27. Drobný majetek

Návod, jak vést evidenci drobného majetku, který firma účtuje při pořízení rovnou do nákladů: jak karty vznikají z přijatých faktur, jak je vyřadit nebo prodat a jak připravit inventurní sestavy. Pro účetní a každého, kdo odpovídá za inventuru majetku.

27.1 Kdy to potřebujete

• Přišla faktura za věc dlouhodobějšího použití pod hranicí dlouhodobého majetku (například notebook) a chcete ji mít v evidenci.
• Pořídili jste majetek bez dokladu v aplikaci (dar, vklad, historický majetek) a potřebujete ho zaevidovat ručně.
• Věc se rozbila, ztratila, nebo ji prodáváte.
• Blíží se inventura a potřebujete soupis podle umístění a odpovědných osob.
• Chcete odsouhlasit účet 501 s operativní evidencí.

27.2 Než začnete

• Modul je dostupný firmám v podvojném účetnictví i v daňové evidenci a vyžaduje oprávnění k účetnictví. Pro čtení, sestavy a export stačí čtecí varianta, pro založení, úpravu, vyřazení, prodej, obnovení a smazání je potřeba zápisová varianta.
• V daňové evidenci evidence povinná není (§ 28 odst. 5 zákona o účetnictví je účetní předpis), pomáhá ale doložit výdaj a inventuru. Karty fungují stejně, jen nic neúčtují: výdaj nese peněžní deník při úhradě dokladu. Sestava Rozpis nákladů (účet 501) tu chybí, soupis k datu a pohyby za období jsou k dispozici.
• Drobný majetek je operativní evidence hmotných a nehmotných věcí dlouhodobějšího použití, které firma podle své vnitřní směrnice účtuje při pořízení přímo do nákladů. Nejde o zjednodušenou kartu dlouhodobého majetku: nemá odpisový plán ani zůstatkovou cenu.
• Rozhodněte, co je pro vás drobný majetek a co materiál či dlouhodobý majetek (viz § 27.9.2). Systém nezná skutečnou samostatnou použitelnost ani vaši vnitřní směrnici.

27.3 Krok za krokem: zaevidovat drobný majetek z přijaté faktury

Karty vznikají automaticky při uložení přijaté faktury, jejíž řádek má Druh nákladu Drobný majetek (nebo Drobný nehmotný majetek). Ruční generování tlačítkem neexistuje.

1. Otevřete přijatou fakturu (viz Přijaté faktury).
2. U každého řádku, který je drobný majetek, nastavte Druh nákladu na Drobný majetek. Návrh může přijít z importu, rozpoznání textu nebo firemního pravidla (viz Šablony), konečné rozhodnutí však dělá účetní.
3. Fakturu uložte a zaúčtujte. Zaúčtování použije nákladovou předkontaci, typicky analytiku 501.
4. Otevřete Nákup → Drobný majetek a zkontrolujte, že karta vznikla. Doplňte inventární číslo, umístění a odpovědnou osobu.

Jak poznáte, že je hotovo: v seznamu je karta se stavem V užívání, zdrojem Přijatá faktura a cenou odpovídající řádku faktury. Na kartě u položky v detailu faktury je vidět její název a stav.

27.3.1 Ruční karta

Ruční kartu použijte pro historický majetek, dar nebo vklad, který nemá doklad v aplikaci.

1. Otevřete Nákup → Drobný majetek a klikněte na Nová karta.
2. Vyplňte název, datum pořízení, množství a cenu, případně inventární číslo, umístění, odpovědnou osobu a poznámku.
3. Uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: hláška Karta založena. a karta je v seznamu se zdrojem Bez dokladu. Cena musí být nezáporná, množství kladné a datum uvedení do používání nesmí předcházet pořízení.

27.4 Krok za krokem: najít kartu v seznamu

1. Otevřete Nákup → Drobný majetek.
2. Filtrujte podle Stavu, Umístění, Roku pořízení nebo fulltextu Hledat. Fulltext prohledává název, inventární číslo, dodavatele a odkaz na doklad.
3. Tabulka ukazuje množství, cenu, umístění, odpovědnou osobu a stav.

Stavy jsou V užívání, Vyřazeno a Prodáno. Souhrn Součet stránky počítá počet a cenu právě zobrazených řádků, nikoli nutně celé evidence mimo aktuální stránku. Pro celkové částky použijte sestavy.

27.5 Krok za krokem: vyřadit nebo prodat kartu

27.5.1 Vyřazení

1. V seznamu u karty klikněte na Vyřadit.
2. Zadejte Datum vyřazení (nesmí předcházet pořízení) a Důvod vyřazení.
3. Potvrďte.

Jak poznáte, že je hotovo: hláška Karta vyřazena. a stav Vyřazeno. Karta se nemaže, aby byla zachovaná historická inventurní stopa.

27.5.2 Prodej z karty

1. V seznamu u karty klikněte na Prodat.
2. Vyhledejte Vydanou fakturu prodeje podle variabilního symbolu nebo odběratele. Pokud fakturu nemáte, použijte odkaz vystavit fakturu.
3. Zadejte Datum prodeje a volitelně Prodejní cenu bez DPH.
4. Potvrďte.

