81. Shoda účtování mezd

Jak po zaúčtování mezd ověřit, že schválená mzdová revize, účetní deník a platební závazky souhlasí po kategoriích. Pro účetní firem v podvojném účetnictví.

81.1 Kdy to potřebujete

Schválili jste a zaúčtovali mzdový běh a chcete ověřit, že deník odpovídá mzdám.
Připravili jste platby a chcete vidět, že závazky sedí na zaúčtované částky.
Opravili jste schválený měsíc novou revizí a chcete zkontrolovat rozdílové zaúčtování.
Na účtu 342, 336 nebo 331 vám nesedí zůstatek a hledáte, na které straně rozdíl vznikl.

Kontrola patří do měsíčního postupu hned po kroku Zaúčtovat na kartě běhu (viz § 75.4).

81.2 Než začnete

Schválený mzdový běh za období (Mzdy → Mzdové běhy).
Předkontace mezd v Mzdy → Nastavení mezd (viz Nastavení mezd).
Oprávnění k zaúčtování mezd (payroll.post). Bez něj se položka Mzdy → Shoda účtování mezd v menu nezobrazí.

81.3 Krok za krokem: kontrola shody po zaúčtování

Na kartě běhu v Mzdy → Mzdové běhy klikněte na Zaúčtovat.
Otevřete Mzdy → Shoda účtování mezd a nahoře zvolte Mzdové období.
Přečtěte souhrnnou větu nad tabulkou.
V tabulce projděte kategorie. U každé porovnejte sloupce Mzda, Deník a oba sloupce plateb (závazek a uhrazeno) a podívejte se do sloupce Stav.
U kategorie se stavem Rozdíl zjistěte ze sloupců Rozdíl (mzda ↔ deník), Rozdíl (mzda ↔ platby) a Rozdíl (deník ↔ platby), na které straně vznikl.
Opravte příčinu: chybějící nebo dvojí zaúčtování, chybnou předkontaci, nepřipravené platby. Mzdu opravíte jen novou revizí (Vyžádat opravu na kartě běhu).
Klikněte na Obnovit a zkontrolujte výsledek znovu.

Jak poznáte, že je hotovo: Nahoře je věta Mzda, deník i platby si po kategoriích odpovídají. a všechny kategorie mají stav Souhlasí, případně Nepoužije se. Řádky se štítkem Informativní rozdílem nejsou.

Upozornění

Rozdíl neřešte nesouvisejícím ručním zápisem do deníku. Zakryjete tím příčinu, například dvojí zaúčtování nebo zaokrouhlení, a v dalším měsíci se vrátí.

81.4 Když něco nejde

Co vidíte	Proč	Co udělat
Pro toto období neexistuje mzdový běh	Za zvolené období není běh	Zvolte jiné období, nebo založte běh v `Mzdy → Mzdové běhy`
Měsíc ještě není schválen	Shoda se počítá až pro schválenou revizi	Dokončete schválení v `Mzdy → Mzdové běhy`
Souhrn hlásí, že období zatím není zaúčtováno a nejde o rozdíl	Automatické zaúčtování je vypnuté nebo krok ještě neproběhl	Na kartě běhu klikněte na Zaúčtovat
Souhrn hlásí, že firma vede daňovou evidenci a účetní srovnání se nepoužívá	Mzdy se v daňové evidenci do deníku neúčtují	Nic, sloupec Deník zůstává prázdný
Sloupce Platby jsou prázdné	Platební závazky pro období zatím nebyly připravené	Na kartě běhu klikněte na Připravit platby
Rozdíl v kategorii daně, účet 342 je debetní	Vyplacené daňové bonusy převýšily sražené zálohy	Nejde o chybu, viz § 81.5.4
Hrubá mzda se liší od mzdového listu	Nepeněžní plnění bez účetního dopadu se do porovnávané hrubé mzdy nezapočítává	Pro kontrolu proti mzdovému listu použijte mzdový list (§ 81.5.3)
Rozdíl mezi mzdou a deníkem po opravě měsíce	Opravná revize ještě není zaúčtovaná	Zaúčtujte novou revizi na kartě běhu

81.5 Podrobnosti a pravidla

81.5.1 Co stránka porovnává

Stránka je dostupná v podvojném účetnictví pro schválenou revizi. Pro zvolené období porovná mzdovou revizi, skutečně zaúčtovaný deník a platební závazky po kategoriích:

hrubé mzdy (521/522/523),
pojistné hrazené zaměstnavatelem (524),
sociální a zdravotní pojištění (336),
daň ze závislé činnosti (342),
ostatní srážky (379),
exekuční a insolvenční srážky (379),
čistá mzda k výplatě (331/366),
povinné spoření u rizikové práce (527/379),
zápočet čisté mzdy na účet společníka (365).

