84. Roční zúčtování

Návod, jak po skončení roku provést zaměstnancům roční zúčtování záloh na daň a daňového zvýhodnění a jak vrátit přeplatek. Pro mzdové účetní.

84.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

skončil rok a zaměstnanci vás žádají o roční zúčtování,
měl zaměstnanec v roce i jiného zaměstnavatele a přinesl jeho potvrzení,
chcete zúčtovat všechny žadatele najednou,
se blíží březnová výplata a musíte vrátit přeplatky.

Kdy	Co udělat	Kde v aplikaci
do 15. 2.	Přijmout žádosti a potvrzení od jiných plátců	`Mzdy → Roční zúčtování`
do 31. 3.	Provést roční zúčtování	`Mzdy → Roční zúčtování`, Provést roční zúčtování
se mzdou za březen	Vrátit přeplatek	mzdový vstup, `Mzdy → Mzdové složky a vstupy`
do 20. 3. (elektronicky)	Vyúčtování daně finančnímu úřadu	`Mzdy → Přehled mezd`, panel Roční vyúčtování daně

84.2 Než začnete

Mzdové oprávnění. Provést zúčtování a zadávat potvrzení od jiných plátců smí jen uživatel s právem schvalovat mzdy.
Schválené mzdy za celý rok v Mzdy → Mzdové běhy.
Prohlášení poplatníka a nároky na slevy v zákonné evidenci osoby (viz Zaměstnanci).
Ověřená legislativní pravidla pro zúčtovávaný rok (Legislativní pravidla mezd).
Podklady od zaměstnance: žádost, potvrzení od všech dalších zaměstnavatelů v roce a odpověď, zda podává daňové přiznání.

84.3 Krok za krokem: roční zúčtování jednoho zaměstnance

Otevřete Mzdy → Roční zúčtování a zvolte zdaňovací období.
Vlevo vyberte zaměstnance. Seznam zúžíte hledáním jména nebo stavem Požádali, nezúčtováno, Bez zúčtování, Zúčtováno.
Vpravo zapište žádost s Datum žádosti a zodpovězte všechny otázky (předchozí zaměstnavatelé, daňové přiznání, roční položky).
Měl-li zaměstnanec jiného zaměstnavatele, zapište jeho potvrzení (§ 84.4).
Zkontrolujte výpočet podle § 38ch a případné nesplněné podmínky.
Klikněte na Provést roční zúčtování.
Je-li přeplatek vyšší než 50 Kč, založte jeho výplatu jako mzdový vstup ve mzdě za březen. Nedoplatek se nesráží.

Jak poznáte, že je hotovo: Zaměstnanec má stav Zúčtováno a mezi ročními dokumenty je neměnný doklad Roční zúčtování záloh.

Upozornění

Provedené zúčtování nejde v aplikaci zrušit. Další pokus vrátí původní výsledek. Podklady zkontrolujte před spuštěním. Zjistíte-li chybu, vypořádejte ji mimo aplikaci a rozdíl doložte.

84.4 Krok za krokem: potvrzení od jiného plátce daně

U zaměstnance otevřete sekci Potvrzení od jiného plátce daně.
Opište údaje z tiskopisu *Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti* (25 5460, vzor č. 33) podle tabulky v § 84.7.3. Pole, které na potvrzení je s nulou, vyplňte nulou; prázdné nechte jen to, co na potvrzení chybí.
Potvrzení označte jako Doložené.

Jak poznáte, že je hotovo: U potvrzení nesvítí chybějící údaje a výpočet ukazuje úhrn rozepsaný na tohoto a předchozí zaměstnavatele.

84.5 Krok za krokem: zúčtování všem žadatelům najednou

V Mzdy → Roční zúčtování zvolte rok.
Klikněte na Provést zúčtování všem žadatelům a potvrďte.
Počkejte na výsledek. Zúčtování běží na serveru, stránku můžete zavřít.
Projděte přeskočené: u každého je jméno a seznam toho, co chybí. Po doplnění je zúčtujte jednotlivě, nebo hromadné zúčtování spusťte znovu.

Jak poznáte, že je hotovo: Zpráva ukáže „Zúčtováno: N, přeskočeno: N, selhalo: N“. Už zúčtované osoby se přeskočí.