Jak poznáte, že je hotovo: hláška Karta prodána. a stav Prodáno. Výnos a DPH vznikají zaúčtováním vydané faktury, ne kartou. Zůstatková cena je 0 (náklad na 501 padl při pořízení), takže se z karty nic nedoúčtovává.

27.5.3 Prodej z vydané faktury

Pohodlnější cesta vede z druhé strany:

1. V editoru vydané faktury zaškrtněte Prodej majetku.
2. U každé položky vyberte kartu z našeptávače karet v užívání (drobný i dlouhodobý majetek pohromadě). Vybraná karta předvyplní popis řádku a určí, kam půjde výnos.
3. Fakturu vystavte.

Jak poznáte, že je hotovo: karta se po vystavení faktury uzavře sama. Drobný majetek přejde na *prodáno*, dlouhodobý se vyřadí včetně doúčtování zůstatkové ceny. Storno faktury karty vrátí do užívání.

Výnos z drobného majetku jde na účet 642 (tržby z prodeje materiálu, protože pořízením šel do spotřeby na 501), z dlouhodobého na 641. Rozpad je po řádcích, takže jedna faktura může vedle sebe prodat majetek i fakturovat službu a každý řádek sedne na svůj účet.

27.5.4 Prodej z detailu přijaté faktury

U položky s vazbou na kartu se v detailu přijaté faktury zobrazí její název a stav. U karty v užívání odkaz Vyřadit prodejem otevře v evidenci drobného majetku rovnou okno prodeje pro tuto kartu, takže ji není třeba dohledávat ručně v seznamu.

27.5.5 Vrácení do užívání

Vyřazenou nebo prodanou kartu vrátíte do stavu v užívání tlačítkem Vrátit do užívání. Hláška Karta vrácena do užívání. Obnovení vymaže údaje vyřazení nebo prodeje na kartě, ale nestornuje zdrojovou fakturu ani jiné ruční účetní zápisy. Ty musí účetní posoudit samostatně.

Fyzické smazání používejte jen pro chybně založenou kartu. Běžné vyřazení se eviduje stavem.

27.6 Krok za krokem: připravit sestavy a inventuru

1. Otevřete Nákup → Drobný majetek a přejděte do sekce Sestavy.
2. Zvolte sestavu a datum či období:

• Soupis drobného majetku k datu (pole Ke dni),
• Přírůstky a úbytky za období (pole Od a Do),
• Rozpis 501 dle druhu výdaje (pole Od a Do).

1. Klikněte na PDF nebo XLSX.
2. Při inventuře porovnejte sestavu s fyzickou existencí, inventárními štítky, umístěním a odpovědnými osobami.

Jak poznáte, že je hotovo: stáhne se soubor sestavy. Systém umí sestavit seznam a součty, nikoli potvrdit skutečný stav věci.

27.7 Když něco nejde

27.8 Související kapitoly

• Přijaté faktury - odkud karty vznikají.
• Majetek - dlouhodobý majetek s odpisy.
• Šablony - pravidla nákladů, která navrhují druh výdaje.
• Uzávěrka - volitelné časové rozlišení nákladu drobného majetku.

27.9 Podrobnosti a pravidla

27.9.1 Co karta uchovává

Karta obsahuje zejména:

• název a volitelné inventární číslo,
• datum pořízení a datum uvedení do používání,
• množství, jednotkovou a celkovou cenu v CZK,
• dodavatele a snapshot čísla zdrojového dokladu,
• umístění, odpovědnou osobu a poznámku,
• stav, datum a důvod vyřazení,
• u prodeje vydanou fakturu, datum a evidenční prodejní cenu.

Karta smí mít nejvýše jeden přímý zdroj: řádek přijaté faktury, pokladní doklad nebo žádný zdroj u ruční evidence. Služba to kontroluje před zápisem a ověřuje, že zdroj i dodavatel patří aktuální firmě. Současný webový formulář výběr pokladního dokladu nenabízí, API a datový model jej podporují.

Seznam fulltextem prohledává název, inventární číslo, dodavatele a odkaz na doklad.

27.9.2 Klasifikace na přijaté faktuře

Řádek přijaté faktury musí mít potvrzený druh Drobný majetek. Návrh může přijít z importu, rozpoznání textu nebo firemního pravidla v kapitole Šablony, konečné rozhodnutí však dělá účetní.

Zaúčtování faktury použije nákladovou předkontaci, typicky analytiku 501. Vytvoření karty poté účetní zápis neopakuje. Smazání karty také nesmaže náklad z deníku.

Rozlišujte:

• materiál a spotřebu,
• drobný hmotný či nehmotný majetek,
• dlouhodobý majetek nad pravidly firmy a zákona,
• soubor samostatných movitých věcí,
• technické zhodnocení.

Popis položky a cenový práh jsou pomůcky. Systém nezná skutečnou samostatnou použitelnost ani vnitřní směrnici. Hranice 80 000 Kč se poměřuje proti ceně za kus (§ 26 odst. 2 ZDP, § 28 odst. 5 ZoÚ, ČÚS 013).

