77. Docházka a směny

Návod, jak plánovat směny, zapisovat odpracovaný čas a schválit měsíc docházky, aby z něj vznikly zákonné příplatky a podklad pro mzdy. Pro mzdové účetní a vedoucí, kteří docházku vedou.

77.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• začíná měsíc a chcete zaměstnancům rozvrhnout směny,
• zapisujete skutečně odpracovaný čas, přesčas, noční nebo víkendovou práci,
• máte docházku v docházkovém systému nebo v tabulce a chcete ji nahrát,
• se blíží mzdy a musíte schválit měsíc docházky,
• zaměstnanec pracoval přesčas a čerpá za něj náhradní volno,
• zaměstnanec měl pracovní pohotovost,
• aplikace hlásí blížící se nebo překročený limit přesčasů nebo rozsahu dohody.

77.2 Než začnete

1. Aktivní pracovní vztah s pracovním režimem. Zaměstnanec musí mít aktivní vztah, úvazek a pracovní kalendář (karta pracovního vztahu v Mzdy → Zaměstnanci).
2. Oprávnění. Potřebujete mzdové oprávnění. Import docházky vyžaduje právo zapisovat docházku. Zásady příplatků na kartě vztahu mění jen uživatel s právem zapisovat do pracovních vztahů.
3. Sazby příplatků. Firemní výchozí sazby nastavíte v Mzdy → Nastavení mezd, záložce Politiky a připravenost, v části Výchozí sazby příplatků (§ 114–118). Práce ve svátek a ve ztíženém prostředí navíc potřebuje sjednanou zásadu na kartě vztahu (§ 77.5).
4. Průměrný výdělek. Pro příplatky a pohotovost musí být schválený průměrný výdělek pro rozhodné čtvrtletí.

77.3 Krok za krokem: docházka za měsíc

1. Otevřete Mzdy → Docházka a směny a zvolte měsíc v poli Období.
2. Zkontrolujte pracovní kalendář, úvazek a naplánované směny. Chybí-li směny, klikněte na Rozvrhnout směny podle kalendáře. Směny potřebuje i náhrada mzdy při nemoci a za dovolenou.
3. Doplňte skutečně odpracovaný čas (Skutečně odpracovaný čas). Noční, víkendovou, svátkovou práci a ztížené prostředí zapište jako příznak k odpracované době, ne místo ní.
4. U směny s pracovní pohotovostí vyplňte Pohotovost (min).
5. Porovnejte docházku s absencemi, svátky a změnami vztahu.
6. Vyřešte varování a klikněte na Schválit měsíc.
7. V dialogu Potvrzení pracovního souhrnu JMHZ zkontrolujte předvyplněné hodiny (fond, Skutečně odpracováno, neodpracované hodiny po druzích), výslovně odpovězte na otázky Byly v měsíci neodpracované hodiny? a Byly v měsíci překážky v práci? a klikněte na Potvrdit a schválit měsíc. U vztahu bez sledované docházky pomůže tlačítko Odpracoval přesně předepsaný fond.

Jak poznáte, že je hotovo: Měsíc je schválený a uzamčený. Zákonné příplatky a odměna za pohotovost jsou zapsané jako schválené mzdové vstupy a období je připravené pro mzdový běh.

77.4 Krok za krokem: import docházky z CSV nebo XLSX

1. V Mzdy → Docházka a směny klikněte na Import.
2. Vyberte soubor CSV nebo XLSX s povinnými sloupci (viz § 77.9.1).
3. Klikněte na Zkontrolovat. Vznikne náhled, nic se nezapíše.
4. Projděte souhrn platných, chybných a duplicitních řádků. Chybné řádky jsou vypsané česky s číslem řádku; opravte je ve zdrojovém souboru.
5. Klikněte na Importovat platné řádky.

Jak poznáte, že je hotovo: Platné řádky jsou v měsíční mřížce. Opakované nahrání téhož souboru nic nezdvojí.

77.5 Krok za krokem: sjednání příplatků u pracovního vztahu

Použijte, když se sazby u člověka liší od firemních, nebo když pracuje ve svátek či ve ztíženém prostředí.

