73. Nástroje

Návod k účetním pomůckám, které se nevejdou do běžných účetních sestav: hromadný export podkladů, střediska, předkontace, kurzový režim, repo sazba ČNB, retenční lhůty a kompletní export dat. Pro účetní a administrátory.

73.1 Kdy to potřebujete

Sekce Nástroje následuje v hlavním menu bezprostředně po Účetnictví v horním i levém rozložení. Stránka Nástroje → Účetní nastavení je jedna položka menu s několika záložkami. Viditelnost závisí na účetním režimu a roli:

Účetní období a průvodce uzávěrkou jsou samostatná položka menu Nástroje → Uzávěrka (Uzávěrka), nikoli záložka Účetního nastavení. Hromadný export je samostatná stránka Daně → Hromadný export. Retenční lhůty jsou samostatná stránka Nástroje → Retenční lhůty.

73.2 Než začnete

1. Režim účetnictví. Záložky Střediska, Předkontace, Kurzový režim a Repo sazba ČNB jsou jen v podvojném účetnictví.
2. Oprávnění. Podvojné záložky vyžadují účetní oprávnění; jejich změny zápisovou variantu příslušného modulu. Hromadný export vyžaduje oprávnění k exportu sestav (zápisová varianta pro spuštění, zrušení a smazání). Předkontace vyžadují oprávnění k šablonám účtování. Kompletní export, archiv a právní zadržení jsou administrátorské.
3. Správná firma. Všechny soubory a záznamy jsou omezené na aktuální firmu.
4. Správně nastavená osnova pro předkontace a střediska (viz Účtový rozvrh).

73.3 Krok za krokem: hromadný export podkladů

1. Otevřete Daně → Hromadný export.
2. Zvolte měsíc nebo kvartál.
3. Náhled spočítá dostupné soubory. Vyberte, co chcete: vydané faktury v PDF a ISDOC, přijaté faktury v PDF a ISDOC, bankovní výpisy v PDF a GPC, knihu DPH.
4. Klikněte na Připravit export. Vznikne úloha na pozadí.
5. Sledujte aktuální krok a počet hotových položek. Chcete-li export zastavit, klikněte na Zrušit.
6. Hotový ZIP stáhněte z historie exportů tlačítkem Stáhnout ZIP.

Jak poznáte, že je hotovo: Úloha je dokončená a v historii je ZIP ke stažení.

73.4 Krok za krokem: střediska

Středisko rozlišuje odpovědnost nebo část firmy na řádcích účetního zápisu.

1. Otevřete Nástroje → Účetní nastavení a záložku Střediska.
2. Klikněte na Nové středisko.
3. Vyplňte Kód (doplní se z názvu, můžete ho přepsat) a Název.
4. Zaškrtněte Aktivní středisko a uložte.
5. Středisko pak vyberete u řádku ručního zápisu nebo šablony.

Jak poznáte, že je hotovo: Středisko je v seznamu a nabízí se u řádků zápisu.

Nepoužité středisko lze smazat. Pokud je použité řádkem deníku nebo šablonou, aplikace je místo smazání deaktivuje a ohlásí to. Kód středisko po založení nemění, aby se historické řádky a šablony nerozešly.

73.5 Krok za krokem: předkontace

Předkontace jsou efektivní mapa systémových účetních operací na výchozí účty.

Změna předkontace:

1. Otevřete Nástroje → Účetní nastavení a záložku Předkontace.
2. U pravidla klikněte na Upravit.
3. Změňte MD účet nebo Dal účet (aspoň jedna strana musí být vyplněná; každý kód musí existovat a být aktivní v osnově firmy).
4. Klikněte na Uložit. Vznikne firemní předkontace (sloupec Původ: Firemní), výchozí globální pravidlo se nemění.

Doplnění podle analytik: tlačítkem Doplnit podle osnovy posunete kontace ze syntetik na analytiky firmy (postup viz Šablony a pravidla).

Export a import:

1. Klikněte na Export XLSX. Soubor má sloupce klic, popis, md_ucet, d_ucet, aktivni, priorita a zdroj.
2. Upravte účty v tabulce a klikněte na Import. Soubor XLSX nebo CSV (do 2 MB) se nejdřív zkontroluje v náhledu.
3. Potvrďte import tlačítkem Importovat.

