53. Automat účtování

Pracovní přehled pro účetní: na jednom místě ukazuje, co systém zaúčtoval sám, co připravil ke schválení a kde potřebuje vaše rozhodnutí. Kapitola je návod pro každodenní práci s frontou a pro nastavení míry automatiky.

53.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• začínáte pracovní den a chcete projít, co systém za noc zaúčtoval,
• máte ve frontě návrhy bankovních zápisů ke schválení,
• Automat zastavil položku a ukazuje, že vyžaduje zásah,
• automatický zápis je špatně a potřebujete ho vrátit,
• zavádíte automatiku u nové firmy nebo po importu historie,
• chcete opakované platby účtovat sami podle pravidel,
• se blíží uzávěrka měsíce.

53.1.1 Kdy co udělat

53.2 Než začnete

1. Podvojné účetnictví. Automat je dostupný jen firmám s podvojným účetnictvím. Menu Účetnictví → Automat se u jiných firem nezobrazí.
2. Oprávnění k účetnictví. Každou akci server ověří pro konkrétní firmu zvlášť.
3. Správná firma v hlavní liště. Všechny záložky vždy zobrazují jen firmu zvolenou v hlavní liště aplikace. Automat nemá vlastní výběr firmy ani společný přehled více firem. Pracujete-li s více firmami, firmu přepněte v liště.
4. Zvolená míra automatiky. Co smí systém účtovat sám, se nastavuje v boxu Automatika účtování na záložce Pravidla (viz § 53.7). Po zapnutí podvojného účetnictví je výchozí plná automatika, proto firmě s importovanou historií doporučujeme začít režimem jen návrhy.
5. AI návrhy jsou volitelné. Zapíná je správce ve Firma → AI nastavení → AI asistence účtování. Bez nich Automat funguje na pravidlech a vestavěném rozpoznání (§ 53.11.9).

53.3 Krok za krokem: ranní rutina

Vyhraďte si několik minut.

1. Otevřete Účetnictví → Automat a v hlavní liště zkontrolujte firmu.
2. Otevřete záložku Zaúčtováno dnes. Zkontrolujte neobvyklé částky, nové protistrany a první použití nového pravidla. Je-li výsledek špatně, postupujte podle § 53.6.
3. Přejděte na Vyžaduje zásah. Vyřešte nejprve uzavřená období, duplicity a chybějící doklady, protože mohou blokovat další práci (§ 53.5).
4. Na záložce Ke schválení rozbalte návrhy, ověřte MD/D a schvalte je (§ 53.4).
5. Hromadně potvrďte až opakované deterministické položky, které jste už jednotlivě ověřili.
6. Nakonec otevřete Checklist, pohled Denní, a zkontrolujte, zda nezůstala důležitá nevyřízená položka.

Jak poznáte, že je hotovo: Záložky Ke schválení a Vyžaduje zásah jsou prázdné, nebo obsahují jen položky, které vědomě odkládáte. Denní checklist nemá nesplněný řádek.

53.4 Krok za krokem: schválení, úprava a zamítnutí návrhu

Před schválením ověřte:

• zda popis a protistrana odpovídají očekávané operaci,
• zda částka a měna souhlasí s podkladem,
• zda datum patří do správného období,
• zda navržené účty MD/D odpovídají povaze operace,
• zda už podobný zápis v deníku neexistuje.

Jeden návrh:

1. Na záložce Ke schválení rozbalte řádek a podívejte se na náhled zápisu, štítek Proč a jistotu (viz § 53.11.5).
2. Je-li návrh správný, klikněte na Schválit. Vznikne účetní zápis.
3. Má-li návrh chybné účty, klikněte na Upravit kontaci, doplňte správné účty MD/D a klikněte na Schválit upravenou kontaci. Rozdíl mezi návrhem a výsledkem se uloží jako učicí signál.
4. Nemá-li být návrh použit, klikněte na Odmítnout a vyberte stručný důvod (Navržený účet je chybný, Není to náš doklad nebo transakce, Duplicita, Jiný důvod). Zamítnutí není chyba: je to informace, že daný návrh nemá být použit.

