65. Šablony a pravidla

Cesta: Nástroje → Šablony

Stránka soustřeďuje tři rozdílné druhy pomůcek. Nejde o jeden univerzální automat: každá záložka vstupuje do jiné části zpracování.

Všechny tři záložky jsou firemní a zobrazují se jen v podvojném účetnictví. Používají firmu zvolenou v hlavní liště aplikace. U Pravidel účtování je jméno firmy uvedeno také nad seznamem; pravidla druhé firmy se nepřimíchávají. Také katalog šablon bankovních pravidel je firemní a má vlastní stránku Nástroje → Šablony bank. pravidel (viz 80.4). Změna pravidla se použije na nové návrhy; již zaúčtované zápisy sama zpětně nepřepočítává.

65.1 Šablony účetních zápisů

Šablona ukládá název, popis a libovolný počet řádků:

• aktivní účet z účtového rozvrhu,
• stranu MD nebo Dal,
• volitelnou výchozí částku,
• popis řádku,
• volitelné nákladové středisko.

Tlačítkem Použít se otevře ruční zápis s předvyplněnými řádky. Účetní před zaúčtováním doplní datum, číslo dokladu, popis a chybějící částky. Šablona není účetním dokladem a její výchozí částky nejsou důkazem správnosti; výsledný zápis musí být vyrovnaný.

Stejný výběr šablon je dostupný také v náhledu kontace dokladu. Použití šablony změní návrh řádků, nikoli zdrojový doklad. Backend při uložení znovu ověří aktivitu účtů, otevřené období, datumový zámek a rovnost MD/Dal.

65.1.1 Systémové a vlastní šablony

Při prvním načtení seznamu repozitář idempotentně doplní doporučenou mzdovou šablonu a předuzávěrkové šablony. Každá má stabilní seed_key, takže opakované načtení nevytvoří kopie. Firemní šablony lze zakládat, upravovat a mazat.

API nad journal_entry_templates a journal_entry_template_lines vždy ukládá hlavičku i řádky společně. Účet šablony patří stejné firmě a musí být aktivní. Kód střediska se ověřuje proti firemnímu číselníku. Endpoint /journal-templates/{id}/import-csv slouží jen k náhledu napárování externí rekapitulace; samotný import bez potvrzení nic nezaúčtuje.

65.2 Pravidla klasifikace nákladů

Pravidlo předvyplní na řádku přijaté faktury jeden z druhů:

• služba — výchozí účet 518,
• materiál — výchozí účet 501,
• drobný majetek — výchozí účet 501,
• dlouhodobý majetek — výchozí účet 042.

Pravidlo může místo výchozího účtu určit konkrétní aktivní nákladový účet. Saldokonto, DPH, banku a pokladnu nelze nastavit jako cílový nákladový účet. Každé pravidlo má režim jen navrhovat nebo použít automaticky. Pravidla vytvořená asistentem začínají vždy v režimu návrhu a na automatické použití je vhodné přepnout až po ověření na nových dokladech.

65.2.1 Podmínky shody

Formulář dovoluje omezit pravidlo:

• konkrétním dodavatelem,
• fragmentem názvu dodavatele,
• fragmentem popisu položky,
• dolní a horní hranicí částky.

Všechna vyplněná kritéria se vyhodnocují současně (AND). Samotné cenové pásmo nestačí; pravidlo musí mít dodavatele nebo textový fragment, jinak by nebezpečně zachytávalo nesouvisející nákupy.

Aktivní pravidla se zkoušejí podle nejnižšího čísla priority. Při stejné prioritě má přednost pravidlo s více úspěšnými použitími a poté nižší ID. Vyhraje první shoda. Po potvrzeném použití se zvýší počet zásahů a uloží čas posledního použití.

Volba opakovaný předplacený náklad může označit pravidelně hrazenou službu pro návrh časového rozlišení. Nejde o automatické zaúčtování: uzávěrková logika musí stále ověřit období, významnost a podklad.

65.2.2 Od návrhu k deníku

Klasifikátor může spojit firemní pravidlo, text položky a výsledek importu nebo AI vytěžení. Do uložení řádku jde jen o návrh. Potvrzený expense_kind následně určí předkontaci při zaúčtování dokladu; DPH jde odděleně přes VatLedgerService.

