50. Průvodce účetního

Mapa a doporučený postup pro účetní, která v MyÚčtu vede podvojné účetnictví jedné nebo více firem: co dělat každý den, měsíc a rok, kam v aplikaci kliknout a jak poznat, že je hotovo. Podrobnosti k jednotlivým stránkám najdete v navazujících kapitolách.

Kapitola platí pro režim podvojné účetnictví. Vedete-li daňovou evidenci, sekce menu Účetnictví se vám nezobrazí. Místo ní máte Daňovou evidenci (Daňová evidence: peněžní deník, pohledávky a závazky).

50.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• začínáte pracovat s novou firmou a potřebujete vědět, v jakém pořadí věci dělat,
• chcete zjistit, proč nějaký doklad ještě není v deníku,
• se vám nelíbí zápis, který vytvořila automatika, a hledáte, co opravit,
• do MyÚčta přišly doklady z jiného systému a nejsou zaúčtované,
• se blíží konec měsíce nebo roku a potřebujete postup,
• spravujete víc firem najednou a potřebujete přehled.

50.1.1 Kalendář účetní

50.2 Než začnete

1. Podvojné účetnictví zapnuté u firmy. Sekce Účetnictví a Nástroje se zobrazují jen firmě v podvojném účetnictví. Zapnutí a aktivaci řeší Nástroje → Aktivace a doúčtování.
2. Oprávnění k účetnictví. Fronty Automat, K doúčtování, Doúčtovat doklady a Úplnost dokladů se zobrazí jen s oprávněním k účetnictví. Ruční zápisy v deníku vyžadují oprávnění k zápisu do deníku.
3. Účtový rozvrh a předkontace. Základ je hotový po zapnutí účetnictví. U firmy s importovanou historií sestaví první sadu pravidel Nástroje → Asistent nastavení účtování (Asistent nastavení účtování).
4. Pochopte jedno pravidlo. Vystavení nebo přijetí dokladu a jeho zaúčtování jsou dva oddělené kroky. Dokud doklad není zaúčtovaný, nepromítne se do hlavní knihy, výsledovky, rozvahy ani do kontroly DPH. Podrobně v § 50.10.1.

50.3 Krok za krokem: denní práce

1. Otevřete Přehled. Dlaždice Akce pro tebe ukáže nejdůležitější termíny a nehotové doklady.
2. Otevřete Účetnictví → K doúčtování (K doúčtování). Je to pracovní fronta napříč bankou, vydanými a přijatými fakturami a vyžádanými doklady. Začněte nejstaršími položkami a důvody označenými jako blokované nebo bez pravidla.
3. Otevřete Nákup → Přijaté faktury (Přijaté faktury) a zkontrolujte výsledek AI extrakce a navržený druh výdaje. Návrh je jen pomůcka. Účet, daňovou uznatelnost, DPH a případné zařazení do majetku potvrzujete vy.
4. Otevřete Peníze → Bankovní účty (Banka). Na záložce Bankovní výpisy potvrďte jednoznačná párování, vyřešte rozúčtované a cizoměnové pohyby a položky, pro které nevznikl návrh. Automatika zaúčtuje jen operace povolené firemní politikou, ostatní ponechá ke schválení na záložce K zaúčtování.
5. Otevřete Účetnictví → Automat (Automat). Rozlišujte záložky Zaúčtováno dnes, Ke schválení a Vyžaduje zásah. U každého návrhu je vysvětlení zdroje pravidla a náhled kontace. Hromadně potvrzujte jen stejnorodé položky, jejichž dopad jste zkontrolovali.
6. Otevřete Účetnictví → Účetní deník (Seznam zápisů). Filtr Koncept ukáže rozpracované ruční zápisy. Zaúčtovaný zápis neopravujete přepisem, ale auditovanou změnou povolených údajů, stornem nebo opravou zdrojového dokladu.

Jak poznáte, že je hotovo: Fronta K doúčtování je prázdná nebo obsahuje jen položky, které vědomě čekají na podklad. V Automatu nezůstává nic na záložkách Ke schválení a Vyžaduje zásah. Na Přehledu nezbývá doklad s badgem Nezaúčtováno.

