110. Přechod z ABRA Flexi

Návod, jak převést účetnictví z ABRA Flexi do MyÚčta: od přípravy přístupu ve starém programu přes připojení a převod vybraných let až po kontrolu převzatých dat. Pro účetní a správce, kteří přecházejí z ABRA Flexi.

Cesta: Systém → Přechod z jiných účetních systémů → ABRA Flexi

110.1 Kdy to potřebujete

• Přecházíte s firmou z ABRA Flexi do MyÚčta a chcete převzít faktury, banku, pokladnu, účetní osnovu a původní účetní deník.
• Po prvním převodu chcete načíst nová data z vybraných let.
• Chcete doplnit produkty, ceny a aktuální stav skladu.
• Převod skončil upozorněním nebo chybou a potřebujete vědět, co dál.

110.2 Než začnete

1. Cílová firma. V MyÚčtu zvolte firmu, do které se bude převádět. Musí vést podvojné účetnictví a IČO musí odpovídat zdrojové firmě v ABRA Flexi. Cílové účetní období nesmí být uzavřené a datum počátečního stavu nesmí spadat do uzamčeného období. Převod účetnictví je podporován jen pro celé vybrané období vedené podle vyhlášky 500. Pokud do něj zasahuje rámec 504, převod se odmítne před změnou dokladů, nastavení nebo mapování importu. Rozhoduje historický rámec vybraného období, nikoli dnešní nastavení firmy. Převod nebyl ověřen pro neziskové organizace a SVJ. Je-li cílová firma podle právní formy nezisková organizace nebo SVJ, nebo vedla-li někdy účetnictví podle vyhlášky 504, ukáže průvodce výrazné upozornění. Před převodem pak kontaktujte podporu.
2. Oprávnění. Stránka vyžaduje oprávnění pro zápis importů (utilities.import).
3. Přístup do ABRA Flexi (co připravíte ve starém programu):

• HTTPS adresu konkrétní účetní firmy z webového rozhraní ABRA Flexi. Adresa končí /c/nazev_firmy nebo /flexi/nazev_firmy, bez názvu evidence a dalších parametrů.
• Uživatele ABRA Flexi s přístupem k API a právem číst účetní data této firmy. Doporučujeme samostatného uživatele jen pro čtení.

1. Rozhodnutí o rozsahu. Nejdřív se převádí účetnictví. Produkty a stav skladu se načítají samostatně až po něm.

110.3 Krok za krokem: připojení k ABRA Flexi

1. Otevřete Systém → Přechod z jiných účetních systémů a u dlaždice ABRA Flexi klikněte na Otevřít průvodce. Nahoře zkontrolujte cílovou firmu.
2. V části Připojení vyplňte HTTPS adresa firmy v ABRA Flexi, Uživatelské jméno a Heslo.
3. Klikněte na Ověřit a uložit připojení. Aplikace ověří přístup, uloží připojení pro vybranou firmu a načte dostupné účetní roky.

Jak poznáte, že je hotovo: Stránka ukazuje Připojení nastaveno a v části Roky prvního převodu je seznam účetních let. Přístupové údaje se po odeslání vymažou z formuláře a uložené hodnoty se znovu nezobrazují.

Připojení změníte tlačítkem Změnit připojení. Tlačítkem Smazat připojení ho odstraníte, ale jen dokud nebyla převedena jakákoli data.

110.4 Krok za krokem: první převod

1. V části Roky prvního převodu zvolte účetní roky. Předvolený je aktuální a předchozí rok, pokud jsou ve zdroji dostupné. Seznam obnovíte tlačítkem Načíst dostupné roky.
2. Zkontrolujte blok Rozsah převodu: Účetní data jsou zapnutá vždy.
3. Klikněte na Spustit převod.
4. Převod běží na pozadí. Stránku můžete zavřít a později se vrátit. Průběh a počty vytvořených, přeskočených a chybných záznamů vidíte na stránce. Při potížích s načítáním průběhu klikněte na Obnovit stav.
5. Chcete-li převod zastavit, klikněte na Zastavit import. Nedokončený převod se vrátí zpět.

