76. Absence a dovolená

Návod, jak zapsat a schválit dovolenou, nemoc, překážky v práci, neplacené volno a další nepřítomnosti, aby se správně promítly do mzdy, náhrad, nároku na dovolenou a do hlášení. Pro mzdové účetní a každého, kdo nepřítomnosti eviduje.

76.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• zaměstnanec čerpá dovolenou nebo o ni žádá,
• zaměstnanec onemocněl, je v karanténě nebo ošetřuje člena rodiny,
• zaměstnanec byl u lékaře, měl svatbu, pohřeb nebo jinou osobní překážku,
• firma nemá pro zaměstnance práci (prostoj, počasí, částečná nezaměstnanost, částečná práce s příspěvkem státu),
• zaměstnankyně nastupuje na mateřskou, zaměstnanec na otcovskou nebo rodičovskou,
• zaměstnanec má neplacené volno, náhradní volno za přesčas nebo neomluvenou absenci,
• soud rozhodl, že vztah trval po neplatném skončení,
• je začátek čtvrtletí a potřebujete nový průměrný výdělek pro náhrady,
• je začátek roku a potřebujete určit nárok na dovolenou.

76.2 Než začnete

1. Zaměstnanec a pracovní vztah. Založené v Mzdy → Zaměstnanci (viz Zaměstnanci). Nepřítomnost se vždy váže k pracovnímu vztahu.
2. Rozvržené směny. Náhrady, čerpání dovolené i krácení mzdy se počítají z publikovaných směn v Mzdy → Docházka a směny (viz Docházka a směny). Bez směn náhrada nevznikne.
3. Schválený průměrný výdělek pro každou nepřítomnost s náhradou mzdy (dovolená, nemoc v prvních 14 dnech, placené překážky). Postup v § 76.4.
4. Firemní výměra dovolené v Mzdy → Nastavení mezd, záložce Politiky a připravenost (pro výpočet nároku).
5. Oprávnění k mzdové agendě (payroll).

76.3 Krok za krokem: zapsat a schválit nepřítomnost

1. Otevřete Mzdy → Absence a dovolená, záložku Absence.
2. Nahoře vyberte Zaměstnanec a Pracovní vztah. Bez výběru osoby novou nepřítomnost založit nejde.
3. V části Nová absence zvolte Druh absence a vyplňte Od a Do. Pod výběrem druhu se u některých druhů zobrazí vysvětlení, co se s nepřítomností stane.
4. U druhu s náhradou mzdy vyberte Schválený průměr za hodinu. Chybí-li, klikněte na Přejít na Průměry a průměr nejdřív založte (§ 76.4).
5. Začíná nebo končí nepřítomnost částí směny, vyplňte Čerpání první den (hodiny) nebo Čerpání poslední den (hodiny).
6. Doplňte údaje, které formulář u daného druhu chce (druh překážky, očekávaný den porodu, potvrzení u nemoci) a případně Poznámka.
7. Klikněte na Založit absenci. Nepřítomnost má stav Ke schválení.
8. V seznamu Evidované absence ji zkontrolujte a klikněte na Schválit. Více nepřítomností schválíte najednou: zaškrtněte je a klikněte na Hromadně schválit.

Jak poznáte, že je hotovo: Nepřítomnost má stav Schváleno. U dovolené přibylo čerpání v Historii dovolené, u nepřítomnosti s náhradou vznikl mzdový vstup náhrady. U nemoci, ošetřovného nebo mateřské se nad seznamem objeví zpráva o založeném případu dávky a odkaz Otevřít případy dávek.

76.4 Krok za krokem: průměrný výdělek pro náhrady

Průměrný výdělek se zakládá jednou za čtvrtletí pro každý pracovní vztah.

Pro celou firmu najednou:

1. Otevřete záložku Průměrný výdělek bez vybraného zaměstnance.
2. V části Hromadné vypočtení průměrů za čtvrtletí zvolte Rok použití a Čtvrtletí.
3. Projděte návrhy. U každého vztahu vidíte skutečný průměr nebo pravděpodobný výdělek se zdrojem, nebo důvod, proč návrh nevznikl.
4. Klikněte na Vybrat připravené na stránce a pak na Založit a schválit vybrané.

Pro jednoho zaměstnance:

1. Nahoře vyberte zaměstnance a pracovní vztah, otevřete záložku Průměrný výdělek.
2. V části Nový snapshot průměrného výdělku zkontrolujte předvyplněná čísla z uzavřených mzdových běhů. Poměrnou část odměn za období delší než čtvrtletí doplňte ručně do Poměrná část delších odměn (Kč).
3. Klikněte na Vypočítat snapshot.
4. Zkontrolujte výsledek a klikněte na Schválit.

Nový zaměstnanec (méně než 21 odpracovaných dnů): na kartě pracovního vztahu v Mzdy → Zaměstnanci klikněte na Zadat pravděpodobný výdělek (§ 355 ZP), vyplňte částku a odůvodnění a uložte. Formulář průměru ho pak nabídne sám. Když ho nezadáte, aplikace ho navrhne podle pravidel v § 76.11.1.