50.4 Krok za krokem: měsíční práce

1. Dokončete K doúčtování a projděte Účetnictví → Úplnost dokladů (Úplnost dokladů). Pohyb bez dokladu není automaticky náklad. Vyžádejte podklad, nebo účetně doložte, proč je pohyb zaúčtován bez něj.
2. Zpracujte mzdy. Vede-li firma zjednodušenou Mzdovou rekapitulaci (Účetnictví → Mzdová rekapitulace, Mzdy), zkontrolujte zaměstnance, měsíční vstupy a náhled předpisu. Vede-li úplné mzdy, postupujte podle zpracování mzdového měsíce a výsledek ověřte na Shodě účtování mezd. V obou případech odpovídáte za správnost vstupů, zvláštní režimy a shodu s podklady mzdové agendy.
3. Spusťte Účetnictví → Měsíční kontrola (Měsíční kontrola) před DPH a po dokončení měsíce. Výsledek je kontrolní seznam, ne automatická oprava.
4. Otevřete Účetnictví → Saldokonto (Saldokonto). Uvidíte otevřené pohledávky a závazky podle partnerů. Použijte je k inventarizaci účtů 311 a 321 a k rozhodnutí, co poslat na upomínku nebo na zápočet.
5. Otevřete Hlavní knihu a Obratovou předvahu (Hlavní kniha, Obratová předvaha). Prověřte neobvyklé zůstatky, průběžné účty, pokladnu a vazbu banky na účetní analytiky.
6. Připravte DPH výkazy (Výkazy DPH): přiznání a kontrolní hlášení. Před podáním ověřte, že se čísla shodují s knihou DPH (Kniha DPH) a s účtem 343 v deníku.
7. Po skutečném podání nahrajte XML a potvrzení do EPO podání a archívu. Samotné vytvoření ani stažení XML zámek neposouvá. Po kontrole doručenky klikněte u validního snapshotu DPH nebo KH na Označit jako podané (doložení podání). Tím se posune příslušný zámek (Zámek účtování k datu).
8. Pracujete-li pro klienta jako externí účetní, sestavte Účetnictví → Měsíční přehled (Měsíční přehled). Jedno tlačítko vytvoří PDF report za měsíc.

Jak poznáte, že je hotovo: Měsíční kontrola nemá otevřený nález, který by bránil podání DPH. Zámek účtování k datu je posunutý za podaný měsíc. Klientský report je odeslaný.

50.5 Krok za krokem: roční uzávěrka

Celý postup vede uzávěrkový průvodce v Nástroje → Uzávěrka (Uzávěrka). Pořadí kroků:

1. Předběžné kontroly. Jsou to stejné kontroly jako měsíční, ale za celý rok.
2. Odpisy majetku: hromadné zaúčtování ročních odpisů, viz i Zaúčtovat odpisy roku.
3. Kurzové rozdíly: přecenění cizoměnových zůstatků k rozvahovému dni.
4. Dohadné položky a časové rozlišení, včetně návrhů předplacených nákladů a zvolené politiky drobného majetku. Návrhy vycházejí z pravidel nákladů označených jako opakovaný předplacený náklad. Jde o doporučení jen ke čtení, které uzávěrka zaúčtuje až po vašem potvrzení.
5. Opravné položky k pohledávkám. Navazují na saldokonto z § 50.4.
6. Daň z příjmů: mezikrok na stránce Daň z příjmů.
7. Zásoby. Je-li sklad vedený v podvojném účetnictví a firma účtuje zásoby způsobem B, doložte fyzickou inventuru a ocenění a klikněte na Zaúčtovat / přepočítat zásoby. Krok zaúčtuje konečný stav, manka a přebytky. Firmě bez skladu se krok přeskočí sám.
8. Uzavření knih a otevření nového roku.
9. Uzávěrkový balíček. Před schválením stáhněte doložitelný ZIP sestav, inventarizací a daňových podkladů.
10. Schválení závěrky: rozdělení výsledku hospodaření (431 → 428/429/364).

Po celý rok si držte po ruce Rozvahu a Výsledovku jako průběžnou kontrolu, jestli výsledek hospodaření ve výsledovce sedí s řádkem A.V. rozvahy. U firem s bankovním úvěrem zkontrolujte i řádek nákladových úroků (562).

