souborem pro banku; po zahození jsou závazky zpět na záložce Co zaplatit.

82.7 Když něco nejde

Co vidíte	Proč	Co udělat
Schválená revize se k přípravě plateb nenabídne	Nemá zmrazené výplatní účty	Vytvořte opravnou revizi z aktuálních ověřených podkladů.
Příprava zastavena kvůli chybějícímu variabilnímu symbolu	Prázdný symbol aplikace nenahradí nulou	U sociálního pojistného doplňte VS mzdové účtárny, u ostatních institucí platební účet v `Mzdy → Nastavení mezd`, záložce Účty institucí.
Příprava zastavena u vztahu bez mzdové účtárny	Bez účtárny nejde odvod sociálního pojištění vykázat pod symbolem	Přiřaďte vztahu mzdovou účtárnu.
Část běhů měsíce se nepřipravila	Selhala jedna účtárna; ostatní se připravily	Aplikace vypíše počet nezpracovaných běhů a důvod; opravte ho a akci zopakujte.
„Datum úhrady nemůže být v minulosti.“	Banka by příkaz se zpětným datem odmítla	Zvolte dnešek nebo pozdější den.
Příkaz po splatnosti nejde vytvořit	Datum po splatnosti vyžaduje potvrzení	Zaškrtněte potvrzení pozdní platby (u pojistného hrozí penále, u daně a mzdy úrok z prodlení).
Předání do banky je blokované	Minulé datum splatnosti, závazek s evidovanou úhradou nebo nevyřešeným avízem	Upravte datum, nebo vyřešte úhradu či avízo.
Příkaz nejde zahodit ani přeplánovat	Je k němu doložená úhrada z výpisu	Nic nedělejte, platba proběhla.
Záporný rozdíl odvodu nejde dát do dávky	Je to příchozí opravný závazek	Doložte vratku (§ 82.5).
Bankovní pohyb mzdy se nenabízí k faktuře	Pohyb už spotřebovala mzda	Je to v pořádku. Ruční označení faktury jako uhrazené tuto kontrolu nemá, u pohybu patřícího ke mzdám ho nepoužívejte.

Časté chyby: považovat export za odeslanou platbu, starý účet zaměstnance nebo instituce, duplicitní export nebo ruční platba, spárování podobné částky z jiného období.

82.8 Podrobnosti a pravidla

Agenda připravuje závazky ze schválené mzdy (čisté mzdy, daň, sociální a zdravotní pojištění, srážky a další příjemce) a sleduje jejich úhradu. Jedna účetní může připravit i dokončit celý tok. Při změně účtu aplikace vyžaduje ověřený podklad. Bankovní export chraňte jako citlivý soubor a po přenosu ho nenechávejte na sdíleném místě.

82.8.1 Stavy plateb

Připravená platba není odeslaná. Exportovaná čeká na autorizaci v bance. Uhrazená má odpovídající bankovní pohyb. Částečně uhrazená nebo zamítnutá vyžaduje další krok.

82.8.2 Jak vznikají závazky

Závazky vznikají z aktuálních schválených revizí zvoleného období. Čistá mzda se vždy odvozuje z částky po exekučních srážkách. Rozdělení mezi ověřené bankovní účty a hotovost se znovu vypočte nad pravidly a účty zmrazenými při uzamčení vstupů; pozdější změna živé karty schválenou revizi nepřesměruje. Bankovní cíl musí mít ve snímku úplné ověření, období platnosti a verzi účtu.

Zdravotní pojistné se připraví samostatně pro každou pojišťovnu z neměnného výsledku schválené revize. Pojišťovna musí mít právě jeden účet účinný ke splatnosti. Seznam ukáže název a kód pojišťovny, maskovaný účet a stav ověření, celé číslo účtu ne.

Sociální pojistné se dělí podle mzdové účtárny pracovního vztahu, protože zaměstnavatelský variabilní symbol je na účtárně. Běh zúžený na jednu účtárnu dá jeden závazek, celofiremní běh tolik závazků, kolik různých účtáren mají vztahy v běhu. Součet vždy odpovídá výsledku běhu, takže sedí kontrolní součty i rekonciliace účetnictví s platbami. Každý závazek nese VS své účtárny a účet ČSSZ účinný ke splatnosti; v dávce jsou to samostatné platby, i když jdou na týž účet. Přehled o výši pojistného (PVPOJ) se naopak podává za jednu registraci u OSSZ, takže vyžaduje běh zúžený na jednu účtárnu; u celofiremního běhu přes víc účtáren aplikace přípravu podání odmítne.