Jak poznáte, že je hotovo: Průměr má stav Schválený snapshot a ve formuláři nové absence se nabízí v poli Schválený průměr za hodinu.

76.5 Krok za krokem: dovolená

Na začátku roku určete nárok:

1. Zkontrolujte firemní výměru v Mzdy → Nastavení mezd, záložce Politiky a připravenost (nejméně 4 týdny, obvykle 5).
2. Otevřete Mzdy → Absence a dovolená, záložku Dovolená, a zvolte Rok.
3. V části Hromadný výpočet z ověřených podkladů projděte vztahy. Štítek Připraveno znamená, že výpočet může proběhnout.
4. Má-li vztah štítek Doplnit, klikněte na něj. U jiných absencí vás převede do části Posouzení jiných absencí, kde u každého druhu zvolíte Započítat nebo Nezapočítat. U ostatních chybějících údajů otevře kartu pracovního vztahu.
5. Klikněte na Vybrat připravené na stránce a pak na Spočítat vybrané.

Čerpání dovolené:

1. Na záložce Absence zapište druh Dovolená a vyberte schválený průměr.
2. Klikněte na Založit absenci a pak na Schválit.
3. Nestačí-li zůstatek, aplikace se zeptá *„Poskytnout dovolenou nad rámec nároku?“* a ukáže nárok a zůstatek. Potvrďte tlačítkem Poskytnout nad rámec nároku, jen když to tak opravdu chcete.

Jak poznáte, že je hotovo: V Historii dovolené je položka Nárok na rok a u každého schváleného čerpání položka Čerpání. Zůstatek dovolené (h:mm) odpovídá skutečnosti.

76.6 Krok za krokem: nemoc a karanténa

1. Na záložce Absence zapište Dočasná pracovní neschopnost nebo Karanténa s obdobím z potvrzení lékaře. Diagnózu nezapisujte.
2. Vyberte schválený průměr.
3. Zaškrtněte Potvrzena účast na nemocenském pojištění a Vyloučen souběh s dávkou, která náhradu nepřipouští.
4. Odpracoval-li zaměstnanec první plánovanou směnu celou, zaškrtněte První plánovaná směna byla celá odpracována.
5. Nemá-li zaměstnanec nárok (není účasten nemocenského pojištění), zaškrtněte Zaměstnanec nemá nárok na náhradu (DPN bez nároku).
6. Je-li důvod náhradu snížit, zvolte v Snížení náhrady odpovídající možnost a vyplňte Důvod snížení.
7. Klikněte na Založit absenci a pak na Schválit. Nemoc a karanténa se schvalují jednotlivě, hromadně ne.
8. Prodloužení nemoci zapište jako další část, která začíná den po konci předchozí. Schvalujte části popořadě.

Jak poznáte, že je hotovo: Nemoc má stav Schváleno, ve mzdě je náhrada za dny v prvních 14 kalendářních dnech. Trvá-li nemoc déle než 14 dnů, vznikl případ dávky; postup podání NEMPRI a HZUPN je v § 85.6.

76.7 Krok za krokem: překážky v práci

1. Na záložce Absence zvolte Překážka na straně zaměstnance s náhradou mzdy, nebo Překážka na straně zaměstnavatele.
2. V Druh překážky vyberte konkrétní důvod. Pod ním se zobrazí, za jakých podmínek a v jaké výši náhrada přísluší.
3. Zkontrolujte Náhrada mzdy (% průměrného výdělku). U překážek zaměstnavatele ji můžete zvýšit až na průměr, pak vyplňte Důvod sazby / podklad (vnitřní předpis, dohoda).
4. U Částečná nezaměstnanost a Jiná placená překážka (vnitřní předpis) je Důvod sazby / podklad povinný.
5. Vyberte schválený průměr, klikněte na Založit absenci a pak na Schválit.

Jak poznáte, že je hotovo: Ve mzdě je mzdový vstup Náhrada mzdy při překážkách na straně zaměstnance, resp. na straně zaměstnavatele, s hodinami z rozvržených směn. Nejsou-li na dny překážky směny, aplikace po schválení upozorní, že náhrada nevznikla.

76.8 Krok za krokem: mateřská, otcovská a ošetřování

1. U Peněžitá pomoc v mateřství vyplňte povinný Očekávaný den porodu. Začíná-li nepřítomnost až porodem nebo po něm, vyplňte rovnou Den porodu.
2. Po porodu u nepřítomnosti klikněte na Doplnit den porodu, zadejte datum a klikněte na Uložit den porodu. Jde to jen jednou.
3. U Ošetřovné zaškrtněte Osamělý zaměstnanec pečující o dítě do 16 let, pokud o dítě pečuje sám.
4. Schvalte nepřítomnost. Případ dávky se založí sám; otevřete ho odkazem Otevřít případy dávek a pokračujte podle § 85.6.

