14. Faktury - seznam a hromadné akce

Návod, jak v seznamu vydaných faktur najít doklad, nastavit si seznam podle sebe a provést akci nad více fakturami najednou: vystavit, odeslat, označit za zaplacené, upomenout, zaúčtovat nebo exportovat do PDF. Pro každého, kdo fakturuje.

Editaci jedné faktury popisuje 15. Editor faktury, PDF a odeslání e-mailem 16. Faktura PDF.

14.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• potřebujete najít fakturu podle čísla, variabilního symbolu, klienta nebo popisu položky,
• zjišťujete, kdo vám dluží, nebo kdo dlužil k určitému dni,
• je začátek měsíce a chcete znovu vystavit pravidelné faktury (retainer),
• máte připravených víc konceptů a chcete je vystavit a odeslat najednou,
• chcete poslat upomínky všem, kdo jsou po splatnosti,
• účetní chce faktury zaúčtovat do deníku nebo získat jeden PDF soubor z více dokladů,
• máte po importu desítky řádků s nejistým místem plnění (OSS),
• si chcete seznam přizpůsobit (sloupce, barvy, hustota řádků).

14.2 Než začnete

• Faktury musí existovat. Nové vytvoříte tlačítkem Nová faktura (postup v kapitole 15).
• Zaúčtování je dostupné jen firmám s podvojným účetnictvím. Tlačítko Náhled u zaúčtovaného dokladu a sloupce s předkontací vyžadují oprávnění ke čtení účetnictví.
• Odeslání e-mailem vyžaduje, aby měl klient vyplněný e-mail (jinak se faktura při hromadném odeslání přeskočí).
• PDF export s podpisem vyžaduje nastavený podpisový profil pro PDF faktur.

14.3 Krok za krokem: najít fakturu v seznamu

1. Otevřete Prodej → Vydané faktury.
2. Do pole Hledat napište část čísla faktury, variabilního symbolu, čísla objednávky, jména klienta nebo popisu položky (viz § 14.11.9).
3. Chcete-li výsledek zúžit, použijte filtry: stav, typ, klient, zakázka, měna, období nebo Kategorie tržby (viz § 14.11.4).
4. Kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte celý výsledek.
5. Kliknutím na číslo faktury otevřete detail faktury. Kliknutím na ikonu PDF u řádku stáhnete PDF přímo, bez otevírání detailu.

Jak poznáte, že je hotovo: faktura je v seznamu a barevný štítek ve sloupci Stav říká, v jakém je stavu (význam stavů viz § 14.11.5).

14.3.1 Zjistit, kdo dlužil k určitému dni

1. V panelu filtrů vyplňte datum do pole Neuhrazené k datu.
2. Seznam ukáže doklady vystavené do tohoto dne, u kterých k němu nebyla uhrazena celá částka.
3. Filtr zrušíte volbou Zrušit filtr na datum.

Jak poznáte, že je hotovo: v seznamu jsou i doklady, které jsou dnes zaplacené, ale k vybranému dni ještě uhrazené nebyly. Výklad je v § 14.11.4.

14.4 Krok za krokem: hromadně vystavit a odeslat faktury (měsíční retainer)

Typický začátek měsíce:

1. Otevřete Prodej → Vydané faktury a nastavte filtr Období na minulý měsíc.
2. Zaškrtněte všechny retainerové faktury (políčko v záhlaví tabulky označí zobrazené doklady měsíce).
3. V liště nahoře klikněte na Vystavit znovu (N) a potvrďte. Vzniknou koncepty s posunutými měsíci v popiscích položek (Konzultace 3/2026 se změní na Konzultace 4/2026).
4. Projděte koncepty a podle potřeby je upravte (hodiny navíc, sleva).
5. Koncepty znovu označte a klikněte na Vystavit (N). Každý dostane číslo podle šablony číslování a vygeneruje se PDF.
6. Vystavené faktury označte a klikněte na Odeslat klientovi (N).

Jak poznáte, že je hotovo: faktury mají ve sloupci Stav hodnotu Odesláno.

14.5 Krok za krokem: hromadně označit za zaplacené nebo upomenout

Označit za zaplacené:

1. V seznamu zaškrtněte vystavené, odeslané nebo upomínkované faktury.
2. Klikněte na Označit za zaplacené (N) a potvrďte. Použije se dnešní datum.