U drobného majetku lze z potvrzených řádků vytvořit evidenční karty. Karta nevytváří druhý nákladový zápis; podrobnosti jsou v kapitole Drobný majetek.

65.3 Pravidla účtování banky

Tato záložka spravuje opakované bankovní pohyby bez spolehlivě párovatelného dokladu, například bankovní poplatky, odvody, úroky nebo splátky úvěru. Podrobný pracovní postup fronty K zaúčtování je v kapitole Bankovní účty.

Pravidlo obsahuje směr platby, účet MD/Dal a alespoň jeden rozpoznávací znak: protiúčet, variabilní symbol nebo fragment zprávy. Lze přidat rozsah částky. Bankovní strana musí odpovídat účtu 221; saldokontní účty 311, 321, 314, 324 a 325 patří párování dokladů, ne obecnému pravidlu.

Nové pravidlo začíná v režimu navrhovat. Na automatický režim se povýší až po úspěšném použití a s bezpečným rozsahem částky. Dry-run na historii nic nezapisuje. Volitelný backfill vytvoří návrhy i pro starší nezaúčtované pohyby; nikdy nepřeúčtuje již zaúčtovanou transakci.

Schválení návrhu vytvoří idempotentní zápis, odmítnutí uloží důvod a auditní stopu. Opakovaně odmítané pravidlo se může deaktivovat. Historický backfill vždy degraduje automatický režim na návrh, aby stará data neúčtoval bez kontroly.

65.4 Šablony bankovních pravidel

Cesta: Nástroje → Šablony bank. pravidel

Každá firma má vlastní katalog typických pravidel. Šablona má stabilní klíč, popis, výchozí kontaci, kritéria, režim a aktivní stav. Uživatel z ní vytvoří bankovní pravidlo pro aktuální firmu; další změna šablony již vytvořené pravidlo potichu nepřepíše. Katalogy jiných firem se nezobrazují ani nemění.

Instalace ověřuje existenci účtů v osnově konkrétní firmy. Neplatná nebo neaktivní šablona se nepoužije. Správa katalogu je oddělená od vytvořených bankovních pravidel a řídí se firemním oprávněním bank.rules.

65.5 Předkontace nejsou šablony

Předkontace v Nástrojích je systémová mapa operace na základní dvojici účtů, například invoice.services.issued nebo offset.mutual. Šablona naproti tomu předvyplňuje celý ruční zápis. Pravidlo nákladů vybírá druh řádku dokladu a bankovní pravidlo rozpoznává transakci.

Při řešení chyby proto postupuj podle vrstvy:

1. špatně rozpoznaný druh nákladu — oprav pravidlo nákladů nebo řádek dokladu,
2. správný druh, ale chybný základní účet — oprav předkontaci,
3. nestandardní vícerádkový zápis — použij nebo uprav šablonu,
4. opakovaná platba bez dokladu — oprav bankovní pravidlo.

65.5.1 Doplnit předkontace podle osnovy

Systémová mapa předkontací mluví syntetickými účty, například 518 nebo 321. Jakmile firma zavede analytiky, je potřeba kontace posunout na ně. Tlačítko Doplnit podle osnovy v Předkontacích otevře náhled, který každou stranu pravidla porovná s účtovou osnovou firmy a rozdělí ji do stavů:

Náhled nic nemění. Zapíší se jen zaškrtnuté řádky se stavem K rozhodnutí, a to jako firemní předkontace. Nabízené účty jsou pouze daňové analytiky původního účtu; nedaňová analytika (například 518.990) mezi nimi není, protože ji vybírá daňový příznak dokladu, nikoli předkontace. U firmy, která už účtuje, je předvybraná ta analytika, kterou má nejčastěji v deníku.

65.6 Oprávnění, audit a chyby

Čtení šablon vyžaduje accounting.templates; jejich změna zápisovou variantu téhož oprávnění. Pravidla nákladů používají účetní oprávnění, bankovní pravidla bank.rules. Stejné oprávnění řídí také firemní katalog šablon bankovních pravidel: čtení zobrazí katalog a zápis dovolí jeho správu. Demo režim může mutace blokovat i tehdy, když je tlačítko zobrazené.