Jak poznáte, že je hotovo: Nepřítomnost je Schváleno, u mateřské je doplněný den porodu a případ dávky existuje.

76.9 Krok za krokem: trvání vztahu po neplatném skončení

Použijte, když pravomocné rozhodnutí soudu (nebo mimosoudní dohoda po podání žaloby) určilo, že vztah trval po neplatném skončení, a náhrada mzdy za tu dobu přiznána nebyla.

1. Na záložce Absence zvolte Trvání vztahu po neplatném skončení (bez náhrady mzdy).
2. Vyplňte Od a Do podle rozhodnutí. Průměr se nevybírá.
3. Klikněte na Založit absenci a pak na Schválit.

Jak poznáte, že je hotovo: Nepřítomnost je Schváleno a mzdový běh za měsíc proběhne i bez mzdového vstupu. V měsíčním hlášení a v evidenčním listu se doba vykáže jako vyloučená doba.

76.10 Když něco nejde

76.11 Podrobnosti a pravidla

76.11.1 Průměrný a pravděpodobný výdělek

Záložka Průměrný výdělek vede čtvrtletní snapshot průměrného nebo pravděpodobného hodinového výdělku. Skutečný průměr používá započitatelnou mzdu a odpracovaný čas v rozhodném období. Formuláře zadávají částky v Kč a čas v hodinách či dnech, na haléře a minuty je aplikace převádí až při uložení. Stejně se v hodinách zadává částečný první nebo poslední den absence i ruční změna dovolené. Přesný důvod chyby zůstane viditelný přímo u formuláře.

Při méně než 21 odpracovaných dnech je povinný pravděpodobný hodinový výdělek a jeho odůvodnění. Zadává se jednou na kartě pracovního vztahu a uloží se do revize podmínek, takže platí, dokud ho nová revize nezmění. Formulář průměru ho nabídne a označí, že průměr stojí na pravděpodobném výdělku. U běžného vztahu se pole nenabízí, průměr se spočítá z uzavřených mzdových běhů.

Není-li pravděpodobný výdělek zadaný u nového vztahu (všechny měsíce rozhodného období bez mzdového běhu leží celé před nástupem), aplikace ho navrhne podle § 355 odst. 2 zákoníku práce v tomto pořadí:

1. z hrubé mzdy dosažené od počátku rozhodného období: započitatelná mzda a odpracované hodiny z uzavřených mzdových běhů od nástupu, typicky z prvního uzavřeného měsíce;
2. ze sjednané měsíční mzdy přepočtené na hodinu koeficientem 4,348 (týdenní pracovní doba × 4,348, § 356 odst. 2);
3. nemá-li vztah ani sjednanou mzdu, z minimální mzdy účinné v rozhodném období přepočtené na hodinu při 40hodinové týdenní době.

Odůvodnění návrhu uvádí zdroj i čísla. Chybí-li běh v měsíci, kdy vztah už trval, návrh nevznikne a je potřeba doplnit evidenci. Není-li z čeho vycházet, návrh i měsíční hlášení ČSSZ řeknou, že chybí pravděpodobný výdělek, a odkážou na kartu vztahu. Snapshot musí projít ruční kontrolou a schválením, teprve potom jde připojit k absenci s náhradou.

Hromadně za firmu. Bez vybrané osoby ukazuje záložka návrhy za zvolené čtvrtletí pro všechny vztahy: připravené návrhy, už založené průměry a důvody, proč u zbytku návrh nevznikl. Vybrané průměry se založí a rovnou schválí. Změní-li se mezitím podklady, neuloží se nic a přehled se načte znovu. Hromadně založený skutečný průměr nezohledňuje poměrnou část mzdy za období delší než čtvrtletí (§ 358 zákoníku práce). U zaměstnanců s roční nebo pololetní odměnou založte průměr ručně u konkrétní osoby. Průměr z převzatých mezd předchozího programu se hromadně neschvaluje; založte ho jednotlivě a převzatou hrubou mzdu upravte na započitatelnou (náhrady za dovolenou nebo svátek do průměru nepatří).

Spodní hranice. Je-li vypočtený průměr nižší než minimální mzda, použije se podle § 357 odst. 1 zákoníku práce minimální mzda. Hranice platí pro skutečný i pravděpodobný výdělek a její výše se bere z legislativní sady účinné pro rozhodné období. Ve stopě výpočtu je vidět, že se uplatnila a z jaké hodnoty.

76.11.2 Dovolená: nárok, čerpání a náhrada

Nárok se vede v minutách. U DPP a DPČ výpočet používá zákonnou fiktivní týdenní pracovní dobu 20 hodin. Započitatelné a náhradní doby, změny úvazku, krácení a další právní okolnosti před uložením ověřte. Kniha dovolené je historie: oprava vytváří novou položku a nic nemaže. Schválení čerpání zapíše zápornou položku podle publikovaných směn. Zrušení schváleného čerpání ji nemaže, vytvoří kladnou reverzi a označí absenci ke kontrole případné opravy mzdy.