Jak poznáte, že je hotovo: Účetní období má stav Uzavřené (po schválení závěrky Schválené), nový rok je otevřený a výsledek hospodaření je rozdělený.

50.6 Krok za krokem: zaúčtování dokladů z jiného systému

Automatika účtování se spouští při vzniku dokladu, ne u dokladů, které už v systému leží. Doklady naimportované z jiného systému proto zaúčtujete takto:

1. Otevřete Účetnictví → Doúčtovat doklady (Doúčtování nezaúčtovaných dokladů).
2. V bloku Čeká na zaúčtování si prohlédněte počty dokladů rozdělené po typech.
3. Klikněte na Zkusit nanečisto a v Protokolu zkontrolujte, co by vzniklo. Nic se nezapíše.
4. Klikněte na Doúčtovat. Úloha běží na pozadí a lze ji kdykoli ukončit tlačítkem Zastavit. Doklady zaúčtované do té chvíle v deníku zůstanou.

Jak poznáte, že je hotovo: Běh má v seznamu Poslední běhy stav Hotovo a stránka hlásí Všechno je zaúčtované., nebo zbyly jen doklady s uvedenou chybou. Každý doklad se účtuje samostatně, jeden vadný dávku nezastaví. Pokladna, banka a zápočty mají vlastní cesty.

50.7 Krok za krokem: nastavení míry automatiky

Firmě, která teprve zavádí účetnictví nebo importovala cizí historii, doporučujeme začít opatrně.

1. Otevřete Firma → Nastavení, záložku Daně a účetnictví. Tentýž box je i v Účetnictví → Automat, záložka Pravidla, takže kvůli změně režimu nemusíte odcházet z fronty.
2. Pro začátek nastavte Celkový režim na jen návrhy.
3. Několik dní kontrolujte výsledky ve frontě Automatu.
4. U ověřených typů operací zvyšujte úroveň. Klikněte na Nastavit jednotlivé typy operací a pro každý typ zvolte vypnuto, jen návrhy nebo plná automatika.
5. Chcete-li omezit objem, vyplňte Denní limit automatiky (Kč).

Jak poznáte, že je hotovo: V Automatu se samy účtují jen typy operací, kterým důvěřujete, a ostatní čekají na záložce Ke schválení. Cesta zpět je vždy otevřená.

50.8 Krok za krokem: oprava špatného zápisu

1. Návrh, který ještě není zaúčtovaný. V Automatu klikněte na Upravit kontaci a schvalte opravenou variantu (rozdíl se uloží jako učicí signál). Nebo klikněte na Zamítnout a uveďte důvod. Opakovaná zamítnutí pravidlo vypnou.
2. Hotový automatický zápis. Na záložce Zaúčtováno dnes klikněte na Stornovat, případně na Vrátit zpět v oznámení hned po schválení. Vznikne storno ve stejném datu jako původní zápis, obojí zůstane kvůli auditu a kontace se vrátí do fronty.
3. Zápis u dokladu. Opravte zdrojový doklad a zaúčtujte znovu, nebo použijte storno. Účetní historie se nepřepisuje.
4. Příčina. Po storně opravte i vrstvu, která o chybném zápisu rozhodla (§ 50.10.2.1). Jinak stejná chyba vznikne příště znovu.

Jak poznáte, že je hotovo: Chybný zápis je stornovaný nebo nahrazený, doklad má správnou kontaci a další podobný doklad už vznikne správně.

50.9 Když něco nejde

50.10 Podrobnosti a pravidla

50.10.1 Co je zaúčtováno a proč na tom všechno stojí

Vydaná i přijatá faktura, bankovní/pokladní pohyb i majetkový doklad mohou existovat v aplikaci bez zápisu v účetním deníku - vystavení dokladu a jeho zaúčtování jsou dva oddělené kroky. Dokud doklad není zaúčtovaný, nepromítne se do hlavní knihy, výsledovky, rozvahy ani do předvahy pro DPH kontrolu.

