86. Zaměstnanci

Návod, jak v MyÚčtu založit zaměstnance, vést jeho osobní kartu, zákonnou evidenci a pracovní vztahy a jak vztah ukončit. Pro mzdové účetní a personalisty.

86.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• nastupuje nový zaměstnanec, nebo stávající uzavírá další dohodu či smlouvu,
• zaměstnanec podepsal (nebo odvolal) prohlášení poplatníka, uplatňuje děti nebo slevu na dani,
• se mění mzda, úvazek, místo výkonu práce nebo jiná podmínka vztahu,
• přišly identifikátory od ČSSZ (OIČ a ID PPV) nebo výzva ČSSZ,
• zaměstnanec žádá o potvrzení o zdanitelných příjmech nebo o době pojištění,
• zaměstnanec odchází, nenastoupil nebo zemřel,
• chcete uložit smlouvu nebo jiný dokument do personálního spisu.

86.2 Než začnete

1. Oprávnění. K seznamu zaměstnanců stačí oprávnění ke mzdám. Zakládat a měnit osoby potřebujete oprávnění Spravovat zaměstnance (payroll.person.write), pracovní vztahy oprávnění k zápisu pracovních vztahů (payroll.employment.write). Celé rodné číslo a další citlivé hodnoty zobrazí jen oprávnění k citlivým údajům.
2. Nastavení mezd. Mějte založenou aspoň jednu mzdovou účtárnu a výchozí zdravotní pojišťovnu (Mzdy → Nastavení mezd, záložka Zaměstnavatel a účtárny, viz Nastavení mezd).
3. Podklady. Připravte jen údaje, které potřebujete pro mzdu, daň, pojištění, výplatu, dokumenty a podání, a ověřte je z oprávněného podkladu (smlouva, prohlášení, průkaz pojištěnce, protokol ČSSZ).

86.2.1 Jak je agenda uspořádaná

Agenda odděluje osobu (kartu zaměstnance) od pracovního vztahu. Jedna osoba může mít víc vztahů, například pracovní poměr a souběžnou DPP. Duplicitní kartu pro tutéž osobu nezakládejte, přidejte jí další vztah.

Mzdy → Zaměstnanci ukazuje seznam. Po otevření osoby je karta seřazená shora dolů:

86.3 Krok za krokem: nový zaměstnanec

1. Otevřete Mzdy → Zaměstnanci a klikněte na Přidat zaměstnance (rychle také přes nabídku Nový zaměstnanec).
2. Vyplňte jméno a příjmení, druh vztahu a plánovaný nástup. Jen tato pole mají hvězdičku. Osobní číslo je nepovinné, bez něj ho aplikace přidělí sama.
3. Rozbalte Další údaje a vyplňte, co máte: rodné číslo, datum narození, základní mzdu, týdenní pracovní dobu, mzdovou účtárnu a zdravotní pojišťovnu.
4. Odpovězte na tři otázky pro ČSSZ (příspěvek od úřadu práce, funkční požitky, dočasné přidělení). Předvybrané Ne platí pro většinu firem.
5. Klikněte na Uložit. Vznikne karta osoby i první pracovní vztah a karta se otevře k doplnění.
6. Projděte souhrn chybějících údajů nahoře a u každé položky klikněte na Doplnit →. Typicky jde o adresu, daňovou rezidenci, prohlášení poplatníka, ověřenou pojišťovnu a výplatní účet.
7. V Zákonné evidenci osoby doplňte zbytek (postup v § 86.4). U běžného českého zaměstnance stačí tlačítko Doplnit běžné údaje (rezident ČR).
8. Na kartě vztahu zkontrolujte Druh činnosti, případně Bližší určení pracovněprávního vztahu, a místo výkonu práce v Další údaje.
9. Rozbalte Úplná osobní evidence a historie a založte výplatní účet. Zvolte Na účet a zaškrtněte Účet mám ověřený - ověření zapsat při uložení karty.
10. Dole na kartě klikněte na Uložit vše.
11. Přihlaste zaměstnance na ČSSZ a u zdravotní pojišťovny podle § 85.5.
12. V den nástupu klikněte na kartě vztahu na Potvrdit nástup.

Jak poznáte, že je hotovo: V seznamu je u osoby akce Otevřít kartu (karta je připravená) a souhrn chybějících údajů hlásí, že nic nechybí. Vztah má stav Aktivní a v checklistu nástupu jsou registrace splněné.

86.4 Krok za krokem: zákonná evidence osoby

Zákonná evidence nese právní skutečnosti, ze kterých vychází výpočet daně a pojistného. Vede se po celých měsících.

1. Na kartě osoby najděte sekci Zákonná evidence osoby. Pole Ke kterému dni určuje měsíc, který se kontroluje; hlavička ukáže počet chybějících údajů.
2. Chybí-li všechno, klikněte na Doplnit běžné údaje (rezident ČR). Náhled ukáže, co se doplní a od kterého měsíce. Potvrďte ho.
3. U sekce, kterou měníte, klikněte na Upravit a pak na Přidat záznam. Nový záznam je předvyplněný běžným českým případem.
4. Vyplňte hodnotu a Platí od (první den měsíce). Odkaz na podklad je nepovinný.
5. Sekci uložte tlačítkem Uložit u sekce, nebo vše najednou lištou Uložit vše dole na kartě.
6. Prohlášení poplatníka zapište v sekci Prohlášení poplatníka k dani jako Podepsáno nebo Nepodepsáno. Doplnit běžné údaje ho nezapíše.

Podle situace doplňte i další sekce:

Jak poznáte, že je hotovo: Sekce hlásí „Evidence je k tomuto měsíci úplná" a štítek v hlavičce ukazuje vše doplněno.

86.5 Krok za krokem: děti a daňové zvýhodnění

1. Na kartě osoby rozbalte Úplná osobní evidence a historie a najděte sekci Vyživované osoby a daňové zvýhodnění.
2. Klikněte na Přidat vyživovanou osobu. Vyplňte vztah, jméno a příjmení zvlášť, datum narození, Vyživovaná od (den narození, osvojení, převzetí do péče nebo zahájení studia) a případně Vyživovaná do. U dítěte s průkazem vyplňte i Průkaz ZTP/P přiznán od.
3. Založte uplatnění: kdo zvýhodnění uplatňuje, pořadí dítěte v domácnosti, důvod a stav ověření, Nárok od (první den měsíce). Formulář datum předvyplní podle pravidel § 35c.
4. Odpovězte na otázku, zda děti v domácnosti vyživuje i jiná osoba. Při odpovědi „ano" doplňte její jméno, příjmení a datum narození, případně i rodné číslo. Rodné číslo je nepovinné, ukládá se šifrovaně a měsíční hlášení ho uvede vedle data narození, stejně jako rodné číslo dítěte.
5. Dítě, které uplatňuje druhý rodič, zapište také a zvolte Jiná osoba v domácnosti (pořadí N). Drží pořadí ostatních dětí.
6. Uložte lištou Uložit vše.

Jak poznáte, že je hotovo: U uplatnění svítí „Nárok je doložený a lze jej uplatnit." Prohlášení poplatníka musí být v daném měsíci Podepsáno.

86.6 Krok za krokem: změna mzdy, úvazku nebo podmínek vztahu

Mzda nebo pracovní doba (rychle, u hlavního vztahu):

1. V Běžných údajích zaměstnance klikněte na Upravit.
2. Změňte Pravidelná hrubá mzda nebo Týdenní pracovní doba a vyplňte Platí od.
3. Klikněte na Uložit vše. Předchozí hodnota zůstane v historii.

Ostatní podmínky vztahu (úvazek, účtárna, druh činnosti, režim pojištění, místo výkonu práce):

1. Otevřete kartu pracovního vztahu a upravte pole v části Základní údaje, případně ve sbalené části Další údaje.
2. Vyplňte Účinnost podmínek od. Nová verze může začít nejdřív den po začátku poslední verze. Pole Důvod změny je nepovinné.
3. Klikněte na Uložit vše.

Jak poznáte, že je hotovo: V časové ose vztahu přibude nová verze podmínek a předchozí je uzavřená dnem před novou účinností.

86.7 Krok za krokem: identifikátory od ČSSZ (OIČ a ID PPV)

1. Otevřete kartu pracovního vztahu a rozbalte sekci Identifikátory přidělené ČSSZ pro JMHZ.
2. Zvolte Prostředí (produkce, nebo testovací prostředí).
3. Vyplňte OIČ / IK MPSV osoby (přesně 10 číslic) a ID PPV pracovního vztahu (nejvýš 22 číslic) a Platí od.
4. Zaškrtněte potvrzení, že jste hodnoty ověřili v podkladu ČSSZ.
5. Klikněte na Uložit.

Jak poznáte, že je hotovo: Sekce ukáže uložené hodnoty jen jako masku a v souhrnu chybějících údajů zmizí „Doplnit OIČ" a „Doplnit ID PPV".

Identifikátory z protokolu ČSSZ zapisuje aplikace sama, jakmile přijde protokol k registraci odeslané z MyÚčta. Pro víc lidí najednou použijte import OIČ z POHODY nebo import registrací (viz Nastavení mezd).