Náhrada mzdy za dovolenou. Za dobu čerpání přísluší podle § 222 odst. 1 zákoníku práce náhrada ve výši průměrného výdělku. Aplikace ji při schválení založí jako mzdový vstup složky Náhrada mzdy za dovolenou v měsíci, do kterého čerpání spadá; hodiny bere ze stejných směn jako kniha dovolené a sazbu ze zmrazeného průměru. Na výplatní pásce má vlastní řádek s hodinami i sazbou (§ 142 odst. 5 zákoníku práce) a do měsíčního hlášení jde vlastním údajem. Ručně ji zadat nejde. Zrušení dovolené vstup nemaže, vytvoří zápornou korekci ve stejném měsíci, protože oprava nároku patří období, ve kterém nárok vznikl. Zaplacené peníze se vypořádají srážkou podle § 147 odst. 1 písm. e) zákoníku práce.

Náhrada se zdaňuje a vstupuje do vyměřovacích základů obou pojištění, ale ne do dalšího průměrného výdělku: § 353 zjišťuje průměr z hrubé mzdy za odpracovanou dobu. Součet zkrácené základní mzdy a náhrady se proto běžné měsíční mzdě rovnat nemusí, náhrada vychází z výdělku minulého čtvrtletí.

Svátek v době dovolené se nečerpá. Připadne-li svátek na den s rozvrženou směnou a zároveň schválenou dovolenou, směna se z čerpání vypustí. Týden dovolené kolem Vánoc tedy nespotřebuje pět směn, jen ty, které svátkem nejsou. Hodiny svátku se do odpracované doby dostanou právě jednou. Zrušení je symetrické: reverze neguje přesně to, co bylo zapsáno.

Do nároku se počítá odpracovaná doba bez přesčasu. Svátek na plánovaný pracovní den se do ní započítá, jen v rozsahu, který za týž den nebyl započten jiným titulem.

Přečerpání aplikace hlídá ve třech stavech:

1. nárok je určený a zůstatek stačí: čerpání projde bez dotazu;
2. nárok je určený a zůstatek nestačí: uložení se zastaví a přečerpání musíte výslovně potvrdit u té jedné karty, se skutečnými čísly nároku a zůstatku. Nevyčerpaný přeplatek se jinak pozná až při vypořádání a strhne se zaměstnanci ze mzdy;
3. nárok není určený: aplikace se neptá a čerpání pustí s upozorněním. Zůstatek není nula, je neznámý.

Za určený nárok se počítá jen položka typu Nárok. Převod z minulého roku ani ruční Oprava samy nestačí.

Krácení se řídí § 223 zákoníku práce. Aplikace vynutí zákonné minimum podle odst. 2 a odmítne krácení dřív, než je nárok určen, i nad rámec nároku. Podmínku dvoutýdenního zbytku hlídá jen u vztahu, který trval celý kalendářní rok. Krátit lze jen o neomluveně zameškané hodiny (§ 223 odst. 1): zapište je druhem Neomluvená absence a schvalte. Ruční položka Krácení projde jen do součtu schválených neomluvených hodin v témže roce. O tom, že jde o neomluvené zameškání, rozhoduje zaměstnavatel (§ 348 odst. 3); aplikace ho z jiných druhů nepřítomnosti neodvozuje.

Čerpání před zahájením vedení mezd (měsíce převzaté z předchozího programu) zapíšete ruční položkou se zápornými hodinami a doložením původu. Od prvního mzdového období v MyÚčtu vzniká čerpání jen schválením nepřítomnosti.

76.11.3 Hromadný výpočet nároku

Výměra musí mít nejméně 4 týdny, běžně 5. Odlišný pracovní vztah má výjimku na své kartě; bez ní platí firemní výměra. Odkaz na zdroj je volitelná auditní poznámka.

Vztahy se na záložce Dovolená načítají po stránkách, takže postup funguje pro deset i stovky zaměstnanců. Aplikace pro každý vztah spojí účinné smluvní podmínky, sjednanou týdenní dobu, firemní politiku a schválené měsíce docházky. Bez vašeho výběru se nic nezapisuje. Jedna mzdová účetní může výběr i zápis dokončit sama.

Výpočet se zastaví jen tehdy, když chybí skutečný právní údaj, během roku se změnila výměra nebo pracovní doba, jiná absence vyžaduje posouzení započitatelnosti, nebo chybí schválený měsíc docházky. Existující nárok automat nepřepíše. Při uložení znovu ověří otisk podkladů; změněná data vyžadují obnovení přehledu. Uložená revize uchová politiku, smluvní podmínky, schválenou docházku i výpočetní stopu.

