33. GoPay

Stránka Peníze > GoPay zpracovává měsíční XML vyúčtování GoPay nebo výpisy z obchodního účtu ve formátu XLS/XLSX. K souboru lze současně nebo později přiložit původní PDF. XML obsahuje jednotlivé platby, vratky, poplatky i souhrnnou částku odeslanou na bankovní účet.

Funkce je dostupná firmám s podvojným účetnictvím.

Příchozí převod se dohledává ve výpisech GPC, PDF i v pohybech načtených přes bankovní API. Tyto zdroje jsou pro zaúčtování rovnocenné. E-mailové avízo je pouze předběžné a samo zaúčtování převodu nedokládá.

33.1 První nastavení

Před prvním importem vyberte analytické účty:

• GoPay účet (221) eviduje peníze, které už zákazníci zaplatili, ale GoPay je ještě neposlal na běžný účet.
• Cílový bankovní účet (221) je analytika skutečného účtu, na který GoPay posílá vyúčtování.
• Pohledávky (311) je účet použitý na vystavených fakturách a dobropisech.
• Nákladový účet poplatků slouží pro poplatky GoPay, například analytika účtu 568.
• Peníze na cestě (261) propojí souhrnný převod z GoPay s jednou příchozí platbou na bankovním výpisu.

GoPay účet a cílový bankovní účet musí být dvě různé analytiky. Dále nastavte účet odesílatele GoPay, kód banky a povolený rozdíl data mezi XML a bankovním pohybem.

33.2 Úhrada faktury v den platby

Úhrada faktury platebním tlačítkem GoPay nese u platby referenci GOPAY:<GoPay ID platby>. Jakmile se taková úhrada uloží, aplikace ji hned zaúčtuje k datu platby zápisem 221 GoPay / 311 Pohledávky. Pohledávka tím zaniká ve stejný den, kdy je faktura v modulu i v saldokontu uhrazená, a hlavní kniha se saldokontem souhlasí i na konci měsíce, kdy vyúčtování GoPay ještě nedorazilo. Peníze od té chvíle drží GoPay, takže je vidíte na GoPay účtu.

Takové úhrady ukazuje sekce Čeká na vyúčtování. Součet sekce je částka, kterou GoPay pošle v příštím vyúčtování (před odečtením poplatků a vratek). Při importu vyúčtování se platba se stejným GoPay ID, částkou a měnou převezme mezi pohyby vyúčtování bez dalšího účetního zápisu. Nesouhlasí-li částka nebo měna, pohyb vyúčtování zůstane ve stavu Ke kontrole.

Pokud úhradu nelze zaúčtovat hned (faktura ještě není zaúčtovaná, datum platby leží v zamčené části účetnictví), úhrada se uloží a v sekci zůstane s důvodem chyby. Tlačítko Zaúčtovat úhrady čekající na vyúčtování zaúčtuje tyto úhrady i starší GoPay úhrady bez zápisu. Opakované použití nic nezdvojí. Totéž dělá příkaz php api/bin/gopay-post-pending.php --apply.

Smazání úhrady faktury smaže i její zápis ke dni platby, pokud leží v otevřeném a nezamčeném období. Úhradu, kterou už převzalo vyúčtování, smazat nelze. Nejdřív je potřeba smazat vyúčtování.

33.3 Import vyúčtování

1. V administraci GoPay stáhněte Clearing XML za uzavřené období.
2. Na stránce Peníze > GoPay vyberte XML, volitelně přidejte odpovídající PDF a zvolte Načíst a zaúčtovat.
3. Aplikace ověří strukturu XML i všechny kontrolní součty.
4. Jednotlivé pohyby spáruje s doklady a vytvoří účetní zápisy.
5. Souhrnnou výplatu se pokusí spárovat s již naimportovaným bankovním výpisem.

Stejné XML lze nahrát opakovaně. Nevzniknou duplicitní účetní zápisy, existující vyúčtování se pouze znovu zpracuje. To je užitečné, pokud byl bankovní výpis nebo některý doklad načten až později.

Místo XML lze nahrát výpis z obchodního účtu (XLS nebo XLSX) za zvolené období. Aplikace ověří, že součet pohybů odpovídá počátečnímu a konečnému zůstatku výpisu. Výpis se od XML liší ve třech věcech:

• Neobsahuje GoPay ID platby. Platbu proto převezme úhrada faktury se stejným číslem objednávky, částkou a měnou, jejíž datum se od pohybu liší nejvýše o tři dny. Pokud takovou úhradu nenajde, páruje se platba s fakturou podle čísla objednávky stejně jako u XML.
• Výplata vyúčtování na bankovní účet a poplatek za vyúčtování jsou ve výpisu až v období, kdy je GoPay odeslal, obvykle tedy ve výpisu za další měsíc. Výplata nese ve sloupci ID objednávky/VS číslo vyúčtování a páruje se s bankovním převodem podle tohoto variabilního symbolu.
• Výpis obsahující výplaty více vyúčtování nelze načíst. V takovém případě nahrajte XML jednotlivých vyúčtování nebo výpis za kratší období.