27.9.3 Generování karet z dokladu

Karty se zakládají ze všech kladných řádků klasifikovaných jako drobný hmotný nebo nehmotný majetek.

Idempotence

Editace faktury položky maže a znovu zakládá, proto idempotence nestojí pouze na ID řádku. Přirozeným klíčem je v rámci dokladu normalizovaný název + cena. Opakované uložení nebo nevinná editace dokladu tak nevytvoří duplicitu.

Při synchronizaci se doplní nově klasifikované položky. Automatická karta bez protějšku se může odstranit jen tehdy, pokud je stále v užívání a uživatel na ní nevyplnil inventární číslo, umístění, odpovědnou osobu ani poznámku. Ručně doplněná či vyřazená karta se potichu nemaže.

Slevy a cizí měna

Záporný řádek stejné faktury představující slevu nevytváří zápornou kartu. Služba jej poměrně rozloží mezi kladné majetkové řádky a haléřový zbytek přidá největší položce. Součet cen karet tak odpovídá čistému nákladu dokladu.

Slevový řádek (Sleva, Rabatt, Aktionsrabatt, Discount, Kupon, Voucher, Promo) se přiřadí k položce, kterou zlevňuje, bez ohledu na to, jaký druh výdaje má sám na sobě. Stejně ho rozdělí zaúčtování i evidence, takže cena karty sedí na účet 501. Pravidla přiřazení:

• sleva, která mluví o dopravě („Sleva na dopravné"), patří k dopravě,
• sleva přesně ve výši dopravy (doprava zdarma) patří k dopravě,
• sleva, která jmenuje položku („Sleva AlzaPlus+"), patří k té položce,
• jinak patří ke zboží stejné sazby DPH, doprava, poplatky a služby slevu nenesou, je-li na dokladu i zboží.

Slevový řádek s ručně zvoleným účtem zůstává na svém účtu. Už zaúčtované doklady přeúčtuje php api/bin/purchase-discount-reclass.php (bez --apply jen vypíše kandidáty, s --supplier=N --id=N --apply přepíše zápis na místě a srovná karty).

U cizoměnového dokladu se cena převede do CZK kurzem uloženým na faktuře. Stejný kurz se používá pro evidenční cenu i posouzení částky za kus.

Proforma ani zálohový doklad kartu nezakládají, pořízení vzniká až z finální faktury. Účtenku služba automaticky negeneruje, lze ji evidovat ručně.

Dobropis a vrácení dodavateli

Navázaný dobropis nevytváří záporný majetek. Podle vazby na původní fakturu najde původní doklad a podle názvu a absolutní ceny jen skutečně vracenou kartu označí jako vyřazenou. Částečný dobropis tak nevyřadí ostatní věci ze stejné faktury.

Nenavázaný dobropis nehádá původní kartu a nic automaticky nevyřadí. Účetní musí nejdřív doplnit vazbu nebo provést evidenční opravu ručně.

27.9.4 Inventura a měsíční kontrola

Při inventuře porovnejte sestavu s fyzickou existencí, inventárními štítky, umístěním a odpovědnými osobami. Systém umí sestavit seznam a součty, nikoli potvrdit skutečný stav věci.

Měsíční kontrola porovnává náklady řádků označených jako drobný majetek s kartami v relevantním období. Chybějící pokrytí je varování, ne automatický zápis.

Uzávěrka může nabídnout volitelné časové rozlišení nákladu drobného majetku. Nejde o daňový odpis. Použije účetní politiku období a předkontaci 381/501, v dalším období vytvoří zrcadlové rozpuštění. Bez doložené doby užitku a významnosti návrh nepotvrzujte, podrobnosti jsou v kapitole Uzávěrka.

27.9.5 Sestavy

Sekce sestav nabízí PDF i XLSX:

• Soupis k datu zahrne karty existující k rozhodnému dni a seskupí je podle umístění. Uvede inventární číslo, zdroj, dodavatele, odpovědnou osobu, množství a cenu. Karta vyřazená až po zvoleném dni v historickém soupisu zůstane.
• Pohyby za období odděleně vypíše přírůstky podle data pořízení a úbytky podle data vyřazení či prodeje. Součástí jsou počty a celkové částky.
• Rozpis nákladů nevychází z karet, ale z řádků přijatých faktur. Rozděluje materiál (501.100) a drobný majetek (501.200) a uvádí doklad, dodavatele, popis, množství a částku. Tím lze porovnat účetní podklad na 501 s operativní evidencí.

Rozdíl mezi rozpisem a cenou karet může znamenat chybějící kartu, slevu, dobropis, cizí kurz nebo chybnou klasifikaci. Není pokynem k automatickému doúčtování bez kontroly zdroje.

27.9.6 Oprávnění a bezpečnost

Čtení, sestavy a export používají oprávnění k účetnictví, založení, úprava, vyřazení, prodej, obnovení a smazání jeho zápisovou variantu. Modul je dostupný v podvojném účetnictví i v daňové evidenci, rozpis nákladů jen v podvojném účetnictví. API je omezené na firmu.