86.8 Krok za krokem: výzvy a žádosti

Žádost o potvrzení o zdanitelných příjmech (vystavit do 10 dnů):

1. Na kartě osoby rozbalte Úplná osobní evidence a historie, sekci Žádosti o potvrzení o zdanitelných příjmech.
2. Vyplňte Den žádosti, Rok příjmů a případně poznámku a klikněte na Zapsat žádost.
3. Potvrzení vystavte v Mzdy → Dokumenty a výstupy (tlačítko Vystavit potvrzení vás tam přenese). Předáte-li ho jinak, klikněte na Vyřízeno mimo aplikaci.

Výzva ČSSZ nebo žádost v důchodovém pojištění:

1. Ve stejné části otevřete sekci Výzvy a žádosti v důchodovém pojištění.
2. Zvolte Druh (evidenční list, oprava měsíčního hlášení, potvrzení o době pojištění, potvrzení o náhradách, potvrzení podle znění do
3. 12. 2025) a Kdo vyzval nebo požádal.
4. Vyplňte Den doručení a podle druhu Pracovní vztah, Rok nebo Měsíc hlášení. U výzvy k evidenčnímu listu za rok od 2027 vyplňte Lhůta uvedená ve výzvě, po úmrtí Datum úmrtí.
5. Klikněte na Zapsat výzvu nebo žádost. Termín se objeví v přehledu termínů.
6. Vyřiďte ji: u evidenčního listu klikněte na Sestavit evidenční list (postup v § 85.10), u potvrzení o době pojištění na Stáhnout potvrzení (PDF).
7. Předání stejnopisu zapište tlačítkem Stejnopis předán zaměstnanci (u potvrzení o hornictví Stejnopis předložen ČSSZ) a výzvu uzavřete tlačítkem Vyřízeno.

Jak poznáte, že je hotovo: Žádost má stav Vyřízeno s datem a termín zmizí z přehledu termínů. U evidenčního listu postupuje stav přes Evidenční list připraven a Evidenční list podán až po Evidenční list přijat.

86.9 Krok za krokem: skončení vztahu

1. Uzavřete poslední mzdové období. Odložený příjem potvrďte až po ukončení (krok 7).
2. Na kartě vztahu klikněte na Ukončit, zvolte datum skončení a potvrďte.
3. V sekci Skončení vztahu vyberte Způsob skončení, případně Zákonný důvod, a klikněte na Uložit skončení.
4. Vyrovnejte dovolenou: Proplatit nevyčerpanou dovolenou, nebo Srazit přečerpanou dovolenou.
5. Při výpovědi nebo dohodě z organizačních důvodů vyplňte Počet násobků průměru pro srážky a klikněte na Založit odstupné do posledního běhu.
6. V části Dokumenty při skončení vztahu vytvořte zápočtový list a potvrzení pro Úřad práce.
7. Vyplácíte-li odměnu v dalším měsíci, potvrďte ji v části Odložený příjem po skončení vztahu.
8. Odhlaste zaměstnance (A2 a HOZ) podle § 85.7. Odhláška A2 se předvyplní tlačítkem Předvyplnit ze skončení vztahu.
9. Běží-li exekuce, oznamte skončení soudu nebo exekutorovi do týdne (viz Srážky a exekuce).

Jak poznáte, že je hotovo: Vztah má stav Skončený, položky výstupního checklistu jsou splněné a odhláška A2 je přijatá.

Nenastoupil-li zaměstnanec vůbec, klikněte na Označit nenástup a podejte storno A8 nebo ukončení předregistrace P2.

86.10 Krok za krokem: personální spis

1. Na kartě vztahu klikněte v Navazujících agendách na Personální spis.
2. Klikněte na Vybrat soubory, nebo soubory přetáhněte do vyznačené plochy.
3. U dokumentu vyplňte Druh dokumentu, Název, Datum dokumentu, případně Platnost do a poznámku. Klikněte na Nahrát.
4. Poznámku k zaměstnanci napište do pole Nová poznámka k zaměstnanci… a klikněte na Přidat poznámku. Důležitou poznámku připněte (Připnout nahoru).

Jak poznáte, že je hotovo: Dokument je v seznamu Dokumenty se jménem toho, kdo ho nahrál, a s datem.

86.11 Když něco nejde

86.12 Podrobnosti a pravidla

86.12.1 Seznam a karta zaměstnance

V Mzdy → Zaměstnanci jsou tytéž karty jako ve spodní části Mzdové rekapitulace. Změna jména nebo aktivního stavu v původní agendě se týká téže osoby; slučovat duplicitní karty není potřeba. Přidat zaměstnance zakládá právě tuto společnou kartu, ne druhou osobu jen pro úplné mzdy. Formulář se otevře místo seznamu.

Osobní číslo patří k pracovnímu vztahu, takže osoba se dvěma vztahy má dvě. Nevyplněné přidělí aplikace sama (ZAM-…). Smí obsahovat písmena, číslice a znaky . _ / -, nejvýš 64 znaků. V seznamech se zobrazuje u jména jako „os. č. …“. Smazat ho nejde, jen změnit; změna samotného osobního čísla nezakládá novou verzi podmínek.

Hvězdička u popisku znamená, že bez pole uložení neprojde. Při zakládání jsou takové jen jméno, druh vztahu a plánovaný nástup. Rodné číslo je potřeba až u přihlášky na ČSSZ (stačí i EČP) a u oznámení zdravotní pojišťovně (nahradí ho jen číslo pojištěnce ZP, EČP ne). Zaměstnance bez českého rodného čísla lze založit bez náhradní hodnoty.

Týdenní pracovní dobu zadejte skutečnou hned při založení, aby první interval podmínek odpovídal realitě. U dohod (DPP, DPČ), společníka a člena statutárního orgánu se stanovená týdenní doba do měsíčního hlášení neuvádí: podle pokynů MPSV tam patří hodnota 99 a potvrzení pracovní doby ji předvyplní i vyžaduje. Automatický nárok dovolené sjednanou dobu převezme.

Mzdová účtárna se při zakládání nabízí jen firmě s víc aktivními účtárnami, ostatním ji aplikace dosadí z výchozí účtárny. Zdravotní pojišťovna se předvyplní výchozí pojišťovnou z nastavení a zapíše se do zákonné evidence osoby k datu nástupu týmž uložením, takže nemůže vzniknout karta bez ní. Neznámý kód pojišťovny celé založení odmítne.

Toolbar nad seznamem hledá podle jména nebo osobního čísla (stačí jeho část) a přepíná zobrazení Aktivní, Všichni, Mám doplnit údaje a Brání podání. Hledání i stránkování běží na serveru po 25 osobách, takže se stejně pracuje s deseti i pěti sty zaměstnanci. Na telefonu se tabulka mění na karty.

Seznam ukazuje stav osoby, další krok k dokončení karty, počet a druh vztahů a původní vztah převzatý z Mzdové rekapitulace. Akce v řádku odpovídá dalšímu kroku (například Doplnit adresu, Doplnit OIČ, Vybrat druh činnosti); u hotové karty je Otevřít kartu.

Jedno Uložit pro celou kartu. Sekce karty (běžné údaje, zákonná evidence, úplná osobní evidence, vyživované osoby, pobytová oprávnění, podmínky vztahů a profil REGZEC A1) nemají vlastní uložení celé karty. Po změně se dole objeví lišta s neuloženými změnami, která vyjmenuje rozepsané sekce, a Uložit vše je uloží postupně. Když uložení některé sekce neprojde, lišta se u ní zastaví a ukáže důvod; zbylé sekce zůstanou neuložené a nic se neztratí. Zahodit změny vrátí všechny sekce do uloženého stavu. Zavření karty, přepnutí na jinou osobu, sbalení úplné evidence i odchod ze stránky se na neuložené změny zeptají. Technická verze záznamu chrání před přepsáním souběžné změny.

86.12.2 Běžné údaje, identita a výplatní účet

V Běžných údajích zaměstnance se nejdřív zobrazí čtecí souhrn, editor se otevře tlačítkem Upravit. Upravíte jméno a příjmení (zadávají se zvlášť, systém je z celého jména neodhaduje), rodné číslo, bydliště, e-mail, telefon, osobní číslo, týdenní pracovní dobu a pravidelnou hrubou mzdu. Stát bydliště se vybírá ze společného číselníku zemí; při jeho výpadku lze zadat dvoupísmenný ISO kód.

Změna jména, bydliště, kontaktu, pracovní doby nebo mzdy historii nemaže: starší záznam uzavře a založí novou účinnou verzi. Záznam založený tentýž den lze opravit na místě. Uzavřená historická adresa se nemění. Je-li uložené rodné příjmení, nová verze jména ho převezme na serveru bez odkrytí. Osobní profil a primární vztah se ukládají jednou transakcí.