Hromadně:

1. Označte stejnorodé deterministické návrhy (nebo klikněte na Vybrat způsobilé na této stránce).
2. Klikněte na Schválit vybrané a zkontrolujte náhled dopadu: počet položek a firem a souhrn obratů MD/D po účtech a měnách.
3. Potvrďte tlačítkem Zaúčtovat N položek.
4. Vybrané návrhy lze stejně hromadně Odmítnout vybrané. Zvolený důvod se uloží pro zlepšování pravidel.

Jak poznáte, že je hotovo: Návrh zmizí ze záložky Ke schválení. Schválený zápis je v deníku (Zobrazit zápis) a v Historii.

53.5 Krok za krokem: vyřešení položky, která vyžaduje zásah

1. Otevřete záložku Vyžaduje zásah. Nad frontou je souhrn nejčastějších důvodů za posledních 30 dní. Anomálie jsou zvýrazněné a řazené před běžné položky.
2. U položky přečtěte důvod. Co který znamená a jak ho řešit, ukazuje tabulka v § 53.11.4.3.
3. Klikněte na Zdroj. Otevře se postranní detail transakce, výpisu nebo dokladu, aniž byste ztratili rozpracovanou frontu.
4. Vyřešte příčinu: doplňte doklad, zaúčtujte předpis, upravte pravidlo nebo ověřte datum.
5. Konflikt pravidel: Automat ukáže všechny odpovídající varianty včetně kontace. Vyberte správné pravidlo tlačítkem Použít vybrané pravidlo a potvrďte, nebo návrh zamítněte.
6. Podezření na duplicitu: porovnejte vedle sebe navržený a existující zápis. Potom zvolte Přesto zaúčtovat, nebo Už pokryto existujícím zápisem.
7. Nemůžete-li položku vyřešit hned, klikněte na Odložit. Položka zůstane ve frontě, ale přesune se za aktivní položky do následujícího dne. Tlačítkem Vrátit do fronty ji vrátíte.

Jak poznáte, že je hotovo: Položka zmizí z fronty Vyžaduje zásah a objeví se v Historii.

53.6 Krok za krokem: vrácení a storno zápisu

1. Hned po schválení se na několik sekund zobrazí oznámení. Klikněte na Vrátit zpět.
2. Později otevřete záložku Zaúčtováno dnes a u automatického zápisu klikněte na Stornovat. Potvrďte.
3. Po hromadném schválení nabídne oznámení Vrátit celou dávku.
4. Vrácený návrh najdete znovu na záložce Ke schválení. Opravte ho nebo zamítněte.
5. Opravte i příčinu (pravidlo nebo předkontaci), jinak stejná chyba vznikne příště.

Jak poznáte, že je hotovo: V deníku je původní zápis i storno ve stejném datu a kontace čeká ve frontě Ke schválení.

Vrácení probíhá účetně bezpečně:

1. systém vyhledá původní zápis a jeho datum,
2. ověří, že původní období je stále otevřené a není zamčené,
3. vytvoří storno ve stejném datu jako původní zápis,
4. zachová původní zápis i storno pro audit,
5. vrátí kontaci do fronty Ke schválení, kde ji lze opravit nebo zamítnout.

53.7 Krok za krokem: první nastavení

Průvodce je dostupný pro jednu vybranou firmu.