1. Otevřete kartu pracovního vztahu a část Zásady zákonných příplatků (§ 114–118).
2. Klikněte na Nová verze zásady a vyplňte Platí od.
3. U Přesčas (§ 114) a Svátek (§ 115) zvolte režim: Příplatek, Náhradní volno nebo u přesčasu Zahrnuto ve mzdě (§ 114 odst. 3).
4. Pracuje-li zaměstnanec ve ztíženém prostředí, vyplňte Počet ztěžujících vlivů (§ 117).
5. V části Sjednané sazby zvolte u každého druhu Způsob sjednání (Procentem nebo Pevnou částkou za hodinu) a sazbu. Prázdné pole znamená zákonné minimum.
6. Vyplňte Odkaz na sjednání (smlouva, kolektivní smlouva) a uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: Zásada je v části Platná zásada a měsíc s prací ve svátek nebo ve ztíženém prostředí jde schválit.

77.6 Krok za krokem: náhradní volno za přesčas

1. V Mzdy → Absence a dovolená zapište den čerpání jako absenci druhu Náhradní volno za přesčas.
2. V Mzdy → Docházka a směny klikněte na Náhradní volno a zapište, ke kterému dni přesčasu se volno vztahuje, včetně data poskytnutí.

Jak poznáte, že je hotovo: U vztahu nesvítí upozornění na jednostranný zápis a přesčas je vyjmutý z vyrovnávacího období.

77.7 Krok za krokem: souhlas s přesčasem nad nařízený rozsah

1. V Mzdy → Docházka a směny klikněte u zaměstnance na Souhlas s přesčasem.
2. Vyplňte dobu platnosti a označení dokumentu dohody a uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: Přesčas ve dnech krytých dohodou se posuzuje jako dohodnutý a limity nařízeného přesčasu se na něj nevztahují.

77.8 Když něco nejde

Časté chyby: plánovaná směna považovaná za odpracovanou dobu, dvojí započtení hodin při překryvu směny a absence, hodiny zapsané k jinému souběžnému vztahu, oprava docházky bez přepočtu otevřeného běhu.

77.9 Podrobnosti a pravidla

Docházka a směny určují plánovaný a skutečně odpracovaný čas. Jsou podkladem pro mzdu, příplatky, překážky a kontrolu fondu pracovní doby. Samotná přítomnost záznamu nepotvrzuje jeho správnost. Kontrolujte fond, odpočinek, překryv směn, práci ve svátek, přesčas a návaznost na úvazek. Záznamy docházky jsou osobní údaje; exportujte je jen oprávněným osobám a v nezbytném rozsahu.

Období může být rozpracované, úplné nebo blokované nesouladem. Po převzetí do otevřeného běhu se změna projeví až novým výpočtem. Uzavřené období neupravujte bez opravy běhu.

Nepřítomnosti patří do absencí. Schválené absence předvyplní neodpracované hodiny v pracovním souhrnu JMHZ podle druhu. Hodiny neplaceného volna, výkonu veřejné funkce, neplacené překážky na straně zaměstnance a trvání vztahu po neplatném skončení se navrhnou v bloku Neplacené volno. Čísla aplikace sama nezaokrouhluje ani nedopočítává, potvrzujete je vy.

Historie po měsících

Když je seznam zúžený na jeden pracovní vztah (například odkazem Docházka z karty zaměstnance), nabídne se vedle pole Období volba rozsahu Měsíc / Rok / Vše.

• Měsíc je běžné zadávání: měsíční mřížka, import i hromadné schválení.
• Rok a Vše přepnou obrazovku na čtení. Každý řádek je jeden měsíc s fondem, plánem, skutečností, rozdílem a stavem, se stejnými čísly, jaká ukazuje rozsah Měsíc. Delší historie se listuje po stránkách.
• Rok volby Rok se řídí polem Období.
• Tlačítkem Otevřít měsíc se z řádku vrátíte do zadávání.

Zvolený rozsah je součástí adresy, takže obnovení stránky ani sdílený odkaz ho nezahodí. Zrušením zúžení na jeden vztah se rozsah vrací na Měsíc.

77.9.1 Formát importu docházky

CSV a XLSX používají stejnou datovou větu, stejnou kontrolu a stejný výsledek. Import slouží pro docházkové systémy i vlastní tabulku. Chybné řádky se neopravují odhadem.

Povinné sloupce:

• employment_code: označení pracovního vztahu z karty zaměstnance,
• starts_at a ends_at: začátek a konec včetně časového posunu, například 2026-10-05T08:00:00+02:00,
• timezone: IANA časové pásmo, pro českou docházku obvykle Europe/Prague,
• category: regular, overtime, night, weekend, holiday nebo difficult_environment,
• external_id: jedinečný identifikátor záznamu ve zdrojovém systému.

