27. Drobný majetek

Cesta: Nákup → Drobný majetek

Drobný majetek je operativní evidence hmotných a nehmotných věcí dlouhodobějšího použití, které firma podle své vnitřní směrnice účtuje při pořízení přímo do nákladů. Nejde o zjednodušenou kartu dlouhodobého majetku: nemá odpisový plán ani zůstatkovou cenu.

27.1 Seznam a filtry

Seznam lze filtrovat podle stavu, textu, umístění a roku pořízení. Fulltext prohledává název, inventární číslo, dodavatele a odkaz na doklad. Tabulka ukazuje množství, cenu, umístění, odpovědnou osobu a stav.

Stavy jsou:

• V používání (in_use),
• Vyřazeno (disposed),
• Prodáno (sold).

Souhrn stránky počítá počet a cenu právě zobrazených řádků, nikoli nutně celé evidence mimo aktuální stránku. Pro celkové částky používej sestavy.

27.2 Co karta uchovává

Karta obsahuje zejména:

• název a volitelné inventární číslo,
• datum pořízení a datum uvedení do používání,
• množství, jednotkovou a celkovou cenu v CZK,
• dodavatele a snapshot čísla zdrojového dokladu,
• umístění, odpovědnou osobu a poznámku,
• stav, datum a důvod vyřazení,
• u prodeje vydanou fakturu, datum a evidenční prodejní cenu.

Karta smí mít nejvýše jeden přímý zdroj: řádek přijaté faktury, pokladní doklad nebo žádný zdroj u ruční evidence. Služba to kontroluje před zápisem a ověřuje, že zdroj i dodavatel patří aktuální firmě. Současný webový formulář výběr pokladního dokladu nenabízí, API a datový model jej podporují.

Ruční kartu použij pro historický majetek, dar nebo vklad, který nemá doklad v aplikaci. Cena musí být nezáporná, množství kladné a datum uvedení do používání nesmí předcházet pořízení.

27.3 Klasifikace na přijaté faktuře

Řádek přijaté faktury musí mít potvrzený druh Drobný majetek. Návrh může přijít z importu, rozpoznání textu nebo firemního pravidla v kapitole Šablony, konečné rozhodnutí však dělá účetní.

Zaúčtování faktury použije nákladovou předkontaci, typicky analytiku 501. Vytvoření karty poté účetní zápis neopakuje. Smazání karty také nesmaže náklad z deníku.

Rozlišuj:

• materiál a spotřebu,
• drobný hmotný či nehmotný majetek,
• dlouhodobý majetek nad pravidly firmy a zákona,
• soubor samostatných movitých věcí,
• technické zhodnocení.

Popis položky a cenový práh jsou pomůcky. Systém nezná skutečnou samostatnou použitelnost ani vnitřní směrnici.

27.4 Generování karet z dokladu

Z detailu přijaté faktury lze vytvořit karty ze všech kladných řádků klasifikovaných jako drobný hmotný nebo nehmotný majetek.

27.4.1 Idempotence

Editace faktury položky maže a znovu zakládá, proto idempotence nestojí pouze na ID řádku. Přirozeným klíčem je v rámci dokladu normalizovaný název + cena. Opakované spuštění nebo nevinná editace dokladu tak nevytvoří duplicitu.

Při synchronizaci se doplní nově klasifikované položky. Automatická karta bez protějšku se může odstranit jen tehdy, pokud je stále v používání a uživatel na ní nevyplnil inventární číslo, umístění, odpovědnou osobu ani poznámku. Ručně doplněná či vyřazená karta se potichu nemaže.

27.4.2 Slevy a cizí měna

Záporný řádek stejné faktury představující slevu nevytváří zápornou kartu. Služba jej poměrně rozloží mezi kladné majetkové řádky a haléřový zbytek přidá největší položce. Součet cen karet tak odpovídá čistému nákladu dokladu.

U cizoměnového dokladu se cena převede do CZK kurzem uloženým na faktuře. Stejný kurz se používá pro evidenční cenu i posouzení částky za kus.

Proforma ani zálohový doklad kartu nezakládají; pořízení vzniká až z finální faktury. Účtenku služba automaticky negeneruje, lze ji evidovat ručně.

