114. Dimenze

Dimenze jsou analytické členění dokladů a účetních zápisů: středisko, projekt, vozidlo, lokalita, obchodní případ nebo vlastní typ. Každý doklad i každý řádek deníku může nést hodnotu každého typu (nejvýš jednu za typ) a sestavy pak ukážou výnosy a náklady po hodnotách.

Dimenze nemění účty, částky ani období. Jde jen o analytiku, proto je lze doplnit nebo změnit i u zaúčtovaného dokladu a v uzavřeném období.

Zapnutí

Dimenze se zapínají pro každou firmu zvlášť v Firma → Nastavení, v boxu Dimenze. Dokud jsou vypnuté, nikde se nic nezobrazí a doklady ani deník se nemění. Po zapnutí přibude v menu Firma → Dimenze a v Účetnictví sestava Výkazy po dimenzi.

Na stránce Dimenze jde založit výchozí typy jedním tlačítkem: Středisko, Projekt, Vozidlo, Lokalita a Obchodní případ.

Firemní a globální dimenze

• Firemní typ patří jedné firmě. Jeho hodnoty vidí jen ona.
• Globální typ patří skupině firem a jeho hodnoty sdílí všechny firmy skupiny. Typicky projekt nebo lokalita, které vede mateřská firma i její SPV: stejný projekt se pak dá sečíst přes všechny firmy.

Skupinu firem spravuje správce firmy na záložce Globální: založí novou skupinu, nebo firmu připojí ke skupině, do které patří jiná firma, kterou spravuje. Firma, která skupinu opustí, přestane globální dimenze skupiny vidět.

Výchozí typy Projekt a Lokalita vzniknou jako globální, pokud firma do skupiny patří. Jinak jsou firemní. Středisko, Vozidlo a Obchodní případ jsou vždy firemní.

Typy a hodnoty

Typ má název, kód, druh a nastavení, zda se nabízí na dokladech. Typ, který se nenabízí na dokladech, se zadává jen v deníku.

Hodnoty tvoří strom: každá hodnota může mít nadřízenou. Sestava za nadřízenou hodnotu sečte celou její větev. Hodnotu lze:

• přidat jako podřízenou jiné hodnoty,
• přejmenovat nebo přesunout pod jinou nadřízenou (ne pod sebe ani pod svou podřízenou),
• uzavřít, když už se nepoužívá. Uzavřená hodnota se na dokladech nenabízí, na dokladech a zápisech, kde už je, zůstává,
• smazat. Hodnota, která je použitá nebo má podřízené, se místo smazání uzavře.

Kód hodnoty se po založení nemění.

K hodnotě lze uvést odpovědnou osobu (uživatele firmy nebo text). Je to údaj o hodnotě: do účetního deníku se nekopíruje, zápisy nesou jen odkaz na hodnotu.

Vazby na evidence firmy

Nová hodnota typu Středisko si středisko se stejným kódem v číselníku najde, nebo ho založí. Uzavření hodnoty středisko deaktivuje. Řádky deníku, které nesou jen kód střediska (mzdy, starší ruční zápisy), se v sestavách po středisku započítají k hodnotě navázané na to středisko.

Hodnota projektu navázaná na zakázku doplní zakázku i na řádky deníku, takže se promítne do ziskovosti zakázky.

Globální hodnota na záznamy jedné firmy odkazovat nemůže.

Dimenze na dokladech

Při zapnutých dimenzích mají výběr dimenzí:

• přijaté a vydané faktury, v hlavičce i u každé položky,
• pokladní doklady,
• bankovní pohyby (v detailu výpisu i v seznamu všech pohybů, viz níže),
• ruční zápisy, u každého řádku,
• šablony ručních zápisů (dimenze se předvyplní do zápisu).

Výběr hledá v kódu, názvu i v nadřízených hodnotách: hledání „Morava" najde i hodnotu Brno, která pod Moravou leží.

Na detailu faktury a pokladního dokladu lze dimenze změnit i u zaúčtovaného dokladu.