Odeslat upomínky:

1. Zapněte filtr Po splatnosti a zaškrtněte faktury, které chcete upomenout.
2. Klikněte na Odeslat upomínky (N) a potvrďte.

Jak poznáte, že je hotovo: u zaplacených faktur je stav Zaplaceno, u upomenutých Upomínka a u řádku je poznámka, kolikrát a kdy byly upomenuty.

14.6 Krok za krokem: hromadně zaúčtovat faktury

Jen pro podvojné účetnictví.

1. V seznamu zaškrtněte vystavené a dosud nezaúčtované faktury. K výběru pomůže filtr Zaúčtování s hodnotou Nezaúčtováno.
2. Klikněte na Zaúčtovat (N) a potvrďte.
3. Aplikace zaúčtuje doklady jeden po druhém. Chyba jedné faktury neblokuje ostatní. Na konci uvidíte souhrn, kolik se zaúčtovalo a kolik skončilo chybou.

Jak poznáte, že je hotovo: u dokladů je štítek zaúčtováno a filtr Zaúčtování s hodnotou Nezaúčtováno je prázdný. Na dávku je limit 500 dokladů. Podrobnosti o zaúčtování viz § 16.10.3.

14.7 Krok za krokem: sloučené PDF z více faktur

1. V seznamu zaškrtněte vystavené faktury nebo dobropisy (nejvýše 100 najednou).
2. Klikněte na PDF export (N).
3. Chcete-li výsledek elektronicky podepsat, zaškrtněte Elektronicky podepsat výsledné PDF.
4. Klikněte na Stáhnout PDF.

Jak poznáte, že je hotovo: aplikace ohlásí, že je PDF export připraven, a soubor se stáhne. Doklady jsou v pořadí, v jakém jsou v seznamu.

Sloučené PDF obsahuje pouze samotné faktury. Nepřidává uživatelské přílohy, soubory ISDOC ani výkazy víceprací. Pro archiv jednotlivých souborů (PDF ZIP, ISDOC ZIP, Pohoda XML) použijte Prodej → Export (kapitola 20).

14.8 Krok za krokem: hromadné nastavení OSS

Po migraci nebo po importu zůstanou desítky až stovky řádků, u kterých je potřeba doplnit nebo opravit údaje k režimu OSS. Proklikat je po jednom není reálné, proto má seznam hromadnou akci Nastavit OSS (N).

1. V seznamu nastavte filtr Místo plnění (OSS) (viz § 14.11.4) a zaškrtněte doklady.
2. Klikněte na Nastavit OSS (N).
3. V dialogu Hromadné nastavení OSS vyplňte pole podle tabulky níže. Každé pole má volbu - ponechat -, takže lze změnit třeba jen typ plnění.
4. Klikněte na Zobrazit náhled. Náhled vypíše, kolik dokladů a položek se změní, u každého dokladu konkrétní změnu z původní hodnoty na novou, varování ze sazebníku a doklady, které se přeskočí, i s důvodem.
5. Souhlasíte-li, klikněte na Provést změnu.

Jak poznáte, že je hotovo: aplikace ohlásí, u kolika dokladů je OSS nastaveno. Byly-li některé doklady přeskočeny, ohlásí i jejich počet a důvody najdete v náhledu.

Pravidla přeskočení a chování dávky při chybě jsou v § 14.11.7.

14.9 Krok za krokem: přizpůsobit seznam

1. Pořadí sloupců. Přetáhněte záhlaví sloupce myší za tečkovanou ikonu. Barevná čára ukáže, kam se sloupec přesune. Pořadí se ukládá do vašeho profilu pro tento seznam a platí ve všech vašich firmách.
2. Zobrazené sloupce. Otevřete nabídku Sloupce, zapněte nebo vypněte sloupce nebo vyberte hotovou sestavu (Výchozí klient, Výchozí účetní, Výchozí komplet).
3. Popisky hodnot. V nabídce Sloupce přepněte Zobrazovat popisky na Ano nebo Ne.
4. Hustota řádků. Přepínačem Hustota zvolte kompaktní nebo komfortní zobrazení.
5. Barvy. Otevřete nabídku Barvy položek (ikona palety) a nastavte podklad buněk vybraných sloupců.
6. Seskupení. Přepínačem nad tabulkou zvolte Po měsících nebo Souvislý seznam.