Citlivé údaje. Rodné číslo se v seznamu nezobrazuje. Jinde jsou z masky vidět jen poslední dvě číslice (se čtyřmi šlo rodné číslo dopočítat z data narození a pohlaví). Celou hodnotu odkryje jen samostatná oprávněná akce Zobrazit údaje, která se zaznamenává; bez oprávnění je tlačítko neaktivní a vysvětlí proč. U citlivých údajů zadávejte novou hodnotu, jen když ji měníte; po uložení ji aplikace z formuláře odstraní.

Další identifikátory. EČP, VČP, zahraniční identifikátor a číslo pojištěnce ZP se vedou samostatně a úplná evidence drží jejich historii. Číslo pojištěnce ZP vyplňte, jen když ho pojišťovna přidělila odlišně od rodného čísla nebo zaměstnanec rodné číslo nemá (typicky cizinec po prvním přihlášení); opište ho z průkazu pojištěnce nebo z oznámení pojišťovny. EČP je evidenční číslo ČSSZ, číslem pojištěnce zdravotní pojišťovny není.

Údaje pro registraci zaměstnance. Každá verze jména má sbalenou část s titulem před a za jménem, datem a místem narození, státem narození, státním občanstvím a pohlavím pro registrační formulář ČSSZ. Údaje platí od data Platí od nad nimi, takže registrace použije verzi účinnou k datu nástupu. Dřívější příjmení aplikace skládá z dřívějších verzí jména (bez aktuálního a rodného); při změně příjmení proto přidejte novou verzi jména, starou nepřepisujte. U osoby narozené mimo ČR vyplňte stát narození, PREZEC ho píše za název obce.

Výplatní účet má název, období účinnosti a rozdělení výplaty; podíly účtů a hotovosti jsou v procentech a dávají dohromady 100 %. Přepnutí na Na účet vynuluje hotovost a přepne pravidlo „zbytek čisté mzdy" na účet. Nový účet jde v pravidle vybrat ještě před uložením. Zaškrtnutím Účet mám ověřený - ověření zapsat při uložení karty se při uložení zapíše ověření s druhem podkladu a datem. Uložený účet ověříte tlačítkem Ověřit účet. Při neuložené změně účtu je ověření zablokované, aby se neověřila předchozí hodnota pod nově zobrazenými údaji. Každá pozdější změna čísla účtu, účinnosti nebo aktivního stavu ověření zneplatní.

86.12.3 Zákonná evidence osoby

Sekce Zákonná evidence osoby vede:

• Prohlášení poplatníka k dani (viz § 86.12.4),
• Daňová rezidence: rezident, nerezident se zemí, nebo neověřeno,
• Slevy na dani (§ 35ba): na poplatníka, na invaliditu I. a II. stupně, na invaliditu III. stupně a na držitele ZTP/P. Uplatní se jen s podepsaným prohlášením; bez záznamu se sleva neodečte. Každý druh je vlastní řada, takže mohou platit souběžně. Sleva na poplatníka se odvodí z podepsaného prohlášení,
• Příslušnost k sociálnímu pojištění včetně formuláře A1,
• Sleva pracujícího důchodce (sleva na pojistném),
• Příslušnost ke zdravotnímu pojištění a zdravotní pojišťovna,
• Měsíční evidence zdravotního minima,
• Výjimky z minima zdravotního pojištění,
• Vyměřovací základ u jiného zaměstnavatele,
• Důchodový věk a Pobíraný důchod.

Chybí-li prohlášení, rezidence, sociální nebo zdravotní příslušnost nebo zdravotní pojišťovna, mzdový běh zákonný výpočet osoby nespočítá a skončí v ručním posouzení. Sekce proto ukazuje počet chybějících údajů a vyjmenuje je k měsíci zvolenému v Ke kterému dni. Čtení stačí obecné oprávnění ke mzdám, zápis vyžaduje Spravovat zaměstnance; evidence je vedená na osobě, ne na vztahu.

Výchozí hodnoty. Přidat záznam předvyplní běžný český případ: daňový rezident ČR, český sociální i zdravotní režim, A1 se netýká, sleva pracujícího důchodce se neuplatňuje, pojišťovna je ta, u které je osoba vedená (jinak výchozí z nastavení mezd). Doplnit běžné údaje (rezident ČR) otevře hromadné doplnění zúžené na osobu: doplní záznamy od měsíce nástupu (nejdřív po období uzavřeném schválenou mzdou) a osobu s cizím prvkem nebo bez pojišťovny vyloučí i s důvodem. Prohlášení se tím jako podepsané nezapíše. Sleva pracujícího důchodce je nepovinná; záznam potřebuje jen zaměstnanec, který ji uplatnil.

Co evidence odvodí, na to se neptá: u českého daňového rezidenta je stát vždy ČR, u českého sociálního režimu je A1 „netýká se". Tato pole se objeví až po přepnutí na cizí režim, kdy evidence vyžádá stát ze seznamu. Stát i pojišťovna se vždy vybírají ze seznamu.

Odkaz na podklad je všude volitelný. Lze vybrat typický podklad, nebo přes Jiné zapsat číslo dokladu (písmena, číslice a ., :, /, _, -). Prázdné pole uložení, výpočet ani podání neblokuje a aplikace žádný odkaz nevymýšlí. Ověřené hodnoty jsou rozhodnutím uživatele, který za správnost odpovídá. Varianta Neověřeno se ukládá jako důvod ručního posouzení.

Příslušnost k sociálnímu pojištění a A1. Podle ní se počítá pojistné. A1 musí platit po celou dobu zahraniční příslušnosti v měsíci; končí-li dřív, mzda osoby se zastaví, dokud nedoplníte nové A1 nebo nezapíšete od dalšího dne českou příslušnost. Účast „zahraniční", stát cizích předpisů a platnost A1 v podmínkách vztahu musí odpovídat, jinak výpočet ohlásí rozpor.

Měsíce, navazování a uzavřená historie

Evidence se zadává po celých měsících (kromě výjimek z minima, které mají přesný den) a záznamy jedné řady musí navazovat den po dni. Čte se k prvnímu dni měsíce, takže změna uprostřed měsíce by se ztratila nebo by vznikly dvě platné verze. Díra v řadě se odmítne už při uložení.

Záznam, který začal před koncem posledního schváleného mzdového období, je uzavřený: nejde posunout jeho začátek ani ho smazat. Věcná změna se zapíše jako nový záznam od dalšího měsíce a původní se ukončí posledním uzavřeným dnem. Doplnit chybějící záznam do uzavřeného období jde. Uzamčený řádek nabízí dvě akce:

• Změnit od … s prvním dnem dalšího měsíce ukončí platný záznam na hranici zmrazení a založí jeho novou verzi.
• Otevřít mzdu k opravě spustí korekční tok a otevře všechny běhy, které hranici drží (určuje ji nejpozdější z nich). Nabídne se jen tam, kde ho server přijme a kde na to máte oprávnění; do historie běhu se zapíše důvod „Oprava zákonné evidence osoby".

Panel nad historií vždy ukazuje, do kterého dne je historie uzavřená.

Sdělení zdravotní pojišťovny zaměstnancem

Zaměstnanec sděluje zaměstnavateli pojišťovnu při nástupu a změnu do osmi dnů; zaměstnavatel přijetí písemně potvrdí (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.). U každé zapsané pojišťovny je blok Sdělení zdravotní pojišťovny zaměstnancem: zapište den sdělení a den potvrzení a tlačítkem Potvrzení (PDF) vytiskněte potvrzení k podpisu. Potvrzení jde vytvořit až po zápisu dne sdělení; nese den potvrzení, jinak dnešní datum. Obě data se ukládají samostatně tlačítkem Uložit sdělení a obsah hromadného oznámení nemění.

Měsíční evidence zdravotního minima

Evidence je nepovinná. Bez záznamu platí zákonný stav podle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.: doplatek do minimálního vyměřovacího základu hradí zaměstnanec. Výjimkou je měsíc se schválenou překážkou na straně zaměstnavatele se sníženou náhradou (prostoj, počasí, částečná nezaměstnanost); tehdy hradí doplatek zaměstnavatel a běh to odvodí sám. Záznam zakládejte jen tehdy, když je skutečnost jiná: doplatek jde k tíži zaměstnavatele z důvodu, který evidence nepřítomností nezná; v měsíci je vedle překážky zaměstnavatele i neplacená nepřítomnost (běh se zastaví a zeptá); nebo si zaměstnanec při souběhu zvolil pro doplatek jiného zaměstnavatele. Rozklad pojistného u schválené mzdy ukáže, jestli hodnota vznikla zápisem, nebo ze zákona. Neověřeno znamená ruční posouzení.

Minimum se krátí samo podle schválených nepřítomností. O dny nemoci, karantény, ošetřování člena rodiny a dlouhodobého ošetřovného se poměrně snižuje (§ 3 odst. 9 písm. b) zákona č. 592/1992 Sb.). Za dny peněžité pomoci v mateřství a rodičovské dovolené platí pojistné stát (§ 7 odst. 1 písm. d) zákona č. 48/1997 Sb.), takže se za ně minimum nepoužije; trvá-li to celý měsíc, doplatek nevzniká. Neplacené volno ani neomluvená absence minimum nesnižují a doplatek za ně hradí zaměstnanec. Otcovská poporodní péče minimum také nesnižuje: zákon ji v § 3 odst. 8 a 9 nejmenuje a za jejího příjemce stát pojistné neplatí.