Bankovní pohyby

V detailu bankovního výpisu ukazuje každý pohyb své dimenze jako štítky pod protistranou. Dimenze se nastavují v nabídce … u pohybu položkou Dimenze (nebo kliknutím na štítky), která pod pohybem otevře výběr dimenzí; tlačítko Uložit dimenze je uloží. Zaúčtování pohybu je zapíše na všechny řádky jeho zápisu v deníku. Změna dimenzí už zaúčtovaného pohybu se do řádků deníku promítne hned, i v uzavřeném období, protože mění jen analytické členění.

Jak se dimenze dostanou do deníku

• Dimenze hlavičky dokladu se při zaúčtování zapíšou na všechny řádky zápisu.
• Dimenze položky má přednost před hlavičkou (typ po typu) na výsledkových řádcích, tedy na nákladu a výnosu. Mají-li položky jednoho nákladového řádku různé dimenze, rozdělí se řádek při zaúčtování v poměru základu položek. Účet, strana a součet se nemění a zápis zůstává vyvážený na haléř.
• Storno přebírá dimenze stornovaného řádku.
• Změna dimenzí už zaúčtovaného dokladu se promítne do jeho řádků deníku. Řádky se přitom nedělí: když by rozdělení bylo potřeba (položky nově nesou různé hodnoty), aplikace upozorní, že doklad je potřeba přeúčtovat.

U řádků zápisu lze dimenze upravit i ručně v rozbaleném zápisu deníku tlačítkem Upravit dimenze. U zápisu z dokladu platí doklad: další změna dimenzí dokladu ruční úpravu řádků přepíše.

Účetní deník

Účetní deník má ve filtrech výběr dimenze: typ, hodnotu a volbu včetně podřízených. Deník pak ukáže celé zápisy, u kterých aspoň jeden řádek nese vybranou hodnotu (nebo hodnotu pod ní). U Střediska se počítají i řádky, které nesou jen kód navázaného střediska, stejně jako v sestavách. Filtr se ukládá do adresy stránky i do uložených pohledů a platí i pro export deníku do PDF a XLSX.

Výchozí dimenze

Klient a zakázka mohou mít výchozí dimenze: pro každý typ nejvýš jednu hodnotu, firemní i globální. Nastavují se ve formuláři klienta a zakázky v sekci Výchozí dimenze, detail klienta a zakázky je ukazuje jako štítky. Karta klienta slouží pro obě role, výchozí dimenze tedy platí pro vystavené faktury odběratele i přijaté faktury dodavatele.

Kde se použijí:

• Vystavená faktura a přijatá faktura: po výběru klienta (dodavatele) nebo zakázky se předvyplní prázdné dimenze hlavičky. Stejně u nové faktury otevřené z karty klienta nebo zakázky a u přijaté faktury vytěžené z PDF nebo ISDOC.
• Pokladní doklad: u úhrady faktury se převezmou dimenze placené faktury, jinak výchozí dimenze partnera, jehož název přesně odpovídá klientovi v adresáři.
• Bankovní pohyb: u spárovaného pohybu nabídne panel dimenzí hodnoty spárované faktury (její dimenze, případně výchozí dimenze její zakázky a klienta). Uloží se tlačítkem Uložit dimenze.

Pravidla přednosti:

• Výchozí dimenze zakázky mají přednost před výchozími dimenzemi klienta, typ po typu. Typ, který zakázka nenastavuje, doplní klient.
• Předvyplnění nikdy nepřepíše hodnotu, kterou už doklad má nebo kterou jste vybrali ručně. Když změníte klienta nebo zakázku, změní se jen hodnoty, které se předvyplnily automaticky a které jste neupravili.
• Uzavřená hodnota a neaktivní typ se nepředvyplňují.

Při zaúčtování platí totéž i pro doklady, které editorem neprošly (import, vytěžení, opakované faktury, automatizace): typ, pro který doklad hodnotu nemá, dostane výchozí hodnotu zakázky, jinak klienta. Dimenze uvedená na dokladu vždy vyhrává. U pokladního dokladu platí výchozí dimenze jeho zakázky a pak dimenze placené faktury, u bankovního pohybu dimenze spárované faktury.

