86. Zaměstnanci

86.1 Účel

Agenda zaměstnanců spojuje osobní kartu s jedním nebo více pracovními vztahy. Oddělení osoby od vztahu zachovává historii a umožňuje správně zpracovat souběhy.

86.2 Předpoklady a oprávnění

Uživatel potřebuje právo číst nebo měnit osoby a pracovní vztahy. Připravte pouze údaje potřebné pro mzdu, daň, pojištění, platbu, dokumenty a podání a ověřte je z oprávněného podkladu.

86.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Zaměstnanci a založte osobu nebo otevřete existující.
2. Vyplňte identifikační, adresní, daňové, pojistné a platební údaje.
3. Založte samostatný vztah pro každý právně odlišný pracovní poměr či dohodu.
4. Doplňte typ vztahu, data, úvazek, odměňování, pojištění a daňový režim.
5. Změny podmínek zapisujte s účinností; nepřepisujte údaje použité v uzavřených obdobích.
6. Při skončení uzavřete poslední období, připravte dokumenty a proveďte podporovaná hlášení; nepodporované registrace dokončete ručně.

86.4 Stavy

Osoba může existovat bez aktivního vztahu. Vztah může být budoucí, aktivní nebo skončený. Neúplná data lze evidovat, ale výpočet, dokument či podání může vyžadovat jejich doplnění.

86.5 Kontroly a bezpečnost

Ověřte identifikátory, pojišťovnu, účet, data vztahu a souběhy. Osobní a zdravotní údaje zpřístupněte jen podle role. Odkaz na dokument je volitelná stopa k bezpečně uloženému podkladu; nenahrazuje zákonný identifikátor a nesmí obsahovat tajné údaje.

86.6 Časté chyby

• Duplicitní osobní karta místo dalšího vztahu.
• Přepsání historické podmínky bez data účinnosti.
• Nesprávné přiřazení vstupu k jednomu ze souběžných vztahů.
• Skončení vztahu bez poslední mzdy, dokumentů nebo ruční oznamovací povinnosti.

86.7 Návaznosti

Zaměstnavatele a předkontace nastavuje kapitola 58o, pravidelné odměňování 58p, běhy 58e a životní události vůči institucím 58j.

86.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Zaměstnanci se zobrazují stejné karty jako ve spodní části Mzdové rekapitulace. Změna jména nebo aktivního stavu v původní agendě se proto týká téže osoby; žádné slučování duplicitních karet není potřeba.

Primárním tlačítkem Přidat zaměstnance založíš právě tuto společnou kartu, nikoli druhou osobu jen pro úplné mzdy. Formulář se otevře místo seznamu, takže nemusíš nikam scrollovat ani hledat založenou osobu. Nahoře je jen to, bez čeho uložení neprojde — jméno, druh vztahu a plánovaný nástup — a nepovinné osobní číslo. Nevyplněné osobní číslo aplikace přidělí sama (ZAM-…); zadat lze písmena, číslice a znaky . _ / -, nejvýš 64 znaků. Osobní číslo patří k pracovnímu vztahu, takže osoba se dvěma vztahy má dvě. V seznamech a na kartách se zobrazuje u jména jako „os. č. …“. Zbytek je hned pod tím ve sbalitelné části Další údaje: rodné číslo, datum narození, základní mzda, týdenní pracovní doba, mzdová účtárna a zdravotní pojišťovna. Jedno uložení tak založí kartu, první pracovní vztah i jeho podmínky; nový zaměstnanec se pak otevře k doplnění zbytku osobního profilu.

Týdenní pracovní doba je součástí zakládacího formuláře. Zadejte skutečný úvazek hned při založení, aby první interval podmínek odpovídal realitě. U dohod (DPP, DPČ), společníka a člena statutárního orgánu se stanovená týdenní doba do měsíčního hlášení neuvádí: podle pokynů MPSV tam patří hodnota 99 a potvrzení pracovní doby ji předvyplní i vyžaduje. Automatický nárok dovolené tuto sjednanou dobu převezme; není nutné ji znovu opisovat v agendě absencí. Firemní výměra dovolené platí všem vztahům. Pole Výjimka z výměry dovolené vyplňte jen tam, kde má konkrétní vztah jiný nárok; prázdná hodnota znamená převzetí účinné firemní politiky. Změna se ukládá jako nová účinná verze podmínek, takže starší nároky zůstanou dohledatelné. Mzdová účtárna se nabízí firmě s víc než jednou aktivní účtárnou; ostatním ji aplikace dosadí z výchozí účtárny zaměstnavatele. Zdravotní pojišťovna se předvyplní tou, kterou má firma v nastavení jako výchozí, a zapíše se do zákonné evidence osoby k datu nástupu — týmž uložením jako zaměstnanec, takže nemůže vzniknout karta bez ní. Neznámý kód pojišťovny proto celé založení odmítne a nic se neuloží. Zaměstnance bez českého rodného čísla lze založit bez náhradní hodnoty. EČP, VČP a zahraniční identifikátor se vedou samostatně a lze je doplnit přímo v běžné editaci; úplná osobní evidence dál uchovává jejich 1:N historii. Rodné číslo se v seznamu nezobrazuje. Kde se maskované rodné číslo zobrazuje jinde, jsou z něj vidět už jen poslední dvě číslice: se čtyřmi šlo celé rodné číslo dopočítat z data narození a pohlaví. Otevřít celou hodnotu lze jen samostatnou oprávněnou akcí, která se zaznamenává. Tlačítko zůstává viditelné i uživateli bez práva zápisu, ale je neaktivní a vysvětlí chybějící oprávnění.

Hvězdička u popisku znamená, že bez toho pole uložení neprojde. Při zakládání jsou takové jen tři: jméno, druh vztahu a plánovaný nástup. Rodné číslo, datum narození ani mzda povinné nejsou a jdou doplnit kdykoli později — rodné číslo je potřeba až u přihlášky na ČSSZ (kde stačí i EČP) a u oznámení zdravotní pojišťovně.

Toolbar nad seznamem umožňuje hledání podle jména nebo osobního čísla (stačí i jeho část), přepnutí mezi aktivními, všemi a kartami vyžadujícími doplnění a rychlý přechod na měsíční zadání mezd. Hledání i stránkování probíhá nad celou firmou na serveru po 25 osobách, takže se stejným postupem pracujete s deseti i pěti sty zaměstnanci.

Seznam ukazuje:

• aktivní nebo neaktivní stav osoby;
• co je nejbližší konkrétní krok k dokončení karty, například doplnění bydliště, identifikátoru nebo pracovního vztahu;
• počet a druh pracovních vztahů;
• původní vztah převzatý z Mzdové rekapitulace.

Akce v řádku odpovídá tomuto kroku, například Doplnit bydliště; u hotové karty se jmenuje Otevřít kartu. Detail nejdřív ukáže čtecí souhrn běžných údajů. Citlivé hodnoty zůstávají maskované a odkryjí se jen samostatnou oprávněnou akcí. Editor se otevře až tlačítkem Upravit, takže pouhá kontrola karty nezobrazuje desítky vstupních polí. Technická verze záznamu se uživateli nezobrazuje, ale dál se interně posílá při ukládání a chrání před přepsáním souběžné změny.

V editoru Běžné údaje zaměstnance bez přepínání záložek upravíš jméno a příjmení, rodné číslo, bydliště, e-mail, telefon, osobní číslo, týdenní pracovní dobu a pravidelnou hrubou mzdu. Změna samotného osobního čísla nezakládá novou verzi sjednaných podmínek; smazat ho nejde, jen změnit. Stát bydliště se vybírá ze společného číselníku zemí. Pokud je číselník dočasně nedostupný, formulář dovolí ručně zadat dvoupísmenný ISO kód, aby úpravu adresy nezablokoval výpadek sítě. Změna jména, bydliště, kontaktu, pracovní doby nebo mzdy nevynuluje historii: starší záznam uzavře a založí novou účinnou verzi; záznam založený tentýž den lze ještě opravit na místě. Uzavřená historická adresa se při založení nové adresy nemění. Pokud je u osoby uloženo rodné příjmení, nová verze jména je bez jeho odkrytí bezpečně převezme na serveru. Jméno a příjmení se zadávají samostatně a systém je nikdy neodhaduje z celého zobrazovaného jména. Osobní profil a primární pracovní vztah se ukládají jednou transakcí, takže při chybě nezůstane změněná jen jedna část.

