31. Platební karty

Návod, jak vést firemní platební karty a jejich držitele, jak k platbám kartou doložit účtenku nebo fakturu a jak je účtovat. Pro účetní a každého, kdo za firmu platí kartou. Úvěrový účet ke kreditní kartě a jeho výpisy vede kapitola Kreditní karty.

31.1 Kdy to potřebujete

• Firma dostala novou platební kartu a chcete poznat, kdo s ní platí.
• Karta se vyměnila, skončila platnost, nebo ji už nepoužíváte.
• V bankovním výpisu jsou platby kartou, ke kterým chybí účtenka nebo faktura.
• Zaměstnanec zaplatil kartou soukromý nákup.
• Nákup kartou nemá doklad a nikdy mít nebude.
• Chcete, aby zůstatek mezičlenu vždy ukazoval platby kartou bez dokladu.
• Zaměstnanec tankuje kartou a tankování se má přiřadit jeho vozidlu.

31.2 Než začnete

1. Bankovní účet. Karta se váže na měnový účet firmy, ze kterého se platby strhávají. Účty vedete v Peníze → Bankovní účty (viz Bankovní účty).
2. Načtené výpisy. Platby kartou aplikace pozná z bankovních výpisů, proto je nejdřív načtěte (viz Banka).
3. Oprávnění. Evidenci karet vidí a upravují uživatelé s oprávněním ke správě bankovních účtů firmy. Přehled plateb bez dokladu vyžaduje přístup k bance, nahrání účtenky oprávnění k nahrávání přijatých dokladů a spárování oprávnění k párování bankovních pohybů. Zaúčtovat nebo uzavřít platbu bez dokladu a změnit nastavení účtování smí jen ten, kdo smí zaúčtovat bankovní pohyby.
4. Podvojné účetnictví pro účtování přes mezičlen. Firma v daňové evidenci kartu vede, ale mezičlen nepoužívá (viz § 31.9.8).

31.3 Krok za krokem: založení karty

1. Otevřete Peníze → Platební karty a na záložce Karty klikněte na Nová karta.
2. V části Karta vyplňte Název karty (například „Tankovací karta obchod“), Poslední 4 číslice z maskovaného čísla karty, Typ karty a případně Karetní asociaci.
3. V části Držitel zadejte Jméno držitele, případně vyberte Zaměstnanec nebo Uživatel aplikace. Vybraný zaměstnanec nebo uživatel musí patřit do stejné firmy.
4. V části Účet a platnost vyberte Bankovní účet a vyplňte Platnost od a Platnost do. Prázdná platnost znamená bez omezení.
5. Klikněte na Uložit.

Jak poznáte, že je hotovo: Karta je v seznamu se stavem Aktivní a koncovkou ve tvaru •••• 1234. U platby kartou ve výpisu se zobrazí její název nebo držitel.

Kartu, kterou nechcete používat, ale chcete ji v evidenci ponechat, vypněte volbou Aktivní karta (neaktivní karta zůstane v evidenci, jen se nepoužívá).

31.4 Krok za krokem: výměna nebo archivace karty

Dvě karty se stejnou koncovkou nesmí u jedné firmy platit ve stejném období, jinak by nešlo určit, čí platba to byla.

1. Otevřete kartu, která končí, a vyplňte Platnost do. Klikněte na Uložit.
2. Novou kartu se stejnou koncovkou založte s platností navazující na tu původní (Platnost od den po skončení původní).
3. Starou kartu, kterou už nepoužijete, otevřete a klikněte na Archivovat. Potvrďte.

Jak poznáte, že je hotovo: Archivovaná karta zmizela ze seznamu. Zobrazíte ji zaškrtnutím Zobrazit archivované a tlačítkem Obnovit ji vrátíte. Platby z minulosti zůstávají přiřazené původní kartě.

