34. Dokumenty

Návod, jak v MyÚčtu ukládat, hledat a třídit libovolné soubory k podnikání (smlouvy, skeny, datové zprávy) a jak je připojit k fakturám a klientům. Pro každého, kdo s doklady pracuje, i pro účetní, která po klientovi chybějící podklady vyžaduje.

34.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• potřebujete uložit smlouvu, sken účtenky, XML nebo ISDOC, datovou zprávu (ZFO) či elektronický podpis (P7S),
• chcete k faktuře, klientovi nebo zakázce přiložit podklad,
• hledáte soubor podle slova, které je uvnitř dokumentu,
• máte celý adresář z disku nebo archiv ZIP a chcete ho mít v aplikaci i se složkami,
• smazali jste dokument omylem a chcete ho vrátit,
• vám klient nedodal doklad k platbě a chcete ho vyžádat.

Sekce Dokumenty je úložiště pro soubory, které k podnikání patří, ale nejsou to přímo faktury. Najdete ji v menu Dokumenty → Dokumenty. Vše je odděleně po firmách (dodavatelích): co nahrajete pod jednou firmou, pod jinou neuvidíte.

34.2 Než začnete

• Firma. V přepínači firem mějte zvolenou firmu, do jejíhož úložiště soubory patří.
• Oprávnění. Procházet, otevírat, hledat a stahovat smí i uživatel jen pro čtení. Nahrávat, mazat, přesouvat, označovat tagy a vytvářet vazby smí účetní a administrátor.
• Osobní, nebo firemní. Nad seznamem je přepínač Firemní / Osobní. Zvolte vrstvu, do které soubor patří (viz § 34.10.4).
• Klientský portál. Chcete-li po klientovi chybějící doklady, musí mít klient v portálu přístup (Klientský portál).

34.3 Krok za krokem: nahrát soubory

1. Otevřete Dokumenty → Dokumenty a přejděte do složky, kam soubory patří. Nové soubory se vždy nahrají do aktuálně otevřené složky.
2. Zvolte způsob nahrání vpravo nahoře:

• Nahrát soubory vybere jeden nebo více souborů,
• Nahrát složku vybere celý adresář z disku, podsložky se v aplikaci vytvoří,
• nebo soubory či celé složky přetáhněte kamkoli do okna sekce (Přetáhni sem soubory nebo celé složky).

1. Nahráváte-li archiv ZIP, zvolte přepínačem Soubory ZIP, co se s ním stane:

• Rozbalit a kategorizovat archiv rozbalí, podsložky promítne do stromu složek a každý soubor uloží samostatně,
• Nahrát jako jeden ZIP nechá archiv jako jediný soubor ke stažení.

1. Velké soubory a složky se nahrávají na pozadí. Průběh uvidíte v panelu úloh.

Jak poznáte, že je hotovo: soubory se objeví v seznamu a ohlásí se hláška o počtu nahraných souborů. Co se nenahrálo, aplikace vypíše i s důvodem (například nepodporovaný typ, spustitelný soubor, příliš velký soubor, prázdný soubor).

34.4 Krok za krokem: najít dokument

1. Otevřete Dokumenty → Dokumenty.
2. Do pole Hledat v dokumentech (název, obsah)… napište alespoň dva znaky.
3. Chcete-li hledat podle štítku, klikněte na tag v nabídce Všechny tagy. Filtr zrušíte tlačítkem Zrušit filtr.
4. Dokument otevřete kliknutím. Náhled se zobrazí přímo v detailu (PDF, obrázky, XML, TXT, GPC, ABO a CSV). Ostatní typy souborů lze jen Stáhnout.

Jak poznáte, že je hotovo: v seznamu zůstanou jen vyhovující dokumenty. Když nic nevyhovuje, uvidíte Nic nenalezeno.

34.5 Krok za krokem: připojit dokument k faktuře, klientovi nebo zakázce

Z dokumentu:

1. Otevřete detail dokumentu.
2. V sekci Souvisí s klikněte na Přidat vazbu a začněte psát. Našeptávač nabízí vystavené i přijaté faktury, klienty, zakázky a pokladní doklady. Hledat můžete podle čísla dokladu, názvu firmy, e-mailu, IČ nebo DIČ, názvu či čísla projektu, u pokladních dokladů i podle partnera a popisu.
3. Klikněte na nabídku. Vazba je hotová.
4. Vazbu zrušíte tlačítkem Odpojit. Dokument se tím nesmaže.