Změna výchozích dimenzí už zaúčtované doklady nemění. Projeví se u dokladů zaúčtovaných později a u dokladu, jehož dimenze na detailu znovu uložíte. Smazáním klienta, zakázky nebo hodnoty dimenze se výchozí nastavení odstraní.

Pravidla dimenzí podle účtu

Na záložce Pravidla v sekci Firma → Dimenze se nastavuje, které účty musí nést hodnotu kterého typu dimenze, například „náklady a výnosy musí mít středisko". Pravidlo má:

• Účty – předpony účtů oddělené čárkou, vyloučení vykřičníkem. 5, 6, !59, !69 znamená třídy 5 a 6 kromě daně z příjmů. Maska 518 platí pro 518 i všechny jeho analytiky.
• Typ dimenze, kterou řádek musí nést.
• Vynucení:
• Povinné – doklad ani ruční zápis bez hodnoty nejde zaúčtovat. Chyba jmenuje účet, stranu, částku a chybějící dimenzi.
• Varovat – zápis se zaúčtuje a aplikace zobrazí upozornění.
• Jen doplnit – pravidlo nic nevynucuje, jen doplňuje výchozí hodnotu.
• Výchozí hodnota – doplní se řádku na účtu z masky, který hodnotu typu nemá. Hodí se jako výchozí hodnota firmy, třeba projekt, ke kterému firma patří.
• Doplnit vozidlo podle platební karty (jen u typu Vozidlo) – u platby kartou z bankovního výpisu a u přijatého dokladu zaplaceného kartou se podle koncovky karty najde karta, její držitel a jeho jediné aktivní vozidlo. Hodnota typu Vozidlo navázaná na tento vůz se doplní na řádky z masky. Když se vozidlo určit nedá, použije se výchozí hodnota pravidla.
• Platí od / do – rozhoduje datum účetního případu. Pravidlo zavedené od určitého data nezablokuje přeúčtování starších dokladů.

Pořadí přednosti hodnoty na řádku: ruční volba na řádku, dimenze položky a hlavičky dokladu, výchozí dimenze zakázky a klienta, teprve potom výchozí hodnota pravidla. Když na jeden účet míří víc pravidel téhož typu, výchozí hodnotu určí pravidlo s delší předponou a vynucení to nejpřísnější.

Pravidla platí pro zaúčtování vystavených a přijatých faktur, pokladních dokladů, bankovních pohybů a ručních zápisů. Automatické zápisy (uzávěrka, otevření účtů, odpisy, mzdy, přeúčtování DPH, kurzové rozdíly) pravidla neblokují. Při ruční úpravě dimenzí řádků v deníku nejde povinnou dimenzi z řádku odebrat.

Firma bez pravidel účtuje stejně jako dřív.

Kontrola deníku

Pod seznamem pravidel se za zvolené období spouští Zkontrolovat deník. Výsledek ukáže zaúčtované řádky, kterým podle pravidel chybí hodnota. Souhrn je po účtech, zdrojích zápisu a vynucení, seznam řádků vede do deníku. Typicky jde o převzatou historii, automatické zápisy nebo zápisy z doby před zavedením pravidla. Uzávěrka, otevření účtů a stornované zápisy se nepočítají.

Pokrytí účtů ukáže, jaká část řádků na každém syntetickém účtu nese hodnotu typu dimenze. Účet, který historie členila téměř vždy (aspoň 90 % z deseti a více řádků), nabídne tlačítko Vytvořit pravidlo. Hodí se po převodu z jiného systému.

Rozpad mezi více hodnot

Náklad, který patří víc střediskům nebo projektům, se dá rozdělit tlačítkem Rozpad:

• na detailu dokladu v panelu Dimenze (rozpad celého dokladu),
• v účetním deníku v úpravě dimenzí řádků (rozpad jednoho řádku).