Backend všechny objekty omezuje na aktuální firmu a zaznamenává vytvoření, změnu, smazání, použití či instalaci do auditní stopy. Typické chyby jsou:

• neaktivní nebo neexistující účet,
• chybějící kritérium pravidla,
• obrácené cenové pásmo,
• priorita mimo povolený rozsah 0–999,
• dodavatel nebo šablona patří jiné firmě,
• účetní období je uzavřené nebo datum uzamčené.

65.7 Asistent nastavení účtování

Cesta: Nástroje → Asistent nastavení účtování

Asistent je určený hlavně pro firmu s naimportovanou nebo historickou účetní databází, která dosud nemá pravidla. Je širší než provozní Automat. Prochází položky přijatých faktur, jejich dosavadní kontace a opakované bankovní pohyby. Výsledkem jsou návrhy analytických účtů, pravidel nákladů, předkontací, bankovních pravidel, kandidátů na dlouhodobý majetek a upozornění na neúplná data.

Pokud je nákladový účet v osnově plochý, může asistent navrhnout analytiky pro opakovaně rozpoznané skupiny, například pohonné hmoty, energie, drobný majetek, opravy, pojištění nebo služby. Pravidlo nákladů míří na existující nebo současně navrženou analytiku, nikoli přímo na syntetický účet. Účet se při analýze nezaloží. Vznikne až po výslovném schválení společně se závislým pravidlem nákladů a případnou firemní předkontací. Existující analytiky ani vlastní předkontace asistent nepřepisuje bez schválení.

V editoru analytiky lze místo založení nového účtu zvolit kterýkoli aktivní existující analytický účet. Asistent pak atomicky přesměruje všechna dosud neschválená závislá pravidla nákladů a předkontace. Pouhé odškrtnutí návrhu analytiky naopak odškrtne také návrhy, které by bez ní neměly platný cílový účet.

Analýzu lze bezpečně spouštět opakovaně. Každý běh zůstane uložený jako samostatná auditní stopa, ale obrazovka pracuje vždy s výsledkem posledního běhu. Aktivní ekvivalentní pravidlo nákladů, předkontace nebo bankovní pravidlo se znovu nenavrhne. Kdyby se stav změnil mezi analýzou a schválením, druhá kontrola při schválení duplicitní pravidlo stejně nevytvoří.

Interní katalog rozpoznává obecné výrazy v češtině, slovenštině, němčině a angličtině. Slova pro pohonné hmoty, materiál, služby, opravy, pojištění a majetek mají také záporné pojistky, aby například doprava nebo pronájem nespadly mezi pořízení majetku. Česká a slovenská diakritika se při porovnání normalizuje, například Š a š na s. Katalog neobsahuje data konkrétních firem. Jednoznačné výrazy pro drobný majetek se sčítají napříč dodavateli, takže například dva notebooky od různých prodejců vytvoří jeden obecný návrh pravidla místo dvou slabých, osamocených vzorů.

Pokud je pro firmu nakonfigurovaná a potvrzená AI brána, lze při spuštění výslovně zapnout doplnění nerozpoznaných položek. Po lokálním průchodu se odešle uživatelem zvolených nejvýše 50, 100 nebo 200 opakujících se typických textů. Výchozí a nejlevnější rozsah je 50. Vyšší rozsahy se rozdělí na samostatné dávky po nejvýše 50 vzorcích, aby odpověď nepřekročila limit poskytovatele. Model se kvůli velikosti vstupu automaticky nemění. Texty jsou zkrácené, bez diakritiky a zbavené názvů protistran, čísel dokladů, identifikátorů, dat a částek. AI pouze určí povahu nákladu, společné klíčové slovo a obecný název analytiky. Volbu účtu a roční hranici majetku vždy provede a znovu ověří lokální účetní vrstva. Chyba nebo nedostupnost AI nezastaví základní analýzu; úspěšné předchozí dávky se při částečném výsledku zachovají.