Na telefonu se seznam automaticky mění z tabulky na karty. Historii identit, adres a kontaktů, výplatní účty a další méně časté údaje otevřeš pod formulářem ve sbalené části Úplná osobní evidence a historie. Nejde o nahrazenou nebo ztracenou evidenci: zůstávají zde vazby 1:N pro historické identity, adresy, kontakty, výplatní účty a jejich období účinnosti. Také u všech historických adres se stát vybírá ze stejného číselníku. U citlivých údajů se zobrazuje pouze maska; novou hodnotu zadej jen tehdy, když ji chceš změnit. Po uložení aplikace otevřenou hodnotu z formuláře odstraní.

Každá verze jména má sbalenou část Údaje pro registraci zaměstnance. Zadává se v ní titul před a za jménem, datum a místo narození, stát narození, státní občanství a pohlaví používané registračním formulářem ČSSZ. Běžnou práci s kartou tato pole nezahltí; rozbal je při nástupu nebo při opravě registrační identity. Státy vyber ze stejného číselníku zemí jako u adres. Údaje se uloží do konkrétní historické verze a platí od data Platí od uvedeného nad nimi. Při registraci pracovního vztahu proto aplikace použije verzi účinnou k datu nástupu, nikoli dnešní nebo poslední zadanou hodnotu. Prázdné nepovinné pole lze doplnit později; test registrace pak přesně řekne, který údaj ještě chybí.

Výplatní účet musí mít název, období účinnosti a rozdělení výplaty; podíly účtů a hotovosti se zadávají v procentech a dohromady dávají 100 %. Přepnutí způsobu výplaty na Na účet samo vynuluje podíl hotovosti a přepne pravidlo „zbytek čisté mzdy" z hotovosti na účet. Nový účet jde v pravidle vybrat hned, ještě před uložením, a zaškrtnutím Účet mám ověřený se při uložení karty zapíše i jeho ověření s druhem podkladu a datem. Účet, pravidlo i ověření se tak uloží jedním tlačítkem. Už uložený účet se ověřuje tlačítkem Ověřit účet s druhem podkladu a datem ověření. Máš-li ve formuláři neuloženou změnu účtu, ověření je zablokované: nejdříve kartu ulož, aby se nikdy neověřila předchozí uložená hodnota pod nově zobrazenými údaji. Každá pozdější změna čísla účtu, účinnosti nebo aktivního stavu ověření automaticky zneplatní.

Jedno Uložit pro celou kartu. Sekce karty (běžné údaje, zákonná evidence, úplná osobní evidence, vyživované osoby, pobytová oprávnění, podmínky pracovních vztahů a profil REGZEC A1) nemají vlastní tlačítko Uložit. Jakmile v kterékoli z nich něco změníš, objeví se dole na kartě lišta Neuložené změny, která vyjmenuje rozepsané sekce, a tlačítko Uložit vše je uloží postupně. Když uložení některé sekce neprojde, lišta se u ní zastaví, sekce ukáže důvod a zbylé rozepsané sekce zůstanou neuložené, nic se neztratí. Zahodit změny vrátí všechny sekce do uloženého stavu. Zavření karty, přepnutí na jinou osobu, sbalení úplné osobní evidence i odchod ze stránky se na neuložené změny zeptají.

86.8.1 Vyživované osoby a daňové zvýhodnění na dítě

Ve sbalené části Úplná osobní evidence a historie je pod osobním profilem sekce Vyživované osoby a daňové zvýhodnění. Eviduje děti, na které se uplatňuje měsíční daňové zvýhodnění podle § 35c zákona o daních z příjmů, a manžela nebo partnera, u kterých lze slevu uplatnit až v ročním zúčtování.

U osoby zadáš vztah k poplatníkovi, jméno, datum narození, volitelné rodné číslo, průkaz ZTP/P, soustavné studium a období, po které je osoba vyživovaná. Rodné číslo dítěte se ukládá šifrovaně, v seznamu i v detailu se zobrazuje jen maskované a odkrýt je lze pouze auditovaným odhalením citlivých údajů.

Samotná evidence osoby ještě nezakládá nárok. Ten vzniká až uplatněním s vlastním obdobím účinnosti, kde uvedeš:

• kdo zvýhodnění uplatňuje — zaměstnanec, nebo jiná osoba ve společně hospodařící domácnosti (dítě s pořadím N, viz níže);
• pořadí dítěte — pořadí dítěte ve společně hospodařící domácnosti; určuje výši zvýhodnění a počítají se do něj i děti, které uplatňuje druhý rodič; dvě děti nesmí mít v jednom měsíci stejné pořadí;
• ZTP/P — zvýhodnění za dítě s průkazem ZTP/P je dvojnásobné a zaškrtnout je lze jen tehdy, je-li ZTP/P vedeno i u samotné osoby;
• důvod a stav ověření — podepsané prohlášení poplatníka musí být platné k počátku nároku; volitelně lze přidat odkaz do mzdové dokumentace, ale jeho vyplnění není podmínkou uložení ani výpočtu;
• potvrzení společně hospodařící domácnosti a druhého poplatníka — chybí-li, výpočet skončí v ruční kontrole;
• jiná osoba vyživující tytéž děti v téže domácnosti — na tuhle otázku se ptá měsíční hlášení pro ČSSZ. Dokud u nároku zůstane „zatím nerozhodnuto", hlášení se nesestaví; odpovíš-li „ano", doplň jméno, příjmení a datum narození druhé osoby, jinak podání odmítne kontrola ČSSZ. Odpověď musí být u všech dětí téže domácnosti stejná.

Jméno a příjmení dítěte zadávej i zvlášť, ne jen v jednom poli — měsíční hlášení pro ČSSZ je vykazuje odděleně a aplikace celé jméno sama nedělí. Rodné číslo ani datum narození dítěte se do měsíčního hlášení neodesílají.

Dítě uplatňované jinou osobou (pořadí N). Pořadí dítěte se určuje za celou domácnost a v jednom měsíci smí dítě uplatnit jen jeden z rodičů. Uplatňuje-li zaměstnanec například jen druhé dítě, protože první uplatňuje partner, zapiš i první dítě a u uplatnění zvol Jiná osoba v domácnosti (pořadí N) s jeho pořadím v domácnosti (1). Takové dítě nezakládá žádnou částku, ale drží pořadí, takže druhé dítě dostane sazbu druhého dítěte a mzda se nezastaví na mezeře v pořadí. U dítěte s pořadím N musí být potvrzená společná domácnost a uvedená osoba, která zvýhodnění uplatňuje (jméno, příjmení, datum narození); tvrzení „druhý poplatník neuplatňuje" se u něj nevyplňuje. Do měsíčního hlášení pro ČSSZ jde dítě s kódem N a otázka na jinou vyživující osobu s odpovědí ano, v ročním zúčtování s kódem N ve všech měsících. Uvádí-li zaměstnanec jen děti s pořadím N, zvýhodnění na děti neuplatňuje vůbec.

Měsíce nároku. Nárok se zadává po celých měsících. Zvýhodnění náleží za měsíc, na jehož počátku byly splněny podmínky, a podle § 35c odst. 10 zákona o daních z příjmů už v měsíci, ve kterém se dítě narodilo, bylo osvojeno nebo převzato do péče nahrazující péči rodičů, anebo ve kterém začalo soustavně studovat. U osoby proto zadej do pole Vyživovaná od den té události (narození, osvojení, svěření do péče, zahájení studia) a do pole Vyživovaná do den, kdy vyživování skončilo (úmrtí, ukončení studia, 26. narozeniny):

• dítě narozené v průběhu měsíce má nárok už od prvního dne měsíce narození;
• u osvojení, převzetí do péče a zahájení studia v průběhu měsíce zvol stejnou událost jako důvod uplatnění a nárok začne prvním dnem toho měsíce;
• začne-li vyživování v průběhu měsíce z jiného důvodu (například dítě manžela se přistěhuje), nárok začíná až prvním dnem dalšího měsíce;
• měsíc, ve kterém vyživování skončí, patří do nároku celý, nárok tedy končí posledním dnem toho měsíce.