Zálohová a srážková daň se neslučují: každá má vlastní účet finančního úřadu a platební symboly.

Opakované Připravit závazky je bezpečné a nevytvoří duplicity. Opravná revize nezapisuje znovu celou mzdu, jen rozdíl proti předchozím závazkům. Seznam ukazuje příjemce, druh závazku, způsob úhrady, splatnost, částku a stav.

82.8.3 Splatnosti a datum příkazu

Závazek	Splatnost
Čistá mzda	datum výplaty ze mzdového běhu, neposouvá se
Sociální a zdravotní pojistné	od 1. do 20. dne následujícího měsíce
Zálohová daň	20. den následujícího měsíce
Srážková daň	poslední den následujícího měsíce

Připadne-li poslední den lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, aplikace u všech zákonných odvodů zapíše jako splatnost nejbližší následující pracovní den. Například odvody za 05/2026 nevyjdou na sobotu 20. 6. 2026, ale na pondělí 22. 6. 2026. Posunuté datum uvidíte v seznamu závazků a použije se pro platební dávku. Splatnost se vždy odvodí z mzdového období, ne ze dne, kdy byl historický běh vypočten nebo opraven.

Zákonná lhůta je splněná až připsáním částky na účet instituce (§ 9 odst. 2 zákona č. 589/1992 Sb.), ne odesláním příkazu. Dávka složená výhradně ze zákonných odvodů proto dostane datum příkazu o jeden pracovní den dříve, než je zákonný termín. Poskytovatel platebních služeb musí částku připsat nejpozději do konce následujícího pracovního dne (§ 109 odst. 1 zákona č. 370/2017 Sb., o platebním styku). U závazku je vidět zákonný termín i předsunuté datum příkazu s označením, že k předsunutí došlo. Delší rezervu aplikace nedělá, aby zbytečně nevázala peníze. Předsouvá se jen dávka složená výhradně z odvodů.

Datum úhrady při vytváření příkazu:

Podle splatnosti je výchozí volba: čistá mzda k datu výplaty, dávka jen z odvodů o jeden pracovní den dřív než zákonný termín.
Dnes pošle příkaz s dnešním datem, například když chcete zaplatit hned po uzávěrce.
Vlastní datum dovolí jakýkoli den od dneška.

Zaplatit dřív můžete vždy. Datum po splatnosti aplikace zvýrazní a příkaz vytvoří jen po zaškrtnutí potvrzení. Zvolená volba zůstane nastavená i pro další příkazy (zvolíte-li Dnes, vytvoříte postupně příkaz na mzdy i odvody se stejným datem). Potvrzení pozdní platby se zadává u každého příkazu znovu.

Zvolené datum se uloží do příkazu a použije se v souboru pro banku (KPC, SEPA) i v dokladu PDF. Zákonný termín zůstává u závazků, takže seznam příkazů ukazuje, zda je příkaz před splatností, nebo po ní. Rozpoznání úhrad z výpisu hledá platbu k datu příkazu, takže dřívější platba se přiřadí ke svému měsíci, ne k předchozímu se stejnou částkou.

82.8.4 Variabilní symbol a formát dávky

Variabilní symbol u instituce je povinný. Bez něj by odvod nešlo spárovat s předpisem, proto ho aplikace nenahradí nulou a zastaví přípravu i export s názvem konkrétní instituce. Kontrola běží při sestavení závazku a znovu před exportem, protože dávky připravené dříve mají symbol zmrazený v platební instrukci. Nulu aplikace zapíše jen tehdy, když ji účetní výslovně povolí. Závazek čisté mzdy zaměstnance variabilní symbol mít nemusí.

Aplikace podle výplatních cílů nabídne účet plátce a formát ABO nebo SEPA, znovu ověří nezměněné účty příjemců a vytvoří dávku. U zdravotní pojišťovny, ČSSZ i finančního úřadu použije přesné zmrazené VS, SS a KS. SEPA nemá samostatná pole pro české symboly, proto jdou do zprávy pro příjemce v ustáleném tvaru /VS/…/SS/…/KS/… na jejím začátku, aby přežily zkrácení. Jak je konkrétní banka převede zpět, si ověřte u ní.

