34. Dokumenty

Sekce Dokumenty je úložiště pro libovolné soubory, které k podnikání patří, ale nejsou to přímo faktury — smlouvy, naskenované doklady, XML/ISDOC, datové zprávy ze schránky (ZFO), elektronické podpisy (P7S), tabulky a další. Najdeš ji v menu hned před sekcí Daně.

Vše je odděleně per dodavatel (firma/IČO) — co nahraješ pod jednou firmou, nevidíš pod jinou.

34.1 Organizace — složky, vazby a tagy

Dokumenty organizuješ třemi způsoby, které se doplňují:

• Strom složek — klasické složky a podsložky jako na disku. Složky jsou „virtuální" (soubor fyzicky leží podle svého otisku), takže přesun složky je okamžitý a nic se nekopíruje.
• Vazby na entitu — dokument můžeš připojit ke konkrétní vystavené faktuře, přijaté faktuře, klientovi nebo zakázce. Vazba je oboustranná: uvidíš ji jak v detailu dokumentu, tak v panelu *Dokumenty* v detailu té faktury/klienta.
• Tagy — volné štítky pro průřezové hledání (např. smlouva, 2026, GDPR).

34.2 Nahrávání

V pravém horním rohu jsou tři způsoby (potřebuješ právo zápisu):

• Nahrát — vybere jeden nebo více souborů.
• Nahrát složku — vybere celý adresář z disku; jeho podsložky se v aplikaci automaticky vytvoří.
• Drag & drop — přetáhni soubory nebo celé složky kamkoli do okna sekce. Struktura podsložek se zrekonstruuje.

Nové soubory se nahrají do aktuálně otevřené složky.

34.2.1 Soubory ZIP — dva režimy

Přepínač Soubory ZIP určuje, co se stane s nahraným .zip:

• Rozbalit a kategorizovat — archiv se bezpečně rozbalí, podsložky uvnitř se promítnou do stromu složek a každý soubor se uloží samostatně.
• Nahrát jako jeden ZIP — archiv zůstane jako jeden soubor ke stažení.

34.2.2 ZFO — datové zprávy ze schránky

Když nahraješ ZFO (stažená nebo odeslaná datová zpráva), aplikace ji automaticky rozbalí:

• uloží se veškerá metadata zprávy — ID zprávy, odesílatel, příjemce, předmět, datum dodání i odeslání (zobrazí se v detailu v panelu *Datová zpráva*),
• jednotlivé přílohy zprávy se uloží jako samostatné dokumenty navázané na původní ZFO,
• případný odpojený podpis P7S se napáruje na podepsaný dokument.

34.3 Náhledy a otevírání

U PDF a obrázků se generují náhledy (thumbnaily) a v detailu je inline náhled přímo v aplikaci (stejně jako u přijatých faktur). Přímo v detailu lze otevřít také XML (odsazené a čitelně formátované), TXT, GPC a ABO (text s čísly řádků) a CSV (tabulka s automaticky rozpoznaným oddělovačem). Velké textové soubory mají náhled omezený; celý originál zůstává vždy dostupný ke stažení. Ostatní typy souborů se z bezpečnostních důvodů nabízejí pouze ke stažení.

34.4 Vyhledávání

Pole Hledat nahoře prohledává názvy, popisy i obsah dokumentů. U PDF s textovou vrstvou, dokumentů Office (DOC/XLS) a XML se text indexuje při nahrání, takže najdeš dokument i podle slova uvnitř. Naskenované PDF bez textové vrstvy zůstává dohledatelné podle názvu a tagů.

34.5 Párování s fakturami a klienty

V detailu dokumentu v sekci Souvisí s přidáš vazbu přes našeptávač — píšeš a aplikace průběžně nabízí vystavené i přijaté faktury, klienty, zakázky a pokladní doklady. Hledat můžeš podle čísla dokladu, názvu firmy, e-mailu, IČ/DIČ, názvu nebo čísla projektu, u pokladních dokladů i podle partnera a popisu. Klikneš na nabídku a vazba je hotová.

Obráceně: v detailu klienta, vystavené faktury, přijaté faktury i zakázky najdeš panel Dokumenty, kde vidíš všechny připojené soubory a přes tlačítko *Připojit dokument* k nim přidáš další. Pokladní doklad má stejný panel pod názvem Přílohy a navíc v něm jde sken rovnou nahrát (viz kapitola Pokladna, § 30.2.2).