• Na detailu vydané faktury (Faktury) i přijaté faktury (Přijaté faktury) je tlačítko Zaúčtovat - vytvoří zápis podle předkontace a doklad dostane účetní ikonu Zaúčtováno s tooltipem a odkazem na zápis v deníku.
• Badge Nezaúčtováno vidíte přímo v seznamech faktur (filtr Zaúčtování) i na dlaždici Akce pro tebe na Přehledu. To je váš denní vstupní bod, kolik dokladů ještě čeká na zaúčtování.
• Když zaúčtování selže, aplikace vrátí srozumitelnou chybu místo tichého selhání - přehled chybových hlášek a jak je opravit viz Zaúčtování do deníku a ochrany účtu při zaúčtování.
• U banky (Bankovní účty) a párovaných plateb (Banka) lze zaúčtování z velké části zautomatizovat pravidly - ušetří to ruční zaúčtování běžných plateb.

50.10.2 Jak systém účtuje

MyÚčto nemá jeden univerzální automat, který by „uměl účtovat". To, jaký zápis vznikne, skládají čtyři nezávislé vrstvy nastavení. Teprve nad nimi stojí automatika, která rozhoduje o něčem úplně jiném: jestli hotový výsledek rovnou zapíše do deníku, nebo vám ho předloží ke schválení.

Ten rozdíl je praktický. Je-li zápis věcně špatně, opravte vrstvu, která o něm rozhodla. Je-li zápis správně, ale nemá vznikat sám, změňte nastavení automatiky. Nastavování automatiky nikdy neopraví špatný účet a naopak.

Jedno platí vždycky: ať zápis vznikne jakkoli, prochází stejnou vnitřní službou, která hlídá podvojnost (Σ MD = Σ Dal), otevřenost účetního období, zámek k datu a idempotenci. V deníku proto nikdy nevznikne nevyrovnaný zápis ani dvojí zaúčtování téhož dokladu - viz Účetní deník.

50.10.2.1 Čtyři vrstvy, které určují kontaci

Vrstvy se nepřekrývají a nedají se nahradit jedna druhou:

• Předkontace není šablona. Je to mapa „typ operace → dvojice účtů". Systém má zhruba padesát globálních klíčů (fakturace, úhrady, pokladna, zálohy, mzdy, DPH, kurzové rozdíly, opravné položky, rezervy, časové rozlišení, dohadné položky, odpisy, vyřazení majetku, inventarizační rozdíly, odvody). Firma u nich může přepsat jen účty MD/Dal - nový druh operace nezaložíte, a firemní override vždy přebije globální hodnotu. Prázdná strana může být záměr: protiúčet doplní podle dokladu služba, třeba u kurzového rozdílu. DPH na 343 v mapě není vůbec; dopočítává ji daňová služba z položek přes knihu DPH.
• Pravidlo nákladů nevybírá kontaci, vybírá druh řádku. Kontaci pak určí předkontace odpovídající tomuto druhu.
• Bankovní pravidlo není šablona zápisu s pevnou částkou. Rozpoznává transakci; částku bere z pohybu.
• Šablona zápisu neúčtuje. Jen předvyplní řádky, které účetní doplní a potvrdí.

Když se vám výsledek nelíbí, postupujte po vrstvách odshora:

1. špatně rozpoznaný druh nákladu → opravte pravidlo nákladů nebo přímo řádek dokladu,
2. správný druh, ale chybný základní účet → opravte předkontaci,
3. nestandardní vícerádkový zápis → použijte nebo upravte šablonu zápisů,
4. opakovaná platba bez dokladu účtovaná špatně → opravte bankovní pravidlo.

Podrobně všechny čtyři popisuje kapitola Šablony a pravidla, předkontace samotné Předkontace.

50.10.2.2 Co který doklad spustí

Mzdové platby se z banky neúčtují: pohyb si nárokuje mzdový modul, aby se závazek neodúčtoval dvakrát. Vypořádání se řeší v Mzdových příkazech a úhradách a kontroluje na Shodě účtování mezd.

50.10.2.3 Kde se automatika zapíná a co přesně smí

Všechno se nastavuje na jednom místě: Firma → Nastavení → Daně a účetnictví. Tentýž box je i v Účetnictví → Automat → Pravidla, takže kvůli změně režimu nemusíte odcházet z fronty.