31.5 Krok za krokem: doložení platby kartou bez dokladu

Platby kartou, ke kterým zatím není spárovaný doklad, najdete na záložce Platby bez dokladu. Jsou seskupené podle karty a držitele, karty mimo evidenci jsou na konci.

1. Otevřete Peníze → Platební karty, záložku Platby bez dokladu.
2. Zvolte období (Od, Do) a klikněte na Načíst.
3. U platby klikněte na Nahrát účtenku a vyberte PDF nebo fotografii účtenky. Doklad se vytěží stejně jako při AI importu přijaté faktury, dostane formu úhrady „karta“ a koncovku karty z platby.
4. Klikněte na Otevřít doklad, vytěžený doklad zkontrolujte a potvrďte.
5. Vraťte se na záložku Platby bez dokladu a u platby klikněte na Spárovat.

Jak poznáte, že je hotovo: Platba z přehledu zmizela a zobrazí se hláška „Platba spárována s dokladem“. Je-li zapnutý mezičlen, platba se zaúčtuje i s vypořádáním.

Co dělat, když účtenka nejde vytěžit nebo AI není zapnutá: účtenka se uloží do Příchozích dokladů (v Dokumentech složka Příchozí doklady / rok / měsíc) navázaná na platbu a doklad z ní založíte tam. Použijte odkaz Otevřít příchozí doklady.

31.6 Krok za krokem: uzavření platby, ke které doklad nebude

Použijte, když doklad nikdy nedorazí. Tři akce (Bez dokladu, nedaňově, Bez dokladu, daňově, K tíži držitele) se nabízejí jen u platby zaúčtované přes mezičlen karty (podvojné účetnictví) a s oprávněním zaúčtovat bankovní pohyby.

1. Na záložce Platby bez dokladu najděte platbu.
2. Vyberte podle situace:

• Bez dokladu, nedaňově pro výdaj, který nejde uplatnit (chybí průkazný doklad, pokuta, výdaj bez souvislosti s podnikáním),
• Bez dokladu, daňově jen tam, kde výdaj prokážete jinak než přijatým dokladem (smlouva, potvrzení objednávky, výpis služby),
• K tíži držitele pro soukromý nákup kartou firmy.

1. V dialogu zkontrolujte datum, obchodníka a částku. Chcete-li, vyberte jiný Účet než výchozí.
2. Potvrďte.

Jak poznáte, že je hotovo: Platba z přehledu zmizela, v účetním deníku je zápis s číslem KARTA- a číslem pohybu. Zápis má datum platby; spadá-li platba do uzavřeného období, má první den otevřeného období.

U K tíži držitele vznikne jen účetní zápis (pohledávka za držitelem), žádný doklad ani srážka ze mzdy. Vrácení peněz držitelem zaúčtujete běžně z banky nebo pokladny proti stejnému účtu.

31.7 Krok za krokem: zapnutí účtování přes mezičlen

V podvojném účetnictví můžete platby kartou účtovat přes mezičlen s analytikou pro každou kartu. Platba se pak z výpisu zaúčtuje hned, i když k ní ještě není doklad, a zůstatek analytiky karty vždy ukazuje platby, ke kterým doklad chybí.

1. Otevřete Peníze → Platební karty, záložku Nastavení účtování.
2. Zapněte Účtovat platby kartou přes mezičlen.
3. Zkontrolujte Platí od (výchozí je začátek prvního otevřeného období) a Mezičlen (výchozí je 378).
4. Zkontrolujte účty pro uzavření bez dokladu, pohledávku za držitelem a kurzové a haléřové rozdíly (viz § 31.9.7.3).
5. Klikněte na Uložit nastavení.

Jak poznáte, že je hotovo: Nové platby kartou se z výpisu zaúčtují hned na analytiku karty (například 378.101). V detailu karty vidíte její analytiku a zůstatek.

