35. Připojení skenů k dokladům

Návod, jak hromadu naskenovaných dokladů připojit k dokladům, které už v MyÚčtu jsou, a jak zkontrolovat, že údaje dokladu sedí se skenem. Pro účetní po převodu dat z jiného programu i pro kanceláře, které dostanou od klienta krabici skenů k zaúčtovaným dokladům.

35.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• jste převedli data z jiného účetního programu, doklady v aplikaci máte, ale jejich papírové originály jsou jen jako skeny ve složce,
• vám klient poslal krabici naskenovaných účtenek k už zaúčtovaným dokladům,
• chcete zjistit, kterým dokladům sken chybí,
• chcete ověřit, že datum plnění, částka nebo variabilní symbol na dokladu odpovídají příloze.

Nový doklad se tu nezakládá. Přijatou fakturu ze skenu založíte přes AI extrakci.

35.2 Než začnete

• Oprávnění. Potřebujete oprávnění nahrávat dokumenty a k tomu oprávnění upravovat doklady typu, ke kterému skeny připojujete. Typy, na které nemáte právo, se v nabídce neobjeví.
• AI. Vytěžení obsahu skenů používá AI poskytovatele nastaveného pro firmu (viz AI extrakce). Bez AI se páruje jen podle čárového kódu a čísla dokladu v názvu souboru.
• Soubory. PDF a obrázky (JPG, PNG, WebP, HEIC, TIFF), nebo jeden ZIP se skeny. Adresářová struktura v ZIP nevadí, systémové soubory (__MACOSX, Thumbs.db) se přeskočí.
• Limity. Jeden soubor nejvýš 32 MB, dávka nejvýš 20 000 souborů a dohromady 2 GB. Firma může mít najednou nejvýš tři rozpracované dávky.

35.3 Krok za krokem: nahrát dávku skenů

1. Otevřete Dokumenty → Skeny k dokladům.
2. Klikněte na Nahrát skeny.
3. Přetáhněte do pole skeny, nebo na něj klikněte a vyberte soubory.
4. V poli Připojovat k zvolte typy dokladů: Přijaté faktury, Vydané faktury, Pokladní doklady.
5. Volitelně omezte doklady datem vystavení (Doklady vystavené od a Do). Menší rozsah znamená přesnější párování a kratší seznam dokladů bez skenu.
6. Nastavte volby:

• Vytěžit obsah skenů pomocí AI (výchozí). Bez vytěžení se páruje jen podle čárového kódu a čísla dokladu v názvu souboru.
• Pravděpodobné shody připojit bez potvrzení. Jinak čekají v záložce Ke kontrole.
• Číslu dokladu v názvu souboru věřit i bez potvrzení obsahem. Zapněte jen tehdy, když složka obsahuje skeny výhradně této firmy.

1. Klikněte na Nahrát a zpracovat.

Soubory se nahrávají po částech, takže velikost dávky neomezuje nastavení serveru. Zpracování pak běží na serveru a stránku můžete zavřít.

Jak poznáte, že je hotovo: dávka má stav Hotovo (nebo Hotovo s upozorněním) a stránka ukáže souhrn s počtem připojených skenů a skenů k potvrzení.

35.4 Krok za krokem: zkontrolovat výsledek dávky

1. Otevřete dávku v seznamu Dávky. Zobrazí se souhrn a záložky.
2. Na záložce Ke kontrole projděte návrhy. U každého uvidíte, co se ze skenu vyčetlo, a údaje dokladu.
3. Správný návrh potvrďte tlačítkem Připojit. Chybný zahoďte tlačítkem Odmítnout.
4. Záložku Doklady bez skenu použijte jako seznam toho, co ještě chybí.
5. Záložky Skeny bez dokladu a Nerozpoznané ukážou skeny, které se nepodařilo přiřadit. Zjistěte důvod (viz § 35.7).

Jak poznáte, že je hotovo: záložka Ke kontrole je prázdná (Nic nečeká na potvrzení.). Potvrzením jednoho kandidáta se ostatní návrhy pro stejný doklad i stejný sken automaticky odmítnou.