Jak poznáte, že je hotovo: U upravené předkontace je původ Firemní a další zaúčtování použije nové účty.

Web zobrazí editaci a import jen s oprávněním k zápisu šablon účtování; server při zápisu navíc vyžaduje zápisové oprávnění k účetnictví.

73.6 Krok za krokem: kurzový režim

Firma může zvolit denní kurz ČNB podle rozhodného dne, pevný měsíční kurz, nebo pevný roční kurz (§ 24 odst. 7 zákona o účetnictví).

1. Otevřete Nástroje → Účetní nastavení a záložku Kurzový režim.
2. V části Režim přepočtu cizích měn zvolte Denní kurz ČNB, Pevný měsíční, nebo Pevný roční. Aplikace ohlásí Režim uložen.
3. U pevného režimu v části Pevné kurzy zadejte Měnu, Rok, u měsíčního i Měsíc, a Kurz (CZK). Tlačítkem Dotáhnout z ČNB (1. den období) předvyplníte kurz ČNB k prvnímu dni období, můžete ho před uložením změnit.
4. Klikněte na Přidat.

Jak poznáte, že je hotovo: Kurz je v seznamu pevných kurzů (zdroj Ruční nebo ČNB) a nový doklad v dané měně se přepočte tímto kurzem.

73.7 Krok za krokem: repo sazba ČNB

1. Otevřete Nástroje → Účetní nastavení a záložku Repo sazba ČNB.
2. Vyplňte Platnost od, Sazbu (% p.a.) a případně Poznámku.
3. Klikněte na Přidat / uložit. Řádek se stejným datem se aktualizuje, nikoli duplikuje.

Jak poznáte, že je hotovo: Aplikace ohlásí Repo sazba uložena a sazba je v seznamu.

Editaci sazeb svěřte administrátorovi nebo účetnímu, který doloží zdroj ČNB. Smazání používané historické sazby může znemožnit reprodukovat starší výpočet úroku z prodlení (viz Upomínky).

73.8 Krok za krokem: retenční lhůty a zadržení skartace

Stránka Nástroje → Retenční lhůty je informativní přehled lhůt úschovy účetních a daňových záznamů. Nic se nemaže. Uplynulá lhůta znamená konec povinnosti záznamy uchovávat, ne pokyn ke skartaci.

Zadržení skartace při kontrole nebo sporu (§ 32 zákona o účetnictví):

1. Otevřete Nástroje → Retenční lhůty.
2. Klikněte na Zadržet skartaci, nebo u konkrétního roku na Zadržet rok.
3. Vyplňte č. j. nebo popis řízení (například daňová kontrola FÚ) a potvrďte.
4. Po skončení řízení zadržení uvolněte tlačítkem Uvolnit (po uvolnění už nic nebude bránit skartaci záznamů).

Jak poznáte, že je hotovo: Zadržení se objeví v seznamu Zadržení skartace (§ 32) a aplikace ohlásí Zadržení bylo založeno. Uvolněná zadržení zobrazíte volbou zobrazit i uvolněná.

73.9 Krok za krokem: kompletní export dat

Pro přenos instalace nebo archiv slouží jeden nadřazený ZIP.

1. Otevřete Systém → Kompletní export dat.
2. Zvolte, co do ZIPu patří (viz § 73.11.5): Úplný obnovitelný archiv, Data, doklady a přílohy, u plátce DPH podklady po měsících, v podvojném účetnictví uzávěrkové balíčky.
3. Zadejte případný rozsah období.
4. Klikněte na Spustit export. Během exportu nic neměňte v evidenci ani v souborech.
5. Po dokončení stáhněte ZIP tlačítkem Stáhnout.

Jak poznáte, že je hotovo: Úloha je dokončená a ZIP je ke stažení.

Obnova ze serveru je popsána v § 73.11.4.

73.10 Když něco nejde

73.11 Podrobnosti a pravidla

73.11.1 Hromadný export: zařazení do období a úloha

Export používá stejné rozhodné datum jako daňová vrstva:

• vydané faktury podle DUZP (efektivní datum zdanitelného plnění),
• přijaté faktury podle společného výrazu data nároku na odpočet z evidence DPH, včetně data doručení a reverse-charge větví,
• bankovní výpisy podle data výpisu a výhradně podle vlastnictví účtu aktuální firmou,
• knihu DPH po jednotlivých měsících zvoleného období.