31.8 Když něco nejde

31.9 Podrobnosti a pravidla

31.9.1 Co se o kartě eviduje

Držitel se zobrazuje u bankovních pohybů a v přehledu plateb bez dokladu. Smažete-li zaměstnance, karta zůstane a vazba na něj se zruší; jméno držitele zůstává. Totéž platí pro vozidlo, jehož byl řidičem. Kartu, jejíž uložený držitel už do firmy nepatří, jde dál upravovat, vazba se při uložení uvolní.

Dvě karty se stejnou koncovkou nesmí u jedné firmy platit ve stejném období. Novou kartu se stejnou koncovkou proto založte s platností navazující na tu původní. Archivovaná karta se zobrazí zaškrtnutím Zobrazit archivované a jde obnovit.

31.9.2 Koncovka karty v bankovních pohybech

Při importu výpisu se z maskovaného čísla karty (například PK: 000000****1234) uloží koncovka k pohybu. Funguje to pro GPC výpisy (doplňující řádky 078/079), PDF výpisy CREDITAS a KB, bankovní API a e-mailová avíza, pokud maskované číslo obsahují. Jméno obchodníka se u karetních plateb doplní do protistrany. Maskovaný IBAN nebo číslo účtu (CZ ** … 1234, ****1234/0100) se za kartu nepovažuje.

V detailu výpisu se u platby kartou zobrazí koncovka, a je-li karta v evidenci, i její držitel nebo název.

Pohyby importované dřív se doplní samy při aktualizaci aplikace (krok auto-backfill příkazu php api/bin/migrate.php). Ručně lze doplnění spustit příkazem php api/bin/backfill-card-last4.php --apply.

31.9.3 Párování plateb kartou

Platba kartou se páruje s přijatou fakturou nebo účtenkou podle koncovky karty, částky a data. V přehledu plateb bez dokladu otevře kliknutí na Nespárováno ruční párování. Doklad můžete dohledat podle dodavatele, čísla, VS nebo přesné částky. Po úspěšném spárování se přehled obnoví. Tato akce vyžaduje čtení banky a oprávnění k párování.

• Doklad se stejnou koncovkou a sedící částkou se spáruje automaticky. Doklad přitom musí být vystavený nejvýš 7 dní před zaúčtováním platby v bance a nejvýš 2 dny po něm.
• Doklad placený kartou bez uvedené koncovky je jen návrh ke kontrole, a to pouze tehdy, když si ho nemůže nárokovat platba jiné karty se stejnou částkou.
• Doklad jiné karty se nespáruje nikdy, ani podle shody částky a data. Dvě stejné platby dvěma kartami téhož dne se proto nespárují křížem.
• Dvě stejné platby toutéž kartou k jednomu dokladu jdou ke kontrole, aplikace nehádá, která z nich to byla.

Koncovku nese doklad vzniklý nahráním účtenky z přehledu plateb bez dokladu, účtenka z AI importu a doklad, ke kterému se připojil sken účtenky s koncovkou karty.

Doklad nemusí být v aplikaci dřív než platba. Když přijde později, spáruje se s platbou své karty sám, jakmile je přijatý: po AI importu účtenky, kterou import rovnou označil jako zaplacenou, po připojení skenu s koncovkou karty a po přijetí konceptu dokladu. Nezaúčtovaný doklad se přitom zaúčtuje, má-li firma zapnuté automatické účtování přijatých dokladů.

31.9.4 Akce u plateb bez dokladu

Nákupy kreditní kartou (pohyby z výpisu úvěrového účtu) na záložce Platby bez dokladu nejsou, ani když nesou koncovku karty. Řeší se v detailu kreditní karty, sekce Nákupy bez dokladu (viz Kreditní karty).