1. Otevřete Účetnictví → Automat a klikněte na Průvodce automatikou. Průvodce má čtyři kroky (vpravo nahoře vidíte 1/4 až 4/4).
2. Analýza historie (1/4). Průvodce jen přečte opakované nezaúčtované korunové bankovní pohyby a ukáže počet nalezených skupin a jejich pokrytí. Nic nemění. Klikněte na Pokračovat.
3. Návrhy pravidel (2/4). Průvodce seskupí podobné platby podle protistrany, variabilního symbolu nebo textu. Vyberte skupiny, které chcete použít, zkontrolujte účty MD/D (u nejasné skupiny můžete použít Navrhnout kontaci (AI)) a klikněte na Pokračovat.
4. Doplnění historie (3/4). Zkontrolujte, na kolik historických transakcí se pravidla použijí a které transakce v uzavřených obdobích se přeskočí. Klikněte na Vytvořit pravidla a návrhy.
5. Úroveň automatiky (4/4). V poli Úroveň automatiky zvolte režim. Chcete-li ranní souhrn, zaškrtněte Posílat ranní e-mailový přehled a zadejte hodinu odeslání. Klikněte na Uložit.
6. Několik dní kontrolujte výsledky ve frontě a teprve ověřeným typům operací povolte vyšší úroveň.

Jak poznáte, že je hotovo: Pravidla jsou založená v režimu jen návrhy, nad frontou vidíte jejich výsledky a v boxu Automatika účtování je zvolená úroveň.

Všechna pravidla vytvořená průvodcem začínají v režimu jen návrhy, i kdyby byla v odeslaných datech uvedena plná automatika.

53.8 Krok za krokem: povýšení pravidla na automatiku

1. Otevřete záložku Pravidla. U pravidla v režimu jen návrhy vidíte počet potvrzení beze změny.
2. Po pěti potvrzeních za sebou, bez odmítnutí a s vyplněným rozsahem částky se tlačítko Povýšit na automatiku zvýrazní.
3. Klikněte na Povýšit na automatiku. K povýšení nikdy nedojde samo.
4. Chcete-li pravidlo povýšit dřív, klikněte na totéž tlačítko u aktivního návrhového pravidla (nebo změňte režim v úpravě pravidla) a výslovně povýšení potvrďte. V historii pravidla je označené jako ruční.
5. Tlačítkem Historie zobrazíte časovou osu pravidla, změny kontace, autora a úspěšnost.

Jak poznáte, že je hotovo: Pravidlo je v automatickém režimu a jeho shody se účtují samy až do stropu automatiky a denního limitu.

53.9 Krok za krokem: měsíční rutina před uzávěrkou

1. V Automatu nastavte filtr Od/Do na uzavíraný měsíc.
2. Vyřešte všechny položky Vyžaduje zásah.
3. Schvalte nebo zamítněte všechny návrhy Ke schválení.
4. Projděte automatické zápisy s vyššími nebo neobvyklými částkami.
5. Otevřete Účetnictví → K doúčtování a dořešte bankovní pohyby bez návrhu, nezaúčtované doklady a žádosti o podklady.
6. Projděte Účetnictví → Úplnost dokladů v obou směrech.
7. V Automatu otevřete Checklist, pohled Měsíční závěrka, a ověřte, že je fronta prázdná.
8. Teprve potom pokračujte v kontrolách účetního období a v uzávěrce.

Jak poznáte, že je hotovo: Checklist Měsíční závěrka nemá nesplněný řádek.

Automat je pomocník pro třídění a opakované účtování. Nenahrazuje kontrolu úplnosti dokladů, bankovních zůstatků, saldokonta, DPH ani závěrkové operace.

53.10 Když něco nejde

53.11 Podrobnosti a pravidla

53.11.1 Co Automat je

Automat je pracovní přehled, který účetní ukazuje na jednom místě vše, co systém zaúčtoval sám, co připravil ke schválení a kde potřebuje lidské rozhodnutí. Nejde o „černou skříňku“, která bez kontroly účtuje všechno. Každá položka ukazuje zdroj rozhodnutí, navrženou kontaci, míru jistoty a důvod, proč skončila právě v dané skupině.