Z faktury, klienta nebo zakázky:

1. Otevřete detail vystavené faktury, přijaté faktury, klienta nebo zakázky.
2. V panelu Dokumenty klikněte na Připojit dokument a vyberte soubor.
3. Pokladní doklad má stejný panel pod názvem Přílohy. Sken do něj nahrajete rovnou (viz § 32.11.2.2).

Jak poznáte, že je hotovo: vazba je vidět na obou stranách, v detailu dokumentu i v panelu Dokumenty u faktury nebo klienta.

Kliknutí na navázaný pokladní doklad otevře jeho detail nad seznamem pokladních pohybů. Detail se zobrazí i tehdy, když doklad nespadá do zvoleného období nebo aktuální stránky seznamu. Tlačítkem Zavřít se vrátíte k seznamu.

34.6 Krok za krokem: uspořádat dokumenty

Složky a tagy:

1. Novou složku založíte tlačítkem Nová složka. Složky se dají přejmenovat a přesouvat. Přesun je okamžitý, nic se nekopíruje.
2. Tagy přidáte v detailu dokumentu v poli Přidat tag a stisknout Enter.
3. Seznam přepnete mezi Mřížka a Seznam.

Hromadné akce:

1. Zaškrtněte více dokumentů i složek najednou (Vybrat vše označí všechny).
2. V liště nahoře zvolte:

• Přesunout do jiné složky (cíl vyberete ve stromu),
• Otagovat (jen u souborů),
• Stáhnout ZIP vybraných souborů i složek (zachová strukturu složek),
• Smazat (do koše, u složky včetně obsahu).

1. Výběr zrušíte tlačítkem Zrušit výběr.

Jak poznáte, že je hotovo: hláška Uloženo a dokumenty jsou v nové složce.

34.7 Krok za krokem: smazat a obnovit z koše

1. Dokument nebo složku smažte tlačítkem Smazat a potvrďte dotaz. Dokument se přesune do koše.
2. Koš otevřete tlačítkem Koš. Vidíte v něm smazané dokumenty i složky.
3. Omylem smazanou položku vraťte tlačítkem Obnovit.
4. Chcete-li koš definitivně vyprázdnit, klikněte na Vysypat koš a potvrďte.
5. Zpět do běžného seznamu se vrátíte tlačítkem Zpět z koše.

Jak poznáte, že je hotovo: obnovená položka je opět ve své složce. Po vysypání hlásí aplikace Koš je prázdný.

34.8 Krok za krokem: vyžádat od klienta chybějící podklady

Postup je pro účetní nebo administrátora. Klient odpovídá v klientském portálu.

1. Otevřete Firma → Chybějící doklady (stránka Vyžádané doklady).
2. Klikněte na Nový požadavek.
3. Vyplňte povinný Popis (co chybí, například doklad k platbě). Volitelně doplňte Částku, Datum (kontext) a Termín.
4. Klikněte na Založit požadavek.
5. Požadavek lze založit i přímo z nespárovaného bankovního pohybu. Vazba na pohyb zůstane zachována pro kontrolu úplnosti.
6. Až klient doklad v portálu odevzdá, požadavek přejde do stavu Nahráno - čeká na kontrolu. Zkontrolujte podklad a požadavek uzavřete tlačítkem Uzavřít.
7. Klient poslal špatný soubor? Požadavek znovu otevřete tlačítkem Znovu otevřít.
8. Požadavek, který už nepotřebujete, zrušíte v řádku tlačítkem pro smazání a potvrzením.

Jak poznáte, že je hotovo: požadavek má stav Vyřízeno a počet otevřených požadavků nad seznamem klesl.

Seznam filtrujete podle stavu (Všechny stavy). Prošlý termín je v seznamu zvýrazněný.

34.9 Když něco nejde

34.10 Podrobnosti a pravidla

34.10.1 Organizace - složky, vazby a tagy

Dokumenty organizujete třemi způsoby, které se doplňují:

• Strom složek. Klasické složky a podsložky jako na disku. Složky jsou virtuální (soubor fyzicky leží podle svého otisku), takže přesun složky je okamžitý.
• Vazby na entitu. Dokument můžete připojit k vystavené faktuře, přijaté faktuře, klientovi nebo zakázce. Vazba je oboustranná, vidíte ji v detailu dokumentu i v panelu Dokumenty v detailu faktury nebo klienta.
• Tagy. Volné štítky pro průřezové hledání (například smlouva, 2026, GDPR).

Velikost každé složky je vidět přímo v dlaždici.

34.10.2 Soubory ZIP a datové zprávy ZFO

Rozbalený archiv ZIP se zpracovává bezpečně. Podsložky uvnitř se promítnou do stromu složek.