Formulář nároku datum začátku i konce podle těchto pravidel předvyplní a upozorní, když zadané období mimo ně vybočí.

Dvojnásobek za dítě s průkazem ZTP/P výjimku nemá: náleží od měsíce, na jehož počátku průkaz platil. U osoby s průkazem proto zadej i Průkaz ZTP/P přiznán od (den podle rozhodnutí úřadu práce). Uplatníš-li pak dvojnásobek od dřívějšího měsíce, aplikace nárok při uložení sama rozdělí: do konce měsíce přiznání v základní výši, od prvního celého měsíce dvojnásobně. Výpočet mzdy, roční zúčtování, potvrzení o příjmech i měsíční hlášení tak dvojnásobek nedostanou dřív, než náleží. Den přiznání pozdější než už evidovaný dvojnásobek aplikace neuloží.

Stejná pravidla platí pro import měsíčních hlášení JMHZ a pro převod z předchozího mzdového systému. Je-li dítě v evidenci vedené jako osvojené nebo převzaté do péče, import zapíše nárok i za měsíc, ve kterém vyživování začalo, a jako důvod uplatnění uvede osvojení, resp. převzetí do péče. Hlášení, které uplatňuje dvojnásobek ZTP/P dřív, než podle dne přiznání náleží, import nepřevezme a upozorní na to.

Aplikace nedovolí dvě překrývající se uplatnění na totéž dítě u jednoho poplatníka ani uplatnění mimo období, kdy je osoba vedena jako vyživovaná. Uplatňuje-li totéž dítě (rozpoznané podle rodného čísla) ve stejném měsíci jiný zaměstnanec téže firmy, uložení se odmítne. Výjimkou jsou oba rodiče u téže firmy: jeden dítě uplatňuje a druhý ho uvádí s pořadím N. Odmítne se naopak, když ho oba uvádějí s pořadím N — zvýhodnění musí jeden z nich uplatňovat.

Sazby zvýhodnění se berou z legislativního rulesetu. Pokud pro dané období žádná účinná sazba neexistuje, aplikace částku neodhaduje — označí nárok k ruční kontrole.

Nárok zasahující do měsíce uzavřeného schválenou mzdovou revizí se věcnou změnou nepřepisuje. Původní záznam se ukončí posledním zmrazeným měsícem a vznikne nová účinná verze od měsíce následujícího, takže historický výsledek zůstane nedotčený. Ukončení nároku mimo zmrazené období se provede běžnou úpravou data „Nárok do".

86.8.2 Zákonná evidence osoby

Pod běžnými údaji zaměstnance je sekce Zákonná evidence osoby. Vede právní skutečnosti, ze kterých vychází zákonný výpočet:

• prohlášení poplatníka k dani — rozhoduje, zda se uplatní měsíční slevy a zvýhodnění, nebo se sráží daň bez nich; podrobně v § 86.8.4;
• daňová rezidence — rezident, nerezident (se zemí), nebo neověřeno;
• příslušnost k sociálnímu pojištění včetně formuláře A1 u zahraničního režimu. Podle ní se počítá pojistné. A1 musí platit po celou dobu zahraniční příslušnosti v měsíci; končí-li dřív, mzda dotčené osoby se zastaví, dokud nedoplníte platnost nového A1, nebo nezapíšete od dalšího dne českou příslušnost. Účast „zahraniční", stát cizích předpisů a platnost A1 v podmínkách vztahu jí musí odpovídat, jinak výpočet ohlásí rozpor;

• sleva pro pracujícího poplatníka v důchodu;
• příslušnost ke zdravotnímu pojištění a zdravotní pojišťovna;
• měsíční evidence zdravotního minima — kdo za daný měsíc doplácí do minimálního vyměřovacího základu;
• výjimky z minima zdravotního pojištění (nepovinné);
• vyměřovací základ u jiného zaměstnavatele při souběhu zaměstnání (nepovinné).

Chybí-li kterýkoli z prvních pěti údajů, mzdový běh zákonný výpočet této osoby nespočítá a skončí v ručním posouzení. Sekce proto v hlavičce ukazuje počet chybějících údajů a uvnitř je vyjmenuje pro konkrétní měsíc; datum Ke kterému dni určuje, který měsíc se kontroluje.

Měsíční evidence zdravotního minima je nepovinná. Není-li za měsíc zadaná, platí zákonný výchozí stav podle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.: doplatek do minimálního vyměřovacího základu hradí zaměstnanec. Výjimkou je měsíc se schválenou překážkou na straně zaměstnavatele se sníženou náhradou (prostoj, počasí, částečná nezaměstnanost): tehdy doplatek hradí zaměstnavatel a běh to odvodí z nepřítomnosti sám. Zadává se tedy jen tehdy, když je skutečnost jiná — doplatek jde k tíži zaměstnavatele z důvodu, který evidence nepřítomností nezná, v měsíci je vedle překážky zaměstnavatele i neplacená nepřítomnost (běh se pak zastaví a zeptá), nebo si zaměstnanec při souběhu zvolil pro doplatek jiného zaměstnavatele. Rozklad pojistného u schválené mzdy pak ukazuje i to, jestli hodnota vznikla zápisem, nebo odvozením ze zákona. Volba neověřeno dál znamená ruční posouzení.

Minimální vyměřovací základ se krátí sám podle schválených nepřítomností, nic se k tomu nezadává. O dny nemoci, karantény, ošetřování člena rodiny a dlouhodobého ošetřovného se minimum poměrně snižuje (§ 3 odst. 9 písm. b) zákona č. 592/1992 Sb.). Za dny peněžité pomoci v mateřství a rodičovské dovolené platí pojistné stát (§ 7 odst. 1 písm. d) zákona č. 48/1997 Sb.), takže se minimum za ně nepoužije; trvá-li to celý měsíc, doplatek nevzniká vůbec. Neplacené volno ani neomluvená absence minimum nesnižují a doplatek za ně hradí zaměstnanec. Otcovská poporodní péče minimum také nesnižuje: zákon ji mezi důvody snížení v § 3 odst. 8 a 9 zákona č. 592/1992 Sb. nejmenuje a za jejího příjemce stát pojistné neplatí.

Výjimky z minima zdravotního pojištění

Na některé osoby se minimální vyměřovací základ nevztahuje vůbec (§ 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.). Doplatek do minima za ně nevzniká, a proto je potřeba výjimku zaevidovat v sekci Výjimky z minima zdravotního pojištění:

U každé výjimky se zadává důvod, Platí od a případně Platí do a nepovinně odkaz na doklad (rozhodnutí o důchodu, průkaz ZTP/P, potvrzení pojišťovny…) s poznámkou. Na rozdíl od ostatní zákonné evidence se výjimka zadává s přesným dnem: začne-li nebo skončí-li během měsíce, minimum se poměrně sníží podle kalendářních dnů (§ 3 odst. 9 písm. c)). Výjimky OSVČ a pěstouna musí trvat celý měsíc, jinak výpočet ohlásí nález k posouzení. Každý důvod je samostatná řada, takže například ZTP/P a státní pojištěnec mohou platit současně; překryv téhož důvodu se odmítne už při uložení. Důvod Neověřeno jde uložit jako rozpracovaný stav, zůstane ale vidět jako chybějící údaj a výpočet osobu pošle do ručního posouzení.

Některé výjimky výpočet odvodí sám a zadávat je není potřeba:

• doložená sleva pracujícího důchodce (§ 7d zákona č. 589/1992 Sb.) náleží jen poživateli starobního důchodu, a za poživatele důchodu platí pojistné i stát, takže se na něj minimum nevztahuje;
• doložená sleva na dani pro držitele ZTP/P dokládá průkaz ZTP/P;
• nemoc, karanténa, ošetřování, mateřská a rodičovská ze schválených nepřítomností (viz výše).