Odpracovanou dobu tvoří jen regular a overtime. Zbylé čtyři kategorie jsou příznaky nad týmiž hodinami, ne hodiny navíc. Noční směnu proto importujte jako řádek regular (nebo overtime) a k němu řádek night na stejné hodiny. Za jeden den nesmí být příznakových minut víc než odpracovaných.

Volitelně lze přidat employment_id pro přesné párování souběžných vztahů a break_minutes pro délku přestávky v celých nezáporných minutách. Odkaz na zdrojový dokument se nevyžaduje. Za správnost párovacího kódu a hodnot odpovídá uživatel, který potvrdí náhled.

Stejné external_id u stejného vztahu se podruhé nezapíše. Opakované odeslání totožného souboru vrátí původní výsledek importu, takže požadavek lze po přerušení spojení bezpečně zopakovat. Párování probíhá jen uvnitř zvolené firmy a podle osobního čísla (kódu vztahu), nezávisle na tom, kolik zaměstnanců je načteno v přehledu. Postup je stejný pro deset i pět set zaměstnanců.

77.9.2 Bezpečnost a limity XLSX

Soubor smí mít nejvýše 5 MB, 10 000 datových řádků a 32 sloupců. U XLSX se zpracuje jen první list. Aplikace přijímá jen statické hodnoty: vzorec, makro, vložený soubor, externí propojení nebo neobvykle rozbalený archiv odmítne ještě před náhledem a nic nezapíše. Kontrola omezuje i počet částí archivu a jeho rozbalenou velikost, takže komprimovaný soubor nemůže nekontrolovaně spotřebovat paměť serveru.

77.9.3 Limity práce přesčas

Aplikace u každého vztahu hlídá limity podle § 93 zákoníku práce a stav ukazuje u zaměstnance:

• 8 hodin v jednotlivých týdnech a 150 hodin v kalendářním roce: meze přesčasu, který smí zaměstnavatel nařídit (§ 93 odst. 2). Týden se posuzuje jako pondělí až neděle bez ohledu na hranici měsíce.
• Průměr 8 hodin týdně ve vyrovnávacím období nejvýše 26 týdnů po sobě jdoucích (§ 93 odst. 4). Poměřuje se celkový přesčas, i dohodnutý. Na začátku pracovního poměru je okno kratší a strop s ním klesá.

Podkladem je evidence odpracovaného přesčasu v docházce, ne vyplacená částka. Hlásí se i blížící se vyčerpání ročního limitu. Nad nařízený rozsah lze přesčas požadovat jen na základě dohody se zaměstnancem (§ 93 odst. 3). Bez evidované dohody se proti limitům poměřuje všechen přesčas.

Překročení limitu je vada na straně zaměstnavatele, ne chyba výpočtu. Odpracovaný přesčas se podle § 114 platí, i když byl nařízen nad zákonný rozsah. Nález se proto eviduje jako upozornění u revize mzdového běhu a schválení ani výplatu nezastaví.

77.9.4 Náhradní volno za přesčas

Náhradní volno se eviduje na dvou místech, protože každý zápis odpovídá na jinou otázku:

• Absence druhu Náhradní volno za přesčas je záznam o dni čerpání, vstup do docházky a mzdy. Za dobu čerpání mzda nepřísluší (§ 114 odst. 3), protože přesčas se už proplatil a volnem se nahrazuje jen příplatek.
• Tlačítko Náhradní volno v docházce zapisuje, ke kterému dni přesčasu se volno vztahuje. Podle toho se přesčas vyjímá z vyrovnávacího období (§ 93 odst. 5). Z limitů nařízeného přesčasu podle odst. 2 se neodečítá, tam zákon výjimku nemá.

Odvodit jedno z druhého nejde: absence den přesčasu nenese a jeden den čerpání může vyrovnávat přesčas z několika dnů. Jednostranný zápis by se projevil chybějícím vynětím z vyrovnávacího období, nebo neodpracovaným dnem bez důvodu, proto na něj aplikace upozorní. Zápis bez data poskytnutí volna se do měsíce nezařazuje a hlásí se zvlášť.

77.9.5 Zákonné příplatky ke mzdě (§ 114 až § 118)

Příplatky se berou z docházky, kde se odpracovaná doba a její příznaky evidují po dnech. Druhou cestou je rychlý měsíční vstup, kde po kliknutí na Zadat i příplatky zadáte hodiny za měsíc a částku dopočte aplikace. Tentýž příplatek za měsíc nejde vykázat z obou zdrojů najednou, aplikace to zastaví.

