76. Absence a dovolená

76.1 Účel

Agenda eviduje dovolenou, překážky, neplacené volno a dočasnou pracovní neschopnost (DPN), aby se správně promítly do odpracované doby, náhrad a mzdy.

76.2 Předpoklady a oprávnění

Musí existovat zaměstnanec, aktivní pracovní vztah a pracovní kalendář. Uživatel potřebuje mzdové oprávnění a ověřený podklad s typem, intervalem a případným rozsahem hodin.

76.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Absence a dovolená a vyberte období, zaměstnance a vztah.
2. Zvolte typ absence, zadejte začátek, konec a požadované doplňující údaje.
3. U dovolené porovnejte požadavek s nárokem a rozvrhem směn.
4. U DPN ověřte identifikátor a průběžně zapisujte změny i ukončení podle doložených údajů.
5. Před mzdovým během odstraňte překryvy a porovnejte absenci s docházkou.

76.4 Stavy

Událost může být budoucí, probíhající nebo ukončená. Otevřená DPN čeká na doplnění konce. Zařazení do mzdy se řídí daty a kalendářem, nikoli dnem vložení záznamu.

76.5 Kontroly a bezpečnost

Zdravotní údaje zpřístupněte jen oprávněným osobám a neevidujte diagnózu, pokud není potřebná. Kontrolujte překryvy, směny, svátky, čerpání nároku a návaznost DPN. Odkaz na podklad je volitelná auditní stopa; interval a typ absence jsou skutečné vstupy.

76.6 Časté chyby

• Záměna kalendářních dnů za pracovní dny nebo hodiny.
• Dvojí zadání stejné nepřítomnosti v docházce i absencích.
• DPN bez ukončení.
• Změna události po uzavření mzdy bez řízené opravy.

76.7 Návaznosti

Absence se porovnávají s docházkou a směnami a vstupují do mzdového běhu. Případné výstupy a hlášení popisují kapitoly 58h a 58j.

76.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Absence a dovolená jsou tři navazující agendy:

• absence se schvalovacím stavem a kontrolou překryvu;
• čtvrtletní snapshot průměrného nebo pravděpodobného hodinového výdělku;
• hodinový ledger dovolené, ve kterém oprava vytváří novou položku a nemaže historii.

Nejprve vyber pracovní vztah a založ snapshot průměrného výdělku. Skutečný průměr používá započitatelnou mzdu a odpracovaný čas v rozhodném období. Formuláře zadávají částky v Kč a čas v hodinách či dnech; interní haléře a minuty převádí aplikace až při uložení. Stejně se v hodinách zadává částečný první nebo poslední den absence i ruční změna dovolené. Přesný důvod chyby zůstane viditelný přímo u příslušného formuláře. Při méně než 21 odpracovaných dnech je povinný pravděpodobný hodinový výdělek a jeho odůvodnění. Zadává se jednou na kartě pracovního vztahu (Mzdy → Zaměstnanci, tlačítko *Zadat pravděpodobný výdělek*) a uloží se do revize podmínek, takže platí, dokud ho nová revize nezmění. Formulář průměru ho pak sám nabídne a označí, že průměr stojí na pravděpodobném výdělku, ne na uzavřených bězích. U běžného vztahu pole nevyplňuj — průměr se spočítá z uzavřených mzdových běhů sám a pole se ani nenabízí.

Není-li pravděpodobný výdělek zadaný a skutečný průměr vzniknout nemůže, návrh i měsíční hlášení ČSSZ řeknou, že chybí právě on, a odkážou na kartu vztahu. Snapshot musí projít ruční kontrolou a schválením; teprve potom jej lze připojit k absenci s náhradou.

Průměrný výdělek má zákonnou spodní hranici. Je-li vypočtený průměr nižší než minimální mzda, použije se podle § 357 odst. 1 zákoníku práce minimální mzda; hranice se uplatní na skutečný i na pravděpodobný výdělek a její výše se bere z legislativního rulesetu účinného pro rozhodné období. Ve stopě výpočtu je vidět, že se hranice uplatnila a z jaké hodnoty.