Jak poznáte, že je hotovo: V části Výsledek převodu vidíte hlášku Převod dokončen. nebo Převod dokončen s upozorněními. a počty Vytvořeno / přeskočeno / chyby. Doklady se v cílové firmě zobrazí až po úplném načtení a účetních kontrolách.

110.5 Krok za krokem: kontrola převzetí

1. V části Historie a protokol převodu zvolte v poli Běh převodu poslední převod.
2. Zkontrolujte, že protokol hlásí Účetní kontrola souhlasí. Při Účetní kontrola nesouhlasí a při blokujících problémech převod další načtení neumožní, dokud důvody nevyřešíte.
3. Projděte Upozornění k převodu. Každé upozornění říká, co ověřit (například doklad zůstal konceptem kvůli nejasnému členění DPH).
4. V Účetnictví porovnejte předvahu a obraty s tím, co vidíte v ABRA Flexi.
5. Ověřte doklady označené ke kontrole, zejména cizoměnové a opravné.
6. Před podáním DPH ověřte přiznání se zdrojem a uzavření období.

Jak poznáte, že je hotovo: Protokol neobsahuje nevyřešená upozornění, účetní kontrola souhlasí a předvaha odpovídá zdroji. Po úspěšné kontrole účetnictví se aktivace firmy označí jako dokončená.

110.6 Krok za krokem: načtení nových dat

Po prvním převodu se výběr let skryje.

1. Otevřete stránku ABRA Flexi ve stejné firmě.
2. Klikněte na Načíst nová data. Načtou se nová data z vybraných let a zachovají se vazby na již převedené záznamy.
3. Zkontrolujte protokol podle § 110.5.

Jak poznáte, že je hotovo: U Poslední načtení je nové datum a výsledek je Převod dokončen. Již převzaté záznamy se neduplikují. Změny původních záznamů vyžadují vaši kontrolu.

110.7 Krok za krokem: produkty a stav skladu

Použijte až po dokončení účetního převodu.

1. V bloku Rozsah převodu je volitelný doplněk Ceník a produkty.
2. Klikněte na Převést produkty a stav skladu. Při dalším použití se tlačítko jmenuje Načíst nové produkty a stav skladu.
3. Počkejte na dokončení. Již uložené karty další běh přeskočí.

Jak poznáte, že je hotovo: Pod blokem je Ceník naposledy načten s datem a v protokolu nejsou upozornění vyžadující kontrolu.

110.8 Když něco nejde

110.9 Podrobnosti a pravidla

110.9.1 OSS a více účetních období

Účetní import čte také časově platné nastavení OSS ve zdrojové firmě. Pokud je pro převáděný rok aktivní režim EU, zapne jej u cílové firmy. Nastavení se znovu ověří při každém načtení nových dat. Ostatní režimy OSS vyžadují ruční kontrolu. Upozornění na více účetních období se zobrazuje jen pro skutečně převáděné roky. U účetního období bez roku v kódu se pro výběr používá rok jeho počátku; to platí i pro období, které končí v následujícím kalendářním roce.

110.9.2 Faktury a DPH

Faktury zaúčtované v ABRA Flexi se převedou jako vystavené nebo zaúčtované doklady a propojí se s převzatým deníkem. Totéž platí pro prodejky a pro závazky s DPH, které ABRA vede mimo evidence vydaných a přijatých faktur. Import jejich účetní zápisy nevytváří podruhé.