Výjimky z minima zdravotního pojištění

Na některé osoby se minimální vyměřovací základ nevztahuje (§ 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.). Doplatek za ně nevzniká, proto výjimku zaevidujte:

U výjimky zadáte důvod, Platí od, případně Platí do a nepovinně doklad (rozhodnutí o důchodu, průkaz, potvrzení pojišťovny) s poznámkou. Výjimka se zadává s přesným dnem: začne-li nebo skončí během měsíce, minimum se sníží poměrně podle kalendářních dnů (§ 3 odst. 9 písm. c)). Výjimky OSVČ a pěstouna musí trvat celý měsíc, jinak výpočet ohlásí nález k posouzení. Každý důvod je samostatná řada, takže například ZTP/P a státní pojištěnec mohou platit současně; překryv téhož důvodu se odmítne. Neověřeno jde uložit jako rozpracovaný stav, zůstane ale chybějícím údajem a výpočet osobu pošle do ručního posouzení.

Výpočet sám odvodí: doloženou slevu pracujícího důchodce (§ 7d zákona č. 589/1992 Sb. náleží jen poživateli starobního důchodu, za kterého platí pojistné i stát), doloženou slevu na dani pro držitele ZTP/P (dokládá průkaz) a nemoc, karanténu, ošetřování, mateřskou a rodičovskou ze schválených nepřítomností. Sleva na invaliditu výjimkou není, protože se přiznává i tomu, komu invalidní důchod nevznikl; poživatele invalidního důchodu zadejte jako státního pojištěnce ručně.

Vyměřovací základ u jiného zaměstnavatele

Při souběžném zaměstnání se minimum posuzuje z úhrnu vyměřovacích základů (§ 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.). V sekci zadáte za měsíc označení zaměstnavatele (písmena bez diakritiky, číslice a ., :, /, _, -, např. zamestnavatel:firma-b), jeho vyměřovací základ v korunách a od kdy (případně do kdy) tam zaměstnání trvá. Kdo doplatek odvádí, určíte volbou Zvolený zaměstnavatel v měsíční evidenci zdravotního minima; nabídka obsahuje zaměstnavatele zapsané za týž měsíc i ty přidané ve stejné úpravě.

Doplatek u jednatele s nízkou odměnou

Minimum platí pro každého zaměstnance, tedy i pro jednatele nebo člena orgánu s odměnou pod minimální mzdou a bez podepsaného prohlášení. Některé programy doplatek u orgánů nepočítají; MyÚčto ho počítá, protože ho zákon ukládá. Rozklad pojistného u běhu vysvětlí, proč doplatek vznikl, a tlačítkem Zadat výjimku z minima otevře kartu osoby přímo v této sekci. Vztahuje-li se na jednatele výjimka (například pobírá důchod), zaevidujte ji a běh přepočítejte.

Důchodový věk a pobíraný důchod

Z obou sekcí čte kód D a odečítané doby evidenční list i měsíční hlášení JMHZ (podrobně v § 85.14.22). Obě jsou nepovinné a výpočet mzdy je nečte, takže je nezamyká ani schválená mzda: den jde opravit i zpětně. Hlášení a listy, které už vznikly, se tím nemění.

• Důchodový věk je jediný záznam: den, kdy zaměstnanec dosáhl nebo dosáhne důchodového věku, a podle čeho (tabulka zákona, sdělení ČSSZ, prohlášení zaměstnance). Vychází-li den z data narození a pohlaví jednoznačně podle § 32 a přílohy č. 1 zákona č. 155/1995 Sb., sekce ho nabídne a předvyplní. U žen narozených do roku 1972 závisí na počtu vychovaných dětí, které evidence nevede, a snížený důchodový věk (např. u horníků) výpočet nezná; tam den zapište sami. Bez záznamu kód D nevznikne.
• Pobíraný důchod se vede od-do po dnech s druhem podle číselníku ČSSZ (Starobní, Invalidní 3. stupně, Invalidní 1. nebo 2. stupně, cizí důchody charakteru starobního nebo invalidního), stejně jako v přihlášce REGZEC. U starobního se označí, zda je předčasný, u každého případný snížený důchodový věk. Každý druh je vlastní řada, takže cizí a český důchod mohou běžet souběžně; překryv téhož druhu se odmítne.

Předčasný starobní důchod dává kód D od dne přiznání. Starobní důchod ukončuje odečítané doby od prvního celého měsíce výplaty (přiznaný uprostřed měsíce od dalšího měsíce) a od roku 2025 i vedení ročního evidenčního listu. Invalidní a cizí důchody kód D nezakládají. Import přihlášek REGZEC doplní pobíraný důchod do prázdné evidence; vyplněnou nemění a rozdíl jen ohlásí.

86.12.4 Prohlášení k dani má jediné místo

Prohlášení poplatníka k dani se nastavuje výhradně v zákonné evidenci osoby, v sekci Prohlášení poplatníka k dani. Karta pracovního vztahu ukazuje v pruhu Ze zákonné evidence osoby jen stav a odkaz Nastavit v zákonné evidenci, který panel otevře. Hodnota na kartě vztahu se odvozuje z evidence a mzdový snímek i měsíční hlášení berou hodnotu ze stejného zdroje, takže se nemohou rozejít. Prohlášení se podepisuje i odvolává kdykoli během vztahu, proto patří k osobě, ne do verze smlouvy.

Nezadáno není totéž co Nepodepsáno, i když se počítá stejně opatrně: bez prohlášení se měsíční sleva uplatnit nesmí (§ 38k odst. 4 zákona o daních z příjmů) a za nesraženou zálohu ručí plátce (§ 38s). Rozlišení ukazuje, jestli to někdo rozhodl, nebo jen zapomněl.

Evidence se vede po celých měsících s platností od a do, řady musí navazovat a otevřený smí být jen jeden záznam. Bez podepsaného prohlášení se v měsíci neuplatní žádná měsíční sleva ani zvýhodnění na dítě. Dva současně účinné záznamy panel odmítne jako konflikt. Jde ale jen o kontrolu vašich záznamů: do cizí firmy aplikace nevidí, souběh prohlášení u víc plátců si ohlídejte sami.

86.12.5 Vyživované osoby a daňové zvýhodnění na dítě

Sekce Vyživované osoby a daňové zvýhodnění eviduje děti pro měsíční zvýhodnění podle § 35c zákona o daních z příjmů a manžela nebo partnera, u kterých lze slevu uplatnit až v ročním zúčtování.

U osoby zadáte vztah k poplatníkovi, jméno a příjmení zvlášť (měsíční hlášení je vykazuje odděleně), datum narození, volitelně rodné číslo, průkaz ZTP/P, soustavné studium a období vyživování. Rodné číslo dítěte se ukládá šifrovaně, zobrazuje se maskované a odkrýt ho lze jen auditovaným odhalením. Rodné číslo ani datum narození dítěte se do měsíčního hlášení neodesílají.

Evidence osoby nárok nezakládá. Ten vzniká až uplatněním s vlastním obdobím, kde uvedete:

• kdo zvýhodnění uplatňuje: zaměstnanec, nebo jiná osoba ve společné domácnosti (pořadí N),
• pořadí dítěte ve společně hospodařící domácnosti; určuje výši a počítají se do něj i děti, které uplatňuje druhý rodič; dvě děti nesmí mít v měsíci stejné pořadí,
• ZTP/P: zvýhodnění je dvojnásobné a zaškrtnout jde jen u osoby s vedeným průkazem,
• důvod a stav ověření: podepsané prohlášení musí platit k počátku nároku; odkaz do dokumentace je volitelný,
• potvrzení společné domácnosti a druhého poplatníka; chybí-li, výpočet skončí v ruční kontrole,
• jiná osoba vyživující tytéž děti v téže domácnosti: ptá se na ni měsíční hlášení. Dokud je „zatím nerozhodnuto", hlášení se nesestaví; při „ano" doplňte jméno, příjmení a datum narození druhé osoby, jinak podání odmítne kontrola ČSSZ. Odpověď musí být u všech dětí domácnosti stejná.

Pořadí N. Pořadí se určuje za domácnost a v měsíci smí dítě uplatnit jen jeden rodič. Uplatňuje-li zaměstnanec jen druhé dítě, zapište i první a zvolte Jiná osoba v domácnosti (pořadí N) s pořadím 1. Takové dítě nezakládá částku, ale drží pořadí, takže druhé dítě dostane sazbu druhého dítěte a mzda se na mezeře v pořadí nezastaví. U dítěte N musí být potvrzená společná domácnost a uvedená osoba, která zvýhodnění uplatňuje (jméno, příjmení, datum narození); tvrzení „druhý poplatník neuplatňuje" se nevyplňuje. Do měsíčního hlášení jde s kódem N a odpovědí ano na jinou vyživující osobu, v ročním zúčtování s kódem N ve všech měsících. Uvádí-li zaměstnanec jen děti N, zvýhodnění neuplatňuje.