Sleva na invaliditu se za výjimku nepovažuje, protože se přiznává i tomu, komu nárok na invalidní důchod nevznikl. Poživatele invalidního důchodu zadejte jako státního pojištěnce ručně.

Vyměřovací základ u jiného zaměstnavatele

Má-li zaměstnanec souběžně zaměstnání u jiného zaměstnavatele, posuzuje se minimum z úhrnu vyměřovacích základů (§ 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.). V sekci Vyměřovací základ u jiného zaměstnavatele se za daný měsíc zadá označení zaměstnavatele (písmena bez diakritiky, číslice a ., :, /, _, -, např. zamestnavatel:firma-b), jeho vyměřovací základ v korunách a od kdy (případně do kdy) tam zaměstnání trvá. Kdo z obou zaměstnavatelů doplatek odvádí, určuje volba Zvolený zaměstnavatel v měsíční evidenci zdravotního minima; nabídka obsahuje zaměstnavatele zapsané za týž měsíc, i ty, které přidáte ve stejné úpravě.

Doplatek u jednatele s nízkou odměnou

Minimum platí pro každého zaměstnance, tedy i pro jednatele nebo člena orgánu s odměnou pod minimální mzdou a bez podepsaného prohlášení. Některé mzdové programy doplatek u orgánů společnosti nepočítají; MyÚčto ho počítá, protože ho zákon ukládá. Rozklad pojistného u mzdového běhu u doplatku vysvětlí, proč vznikl, a tlačítkem Zadat výjimku z minima otevře kartu osoby přímo v této sekci. Pokud se na jednatele výjimka vztahuje (je například poživatelem důchodu), zaevidujte ji a běh přepočítejte.

Ověřené hodnoty (český nebo zahraniční režim, ověřená pojišťovna, platný A1) jsou rozhodnutím uživatele. Odkaz na podklad je všude volitelný: lze zvolit typický podklad nebo přes volbu Jiné zapsat konkrétní číslo dokladu (písmena, číslice a znaky ., :, /, _, -), ale prázdné pole uložení, výpočet ani podání neblokuje. Aplikace žádný domnělý odkaz sama nevytváří. Za ověření správnosti právní skutečnosti odpovídá uživatel. Varianta neověřeno se dál ukládá jako důvod ručního posouzení.

Tlačítko Přidat záznam předvyplní běžný český případ: daňový rezident ČR, český sociální i zdravotní režim, formulář A1 se netýká, sleva pracujícího důchodce se neuplatňuje a zdravotní pojišťovna je ta, u které je osoba dosud vedená (jinak výchozí pojišťovna zaměstnavatele z nastavení mezd). U běžného zaměstnance tak není co vyplňovat — stačí zkontrolovat a uložit. Sekce slevy pracujícího důchodce je nepovinná: bez záznamu se sleva neuplatňuje a výpočet ani podání to nezastaví. Záznam je potřeba jen u zaměstnance, který slevu uplatnil.

Chybí-li osobě zákonná evidence, nabídne sekce tlačítko Doplnit běžné údaje (rezident ČR). Otevře hromadné doplnění výchozí evidence zúžené na tuto osobu: náhled ukáže, které záznamy doplní a od kterého měsíce (od měsíce nástupu, nejdřív po období uzavřeném schválenou mzdou), a osobu s cizím prvkem nebo bez zdravotní pojišťovny vyloučí i s důvodem. Pět ručních záznamů tak nahradí jedno potvrzení. Prohlášení poplatníka k dani se tím jako podepsané nezapíše, to zadej v sekci ručně.

Na co se evidence neptá, to si odvodí: u českého daňového rezidenta je stát vždy ČR, u českého sociálního režimu je A1 vždy „netýká se". Tato pole se proto nezobrazují a objeví se až po přepnutí na cizí režim — tehdy si evidence vyžádá stát ze seznamu; odkaz k režimu zůstává nepovinný. Stát i zdravotní pojišťovna se vždy vybírají ze seznamu, nepíšou se. Chybí-li něco, co server nepřijme, napíše to evidence rovnou u záznamu i s tím, co s tím udělat.

Evidence se zadává po celých měsících (kromě výjimek z minima zdravotního pojištění, viz výše) a záznamy jedné řady musí na sebe navazovat den po dni — čtecí cesta vyhodnocuje evidenci k prvnímu dni měsíce, takže změna uprostřed měsíce by se buď ztratila, nebo by pro daný měsíc vznikly dvě současně platné verze. Díra v řadě se odmítne už při uložení; jinak by se projevila až tím, že mzdový běh za chybějící měsíc spadne do ručního posouzení.

Záznam, který začal před koncem posledního schváleného mzdového období, je uzavřený: jeho začátek nejde posunout ani ho smazat. Věcná změna se do něj nezapíše — původní záznam se ukončí posledním uzavřeným dnem a nová právní skutečnost vznikne jako nový záznam od dalšího měsíce. Doplnit dosud chybějící záznam do uzavřeného období naopak jde; nic tím nepřepisuje.

Uzamčený řádek proto nemá jen zašedlá pole, ale dvě akce. Změnit od s datem prvního dne následujícího měsíce ukončí platný záznam na hranici zmrazení a rovnou založí jeho novou verzi, kterou upravíš. Otevřít mzdu k opravě je pro případ, kdy se změna musí projevit už v uzavřeném měsíci: spustí korekční tok a otevře všechny běhy, které tu hranici drží. Otevřít jen jeden by hranici neposunulo, protože ji určuje nejpozdější z nich. Tlačítko se nabídne jen tam, kde ho server přijme a kde na to máš oprávnění; do historie běhu se zapíše důvod „Oprava zákonné evidence osoby". Panel nad historií vždy ukazuje, do kterého dne je historie uzavřená schválenou mzdou.

Na kartě osoby se sekce ukládá společnou lištou Uložit vše dole na kartě. Čtení stačí obecné oprávnění pro mzdy, zápis vyžaduje Spravovat zaměstnance (payroll.person.write) — evidence je vedená na osobě, ne na jednotlivém pracovním vztahu.

86.8.3 Pobytová a pracovní oprávnění cizinců

Ve sbalené části Úplná osobní evidence a historie je samostatná sekce Pobytová a pracovní oprávnění. Každé oprávnění eviduje druh, označení, stát vydání, počátek účinnosti, konec platnosti a autoritativní podklad ve firemních Dokumentech. Osobní dokument, dokument jiné firmy nebo dokument v koši aplikace nepřijme.

Historie se nepřepisuje. Prodloužení založte akcí Navázat obnovení u předchozího oprávnění; aplikace zachová původní podklad a vytvoří nový neměnný záznam. Jedno oprávnění může mít jen jedno přímé pokračování a překrývající se záznam bez uvedeného předchůdce se odmítne.

Sekce upozorňuje na oprávnění, jejichž platnost skončila nebo skončí do 30 dnů. Čtenář mezd bez oprávnění k Dokumentům uvidí věcnou historii a upozornění, nikoli odkaz na podklad. Zápis vyžaduje současně právo Spravovat zaměstnance a právo číst firemní Dokumenty.

86.8.4 Prohlášení k dani má jediné místo

Prohlášení poplatníka k dani se nastavuje výhradně v zákonné evidenci osoby, v sekci Prohlášení poplatníka k dani. Na kartě pracovního vztahu už není zaškrtávátko, jen popsaný řádek se stavem a odkazem Nastavit v zákonné evidenci, který cílový panel rovnou otevře.

Proč to stojí za pozornost: dřív šel tentýž údaj měnit i na kartě vztahu, ve formuláři nové verze smluvních podmínek. Obě místa se rozcházela a mzdový běh na to padal blokátorem o konfliktu prohlášení. Rozejít se přitom musela: prohlášení se podepisuje i odvolává kdykoli v průběhu vztahu, kdežto smluvní podmínky jsou verze smlouvy, kterou kvůli podpisu nikdo neverzuje. Nově se hodnota na kartě vztahu odvozuje z evidence, mzdový snímek i měsíční hlášení berou hodnotu ze stejného zdroje, a blokátor tím zmizel. Na kartě vztahu tedy vidíš stav, ale měníš ho jinde.