27.4.3 Dobropis a vrácení dodavateli

Navázaný dobropis nevytváří záporný majetek. Podle parent_purchase_invoice_id najde původní doklad a podle názvu a absolutní ceny jen skutečně vracenou kartu označí jako vyřazenou. Částečný dobropis tak nevyřadí ostatní věci ze stejné faktury.

Nenavázaný dobropis nehádá původní kartu a nic automaticky nevyřadí. Účetní musí nejdřív doplnit vazbu nebo provést evidenční opravu ručně.

27.5 Úprava, vyřazení, prodej a obnovení

Kartu v používání lze upravit nebo vyřadit s datem a důvodem. Datum vyřazení nesmí předcházet pořízení. Vyřazení mění stav, ale kartu nemaže, aby byla zachovaná historická inventurní stopa.

Prodat vyžaduje vydanou fakturu stejné firmy a datum prodeje. Karta se propojí s dokladem a může uložit prodejní cenu bez DPH. Výnos a DPH vznikají zaúčtováním vydané faktury, nikoli kartou; pořizovací náklad už byl uplatněn, takže karta neúčtuje zůstatkovou cenu.

Vyřazenou nebo prodanou kartu lze vrátit do stavu v používání. Obnovení vymaže údaje vyřazení/prodeje na kartě, ale nestornuje zdrojovou fakturu ani jiné ruční účetní zápisy. Ty musí účetní posoudit samostatně.

Fyzické smazání používej jen pro chybně založenou kartu. Běžné vyřazení se eviduje stavem.

27.6 Sestavy

Sekce sestav nabízí PDF i XLSX:

27.6.1 Soupis k datu

Zahrne karty existující k rozhodnému dni a seskupí je podle umístění. Uvede inventární číslo, zdroj, dodavatele, odpovědnou osobu, množství a cenu. Karta vyřazená až po zvoleném dni v historickém soupisu zůstane.

27.6.2 Pohyby za období

Odděleně vypíše přírůstky podle data pořízení a úbytky podle data vyřazení/prodeje. Součástí jsou počty a celkové částky.

27.6.3 Rozpis nákladů

Rozpis nevychází z karet, ale z řádků přijatých faktur. Rozděluje materiál a drobný majetek a uvádí doklad, dodavatele, popis, množství a částku. Tím lze porovnat účetní podklad na 501 s operativní evidencí.

Rozdíl mezi rozpisem a cenou karet může znamenat chybějící kartu, slevu, dobropis, cizí kurz nebo chybnou klasifikaci. Není pokynem k automatickému doúčtování bez kontroly zdroje.

27.7 Inventura a měsíční kontrola

Při inventuře porovnej sestavu s fyzickou existencí, inventárními štítky, umístěním a odpovědnými osobami. Systém umí sestavit seznam a součty, nikoli potvrdit skutečný stav věci.

Měsíční kontrola porovnává náklady řádků označených jako drobný majetek s kartami v relevantním období. Chybějící pokrytí je varování, ne automatický zápis.

Uzávěrka může nabídnout volitelné časové rozlišení nákladu drobného majetku. Nejde o daňový odpis. Použije účetní politiku období a předkontaci 381/501, v dalším období vytvoří zrcadlové rozpuštění. Bez doložené doby užitku a významnosti návrh nepotvrzuj; podrobnosti jsou v kapitole Uzávěrka.

27.8 Oprávnění a chyby

Čtení, sestavy a export používají oprávnění accounting; založení, úprava, vyřazení, prodej, obnovení a smazání jeho zápisovou variantu. Modul je dostupný jen v podvojném účetnictví. API je tenantově omezené.

Nejčastější chyby:

• neplatné datum nebo nulové množství,
• zdrojový doklad, řádek, dodavatel či faktura prodeje patří jiné firmě,
• karta má současně více zdrojů,
• opakované vyřazení nebo prodej,
• prodej vyřazené karty bez předchozího obnovení,
• dobropis nemá vazbu na původní fakturu,
• položka je proforma, sleva nebo jiný druh nákladu a kartu nevytváří.