Posouzení jiných absencí. Rozhodnutí Započítat / Nezapočítat (§ 216 odst. 2 a § 348 odst. 1 zákoníku práce) se dělá jednou za druh absence a zapíše se do zdůvodnění nároku. Pracovní neschopnost a karanténa se při započtení omezí na 20násobek týdenní pracovní doby za rok. Pracovní úraz nebo nemoc z povolání se započítávají celé, spočítejte je ručně v části Ruční výpočet a opravy.

Firma převedená z jiného programu. Absence z měsíců před prvním mzdovým obdobím v MyÚčtu se znovu neposuzují. Vztah, kterému převod zapsal zůstatek dovolené roku, má štítek Převzato: zůstatek už obsahuje nárok po krácení a čerpání, takže se nárok toho roku znovu nepočítá. Od dalšího roku počítá nárok MyÚčto.

76.11.4 Placené překážky v práci a náhrada mzdy

Podle Druh překážky aplikace určí sazbu náhrady z průměrného výdělku:

U překážek zaměstnance je sazba pevná. U překážek zaměstnavatele ji lze zvýšit až na průměr, jen s důvodem. U částečné nezaměstnanosti se vždy uvádí dohoda s odborovou organizací nebo vnitřní předpis (§ 209 odst. 2), bez něj jde o jinou překážku se 100 % průměru. Body nařízení vlády bez náhrady (účast u porodu, svatba rodiče, dalších pět dnů po úmrtí, stěhování bez zájmu zaměstnavatele…) zapisujte jako Překážka na straně zaměstnance bez náhrady mzdy.

Částečná práce s příspěvkem státu. Jde o částečnou práci, na kterou zaměstnavatel žádá příspěvek (§ 120a a násl. zákona o zaměstnanosti). Zaměstnanec je tím v měsíčním přehledu nákladů na náhrady mezd, takže za něj v měsíci s touto překážkou nenáleží sleva na pojistném (§ 7a odst. 3 písm. e) zákona č. 589/1992 Sb.).

Schválením překážky vznikne mzdový vstup na složce Náhrada mzdy při překážkách na straně zaměstnance, resp. na straně zaměstnavatele. Hodiny se berou ze směn, o které se krátí základní mzda; svátek se nenahrazuje (mzda se za něj nekrátí). Na výplatní pásce má náhrada vlastní řádek. V měsíčním hlášení jde do náhrad za překážky na straně zaměstnance (10341), resp. zaměstnavatele (10340), hodiny do 10471, resp. 10472, a mezi neodpracované hodiny s náhradou (10276). Zrušení překážky náhradu nemaže, vytvoří zápornou korekci ve stejném měsíci.

Překážku zapsanou bez druhu schválit nejde. Nepřítomnosti převzaté z předchozího programu druh nemají a náhradu nezakládají, tu už obsahuje převzatá mzda.

Doplatek do minima zdravotního pojištění. Sníží-li překážka na straně zaměstnavatele se sníženou náhradou (prostoj, počasí, částečná nezaměstnanost, částečná práce) vyměřovací základ pod minimum, doplatek hradí zaměstnavatel (§ 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.). Mzdový běh to pozná ze schválené překážky sám, není-li v měsíční evidenci zdravotního minima zaměstnance zapsáno jinak. Je-li v témže měsíci i neplacené volno, neomluvená absence nebo jiná neplacená nepřítomnost a doplatek vznikne, běh se zastaví s kontrolou; plátce doplatku za měsíc určete v zákonné evidenci na kartě zaměstnance. Tam se evidují i výjimky z minima, například péče o dítě do 7 let potvrzená zdravotní pojišťovnou (viz Zaměstnanci, § 86.12.3).

76.11.5 Pracovní volno bez náhrady mzdy

Bez náhrady mzdy eviduje agenda tři druhy:

• Výkon veřejné funkce (volno bez náhrady) podle § 200 až 202 zákoníku práce,
• Překážka na straně zaměstnance bez náhrady mzdy,
• Trvání vztahu po neplatném skončení (bez náhrady mzdy).

Zapisují se bez průměrného výdělku a po schválení nevznikne mzdový vstup. Z odpracované doby se vyjmou jako neplacené volno. V měsíčním hlášení jdou jejich hodiny jen do celkového počtu neodpracovaných hodin (10275) v bloku neplaceného volna, ne mezi překážky s náhradou (10471).

Veřejná funkce a překážka bez náhrady se v evidenčním listu chovají jako neplacené volno: vyloučenou dobou nejsou, celé dny se vykážou jako vyloučené dny pro nemocenské dávky a měsíc bez započitatelného příjmu se za dobu pojištění nepovažuje. Přiznává-li zákon za konkrétní veřejnou funkci náhradu mzdy, zadejte ji jako mzdový vstup; výpočet takové náhrady aplikace nedělá.