V rozpadu se vybere typ dimenze a hodnoty s procentem, u řádku deníku také s částkou. Součet musí dát 100 %, resp. částku řádku. Typ s rozpadem pak nemá jedinou hodnotu. Když typu později vyberete jedinou hodnotu, rozpad se zruší.

Řádek zápisu se rozpadem nedělí, zůstává jeden se svou částkou. Rozpad se ukládá jako podíly a všechny sestavy ho počítají poměrem po haléřích: každý díl se zaokrouhlí na haléře a zbytek dostane největší podíl (při shodě hodnota založená dřív). Výkazy po dimenzi i výkazy s filtrem na dimenzi tak dávají pro hodnotu stejné číslo a součet po hodnotách sedí na výsledek firmy. Rozpad dokladu se při zaúčtování přenese na řádky zápisu. Storno zápisu přenese stejný rozpad, takže odečte přesně to, co původní zápis přičetl. Rozpad splní i povinnou dimenzi pravidla.

Sestavy

Filtr na dimenzi ve výkazech

Výsledovka, Rozvaha, Obratová předvaha a Hlavní kniha mají filtr na dimenzi: vybere se typ a hodnota, volitelně včetně podřízených hodnot. Sestava pak obsahuje jen řádky deníku s touto hodnotou, ne protistranu zápisu. Řádek s rozpadem mezi víc hodnot se započte jen dílem vybrané hodnoty (náklad 60 % středisko A a 40 % B se do výsledovky střediska A započte šedesáti procenty). Kontrolní vazby předvahy na celý deník proto s filtrem nemusí sedět. Export do PDF i XLSX nese v hlavičce řádek Dimenze s vybranou hodnotou.

Rozvaha po dimenzi dává smysl u projektu nebo zakázky, jejíž doklady nesou hodnotu na všech řádcích (dimenze z hlavičky dokladu). Vyrovnaná je jen tehdy, když hodnotu nesou obě strany zápisů. Úhrada faktury projektu v bance bez projektu nechá pohledávku projektu v rozvaze otevřenou.

Výkazy po dimenzi

V menu Grafy → Dimenze je roční statistika za zvolený typ dimenze. Ukazuje zaúčtované výnosy, náklady, zisk nebo ztrátu, ziskovou marži, podíl částek přiřazených k hodnotě a částky bez hodnoty. Graf sleduje měsíční vývoj a srovnává celý typ s minulým rokem; další graf porovnává kumulovaný zisk. Tabulka porovnává hodnoty dimenze mezi sebou. Kliknutím na hodnotu vyfiltrujete karty, měsíční vývoj a spodní tabulku. Nulové hodnoty se v tabulkách nevypisují. Každá tabulka končí řádkem Celkem a má vlastní export do XLSX a PDF. Export porovnání hodnot zahrnuje všechny nenulové hodnoty, export po firmách a měsících respektuje právě zvolenou hodnotu dimenze. U globální dimenze se jako výchozí zobrazí součet všech firem, ke kterým má uživatel účetní přístup; lze vybrat i konkrétní firmu skupiny. Součet za skupinu obsahuje také tabulku po firmách, která se řídí zvolenou hodnotou dimenze. Čísla vycházejí ze zaúčtovaného deníku a používají stejná pravidla jako výsledovka po dimenzi, včetně poměrného rozdělení řádků. Pokud jsou evidované nedaňové náklady, sestava je oddělí od daňově uznatelných podle pravidla podkladů DPPO/DPFO: nedaňový účet nebo nedaňová přijatá faktura. Daň z příjmů na účtech 59x se vykazuje zvlášť, aby se nemíchala s oběma skupinami nákladů.

Menu Účetnictví → Výkazy po dimenzi má dvě záložky. Tlačítko Export XLSX stáhne aktivní záložku. Výsledovku lze stáhnout také jako PDF. Změna dimenze, větve, období nebo dalších filtrů sestavu rovnou znovu načte. Nulové hodnoty dimenzí, účty a sloupce bez pohybu se v zobrazení skrývají. Zisk se zobrazuje zeleně a ztráta červeně.