35.5 Krok za krokem: vyřešit rozpory dokladů s přílohami

Aplikace porovná zaúčtovaný doklad s tím, co AI vyčetla z jeho přílohy. Příloha je buď připojený sken, nebo PDF, ze kterého doklad vznikl AI extrakcí.

1. Otevřete Dokumenty → Skeny k dokladům a sjeďte pod seznam dávek k přehledu Rozpory dokladů s přílohami. Filtr přepíná Otevřené, Potvrzené a Vše. Rozpory konkrétní dávky vidíte na její záložce Rozpory.
2. U dokladu klikněte na Zkontrolovat. Otevře se porovnání údajů dokladu a přílohy.
3. Rozpor s dopadem na DPH (Dopad na DPH) ověřte proti originálu dokladu. Je-li chyba na dokladu, opravte ho.
4. Je-li rozdíl oprávněný (například příloha je dodací list a datum odpovídá smlouvě), napište do pole Proč je doklad v pořádku důvod a klikněte na Potvrdit, že je v pořádku. Důvod je povinný (aspoň 3 znaky).
5. Po větší opravě klikněte na Přepočítat. Tlačítko znovu projde všechny doklady firmy.

Rozpor vidíte i jinde: v detailu přijaté faktury a u pokladního dokladu (v sekci příloh) je odznak Sedí s přílohou, Rozpor s přílohou (dopad na DPH), Rozdíl proti příloze (informativní) nebo Rozdíl potvrzen. Kliknutím na něj otevřete porovnání. Rozpory hlásí také měsíční kontrola a předběžné kontroly uzávěrky.

Jak poznáte, že je hotovo: filtr Otevřené ukáže Žádné otevřené rozpory.

35.6 Krok za krokem: spustit dávku znovu nebo ji smazat

1. Otevřete dávku v seznamu Dávky.
2. Po výpadku, zrušení zpracování nebo když přibyly doklady, ke kterým by skeny mohly patřit, klikněte na Spustit znovu.
3. Rozběhnuté zpracování zastavíte tlačítkem Zrušit zpracování. Stav obnovíte tlačítkem Obnovit.
4. Dávku, kterou už nepotřebujete, odstraníte tlačítkem Smazat dávku a potvrzením.

Jak poznáte, že je hotovo: dávka má stav Hotovo, případně zmizela ze seznamu.

Smazání odstraní jen záznam o dávce. Soubory v Dokumentech i jejich připojení k dokladům zůstanou.

35.7 Když něco nejde

35.8 Podrobnosti a pravidla

35.8.1 Jak aplikace skeny páruje

Každý sken se nejdřív uloží do sekce Dokumenty (složka Skeny dokladů → Dávka N) a AI z něj přečte dodavatele, odběratele, číslo dokladu, variabilní symbol, data, částku, číslo z nálepky s čárovým kódem, SPZ vozidla a poslední čtyři číslice platební karty.

Páruje se podle tří klíčů, od nejjistějšího:

Firma se hledá na té straně dokladu, kam patří: u přijaté faktury a výdajového pokladního dokladu jako odběratel, u vydané faktury a příjmového dokladu jako dodavatel. Když účtenka odběratele neuvádí, pozná se firma podle SPZ vozidla z knihy jízd. Když IČO chybí, rozhoduje jméno odběratele. Sken s cizím odběratelem se nepřipojí.

Jistota se posuzuje u každého souboru zvlášť. Sken, na kterém je na straně firmy uvedená jiná firma, se nepřipojí ani tehdy, když název souboru začíná číslem dokladu (složka může obsahovat skeny sesterské firmy se stejnou číselnou řadou). Když k němu sedí čárový kód, nabídne se v záložce Ke kontrole.

Párování probíhá ve dvou kolech. Nejdřív se pro všechny doklady použijí čárové kódy a čísla dokladů, teprve potom obsah, a to jen u skenů, které zatím nikam nepatří. Pravidelná faktura téhož dodavatele na stejnou částku (například roční poplatek) si tak nevezme sken, který podle čárového kódu patří faktuře z jiného roku.

Když na jeden doklad sedí dva stejně dobré skeny, nebo jeden sken na dva doklady, aplikace nerozhoduje sama a nabídne je jako kandidáty k ručnímu výběru.