Tím se podklady přijatých faktur zařadí do stejného měsíce jako kniha DPH. Změna data doručení nebo daňové klasifikace proto může změnit výsledek náhledu.

Po spuštění vznikne úloha ve stavech zařazeno, běží, dokončeno, případně selhalo nebo zrušeno. Worker vytváří soubory postupně, ukládá aktuální krok a počet hotových položek. Hotový ZIP zůstává v historii ke stažení. Zrušení je kooperativní: worker požadavek kontroluje mezi položkami.

73.11.2 Střediska

Číselník obsahuje neměnný unikátní kód, název a aktivní stav. Neaktivní středisko zůstane v historii, ale není nabízeno pro nový zápis. Středisko samo nic nezaúčtuje a nemění účetní výkazy podle účtů. Je analytickým rozměrem pro filtrování, export a manažerské vyhodnocení.

73.11.3 Předkontace, kurzy a repo sazba

Předkontace. Aplikace spojí globální pravidla s firemní úpravou stejného klíče.

Prázdná strana může být záměrná: konkrétní protiúčet doplní aplikace podle dokladu, například u kurzového rozdílu. DPH na 343 také není součástí základní mapy; dopočítává ji daňová služba z položek. Uložením úpravy vznikne firemní předkontace; globální výchozí pravidlo se nemění. Zaúčtování si účet ověří znovu. Deaktivuje-li se později, operace skončí chybou, nepoužije jiný účet potichu. Stejně se hlídají závěrkové účty, podrozvaha, otevřené období, zámek a vyrovnanost.

Import a export předkontací. Import přijímá XLSX/CSV do 2 MB a má dry-run před potvrzením.

• Klíč musí existovat v globální šabloně; nový druh operace import nevytvoří.
• Účty musí být aktivní.
• priorita a zdroj jsou při importu informativní.
• Řádek shodný s efektivní hodnotou se přeskočí, aby nevznikal zbytečný firemní zásah.
• Import nemaže a reportuje každý založený, změněný, přeskočený a chybný řádek.

Kurzový režim. U pevného režimu se zadává měna, rok, u měsíčního i měsíc, a kurz. Roční řádek má měsíc 0. Při vzniku dokladu aplikace vyhledá přesný firemní kurz pro měnu a období. Chybějící pevný kurz je chyba, aplikace nesmí potichu přejít na denní kurz. Použitý kurz se uloží do hlavičky dokladu jako historický snapshot. Pozdější změna režimu nebo číselníku již uložený doklad nepřepočítá. V denním režimu může kontrola upozornit na odchylku od ČNB. V pevném režimu je tato odchylková kontrola záměrně vypnutá, protože odlišný kurz je zvolená účetní metoda, ne chyba. Pevné kurzy jsou oddělené podle firmy, měna se normalizuje na třípísmenný kód a kurz musí být kladný. Změna režimu i sazby se auditují.

Repo sazba ČNB. Číselník uchovává 2T repo sazbu, datum platnosti a poznámku. Sazbu používá výpočet zákonného úroku z prodlení:

jistina × (repo sazba k počátku prodlení + 8) / 100 × dny / 365 nebo 366

Rozhodná je sazba platná k prvnímu dni kalendářního pololetí, ve kterém prodlení začalo; po dobu jednoho prodlení se změnou sazby uprostřed období nepřepíná. Chybí-li potřebná historická sazba, kalkulátor vrátí chybu a úrok nevymyslí. Více viz Upomínky.

73.11.4 Obnova ze serveru

Obnova není dostupná ve webu. Administrátor serveru použije:

php api/bin/archive-restore.php --file=<export.zip> --database=<prazdna_migrovana_db> --dry-run
php api/bin/archive-restore.php --file=<export.zip> --database=<prazdna_migrovana_db> --restore --storage=<prazdny_datovy_adresar> --documents

Databáze musí být předem migrovaná cílovou, stejnou nebo novější verzí MyÚčto a spolu s datovým adresářem prázdná. Dry-run ověří hash a počet každé části i přílohy bez zápisu. Ostrá obnova zachová interní ID, obnoví vše v jedné databázové transakci. Obnova odmítne databázi s existujícími firemními daty.