Ostatní pohledávky a závazky bez DPH (evidence pohledavka a zavazek, třeba splátky úvěru, závazky ke společníkům nebo zaměstnancům) se nepřevádějí jako faktury, ale do Účetnictví → Ostatní pohledávky a závazky. Doklad s jedním zápisem v deníku ho převezme i s kontací. Doklad o více řádcích (například splátka rozdělená na jistinu a úrok) nebo se zápisem, který nemění zůstatky, se uloží jako potvrzený bez vlastního zaúčtování, protože jeho zápisy už nese převzatý deník. Úhrady z banky a pokladny se k nim spárují. Co ABRA vede jako uhrazené jinak (zápočtem, interním dokladem nebo platbou v nepřeváděném roce), převezme se jako úhrada mimo banku a pokladnu, takže doklad nezůstane otevřený. Předpisy mezd, odvodů a DPH (účty 331, 336, 341, 342 a 343) zůstávají jen v deníku, stejně jako pohledávky s DPH a doklady v cizí měně nebo stornované; protokol na ně upozorní. Zahraniční DPH zůstává v částce faktury, ale nevstupuje do české daně v přiznání. Doklad s rozporným nebo neznámým členěním DPH, například s tuzemským nárokem na odpočet a nulovou daní, zůstane k ověření jako koncept; důvod se zobrazí v protokolu převodu.

Číslo vydané faktury se přebírá z čísla dokladu v ABRA Flexi, včetně lomítek; variabilní symbol platby se ukládá zvlášť. Pokud je zdrojové číslo příliš dlouhé nebo koliduje s jiným dokladem, protokol vyžádá kontrolu před podáním kontrolního hlášení.

Převod čte také aktuální podklady DPH ve vybraných obdobích. U jednoznačně spárovaných položek z nich převezme vypočtenou daň v Kč odděleně od částky faktury, včetně nulového samovyměření. U opravných dokladů zachová zdrojové daňové znaménko a stornované doklady vyřadí z evidence DPH. Nejednoznačné podklady nepřepisuje automaticky a uvede upozornění ke kontrole.

Převzaté faktury s jednoznačným tuzemským členěním DPH se uloží jako vystavené nebo zaúčtované podle zdroje. Převod přitom nespouští automatické účtování ani skladový výdej; původní zápisy se přenášejí samostatně v deníku a v detailu faktury na ně vede odkaz. Doklady s nevyjasněným daňovým členěním zůstávají koncepty ke kontrole a nevstupují do evidence DPH.

110.9.3 Deník a kontroly

Nulové řádky zdrojového deníku nemají účetní obrat a převod je vynechá; jejich počet uvede v protokolu. Účetní pohyby se kontrolují proti původním součtům. Změny již převzatých záznamů se automaticky nepřepisují a vyžadují kontrolu.

Když ABRA změní počáteční stavy vybraného roku, synchronizace ověří původní zápisy a dorovná rozdíly novými účetními zápisy. Původní zápisy zůstanou dohledatelné. Úprava počátečních stavů při synchronizaci se neprovede v uzavřeném účetním období ani v období s uzamčeným datem. Bankovní pohyby bez odpovídajícího zápisu ve zdrojovém deníku zůstanou označené k ruční kontrole a nevstoupí do automatického účtování.

110.9.4 Úhrady

Úhrada dokladu z jiného účetního roku se převede až při načtení roku bankovního nebo pokladního pohybu. Stornované pohyby se nepřebírají. Pokud ABRA stornuje již převedený pohyb, synchronizace jej označí ke kontrole a nepřepíše původní záznam bez zásahu účetní.

Pokud není zapnuté Changes API, nové vazby úhrad se načítají podle jejich ID. Změny nebo smazání starších vazeb nelze tímto způsobem spolehlivě zjistit; v takovém případě je nutná ruční kontrola úhrad.

Úhrada se propojí pouze při shodě měny vazby, dokladu a peněžního pohybu. Pokladní pohyb rozdělený jen částečně na doklad zůstane ke kontrole, aby se celá částka chybně nevydávala za úhradu. Stornovaný cílový doklad synchronizace znovu neoznačí jako uhrazený.

Pokud je uhrazený doklad z předchozího roku převzat kvůli letošní platbě, zůstane zachován jeho celkový uhrazený stav ze zdroje. Platby z vybraného roku se připojí samostatně a nezapočítají se podruhé.

110.9.5 Pokladna a banka

Pokladní doklad se zdrojovou DPH převod zastaví, protože jeho daňový rozpad zatím nelze bezpečně zachovat. Pokud zdrojové pohyby patří do více pokladen, převod se zastaví před jejich sloučením do jedné cílové pokladny.