Měsíce nároku. Nárok se zadává po celých měsících. Náleží za měsíc, na jehož počátku byly splněny podmínky, a podle § 35c odst. 10 už v měsíci narození, osvojení, převzetí do péče nahrazující péči rodičů nebo zahájení studia. Do Vyživovaná od zadejte den události, do Vyživovaná do den, kdy vyživování skončilo (úmrtí, ukončení studia, 26. narozeniny):

• dítě narozené v průběhu měsíce má nárok od prvního dne měsíce narození,
• u osvojení, převzetí do péče a zahájení studia zvolte stejnou událost jako důvod uplatnění a nárok začne prvním dnem toho měsíce,
• začne-li vyživování v průběhu měsíce z jiného důvodu (např. se přistěhuje dítě manžela), nárok začíná prvním dnem dalšího měsíce,
• měsíc, ve kterém vyživování skončí, patří do nároku celý.

Formulář data předvyplní a upozorní, když zadané období z pravidel vybočí.

Dvojnásobek za ZTP/P náleží od měsíce, na jehož počátku průkaz platil. Vyplňte proto Průkaz ZTP/P přiznán od. Uplatníte-li dvojnásobek od dřívějšího měsíce, aplikace nárok při uložení rozdělí: do konce měsíce přiznání základní výše, od prvního celého měsíce dvojnásobek. Mzda, roční zúčtování, potvrzení o příjmech ani hlášení tak dvojnásobek nedostanou dřív. Den přiznání pozdější než už evidovaný dvojnásobek aplikace neuloží.

Stejná pravidla platí pro import hlášení JMHZ a převod z předchozího systému. U dítěte vedeného jako osvojené nebo převzaté do péče import zapíše nárok i za měsíc začátku vyživování s odpovídajícím důvodem. Hlášení s dvojnásobkem ZTP/P dřív, než náleží, import nepřevezme a upozorní.

Aplikace nedovolí dvě překrývající se uplatnění na totéž dítě u jednoho poplatníka ani uplatnění mimo období vyživování. Uplatňuje-li totéž dítě (podle rodného čísla) ve stejném měsíci jiný zaměstnanec firmy, uložení se odmítne. Výjimkou jsou oba rodiče u téže firmy, kdy jeden uplatňuje a druhý uvádí pořadí N; odmítne se, když oba uvádějí N.

Sazby se berou z legislativních pravidel. Bez účinné sazby pro období aplikace částku neodhaduje a označí nárok k ruční kontrole. Nárok zasahující do měsíce uzavřeného schválenou mzdou se nepřepisuje: původní záznam se ukončí posledním zmrazeným měsícem a vznikne nová verze od dalšího měsíce. Mimo zmrazené období nárok ukončíte úpravou Nárok do (poslední den měsíce).

86.12.6 Pobytová a pracovní oprávnění cizinců

Sekce Pobytová a pracovní oprávnění eviduje druh, označení, stát vydání, počátek účinnosti, konec platnosti a podklad ve firemních Dokumentech. Osobní dokument, dokument jiné firmy ani dokument v koši aplikace nepřijme.

Historie se nepřepisuje. Prodloužení založte akcí Navázat obnovení u předchozího oprávnění; vznikne nový neměnný záznam a původní podklad zůstane. Jedno oprávnění může mít jen jedno přímé pokračování a překrývající se záznam bez předchůdce se odmítne. Sekce upozorní na oprávnění, která skončila nebo skončí do 30 dnů. Bez oprávnění k Dokumentům uvidíte historii a upozornění, ne odkaz na podklad. Zápis vyžaduje Spravovat zaměstnance i čtení firemních Dokumentů.

86.12.7 Druh vztahu a předkontace

Jedna osoba může mít víc samostatných právních vztahů. Druh vztahu rozhoduje o výpočtu, podání i zaúčtování:

Odměna jednatele za výkon funkce není totéž co pracovní poměr jednatele mimo výkon funkce ani jiný příjem společníka. Souběh se vede jako víc vztahů jedné osoby. Převzatý vztah z Mzdové rekapitulace zachovává dosavadní kontaci; před ostrým použitím zkontrolujte právní titul, protože starší karta „jednatel-společník" nerozliší smlouvu o výkonu funkce od ostatní závislé činnosti. Výchozí účty nastavíte v Nastavení mezd.

86.12.8 Životní cyklus vztahu

Nový vztah začíná jako Plánovaný. Stav mění jen akce (Předregistrovat, Zahájit / obnovit, Přerušit, Ukončit, Archivovat, Označit nenástup, Vrátit z archivu) s datem účinnosti:

Plánovaný → Předregistrovaný → Aktivní → Přerušený → Skončený → Archivovaný

Z přerušeného vztahu se lze vrátit do aktivního nebo ho ukončit. Plánovaný či předregistrovaný vztah lze označit jako Nenastoupil a pak archivovat. Přeskočení povinného kroku nebo návrat ze skončeného vztahu aplikace odmítne.

Potvrdit nástup u zaměstnance, který u firmy dřív žádnou mzdu neměl a nemá počáteční stav, zároveň zapíše nulový počáteční stav za rok nástupu; bez něj by osoba vypadla ze zákonného výpočtu. Zaměstnanec převzatý z jiného programu má skutečné úhrny a doplňuje je v tabulce Počáteční stavy.

Skončení vztah nemaže; zůstává pro doplatek, opravu, podání a dohledání údajů. Archivace ho jen odklidí z aktivní práce. Oznamovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně se odvozují od skutečného nástupu, jinak od plánovaného. Vztah Nenastoupil ani archivovaný vztah oznamovací povinnost nevytváří.

86.12.9 Sjednané podmínky, souběhy a srážková daň

Každé uložení změny podmínek založí další účinný interval a předchozí uzavře dnem před novou účinností; starší mzdové období tak pozdější změna nepřepíše. Historie drží uzavření smlouvy, plánovaný a skutečný nástup a dobu určitou, úvazek, týdenní hodiny, místo práce, pravidelné pracoviště, CZ-ISCO a druh činnosti, mzdovou účtárnu, pojistnou účast, A1 a cizí předpisy, rizikovou práci, daňový režim, příznak primárního vztahu a důvod změny.

Kód CZ-ISCO může mít čtyři číslice (podskupina) nebo pět (kategorie). Měsíční hlášení JMHZ přijme obojí, registrace zaměstnance na ČSSZ (přihláška A1 i změna A3) jen pětimístnou kategorii. Se čtyřmístným kódem se přihláška zastaví a vyzve k výběru kategorie; aplikace ji sama nedoplní, protože podskupina má obvykle několik kategorií.

Karta vztahu má v hlavním sloupci Základní údaje (pravidelná hrubá mzda, týdenní pracovní doba, Úvazek (%), Výjimka z výměry dovolené (týdny), pravděpodobný výdělek, Mzdová účtárna, Druh činnosti, Bližší určení pracovněprávního vztahu, Režim nároku na stravování, primární vztah) a Termíny. Ve sbalené části Další údaje jsou skupiny Místo výkonu práce, JMHZ – vykonávaná pozice, Pojištění a daň a Výjimečné situace; otevře se sama jen u vztahu, kde je něco z ní vyplněné. Postranní pruh ukazuje navazující agendy a údaje Ze zákonné evidence osoby.

Dovolená. Firemní výměra dovolené platí všem vztahům. Výjimku z výměry dovolené vyplňte jen tam, kde má vztah jiný nárok (nejméně 4 týdny); prázdné pole znamená firemní politiku. Změna se ukládá jako nová verze podmínek.

Pravděpodobný výdělek (§ 355 zákoníku práce) se zadává tlačítkem Zadat pravděpodobný výdělek (§ 355 ZP) jen tam, kde skutečný průměr vzniknout nemůže (dohoda v prvním měsíci, odměna za úkol bez hodin).

Mzdová účtárna se mění jen na kartě vztahu. Z účtárny vychází variabilní symbol pro odvod sociálního pojistného a běh se dá na účtárnu zúžit. Novému vztahu ji aplikace dosadí z výchozí účtárny. Vztah bez účtárny (typicky převzatý) na to upozorní; uložení to neblokuje, blokátorem se to stane až při uzamčení vstupů mzdového běhu. Nabídka obsahuje aktivní účtárny; deaktivovaná účtárna, kterou vztah drží, v ní zůstává.

Srážková daň. Jestli se příjem zaměstnance bez podepsaného prohlášení daní zálohou, nebo srážkou, určuje aplikace sama podle § 6 odst. 4 zákona o daních z příjmů; na kartě se nic nevyplňuje:

• DPP: srážková daň 15 %, když úhrn odměn z dohod u vás za měsíc nedosáhne rozhodné částky pro DPP (pro rok 2026 je 12 000 Kč), bez ohledu na další příjmy od vás.
• Každý jiný vztah (pracovní poměr, zaměstnání malého rozsahu, DPČ, člen statutárního orgánu, společník): srážková daň 15 %, když úhrn těchto příjmů od vás za měsíc nedosáhne rozhodné částky pro účast na nemocenském pojištění (pro rok 2026 je 4 500 Kč). Rozhoduje skutečně zúčtovaný příjem, ne sjednaná mzda ani účast na pojištění. Souběžné vztahy se sčítají; příjem z DPP se přičte jen tehdy, když sám srážkou nešel.
• Příjem přesně na rozhodné částce se už daní zálohou.
• S podepsaným prohlášením se daní vždy zálohou.