Export se ukládá šifrovaně přesně v bajtech, které se stáhnou do banky. Opakování se stejným klíčem vrátí tentýž export a nevytvoří další závazek. Stažení vyžaduje právo zápisu a používá krátkodobé jednorázové oprávnění.

82.8.5 Přímé předání do banky

Uložený příkaz v CZK (ABO) lze předat přímo přes ověřené napojení účtu plátce. Přenos používá stejné bankovní konektory a evidenci odeslání jako příkazy přijatých faktur; stažení KPC a PDF zůstává dostupné. Před odesláním potvrďte dávku, částku, počet plateb a banku. Předání neoznačuje mzdy jako uhrazené; příkazy zkontrolujte a autorizujte v bankovnictví.

82.8.6 Rozpoznání zaplacených odvodů

Odvod na zdravotní pojišťovnu, ČSSZ i zálohová daň má vlastní variabilní symbol, takže odchozí platbu aplikace pozná sama. Rozpoznání běží po importu bankovního výpisu i po skenu e-mailových avíz. Přiřadí se jen pohyb, u kterého sedí variabilní symbol i částka a který je jednoznačný; dvě stejně vzdálené platby aplikace nechá účetní.

Bankovní výpis je doklad. Vznikne z něj skutečná úhrada: zápis v platební knize, snížení salda i účetní protizápis.
E-mailové avízo dokladem není, týž pohyb dorazí ještě výpisem. Vznikne z něj jen poznámka Zaplaceno dle avíza: termín přestane upomínat, ale závazek zůstane v saldu otevřený, dokud nedorazí výpis. Ten poznámku automaticky vystřídá skutečnou úhradou.

Zaplatil jsem funguje stejně jako avízo: termín zhasne, saldo se nemění a označení jde kdykoli zrušit. Účetně úhradu doloží až bankovní výpis.

82.8.7 Spárování a vratky

Historie párování je neměnná: vratka nebo storno nevynuluje původní záznam, ale přidá samostatnou reverzní událost s vlastním důkazem. Jeden bankovní nebo pokladní důkaz nesmí současně převzít fakturace ani jiné párování. Pohyb, který už spotřebovala mzda, aplikace v bance nenabídne k automatickému spárování s fakturou ani nedovolí přijmout návrh na jeho spárování.

Filtr období patří mzdové revizi, ne datu vytvoření dávky. V nabídce důkazů proto zůstane i předčasná nebo opožděná platba k otevřenému závazku.

Skutečné datum úhrady vzniká výhradně z data zvoleného důkazu, nikdy z plánovaného data výplaty ani z existence exportního souboru. Dokud nejsou všechny částky průkazně spárovány a vratky vyřešeny, aplikace závazek ani daňové potvrzení neoznačí za uhrazené.

Záporný rozdíl institucionálního odvodu se zobrazí jako příchozí opravný závazek a do odchozí dávky ho vložit nejde. Vratku je nutné doložit skutečně přijatým bankovním pohybem nebo zaúčtovaným příjmovým pokladním dokladem. Aplikace dovolí i částečné přijetí, ale vždy vyžaduje výslovné potvrzení účetní. Změna závazku, dokladu nebo částky potvrzení zruší. Příchozí vratka nevytváří odchozí dávku; případná reverze přidá samostatnou neměnnou událost s vlastním bankovním důkazem nebo naváže na stornovaný původní pokladní doklad.

82.8.8 Zahozený příkaz

Změnit datum příkaz zahodí a ze stejných závazků vytvoří nový s novým datem, včetně nového souboru pro banku. Zahodit vrátí závazky na záložku Co zaplatit. Bez zrušení příkazu v bance hrozí dvojí platba. Příkaz s doloženou úhradou (spárovaná platba z výpisu) zahodit ani přeplánovat nejde.

Zahozený příkaz zůstává v seznamu s označením Zahozeno a datem. Jeho soubory zůstávají v evidenci, ale nejde je stáhnout, předat bance ani k nim spárovat úhradu. Zahození i změna data se zapisují do auditní stopy.

82.9 Související kapitoly

Mzdové běhy: odkud částky pocházejí.
Shoda účtování mezd: kontrola účetních závazků.
Dohody o srážkách a Srážky a exekuce: příjemci srážek.
Nastavení mezd: účty institucí a účtárny.