Stavy jsou čtyři a rozlišuj je:

Nezadáno není totéž co Nepodepsáno, i když se počítá stejně opatrně: bez záznamu se prohlášení bere jako nepodepsané, protože podle § 38k odst. 4 zákona o daních z příjmů se bez prohlášení měsíční sleva uplatnit nesmí a za nesraženou zálohu ručí plátce (§ 38s). Dřív karta chybějící evidenci ukazovala jako „nepodepsáno", takže nebylo poznat, jestli to někdo rozhodl, nebo jen zapomněl.

Evidence se vede po celých měsících s platností od a do, řady na sebe musí navazovat a otevřený smí zůstat vždy jen jeden záznam. Vyhodnocuje se ke dni, který nastavíš v hlavičce panelu. Bez podepsaného prohlášení se v daném měsíci neuplatní žádná měsíční sleva ani daňové zvýhodnění na dítě. Dva současně účinné záznamy panel odmítne jako vzájemný konflikt; jde ale o kontrolu dvou překrývajících se záznamů u tebe, ne o detekci prohlášení u jiného zaměstnavatele - do cizí firmy aplikace nevidí, souběh u víc plátců si musíš ohlídat sám.

86.9 Pracovní vztah a předkontace

Jedna osoba může mít více samostatných právních vztahů. Rozlišení je důležité pro výpočet, podání i účetnictví:

Odměna jednatele za výkon funkce tedy není totéž co pracovní poměr jednatele mimo výkon funkce ani jiný příjem společníka. Souběh se vede jako více vztahů jedné osoby.

Převzatý legacy vztah zachovává dosavadní kontaci Mzdové rekapitulace. Před ostrým použitím úplných mezd zkontroluj, zda právní titul odpovídá skutečnosti; zejména starší karta „jednatel-společník“ sama nerozliší smlouvu o výkonu funkce od ostatní závislé činnosti.

86.10 Životní cyklus vztahu

Nový vztah začíná jako Plánovaný. Stav se nemění volným přepsáním pole, ale jen nabízenými akcemi:

Plánovaný → Předregistrovaný → Aktivní → Přerušený → Skončený → Archivovaný

Z přerušeného vztahu se lze vrátit do aktivního stavu nebo jej ukončit. Plánovaný či předregistrovaný vztah lze samostatně označit jako Nenastoupil a potom archivovat. U každé akce zvolíš datum účinnosti. Přeskočení povinného kroku nebo návrat ze skončeného vztahu aplikace odmítne.

Potvrdit nástup u nového zaměstnance, který před nástupem u této firmy žádnou mzdu neměl a nemá uložený počáteční stav, se zeptá a zároveň zapíše nulový počáteční stav za rok nástupu. Bez něj by osoba vypadla ze zákonného výpočtu. Zaměstnanec převzatý z jiného programu (nástup před začátkem mezd v aplikaci) má skutečné úhrny a doplňuje je v tabulce Počáteční stavy.

Skončení vztah nemaže. Zůstává dostupný pro pozdější doplatek, opravu, podání a dohledání tehdy platných údajů. Archivace jej pouze odklidí z aktivního workflow.

Odložený příjem po skončení. Doplatek zúčtovaný v měsíci po skončení pracovního poměru (typicky odměna) potvrďte na kartě skončeného vztahu v části Odložený příjem po skončení vztahu: zvolte měsíc zúčtování a druh *Příjem po skončení zaměstnání (1)*. Mzdový běh pak příjem přijme, pojistné vypočte za měsíc zúčtování a měsíční hlášení JMHZ ho vykáže samostatným formulářem Odložený příjem s ELDP za tento měsíc (0 dnů, kód s „P“ na druhé pozici). Záloha na daň zůstává zálohou a hlášení uvádí podepsané prohlášení, měsíční slevu na poplatníka ani daňové zvýhodnění na děti ale za měsíc, kdy už u vás nepracuje, aplikace neodečte: za kalendářní měsíc je smí poskytnout jen jeden plátce a poplatník je mezitím mohl uplatnit u nového zaměstnavatele. Nárok si uplatní v ročním zúčtování nebo v přiznání. Bez potvrzení běh příjem po skončení odmítne a z kontroly vás pošle přímo sem. Ostatní druhy odloženého příjmu (například doplatek za dřívější měsíce trvajícího vztahu) a odložený příjem z dohod podejte opravným hlášením na ePortálu ČSSZ.

Oznamovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně se odvozují od skutečného nástupu, je-li vyplněný; teprve když není, použije se plánovaný. Vztah označený jako Nenastoupil ani archivovaný vztah už žádnou oznamovací povinnost nevytváří.

86.11 Historie smluvních podmínek a souběhy

Tlačítko Nová verze podmínek založí další účinný interval. Předchozí verzi uzavře dnem před novou účinností; starší mzdové období proto pozdější změna nepřepíše. Historie drží zejména:

• uzavření smlouvy, plánovaný a skutečný nástup a dobu určitou;
• úvazek, týdenní hodiny, místo práce, pravidelné pracoviště, CZ-ISCO a druh činnosti;
• mzdovou účtárnu, pojistnou účast, A1 a cizí předpisy, rizikovou práci a daňový režim;
• příznak primárního pracovního vztahu a důvod změny.

Formulář nové verze podmínek je rozdělený na dvě části. Nahoře je jen to, co se běžně mění: účinnost, plánovaný nástup, mzdová účtárna, týdenní hodiny, úvazek, data smlouvy, příznak primárního vztahu a nepovinný důvod změny. Zbytek — evidence pro JMHZ, režimy sociálního a zdravotního pojištění, daňový režim, cizí předpisy, sazbová kategorie § 5a a sleva § 7a — je ve sbalené části Další údaje; ta se sama otevře jen u vztahu, kde už je něco z ní vyplněné.

Hvězdička u popisku označuje pole, bez kterého uložení neprojde. Důvod změny mezi ně nepatří — vyplň ho, jen když chceš, aby v časové ose bylo vidět proč.

Mzdovou účtárnu vybíráš přímo na kartě vztahu. Je to jediné místo, kde jde změnit: z účtárny vychází variabilní symbol zaměstnavatele pro odvod sociálního pojistného a mzdový běh se dá na účtárnu zúžit, takže vztah bez ní nemá čím vykázat odvod. Novému vztahu ji aplikace dosadí z výchozí účtárny zaměstnavatele; firmě s víc účtárnami nabídne výběr už při zakládání vztahu. Vztah, který účtárnu nemá (typicky převzatá data), na to na kartě upozorní — uložení to ale nikde neblokuje, blokátorem se to stane až při uzamčení vstupů mzdového běhu. V nabídce se objeví jen aktivní účtárny; deaktivovaná účtárna, kterou vztah drží, v ní zůstává, aby ji úprava podmínek tiše nezměnila.

Jestli se příjem zaměstnance, který nepodepsal prohlášení k dani, zdaní zálohou, nebo srážkovou daní, určuje aplikace sama podle § 6 odst. 4 zákona o daních z příjmů. Na kartě vztahu se na to nic nevyplňuje:

• Dohoda o provedení práce — srážková daň 15 %, když úhrn odměn z dohod u vás za měsíc nedosáhne rozhodné částky pro DPP (pro rok 2026 je to 12 000 Kč). Srazí se bez ohledu na další příjmy, které od vás zaměstnanec v tom měsíci má.
• Každý jiný vztah (pracovní poměr, zaměstnání malého rozsahu, DPČ, odměna člena statutárního orgánu, práce společníka) — srážková daň 15 %, když úhrn všech těchto příjmů od vás za měsíc nedosáhne rozhodné částky pro účast na nemocenském pojištění (pro rok 2026 je to 4 500 Kč). Rozhoduje skutečně zúčtovaný příjem v měsíci, ne sjednaná mzda ani to, jestli vztah zakládá účast na pojištění. Souběžné vztahy se sčítají; příjem z DPP se do úhrnu přičte jen tehdy, když sám srážkou nešel.
• Příjem přesně na rozhodné částce se už daní zálohou.
• S podepsaným prohlášením se daní vždy zálohou.