84.6 Když něco nejde

Co vidíte	Proč	Co udělat
Provést roční zúčtování je zašedlé	Některá podmínka § 38ch není splněná nebo zodpovězená	Přečtěte vypsané věty a doplňte, co chybí (§ 84.7.2).
Zúčtování roku nejde spustit	Rok ještě neskončil	Počkejte do 1. ledna následujícího roku.
„U podané žádosti chybí datum podání. Bez něj nejde doložit, že žádost přišla do 15. února…“	Žádost nemá datum	Doplňte Datum žádosti.
Zastaveno kvůli prohlášení	V některém měsíci trvání vztahu je prohlášení výslovně neověřené, nebo jde o nerezidenta	Opravte zákonnou evidenci osoby.
Zastaveno kvůli slevě na poplatníka	Prohlášení je podepsané, ale za rok není ani jeden měsíc nároku na základní slevu	Doplňte evidenci nároku a spusťte znovu.
Zastaveno kvůli potvrzení od jiného plátce	Potvrzení chybí, je nedoložené, má prázdné pole, nebo bylo doručeno po 15. únoru	Doplňte údaje nebo zúčtování proveďte mimo aplikaci.
Zastaveno kvůli ročním položkám	Zaměstnanec uplatňuje dary, úroky, penzijní nebo životní pojištění, DIP, pojištění dlouhodobé péče, slevu na manžela nebo za zastavenou exekuci	Zúčtování proveďte mimo aplikaci, nebo ať zaměstnanec podá přiznání.
Výpočet roku 2025 se zastaví	Výpočet potřebuje hodnotu, která pro rok 2025 není potvrzená	Viz Legislativní pravidla mezd.

Časté chyby: zúčtování zaměstnance, který nesplňuje podmínky, pokus o zúčtování roku, který neskončil, podepsané prohlášení bez evidovaného nároku na slevu na poplatníka, chybějící příjem od jiného plátce, pravidla jiného roku, nahrazení nepodporovaného odpočtu obecnou částkou.

84.7 Podrobnosti a pravidla

84.7.1 Co roční zúčtování je

Roční zúčtování je právní úkon zaměstnavatele podle § 38ch zákona o daních z příjmů, ne dopočet. Aplikace zpracuje podporované roční daňové údaje a připraví kontrolovatelný výsledek. Blokovaný nebo nepodporovaný případ dokončete mimo aplikaci; nevynucujte ho jiným polem. Některé roční odpočty aplikace nepokrývá; tyto případy zpracujte ručně nebo předejte daňovému specialistovi. Podklady uchovávejte podle retenčních lhůt.

Zúčtovat lze i rok 2025: aplikace pro něj má ověřenou legislativní sadu, takže použije slevy, zvýhodnění a sazby platné tehdy. Několik hodnot roku 2025 ale zůstává nepotvrzených a výpočet, který je potřebuje, se bezpečně zastaví.

Seznam vlevo se stránkuje na serveru. Zúžení hledá v celém roce, ne jen na zobrazené straně, a dá se uložit jako pohled. Sloupce se tu nevybírají: vlevo je výběr osoby a jediná tabulka na stránce je pevný výpočet podle § 38ch. Stránka po otevření nabízí uplynulé období.

84.7.2 Kdy se zúčtování provede

Aplikace zúčtování provede, jen když je zodpovězené všechno následující. Nezodpovězená otázka má stejný účinek jako záporná odpověď.

Zdaňovací období skončilo. Před 1. lednem následujícího roku je zúčtování zablokované, roční daň se nedá vyčíslit z neúplného roku. Po uplynutí lhůty pro provedení zúčtování se také nenabídne. Obě lhůty se posuzují po celých dnech, takže 31. březen je celý ještě včas.
Zaměstnanec o zúčtování požádal, nejpozději 15. února po skončení zdaňovacího období. Povinné je datum žádosti, odkaz na podklad je volitelný.
Prohlášení poplatníka je na daný rok podepsané. Neposuzuje se stav k 31. prosinci, ale měsíc po měsíci za dobu trvání vztahu. Výslovně neověřené prohlášení nebo nerezidence kdekoli v tomto rozsahu zúčtování zastaví; měsíc bez záznamu se přeskočí. U starších převzatých dat bez evidence vztahu se posuzuje celý rok.
Podepsané prohlášení má doložený nárok na slevu na poplatníka. Bez jediného měsíce nároku na základní slevu by vyšla vyšší daň, než na jakou má zaměstnanec nárok.
Doklady od předchozích zaměstnavatelů za tentýž rok jsou doložené, nebo zaměstnanec jiného zaměstnavatele neměl. Doručení později než

února zúčtování zastaví.

Zaměstnanec nepodává daňové přiznání. Kdo přiznání podá nebo ho podat musí, tomu zaměstnavatel zúčtování provést nesmí. Aplikace tuto povinnost neodvozuje (o většině skutečností neví), odpověď zadává mzdová účetní.
Zaměstnanec neuplatňuje položky, které jdou jen ročně. Dary, úroky z úvěru na bytovou potřebu, penzijní a životní pojištění, dlouhodobý investiční produkt, pojištění dlouhodobé péče, sleva na manžela a sleva za zastavenou exekuci se podle § 38h odst. 6 uplatňují až v ročním zúčtování. Aplikace pro ně nemá evidenci nároku ani doložení, a raději zúčtování odmítne, než aby vydala nižší přeplatek.

Nesplněné podmínky se vypisují všechny najednou jako věty a tlačítko Provést roční zúčtování zůstává vidět zašedlé s vysvětlením.

Hromadné Provést zúčtování všem žadatelům zpracuje za zvolený rok všechny, kdo požádali a mají v roce schválenou mzdu. Výpočet i doklad jsou tytéž jako u jednotlivé osoby. Spustit ho smí jen uživatel s právem schvalovat mzdy. Průběh se ukáže i po návratu na stránku.