Jak poznáte, že je hotovo: seznam vypadá podle vašich voleb. Volby se ukládají automaticky a při příštím otevření zůstanou.

Návrat k původnímu stavu:

• Obnovit pořadí sloupců v nabídce Sloupce vrátí původní pořadí a zachová vybrané sloupce, barvy i filtry.
• Obnovit výchozí barvy vrátí všechny barvy najednou. Šipka u sloupce obnoví jen jeho barvu. Výběr sloupců, filtry a hustota se nemění.

14.10 Když něco nejde

14.11 Podrobnosti a pravidla

14.11.1 Sloupce seznamu

Menu: Prodej → Vydané faktury.

Šipka vlevo rozbalí položky faktury přímo v seznamu. U zaúčtovaného dokladu je před popiskem Popis tlačítko Náhled, které otevře boční panel se shrnutím dokladu a souvisejícími úhradami, stejný jako v účetním deníku. Tlačítko vyžaduje oprávnění ke čtení účetnictví.

14.11.2 Řazení, seskupení a načítání

Seznam je standardně seskupený po měsících podle DUZP, u záloh podle data vystavení. Přepínačem nad tabulkou (Po měsících / Souvislý seznam) lze zvolit souvislý seznam bez měsíčních skupin. Volba se ukládá pro přihlášeného uživatele.

• Kliknutí na záhlaví sloupce seřadí celý filtrovaný výsledek před stránkováním. První kliknutí řadí sestupně, druhé vzestupně a třetí vrátí výchozí pořadí. Křížek v záhlaví tabulky (Obnovit výchozí řazení) vrátí výchozí řazení také.
• V měsíčním pohledu se při vzestupném řazení podle DUZP zobrazí nejstarší měsíce první. U ostatních sloupců zůstávají měsíce od nejnovějšího a řadí se doklady uvnitř nich.
• Oddíl KH se zobrazuje podle Knihy DPH a nemá řazení v seznamu. Stejně se neřadí sloupce Členění DPH a Řádky přiznání DPH.
• Seznam načítá 50 faktur v jedné dávce. Při posunu dolů se u konce seznamu automaticky načte další stránka.
• Zaškrtávací políčko v záhlaví tabulky označí pouze zobrazené doklady tohoto měsíce.
• V souvislém seznamu zůstává záhlaví při posunu viditelné a posuvník tabulky je po ruce na jejím spodním okraji. V měsíčním přehledu se záhlaví s obsahem posouvá běžně.

14.11.3 Doplňkové sloupce, sestavy a vzhled

Tlačítkem Sloupce lze zapnout doplňkové sloupce:

• Var. symbol (platební VS, který se tiskne na PDF a do QR platby a může se lišit od čísla faktury), Objednávka, Zakázka, Odesláno dne, Uhrazeno dne, Uhrazeno celkem, základ daně, DPH, celková částka a oddíl kontrolního hlášení.
• Oddíl KH se doplňuje z Knihy DPH až po zapnutí sloupce. Doklad bez zařazení do KH má prázdnou hodnotu.
• Rozpad DPH podle sazeb a Předkontace MD / Dal ze zaúčtování. Účty jsou uvedeny všechny: nejprve nákladové a výnosové, potom ostatní rozvahové a nakonec účty DPH 343.
• Členění DPH a Řádky přiznání DPH vycházejí z Knihy DPH.
• Stát protistrany vychází z adresy klienta.
• Štítky příloh ukazují štítky navázaných dokumentů, ke kterým má uživatel přístup.
• Poznámka dokladu obsahuje text nad a pod položkami.
• Poznámky deníku ze zaúčtování faktury může zapnout uživatel s oprávněním k účetnictví.
• Firma se zapnutými dimenzemi může přidat sloupec Dimenze s hodnotami z hlavičky a položek dokladu.

Podrobnosti se načítají až po zapnutí příslušného sloupce.

Sestavy v nabídce Sloupce: Výchozí klient (stručný seznam), Výchozí účetní (DPH, předkontace a oddíl KH) a Výchozí komplet (všechny dostupné údaje včetně oddílu KH). Po výběru sestavy lze sloupce dále jednotlivě upravit.