Základ srážkové daně i daň se zaokrouhlují na celé koruny dolů. Sražená daň je konečná a do ročního zúčtování nevstupuje.

Souběhy. Jedna osoba může mít souběžně např. HPP a DPP nebo pracovní poměr a odměnu za výkon funkce. V aktivní práci je právě jeden vztah primární. Každý souběh má vlastní kód, stav, historii a registrační identitu. Je-li v měsíci účastných na sociálním pojištění víc vztahů téže osoby, pojistné zaměstnance i sleva pracujícího důchodce se počítají a zaokrouhlují po vztazích. Tak je vykazuje i měsíční hlášení a pojistné v přehledu je jejich součet. Rozklad na kartě osoby ukáže výpočet každého vztahu.

86.12.10 Evidence pro ČSSZ: druh činnosti a vykonávaná pozice

Druh činnosti a Bližší určení pracovněprávního vztahu se vybírají z připnutých číselníků JMHZ. Při založení aplikace navrhne druh podle pořadí souběžného vztahu (první pracovní poměr 1, druhý 2, DPČ A, B…, DPP T, U…, společník a člen orgánu S); návrh lze přepsat. U druhů 1 až 9 je bližší určení povinným podkladem pro výběr scénáře hlášení; chybějící hodnota se nikdy nevykládá jako „Žádné".

• Výkon trestu. Bližší určení „výkon trestu odnětí svobody nebo zabezpečovací detence" u pracovního poměru nebo zaměstnání malého rozsahu (druh 1 až 9) hlásí vztah formulářem vězně: bez zdravotního pojištění, pozice a rozpadu mzdy, s ELDP a odpracovanými hodinami. Odsouzený zařazený do práce je pro pojistné zaměstnancem (§ 5 odst. 1 písm. a) bod 11 zákona č. 589/1992 Sb.), počítá se proto jako pracovní poměr.
• Druhy činnosti 11 až 14 jsou příjmy ze závislé činnosti, které u vás nezakládají účast na pojištění: náhrada od pojišťovny za škodu při plnění pracovních úkolů (11), mezinárodní pronájem pracovní síly (12), jiný příjem vyplácený plátcem, u kterého se činnost nevykonává (13), a neuvolněný člen zastupitelstva (14). Sociální ani zdravotní pojištění se nepočítá a měsíční hlášení jde formulářem jiného příjmu (11, 13, 14) nebo mezinárodního pronájmu pracovní síly (12). Vybírají se u pracovního poměru s bližším určením 1.

Skupina JMHZ – vykonávaná pozice (v Další údaje) eviduje příspěvek od úřadu práce a jeho nástroj, funkční požitky podle § 6 odst. 10 zákona o daních z příjmů a dočasné přidělení k jinému zaměstnavateli. Na tyto tři otázky se aplikace ptá už při zakládání s předvybraným Ne. Na kartě mají stavy Nevyplněno (bere se jako ne), Ne a Ano. Nevyplněno hlášení nezastaví, ale v evidenci zůstane, aby bylo poznat, že ji nikdo výslovně nepotvrdil; zmrazený snímek si poznamená, že hodnota vznikla výkladem výchozího stavu.

Místo výkonu práce. Obec se vybírá našeptávačem, stát z připnuté nabídky; obec, kód obce a stát se ukládají jen jako úplná trojice a aplikace kontroluje shodu názvu s kódem i platnost státu podle číselníků CISOB a CZEM. Podmínky před začátkem účinnosti připnutých číselníků nelze označit jako ověřené. Budoucí změnu lze naplánovat, ale přesahuje-li vykazované období ověřené pokrytí číselníku, mzdový snímek ji označí jako neověřenou a bez novějšího snímku číselníku se neodešle.

Dočasné přidělení (agentura práce). Při Ano se karta zeptá na uživatele, ke kterému je zaměstnanec přidělen: česká firma nebo podnikatel s IČO (osm číslic s platnou kontrolní číslicí), nebo zahraniční osoba se státem, osmimístným registračním číslem a názvem. Hlášení uživatele vykazuje v každém měsíci přidělení; bez něj ho příprava zastaví s odkazem na kartu. Přidělení k nepodnikající fyzické osobě (rodné číslo) aplikace nevykazuje; takové hlášení podejte přes ePortál ČSSZ.

Člen družstva nebo SVJ. U pracovního poměru a dalších vztahů mimo DPP a DPČ je ve skupině Pojištění a daň volba Člen družstva nebo SVJ, který pro ně pracuje za odměnu. Takový člen je zaměstnancem pro zdravotní pojištění jen v měsíci, kdy dosáhne započitatelného příjmu (§ 5 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.). V ostatních měsících se nepočítá do přehledu o platbě ani do minima; rozklad pojistného u běhu uvede, který případ nastal.

Riziková práce. Sazbová kategorie § 5a odst. 1 ve skupině Výjimečné situace se promítá do hlášení. U rizikového zaměstnání hlášení vykáže kategorizaci rizika 1 (práce kategorie 4) a hodiny rizikové práce rovné odpracovaným hodinám. U kategorie zdravotnický záchranář nebo hasič podniku vyberte Kategorizace rizika pro JMHZ (záchranář, nebo člen jednotky HZS podniku); bez volby se příprava hlášení zastaví.

Sleva na pojistném za kratší úvazek. Pole Sleva zaměstnavatele za kratší úvazek (§ 7a) v Další údaje určuje důvod slevy podle § 7a odst. 1 zákona č. 589/1992 Sb. (věk alespoň 55 let, péče o dítě mladší 10 let, péče o závislou osobu blízkou, příprava na povolání do 26 let, rekvalifikace uchazeče o zaměstnání, osoba se zdravotním postižením, věk do 21 let). Sleva se uplatní, jen když ČSSZ přijala oznámení záměru slevu uplatňovat (§ 7a odst. 5); to se podává v Mzdy → Podání a hlášení přes Mimořádná podání ▾ → Záměr slevy (OZUSPOJ). Pole Odkaz na podklad k nároku je nepovinná dohledávka (například číslo rozhodnutí o invaliditě); za ověření nároku odpovídá uživatel. Za měsíc, ve kterém je zaměstnanec uveden v přehledu pro příspěvek v době částečné práce, sleva nenáleží (§ 7a odst. 3 písm. e)).

86.12.11 Registrace vztahu a profil REGZEC A1

Na kartě vztahu je sekce Registrace vztahu na ČSSZ. Její část Autoritativní profil REGZEC A1 je podklad pro první plnou registraci. Otevřete ji tlačítkem Doplnit profil. Hodnoty jsou předvyplněné z karty osoby a vztahu i s uvedením zdroje; údaje, které aplikace nevede (číslo popisné, vzdělání, pracovní režim, doklad totožnosti…), doplníte z personálního podkladu. Sekce formuláře: Trvalý pobyt, Adresa pobytu v ČR, Kontaktní adresa, Daňová rezidence, Pracovní vztah, Zdravotní pojištění a skutečnosti, Důchod, Zahraniční legislativa, Cizozemský nositel pojištění, Doklad totožnosti, Přístup na trh práce, Přílohy.

Kontrola ukáže, co brání podání; rozpracovaný profil jde uložit i tak. Uložení mění jen profil, ne kartu osoby; rozdíl proti kmenovým datům přenesete tlačítkem Zapsat do kmenových dat. Profil se ukládá šifrovaně a po odeslání registrace zůstává jako doklad toho, co bylo podáno. Postup přihlášky je v § 85.5, podrobnosti v § 85.14.17.

86.12.12 OIČ / IK MPSV a ID PPV pro JMHZ

Sekce Identifikátory přidělené ČSSZ pro JMHZ se načte až po otevření, takže ani firma se stovkami zaměstnanců neposílá zbytečné dotazy.

• OIČ / IK MPSV identifikuje osobu a použije se u jejích vztahů.
• ID PPV identifikuje právě jeden vztah. Souběžný HPP a DPP téže osoby mají stejné OIČ, ale každý vlastní ID PPV.

Identifikátory pro testovací prostředí a produkci jsou oddělené. Přepnutí prostředí rozepsané hodnoty zahodí, aby se testovací identifikátor neuložil do produkce. Poznámka k podkladu je nepovinná; povinné je jen výslovné potvrzení ověření. Po uložení se zobrazují jen masky. Platný identifikátor nelze tiše přepsat; opravila-li ho ČSSZ, ověřte datum účinnosti a navazující protokol a nezakládejte kvůli tomu druhou kartu osoby. Zobrazení stačí oprávnění číst mzdy, uložení potřebuje současně oprávnění spravovat zaměstnance i pracovní vztahy (nejde o pravidlo čtyř očí).