Dvě samostatná zaškrtávátka řídí háček na vznik dokladu:

• Automaticky účtovat vydané faktury - po vystavení faktury ji rovnou zaúčtovat. Chyba zaúčtování vystavení nezablokuje; faktura zůstane vystavená a zaúčtujete ji ručně.
• Automaticky účtovat přijaté faktury - totéž pro přijaté doklady.

Box Automatika účtování řídí zbytek - hlavně banku:

Podrobné nastavení má čtyři skupiny:

• Platby a převody - Vystavené faktury, Přijaté faktury, Spárované bankovní platby, Převody mezi vlastními účty.
• Odvody - Sociální a Zdravotní pojištění OSVČ, Sociální a Zdravotní pojištění zaměstnavatele, Platby DPH, Odvod daně v režimu OSS, Daň z příjmů, Srážková daň, Daň ze závislé činnosti, Daň z nemovitých věcí, Silniční daň, Paušální daň, Ostatní odvody.
• Banka - Bankovní úroky, Bankovní poplatky, Vlastní bankovní pravidla, Naučené kontace, Rozpoznávání odvodů, Rozpoznávání vlastních převodů.
• AI - AI návrhy bankovních plateb, AI návrhy dokladů.

Rozpoznávání je nadřazené: vypnete-li Rozpoznávání odvodů nebo Rozpoznávání vlastních převodů, klesnou s ním i všechny operace, které se o něj opírají - vyšší úroveň u jednotlivého odvodu se pak neuplatní.

Úroveň je vždy jen horní hranice. Bez ohledu na nastavení se nikdy nezaúčtuje samo:

• AI návrh - technicky vyloučený, nejde povolit ani omylem,
• nejednoznačná shoda - dvě stejně silná pravidla skončí jako návrh s důvodem „Platbě odpovídá více pravidel se stejnou prioritou“,
• cizoměnový nespárovaný pohyb,
• pohyb v uzavřeném nebo zamčeném období,
• položka nad stropem pravidla nebo nad denním limitem,
• operace na saldokontním účtu (311, 321, 314, 324, 325) mimo řádné spárování platby s dokladem,
• úhrada závazku (336, 342, 343, 345) z 221 bez existujícího zaúčtovaného předpisu v dostatečné výši - jinak by vznikl nepodložený zůstatek,
• podezření na duplicitu a nízká jistota - ty jdou rovnou do fronty Vyžaduje zásah.

Vlastní převod se účtuje sám jen mezi evidovanými vlastními účty ve stejné měně. Uživatelské bankovní pravidlo smí účtovat samo teprve tehdy, když je povýšené na automatický režim, má vyplněný rozsah částky a už nejméně třikrát uspělo.

50.10.2.4 Návrhy: co znamená „Proč" a jistota

Každý návrh i automatický zápis nese štítek Proč, který říká, která vrstva rozhodla:

Jistota (slovně i procentem) vyjadřuje sílu shody podle dostupných dat, ne účetní správnost. Prakticky platí, že položka pod velmi vysokou jistotou se zaúčtovat sama nemůže a při opravdu nízké jistotě rovnou padá do Vyžaduje zásah. U návrhu s vysokou jistotou, který přesto čeká, Automat vypíše konkrétní pojistku - překročený strop, denní limit, chybějící předpis, anomálii nebo uzavřené období.

50.10.2.5 Kam výsledek doputuje - tři fronty, tři různé otázky

Bankovní pohyb, pro který existuje návrh v jakémkoli stavu, je vždy jen v Automatu; do fronty K doúčtování se dostanou jen dva důvody: chybějící pravidlo („Pro nespárovanou transakci není nastavené pravidlo“) a cizí měna („Cizoměnová transakce vyžaduje ruční zaúčtování“). Fronty se tak záměrně nepřekrývají. Nezaúčtovaný doklad naopak může být vidět v obou - je to týž případ ve dvou pracovních pohledech.

Automat má sedm záložek: Doporučení (výchozí - hledá příležitosti k automatizaci nad existující historií), Zaúčtováno dnes, Ke schválení, Vyžaduje zásah, Pravidla, Checklist a Historie.