Nahraná ZFO (stažená nebo odeslaná datová zpráva) se automaticky rozbalí:

• uloží se veškerá metadata zprávy: ID zprávy, odesílatel, příjemce, předmět, datum dodání i odeslání (zobrazí se v detailu v panelu Datová zpráva),
• jednotlivé přílohy zprávy se uloží jako samostatné dokumenty navázané na původní ZFO,
• případný odpojený podpis P7S se napáruje na podepsaný dokument.

34.10.3 Náhledy a vyhledávání

U PDF a obrázků se generují náhledy (thumbnaily) a v detailu je inline náhled přímo v aplikaci, stejně jako u přijatých faktur. V detailu lze otevřít také XML (odsazené a čitelně formátované), TXT, GPC a ABO (text s čísly řádků) a CSV (tabulka s automaticky rozpoznaným oddělovačem). Velké textové soubory mají náhled omezený, celý originál zůstává vždy dostupný ke stažení. Ostatní typy souborů se z bezpečnostních důvodů nabízejí pouze ke stažení.

Pole Hledat prohledává názvy, popisy i obsah dokumentů. U PDF s textovou vrstvou, dokumentů Office (DOC, XLS) a XML se text indexuje při nahrání, takže dokument najdete i podle slova uvnitř. Naskenované PDF bez textové vrstvy zůstává dohledatelné podle názvu a tagů.

34.10.4 Firemní a osobní dokumenty

Přepínač Firemní / Osobní řídí, kterou vrstvu dokumentů procházíte:

• Firemní. Klasické sdílené úložiště. Vidí ho každý, kdo má k sekci Dokumenty přístup.
• Osobní. Dokumenty patřící konkrétnímu uživateli. Běžný uživatel vidí jen svoje vlastní. Administrátor vidí osobní dokumenty všech uživatelů firmy a vedle přepínače má výběr konkrétního vlastníka (nebo volbu Všichni vlastníci).

Rozlišení firemní a osobní je vlastnost každého jednotlivého dokumentu, ne složky. Složky samotné vrstvu nemají a procházejí se společně. Rozlišení platí důsledně v celé sekci: v seznamu, ve fulltextovém hledání, ve filtru podle tagu, při párování s fakturami a klienty i v koši. Osobní dokument cizího uživatele se běžnému uživateli nezobrazí v žádném z těchto míst, ani v hromadném exportu ZIP.

34.10.5 Oprávnění

• Jen pro čtení. Procházení, náhledy, fulltext, stahování a export.
• Účetní a administrátor. Navíc nahrávání, mazání, přesouvání, tagy a vazby.

34.10.6 Stavy požadavků na chybějící podklady

Každý řádek na stránce Vyžádané doklady je pracovní požadavek, ne další složka. Má povinný popis a volitelnou částku, datum účetního případu a termín dodání.

• Vyžádáno. Podklad ještě nebyl doručen. Prošlý termín se v seznamu zvýrazní.
• Nahráno - čeká na kontrolu. Klient v portálu odevzdal PDF, obrázek nebo ISDOC. Originál čeká v Nákup → Příchozí doklady mimo účetnictví. Odkaz na přijatou fakturu se objeví až po zpracování účetní.
• Vyřízeno. Účetní podklad zkontrolovala a požadavek ručně uzavřela. Vyřízený požadavek lze znovu otevřít, například když klient dodal nesprávný soubor.

Požadavky smí zakládat, řešit, znovu otevírat a mazat účetní nebo administrátor. Uživatel jen pro čtení je může prohlížet. Klient pracuje jen se svými požadavky v klientském portálu a nemá přístup ke správě požadavků.

Podání od klienta se ukládá jako originál (auditní stopa), hlídají se přesné duplicity a účetní může vyžádat náhradní soubor, aniž by se původní verze ztratila. Celý postup je v § 9.4 Klientský portál.

Klient může vlastní čekající předání odstranit před zahájením zpracování. Originál se přesune do koše a související nahraný požadavek se vrátí do stavu Vyžádáno. Odmítnutí účetní s povinným důvodem naopak originál zachová a klient může nahrát opravenou náhradu. Doklady již použité v jiné agendě a vyřízené požadavky jsou proti smazání podání chráněné.

Otevřený požadavek ve stavu Vyžádáno se promítá také do fronty K doúčtování. U bankovního pohybu se jeho existence ukáže v Úplnosti dokladů, ale pohyb z kontroly zmizí až po doložení a správném účetním zpracování. Samotné založení požadavku ho neřeší.

