27. Drobný majetek

Cesta: Nákup → Drobný majetek

Drobný majetek je operativní evidence hmotných a nehmotných věcí dlouhodobějšího použití, které firma podle své vnitřní směrnice účtuje při pořízení přímo do nákladů. Nejde o zjednodušenou kartu dlouhodobého majetku: nemá odpisový plán ani zůstatkovou cenu.

27.1 Seznam a filtry

Seznam lze filtrovat podle stavu, textu, umístění a roku pořízení. Fulltext prohledává název, inventární číslo, dodavatele a odkaz na doklad. Tabulka ukazuje množství, cenu, umístění, odpovědnou osobu a stav.

Stavy jsou:

• V používání (in_use),
• Vyřazeno (disposed),
• Prodáno (sold).

Souhrn stránky počítá počet a cenu právě zobrazených řádků, nikoli nutně celé evidence mimo aktuální stránku. Pro celkové částky používej sestavy.

27.2 Co karta uchovává

Karta obsahuje zejména:

• název a volitelné inventární číslo,
• datum pořízení a datum uvedení do používání,
• množství, jednotkovou a celkovou cenu v CZK,
• dodavatele a snapshot čísla zdrojového dokladu,
• umístění, odpovědnou osobu a poznámku,
• stav, datum a důvod vyřazení,
• u prodeje vydanou fakturu, datum a evidenční prodejní cenu.

Karta smí mít nejvýše jeden přímý zdroj: řádek přijaté faktury, pokladní doklad nebo žádný zdroj u ruční evidence. Služba to kontroluje před zápisem a ověřuje, že zdroj i dodavatel patří aktuální firmě. Současný webový formulář výběr pokladního dokladu nenabízí, API a datový model jej podporují.

Ruční kartu použij pro historický majetek, dar nebo vklad, který nemá doklad v aplikaci. Cena musí být nezáporná, množství kladné a datum uvedení do používání nesmí předcházet pořízení.

27.3 Klasifikace na přijaté faktuře

Řádek přijaté faktury musí mít potvrzený druh Drobný majetek. Návrh může přijít z importu, rozpoznání textu nebo firemního pravidla v kapitole Šablony, konečné rozhodnutí však dělá účetní.

Zaúčtování faktury použije nákladovou předkontaci, typicky analytiku 501. Vytvoření karty poté účetní zápis neopakuje. Smazání karty také nesmaže náklad z deníku.

Rozlišuj:

• materiál a spotřebu,
• drobný hmotný či nehmotný majetek,
• dlouhodobý majetek nad pravidly firmy a zákona,
• soubor samostatných movitých věcí,
• technické zhodnocení.

Popis položky a cenový práh jsou pomůcky. Systém nezná skutečnou samostatnou použitelnost ani vnitřní směrnici.

27.4 Generování karet z dokladu

Z detailu přijaté faktury lze vytvořit karty ze všech kladných řádků klasifikovaných jako drobný hmotný nebo nehmotný majetek.

27.4.1 Idempotence

Editace faktury položky maže a znovu zakládá, proto idempotence nestojí pouze na ID řádku. Přirozeným klíčem je v rámci dokladu normalizovaný název + cena. Opakované spuštění nebo nevinná editace dokladu tak nevytvoří duplicitu.

Při synchronizaci se doplní nově klasifikované položky. Automatická karta bez protějšku se může odstranit jen tehdy, pokud je stále v používání a uživatel na ní nevyplnil inventární číslo, umístění, odpovědnou osobu ani poznámku. Ručně doplněná či vyřazená karta se potichu nemaže.

27.4.2 Slevy a cizí měna

Záporný řádek stejné faktury představující slevu nevytváří zápornou kartu. Služba jej poměrně rozloží mezi kladné majetkové řádky a haléřový zbytek přidá největší položce. Součet cen karet tak odpovídá čistému nákladu dokladu.

U cizoměnového dokladu se cena převede do CZK kurzem uloženým na faktuře. Stejný kurz se používá pro evidenční cenu i posouzení částky za kus.

Proforma ani zálohový doklad kartu nezakládají; pořízení vzniká až z finální faktury. Účtenku služba automaticky negeneruje, lze ji evidovat ručně.

27.4.3 Dobropis a vrácení dodavateli

Navázaný dobropis nevytváří záporný majetek. Podle parent_purchase_invoice_id najde původní doklad a podle názvu a absolutní ceny jen skutečně vracenou kartu označí jako vyřazenou. Částečný dobropis tak nevyřadí ostatní věci ze stejné faktury.

Nenavázaný dobropis nehádá původní kartu a nic automaticky nevyřadí. Účetní musí nejdřív doplnit vazbu nebo provést evidenční opravu ručně.