Vzhled:

• Šířka sloupců se přizpůsobuje obsahu a šířce okna nebo pracovního panelu. Nevejdou-li se údaje na jeden řádek, zobrazí se každý doklad jako přehledný blok s popisky hodnot. Hlavní údaje jsou nahoře a doplňující na jemném podkladu pod nimi. Sloupce v řádku jsou stejně široké.
• Přepínač Zobrazovat popisky (Ano / Ne) je v nabídce Sloupce. Bez vlastní volby jsou popisky vypnuté v jednořádkovém zobrazení a zapnuté při rozložení na více řádků. Volba se ukládá do profilu uživatele pro tento seznam a platí ve všech jeho firmách. Stejný přepínač mají i ostatní seznamy s nabídkou Sloupce.
• Sestava Výchozí klient zachovává na desktopu jeden řádek dokladu. Při vypnutých popiscích se záhlaví rozloží do stejných řádků a šířek jako hodnoty pod ním. Se zapnutými popisky zůstává záhlaví kompaktní.
• Přepínač Hustota mění výšku řádků i rozestupy víceřádkových bloků. Kompaktní režim zobrazí více dokladů, komfortní nechává více místa kolem hodnot. Volba se ukládá pro uživatele a tento seznam.
• Záhlaví slouží k řazení a přetahování sloupců. Na mobilu se stejné údaje zobrazují v kartách faktur.
• Barvy z nabídky Barvy položek se ukládají automaticky pro přihlášeného uživatele, zvlášť pro každý seznam, a platí ve všech jeho firmách. Písmo se automaticky přepne na černé nebo bílé podle kontrastu, takže zůstává čitelné ve světlém i tmavém režimu.

14.11.4 Filtry

Filtr Zaúčtování jde do adresy (sdílitelný odkaz) a do uložených filtrů. Promítne se i do CSV exportu (řádky, ale ne samostatný sloupec, export neobsahuje příznak zaúčtování).

Filtr Neuhrazené k datu je jiná otázka než filtr Nezaplacené. Ten se dívá na dnešní stav dokladu, kdežto Neuhrazené k datu na stav k historickému dni (třeba „kdo mi k 30. 6. dlužil“). Doklad zaplacený až po tomto dni se proto ve výpisu objeví (k danému dni ještě nebyl uhrazen), i když má dnes stav Zaplaceno. Filtr používá stejnou definici úhrady jako Saldokonto, takže si obě sestavy neodporují.

Kategorie tržby

Filtr bere několik kategorií najednou a přepínačem vedle něj rozhodnete, co s nimi:

V nabídce je i volba Bez kategorie pro doklady, které kategorii vyplněnou nemají. Ta je důležitá u režimu Skrýt vybrané: doklady bez kategorie zůstávají ve výpisu, dokud mezi skrytými nezaškrtnete právě Bez kategorie. V seznamu jsou i archivované kategorie, visí na starých fakturách, takže bez nich by je nešlo dohledat ani skrýt.

Filtr se zapisuje do adresy i do uložených filtrů včetně režimu, takže si pohled „prodej bez předplatného“ uložíte a příště vyvoláte jedním klikem.

Nejisté místo plnění (OSS)

Sporné řádky končí na dvou různých místech a každé se řeší jinou otázkou. Proto má filtr tři hodnoty, ne zaškrtávátko:

U dokladu v seznamu je vidět, který otazník nese: štítek OSS ? u variabilního symbolu značí řádek v OSS podání, štítek ČR ? řádek v tuzemsku. Doklad rozpadlý mezi obojí nese oba štítky. Souhrnná volba Nejisté místo plnění (OSS) zobrazí oba dílčí stavy najednou, takže se žádný nejistý doklad neschová. Filtr se zapisuje do adresy i do uložených filtrů.

Jak oba stavy vznikají a co s každým z nich dělat, popisuje § 45.5.

14.11.5 Stavy faktur

14.11.6 Hranice „po splatnosti“

Ve výchozím nastavení je faktura ve splatnosti po celý den uvedený jako datum splatnosti. Mezi doklady po splatnosti patří až následující kalendářní den, pokud zůstává neuhrazená. Teprve tehdy se také nabízí běžná upomínka. Rozhoduje datum v časové zóně aplikace (Europe/Prague), nikoli časové pásmo prohlížeče. Stejná hranice platí pro filtr přijatých faktur, dashboard včetně výzvy „Pošli upomínky“ a souhrny klientů a zakázek.