Nárok dovolené se vede v minutách. U DPP a DPČ výpočet používá zákonnou fiktivní týdenní pracovní dobu 20 hodin. Započitatelné a náhradní doby, změny úvazku, krácení a další právní okolnosti před uložením vždy ověř. Schválení čerpání zapíše zápornou položku podle publikovaných směn. Zrušení schváleného čerpání ji nemaže, ale vytvoří kladnou reverzi a označí absenci pro kontrolu případné opravy mzdy.

Schválená dovolená zakládá i náhradu mzdy. Za dobu jejího čerpání přísluší podle § 222 odst. 1 zákoníku práce náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku, a ta je samostatnou položkou mzdy, ne součástí základní mzdy. Aplikace ji proto při schválení dovolené založí jako mzdový vstup složky Náhrada mzdy za dovolenou (NAHRADA_MZDY_DOVOLENA) v tom měsíci, do kterého čerpání spadá; hodiny bere ze stejných směn jako kniha dovolené a sazbu ze zmrazeného snapshotu průměrného výdělku. Na výplatní pásce má vlastní řádek s hodinami i sazbou (§ 142 odst. 5 zákoníku práce) a do měsíčního hlášení jde vlastním atributem.

Ručně se tahle složka zadat nedá; její částka je vázaná na schválené čerpání a na schválený průměr. Zrušení dovolené vstup nemaže — vytvoří zápornou korekci ve stejném měsíci, protože oprava nároku patří období, ve kterém nárok vznikl. Zaplacené peníze se vypořádají samostatně srážkou podle § 147 odst. 1 písm. e) zákoníku práce.

Náhrada za dovolenou se zdaňuje a vstupuje do vyměřovacích základů obou pojištění, ale do dalšího průměrného výdělku nikoli: § 353 zjišťuje průměr z hrubé mzdy za odpracovanou dobu a náhrada odpracovanou dobou není. Součet zkrácené základní mzdy a náhrady se proto běžné měsíční mzdě přesně rovnat nemusí — náhrada vychází z výdělku minulého čtvrtletí.

Svátek v době dovolené se nečerpá. Připadne-li svátek na den, na který je rozvržená směna a zároveň schválená dovolená, směna se z čerpání vypustí — týden dovolené kolem vánočních svátků tedy nespotřebuje celých pět směn, ale jen ty, které svátkem nejsou. Hodiny svátku se přitom dostanou do odpracované doby právě jednou. Zrušení dovolené je symetrické: reverze neguje přesně to, co bylo zapsáno, nepřepočítává se znovu.

Do nároku na dovolenou se počítá odpracovaná doba bez přesčasu; svátek připadající na plánovaný pracovní den se do ní naopak započítá, a to jen v rozsahu, který za týž den nebyl započten už jiným titulem.

Přečerpání dovolené aplikace hlídá ve třech stavech:

1. nárok je určený a zůstatek stačí — čerpání projde bez dotazu;
2. nárok je určený a zůstatek nestačí — uložení se zastaví a je nutné přečerpání výslovně potvrdit u té jedné karty, které se to týká. Ve formuláři se přitom ukážou skutečná čísla nároku a zůstatku. Potvrzení není formalita: nevyčerpaný přeplatek se jinak pozná až při vypořádání a strhne se zaměstnanci ze mzdy;
3. nárok vůbec není určený — aplikace se neptá a čerpání pustí, jen u něj zobrazí upozornění, že nárok dosud nebyl určen. Zůstatek totiž není nula, je neznámý.

Za určený nárok se počítá jen záznam typu nárok. Převod z minulého roku ani ruční úprava nároku samy nestačí — jsou to pohyby nad číslem, které dosud neexistuje. Nárok určíte hromadným výpočtem popsaným níže.

Krácení dovolené se řídí § 223 zákoníku práce: aplikace vynutí zákonné minimum podle odst. 2, odmítne krácení dřív, než je nárok určen, i krácení nad rámec nároku. Podmínku dvoutýdenního zbytku hlídá jen u vztahu, který trval celý kalendářní rok, protože zákon ji váže právě na to. Krácení jen o neomluveně zameškané hodiny podle § 223 odst. 1 aplikace zatím sama nevyhodnotí — evidence absencí druh „neomluvená" nezná, takže rozsah určete z vlastních podkladů.