35.8.2 Kam se sken připojí

• Sken je vždy v sekci Dokumenty s vazbou na doklad, takže je vidět v detailu dokladu v panelu propojených dokumentů.
• U přijaté faktury se první sken navíc uloží jako PDF faktury, pokud faktura žádné PDF nemá. Obrázek se převede na PDF. Faktura v uzavřeném účetním období PDF nedostane (stejně jako při ručním nahrání), sken je u ní jen jako propojený dokument.
• Doklad, který už má sken z dřívější dávky, další sken podle obsahu nedostane. Čárový kód a číslo dokladu v názvu souboru připojí další strany dál.
• Stejný soubor se neukládá dvakrát. Když firma sken se stejným obsahem v Dokumentech už má, dávka použije ten existující.
• Vytěžené údaje se zapíšou jako text dokumentu. Sken bez textové vrstvy tak najdete vyhledáváním v Dokumentech podle dodavatele, čísla dokladu nebo částky.
• Vytěžení se ukládá k obsahu souboru. Stejný sken se znovu nevytěžuje ani v další dávce.
• Účtenka za pohonné hmoty připojená k přijaté faktuře nebo pokladnímu dokladu založí nebo doplní tankování v knize jízd, pokud firma knihu jízd vede. Doklad, který tankování už má, se jen doplní.

35.8.3 Co se při kontrole rozporů porovnává

Aby kontrola nehlásila zbytečné rozdíly, nehodnotí se:

• údaj, který AI z přílohy nevyčetla,
• zaokrouhlení dokladu a zaokrouhlení na celé koruny,
• záloha proti skenu konečného dokladu (a naopak) a u zálohové faktury nikdy DUZP,
• znaménko dobropisu,
• příloha v jiné měně než doklad (částka),
• IČO, když AI firmu na příloze posadila na opačnou stranu, než odpovídá dokladu.

Doklad bez vytěžené přílohy se nekontroluje.

Potvrzení „v pořádku" se zapíše do historie aktivit. Potvrzený rozdíl se v kontrolách nehlásí, dokud se nezmění doklad ani vytěžení přílohy. Jakmile se některý z porovnávaných údajů změní, rozdíl se ukáže znovu i s původním důvodem.

Porovnání se obnoví samo po připojení skenu, po AI importu faktury a po uložení přijaté faktury nebo pokladního dokladu. Tlačítko Přepočítat projde všechny doklady firmy znovu. Měsíční kontrola a odznak porovnávají vždy aktuální stav. Přehled za celou firmu zahrnuje i doklady z AI importu.

35.8.4 Opakované spuštění a uchovávání souborů

Spustit znovu uložené soubory a vytěžení znovu nezpracovává. Soubor, který se napoprvé nepodařilo uložit do Dokumentů, se uloží znovu. Připojené, potvrzené i odmítnuté páry zůstávají, znovu se počítají jen návrhy.

Nahrané soubory dávky aplikace drží, dokud je všechny neuloží do Dokumentů. Po dokončení se smažou. Když se některý soubor uložit nepodařilo, zůstanou pro Spustit znovu ještě 7 dní. Nahrávání, které nikdo nedokončil, se uklidí po 48 hodinách.

Dávky jedné firmy se zpracovávají postupně: když jedna běží, další počká, až doběhne. Firma může mít najednou nejvýš tři rozpracované dávky (nahrávané nebo čekající na zpracování).

35.8.5 AI a oprávnění

• Vytěžení používá AI poskytovatele nastaveného pro firmu (viz AI extrakce). Když AI nastavená není, páruje se jen podle čárového kódu a čísla v názvu souboru.
• K nahrání dávky potřebujete oprávnění nahrávat dokumenty a k tomu oprávnění upravovat doklady typu, ke kterému skeny připojujete.
• Dávku vidí ten, kdo ji založil, a administrátor firmy.

35.9 Související kapitoly

• Dokumenty - kam se skeny ukládají a jak je hledat
• AI extrakce - založení přijaté faktury ze skenu
• Kniha jízd - tankování vzniklé z účtenek
• Uzávěrka - měsíční kontrola a rozpory příloh