Trvání vztahu po neplatném skončení je doba, po kterou podle pravomocného rozhodnutí soudu (nebo mimosoudní dohody po podání žaloby) vztah trval po neplatném skončení a náhrada mzdy za ni přiznána nebyla. Mzda za ni nenáleží. V měsíčním hlášení (10536) i v evidenčním listu je vyloučenou dobou podle § 16 odst. 4 písm. j) zákona č. 155/1995 Sb., měsíc přitom zůstává dobou pojištění. Neodpracované hodiny jsou u ní nepovinné (například člen orgánu bez pracovní doby je nemá); jsou-li, jdou do bloku neplaceného volna. Mzdový běh za měsíc s touto nepřítomností proběhne i bez mzdového vstupu. Po dosažení důchodového věku (sekce s kódem D) příprava hlášení takový měsíc zastaví, protože odečítané doby pro tuto vyloučenou dobu údaj nemají. Byla-li náhrada mzdy přiznána, tento druh nepoužívejte a náhradu zadejte jako mzdový vstup.

76.11.6 Náhrada mzdy při nemoci a karanténě

Náhrada se počítá z publikovaných směn v prvních 14 kalendářních dnech. Svátek uvnitř okna se proplácí i bez publikované směny: aplikace pro něj dopočítá směnu podle rozvrhu. Je-li směna na svátek publikovaná, nechá ji být, takže k dvojímu proplacení nedojde. Odpracoval-li zaměstnanec první plánovanou směnu celou, okno začíná následujícím dnem. Výsledek uchovává průměr, redukční hranice, pravidla, zaokrouhlení a rozpad po směnách. Diagnóza se v agendě neeviduje; zdravotní údaje zpřístupněte jen oprávněným osobám.

Neschopnost zapsaná po částech (po měsících nebo prodloužením) je jedna neschopnost s jedním čtrnáctidenním oknem. Část, která začíná den po konci předchozí části téhož druhu, dostane při schválení jen zbytek okna; dny vyčerpané předchozími částmi se zapíšou do Dnů okna náhrady vyčerpaných před touto částí. Za dny za oknem náhrada nevzniká, zaměstnanec dostává nemocenské. Navazující část počítá z průměru a pravidel první části, i když začíná v dalším čtvrtletí, a odpracovaný první den se u ní nepotvrzuje. Navazující část nejde schválit dřív než předchozí a předchozí nejde zrušit, dokud na ni navazuje schválená část. Ručně (Upravit dny okna náhrady) zapisujte vyčerpané dny jen u předchozího zaměstnavatele nebo v předchozím mzdovém programu.

DPN bez nároku. Náhrada patří jen zaměstnanci účastnému nemocenského pojištění (§ 192 odst. 1 ZP). U DPP a zaměstnání malého rozsahu rozhoduje účast v měsíci, kdy neschopnost vznikla (§ 15a zákona č. 187/2006 Sb.). Neschopnost bez nároku se schválí bez průměru a bez náhrady: mzda se za její dny krátí jako za neplacenou dobu, mzdový vstup ani případ nemocenské nevznikne a evidenční list ji vykáže jako neschopnost bez nároku. Nezaškrtnuté potvrzení účasti schválení nepustí.

Snížení náhrady. Vznikla-li neschopnost v případech § 31 zákona č. 187/2006 Sb. (rvačka, opilost, návykové látky, úmyslný trestný čin nebo přestupek), zvolte Na polovinu (§ 192 odst. 4 ZP). Při porušení režimu v prvních 14 dnech můžete zvolit Porušení režimu (§ 192 odst. 5 ZP) a náhradu snížit o procento (100 % znamená neposkytnout) nebo o částku v Kč. Částkou jde snižovat jen náhradu, která leží v jednom kalendářním měsíci. Důvod je povinný. Snížení se počítá z přesné náhrady před zaokrouhlením a výpočet uchová i původní výši.

Náhrada se počítá nejvýš do dne skončení vztahu a nejdřív ode dne nástupu. Trvá-li neschopnost déle než vztah, schválení na to upozorní.

76.11.7 Potvrzení pracovní doby pro JMHZ

Při schválení měsíce v Mzdy → Docházka a směny se samostatně potvrzuje pracovní jádro JMHZ: stanovený a sjednaný měsíční fond, stanovená týdenní doba, evidenční dny a skutečně odpracované hodiny. Nabídnuté hodnoty jsou dohledatelný podklad; potvrďte je jako přesná desetinná čísla. Poznámku k ověření můžete nechat prázdnou. Aplikace nezaokrouhluje minuty ani nedopočítá chybějící profesní fond. Potvrzený souhrn je neměnný a navázaný na revizi schváleného měsíce; po znovuotevření je nutné nové potvrzení.

Evidenční dny aplikace u pracovního poměru sníží o dny mateřské, rodičovské a otcovské, protože zaměstnanec po tu dobu není v evidenčním stavu (výklad MPSV i ČSÚ). Měsíční fondy zůstávají plné; nemoc ani neplacené volno evidenční dny nesnižují. U jednatele, společníka a člena orgánu (druh činnosti K a N až S) chtějí pokyny MPSV stanovený i sjednaný fond nulový; aplikace oba navrhne jako 0. Hodnotu ze smlouvy o výkonu funkce, která pracovní dobu sjednává, můžete přepsat.

