60. Saldokonto

Porovnání otevřených položek podle partnerů se zůstatkem saldokontního účtu v hlavní knize k vybranému dni. Podklad pro inventarizaci pohledávek, závazků a záloh. Kapitola je pro účetní v podvojném účetnictví.

60.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• se blíží konec měsíce nebo roku a potřebujete ověřit účty 311, 321, 314, 324, 315 a 325,
• chcete zjistit, kolik vám dluží odběratelé nebo kolik dlužíte dodavatelům k určitému dni,
• potřebujete rozhodnout, co poslat na upomínku nebo na zápočet,
• zůstatek účtu v hlavní knize nesedí na doklady,
• připravujete inventarizační protokol (navazuje na Inventarizaci účtů),
• chcete z otevřeného roku nahlédnout na 31. 12. loňska a porovnat počáteční stav nového roku.

60.2 Než začnete

1. Podvojné účetnictví. Saldokonto je dostupné jen firmám v podvojném účetnictví.
2. Zaúčtované doklady. Otevřené položky vznikají z dokladů navázaných na účetní zápis. Nezaúčtované doklady dořešte v K doúčtování.
3. Zaúčtované úhrady. Pozdější úhrada nezmění historické saldokonto, platí datum platby.

60.3 Krok za krokem: kontrola saldokonta k rozvahovému dni

1. Otevřete Účetnictví → Saldokonto.
2. V poli Období zvolte účetní období a v poli Rozvahový den datum. Bez data se použije dřívější z posledního dne období a dneška.
3. V poli Účet zvolte Vše (311/321/314/324/315/325), nebo jeden účet.
4. Podívejte se na konfrontační pruh: Zůstatek účtu (hlavní kniha), Σ otevřených položek a Rozdíl.
5. Je-li rozdíl nulový, účet je v pořádku. Nenulový rozdíl řešte podle § 60.4.
6. Přepněte zobrazení: Podle dokladů (plochý seznam, výchozí) nebo Podle partnera (rozbalením partnera uvidíte jeho doklady).
7. V pohledu Podle dokladů můžete zúžit seznam filtrem Partner a Po splatnosti (dní, min.). Sloupce řadíte kliknutím na záhlaví.
8. Klikněte na Export PDF (inventarizační protokol) nebo Export XLSX.

Jak poznáte, že je hotovo: Rozdíl je nulový na všech kontrolovaných účtech a protokol je vyexportovaný.

Podklad pro banku: pohledávky podle doby po splatnosti

1. V poli Účet zvolte účet, který banka chce vidět, typicky 311.
2. Pod filtry zaškrtněte PDF s členěním podle doby po splatnosti.
3. Do pole Hranice (dny) zapište rozmezí, která banka požaduje, například 30, 60, 120.
4. Chcete-li jen souhrnnou tabulku bez jednotlivých dokladů, zrušte Včetně rozpisu dokladů.
5. Klikněte na Export PDF.

Aplikace si volbu i hranice zapamatuje a nabídne je i příště.

60.4 Krok za krokem: dohledání rozdílu

1. Přepněte na pohled Podle partnera a najděte partnera, u kterého částky nesedí.
2. Rozbalte partnera. Kliknutím na doklad otevřete detail vydané nebo přijaté faktury.
3. Zkontrolujte úhrady, částečné platby, dobropisy, zápočty a storna.
4. U ručního nebo kurzového zápisu pokračujte do opisu účtu v Hlavní knize.
5. Opravte příčinu (zaúčtujte úhradu, opravte datum platby, stornujte chybný ruční zápis) a sestavu načtěte znovu.

Jak poznáte, že je hotovo: Rozdíl je nulový, nebo je zbývající rozdíl vysvětlený a doložený.

Nenulový rozdíl může ukazovat na ruční zápis bez vazby na doklad, chybějící či špatně datovanou úhradu, storno, kurzový pohyb nebo nezúčtovanou zálohu.

60.5 Když něco nejde

60.6 Podrobnosti a pravidla

60.6.1 Období a účty

Vyberte účetní období a Rozvahový den. Bez data se použije dřívější z posledního dne období a dneška. Rozvahový den smí ležet i mimo vybrané období - třeba když chcete z otevřeného roku nahlédnout na 31. 12. loňska (i uzavřeného/schváleného), abyste porovnali počáteční stav nového roku. Sestava si skutečné období k datu dohledá sama a spočítá se k němu správně; pokud se liší od období vybraného v rozbalovacím seznamu, obrazovka to zvýrazní hláškou s možností na dohledané období rovnou přepnout. Pro datum bez založeného účetního období se zůstatky počítají kumulativně od počátku historie. Filtr Účet nabízí:

Server podporuje i jiný existující číselný účet a volitelné omezení na partnera, běžná obrazovka však nabízí uvedených šest účtů. Explicitně zvolený účet se zobrazí i s nulami.

Sestava zvládne 25 000 otevřených položek napříč zvolenými účty. Nad tímto počtem ji server odmítne sestavit a vyzve k zúžení výběru - jedním účtem, jedním partnerem nebo dřívějším rozvahovým dnem. Zkrácený seznam se záměrně nevrací: součet otevřených položek by pak neodpovídal zůstatku hlavní knihy a chybějící řádky by se vykázaly jako inventarizační rozdíl.