Cílová instalace během obnovy nesmí obsluhovat uživatele ani spouštět úlohy. Databázový účet potřebuje také oprávnění vytvářet a odstraňovat triggery. Obnova uloží jejich cílové definice do pomocné tabulky, dočasně je odpojí pro vložení historického stavu a následně obnoví včetně původního pořadí. To umožňuje obnovit i zaúčtované mzdové dávky a uzavřené revize, aniž by se měnily ochrany běžného provozu. Při přerušení procesu spusťte příkaz znovu; nejdříve obnoví uložené triggery. Pokud už byla data potvrzena, druhý import odmítne. Pomocnou tabulku instance_restore_trigger_recovery nemažte ručně.

Před potvrzením transakce se ověří všechny cizí klíče a zápis souborů. Parametr --storage určuje cestu k cílové složce storage. Volitelný parametr --documents navíc uloží originály přijatých faktur, importované originály vydaných faktur i aktuální PDF vydaných faktur do jejich aplikačních úložišť; PDF vydané faktury přitom znovu propojí přes invoices.pdf_path. Pokud původní přijaté PDF ve zdroji chybí, export to oznámí a přidá označenou rekonstrukci, kterou obnova propojí s přijatou fakturou. Rekonstrukce nenahrazuje ztracený originál. Bez tohoto parametru se obnoví databáze, výpisy a přílohy, ale PDF dokladů zůstávají jen v exportním ZIPu. Přihlašovací tajemství, tokeny a klíče se neobnovují; uživatelé jsou zablokovaní a správce jim pošle pozvánku nebo reset hesla.

Mzdové osobní údaje a bankovní exporty zůstávají v archivu kontextově zašifrované. Cílová instalace proto musí bezpečně převzít původní app.secret_encryption_key, případně jej po rotaci dočasně ponechat mezi app.secret_encryption_previous_keys. Pro mzdové vyhledávací a kontrolní otisky zachovejte i app.payroll_hash_key, případně původní app.pepper, pokud se používá jako jeho náhrada. V takovém případě musí mít cílová instalace app.payroll_hash_key prázdný, i když ho při instalaci vygeneroval instalátor nebo průvodce nastavením. Tyto klíče v exportu nejsou. Automatický round-trip test hlídá počty, vazby a hashe souborů, ale archiv stále nenahrazuje celoinstanční zálohu databáze.

Po každé zkušební obnově proveďte ruční kontrolu alespoň tohoto vzorku:

• porovnejte počet osob a pracovních vztahů a otevřete náhodně vybranou osobní kartu včetně historických údajů,
• u dvou různých měsíců porovnejte schválenou revizi mzdy, čistou mzdu, zákonné odvody a stav jejich skutečné úhrady,
• otevřete náhodnou výplatní pásku a další mzdové PDF, ověřte jejich obsah a možnost stažení oprávněným uživatelem,
• u JMHZ a přehledu zdravotní pojišťovny porovnejte stav, období, neměnný odeslaný artefakt a přijatý protokol nebo jiný důkaz doručení,
• ověřte, že bankovní export lze zpřístupnit až po nastavení správného šifrovacího klíče a že uživatel bez mzdových práv osobní údaje neuvidí.

Výsledek, datum, verzi aplikace, kontrolované měsíce a případné rozdíly zapište do provozního protokolu obnovy. Teprve po úspěšné kontrole je obnovená instalace připravená k používání; zkušební databázi ani datový adresář nepřipojujte k ostrému provozu.

73.11.5 Obsah kompletního exportu

Kompletní export v Systém → Kompletní export dat může být přímo obnovitelný. Není pro něj samostatná obrazovka ani druhý ZIP: je jednou z volitelných částí jediného exportního balíčku. Správce instalace zvolí u jednotlivých částí, co do ZIPu patří:

• Úplný obnovitelný archiv: hlavní ZIP s databází, binárními výpisy a přílohami; volba automaticky zapne nutné části, včetně podkladů pro volitelnou obnovu PDF dokladů,
• Data, doklady a přílohy: přenositelný JSON Lines export, PDF/ISDOC doklady, bankovní výpisy, mzdové PDF, zašifrované mzdové platební exporty a nahrané soubory,
• u plátce DPH podklady po měsících (Kniha DPH v PDF a kontrolní hlášení v XML), při čtvrtletní periodě také ZIP za každé čtvrtletí,
• v podvojném účetnictví uzávěrkové balíčky za vybraná účetní období.