50.10.2.6 Náklady: od PDF přijaté faktury k účtu

1. Doklad se do systému dostane e-mailem, uploadem, přes ISDOC nebo přes AI extrakci (Nákup → AI import), která vyplní hlavičku a řádky.
2. Na každém řádku se určí druh nákladu. Rozhodují tři vrstvy v tomto pořadí: firemní pravidlo nákladů → katalog frází → vestavěná klíčová slova. Neuspěje-li nic, řádek zůstane na výchozí hodnotě a rozhodne účetní.

Místo výchozího účtu může pravidlo určit konkrétní aktivní nákladový účet. Saldokonto, DPH, banku ani pokladnu jako cíl nastavit nelze.

1. Kritéria pravidla - konkrétní dodavatel, fragment názvu dodavatele, fragment popisu položky - se vyhodnocují současně (AND) a aspoň jedno z nich musí být vyplněné. Rozpětí částky je jen zúžení podle ceny za kus bez DPH, ne samostatné kritérium; pravidlo postavené jen na ceně by zachytávalo nesouvisející nákupy. Priorita 0–999, výchozí 100, nižší jde první; vyhraje první shoda.
2. Každé pravidlo má Režim použití: Jen navrhovat nebo Použít automaticky. Pravidla z asistenta i z Automatu vznikají vždy v režimu návrhu. I automatické použití je jen předvyplnění - ruční volba účtu na řádku je vždy silnější a nepřepíše se.
3. Systém sám hlídá dvě věci, které se pletou nejčastěji:

• práh § 26 odst. 2 ZDP - řádek označený jako drobný majetek, jehož cena za kus překročí zákonný limit (výchozích 80 000 Kč), se překlopí na dlouhodobý majetek a účet 042 s odpisy;
• osobní a nedaňové výdaje podle § 25 ZDP (typicky optika nebo chytré hodinky) dostanou jen nízkou jistotu, zůstanou jako služba a účet nedostanou vůbec - volba mezi 528 a 513 je rozhodnutí účetní jednotky.

1. Účetní potvrdí řádek. Do uložení jde pořád jen o návrh.
2. Zaúčtování použije předkontaci odpovídající potvrzenému druhu. Faktura se rozpadá po položkách, takže jeden doklad může mít víc nákladových noh s různými účty. DPH jde odděleně přes knihu DPH; neodpočitatelná část daně se přičte k nákladu.
3. Daňovou uznatelnost nese účet, ne pravidlo. Nedaňový náklad se účtuje na účet označený v účtovém rozvrhu jako daňově neuznatelný (528, 513) a odtud si ho sečte řádek 40 přiznání k dani z příjmů právnických osob.
4. U drobného majetku lze z potvrzených řádků založit evidenční karty - karta nevytváří druhý nákladový zápis (Drobný majetek).

50.10.2.7 Bankovní výpisy: od výpisu k zápisu

1. Import. GPC výpis nebo PDF podporované banky nahrajete v Peníze → Bankovní účty, záložka Bankovní výpisy, nebo pohyby dorazí z e-mailových avíz (Bankovní účty). Avízo je provizorní, nikdy se neúčtuje a po příchodu oficiálního výpisu mu párování předá.
2. Párování. Platba se spáruje podle variabilního symbolu, ručně, nebo jako sloučená úhrada (Párování plateb).
3. Spárovaná platba se účtuje přímo podle předkontací payment.* - běžná vydaná faktura 221/311, běžná přijatá 321/221, proforma 221/324, přijatá zálohová 314/221. U cizoměnové úhrady se dopočítá kurzový rozdíl (563/663). Na spárované platby faktur bankovní pravidla nesahají.
4. Nespárovaný pohyb projde v tomto pořadí:
5. vestavěné rozpoznání - odvody státním institucím podle mapy předčíslí a variabilních symbolů (DPH, DPPO, DPFO, zálohová a srážková daň ze mzdy, daň z nemovitých věcí, silniční daň, paušální daň, SP a ZP OSVČ) a převody mezi vlastními účty; rozpoznání ustoupí uživatelskému pravidlu s prioritou nižší než 50,
6. bankovní pravidlo,
7. naučená kontace z dříve potvrzených obdobných pohybů,
8. AI návrh, je-li AI asistence zapnutá,
9. nic - pohyb skončí v K doúčtování s důvodem „Pro nespárovanou transakci není nastavené pravidlo“.
10. Cizoměnový nespárovaný pohyb automatika nepodporuje. Dostane důvod „Cizoměnová transakce vyžaduje ruční zaúčtování“ a účtuje se ručně na detailu výpisu.