Základ srážkové daně i daň se zaokrouhlují na celé koruny dolů. Sražená daň je konečná; do ročního zúčtování nevstupuje.

Ve stejné verzi podmínek je skupina JMHZ – vykonávaná pozice. Eviduje strukturovanou obec pracoviště, kód obce a stát, druh činnosti, bližší určení pracovněprávního vztahu, příspěvek od úřadu práce (aktivní politika zaměstnanosti) a jeho nástroj, funkční požitky podle § 6 odst. 10 zákona o daních z příjmů a dočasné přidělení k jinému zaměstnavateli. Druh činnosti i bližší určení se vybírají z připnutých číselníků JMHZ. U druhů 1 až 9 je bližší určení povinným podkladem pro výběr scénáře; chybějící hodnota se nikdy nevykládá jako „Žádné“.

Na příspěvek od úřadu práce, funkční požitky a dočasné přidělení se aplikace ptá už při zakládání zaměstnance i pracovního vztahu, celou větou a s předvybraným Ne — u drtivé většiny firem je odpověď třikrát ne. Otázky jsou ve sbalitelné sekci a povinné nejsou. Na kartě vztahu mají tři stavy Nevyplněno, Ne a Ano. Nevyplněno měsíční hlášení pro ČSSZ nezastaví: vyloží si ho jako „ne“. Uložená hodnota se přitom nepřepisuje — v evidenci zůstane nevyplněná, aby bylo zpětně poznat, že ji nikdo výslovně nepotvrdil, a zmrazený snímek podání si u ní poznamená, že vznikla výkladem výchozího stavu, ne prohlášením. Ostatní údaje skupiny se nadále nedomýšlejí: obec, její kód a stát se ukládají jen jako úplná trojice. Dokud nejsou údaje vybrané z autoritativních číselníků CISOB a CZEM, aplikace kontroluje shodu názvu obce s kódem i platnost státu. Obec se vybírá našeptávačem; stát z připnuté nabídky. Podmínky před začátkem účinnosti připnutých číselníků nelze takto označit jako ověřené. Budoucí personální změnu lze naplánovat podle posledního připnutého snapshotu, ale mzdový snapshot ji pro JMHZ označí jako neověřenou, pokud vykazované období přesahuje jeho ověřené pokrytí. Taková data nesmějí projít budoucí readiness bránou ani se odeslat bez novějšího snapshotu. Při dočasném přidělení Ano (agentura práce) se karta zeptá na uživatele, ke kterému je zaměstnanec přidělen: buď česká firma nebo podnikatel s IČO (osm číslic s platnou kontrolní číslicí), nebo zahraniční osoba se státem, osmimístným registračním číslem a názvem. Hlášení uživatele vykazuje u každého měsíce přidělení; bez něj ho příprava hlášení zastaví s odkazem zpět na kartu vztahu. Přidělení k nepodnikající fyzické osobě (identifikace rodným číslem) aplikace nevykazuje, takové hlášení podejte přes ePortál ČSSZ.

Sazbová kategorie § 5a odst. 1 ve skupině výjimečných situací se promítá i do měsíčního hlášení jako riziková práce. U rizikového zaměstnání hlášení vykáže kategorizaci rizika 1 (práce kategorie 4) a hodiny rizikové práce rovné odpracovaným hodinám vztahu. U kategorie zdravotnický záchranář nebo hasič podniku vyberte pole Kategorizace rizika pro JMHZ: práce zdravotnického záchranáře, nebo práce člena jednotky HZS podniku. Dokud volba chybí, příprava hlášení se zastaví a odkáže na toto pole.

Jedna osoba může mít souběžně například HPP a DPP nebo samostatný pracovní poměr a odměnu za výkon funkce. V aktivním workflow může být právě jeden vztah označen jako primární. Každý souběh má vlastní kód, stav, historii a budoucí registrační identitu. Když je v měsíci účastných na sociálním pojištění víc vztahů téže osoby, počítá se pojistné zaměstnance i sleva pracujícího důchodce u každého vztahu zvlášť a zaokrouhluje se po vztazích. Tak je vykazuje i měsíční hlášení na formuláři každého vztahu a pojistné za zaměstnance v přehledu je jejich součet. Rozklad pojistného na kartě osoby ukáže výpočet každého vztahu.

86.11.1 OIČ / IK MPSV a ID PPV pro JMHZ

Po přidělení identifikátorů ČSSZ otevřete na kartě konkrétního pracovního vztahu sbalenou sekci Identifikátory JMHZ od ČSSZ. Sekce se načte až po otevření, takže ani firma se stovkami zaměstnanců neposílá zbytečně stovky dotazů.

Rozlišujte, komu údaj patří:

• OIČ / IK MPSV identifikuje osobu a použije se u jejích pracovních vztahů;
• ID PPV identifikuje právě jeden pracovní vztah. Souběžný HPP a DPP téže osoby proto mají stejný osobní identifikátor, ale každý vlastní ID PPV.

Identifikátory pro Testovací prostředí a Produkci jsou oddělené. Před uložením vždy zkontrolujte zvolené prostředí, datum platnosti a oba údaje podle protokolu ČSSZ. Přepnutí prostředí rozepsané hodnoty zahodí, aby se testovací identifikátor omylem neuložil do produkce. Odkaz na zdroj je nepovinná interní poznámka; uložení neblokuje. Povinné je pouze výslovné potvrzení, že jste údaje ověřili v podkladu ČSSZ.

Po uložení aplikace zobrazuje jen masky a otevřené hodnoty už do formuláře nevrací. Již platný identifikátor nelze tiše přepsat jinou hodnotou. Pokud ČSSZ identifikátor opravila nebo změnila, nejprve ověřte datum účinnosti a navazující protokol; nesprávnou hodnotu neobcházejte založením druhé osobní karty.

Pro zobrazení stačí právo číst mzdy. Uložení mění údaj osoby i pracovního vztahu, a proto vyžaduje současně oprávnění spravovat zaměstnance i pracovní vztahy. Nejde o pravidlo čtyř očí: uživatel s oběma oprávněními provede celý krok sám.

86.12 Checklist a časová osa

Detail ukazuje povinnosti nástupu, změny a skončení. Patří sem smlouva nebo dohoda, registrace a změny pro zdravotní pojišťovnu a ČSSZ/JMHZ, daňové prohlášení, výstupní doklady, kontrola exekucí či insolvence a kontrola pozdějšího doplatku. U každé položky je termín a stav Nesplněno, Splněno nebo Netýká se.

Ve výstupní části jsou navíc Evidenční list důchodového pojištění (ELDP) a Potvrzení o zdanitelných příjmech. Položka, která na konkrétní vztah nedopadá, se vůbec nezaloží — ELDP se u vztahů skončených od 1. 4. 2026 nezakládá, protože jej podle pravidel JMHZ sestavuje ČSSZ z měsíčního hlášení. Potvrzení o zdanitelných příjmech se vydává na žádost zaměstnance do 10 dnů od jejího podání (§ 38j odst. 3 zákona o daních z příjmů). U nesplněné položky je proto pole Den žádosti zaměstnance; po stisku Zapsat žádost dostane položka termín (den žádosti + 10 dnů) a hlídá ji panel Zákonné termíny. Dokud den žádosti není zapsaný, položka termín nemá. Povinnost se uzavře sama, jakmile se v aplikaci vytvoří potvrzení o zdanitelných příjmech; potvrzení vydané před zapsanou žádostí ji neuzavře.

O potvrzení může zaměstnanec požádat kdykoli, i během trvajícího vztahu. Takovou žádost zapíšeš na kartě osoby v části Další údaje → Žádosti o potvrzení o zdanitelných příjmech: den žádosti, rok příjmů a volitelně poznámku. Žádost dostane termín (den žádosti + 10 dnů) v panelu Zákonné termíny, proklik z něj vede zpět na tuto část karty. Vyřídí se sama, jakmile na stránce Dokumenty vystavíš potvrzení o zdanitelných příjmech (zálohové nebo srážkové); předáš-li potvrzení jinak, označ žádost tlačítkem Vyřízeno mimo aplikaci. Omylem zapsanou žádost lze smazat.