Odměna za pracovní pohotovost (§ 140)

Minuty pohotovosti se zadávají u směny v poli Pohotovost (min). Při schválení měsíce aplikace sečte pohotovost ze zveřejněných směn, jejichž začátek padá do měsíce, a založí schválený mzdový vstup složky ODMENA_POHOTOVOST: hodiny pohotovosti × průměrný hodinový výdělek × sazba. Sazba je zákonné minimum 10 % průměrného výdělku, nebo vyšší sazba sjednaná na kartě vztahu (pole Odměna za pracovní pohotovost (% průměrného výdělku), nejvýše 500 %). Nižší sazbu aplikace neuloží.

Bez schváleného průměrného výdělku pro čtvrtletí se měsíc s pohotovostí neschválí; hláška řekne, který měsíc a kolik minut. V JMHZ se odměna vykazuje v bloku *Odměny za pracovní pohotovost* (10343), mimo zúčtovanou mzdu. Opakované schválení beze změny nic nepřidá, změna směn zapíše jen rozdíl.

Za jednu hodinu může náležet víc příplatků

Příznaky (noc, víkend, svátek, ztížené prostředí) se do odpracované doby nesčítají a příplatky se sčítají vedle sebe a nevylučují se:

• přesčas odpracovaný v noci o víkendu nese tři příplatky současně,
• práce ve svátek, který padne na sobotu, nese dva (§ 115 i § 118).

Z čeho se počítají

Za noční práci se považuje doba mezi 22. a 6. hodinou. Sazba § 117 se nepřepočítává na kratší úvazek: příplatek je kompenzace vlivu prostředí, ne odměna za odpracovaný čas.

Sazby, základy i noční okno bere aplikace z legislativní sady účinné pro období. Sjednat lze vyšší sazbu vždy; nižší jen u noční práce (§ 116) a u práce v sobotu a neděli (§ 118), protože jen tato ustanovení dovolují sjednat jinou minimální výši. U § 114, § 115 a § 117 je zákonné „nejméně“ tvrdá podlaha a nižší sjednanou sazbu aplikace neuloží.

Procentem, nebo pevnou částkou za hodinu

Způsob sjednání volíte u každého druhu zvlášť:

• Procentem z průměrného výdělku (u § 117 ze základní sazby minimální mzdy),
• Pevnou částkou za hodinu, například „přesčas 75 Kč/h, víkend 42 Kč/h“ (nejvýše 1 000 Kč za hodinu).

Pevná částka se hodí tam, kde ji máte ve mzdovém výměru nebo v kolektivní smlouvě: zaměstnanec si ji přečte rovnou a nemusí čekat na čtvrtletní průměr. Příplatek se pak počítá jako sjednaná částka krát odpracované hodiny daného druhu. Obojí u téhož druhu naráz sjednat nejde; druhy navzájem kombinovat můžete (přesčas procentem, víkend pevnou částkou).

Zákonné minimum platí i u pevné částky. Je-li sjednaná částka nižší, aplikace u přesčasu (§ 114), svátku (§ 115) a ztíženého prostředí (§ 117) dopočítá a vyplatí zákonné minimum. U noční práce (§ 116) a víkendu (§ 118) ctí sjednanou částku, protože tam zákon nižší sjednání dovoluje. Rozdíl mezi sjednanou a vyplacenou hodinovou částkou je vidět na výplatní pásce.

Pevná částka se nedá posoudit dopředu: zákonné minimum je podíl z průměrného výdělku konkrétního člověka, takže táž částka je u jednoho nad minimem a u druhého pod ním. Formulář proto u pevné částky minimum nezobrazuje a vyhodnotí ho až výpočet mzdy.

Kde se sazba nastavuje: firma, nebo vztah

Platí pravidlo „konkrétnější vyhrává“:

Platí-li ve firmě jedna kolektivní smlouva, zadejte sazby jednou na úrovni firmy. Kartu vztahu použijte jen tam, kde se sjednání liší, typicky u vedoucích (§ 114 odst. 3) nebo u jednotlivě dohodnutých podmínek. Zásada svátku (§ 115) a počet ztěžujících vlivů (§ 117) se sjednávají na kartě vztahu; počet vlivů jde přepsat i u jednotlivého zápisu docházky.