27.5 Úprava, vyřazení, prodej a obnovení

Kartu v používání lze upravit nebo vyřadit s datem a důvodem. Datum vyřazení nesmí předcházet pořízení. Vyřazení mění stav, ale kartu nemaže, aby byla zachovaná historická inventurní stopa.

Prodat vyžaduje vydanou fakturu stejné firmy a datum prodeje. Karta se propojí s dokladem a může uložit prodejní cenu bez DPH. Výnos a DPH vznikají zaúčtováním vydané faktury, nikoli kartou; pořizovací náklad už byl uplatněn, takže karta neúčtuje zůstatkovou cenu.

Pohodlnější cesta vede z druhé strany, přímo z faktury. V editoru vydané faktury zaškrtni Prodej majetku — u každé položky se objeví našeptávač karet v užívání (drobný i dlouhodobý majetek pohromadě). Vybraná karta předvyplní popis řádku a určí, kam půjde výnos: drobný majetek na 642 (tržby z prodeje materiálu, protože pořízením šel do spotřeby na 501), dlouhodobý na 641. Rozpad je po řádcích, takže jedna faktura může vedle sebe prodat majetek i fakturovat službu a každý řádek sedne na svůj účet. Po vystavení faktury se karta uzavře sama — drobný majetek přejde na *prodáno*, dlouhodobý se vyřadí včetně doúčtování zůstatkové ceny. Storno faktury karty vrátí do užívání.

Vyřazenou nebo prodanou kartu lze vrátit do stavu v používání. Obnovení vymaže údaje vyřazení/prodeje na kartě, ale nestornuje zdrojovou fakturu ani jiné ruční účetní zápisy. Ty musí účetní posoudit samostatně.

Kartu lze otevřít k prodeji i z opačné strany — z detailu přijaté faktury, ze které vznikla. U položky s vazbou na kartu se zobrazí její název a stav; u karty v používání odkaz Vyřadit prodejem otevře v evidenci drobného majetku rovnou okno prodeje pro tuto kartu, takže ji není třeba dohledávat ručně v seznamu.

Fyzické smazání používej jen pro chybně založenou kartu. Běžné vyřazení se eviduje stavem.

27.6 Sestavy

Sekce sestav nabízí PDF i XLSX:

27.6.1 Soupis k datu

Zahrne karty existující k rozhodnému dni a seskupí je podle umístění. Uvede inventární číslo, zdroj, dodavatele, odpovědnou osobu, množství a cenu. Karta vyřazená až po zvoleném dni v historickém soupisu zůstane.

27.6.2 Pohyby za období

Odděleně vypíše přírůstky podle data pořízení a úbytky podle data vyřazení/prodeje. Součástí jsou počty a celkové částky.

27.6.3 Rozpis nákladů

Rozpis nevychází z karet, ale z řádků přijatých faktur. Rozděluje materiál a drobný majetek a uvádí doklad, dodavatele, popis, množství a částku. Tím lze porovnat účetní podklad na 501 s operativní evidencí.

Rozdíl mezi rozpisem a cenou karet může znamenat chybějící kartu, slevu, dobropis, cizí kurz nebo chybnou klasifikaci. Není pokynem k automatickému doúčtování bez kontroly zdroje.

27.7 Inventura a měsíční kontrola

Při inventuře porovnej sestavu s fyzickou existencí, inventárními štítky, umístěním a odpovědnými osobami. Systém umí sestavit seznam a součty, nikoli potvrdit skutečný stav věci.

Měsíční kontrola porovnává náklady řádků označených jako drobný majetek s kartami v relevantním období. Chybějící pokrytí je varování, ne automatický zápis.

Uzávěrka může nabídnout volitelné časové rozlišení nákladu drobného majetku. Nejde o daňový odpis. Použije účetní politiku období a předkontaci 381/501, v dalším období vytvoří zrcadlové rozpuštění. Bez doložené doby užitku a významnosti návrh nepotvrzuj; podrobnosti jsou v kapitole Uzávěrka.

27.8 Oprávnění a chyby

Čtení, sestavy a export používají oprávnění accounting; založení, úprava, vyřazení, prodej, obnovení a smazání jeho zápisovou variantu. Modul je dostupný jen v podvojném účetnictví. API je tenantově omezené.

Nejčastější chyby:

• neplatné datum nebo nulové množství,
• zdrojový doklad, řádek, dodavatel či faktura prodeje patří jiné firmě,
• karta má současně více zdrojů,
• opakované vyřazení nebo prodej,
• prodej vyřazené karty bez předchozího obnovení,
• dobropis nemá vazbu na původní fakturu,
• položka je proforma, sleva nebo jiný druh nákladu a kartu nevytváří.