66. Účtový rozvrh

Návod, jak spravovat účty, na které firma účtuje: založit analytiku, účet vypnout, osnovu naimportovat nebo exportovat a projít pohyby po jednom účtu. Pro účetní firmy v podvojném účetnictví.

66.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• potřebujete pod syntetickým účtem vlastní analytiku (například 501.200),
• chcete účet přestat nabízet pro nové zápisy,
• převádíte osnovu z jiného programu nebo ji chcete upravit v tabulkovém procesoru,
• chcete vidět obraty a zůstatky jednoho účtu i jeho analytik,
• zjišťujete, na které účty aplikace účtuje DPH.

Stránka Nástroje → Účtový rozvrh je dostupná jen firmě v podvojném účetnictví. Předkontace jsou popsány v kapitole Nástroje, šablony zápisů a pravidla nákladů v kapitole Šablony.

66.2 Než začnete

1. Podvojné účetnictví. Pokud ho firma ještě nemá zapnuté, dokončete aktivaci (viz Aktivace účetnictví). Při zahájení aktivace se osnova založí sama (viz § 66.8.2).
2. Správná firma. Účty jsou vždy oddělené podle firmy. Zvolte firmu v hlavní liště.
3. Oprávnění. Zobrazení a export vyžadují účetní oprávnění. Založení analytiky, změna aktivity a import vyžadují účetní oprávnění k zápisu. Role jen pro čtení vidí seznam a export.

66.3 Krok za krokem: založit analytiku

1. Otevřete Nástroje → Účtový rozvrh.
2. Klikněte na Nová analytika.
3. Vyberte aktivní syntetický účet v poli Syntetický účet (rodič).
4. Zadejte Kód o délce 3 až 10 znaků (číslice, písmena a tečka). Doporučený tvar je syntetika, tečka, pořadové číslo, například 501.200. Zapíšete-li kód bez tečky, aplikace ji doplní.
5. Zadejte Název.
6. Klikněte na Vytvořit.

Analytika dědí typ účtu a obvyklou stranu po rodiči, proto je formulář nenabízí. Kód musí být v rámci firmy jedinečný. Nový účet vzniká jako aktivní. Kód účtu už později změnit nejde.

Jak poznáte, že je hotovo: Analytika je v seznamu odsazená pod rodičem a lze ji vybrat v zápisech, předkontacích a šablonách.

66.4 Krok za krokem: deaktivovat, aktivovat nebo smazat účet

1. V seznamu najděte účet. Neaktivní účty zobrazíte přepínačem Zobrazit neaktivní.
2. Klikněte na Deaktivovat a potvrďte. Účet se přestane nabízet pro nové zápisy. Historické řádky deníku, výpis účtu a výkazy zůstávají beze změny.
3. Opětovným kliknutím na Aktivovat účet vrátíte do nabídek.
4. Chybně založenou analytiku bez jediného pohybu můžete smazat tlačítkem Smazat (v okně Smazat analytický účet).

Jak poznáte, že je hotovo: Deaktivovaný účet zmizí z nabídek a v seznamu je vidět jen při zapnutém přepínači Zobrazit neaktivní.

Má-li firma datované definice účtů, změna názvu nebo aktivity platí od dne provedení. Starší výkazy používají definici odpovídající svému účetnímu datu. Změnu zasahující do již zaúčtovaných řádků nebo uzamčeného období aplikace odmítne. Nový účet vzniká k datu založení a nenabízí se pro starší zápisy. Analytiku s datovanou historií nelze smazat; pro ukončení jejího používání ji deaktivujte.

66.5 Krok za krokem: import a export osnovy

Tlačítka Export XLSX a Import pracují s XLSX nebo CSV. Export zahrnuje i neaktivní účty, aby šel použít jako úplný round-trip.

Export a úprava:

1. Na stránce Nástroje → Účtový rozvrh klikněte na Export XLSX.
2. Soubor upravte v tabulkovém procesoru. Sloupce jsou ucet, nazev, typ, strana, nadrizeny_ucet a aktivni; XLSX obsahuje také list s nápovědou.