U cizoměnových kontací banky a pokladny se vedle korunové částky uchovává také původní měna, částka a kurz pro pozdější kurzovou uzávěrku. Nejednoznačný převod mezi dvěma peněžními účty vyžaduje ruční kontrolu. Pokud cizoměnový počáteční stav nemá samostatný korunový protějšek, korunová předvaha zůstává zachovaná, ale tento cizoměnový stav se do kurzové uzávěrky automaticky nedoplní.

Zdrojové bankovní účty se evidují také v Peníze → Bankovní účty na záložce Kontace účtů. Analytiky 221 se přebírají ze zdroje a původní zápisy deníku na nich zůstávají. Účty bez použitelného bankovního čísla, například virtuální platební účty, mají vlastní analytiku a vazbu na účet v měnách, ale nelze je vydávat za český bankovní účet. Pokud zdroj používá jinou syntetiku než 221, průvodce upozorní na nutnost kontroly historického zaúčtování. Úvěrové účty, které ABRA vede jako bankovní účet na účtu 231, 232 nebo 461, se do banky nepřevádějí: jejich zůstatek je nesplacená jistina, ne peníze firmy. Splátky i jistina zůstávají v převzatém deníku. Rekonstruovaný soubor GPC lze stáhnout jen u výpisu s ověřenými stavy a platným číslem účtu i kódem banky. Kód banky se čte také ze zdrojového pole smerKod. U virtuálních účtů a neúplné bankovní identifikace se GPC nenabízí. Hodnoty přesahující pevnou šířku polí GPC nelze zkrátit bez ztráty informace; jejich export se odmítne.

110.9.6 Produkty a sklad

Po dokončení účetního převodu lze načíst produkty, jejich prodejní ceny v CZK, EUR, GBP a USD a kladné skladové zůstatky včetně ocenění. Nulové zůstatky nevytvářejí příjemky. Záporné množství nebo ocenění se nepřevede a vyžaduje kontrolu. Opakované načtení již převzaté skladové karty neduplikuje; změny zdrojového stavu se automaticky nepřepisují. Historické skladové pohyby se zatím nepřevádějí.

Přepočet cizoměnových cen bez DPH se řídí typem ceny v ceníku ABRA Flexi, nikoli měnou. Pokud typ ceny chybí, cizoměnová cena zůstane ke kontrole. Před vytvořením skladových příjemek se ověří, že zdroj obsahuje jediný sklad; více skladů nelze bezpečně sloučit do jednoho cílového skladu. Převod před každou příjemkou porovná cílový stav s již převedenými kartami. Pokud sklad obsahuje další zásobu, příjemku nevytvoří, aby stav nezdvojnásobil.

110.9.7 Průběh, limity a bezpečnost

Převod běží na pozadí a při zrušení nebo chybě nevytvoří částečně převedené účetnictví. Změna cílové firmy vymaže rozpracovaný formulář a načte stav připojení této firmy.

Převod čte data postupně po větších dávkách. Požadavky všech převodů na stejný server se započítávají do místního rozpočtu 1 000 požadavků za den. Tento rozpočet nezahrnuje ostatní aplikace připojené k Flexi a není údajem o zbývající licenční kvótě. Správce může po ověření sjednaného limitu nastavit proměnnou prostředí MYINVOICE_ABRA_DAILY_REQUEST_LIMIT pro rozsáhlejší převod (1 až 50 000 požadavků za den); výchozí hodnota zůstává 1 000. Limit se sdílí mezi převody na stejném serveru. Při omezení požadavků serverem se úloha zastaví a další spuštění musí počkat.

Dokončené bloky se ukládají odděleně pro firmu a verzi připojení. Při opakování převodu aplikace znovu ověří jejich identity a časy změny a plné záznamy načte jen tam, kde uložený blok chybí nebo se změnil. Zrušení nebo chyba nevytvoří částečně převedené účetnictví; dokončené čtené bloky mohou posloužit dalšímu běhu.

Přístupové údaje se ukládají šifrovaně k vybrané firmě a zdrojové API se pouze čte.

110.10 Související kapitoly

• Souběh se starým systémem
• Řešení problémů