Přihlášky a odhlášky se odškrtnou samy až podle stavu podání: splněné jsou, když podání odešlo (nebo bylo přijato) v ostrém prostředí. Připravené, ale neodeslané hlášení ani podání do testovacího prostředí položku nesplní — lhůta dál běží a přehled termínů ji dál připomíná. Odhláška z ČSSZ se odškrtne odesláním odhlášky REGZEC A2 (u nenastoupení A8), odhláška u zdravotní pojišťovny odesláním oznámení o ukončení.

Nesplněná registrace, změna nebo odhláška u zdravotní pojišťovny má tlačítko Připravit oznámení ZP. Vede na stránku oznámení zdravotním pojišťovnám s obdobím události (nástup, skončení nebo termín změny) a pojišťovnou zaměstnance; stránka povinnosti za období synchronizuje a hromadné oznámení (HOZ) rovnou sestaví. Nic se tím neodesílá, odeslání zůstává na tlačítku u sestaveného oznámení.

Termíny u položek checklistu se neodvozují ode dne události, ale z pravidel, která už aplikace používá jinde, takže se s nimi nemohou rozejít. U několika lhůt aplikace přiznává, že je nemá doložené z ověřeného zdroje — u prohlášení poplatníka (§ 38k odst. 4 ZDP), pracovní smlouvy ke dni nástupu (§ 34 odst. 2 zákoníku práce) a zápočtového listu ke dni skončení (§ 313 odst. 1 zákoníku práce, jehož rozsah novela pro rok 2025 zúžila). U těchto položek si termín ověřte podle platného znění předpisu.

Vyřídil-li položky za víc lidí jiný systém (typicky po převzetí mezd), není nutné je odškrtávat na každé kartě zvlášť. V panelu Zákonné termíny na přehledu mezd je lze označit jako splněné hromadně, s povinnou poznámkou (viz kapitola 73.2.2).

86.12.1 Upozornění na chybějící přihlášku zaměstnance

Není-li zaměstnanec přihlášen na ČSSZ nebo u zdravotní pojišťovny, mzdový běh to ohlásí jako varování, ne jako blokaci — mzda za odpracovanou práci náleží bez ohledu na to, jestli přihláška odešla. Varování je nutné vzít na vědomí, aby šel běh schválit.

Aby nevznikal planý poplach, ozve se jen tehdy, když platí všechno naráz: příslušná položka nástupního checklistu je nesplněná, k vztahu není evidovaná žádná odpovídající povinnost podání, vztah není označen jako Nenastoupil ani archivovaný, nástup už nastal a vztah zakládá účast na pojištění. Dohoda s automatickým posouzením účasti, vztah bez účasti i cizinec s formulářem A1 tedy mlčí. Podali-li jste přihlášku mimo aplikaci, odškrtněte položku checklistu — tím varování umlčíte. Týká-li se to víc lidí, označte je hromadně v panelu Zákonné termíny na přehledu mezd; u nástupu před 1. 7. 2026 je položka v sekci Bez termínu (viz kapitola 73.2.2).

Časová osa zachovává stavové přechody, změny checklistu i rozdíl každé smluvní verze. Pokud jiný uživatel mezitím vztah změnil, starší formulář se neuloží a je nutné načíst aktuální verzi.

86.12.2 Navazující agendy

Karta vztahu má sekci Navazující agendy. Vede z ní jedno kliknutí do každé agendy, kde se k tomuto člověku dá něco pořídit — docházka a směny, nepřítomnosti, mzdové vstupy, pracovní cesty, opakované složky, průměrný výdělek, dohody o srážkách, exekuce, personální spis, dokumenty a roční zúčtování. Cílová obrazovka se otevře už zúžená na daného zaměstnance; zúžení je vidět v horní liště a jedním tlačítkem se ruší. Zužuje server, ne jen zobrazená stránka — hledaný člověk se najde, i kdyby jeho záznamy ležely až na několikáté straně, a stránkování i počty mluví o zúženém seznamu. Když zúžení nedá žádný záznam (cizí nebo zaniklý vztah, zestaralý odkaz), řekne to lišta větou; prázdná tabulka bez vysvětlení se nezobrazí.

Pod tlačítky je souhrn: u agend, ve kterých něco je, počet záznamů, datum posledního a případně částka. Agendy, ve kterých zatím nic není, se jmenují jednou nenápadnou větou pod souhrnem. Agenda, na kterou uživatel nemá oprávnění, se nenabízí ani nezapočítává.

86.12.3 Personální spis

Personální spis je místo pro dokumenty a poznámky k zaměstnanci, které se netýkají výpočtu mzdy: pracovní smlouvy a dohody, dodatky, popis pracovní pozice, doklady o ukončení, osvědčení, lékařské prohlídky a školení. Otevírá se z karty zaměstnance odkazem Personální spis v Navazujících agendách, nebo přímo stránkou Mzdy → Personální spis s výběrem zaměstnance.

Dokumenty se nahrávají tlačítkem Vybrat soubory nebo přetažením do vyznačené plochy. U každého dokumentu se vyplní druh, název, datum dokumentu, případně platnost do a krátká poznámka. Nahrát jde víc souborů najednou; název dokumentu se pak převezme z názvu souboru. Povolené jsou PDF, dokumenty Wordu a OpenOffice, tabulky, skeny (JPG, PNG, TIFF, HEIC), podepsané dokumenty (P7S, P7M, ASiC-E, ZFO) a e-maily, nejvýše 25 MB na soubor. Stejný soubor nejde k jednomu zaměstnanci nahrát dvakrát. Dokument s prošlou platností je v seznamu označený.

U každého dokumentu jsou akce:

• Zobrazit otevře náhled přímo v aplikaci (PDF a obrázky),
• Stáhnout uloží originál souboru,
• Upravit změní druh, název, data a poznámku (soubor se nemění),
• Smazat odstraní dokument ze spisu i soubor z úložiště. Smazání nejde vrátit, soubor zůstane jen v dřívějších zálohách.

Vedle dokumentů se vedou poznámky. Poznámku lze připnout, aby zůstala nahoře, upravit ji nebo smazat; u každé je vidět, kdo a kdy ji zapsal.

Personální spis je soukromý a má vlastní oprávnění Personální spis. Výchozí dostávají role, které smějí spravovat zaměstnance; role jen pro čtení ho nemá. Spis neleží v sekci Dokumenty: soubory se ukládají zašifrované do samostatné složky úložiště a zálohují se vlastní úlohou cron-backup-personnel (viz kapitola 5. Po instalaci). Poznámky jsou v databázi uložené také zašifrované. Při výmazu osobních údajů zaměstnance se dokumenty i poznámky stanou nečitelnými. Zaměstnance s neprázdným personálním spisem nejde smazat, nejdřív je potřeba spis vyprázdnit.

86.13 Skončení vztahu

Po ukončení vztahu (akce Ukončit s datem skončení) se na kartě vztahu objeví sekce Skončení vztahu. Je to jediné místo, kde se zadává, jak a proč vztah skončil. Odsud se:

• předvyplní odhláška REGZEC A2 (důvod ukončení pro Úřad práce, čistý průměrný výdělek, odstupné) tlačítkem Předvyplnit ze skončení vztahu,
• převezme způsob skončení do potvrzení zaměstnavatele pro Úřad práce (§ 313 odst. 2 zákoníku práce) — ve formuláři potvrzení je volba zamčená,
• založí proplacení nevyčerpané dovolené a odstupné jako vstupy posledního běhu.

Schválení odhlášky A2 i vydání potvrzení odmítne údaj, který záznamu odporuje. Dokud záznam neexistuje, obě místa se vyplňují ručně jako dřív.

86.13.1 Způsob a důvod skončení

Vyberte Způsob skončení (výpověď zaměstnavatele, dohoda, výpověď zaměstnance, okamžité zrušení, zkušební doba, uplynutí doby určité, úmrtí, …) a u výpovědi zaměstnavatele, dohody a okamžitého zrušení i Zákonný důvod. Nabídka důvodů odpovídá zvolenému způsobu. U dohody vyberte důvod, o který se opírá: dohoda z organizačních nebo zdravotních důvodů zakládá odstupné stejně jako výpověď a v odhlášce A2 jde jako důvod 4 nebo 5, protože jen u nich ČSSZ přijme údaj o odstupném. Dohoda bez důvodu jde jako důvod 2.

