48. Hromadný export (ZIP)
Návod, jak stáhnout jeden ZIP se vším, co účetní potřebuje za měsíc nebo čtvrtletí: faktury, výpisy, GoPay vyúčtování a knihu DPH, roztříděné do složek. Pro každého, kdo předává podklady účetní.
48.1 Kdy to potřebujete
- Po uzavření měsíce nebo čtvrtletí předáváte podklady externí účetní.
- Potřebujete archivovat všechny doklady za období na jednom místě.
- Chcete mít PDF, ISDOC a bankovní soubory za období pohromadě.
Jednoúčelové formáty (jen ISDOC vydaných, jen Pohoda XML) najdete v kapitole Exporty.
48.2 Než začnete
- Potřebujete oprávnění k exportu výkazů. Bez něj balíček nevytvoříte ani nestáhnete.
- Doklady za období musí být v aplikaci zadané a výpisy nahrané.
48.3 Krok za krokem: vytvoření ZIP
- Otevřete
Daně → Hromadný export. - Přepínačem nahoře zvolte Měsíc nebo Čtvrtletí. Pak vyberte měsíc (nebo Q1-Q4) a rok. Při otevření stránky je předvyplněný předchozí kalendářní měsíc.
- V části Co zahrnout do exportu zaškrtněte, co se má zabalit. U každé části je vidět počet dostupných dokladů, prázdné části zaškrtnout nejde. Tlačítka Vybrat vše a Zrušit výběr mění jen výběr pro následující ZIP.
- Klikněte na Připravit export.
- Sledujte průběh (stav, postup, krok). Export běží na pozadí, stránku můžete nechat otevřenou.
- Až se v seznamu Poslední exporty objeví stav Hotovo, klikněte na Stáhnout ZIP.
Jak poznáte, že je hotovo: Řádek exportu má stav Hotovo, počet souborů a velikost a tlačítko Stáhnout ZIP stáhne archiv.
Co lze zabalit:
- Vystavené faktury - PDF a/nebo ISDOC.
- Přijaté faktury - PDF a/nebo ISDOC. U PDF má přednost originál od dodavatele, pokud chybí, vloží se naše rekonstrukce s příponou
-rekonstrukce. - Výpisy z účtu - PDF a/nebo GPC (originální soubory).
- GoPay vyúčtování - XML a/nebo PDF.
- Kniha DPH - PDF. U čtvrtletí se přiloží tři PDF, jeden za každý měsíc kvartálu.
Dokončený export zůstává v seznamu Poslední exporty a jde stáhnout opakovaně. Stažením se soubor nemaže.
48.4 Krok za krokem: zrušení nebo smazání exportu
- V seznamu Poslední exporty najděte řádek exportu.
- Běžící nebo čekající úlohu ukončíte tlačítkem Zrušit.
- Hotový, zrušený nebo neúspěšný řádek smažete ikonou koše a potvrdíte dotaz. ZIP se odstraní a znovu ho stáhnout nepůjde.
Jak poznáte, že je hotovo: Řádek zmizí ze seznamu, resp. má stav Zrušeno.
48.5 Když něco nejde
| Co vidíte | Proč | Co udělat |
|---|---|---|
| Část nejde zaškrtnout, u počtu je pomlčka | Za zvolené období nejsou pro ni žádná data | Zvolte jiné období nebo část vynechejte |
| Tlačítko Připravit export je neaktivní | Není vybrána žádná část s daty, nebo už jiný export běží | Vyberte alespoň jednu část s daty, případně počkejte na dokončení. Souběžně běží vždy jen jeden export. |
| Nejde změnit období | Úloha je aktivní | Počkejte na dokončení, nebo ji zrušte tlačítkem Zrušit |
| Export skončil stavem Chyba s textem chyby | Příprava selhala | Odstraňte příčinu podle textu chyby a spusťte nový export |
| Stránka ani tlačítka nejsou dostupné | Chybí oprávnění k exportu výkazů | Požádejte správce firmy o oprávnění |
48.6 Podrobnosti a pravidla
48.6.1 Zařazení dokladů do období
Zařazení do období je daňově korektní a shodné s výkazy DPH (přiznání, kontrolní hlášení, kniha DPH):
- vystavené doklady podle DUZP,
- přijaté tuzemské podle pozdějšího z dat DUZP a vystavení (odpočet nelze uplatnit dříve, než máte daňový doklad),
- přijaté zahraniční s reverse charge podle DUZP,
- výpisy podle data výpisu,
- GoPay podle období uvedeného ve vyúčtování. Zasahuje-li vyúčtování do zvoleného období, exportuje se jeho XML i dostupné PDF.
48.6.2 Běh na pozadí a úklid
Příprava PDF u většího počtu faktur chvíli trvá, proto export běží jako úloha na pozadí. Hotové exporty zůstávají v seznamu a jdou stáhnout opakovaně. Úklid proběhne automaticky po 7 dnech nebo ručně ikonou koše. Souběžně běží vždy jen jeden export. Po dobu aktivní úlohy nelze měnit období ani spustit další export. Neúspěšná úloha zůstane v historii se stavem a textem chyby.