34.10.7 Přílohy účetních zápisů (§ 33a)

Kromě obecného úložiště má MyÚčto samostatnou, oddělenou evidenci příloh přímo u jednotlivých zápisů v účetním deníku. Je to sken faktury, dodacího listu nebo jiného průkazného dokladu, který dokládá konkrétní účetní zápis podle § 33a zákona o účetnictví. Tuto přílohu nenahráváte v sekci Dokumenty, ale v detailu zápisu v Účetním deníku. Tady popisujeme jen princip, protože jde o technicky příbuzné, ale oddělené úložiště.

34.10.7.1 Proč oddělené úložiště

Přílohy zápisu mají vlastní databázovou tabulku a vlastní diskový prostor (storage/journal/, mimo storage/documents/, které používá zbytek kapitoly). Bajty se ukládají stejně jako u Dokumentů podle otisku, ale deduplikace a mazání posledního zbylého souboru se počítá jen mezi přílohami zápisů a nikdy se nekříží s obecným úložištěm. Díky tomu:

• průkazný záznam k zápisu nejde smazat ani přesunout přes rozhraní Dokumentů,
• práva k přílohám zápisu se řídí účetní rolí, ne oprávněními k sekci Dokumenty,
• životní cyklus přílohy je svázaný se zápisem (smazání zápisu smaže i jeho přílohy).

34.10.7.2 Nahrávání a limity

U zápisu jde nahrát více souborů najednou. Každý soubor se zpracuje samostatně. Pokud jeden selže (například je duplicitní), zbytek dávky se přesto nahraje a v odpovědi uvidíte přehled, co se povedlo a co ne, s důvodem (například „už evidováno", „příliš velký").

• Nejvýše 20 MiB na jeden soubor.
• Nejvýše 100 MiB celkem na jeden zápis (součet všech jeho příloh).
• Deduplikace podle obsahu. Stejný soubor (stejný otisk sha256) nejde ke stejnému zápisu přiložit dvakrát, vrátí se chyba „už evidováno". Ke různým zápisům jej přiložit lze, bajty na disku se sdílejí.
• Typ souboru se stejně jako u Dokumentů pozná z obsahu, ne z přípony. Spustitelné a aktivní obsahy (skripty, HTML, SVG) jsou odmítnuty stejným blocklistem jako v § 34.10.9.
• Rozpoznávané typy jsou PDF, obrázek, XML nebo ISDOC(x) a ZFO. Ostatní se uloží jako „ostatní".

34.10.7.3 Popisek, stažení a mazání

• Ke každé příloze lze dopsat nebo upravit popisek (do 255 znaků). Každá změna se zapisuje (před a po) do historie zápisu.
• Příloha se vždy stahuje jako soubor ke stažení. Na rozdíl od Dokumentů se příloha zápisu nikdy nezobrazuje inline v prohlížeči, ani PDF.
• Smazání přílohy odstraní záznam u zápisu. Samotný soubor na disku zmizí, jen když na jeho otisk neukazuje žádná jiná příloha (stejný princip jako u Dokumentů, počítaný odděleně).

34.10.7.4 Oprávnění

• Čtení seznamu příloh u zápisu: kdokoli s přístupem k účetnímu deníku (od role jen pro čtení).
• Nahrávání, mazání a úprava popisku: jen role účetní nebo administrátor.

34.10.8 Zálohování

Dokumenty zálohuje samostatná plánovaná úloha cron-backup-documents (viz Systém → Plánované úlohy), oddělená od zálohy PDF faktur. Zálohuje celé úložiště storage/documents/ (všechny typy souborů) do storage/backup/{db}-documents-RRRR-MM-DD.zip s retencí 30 denních a 12 měsíčních záloh. Náhledy se nezálohují, regenerují se. Zálohu lze volitelně šifrovat heslem cron.backup.password v cfg.php (AES-256, společné pro všechny typy záloh, viz § 5.5 Cron skripty).

34.10.9 Bezpečnost

Sekce přijímá libovolné soubory, proto je nahrávání chráněné. Typ se ověřuje podle obsahu (ne podle přípony), spustitelné soubory a HTML či SVG jsou odmítnuty, rozbalování ZIP má ochranu proti „zip bombě" i průniku cesty (Zip Slip) a parsování ZFO a XML je chráněno proti útokům přes XML entity (XXE).

34.11 Související kapitoly

• Připojení skenů k dokladům - hromadné připojení skenů ke stávajícím dokladům
• Klientský portál - předávání a vyžádání dokladů od klienta
• Pokladna - přílohy pokladních dokladů
• Účetní deník - přílohy účetních zápisů
• Fronta K doúčtování a Úplnost dokladů