• Nahrát účtenku: PDF nebo fotografie se vytěží stejně jako při AI importu přijaté faktury. Bez AI (nebo když vytěžení selže) se účtenka neztratí: uloží se do Příchozích dokladů, navázaná na platbu kartou.
• Spárovat: spustí párování platby znovu, typicky po potvrzení dokladu z účtenky. Hledá mezi přijatými doklady (ne mezi soubory v Dokumentech): podle variabilního symbolu, podle koncovky karty a data (doklad s formou úhrady karta, datem zdanitelného plnění nebo vystavení 7 dní před až 2 dny po zaúčtování platby) a nakonec podle částky a podobného názvu dodavatele. Najde-li jeden doklad, platba se hned spáruje a zaúčtuje i s vypořádáním (viz § 31.9.7). Podobný doklad nabídne jen jako návrh, který potvrdíte v detailu výpisu. Když nic nenajde, platba zůstane v přehledu.
• Bez dokladu, nedaňově: uzavře platbu do nedaňového nákladu (výchozí analytika účtu 548 z nastavení účtování).
• Bez dokladu, daňově: uzavře platbu do daňového nákladu (výchozí 518) bez odpočtu DPH. Daňovou uznatelnost určuje vybraný účet v účtové osnově.
• K tíži držitele: platba se přeúčtuje na pohledávku za držitelem karty (výchozí 335, na výběr i 355 u společníka nebo 378).
• Výpis: otevře bankovní výpis rovnou na této platbě.

Dialog ukáže datum, obchodníka a částku a nabídne účet: výchozí podle nastavení účtování, nebo jiný účet z osnovy (u uzavření náklad třídy 5, u držitele 335, 355 nebo 378). DPH se u uzavření bez dokladu neodpočítává. Zápis dostane číslo KARTA-číslo pohybu a datum platby; spadá-li platba do uzavřeného období, zapíše se k prvnímu dni otevřeného období. Dorazí-li doklad až k platbě, kterou jste mezitím uzavřeli bez dokladu, uzavření se samo stornuje a zaúčtuje se vypořádání.

U platby zaúčtované přes mezičlen se pod obchodníkem zobrazí analytika karty, na které platba čeká na doklad (například „Mezičlen 378.101“). Uzavřená platba z přehledu zmizí.

U platby na čerpací stanici (podle obchodníka, např. název sítě stanic nebo pohonné hmoty v popisu) se pod obchodníkem zobrazí vozidlo držitele karty, pokud ho lze určit jednoznačně. Řídí-li držitel víc vozidel, aplikace to napíše a vozidlo neurčí.

31.9.5 Oprávnění

Evidenci karet vidí a upravují uživatelé s oprávněním ke správě bankovních účtů firmy. Přehled plateb bez dokladu vyžaduje přístup k bance, nahrání účtenky oprávnění k nahrávání přijatých dokladů a spárování oprávnění k párování bankovních pohybů. Nastavení účtování karet, změna analytiky karty a uzavření platby bez dokladu vyžadují oprávnění k zaúčtování bankovních pohybů (stejné jako nastavení GoPay).

31.9.6 Vozidlo podle karty

Karta s držitelem vybraným ze zaměstnanců slouží i knize jízd: tankování zaplacené kartou (účtenka nebo faktura s koncovkou karty, bankovní pohyb kartou, import tankování se sloupcem karty) se přiřadí vozidlu, jehož řidičem je držitel karty. Rozhoduje karta platná k datu tankování, takže historická tankování zůstanou u tehdejšího držitele i po výměně karty.

Vozidlo se podle karty přiřadí jen tehdy, když na dokladu není SPZ a držitel řídí právě jedno aktivní vozidlo. Podrobnosti viz kapitola Kniha jízd, oddíl Přiřazení vozidla.

31.9.7 Účtování plateb kartou

Bez zapnutého režimu mezičlenu se spárovaná platba kartou účtuje stejně jako jiná úhrada přijatého dokladu z bankovního účtu, ke kterému je karta vedená (MD 321 / D 221).