Součástí potvrzení jsou dvě povinná rozhodnutí Ano/Ne: zda v měsíci nastaly neodpracované hodiny (IN07) a zda nastaly překážky v práci (IN08). Žádná odpověď se nepředvyplní jako Ne. Při IN07 se uvádí celkový rozsah a případně placené hodiny, DPN s náhradou nebo bez ní, dovolená a péče. Placené hodiny zahrnují všechny neodpracované hodiny s náhradou mzdy, i DPN v prvních 14 dnech; z nich se počítá i sleva na pojistném podle § 7a. V hlášení se ale hodiny DPN s náhradou mezi hodinami s náhradou (10276) neuvádějí a vykážou se jako překážka na straně zaměstnance (10471), jak chtějí pokyny MPSV. Převod udělá aplikace sama; při potvrzení hodiny nepřesouvejte a u měsíce jen s nemocí odpovězte na otázku o překážkách Ne. Při IN08 musí být uvedena aspoň jedna hodnota překážek na straně zaměstnance nebo zaměstnavatele. Kategorie se mohou překrývat, jejich součet se proto nemusí rovnat celkovým neodpracovaným hodinám. Evidence absencí je podklad k ruční kontrole, ne automatická právní klasifikace. Nevyřízená absence nebo čekající oprava schválení měsíce blokuje. Schválená placená dovolená projde běžným profilem JMHZ jen tehdy, když souhlasí s publikovanými směnami a potvrzený souhrn ji vykazuje celou jako placené neodpracované hodiny.

Svátky patří do fondu i do neodpracovaných hodin. Aplikace navrhuje fond včetně svátků na pracovní dny a při potvrzení sama přičte hodiny svátků, ve kterých zaměstnanec nepracoval ani nečerpal jinou nepřítomnost, k celkovým i placeným neodpracovaným hodinám (u DPP, DPČ a statutárů ne). Dialog schválení ukazuje jejich počet, do polí je sami nepřidávejte. Na slevu podle § 7a to nemá vliv.

Běžným profilem JMHZ projdou i otcovská, rodičovská, neplacené volno, neomluvená absence a překážky v práci. Otcovská je vyloučenou dobou v celé podpůrčí době; ostatní čtyři vyloučenou dobu netvoří a dobu pojištění nekrátí, takže evidenční list za ně vykáže plný měsíc bez vyloučených dnů. Potvrzení pracovní doby se u nich ptá navíc na hodiny, ale jen u druhu, který v měsíci opravdu je. Do pole neplaceného volna patří i hodiny veřejné funkce, překážky bez náhrady a trvání vztahu po neplatném skončení.

Náhradní volno za přesčas. Mzda za dobu čerpání nepřísluší (§ 114 odst. 1 zákoníku práce), hodiny jdou jen do celkového počtu neodpracovaných hodin. Podle pokynů MPSV se v měsíci čerpání hodiny volna odečtou od vykázaného přesčasu (nejvýše do nuly) i od odpracovaných hodin; v aplikaci zůstávají odpracované hodiny beze změny, převod udělá až hlášení. Vyloučenou dobou evidenčního listu není, celé dny se vykazují jako vyloučené dny pro nemocenské dávky. Platí to pro měsíce, jejichž pracovní doba se potvrdí po zavedení této podpory; dřív potvrzený měsíc znovu otevřete a potvrďte.

76.11.8 Měsíc bez započitatelného příjmu

Měsíc, ve kterém rodičovská, neplacené volno, pracovní volno bez náhrady mzdy nebo neomluvená absence nenechaly žádný započitatelný příjem, se podle § 11 odst. 2 zákona č. 155/1995 Sb. za dobu pojištění nepovažuje. Hlášení ho vykáže s kódem činnosti, nulou dnů pojištění a nulovým vyměřovacím základem. Dny neplaceného volna i rodičovské uvede jako vyloučené dny pro nemocenské dávky; u rodičovské i v měsíci, kdy začala nebo skončila. Roční evidenční list takový měsíc započítá stejně, s nulou dnů pojištění.

Celý měsíc nemoci nebo ošetřovného je naopak omluvný důvod, takže zůstává dobou pojištění s plným počtem dnů a nulovým základem. Stačí jediný omluvný důvod: přibude-li k neplacenému volnu nemoc, ošetřovné nebo doba před porodem, je celý měsíc dobou pojištění a vyloučenou dobou jsou jen dny omluvného důvodu (Metodická pomůcka ČSSZ k vyplňování ELDP, příklad 5). Neplacené volno se dál uvede jako vyloučené dny pro nemocenské dávky.