34.6 Hromadné akce

Zaškrtni více dokumentů i složek současně (v mřížce i seznamu) a v liště nahoře:

• Přesunout do jiné složky (přes stromový výběr cíle),
• Otagovat (přidat štítky — jen u souborů),
• Stáhnout ZIP vybraných souborů i složek (export zachová stromovou strukturu složek),
• Smazat (do koše — u složky včetně obsahu).

Velikost každé složky je vidět přímo v dlaždici. Na mobilu (bez najetí myší) se akce složky (přejmenovat/smazat) odkryjí prvním ťuknutím a spustí až druhým — ochrana proti nechtěnému smazání.

34.7 Koš

Smazání je nevratné až po vysypání koše. Tlačítko Koš přepne na seznam smazaných dokumentů i složek, kde je můžeš Obnovit. Vysypat koš je trvale odstraní z databáze i z disku (soubor se fyzicky smaže jen tehdy, když na něj neukazuje žádný jiný dokument — kvůli deduplikaci).

34.8 Oprávnění

• Jen pro čtení (readonly) — procházení, náhledy, fulltext, stahování a export.
• Účetní / admin — navíc nahrávání, mazání, přesouvání, tagy a vazby.

34.9 Firemní a osobní dokumenty

Nad seznamem je přepínač Firemní / Osobní, který řídí, kterou vrstvu dokumentů zrovna procházíš:

• Firemní — klasické sdílené úložiště, vidí ho každý, kdo má k sekci Dokumenty přístup (podle role výše).
• Osobní — dokumenty patřící konkrétnímu uživateli. Běžný uživatel v této záložce vidí jen svoje vlastní dokumenty; admin vidí osobní dokumenty všech uživatelů firmy a navedle přepínače má výběr konkrétního vlastníka (nebo volbu „Všichni vlastníci").

Rozlišení firemní/osobní je vlastnost každého jednotlivého dokumentu (ne složky — složky samotné vrstvu nemají a procházejí se společně), a platí důsledně napříč celou sekcí — v seznamu, fulltextovém hledání, filtru podle tagu, párování s fakturami/klienty i v koši. Osobní dokument cizího uživatele se běžnému uživateli nezobrazí v žádném z těchto míst, ani v hromadném ZIP exportu.

34.10 Vyžádání chybějících podkladů

Stránka Firma → Žádosti o dokumenty slouží účetnímu k evidenci podkladů, které má dodat klient. Není to další složka DMS: každý řádek je pracovní požadavek s povinným popisem a volitelnou částkou, datem účetního případu a termínem dodání. Požadavek lze také založit přímo z nespárovaného bankovního pohybu; vazba na pohyb pak zůstane zachovaná pro kontrolu úplnosti.

Stav požadavku má tento význam:

• Vyžádáno — podklad ještě nebyl doručen; prošlý termín se v seznamu zvýrazní.
• Nahráno — klient v portálu odevzdal PDF, obrázek nebo ISDOC. Originál čeká v Nákup → Příchozí doklady mimo účetnictví; odkaz na přijatou fakturu se objeví až po zpracování účetní.
• Vyřešeno — účetní podklad zkontroloval a požadavek ručně uzavřel. Vyřešený požadavek lze znovu otevřít, například když klient dodal nesprávný soubor.

Seznam lze filtrovat podle stavu a ukazuje počet otevřených požadavků. Účetní nebo administrátor může požadavky zakládat, řešit, znovu otevírat a mazat; uživatel jen pro čtení je může prohlížet. Klient pracuje pouze se svými požadavky v klientském portálu a nemá přístup k účetní správě požadavků.

Klient může stejnou bezpečnou podatelnu použít i bez předchozího požadavku přes Dokumenty → Předat doklady účetní. Podání ukládá originál jako auditní stopu, hlídá přesné duplicity a umožňuje účetní vyžádat náhradní soubor, aniž by se původní verze ztratila. Celý postup popisuje § 9.8 Klientský portál.

Otevřený požadavek ve stavu Vyžádáno se promítá také do fronty K doúčtování. U bankovního pohybu se jeho existence ukáže v Úplnosti dokladů, ale pohyb z kontroly zmizí až po doložení a správném účetním zpracování — samotné založení požadavku ho neřeší.