86.12.13 Výzvy a žádosti v důchodovém pojištění

Část povinností vzniká až výzvou nebo žádostí a lhůta běží od doručení. Zapsaná výzva má termín spočítaný serverem a objeví se v přehledu termínů.

Stejnopis listu a potvrzení dostává zaměstnanec, u potvrzení o hornictví a směnách ČSSZ; předání zapíšete tlačítkem u výzvy. Volitelně lze uvést číslo jednací a doklad o vyřízení. Omylem zapsanou výzvu lze smazat.

86.12.14 Checklist a časová osa

Detail vztahu ukazuje povinnosti nástupu, změny a skončení: smlouva nebo dohoda, registrace a změny pro zdravotní pojišťovnu a ČSSZ/JMHZ, daňové prohlášení, výstupní doklady, kontrola exekucí či insolvence a kontrola pozdějšího doplatku. Každá položka má termín a stav Nesplněno, Splněno nebo Netýká se.

Ve výstupní části jsou navíc Evidenční list důchodového pojištění (ELDP) a Potvrzení o zdanitelných příjmech. Položka, která na vztah nedopadá, se nezaloží: ELDP se u vztahů skončených od 1. 4. 2026 nezakládá, protože ho sestavuje ČSSZ z měsíčního hlášení. Potvrzení o zdanitelných příjmech se vydává na žádost do 10 dnů (§ 38j odst. 3 zákona o daních z příjmů). U nesplněné položky vyplňte Den žádosti zaměstnance a klikněte na Zapsat žádost; položka dostane termín (den žádosti + 10 dnů) a hlídá ji panel Zákonné termíny. Povinnost se uzavře sama vytvořením potvrzení v aplikaci; potvrzení vydané před zapsanou žádostí ji neuzavře. Žádost během trvajícího vztahu zapíšete na kartě osoby (viz § 86.8).

Přihlášky a odhlášky se odškrtnou samy podle stavu podání: splněné jsou, když podání odešlo (nebo bylo přijato) v ostrém prostředí. Připravené, ale neodeslané hlášení ani test položku nesplní. Odhláška z ČSSZ se odškrtne odesláním A2 (u nenastoupení A8), u zdravotní pojišťovny odesláním oznámení o ukončení. Nesplněná registrace, změna nebo odhláška u pojišťovny má tlačítko Připravit oznámení ZP: otevře oznámení zdravotním pojišťovnám s obdobím události a pojišťovnou zaměstnance a hromadné oznámení rovnou sestaví. Nic se tím neodesílá.

Termíny se neodvozují ode dne události, ale z pravidel, která aplikace používá jinde. U několika lhůt aplikace přiznává, že je nemá z ověřeného zdroje: prohlášení poplatníka (§ 38k odst. 4 ZDP), pracovní smlouva ke dni nástupu (§ 34 odst. 2 zákoníku práce) a zápočtový list ke dni skončení (§ 313 odst. 1 zákoníku práce, jehož rozsah novela pro rok 2025 zúžila). Tyto termíny si ověřte podle platného znění. Vyřídil-li položky za víc lidí jiný systém, označte je hromadně v panelu Zákonné termíny na Mzdy → Přehled mezd, s povinnou poznámkou (viz § 85.14.3).

Upozornění na chybějící přihlášku. Není-li zaměstnanec přihlášen na ČSSZ nebo u pojišťovny, mzdový běh to ohlásí jako varování, ne blokaci: mzda za práci náleží bez ohledu na přihlášku. Varování je nutné vzít na vědomí. Ozve se, jen když platí všechno naráz: položka nástupního checklistu je nesplněná, k vztahu není evidovaná odpovídající povinnost podání, vztah není Nenastoupil ani archivovaný, nástup už nastal a vztah zakládá účast na pojištění. Dohoda s automatickým posouzením účasti, vztah bez účasti i cizinec s A1 tedy mlčí. Přihlášku podanou mimo aplikaci odškrtněte v checklistu, u víc lidí hromadně v panelu Zákonné termíny; nástup před 1. 7. 2026 je v sekci Bez termínu.

Časová osa zachovává stavové přechody, změny checklistu i rozdíl každé verze podmínek. Změnil-li vztah mezitím jiný uživatel, starší formulář se neuloží a je nutné načíst aktuální verzi.

86.12.15 Navazující agendy

Sekce Navazující agendy na kartě vztahu vede jedním kliknutím do agend: docházka a směny, nepřítomnosti, mzdové vstupy, pracovní cesty, opakované složky, průměrný výdělek, dohody o srážkách, exekuce, insolvence, zákonná evidence, vyživované osoby, personální spis, dokumenty a roční zúčtování. Cílová obrazovka se otevře zúžená na zaměstnance; zúžení je vidět v horní liště a jedním tlačítkem se ruší. Zužuje server, takže se člověk najde i tehdy, když by ležel na několikáté straně, a počty mluví o zúženém seznamu. Nedá-li zúžení žádný záznam, lišta to řekne větou.

Souhrn pod tlačítky ukazuje u agend se záznamy jejich počet, datum posledního a případně částku; prázdné agendy jmenuje jedna věta. Agenda bez oprávnění se nenabízí ani nezapočítává.

86.12.16 Personální spis

Personální spis je místo pro dokumenty a poznámky, které se netýkají výpočtu mzdy: smlouvy a dohody, dodatky, popis pozice, doklady o ukončení, osvědčení, lékařské prohlídky a školení. Otevírá se z karty vztahu v Navazujících agendách; stránka spisu má i výběr zaměstnance.

Nahrát jde víc souborů najednou; název se pak převezme z názvu souboru. Povolené jsou PDF, dokumenty Wordu a OpenOffice, tabulky, skeny (JPG, PNG, TIFF, HEIC), podepsané dokumenty (P7S, P7M, ASiC-E, ZFO) a e-maily, nejvýš 25 MB na soubor. Stejný soubor nejde k jednomu zaměstnanci nahrát dvakrát. Dokument s prošlou platností je označený Platnost skončila; Platnost do nemůže být dřív než datum dokumentu.

U dokumentu jsou akce Zobrazit (náhled PDF a obrázků), Stáhnout (originál), Upravit (druh, název, data a poznámka; soubor se nemění) a Smazat. Smazání nejde vrátit, soubor zůstane jen v dřívějších zálohách. Poznámky lze připnout, upravit a smazat; u každé je vidět, kdo a kdy ji zapsal.

Spis je soukromý a má vlastní oprávnění Personální spis. Výchozí ho dostávají role, které smějí spravovat zaměstnance; role jen pro čtení ho nemá. Spis neleží v sekci Dokumenty: soubory se ukládají zašifrované do samostatné složky a zálohují se vlastní úlohou cron-backup-personnel (viz Po instalaci). Poznámky jsou v databázi také zašifrované. Při výmazu osobních údajů se dokumenty i poznámky stanou nečitelnými. Zaměstnance s neprázdným spisem nejde smazat.

86.12.17 Skončení vztahu

Po akci Ukončit se na kartě vztahu objeví sekce Skončení vztahu. Je to jediné místo, kde se zadává, jak a proč vztah skončil. Odsud se předvyplní odhláška REGZEC A2 (důvod ukončení pro Úřad práce, čistý průměrný výdělek, odstupné) tlačítkem Předvyplnit ze skončení vztahu, převezme se způsob skončení do potvrzení zaměstnavatele pro Úřad práce (§ 313 odst. 2 zákoníku práce; ve formuláři potvrzení je volba zamčená) a založí se proplacení dovolené a odstupné jako vstupy posledního běhu. Schválení A2 i vydání potvrzení odmítne údaj, který záznamu odporuje. Bez záznamu se obě místa vyplňují ručně.

Způsob a důvod skončení

Způsob skončení (výpověď zaměstnavatele, dohoda, výpověď zaměstnance, okamžité zrušení, zkušební doba, uplynutí doby určité, úmrtí…) a u výpovědi zaměstnavatele, dohody a okamžitého zrušení i Zákonný důvod, jehož nabídka odpovídá způsobu. Dohoda z organizačních nebo zdravotních důvodů zakládá odstupné jako výpověď a v A2 jde jako důvod 4 nebo 5, protože jen u nich ČSSZ přijme údaj o odstupném. Dohoda bez důvodu jde jako důvod 2. Po uložení sekce ukáže kód důvodu pro A2 a způsob skončení pro potvrzení Úřadu práce.

Nevyčerpaná a přečerpaná dovolená

Sekce ukazuje zůstatek knihy dovolené za rok skončení a náhradu ve výši průměrného výdělku (§ 222 odst. 2 a 3 zákoníku práce); průměr je schválený průměr za čtvrtletí dne skončení.

• Proplatit nevyčerpanou dovolenou založí schválený vstup složky Náhrada mzdy za dovolenou za měsíc skončení a do knihy zapíše proplacení, takže zůstatek klesne na nulu. V JMHZ se náhrada objeví v náhradách za dovolenou.
• Srazit přečerpanou dovolenou založí záporný vstup téže složky (§ 147 odst. 1 písm. e) zákoníku práce). Zkontrolujte, že výplata neklesne pod nezabavitelnou částku; zbytek je nutné vymáhat jinak. Po úmrtí se přečerpaná dovolená nesráží (§ 328 odst. 2).
• Vzít vyrovnání dovolené zpět (v nabídce „…") založí opravný vstup ve stejném měsíci a proplacení v knize stornuje.