V podvojném účetnictví lze platby kartou účtovat přes mezičlen s analytikou pro každou kartu. Zapíná se na záložce Nastavení účtování. Platba kartou se pak z výpisu zaúčtuje hned, i když k ní ještě není doklad, a zůstatek analytiky karty vždy ukazuje platby, ke kterým doklad chybí.

31.9.7.1 Předkontace

Vypořádání je samostatný zápis (v deníku zdroj „Vypořádání platby kartou"). Bankovní zápis platby se kvůli dokladu nikdy nepřepisuje: spárování přidá vypořádání, zrušení párování vypořádání stornuje a zůstatek analytiky karty se vrátí. Stejně jako u zrušení zaúčtování bankovního pohybu platí, že v uzavřeném nebo zamčeném období storno nejde provést.

31.9.7.2 Analytika karty

Každá karta dostane vlastní analytiku mezičlenu postupně (378.101, 378.102 …), nikoli podle koncovky. Analytika vznikne automaticky u první platby karty a jmenuje se „Karta **1234 (název karty)“. V detailu karty je vidět analytika, její zůstatek (platby bez dokladu) a odkaz Obraty účtu. Jinou existující analytiku mezičlenu lze kartě vybrat ručně (Změnit analytiku**); analytiku jiné karty převzít nejde.

Platba kartou, kterou firma neeviduje, založí neověřenou kartu s vlastní analytikou. Neověřené karty stránka Platební karty zvýrazní. Doplňte název a držitele a kartu uložte, nebo ji ověřte akcí Ověřit kartu. Když je zakládání karet vypnuté, nebo kartu nejde k datu platby jednoznačně určit, jde platba na záchrannou analytiku 378.199 Neevidované karty.

Karta vedená k cizoměnovému účtu má analytiku vedenou v měně účtu: zápisy nesou cizoměnovou částku i kurz dne platby.

31.9.7.3 Nastavení účtování

Historie se nepřeúčtovává. Platby kartou před datem účinnosti zůstávají zaúčtované tak, jak byly (321/221, 548/221 …). Zaúčtovaná platba drží režim, ve kterém se zaúčtovala: zapnutí režimu, jeho vypnutí, změna mezičlenu ani změna analytiky karty už zaúčtované platby nemění a platí jen pro nové zápisy. Nese-li původní analytika zůstatek, uložení změny chce potvrzení a zůstatek na původním účtu vypořádáte ručně.

31.9.7.4 Kontroly

• Měsíční kontrola hlásí platby kartou bez dokladu starší než lhůta z nastavení (jen od data účinnosti režimu). Řádek vede do přehledu plateb bez dokladu.
• Předuzávěrková kontrola „Mezičlen plateb kartou se zůstatkem“ porovná zůstatek každé analytiky karty s konkrétními nevypořádanými platbami a zvlášť ukáže rozdíl, který platbami vysvětlit nejde (typicky ruční zápis na analytiku karty). Nevypořádané platby uzavřete v přehledu plateb bez dokladu.
• Analytiky karet pod 261 nebo 395 se nehlásí v kontrole peněz na cestě, vnitřního zúčtování ani průběžných účtů, hlídá je jen kontrola mezičlenu.
• Výkaz peněžních toků bere platbu kartou jako výdaj v den platby, i když je mezičlen pod 261.

31.9.8 Daňová evidence

Firma v daňové evidenci účty nemá. Platba kartou je v ní bankovní výdaj v peněžním deníku a mezičlen se nepoužívá; neznámé karty se nezakládají. Přehled plateb bez dokladu slouží jako výzva k doložení výdaje.

31.10 Související kapitoly

• Kreditní karty - úvěrové účty ke kreditním kartám a jejich výpisy.
• Banka - načtení výpisů, ze kterých se platby kartou poznají.
• Bankovní účty - účty, ze kterých se platby kartou strhávají.
• Přijaté faktury - doklady k platbám kartou.
• Kniha jízd - tankování podle karty.
• Účetní deník - zápisy KARTA- a vypořádání.