84.7.3 Potvrzení od jiného plátce daně

Bez potvrzení od jiného zaměstnavatele zúčtování provést nejde. § 38ch odst. 3 říká, že plátce zúčtování provede „jen na základě dokladů … o zúčtované nebo vyplacené mzdě, sražených zálohách na daň z těchto příjmů, poskytnuté měsíční slevě na dani podle § 35ba a 35c a vyplacených měsíčních daňových bonusech“.

Pole v aplikaci	Kde ho najdete na potvrzení
Úhrn zúčtovaných příjmů	ř. 1
Základ daně	ř. 5
Záloha na daň celkem	ř. 8
Poskytnuté měsíční slevy podle § 35ba	dopočítá se z ř. 12 a z měsíců prohlášení v záhlaví
Poskytnuté měsíční slevy podle § 35c	dopočítá se z ř. 11
Vyplacené měsíční daňové bonusy	ř. 9

Slevy tiskopis jako částku neuvádí. Nese je jako měsíce nároku (ř. 11 a 12 a údaj o prohlášení v záhlaví), protože záloha na ř. 8 je už po nich. Aplikace si je nedomýšlí a žádá je zadat.

Upozornění

Prázdné pole není nula. Prázdné pole znamená „na potvrzení ten údaj není“ a zúčtování zastaví; nula znamená „na potvrzení je nula“ a počítá se s ní. Kdyby se prázdné pole četlo jako nula, porovnal by se celoroční nárok na bonus s nižším úhrnem vyplacených bonusů a zaměstnanci by vyšel přeplatek, na který nemá nárok. U každého potvrzení je vidět, které údaje chybí.

Potvrzení vedené jako Nedoložené se do úhrnu nezapočítá: § 38ch odst. 4 mluví o úhrnu mezd od všech plátců a do něj patří doklad, ne nepodložený údaj. Stav Doložené potvrzuje uživatel. Textový odkaz na podklad je nepovinný; povinné je označení konkrétního potvrzení a jeho rozhodné částky. Sekci smí zadávat jen ten, kdo smí zúčtování i provést, protože čísla jdou přímo do úhrnu, ze kterého vychází přeplatek. Na výsledném dokladu je úhrn rozepsaný na tohoto zaměstnavatele a na předchozí podle potvrzení.

84.7.4 Výpočet

Výpočet nic nepřepočítává znovu. Roční úhrny daně a záloh vznikají průběžně při schválení každého mzdového běhu; roční zúčtování je sečte, porovná s roční daní a rozdíl vyčíslí zvlášť na dani a zvlášť na daňovém bonusu. Historické měsíce zůstávají nedotčené.

Základní sleva na poplatníka náleží za celé zdaňovací období v plné výši i tomu, kdo pracoval jediný měsíc. Slevy na invaliditu, sleva na držitele průkazu ZTP/P a daňové zvýhodnění na dítě se krátí po dvanáctinách za měsíce, na jejichž počátku byly podmínky splněné. Měsíce se berou z evidence nároků, ne z toho, kolik se měsíčně skutečně uplatnilo: měsíční sleva je omezená výší zálohy, takže z ní nárok zpětně vyčíst nejde.

84.7.5 Přeplatek, nedoplatek a doklad

Přeplatek se vrací mzdou, nejpozději při zúčtování mzdy za březen, a jen když je vyšší než 50 Kč. Přeplatek do padesáti korun je jiný stav než žádný přeplatek: zúčtování proběhlo, jen se nevyplácí. Nedoplatek se zaměstnanci nesráží. Výplatu založte jako mzdový vstup ve složkách mzdy; aplikace ji nevytváří sama.

Zúčtování se provádí jednou za rok. Opakované spuštění vrátí původní výsledek. Doklad Roční zúčtování záloh je neměnný, najdete ho i mezi ročními dokumenty a váže se na konkrétní schválené mzdové revize.

Vyplacený doplatek na daňovém bonusu se firmě nevrátí sám. Pokud vyplacené bonusy převýšily sražené zálohy, požádejte o rozdíl finanční úřad, viz Žádost o poukázání chybějící částky na daňovém bonusu.

84.7.6 Vyúčtování daně finančnímu úřadu

Roční zúčtování je vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti (§ 38j odst. 4 a 5) a vyúčtování srážkové daně jsou samostatná podání finančnímu úřadu. Aplikace je sama neodešle: připraví XML pro EPO na Mzdy → Přehled mezd, panelu Roční vyúčtování daně, a podáte je přes EPO. Postup je v § 85.14.23.

84.8 Související kapitoly

Zaměstnanci: prohlášení k dani a nároky na slevy.
Legislativní pravidla mezd: účinná pravidla roku.
Mzdové běhy: výplata přeplatku.
Dokumenty a výstupy: roční dokumenty.
Podání a hlášení: vyúčtování daně a žádost o poukázání bonusu.