U banky asistent hledá opakované pohyby a učí se také z jejich konzistentní historické kontace. Již existující ekvivalentní bankovní pravidla odfiltruje. Schválený návrh založí bankovní pravidlo v režimu navrhovat pro frontu Bankovní účty → K zaúčtování. Saldokontní účty se tímto způsobem nenavrhují a bankovní historie se hromadně nepřepisuje.

U majetku se nepoužívá pevná částka. Asistent načte daňový limit platný pro rok pořízení z ročních daňových konstant. Cena se posuzuje za kus bez DPH a po přepočtu do korun. Pouze hmotná věc s částkou vyšší než dobový limit vytvoří kandidáta na účet 042 a založení karty odpisovaného majetku; služba kandidátem není. Kandidáti jsou uvedeni jmenovitě a každý se potvrzuje samostatně. Samotný návrh kartu dlouhodobého majetku nezaloží.

Postup má tři oddělené kroky:

1. Analýza historie je pouze pro čtení a běží jako úloha na pozadí. Po dokončení ukazuje procentní odhad položek pokrytých klasifikací. Přesný podíl dokladů, jejichž kontace se skutečně změní, ukáže až dry-run.
2. Kontrola návrhů a vytvoření pravidel rozděluje výsledky do záložek pro pravidla nákladů, analytiky, předkontace, bankovní pravidla, majetek a kvalitu dat. Druhý filtr odliší místní slovník, AI a vzory z historie. Před schválením lze podporovaný návrh upravit v samostatném okně, například změnit český název, klíčovou frázi nebo účty MD/D. Technické klíče předkontací se uživateli nezobrazují jako názvy. Z vybraných položek pak vznikne neměnný balíček a pravidla se uloží v režimu jen navrhovat. Balíček pro následný dry-run současně zmrazí všechna již aktivní pravidla nákladů firmy, takže opakovaná analýza nezapomene pravidla vytvořená předchozím během. Pokud opakovaná analýza nenajde žádné nové pravidlo, lze tlačítkem Použít aktivní pravidla vytvořit balíček pouze z těch stávajících. Tímto krokem se historické doklady ani deník nemění.
3. Přeúčtování historie je volitelné. Uživatel zvolí datum od a do. Rozsah se řídí DUZP, a pokud chybí, datem vystavení dokladu; prázdná mez znamená celou dostupnou historii. Bezpečný výchozí režim zahrne pouze doklady, jejichž položka odpovídá konkrétnímu pravidlu. Volba Přeúčtovat všechny doklady v období zahrne také faktury bez konkrétní shody a použije na ně výchozí předkontaci, například zbytkovou analytiku 518.100. Tato volba je vhodná pro úplný převod ze syntetik na analytiky, může však nahradit ručně zadané účtování. Dry-run vypíše každý dotčený doklad, český stav a účty před změnou i po ní. Ostrý běh vyžaduje dokončený dry-run stejného balíčku, se zcela shodným rozsahem dat i režimem výběru. Z čísla dokladu lze otevřít stejný náhled zdroje jako v účetním deníku. Ostrý běh čistě nahradí jen nákladové a majetkové řádky 5xx/04x existujícího účetního zápisu. Závazek 321, DPH 343 a ostatní nohy převezme beze změny. Nevytváří storno ani další kopii zápisu. Pokud se položka změní na drobný hmotný nebo nehmotný majetek, ve stejné transakci se synchronizuje také karta v Nákup → Drobný majetek. Dlouhodobý majetek zůstává kandidátem k ručnímu založení karty a odpisového plánu. Tento job mění pouze přijaté faktury; již zaúčtovanou bankovní historii nemění.

Uzavřené, uzavírané a měkce uzamčené období se vždy přeskočí. Stav období se ověří při dry-runu a znovu atomicky bezprostředně před přepisem. Pokud se zápis nebo vypočtený výsledek od dry-runu změnil, asistent jej také přeskočí a vyžádá novou kontrolu. Po ostrém běhu lze původní účtování obnovit ze snapshotu; obnova opět smí změnit jen otevřené a nezamčené období a odmítne doklad mezitím ručně změněný. Jakmile už záloha není potřeba, lze snapshot samostatně a nevratně smazat. Smazání snapshotu účetní deník ani klasifikaci položek nemění, pouze odstraní možnost obnovy daného běhu.