U každé kategorie ukáže, na které straně případný rozdíl vznikl. Stránka je čistě informační a nic nezapisuje do deníku ani do mzdové revize. Podrobný rozpad podle zaměstnance najdete v mzdovém běhu a na stránce Mzdové příkazy a úhrady za totéž období.

Měsíc, který ještě nebyl zaúčtován (vypnuté automatické zaúčtování, čekající krok, nebo firma vedoucí daňovou evidenci), stránka označí jako nezaúčtovaný. Nejde o rozdíl.

Shoda potvrzuje částkovou a vazební kontrolu, ne správnost celého účtového rozvrhu. Kontrolujte i vyrovnanost, období a účty závazků, nákladů, daně, pojistného a srážek. U ručních změn zachovejte auditní stopu. Mzdový detail zpřístupněte jen oprávněným účetním.

Časté chyby: dvojí zaúčtování stejného běhu, zaúčtování rozpracované místo schválené revize, rozdíl ze zaokrouhlení zakrytý nesouvisejícím zápisem a smíchání účetních období nebo středisek.

81.5.2 Opravy a účty mimo standardní syntetiky

Oprava schváleného měsíce se do porovnání promítne správně. Deník se sčítá napříč všemi revizemi běhu, protože rozdílová revize účtuje jen rozdíl proti poslední zaúčtované revizi.

Do hrubých mezd se započítají i nákladové účty převzaté ze zmrazené dimenze nebo z výslovné předkontace mzdové složky. Nemusí tedy jít jen o syntetiky 521, 522 a 523. Opravná revize zachová v klasifikaci i původní účet, aby jeho storno a přesun na nový účet skončily ve stejné mzdové kategorii.

U povinného spoření při rizikové práci se sleduje nákladová strana (527). Účtujete-li na 527 i jinou mzdovou složku, oddělte příspěvek analytikou (např. 527.100). Zápočet čisté mzdy na účet společníka nic nevyplácí, je to účetní překlasifikace závazku (331/366 MD / 365 D). Kategorie čisté mzdy je proto o tuto částku nižší a platební sloupec zůstává prázdný.

Řádek Placeno mimo mzdový můstek (zákonné pojištění, benefity) je informativní. Zákonné pojištění odpovědnosti a benefity se platí z mezd, ale účtují se vlastním dokladem; mzdový můstek je nezapisuje, takže není s čím porovnávat.

81.5.3 Účetně neutrální nepeněžní plnění

Nepeněžní složka, která nemá vlastní dvojici účtů, se do mzdového deníku nezaúčtuje. Náklad je v knihách už ze zdrojového dokladu (faktura za ubytování, za vzdělávání, leasing vozidla) a mzdový zápis by ho zaúčtoval podruhé. Pro daň a pojistné je to ale zdanitelný příjem, takže do hrubé mzdy patří.

Hrubá mzda se proto porovnává jako účtovatelná část a neutrální nepeněžní plnění se z porovnání vyčleňuje do informativního řádku Nepeněžní plnění bez účetního dopadu. Deník ani platby k němu nemají co přiřadit, takže rozdíl nevzniká. Firma, která poskytuje například 1 % z ceny vozidla nebo přechodné ubytování, tu nevidí rozdíl, který ve skutečnosti rozdílem není.

Hrubá mzda na této stránce proto není totéž co hrubá mzda na mzdovém listu: neutrální nepeněžní plnění v ní chybí. Pro kontrolu proti mzdovému listu použijte mzdový list a výplatní pásku, ne kategorii hrubých mezd z porovnání.

81.5.4 Kdy je rozdíl v dani legitimní

Kategorie daně může vykázat rozdíl, i když je vše správně: převýší-li vyplacené daňové bonusy sražené zálohy, kontrolní součty odvod podlahují nulou, zatímco deník ne a účet 342 zůstane debetní. Je to skutečná pohledávka za finančním úřadem podle § 35d odst. 5 zákona o daních z příjmů, kterou má účetní vidět. Ukazuje ji informativní řádek Pohledávka za FÚ z daňových bonusů (§ 35d odst. 5). O rozdíl snížíte odvod v dalších měsících, nebo o něj požádáte správce daně. Nepřekrývejte ji ručním zápisem.

Pohledávka za zaměstnancem ze záporné čisté mzdy (účet 335) se do porovnání záměrně nezapočítává jako záporná čistá mzda. Obě strany rozvahy se nesčítají do jednoho čísla se znaménkem.

81.6 Související kapitoly

Mzdové běhy: zdroj porovnání a zaúčtování
Nastavení mezd: předkontace mezd
Mzdové příkazy a úhrady: peněžní vypořádání
Úplné mzdy: pořadí kroků mzdového měsíce
Koše benefitů: nepeněžní plnění