Provozovatel může v cfg.local.php zapnout zahrnutí dnešních dokladů do označení a filtrů „po splatnosti“ v seznamech vystavených a přijatých faktur a do souhrnů dashboardu, klientů a zakázek:

return [
    'invoices' => [
        'overdue_includes_today' => true,
    ],
];

Jde o položku instalační konfigurace. Pokud už cfg.local.php obsahuje jiné volby, doplňte ji do existujícího pole. Alternativou je proměnná prostředí MYINVOICE_OVERDUE_INCLUDES_TODAY=true. Hodnota false vrací výchozí hranici a chybějící příznak znamená false. Po změně znovu načtěte aplikaci. Nastavení platí pro všechny firmy v instalaci. Nemění skutečný počet dnů prodlení ani pravidla upomínek: běžnou upomínku lze nabídnout a odeslat až následující den. Veřejný náhled faktury a pásma stáří pohledávek nadále pracují se skutečným prodlením.

14.11.7 Hromadné akce - přehled

Po zaškrtnutí více faktur se nahoře objeví lišta s akcemi:

Při hromadném odeslání můžete být dotázáni, zda se má poslat i poděkování za úhradu u již zaplacených faktur.

Hromadné nastavení OSS: pravidla

Příznak OSS rozhoduje, jestli řádek jde do českého přiznání, nebo do OSS podání. Doklad, který je stornovaný, uzamčený, pod retenčním holdem, v podaném období nebo mimo platnost registrace, se proto celý přeskočí s uvedeným důvodem. Stejně přísně je hlídané vypnutí OSS jako jeho zapnutí: zhasnutí příznaku přesouvá daň na ř. 1 českého přiznání, takže projde jen tam, kde číselník sazeb států OSS sazbu v zemi dodavatele potvrdí.

Úplný seznam důvodů přeskočení, pravidla pro vypnutí OSS a chování dávky při chybě popisuje § 45.6.

14.11.8 Ikony stavu (legenda)

V horní liště nad seznamem jsou ikony, kliknutím se přepne filtr na daný stav:

• 🟢 počet zaplacených tento měsíc,
• 🟣 počet odeslaných (čekajících na platbu),
• 🟡 počet vystavených (neodeslaných),
• 🔴 počet po splatnosti,
• 🟠 počet upomínkovaných.

14.11.9 Vyhledávání

Pole Hledat hledá v:

• čísle faktury (začátek čísla),
• platebním variabilním symbolu, i když není zadaný zvlášť a odvozuje se z číslic čísla faktury (20260001 najde fakturu 2026-0001),
• čísle objednávky (kdekoli v textu),
• jménu klienta,
• popisu položek.

Číslo faktury, variabilní symbol i číslo objednávky hledá také společné hledání ve spodní liště.

14.11.10 Pravidlo účtování z detailu faktury

V detailu faktury lze z rozbalovací nabídky akcí zvolit Vytvořit pravidlo účtování. Otevře se původní formulář pravidla s předvyplněným názvem, směrem, měnou a variabilním symbolem. Obsahuje rozsah částky od/do, prioritu, strop automatiky, účty MD/Dal a test na historii. Pravidlo slouží pro bankovní pohyby. Párování úhrad faktur nemění ani nevytváří další účetní zápis faktury. Pravidla podle dodavatele a textu položky se vytvářejí nákladovou šablonou v detailu přijaté faktury.

14.11.11 Tipy

• Nepoužívejte hromadné odesílání bez kontroly. Drobné chyby v konceptech (špatná částka, chybějící popis) se odešlou všem klientům najednou.
• Filtr Po splatnosti je nejrychlejší způsob, jak zjistit, kdo dluží.
• Kliknutí na číslo faktury otevře Detail faktury. Kliknutí na ikonu PDF stáhne přímo PDF.

14.12 Související kapitoly

• 15. Editor faktury - vytvoření a úprava faktury.
• 16. Faktura PDF - detail, PDF, odeslání, úhrady a zaúčtování.
• 17. Pravidelná fakturace - automatické vystavování opakovaných faktur.
• 20. Exporty - archiv PDF, ISDOC a Pohoda XML.
• 22. Upomínky - automatické a ruční upomínky.
• 45. OSS - režim OSS a ruční posouzení místa plnění.