Do mzdových vstupů se za takový měsíc nic nezadává, ani nulová mzda. Běh vztah spočítá i bez mzdové složky, pokud v měsíci leží schválená nepřítomnost bez náhrady od zaměstnavatele (neplacené volno, pracovní volno bez náhrady mzdy, trvání vztahu po neplatném skončení, rodičovská, neomluvená absence, peněžitá pomoc v mateřství, otcovská, nemoc nebo ošetřovné, náhradní volno). Varování *„pracovní vztah nemá v období žádnou schválenou mzdovou složku“* se pak jen zobrazí a nevyžaduje potvrzení výjimky. Bez takové nepřítomnosti je potvrzení výjimky povinné, protože jde nejspíš o zapomenutou mzdu.

Zablokovaný zůstává měsíc bez příjmu, ve kterém se omluvná nepřítomnost potkala s nepřítomností bez příjmu: nemoc nebo měsíc porodu s neplaceným volnem či rodičovskou. Zákon rozhoduje jen o celém měsíci, takový měsíc vyřiďte ručně mimo aplikaci.

76.11.9 Mateřská, otcovská a ošetřovné

Očekávaný den porodu je u peněžité pomoci v mateřství povinný. Den porodu se doplňuje jen jednou, i u schválené nepřítomnosti, protože vstupuje do podaných hlášení.

Vyloučenou dobou evidenčního listu je jen část od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu do dne před porodem. Den porodu a doba po něm vyloučenou dobou nejsou. Měsíc porodu bez započitatelného příjmu se vykáže jako měsíc pojištění s plným počtem dnů a nulovým základem, protože jeho část před porodem je omluvná. Každý další měsíc po porodu bez započitatelného příjmu se podle § 11 odst. 2 zákona č. 155/1995 Sb. vykáže s nulou dnů pojištění. Dny peněžité pomoci i otcovské jdou do hlášení jako vyloučené dny s vyplacenou dávkou. Měsíc, který sahá na očekávaný den porodu nebo za něj, se bez doplněného dne porodu nesestaví.

Před porodem nelze na peněžitou pomoc nastoupit dřív než od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu. Začíná-li nepřítomnost porodem nebo po něm (předčasný porod, převzetí dítěte do péče, druhá část podpůrčí doby zapsaná zvlášť), vyplňte den porodu rovnou při zápisu.

Převedení na jinou práci. Byla-li zaměstnankyně převedena kvůli těhotenství, mateřství nebo kojení, může se rozhodné období určit ke dni převedení, je-li to pro ni výhodnější (§ 19 odst. 6 zákona č. 187/2006 Sb.). Leží-li den převedení v dřívějším měsíci, než vznikla sociální událost, nese případ dávky dvě oznámení: NEMPRI s rozhodným obdobím ke dni vzniku události a NEMPRI ke dni převedení. Obě se podávají současně a se stejnou lhůtou, výhodnější období vybere ČSSZ. Ve stejném měsíci by obě nesla totéž období, takže druhé oznámení nevzniká. Postup je v § 85.14.21.

Ošetřovné. Osamělému zaměstnanci pečujícímu o dítě do 16 let náleží až 16 kalendářních dnů místo 9 (§ 40 odst. 1 zákona č. 187/2006 Sb.) a podle toho měsíční hlášení rozdělí dny ošetřování na dny s dávkou (10475) a dny omluvené nepřítomnosti bez náhrady (10473); vyloučenou dobu ošetřování vykáže v 10360. U dlouhodobého ošetřovného je podpůrčí doba 90 dnů.

76.11.10 Stavy, kontroly a omezení

Nepřítomnost má stav Ke schválení, Schváleno, Zamítnuto nebo Zrušeno. Do mzdy se zařadí podle dat a kalendáře, ne podle dne vložení záznamu. Aplikace hlídá překryvy nepřítomností, směny, svátky, čerpání nároku a návaznost částí nemoci. Odkaz na podklad je volitelná auditní stopa; skutečné vstupy jsou druh a interval.

Časté chyby: záměna kalendářních dnů za pracovní dny nebo hodiny, dvojí zadání téže nepřítomnosti v docházce i v absencích, změna události po uzavření mzdy bez řízené opravy.

Agenda je označena Vyžaduje ruční kontrolu. Bez schváleného průměru, publikovaného rozvrhu nebo potvrzených zákonných podmínek výpočet bezpečně selže; chybějící údaj systém neodhaduje. Výpočty náhrad a dovolené jsou dostupné pro legislativní sady roku 2025 a 2026; pro rok 2027 sada zatím neexistuje (viz Legislativní pravidla mezd).

76.12 Související kapitoly

• Docházka a směny: rozvrh směn a schválení měsíce.
• Mzdové běhy: kam se náhrady promítnou.
• Dokumenty a výstupy: výplatní pásky a evidenční listy.
• Podání a hlášení: NEMPRI, HZUPN a měsíční hlášení.
• Zaměstnanci: pravděpodobný výdělek, výjimky z minima ZP.
• Nastavení mezd: výměra dovolené a politiky.
• Legislativní pravidla mezd: pokryté roky.