XML a výpisy lze kombinovat. Pohyb, který už eviduje dříve načtené vyúčtování nebo výpis, se znovu nezaloží ani nezaúčtuje. Výplatu a poplatek vyúčtování aplikace pozná podle čísla vyúčtování, platby a vratky podle typu, čísla objednávky, částky a data. Pokud jsou všechny pohyby souboru už evidované, import skončí upozorněním a nic nezmění. Stejný výpis stažený znovu se pozná podle obsahu a jen se znovu zpracuje.

V seznamu vyúčtování tlačítko u každého záznamu stáhne původní soubor ve formátu, ve kterém byl nahrán (XML, XLS nebo XLSX).

Pokud příchozí převod nejprve dorazí jen jako bankovní avízo, otevřete u něj Ručně spárovat. Aplikace nabídne odpovídající GoPay vyúčtování podle částky, měny, variabilního symbolu, data a účtu odesílatele. Avízo se nezaúčtuje. Po importu skutečného GPC výpisu se vazba automaticky převede na jeho bankovní pohyb a teprve ten vytvoří zápis přijetí převodu 221 Banka / 261 Peníze na cestě.

33.4 Párování dokladů

Platba se páruje přednostně podle GoPay ID uloženého u úhrady faktury. Pokud tam ID není, použije se přesné Číslo objednávky dodavatele uložené na dokladu spolu s částkou a měnou. U historických dokladů zůstává fallback na řádek Objednávka: MYU... v poznámce. Vratka se stejným způsobem páruje s dobropisem. Po úspěšném spárování vratky se dobropis označí jako zaplacený k datu vratky. Volba Zpracovat znovu tímto způsobem dorovná i dříve spárovaný dobropis, který ještě zůstal ve stavu nezaplaceno.

Doklad musí být před importem zaúčtovaný. Pokud chybí, částka nesouhlasí nebo je výsledek nejednoznačný, pohyb zůstane ve stavu Ke kontrole. Po opravě dokladu zvolte u vyúčtování Zpracovat znovu.

V účetním deníku je vazba obousměrná. U zaúčtování faktury nebo dobropisu se v části Souvisí zobrazí konkrétní GoPay pohyb a jeho zápis. Z GoPay zápisu se lze stejným způsobem vrátit na zaúčtování dokladu. Vazba se odvozuje z uloženého GoPay pohybu, takže se zobrazuje i u dříve importovaných vyúčtování.

33.5 Účetní zápisy

Automatické účtování používá následující schéma:

Příchozí bankovní převod se páruje pouze při shodě částky, měny, clearingového variabilního symbolu, časového okna a nastaveného účtu odesílatele. Samotné číslo účtu GoPay nestačí, protože stejný účet používají i jiná vyúčtování.

33.6 Kontrola výsledku

Seznam ukazuje počet všech a zaúčtovaných pohybů. Stav Hotovo znamená, že jsou zaúčtované všechny pohyby a je spárovaný i bankovní převod. Stav Vyžaduje kontrolu obsahuje v detailu konkrétní důvod u problematického pohybu nebo převodu.

Původní XML zůstává uložené u vyúčtování a lze je kdykoli znovu stáhnout. PDF lze v detailu vyúčtování dodatečně nahrát, nahradit, stáhnout nebo samostatně smazat. Samostatné smazání PDF nemění XML, pohyby ani účetní zápisy.

33.7 Smazání importu

Admin může importované vyúčtování smazat ze seznamu. Smazání odstraní původní XML, přiložené PDF, jednotlivé GoPay pohyby a účetní zápisy, které z nich modul vytvořil. Faktury, dobropisy a jejich úhrady zůstanou zachované. Pokud modul pro příchozí převod použil účetní zápis, který existoval už před zpracováním XML, tento zápis se nesmaže. Úhrady faktur zaúčtované ke dni platby se také nesmažou: vrátí se i se svým zápisem do sekce Čeká na vyúčtování a příští import je převezme znovu.

Vyúčtování lze smazat jen tehdy, když všechny jeho účetní zápisy patří do otevřeného a nezamčeného období a nebyly stornované. Po smazání lze stejné XML znovu importovat.