76.8.1 Hromadný výpočet nároku

Firemní výměru nastav v Mzdy → Nastavení → Politiky a připravenost. Musí mít nejméně 4 týdny; běžnou hodnotou je 5 týdnů. Jen odlišný pracovní vztah má na své kartě výjimku. Pokud ji nevyplníš, automat převezme účinnou firemní výměru. Odkaz na zdroj je volitelná auditní poznámka a výpočet ho nevyžaduje.

Na záložce Dovolená se pracovní vztahy načítají po stránkách, takže stejný postup funguje pro deset i stovky zaměstnanců. Aplikace pro každý vztah spojí účinné smluvní podmínky, sjednanou týdenní pracovní dobu, firemní politiku a schválené měsíce docházky. Vyber připravené vztahy na aktuální stránce a spusť výpočet; bez tohoto kroku se nic nezapisuje. Jedna mzdová účetní může výběr i zápis dokončit sama.

Výpočet se bezpečně zastaví jen tehdy, když chybí skutečný právní údaj, změnila se během roku výměra nebo pracovní doba, jiná absence vyžaduje právní posouzení započitatelnosti, případně chybí schválený měsíc docházky. Již existující nárok automat nepřepíše. Při uložení znovu ověří otisk podkladů; mezitím změněná data vyžadují obnovení přehledu. Uložená revize uchová použitou politiku, smluvní podmínky, schválenou docházku i výpočetní stopu.

Náhrada při DPN se počítá z publikovaných směn v prvních 14 kalendářních dnech. Svátek uvnitř tohoto okna se proplácí i tehdy, když na něj není publikovaná směna — aplikace pro něj dopočítá směnu podle rozvrhu. Je-li směna na svátek publikovaná, nechá ji být, takže k dvojímu proplacení nedojde. Před schválením potvrď účast na nemocenském pojištění a vyloučení souběžné dávky. Pokud zaměstnanec první plánovanou směnu celou odpracoval, označ tuto skutečnost; čtrnáctidenní okno pak začíná následujícím dnem. Výsledek uchovává použitý průměr, redukční hranice, pravidla, zaokrouhlení a rozpad po směnách. Diagnóza se v agendě absence neeviduje.

Při schválení měsíce v Mzdy → Docházka a směny se samostatně potvrzuje pracovní jádro JMHZ: stanovený a sjednaný měsíční fond, stanovená týdenní doba, evidenční dny a skutečně odpracované hodiny. Nabídnuté hodnoty jsou pouze dohledatelný podklad; před schválením je potvrď jako přesná desetinná čísla. Poznámku k ověření můžeš nechat prázdnou. Aplikace zde potichu nezaokrouhluje minuty ani nedopočítá chybějící profesní fond. Potvrzený souhrn je neměnný a navázaný na konkrétní revizi schváleného měsíce; po znovuotevření je nutné vytvořit nové potvrzení.

Součástí potvrzení jsou také dvě povinná rozhodnutí Ano/Ne: zda v měsíci nastaly neodpracované hodiny (IN07) a zda nastaly překážky v práci (IN08). Systém žádnou z odpovědí nepředvyplní jako Ne. Při IN07 se uvádí celkový rozsah a případně placené hodiny, DPN s náhradou nebo bez ní, dovolená a péče. Při IN08 musí být uvedena alespoň jedna hodnota překážek na straně zaměstnance nebo zaměstnavatele. Jednotlivé kategorie se mohou překrývat, proto se jejich součet nesmí automaticky rovnat celkovým neodpracovaným hodinám. Evidence absencí slouží jako podklad k ruční kontrole, nikoli jako automatická právní klasifikace. Nevyřízená absence nebo čekající oprava schválení měsíce blokuje. Schválená placená dovolená může projít běžným profilem JMHZ jen tehdy, když souhlasí s publikovanými směnami a potvrzený pracovní souhrn ji vykazuje celou jako placené neodpracované hodiny.