Export obsahuje JSON Lines data firmy, mimo jiné:

• účetní období, osnovu, deník, předkontace a střediska,
• dlouhodobý majetek a odpisy,
• vydané a přijaté faktury, položky a částečné úhrady,
• banku a pokladnu,
• přílohy deníku včetně binárních souborů,
• kompletní firemní mzdovou evidenci včetně zaměstnanců, pracovních vztahů, docházky, vstupů, běhů, výsledků, srážek, plateb, dokumentů a podání,
• daň z příjmů a u skladové firmy skladovou evidenci.

Obnovitelný archiv přidává také připnuté legislativní katalogy JMHZ a výpočetní obsah správcovských odchylek mzdových pravidel, aby obnovené snapshoty neztratily své podklady. Globální audit, identity správců a jimi zapsané důvody se do exportu jedné firmy nepřenášejí.

Zahrnuty jsou také země, sazby DPH, vlastní jednotky, e-mailové šablony, daňové konstanty a historické kurzy. Do čisté cílové instalace se přenesou místo výchozích hodnot. Soubory zahrnují originální zdroje přijatých dokladů, loga firmy a brandingových profilů, uložené účetní archivy a výsledky importů.

Manifest uvádí verzi schématu, počty řádků a SHA-256 každé datové části i přílohy. Hesla, API klíče, soukromé certifikáty, volba podpisového certifikátu, uložené osobní přístupy k ISDS a jiné provozní tajné hodnoty se neexportují; po obnově se nastaví znovu. PDF faktur i mzdové dokumenty jsou součástí exportu; zahrnuty jsou také zašifrované bankovní exporty mzdových plateb.

Zadaný rozsah omezuje výkazy. Pokud není zvolen úplný obnovitelný archiv, omezuje také doklady a bankovní výpisy. Úplný obnovitelný archiv zahrnuje doklady, výpisy a data celé firmy bez ohledu na zadané období. Databázové tabulky se čtou v jednom konzistentním snapshotu; soubory a nově generované sestavy vznikají následně. Po dobu exportu proto neprovádějte změny evidence ani souborů. Obnovu provádějte přímo z tohoto ZIPu příkazem uvedeným v předchozím oddílu, jeho formát je kompatibilní se stejnou i novější verzí MyÚčto. Obecné soubory data/*.jsonl jsou kontrolní a přenosový export, nikoli vstup pro import.

V podvojném účetnictví export slouží také jako praktický podklad pro zákonnou retenci účetních a daňových záznamů. Přehled lhůt a zadržení skartace najdete na stránce Nástroje → Retenční lhůty.

73.11.6 Interní ověření mzdového produktu

Produkční kvalifikaci, syntetické paralelní běhy a recovery drill provádí výhradně tým MyÚčta v izolovaném interním prostředí. Zákazník tyto důkazy nevytváří a nenahrává kvalifikační protokol. Ostrá mzdová podání a mzdové platební příkazy jsou dostupné každé firmě, která dokončila základní nastavení mezd.

73.11.7 Retence a právní zadržení

Aplikace retenční pravidla vynucuje při mazání účetních a daňových dokladů (rozhraní /api/accounting/retention).

U dokladu s DPH vyhrává delší desetiletá lhůta. Poslední den lhůty je stále chráněný; aplikace nic nemaže automaticky ani po jejím uplynutí.

Administrátor může při výslovně potvrzeném mazání retenční ochranu přehlasovat. Takový zásah se zapíše do auditu s vypočteným datem uchování. Běžný uživatel ochranu obejít nemůže.

Probíhající daňová kontrola nebo spor se eviduje jako zadržení podle § 32 zákona o účetnictví. Zadržení může platit pro období nebo celou firmu a uchovává důvod a spisovou značku. Aktivní zadržení blokuje smazání i po uplynutí běžné lhůty. Uvolnění je ruční a auditované; historický záznam nezmizí.

73.12 Související kapitoly

• Šablony a pravidla
• Účtový rozvrh
• Uzávěrka
• Upomínky