Pod formulářem se po uložení ukáže, jaký kód důvodu uvede odhláška A2 a jaký způsob skončení tiskne potvrzení pro Úřad práce.

86.13.2 Nevyčerpaná a přečerpaná dovolená

Sekce ukazuje zůstatek knihy dovolené za rok skončení a náhradu ve výši průměrného výdělku (§ 222 odst. 2 a 3 zákoníku práce). Průměr je schválený průměr za čtvrtletí, do kterého spadá den skončení.

• Proplatit nevyčerpanou dovolenou založí schválený vstup složky Náhrada mzdy za dovolenou za měsíc skončení a do knihy dovolené zapíše položku proplacení, takže zůstatek klesne na nulu. V měsíčním hlášení JMHZ se náhrada objeví v náhradách za dovolenou.
• Srazit přečerpanou dovolenou založí záporný vstup téže složky (§ 147 odst. 1 písm. e) zákoníku práce). Zkontrolujte, že výplata po srážce neklesne pod nezabavitelnou částku; zbytek je nutné vymáhat jinak. Po úmrtí zaměstnance se přečerpaná dovolená nesráží (§ 328 odst. 2).
• Vzít vyrovnání dovolené zpět (v nabídce „…") založí opravný vstup ve stejném měsíci a položku proplacení v knize stornuje.

Proplácí se jen zůstatek roku skončení. Zbyla-li nevyčerpaná dovolená z předchozího roku a nebyla převedena, sekce na to upozorní; převeďte ji v knize dovolené. Chybí-li schválený průměr nebo nárok za rok skončení, sekce řekne co chybí a nabídne proklik do Absence a průměry.

86.13.3 Odstupné

U výpovědi nebo dohody z organizačních důvodů navrhne sekce odstupné podle § 67 odst. 1 zákoníku práce: jednonásobek průměrného měsíčního výdělku při trvání pracovního poměru kratším než rok, dvojnásobek při trvání od roku do dvou let a trojnásobek od dvou let. Do trvání se započte předchozí pracovní poměr u téhož zaměstnavatele, skončil-li nejvýše šest měsíců před vznikem nového (§ 67 odst. 2). Zaškrtnutím konta pracovní doby podle § 86 odst. 4 se odstupné zvýší o trojnásobek. U dosažení nejvyšší přípustné expozice (§ 52 písm. e)) je odstupné dvanáctinásobek.

Vyšší násobek podle kolektivní smlouvy nebo vnitřního předpisu zadejte do pole Násobek odstupného podle kolektivní smlouvy i s tím, o co se opírá. Nižší než zákonný násobek aplikace nepřijme.

Založit odstupné do posledního běhu založí schválený vstup složky Odstupné za měsíc skončení. V měsíčním hlášení JMHZ je odstupné jen v zúčtovaném příjmu celkem a v základu daně; do mzdy za práci ani do náhrad mzdy nepatří (pokyny MPSV k vyplnění hlášení), takže složka zařazení do rozpadu mzdy nepotřebuje. V Mzdové složky má u JMHZ štítek Jen do úhrnu příjmu.

Před založením odstupného vyplňte Počet násobků průměru pro srážky. Z něj se počítají exekuční a insolvenční srážky z odstupného: každý násobek jako mzda za jeden měsíc doby poskytování odstupného, s vlastní nezabavitelnou částkou (§ 299 odst. 4 o. s. ř.). Pole je předvyplněné z návrhu podle § 67 zákoníku práce a pod ním sekce ukáže, do kdy doba poskytování odstupného trvá. Nastoupil-li zaměstnanec v té době k jinému plátci nebo mu vznikl jiný příjem, vyplňte Jiný příjem povinného od a případně potvrďte, že nezabavitelnou částku započítává nový plátce. Podrobnosti výpočtu jsou v kapitole 88.9.6.

U výpovědi nebo dohody pro dlouhodobou zdravotní nezpůsobilost z pracovního úrazu nebo nemoci z povolání náleží jednorázová náhrada dvanáctinásobku průměrného měsíčního výdělku podle § 271ca zákoníku práce. Sekce ji spočítá a nabídne ji založit tlačítkem Založit náhradu. Vyberte, Kdo náhradu vyplácí, a Den výplaty:

• Vyplácí-li ji zaměstnavatel, vznikne schválený vstup složky Jednorázová náhrada při skončení (§ 271ca ZP) za měsíc výplaty. Náhrada podléhá dani a srážkám, pojistné z ní neplyne. V den skončení ji lze vyplatit jen podle písemné dohody (§ 271ca odst. 2); výplata v některém z dalších měsíců se zúčtuje jako odložený příjem a aplikace ho pro měsíční hlášení rovnou potvrdí.
• Vyplácí-li ji pojišťovna přímo zaměstnanci, mzdový vstup nevzniká, aby se výplata nezdvojila; náhrada zůstane zapsaná pro odhlášku A2.

V odhlášce A2 se náhrada předvyplní jako jednorázová náhrada.

86.13.4 Úmrtí zaměstnance

Je-li způsobem skončení Úmrtí zaměstnance, sekce vede osoby blízké podle § 328 zákoníku práce. Mzdová práva do výše trojnásobku průměrného měsíčního výdělku přecházejí postupně na manžela nebo partnera, děti a rodiče, žili-li se zaměstnancem v době smrti ve společné domácnosti. Zapište jméno, vztah, společnou domácnost a účet pro výplatu; sekce označí, kdo nárok nabývá (první skupina v pořadí, uvnitř skupiny rovným dílem) a jaký je jeho podíl na limitu. Zbytek nároků, a všechny, není-li oprávněná osoba, je předmětem dědictví.

Zdanění výplaty pozůstalým aplikace sama neurčuje — zákon o daních z příjmů výplatu nároků přešlých podle § 328 zákoníku práce výslovně neupravuje. Než výplatu provedete, zapište do pole Daňové posouzení výplaty pozůstalým, jak ji zdaníte a z jakého podkladu, a potvrďte ho.

Běží-li u zaměstnance exekuce, insolvence nebo dohody o srážkách, sekce na ně upozorní s proklikem. Ukončete je v příslušné agendě; aplikace je sama nezastavuje. Odhláška A2 se u úmrtí předvyplní s příznakem skončení úmrtím a bez podkladů pro Úřad práce.

86.13.5 Zápočtový list a pokračující srážky

Zápočtový list (potvrzení o zaměstnání, § 313 odst. 1 zákoníku práce) se vytváří v části Dokumenty při skončení vztahu na kartě ukončeného vztahu (kapitola 83). Blok Pokračující srážky ze mzdy nabídne každou srážku, která se ke dni skončení ze mzdy provádí a v níž má pokračovat další plátce:

• Exekuce s nesplacenou pohledávkou, i doručená a dosud neověřená,
• Dohoda o srážkách — aktivní nebo pozastavená dohoda podle § 146 písm. b) zákoníku práce, jejíž limit ještě není vyčerpaný; srážky ze zákona podle § 147 odst. 1 (vrácení zálohy, nevyúčtovaná záloha, náhrada mzdy bez nároku) jsou pohledávky tohoto zaměstnavatele, které další plátce srážet nesmí, a proto se nenabízejí,
• Insolvence — zahájené insolvenční řízení nebo oddlužení zapsané v měsíční evidenci srážek za měsíc skončení.

U každé srážky doplňte oprávněného, orgán, který srážku nařídil, a spisovou značku; u dohod a insolvence je předvyplněno, co zná evidence. Částky se nezadávají, přebírají se z evidence srážek. Zápočtový list se nevydá, dokud zadané údaje neodpovídají všem srážkám, které evidence zná — chybějící dohoda nebo insolvence skončí hláškou, že právní údaje neodpovídají evidenci.

Soudu nebo exekutorovi oznamte skončení poměru zvlášť do jednoho týdne (§ 295 odst. 2 o. s. ř., kapitola 88.9.5).