Bankovní pravidlo založíte na záložce Pravidla účtování tlačítkem Nové pravidlo, rovnou z rozbalovacího menu pohybu volbou Vytvořit účtovací pravidlo (formulář se předvyplní protistranou, zprávou, směrem a měnou), nebo z hotové šablony v katalogu Nástroje → Šablony bank. pravidel (odvody, bankovní poplatky, přijaté úroky, nájem, předplatné). Pravidlo obsahuje:

• směr (příchozí/odchozí),
• alespoň jedno kritérium shody - protiúčet (volitelně s kódem banky a předčíslím), variabilní symbol, nebo fragment zprávy; fragment se hledá v popisu platby i ve jménu protistrany,
• volitelný rozsah částky (prázdná mez neomezuje danou stranu intervalu),
• kontaci MD/Dal - bankovní strana musí být účet 221, druhá strana nesmí být saldokontní účet (311/321/314/324/325),
• prioritu - nižší číslo se vyhodnocuje dřív; hodnota pod 50 přebije i vestavěné rozpoznání,
• limit pro automatiku - nad zadanou částkou vynutí pouhý návrh, i když je pravidlo povýšené.

Uložení pravidla samo nic nezaúčtuje. Otestovat na historii je dry-run; Použít na historii vytvoří jen návrhy pro dosud nezaúčtované pohyby v otevřených obdobích a nikdy nepřeúčtuje už zaúčtovanou transakci.

Nové pravidlo vždy začíná v režimu navrhovat. Po pěti potvrzeních beze změny za sebou, bez jediného odmítnutí a s vyplněným rozsahem částky nabídne Automat tlačítko Povýšit na automatiku - k povýšení nikdy nedojde samo. Naopak tři odmítnutí na různých transakcích pravidlo deaktivují a storno automatického zápisu ho vrátí zpět do režimu návrhů.

50.10.3 Víc firem - účetní kancelář

Vedete-li víc firem najednou, najdete v menu Systém položku Přehled firem - cross-firemní pohled na termíny DPH/KH, nezaúčtované doklady a stav uzávěrky, s proklikem a přepnutím firmy bez návratu na dashboard.

Předkontace, pravidla, šablony i fronty jsou vždy firemní. Automat ani Šablony účtování nemají vlastní výběr firmy - pracují s firmou zvolenou v hlavní liště aplikace, takže data dvou účetních jednotek se nikdy nesmíchají. Naučené kontace se rovněž nikdy neporovnávají přes firmy.

50.10.4 Ostatní pohledávky a závazky

V menu Účetnictví → Ostatní pohledávky a závazky založíte pohledávku nebo závazek, který není vydanou ani přijatou fakturou. Zadejte titul, protistranu, částku v CZK, datum vzniku a splatnosti. Cizoměnové položky tato agenda zatím nepřijímá, protože by vyžadovaly kurzové přecenění při uzávěrce. V podvojném účetnictví vyberte účet pohledávky nebo závazku a protiúčet podle skutečného případu. Před potvrzením je položka konceptem. Tlačítko Zaúčtovat vytvoří jediný zápis v deníku a přidělí číslo řady OP nebo OZ. Storno vytvoří opravný zápis; položku s přiřazenou úhradou je třeba nejprve od úhrady odpojit. Pokud se má změnit kontace již zaúčtované položky, použijte Přeúčtovat. Zadáte nový účet, protiúčet, datum a důvod. Systém v jedné operaci stornuje původní zápis a vytvoří nový, doklad si zachová ID a číslo. Datum musí spadat do otevřeného období.

Na detailu lze připojit originály ze skladu dokumentů a přiřadit volnou bankovní či pokladní úhradu. Částečná úhrada sníží zbývající částku. U zaúčtované položky musí být bankovní nebo pokladní zápis veden proti stejnému účtu pohledávky či závazku. Cizoměnové úhrady vyžadují samostatné kurzové vypořádání a v této agendě se automaticky nepárují. Storno účetního zápisu platby znovu otevře zůstatek. Pokud stejnou platbu zaúčtujete znovu, přiřaďte ji k položce znovu ve stejné částce. Původní úhrada tak zůstane správně započtená v historickém saldu před stornem.