34.11 Přílohy účetních zápisů (§33a)

Kromě obecného úložiště popsaného v této kapitole má MyÚčto ještě samostatnou, oddělenou evidenci příloh přímo u jednotlivých zápisů v účetním deníku — sken faktury, dodacího listu nebo jiného průkazného dokladu, který dokládá konkrétní účetní zápis podle § 33a zákona o účetnictví. Tahle příloha se nenahrává zde v sekci Dokumenty, ale přímo v detailu zápisu v Účetním deníku — tady popisujeme jen princip, protože jde o technicky příbuzné, ale oddělené úložiště.

34.11.1 Proč oddělené úložiště

Přílohy zápisu žijí ve vlastní databázové tabulce a vlastním diskovém prostoru (storage/journal/…, mimo storage/documents/ používaný zbytkem této kapitoly). Bajty jsou stejně jako u Dokumentů ukládané podle otisku (content-addressed), ale dedup a mazání „naposledy zbylého souboru" počítá jen mezi přílohami zápisů — nikdy se nekříží s obecným DMS. Díky tomu:

• průkazný záznam k zápisu nejde smazat ani přesunout přes DMS rozhraní,
• práva k přílohám zápisu se řídí účetní rolí (viz níže), ne oprávněními k sekci Dokumenty,
• životní cyklus přílohy je svázaný s životním cyklem zápisu (smazání zápisu smaže i jeho přílohy).

34.11.2 Nahrávání a limity

U zápisu jde nahrát více souborů najednou. Systém zpracuje každý soubor samostatně — pokud jeden selže (např. je duplicitní), zbytek dávky se přesto nahraje a u odpovědi vidíš přehled, co se povedlo a co ne s důvodem (např. „už evidováno", „příliš velký").

• Max. 20 MiB na jeden soubor.
• Max. 100 MiB celkem na jeden zápis (součet všech jeho příloh).
• Dedup podle obsahu — stejný soubor (stejný sha256 otisk) nejde ke stejnému zápisu přiložit dvakrát (vrátí se chyba „už evidováno"). Stejný soubor lze bez problému přiložit k různým zápisům — bajty na disku se sdílejí.
• Typ souboru se stejně jako u Dokumentů poznává z obsahu, ne z přípony; spustitelné a aktivní obsahy (skripty, HTML/SVG) jsou odmítnuty stejným blocklistem jako v § Bezpečnost.
• Rozpoznávané typy: PDF, obrázek, XML/ISDOC(x), ZFO — ostatní se uloží jako „ostatní".

34.11.3 Popisek, stažení a mazání

• Ke každé příloze jde inline dopsat/upravit popisek (do 255 znaků) — každá změna se loguje (před/po) do historie zápisu.
• Stažení přílohy je vždy jako soubor ke stažení (Content-Disposition: attachment) — na rozdíl od Dokumentů se příloha zápisu nikdy nezobrazuje inline v prohlížeči, ani PDF.
• Smazání přílohy odstraní záznam u zápisu; samotný soubor na disku zmizí, jen když na jeho otisk neukazuje žádná jiná příloha (stejný princip dedupu jako u Dokumentů, ale počítaný odděleně).

34.11.4 Oprávnění

• Čtení (zobrazení seznamu příloh u zápisu) — kdokoli s přístupem k účetnímu deníku (readonly a výš).
• Nahrávání, mazání a úprava popisku — jen role účetní nebo admin.

34.12 Zálohování

Dokumenty zálohuje samostatná plánovaná úloha cron-backup-documents (viz *Systém → Plánované úlohy*), oddělená od zálohy PDF faktur. Zálohuje celé úložiště storage/documents/ (všechny typy souborů) do storage/backup/{db}-documents-RRRR-MM-DD.zip s retencí 30 denních + 12 měsíčních záloh. Náhledy se nezálohují (regenerují se). Zálohu lze volitelně šifrovat heslem cron.backup.password v cfg.php (AES-256, společné pro všechny typy záloh — viz § 5.5 Cron skripty).

34.13 Bezpečnost

Sekce přijímá libovolné soubory, proto je upload chráněný: typ se ověřuje podle obsahu (ne podle přípony), spustitelné soubory a HTML/SVG jsou odmítnuty, rozbalování ZIP má ochranu proti „zip bombě" i průniku cesty (Zip Slip) a parsování ZFO/XML je chráněno proti útokům přes XML entity (XXE).