Import:

1. Klikněte na Import. V okně Import účtové osnovy přetáhněte soubor .xlsx nebo .csv (nejvýše 2 MB) nebo ho vyberte.
2. V kroku Náhled zkontrolujte řádky se stavy Nový, Změna, Beze změny a Chyba. Změny se ukazují pole po poli. Volbou Jen problémy omezíte výpis na vady.
3. Obsahuje-li náhled chybu, potvrzení je zablokované. Opravte soubor a nahrajte ho znovu.
4. Klikněte na Importovat.

Jak poznáte, že je hotovo: Aplikace ohlásí Import dokončen a v kroku Výsledek uvede počet založených, změněných, přeskočených a chybných řádků.

66.6 Krok za krokem: karta účtu

Karta účtu je rozcestník pro procházení účetnictví po jednom účtu.

1. V seznamu klikněte na řádek účtu (nebo na jeho kód). Otevře se Karta účtu.
2. Rozsah nastavte poli Od a Do, nebo zkratkou na účetní období.
3. Přečtěte si počáteční stav, obrat MD, obrat Dal a konečný zůstatek. Počítají se stejně jako v Hlavní knize a v opisu účtu, u syntetiky včetně pohybů jejích analytik.
4. V části Analytiky vidíte zůstatky jednotlivých analytik za tentýž rozsah. Každá je odkaz na vlastní kartu. U analytiky najdete odkaz na Nadřízenou syntetiku.
5. Tlačítka v hlavičce vedou na Opis účtu, do Hlavní knihy (kniha účet sama rozbalí) a do Účetního deníku filtrovaného na tento účet a rozsah. U syntetiky pokrývá filtr i její analytiky.

Karta obsahuje také kmenová data: kód, druh, obvyklou stranu, syntetika/analytika, aktivitu a počet analytik. Je jen ke čtení. Název a aktivitu měníte v seznamu účtů.

Jak poznáte, že je hotovo: Karta ukazuje obraty a zůstatky za zvolený rozsah a pohyby v něm.

66.7 Když něco nejde

66.8 Podrobnosti a pravidla

66.8.1 Co stránka zobrazuje

Účty jsou seskupené do tříd 0 až 7 podle prvního znaku kódu. Samostatně se zobrazují podrozvahové účty, závěrkové účty a ostatní kódy. V každé skupině jsou účty seřazené podle kódu.

Prázdná obvyklá strana není chyba. Například účty 343, 341 nebo 431 mohou podle skutečného salda skončit na MD i na Dal. Obvyklá strana slouží sestavám a kontrolám; vlastní stranu každého řádku určuje účetní zápis.

Neaktivní účet zůstává čitelný v historickém deníku a sestavách, ale není nabízen pro nový zápis. Deaktivovaný účet nelze nově použít v ručním zápisu nebo šabloně, jako firemní předkontaci, při automatickém zaúčtování dokladu ani jako cílový účet nového majetku. Pokud starší pravidlo na mezitím deaktivovaný účet stále odkazuje, zaúčtování nespadne na jiný účet potichu. Aplikace ohlásí chybu a účetní musí účet znovu aktivovat nebo opravit pravidlo.

66.8.2 Automatické založení osnovy

Při zahájení aktivace podvojného účetnictví aplikace vybere šablonu podle účetního rámce firmy účinného k datu založení. Pro rámec 500/2002 Sb. idempotentně založí standardní syntetické účty, vybrané analytiky (mimo jiné 343.100 / 343.200 / 343.900, viz § 66.8.5, a nedaňové nákladové analytiky 501.990 / 511.990 / 518.990 / 548.990) a systémové předkontace. Stejné založení lze bezpečně spustit znovu: existující firemní účty ani jejich názvy se neduplikují. Aktivační průvodce je popsán v kapitole Aktivace účetnictví.