Seznam lze řadit kliknutím na názvy sloupců podle názvu, protistrany, splatnosti, částky, zůstatku a stavu. Řazení zahrnuje celý filtrovaný seznam. Další položky se načítají při posunu dolů. Na počítači zůstávají filtry a názvy sloupců viditelné, seznam má vlastní posuvníky a tlačítko Další nezabírá místo. Na dotykovém zařízení je dostupné i ruční načtení tlačítkem.

Na detailu můžete založit opakování z aktuální položky. Zvolte měsíční, čtvrtletní nebo roční četnost a případné koncové datum. Denní plánovač vytváří termíny na 90 dní dopředu jako samostatné koncepty, které účetní před zaúčtováním zkontroluje. Volba Automaticky účtovat vzniklé položky je dostupná po potvrzení nebo zaúčtování zdrojového dokladu. V podvojném účetnictví zapnutí nebo obnovení automatického rozvrhu a jeho ruční generování navíc vyžaduje oprávnění k účtování do deníku. S touto volbou plánovač potvrdí položky v daňové evidenci nebo zaúčtuje položky v podvojném účetnictví nejdříve v den jejich vzniku. Budoucí položky zůstávají koncepty, uzamčené datum nebo uzavřené období automatika neobchází. Při chybě se změny daného běhu rozvrhu vrátí a plánovač ji zaznamená. Bez této volby se účtuje ručně. Koncepty lze vytvořit i ručně do zvoleného data. Opakované spuštění stejný termín nevytvoří znovu. Rozvrh lze pozastavit a obnovit. Každý vygenerovaný doklad má vlastní přílohy a úhrady. Přílohy zdrojového dokladu, například smlouva, se při vytvoření konceptu automaticky propojí i s novým dokladem; soubor zůstane jediný ve skladu dokumentů. Zdrojový doklad rozvrhu nelze smazat. Vygenerovaný koncept lze zrušit; zůstane v rozvrhu jako zrušený termín, takže jej další spuštění nevytvoří znovu.

Splátkový kalendář rozděluje splatnost jedné položky do 2 až 120 termínů. Součet splátek musí být přesně roven částce dokladu. V předpovědi cash-flow se každá splátka objeví ve svém termínu, přijaté úhrady se odečítají od nejstarší splátky. V účetním deníku zůstává jediný zápis za celý doklad. Úhrady splátek samy nevytvářejí znovu náklad nebo výnos. Pro pravidelné samostatné doklady použijte opakování; pro splácení jednoho závazku kalendář.

Obě možnosti podporuje REST API. Rozvrh založíte přes POST /api/v1/accounting/other-items/{item_id}/schedule s četností a volbou auto_post. Volbu změníte přes PUT /api/v1/accounting/other-items/schedules/{id}/status. POST /api/v1/accounting/other-items/schedules/{id}/generate s datem through vytvoří chybějící termíny a při zapnuté automatice potvrdí již vzniklé položky; odpověď obsahuje created_ids a posted_ids. Splátkový kalendář jednoho dokladu nastavíte přes PUT /api/v1/accounting/other-items/{item_id}/installments se seznamem items obsahujícím due_on a amount. Samotné založení rozvrhu neúčtuje a nepřiřazuje žádnou bankovní úhradu. Po přiřazení první úhrady už nelze kalendář změnit.

Mzdy a daňové zálohy se v přehledu zobrazují ze svých modulů. Jejich částku ani úhradu zde neupravujte; použijte odkaz na zdroj. Mzdy, DPH a daň z příjmů se zde ručně nezakládají. Přehled budoucích plateb vstupuje do předpovědi cash-flow. Na stránkách Tržby, Náklady a Zisk je zvlášť uveden výsledkový dopad ostatních položek podle výnosového či nákladového protiúčtu. Rozvahové položky, například kauce a jistina úvěru, tento dopad nemají.

50.11 Související kapitoly