Zásady se verzují podle platnosti: nová kolektivní smlouva je nová verze od data účinnosti, stará zůstává v historii a mzdy spočítané podle ní se nemění. Opravit jde jen verzi, která právě platí a nemá konec platnosti. Vyplněním Ukončit platnost k se zásada uzavře a od dalšího dne platí zákonný výchozí stav.

Není-li sazba nikde, platí zákonné minimum ze sady pravidel. Prázdné pole tedy neznamená „bez příplatku“, ale „podle zákona“. Na výplatní pásce a ve stopě výpočtu je vidět, odkud sazba přišla: ze sjednání na vztahu, z firemní zásady, nebo ze zákona.

Náhradní volno místo příplatku

Zákon ho zná jen u přesčasu (§ 114) a u svátku (§ 115).

• Přesčas: náhradní volno zapsané tlačítkem Náhradní volno se odečítá přesně podle dne přesčasu. Dokud lhůta běží, příplatek se nevyplácí. Není-li volno poskytnuto v dohodnuté době, nejpozději do konce třetího kalendářního měsíce po měsíci přesčasu, nárok na příplatek podle § 114 odst. 2 obživne a aplikace ho dopočítá. Totéž platí u volna zapsaného bez data poskytnutí. Je-li mzda sjednána s přihlédnutím k práci přesčas (§ 114 odst. 3), nepřísluší příplatek ani náhradní volno.
• Svátek: zákon má ve výchozím stavu náhradní volno; příplatek 100 % jen tehdy, je-li dohodnut (§ 115 odst. 1). Záznam o náhradním volnu nese den čerpání, ne den svátku, takže aplikace neví, za který svátek bylo volno poskytnuto. Bez sjednané zásady se proto výpočet bezpečně zastaví a nevyplatí nic: tiše vyplacený příplatek bez dohody by byl výdaj bez právního titulu. Na rozdíl od přesčasu nárok po marném uplynutí lhůty neobživne. Mzda sjednaná s přihlédnutím k práci ve svátek neexistuje, § 114 odst. 3 se týká jen přesčasu.

Kdy příplatky vzniknou a co je zastaví

Příplatky se do mzdy promítnou ve chvíli, kdy schválíte měsíc docházky, ve stejné transakci. Nejde o samostatné tlačítko, na které by šlo zapomenout. Chybějící podklad proto shodí i schválení měsíce a aplikace uvede konkrétní důvod (přehled je v § 77.8). Měsíc s prací ve svátek bez sjednané zásady nebo s prací ve ztíženém prostředí bez počtu vlivů není schválitelná evidence, nedá se z ní spočítat mzda. Počet ztěžujících vlivů plyne z nařízení vlády a z konkrétního pracoviště, proto ho aplikace neodhaduje.

Znovuotevření měsíce zapsané příplatky neruší. Opětovné schválení dopočítá jen rozdíl; snížení vznikne jako opravný záporný vstup, ne přepsáním původního. Opakované schválení beze změny nezapíše nic.

77.9.6 Rozsah dohod o provedení práce a o pracovní činnosti

Kontrola mzdového běhu poměřuje odpracované hodiny dohod se zákonným rozsahem:

• DPP (§ 75 zákoníku práce): nejvýš 300 hodin v kalendářním roce u téhož zaměstnavatele, sčítají se všechny DPP téže osoby.
• DPČ (§ 76 odst. 2): v průměru nejvýš polovina stanovené týdenní pracovní doby, tedy 20 hodin týdně. Průměr se posuzuje za dobu dohody, nejdéle za 52 týdnů, u každé DPČ zvlášť. Aplikace bere posledních dvanáct kalendářních měsíců včetně měsíce mzdy, u dohody uzavřené později od jejího začátku, a limit krátí poměrně podle počtu dnů.

Podkladem jsou odpracované hodiny ze schválené docházky, u firmy po přechodu v průběhu roku i hodiny převzaté z předchozího programu. Překročení se u revize běhu objeví jako upozornění se jménem, obdobím a průměrem a s odkazem na podmínky vztahu. Výpočet ani schválení nezastaví: odpracovanou práci je potřeba zaplatit, jen je třeba upravit rozsah práce nebo smluvní vztah.

77.10 Související kapitoly

• Absence a dovolená: nepřítomnosti a náhradní volno.
• Rychlý měsíční vstup: jednorázové odměny a příplatky bez docházky.
• Mzdové běhy: výpočet mezd z docházky.
• Zaměstnanci: pracovní vztah, kalendář a zásady příplatků.
• Nastavení mezd: firemní sazby příplatků.