Proplácí se jen zůstatek roku skončení. Nevyčerpanou dovolenou z předchozího roku, která nebyla převedena, sekce ohlásí; převeďte ji v knize dovolené. Chybí-li průměr nebo nárok, sekce řekne co a pošle vás do Mzdy → Absence a dovolená (záložky Průměrný výdělek a Dovolená).

Odstupné

U výpovědi nebo dohody z organizačních důvodů sekce navrhne odstupné podle § 67 odst. 1 zákoníku práce: jednonásobek průměrného měsíčního výdělku při trvání poměru kratším než rok, dvojnásobek od roku do dvou let, trojnásobek od dvou let. Do trvání se započte předchozí poměr u téhož zaměstnavatele, skončil-li nejvýš šest měsíců před vznikem nového (§ 67 odst. 2). Konto pracovní doby podle § 86 odst. 4 zvýší odstupné o trojnásobek. Při dosažení nejvyšší přípustné expozice (§ 52 písm. e)) je odstupné dvanáctinásobek. Vyšší násobek podle kolektivní smlouvy nebo vnitřního předpisu zadejte do Násobek odstupného podle kolektivní smlouvy i s tím, o co se opírá; nižší než zákonný aplikace nepřijme.

Založit odstupné do posledního běhu založí schválený vstup složky Odstupné za měsíc skončení. V JMHZ je odstupné jen v úhrnu zúčtovaného příjmu a v základu daně, ne ve mzdě za práci ani v náhradách (pokyny MPSV); v Mzdy → Mzdové složky a vstupy má ve sloupci JMHZ stav Jen do úhrnu příjmu (bez rozpadu mzdy).

Před založením vyplňte Počet násobků průměru pro srážky. Exekuční a insolvenční srážky se z odstupného počítají zvlášť z každého násobku jako ze mzdy za jeden měsíc doby poskytování odstupného, s vlastní nezabavitelnou částkou (§ 299 odst. 4 o. s. ř.). Pole je předvyplněné z návrhu a sekce ukáže, do kdy doba poskytování trvá. Nastoupil-li zaměstnanec v té době jinam nebo mu vznikl jiný příjem, vyplňte Jiný příjem povinného od a případně potvrďte, že nezabavitelnou částku započítává nový plátce. Výpočet srážek popisuje § 88 Srážky z odstupného.

U výpovědi nebo dohody pro dlouhodobou zdravotní nezpůsobilost z pracovního úrazu nebo nemoci z povolání náleží jednorázová náhrada dvanáctinásobku průměrného měsíčního výdělku (§ 271ca zákoníku práce). Sekce ji spočítá a nabídne Založit náhradu. Vyberte Kdo náhradu vyplácí a Den výplaty:

• zaměstnavatel: vznikne schválený vstup složky Jednorázová náhrada při skončení (§ 271ca ZP) za měsíc výplaty; podléhá dani a srážkám, pojistné z ní neplyne. V den skončení ji lze vyplatit jen podle písemné dohody (§ 271ca odst. 2); výplata v dalším měsíci se zúčtuje jako odložený příjem, který aplikace pro hlášení rovnou potvrdí,
• pojišťovna přímo zaměstnanci: mzdový vstup nevzniká, aby se výplata nezdvojila; náhrada zůstane zapsaná pro A2.

V A2 se náhrada předvyplní jako jednorázová náhrada.

Úmrtí zaměstnance

Při způsobu skončení Úmrtí zaměstnance sekce vede osoby blízké podle § 328 zákoníku práce. Mzdová práva do trojnásobku průměrného měsíčního výdělku přecházejí postupně na manžela nebo partnera, děti a rodiče, žili-li se zaměstnancem ve společné domácnosti. Zapište jméno, vztah, společnou domácnost a účet (Přidat osobu); sekce označí, kdo nárok nabývá (první skupina v pořadí, uvnitř rovným dílem) a jeho podíl na limitu. Zbytek nároků, a všechny, není-li oprávněná osoba, je předmětem dědictví.

Zdanění výplaty pozůstalým aplikace neurčuje, zákon o daních z příjmů ho u nároků přešlých podle § 328 zákoníku práce výslovně neupravuje. Před výplatou zapište do Daňové posouzení výplaty pozůstalým, jak ji zdaníte a podle čeho, a potvrďte ho. Běží-li exekuce, insolvence nebo dohody o srážkách, sekce je ukáže s proklikem; ukončete je v jejich agendě, aplikace je sama nezastaví. A2 se předvyplní s příznakem skončení úmrtím a bez podkladů pro Úřad práce.

Zápočtový list a pokračující srážky

Zápočtový list (potvrzení o zaměstnání, § 313 odst. 1 zákoníku práce) se vytváří v části Dokumenty při skončení vztahu (viz Dokumenty a výstupy). Blok Pokračující srážky ze mzdy nabídne každou srážku, ve které má pokračovat další plátce:

• Exekuce s nesplacenou pohledávkou, i doručená a dosud neověřená,
• Dohoda o srážkách aktivní nebo pozastavená podle § 146 písm. b) zákoníku práce s nevyčerpaným limitem; srážky ze zákona podle § 147 odst. 1 (vrácení zálohy, nevyúčtovaná záloha, náhrada mzdy bez nároku) jsou pohledávky tohoto zaměstnavatele, které další plátce srážet nesmí, a nenabízejí se,
• Insolvence: zahájené řízení nebo oddlužení zapsané v měsíční evidenci srážek za měsíc skončení.

U každé doplňte oprávněného, orgán, který srážku nařídil, a spisovou značku; částky se přebírají z evidence srážek. Zápočtový list se nevydá, dokud údaje neodpovídají všem srážkám, které evidence zná. Soudu nebo exekutorovi oznamte skončení zvlášť do jednoho týdne (§ 295 odst. 2 o. s. ř., viz Srážky a exekuce).

Odložený příjem po skončení

Doplatek zúčtovaný v měsíci po skončení pracovního poměru (typicky odměnu) potvrďte v části Odložený příjem po skončení vztahu: měsíc zúčtování a druh *Příjem po skončení zaměstnání (1)*. Běh pak příjem přijme, pojistné vypočte za měsíc zúčtování a JMHZ ho vykáže samostatným formulářem Odložený příjem s ELDP za tento měsíc (0 dnů, kód s „P" na druhé pozici). Záloha na daň zůstává zálohou a hlášení uvádí podepsané prohlášení, ale měsíční slevu na poplatníka ani zvýhodnění na děti aplikace za měsíc, kdy už u vás nepracuje, neodečte: za měsíc je smí poskytnout jen jeden plátce a poplatník je mohl uplatnit u nového zaměstnavatele. Nárok si uplatní v ročním zúčtování nebo v přiznání. Bez potvrzení běh příjem po skončení odmítne a pošle vás sem.

Ostatní druhy odloženého příjmu (např. doplatek za dřívější měsíce trvajícího vztahu) a odložený příjem z dohod podejte opravným hlášením na ePortálu ČSSZ. U vztahu, jehož účast stojí na výši příjmu (dohoda, zaměstnání malého rozsahu, člen orgánu), běh odložený příjem nepřijme ani po potvrzení: s příjmem posledního měsíce může zpětně založit účast a opravu hlášení kvůli nemocenskému pojištění je třeba zaslat vždy. Kontrola běhu proto řekne, že hlášení i opravu podáte ručně přes ePortál ČSSZ.

86.12.18 Bezpečnost a časté chyby

Osoba může existovat bez aktivního vztahu. Neúplná data lze evidovat, výpočet, dokument nebo podání si ale doplnění vyžádá. Ověřujte identifikátory, pojišťovnu, účet, data vztahu a souběhy. Osobní a zdravotní údaje zpřístupněte jen podle role. Odkaz na dokument je volitelná stopa k bezpečně uloženému podkladu; nenahrazuje zákonný identifikátor a nesmí obsahovat tajné údaje. Podání, které aplikace nepodporuje, dokončete ručně.

Časté chyby:

• duplicitní karta osoby místo dalšího vztahu,
• přepsání historické podmínky bez data účinnosti,
• vstup přiřazený k jinému ze souběžných vztahů,
• skončení vztahu bez poslední mzdy, dokumentů nebo ruční oznamovací povinnosti.

86.13 Související kapitoly

• Úplné mzdy: jak začít a měsíční postup
• Nastavení mezd: účtárny, předkontace, importy zaměstnanců
• Mzdové složky a vstupy: pravidelné odměňování
• Mzdové běhy: výpočet a schválení mezd
• Podání a hlášení: přihlášky, změny, odhlášky a JMHZ
• Dokumenty a výstupy: zápočtový list a potvrzení
• Srážky a exekuce a Dohody o srážkách
• Výmaz osobních údajů