60.6.2 Dvě nezávislé strany konfrontace

Zůstatek hlavní knihy vychází ze všech zaúčtovaných řádků účtu do rozvahového dne. Používá stejnou otevírací kotvu jako rozvaha a vylučuje vlastní závěrkový převod období, aby uzavření knih historický stav nevynulovalo. Zůstatek se otočí na normální stranu účtu: pohledávka na MD i závazek na Dal se proto zobrazují kladně.

Otevřené položky vznikají z dokladů navázaných na účetní zápis. U každého dokladu se vezme jeho zaúčtovaná hodnota v Kč a poměr úhrady známý k rozvahovému dni:

zbývá = zaúčtováno × (1 - poměr úhrady)

Výpočet úhrady respektuje datum platby. Pozdější úhrada nezmění historické saldokonto. Plně vyrovnaná položka se vynechá, záporná otevřená položka (například dobropis) se zachová a snižuje součet partnera. Částky v cizí měně se konfrontují v zaúčtované Kč hodnotě; obrazovka současně ukáže původní měnu.

Ostatní pohledávky a závazky se do sestavy dostanou až po zaúčtování. Sestava bere jejich skutečný zápis na účtu a při částečné úhradě odečte jen platby, které jsou k rozvahovému dni zaúčtované na stejný saldokontní účet. Storno a přeúčtování se projeví od dne příslušného účetního zápisu. Koncepty a potvrzené položky v daňové evidenci sem nepatří.

60.6.3 Zálohy 314 a 324

U záloh se neporovnává jen stav dokladu. Systém sleduje skutečnou zaúčtovanou platbu a její následné čerpání:

• na 314 je otevřená poskytnutá záloha snížena o zúčtování ve finální přijaté faktuře i o kredit 314 z přijatého daňového dokladu k platbě. Platí to také pro samostatný daňový doklad k platbě použitý jako záloha při nákupu bez samostatné zálohové faktury,
• na 324 je přijatá platba vydané proformy snížena o daňový doklad k přijaté platbě a o vyúčtovací fakturu.

Plně zúčtovaná záloha proto zmizí z otevřených položek, její historické účetní pohyby však zůstanou v deníku.

60.6.4 Rozdíl a jeho interpretace

Pro každý účet platí:

Rozdíl = zůstatek hlavní knihy - Σ otevřených položek

Rovnost se kontroluje na haléře. Nulový rozdíl znamená, že dokladový rozpad vysvětluje zůstatek účtu. Nenulový rozdíl může ukazovat na ruční zápis bez vazby na doklad, chybějící či špatně datovanou úhradu, storno, kurzový pohyb nebo nezúčtovanou zálohu.

Nulový rozdíl sám nepotvrzuje existenci pohledávky, vymahatelnost ani úplnost závazků. Tyto skutečnosti je nutné doložit nezávislými podklady.

60.6.5 Dva pohledy: podle partnera / podle dokladů

Přepínač nad sestavou volí zobrazení:

• Podle dokladů (výchozí) - plochý seznam všech otevřených položek napříč účty a partnery v jedné tabulce: účet, partner, doklad, datum vystavení, splatnost, dní po splatnosti, částka, uhrazeno, zbývá. Sloupce jdou řadit kliknutím na záhlaví (výchozí řazení dle splatnosti), sestavu lze zúžit filtrem na partnera a na minimální počet dní po splatnosti.
• Podle partnera - partneři řazeni podle názvu, rozbalení partnera zobrazí jeho doklady se stejnými sloupci.

V obou pohledech jsou položky rozdělené do bloků Pohledávky (co dluží nám: vydané faktury, ostatní pohledávky a poskytnuté zálohy) a Závazky (co dlužíme my: přijaté faktury, ostatní závazky a přijaté zálohy), každý s celkovým součtem. Doklad vede na detail vydané nebo přijaté faktury.

Storno datované až po rozvahovém dni položku k dřívějšímu dni neskrývá. K datu storna a později se účetní i dokladová strana vyruší.

60.6.6 Export

PDF vytvoří inventarizační protokol pro aktuální účet, partnera a rozvahový den vždy v podobě podle partnera (zůstatek hlavní knihy, součet otevřených položek, rozdíl a rozpad partnerů s doklady). XLSX export respektuje aktuálně zvolený pohled - podle partnera stejně jako protokol, podle dokladů jako plochý seznam pro další zpracování (např. filtrování v Excelu).

PDF umí navíc členění podle doby po splatnosti (podklad pro banky). Na začátku protokolu je pak za každý účet tabulka partnerů se zbývajícími částkami v pásmech Do splatnosti, 1–30 dní, 31–60 dní, 61–120 dní a Nad 120 dní, se součtem za účet. Pásma určují zadané hranice: lze jich zadat jednu až šest (1 až 3650 dní), aplikace je seřadí sama. Počet dní po splatnosti se počítá k rozvahovému dni sestavy, ne k dnešku, a součet pásem odpovídá součtu otevřených položek účtu. Záloha čekající na vyúčtování patří do pásma Do splatnosti. Pod členěním následuje běžný rozpis dokladů, pokud ho nevypnete volbou Včetně rozpisu dokladů. Volba se ukládá ke každému uživateli.

60.7 Související kapitoly

• Hlavní kniha - opis účtu a párování otevřených položek
• Inventarizace účtů - inventarizační protokol
• Úplnost dokladů - doklady po splatnosti a bankovní pohyby bez dokladu
• Průvodce účetního - měsíční a roční postup