Aktivace rámce 504/2002 Sb. zůstává nedostupná. Jeho samostatná šablona zakládá pouze prázdný rozvrh a existující osnovu nepřevádí ani nedoplňuje účty jiného rámce. Používá třídy 0 až 3, 5, 6 a 9, včetně vlastního jmění a fondů 901/911, výsledku hospodaření 931/932/933 a závěrkových účtů 961/962. Náklady této šablony nemají potvrzenou daňovou uznatelnost; výchozí nedaňový příznak nenahrazuje posouzení konkrétní činnosti a účetního případu.

Import kontroluje účetní rámec firmy platný k datu importu. Pro rámec 504 musí syntetika mít třímístný číselný kód v přípustné účtové skupině a odpovídající typ a obvyklou stranu. Analytika rozvíjí kód svého syntetického rodiče a dědí jeho typ i stranu. Volné třídy 4, 7 a 8 lze importovat jen jako výslovně podrozvahové účty podle vnitřního předpisu, nikoli jako kapitálové nebo závěrkové účty osnovy 500. Stejné kontroly platí v náhledu i při zápisu; jediná chyba zabrání celému importu.

Účty jsou vždy oddělené podle firmy. Aplikace při každém čtení i zápisu používá aktuální firmu; znalost identifikátoru účtu jiné firmy nestačí k jeho načtení nebo změně.

66.8.3 Syntetické a analytické účty

• Syntetický účet je zpravidla třímístný účet standardní osnovy, například 311 nebo 501.
• Analytický účet je firemní podúčet syntetiky, například 311.100 nebo 501.200.

66.8.4 Tečkovaný zápis analytik

Kanonický tvar analytiky je syntetika, tečka, pořadové číslo: 221.100, 211.500, 343.900, 501.200. Tak analytiky vedou účetní i ostatní účetní programy a tak je aplikace zakládá i zobrazuje. Beztečkový zápis (221100) ze starší instalace aktualizace přejmenuje automaticky všude, kde je kód uložený jako text: v účtovém rozvrhu, v předkontacích, v bankovních pravidlech účtování, u pokladen, na kartách majetku i v mzdovém nastavení. Kde by přejmenování narazilo na už existující tečkovaný kód, zůstane starý kód nedotčený a funguje dál.

Formulář tečku nevynucuje. Kód smí mít 3 až 10 znaků z číslic, písmen a tečky, takže i účty jako 311D nebo 461K ze standardní šablony zůstávají platné. Tečkovaný tvar má ale praktické důsledky:

• Přesměrování z holé syntetiky. Když má předkontace zadaný jen syntetický účet a firma pod ním má právě jednu aktivní daňovou tečkovanou analytiku, zápis se provede na tu analytiku. Řeší to naráz všechna místa, kde byl účet natvrdo (kurzové rozdíly, opravy a udržování, zaokrouhlení), a odpadá díky tomu ruční kontace pro každou drobnost.
• Nedaňová analytika .990 se do obecného přesměrování nepočítá. Použije se pouze u nedaňového přijatého dokladu nebo nedaňové účetní alokace; její samotná existence proto nemůže změnit kontaci daňově uznatelných nákladů.
• Víceznačné účty se nepřesměrovávají nikdy. U 211, 221, 343, 336, 315, 345 a 501 rozhoduje o analytice kontext dokladu (bankovní účet výpisu, pokladní registr nebo mzdové nastavení), ne osnova. Kdyby se přesměrovávalo i tady, skončily by všechny účty na první nalezené analytice.
• Netečkovaná analytika se pro přesměrování nepoužije. Je to záměrná pojistka: šablona má pod 311 jedinou analytiku 311D (dlouhodobé pohledávky), na kterou by jinak spadly úplně všechny pohledávky.

Celý mechanismus jde firmě vypnout, pokud si přejete účtovat nad holými syntetikami.