Výsledovka ukáže pro hodnoty jednoho typu výnosy, náklady a výsledek. Nadřízená hodnota sčítá celou větev, řádek Bez hodnoty doplní součet do výsledku firmy za období. Nad tabulkou jsou souhrnné částky a porovnání největších zisků a ztrát podle hodnoty. Sestavu lze omezit:

• Větev: jen vybraná hodnota a její podřízené (účelová výsledovka projektu a jeho etap),
• Odpovědná osoba: jen hodnoty, u kterých je osoba uvedená jako odpovědná, včetně jejich větví.

S omezením se řádek Bez hodnoty nevykazuje a součet není výsledek celé firmy. Volba Rozpad po účtech přepne tabulku na syntetické účty: řádky jsou účty výnosů a nákladů, sloupce hodnoty nejvyšší úrovně (nebo vybraná větev či hodnoty odpovědné osoby) a Bez hodnoty, poslední řádek je výsledek sloupce. XLSX obsahuje strom hodnot i list s rozpadem po účtech.

Pod sestavou jsou odkazy na Rozvahu, Obratovou předvahu a Hlavní knihu. Stejné odkazy jsou u každé hodnoty v tabulce a předají její dimenzi i aktuální období. Z těchto sestav se lze prokliknout zpět do výsledovky po dimenzi i mezi ostatními sestavami. Volby se uchovávají v URL. Navazující sestavy se vztahují k aktuální firmě, nikoli k součtu skupiny firem. Pokud zvolené datumy zasahují do více účetních období, hlavní kniha otevře režim všech období. Rozvaha a obratová předvaha pracují s jedním obdobím: vyberou období koncového data, předvaha rozsah omezí a obě stránky na úpravu upozorní.

U globálního typu lze zapnout Sečíst všechny firmy skupiny a potom volitelný Rozpad po firmách. Tabulka ukáže výnosy, náklady a výsledek každé přístupné firmy pro stejný výběr hodnot a období, nulové firmy vynechá a skončí součtem. Při zapnutí rozpadu se tabulka přidá také do PDF a jako samostatný list do XLSX.

Peněžní tok počítá tok nepřímou metodou za celou firmu nebo za vybranou hodnotu:

Každá změna rozvahového účtu se počítá z řádků, které hodnotu nesou (u rozpadu jejich díl). Pod výkazem je pohyb na peněžních účtech (211, 213, 221, 261) ve stejném výběru řádků. Za celou firmu musí vyjít stejně jako čistý tok. U hodnoty dimenze Rozdíl ukazuje peníze, které hodnotu nenesou, typicky úhradu faktury projektu v bance bez projektu. Oficiální přehled o peněžních tocích do závěrky je v sekci Peněžní toky a kapitál.

Součet za skupinu firem

U globálního typu (projekt sdílený skupinou firem, viz Firemní a globální dimenze) lze v obou záložkách zaškrtnout Sečíst všechny firmy skupiny. Sečtou se firmy skupiny, ke kterým máte účetní přístup. Firmy, ke kterým přístup nemáte, se nesečtou a sestava uvede jen jejich počet.

Oprávnění

Dimenze jsou součástí licencovaného účetnictví. Lze je zapnout a používat během zkušební doby nebo s platnou licencí, která odemyká účetní modul. Po jejím skončení zůstane nastavení firmy uložené, ale dimenze se nezobrazí a nelze s nimi pracovat, dokud nebude licence znovu platná.

Číselník dimenzí a výběry na dokladech vidí uživatel s právem číst účetnictví, měnit je smí uživatel s právem zápisu do účetnictví. Zapnutí dimenzí patří k nastavení firmy, skupinu firem spravuje správce firmy. Výchozí dimenze klienta a zakázky smí měnit ten, kdo smí upravovat klienta, resp. zakázku.

Převod z Money S3

Převod z Money S3 dimenze zapne a středisko i zakázku z deníku Money převede na dimenze. Podrobnosti v kapitole Přechod z Money S3.