Běžným profilem JMHZ projdou i otcovská, rodičovská dovolená, neplacené volno, neomluvená absence a překážky v práci. Otcovská je vyloučenou dobou v celé podpůrčí době; zbylé čtyři vyloučenou dobu netvoří a dobu pojištění nekrátí, takže evidenční list za ně vykáže plný měsíc bez vyloučených dnů. Aby šly dny doložit, ptá se potvrzení pracovní doby u těchto absencí navíc na jejich hodiny — pole se ale objeví jen u druhu, který v měsíci opravdu je, takže běžný měsíc žádné pole navíc nemá.

Projde i náhradní volno za přesčas. Za dobu jeho čerpání mzda nepřísluší (§ 114 odst. 1 zákoníku práce), takže jeho hodiny vstupují jen do celkového počtu neodpracovaných hodin, ne mezi hodiny s náhradou mzdy. Vyloučenou dobou evidenčního listu není, celé dny náhradního volna se ale vykazují jako vyloučené dny pro nemocenské dávky (omluvená nepřítomnost bez náhrady příjmu). Platí to pro měsíce, jejichž pracovní doba se potvrdí po zavedení této podpory; dřív potvrzený měsíc je potřeba znovu otevřít a potvrdit.

Měsíc, ve kterém rodičovská, neplacené volno nebo neomluvená absence nenechaly žádný započitatelný příjem, se podle § 11 odst. 2 zákona č. 155/1995 Sb. za dobu pojištění nepovažuje. Hlášení ho vykáže s kódem činnosti, nulou dnů pojištění a nulovým vyměřovacím základem; dny neplaceného volna uvede jako vyloučené dny pro nemocenské dávky. Roční evidenční list takový měsíc započítá stejně, tedy s nulou dnů pojištění. Celý měsíc nemoci nebo ošetřovného je naopak omluvný důvod, takže zůstává dobou pojištění s plným počtem dnů a nulovým základem.

Do mzdových vstupů se za takový měsíc nic nezadává, ani nulová mzda. Mzdový běh vztah spočítá i bez jediné mzdové složky, pokud v měsíci leží schválená nepřítomnost bez náhrady mzdy od zaměstnavatele (neplacené volno, rodičovská, neomluvená absence, peněžitá pomoc v mateřství, otcovská, nemoc nebo ošetřovné, náhradní volno). Varování „pracovní vztah nemá v období žádnou schválenou mzdovou složku“ se pak jen zobrazí a nevyžaduje potvrzení výjimky. Bez takové nepřítomnosti zůstává potvrzení výjimky povinné, protože jde nejspíš o zapomenutou mzdu.

Projde i peněžitá pomoc v mateřství. Při jejím zápisu vyplňte očekávaný den porodu, ten je povinný. Jakmile porod nastane, použijte u nepřítomnosti tlačítko Doplnit den porodu. Jde to i u schválené nepřítomnosti, ale jen jednou: den porodu vstupuje do podaných hlášení, takže chybný údaj opravíte zrušením nepřítomnosti a novým zápisem.

Vyloučenou dobou evidenčního listu je jen část od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu do dne, který porodu předcházel. Den porodu a doba po něm vyloučenou dobou nejsou; měsíc po porodu bez započitatelného příjmu se podle § 11 odst. 2 zákona č. 155/1995 Sb. vykáže s nulou dnů pojištění. Měsíc, který sahá na očekávaný den porodu nebo za něj, se bez doplněného dne porodu nesestaví.

Před porodem nelze na peněžitou pomoc nastoupit dřív než od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu. Začíná-li nepřítomnost až porodem nebo po něm (předčasný porod, převzetí dítěte do péče, druhá část podpůrčí doby zapsaná zvlášť), vyplňte den porodu dítěte rovnou při zápisu.

Bezpečně zablokovaný zůstává měsíc bez příjmu, ve kterém se omluvná nepřítomnost potkala s nepřítomností bez příjmu: nemoc s neplaceným volnem, nebo měsíc porodu, kdy je peněžitá pomoc před porodem omluvná a po něm už ne. Zákon rozhoduje jen o celém měsíci, takový měsíc proto vyřiďte ručně mimo aplikaci.