66.8.5 Analytiky DPH 343.100, 343.200 a 343.900

Šablona rozvrhu zakládá pod syntetikou 343 tři analytiky:

Všechny tři jsou závazkové a saldní: smějí stát na obou stranách, protože nadměrný odpočet je pohledávka za státem.

Přednost má vždy předkontace vstupní a výstupní DPH faktur; analytika je jen výchozí hodnota. Kdo chce zůstat na plochém 343, přepíše si kontaci a nic se pro něj nemění.

Firma, která analytiky nemá, o nic nepřijde. Chybí-li 343.100 nebo 343.200 v rozvrhu (nebo je někdo deaktivoval), aplikace se sama vrátí na holou 343 a účtuje jako dřív. Cena za to je, že se vstup a výstup na jednom účtu vzájemně vynetují a firmu přeskočí měsíční zúčtování DPH.

66.8.6 Měsíční zúčtování DPH

Za každé skončené zdaňovací období vznikne automaticky interní doklad Zúčtování DPH, který převede obrat vstupní a výstupní daně na zúčtovací účet, přesně tak, jak to účetní dělá ručně:

    MD 343.200 / D 343.900     daň na výstupu za období
    MD 343.900 / D 343.100     daň na vstupu za období

Po dokladu jsou 343.100 i 343.200 za období nulové a na 343.900 leží přesně to, co se odvede (nebo co má finanční úřad vrátit). Ten zůstatek pak uzavře platba z banky, takže je průběžně srovnatelný se saldem u správce daně. Na plochém 343 to z principu nešlo.

Do obratu se nepočítají uzávěrkové a otevírací zápisy, dřívější zúčtovací doklady ani nezaúčtované koncepty.

Kdo doklad nedostane (a proč). Vždy se to zapíše do reportu úlohy, nikdy se to nestane tiše:

Identifikovaná osoba se vyhodnocuje měsíčně bez ohledu na nastavenou periodu DPH. Převažují-li dobropisy a obrat vyjde záporný, obrátí se strany zápisu, záporná částka se nikdy neúčtuje. Chyba u jedné firmy (uzavřené období, zámek data, chybějící analytika) běh nezastaví, jen skončí v reportu.

66.8.7 Pravidla importu

• Identitou je kód účtu.
• nadrizeny_ucet označuje analytiku; rodič musí být syntetika existující v databázi nebo založená dříve ve stejném souboru.
• U existujícího účtu lze změnit jen název a aktivní stav. Typ, obvyklou stranu ani rodiče nelze přepsat.
• U nové syntetiky jsou povinné typ a název.
• Nová analytika přebírá typ a stranu z rodiče; odlišné hodnoty v souboru jsou nahlášeny.
• Deaktivace účtu používaného aktivní předkontací nebo nevyřazeným majetkem dostane varování. Import může projít, ale navazující automatické účtování bude vyžadovat opravu odkazu.
• Import nikdy nemaže.

Zápis importu je omezený na aktuální firmu a probíhá až po úspěšném náhledu. Selhání jednoho řádku v potvrzeném souboru nesmí vytvořit neohlášený napůl použitelný rozvrh; výsledný report vždy uvádí založené, změněné, přeskočené a chybné řádky.

66.8.8 Ochrany při účtování

Vedle existence a aktivity účtu hlídá centrální účetní služba i následující invarianty:

• účty 701, 702 a 710 lze použít jen v řízeném závěrkovém nebo otevíracím zápisu,
• podrozvahové účty 75x/79x se nesmějí v jednom zápisu míchat s rozvahovým či výsledkovým účtem,
• každý zápis musí být vyrovnaný na haléř,
• datum musí patřit do otevřeného období a nesmí spadat do zámku účtování k datu.

Tyto kontroly běží na serveru i při volání API. Omezení webového výběru proto nelze obejít vlastním požadavkem.

66.9 Související kapitoly

• Šablony a pravidla
• Účetní nástroje a předkontace
• Aktivace účetnictví
• Hlavní kniha
• Účetní deník