Stránku otevřete přes Účetnictví → Automat. Je dostupná firmám s podvojným účetnictvím a respektuje oprávnění uživatele pro každou firmu zvlášť. Všechny záložky vždy zobrazují pouze firmu zvolenou v hlavní liště aplikace. Automat nemá vlastní výběr firmy ani společný přehled více firem.

Kontrola duplicitních bankovních úhrad nepovažuje e-mailové avízo za další platbu. Pohyby načtené přes bankovní API se kontrolují stejně jako řádné výpisy ABO/GPC nebo PDF; skutečná shoda dvou pohybů ve výpisech nadále vyžaduje prověření.

Pro prvotní nastavení celé firmy a návrh pravidel z již zaúčtované historie slouží samostatný Asistent nastavení účtování. Automat spojuje každodenní frontu s doporučeními nad existujícími doklady.

53.11.2 Záložka Doporučení

Výchozí karta Doporučení hledá konkrétní příležitosti pro automatizaci. Zobrazuje se pouze pro aktuálně zvolenou firmu v aplikaci a nemá vlastní přepínač firmy. Lze ji omezit obdobím a typem doporučení. U skupin se období vztahuje k poslednímu výskytu, zatímco počet a ukázky vycházejí z celé prověřené historie.

• Nové nákladové pravidlo seskupuje opakované nákupy, které ještě nepokrývá aktivní pravidlo. Ukazuje hledaný text, doporučený druh nákladu a účet, počet výskytů a příklady dokladů. Akce Vytvořit nákladové pravidlo otevře předvyplněný původní formulář z pravidel nákladů. Text je povinný; vazbu na dodavatele lze změnit nebo vypnout a vytvořit obecné pravidlo podle textu.
• Existující pravidlo: zvážit automatiku ukazuje nákladové pravidlo v režimu návrhu a konkrétní případy, které rozpoznává. Námětem je přepnutí na automatické použití, nikoli založení dalšího pravidla. Počet výskytů neznamená počet potvrzení správnosti. Akce Zkontrolovat a nastavit automatiku načte jeho aktuální nastavení do původního formuláře přímo nad přehledem. Po kontrole můžete upravit kritéria nebo zvolit Použít automaticky. Nevytváří se další kopie stejného pravidla.
• Pravidlo účtování vychází z opakovaných bankovních pohybů. Akce Vytvořit pravidlo účtování otevře původní formulář s kritérii, kontací MD/D, rozsahem částky, měnou, prioritou a testem na historii. Nejde o šablonu účetního zápisu s pevnou částkou.
• Předpis vydané nebo přijaté faktury se nabízí jen pro nezaúčtovaný doklad v otevřeném období s platným náhledem. Akce otevře aktuální náhled konkrétního dokladu; zaúčtování potvrdíte až v něm.

Uložení formuláře skutečně vytvoří nebo upraví pravidlo a vyžádá obnovu doporučení. Nové návrhy pravidel jsou předvyplněné v režimu návrhu. Historické doklady slouží jako podklady pro budoucí automatizaci, nikoli jako pokyn měnit uzavřená období. Případy pokryté automatickými pravidly ani samotný historický nesoulad s existujícím pravidlem se nenabízejí jako další úkol. Pravidlo ponechané v režimu návrhu se po přepočtu může znovu nabídnout k ověření.

Prověřit znovu okamžitě spustí samostatnou úlohu na pozadí pro aktuální firmu, stejně jako analýza v Asistentovi nastavení účtování. Na cron nečeká. Stránka ukazuje postup po fázích: vydané faktury, přijaté faktury, nákladová pravidla, bankovní pravidla, souhrn a uložení výsledků. Procenta vyjadřují dokončené fáze, nikoli odhad zbývajícího času. Průběh se obnovuje i po návratu na stránku. Opakovaný klik nepustí druhý souběžný job pro stejnou firmu. Při chybě lze spuštění zopakovat; dosavadní výsledky zůstávají zachované. Po dokončení se přehled aktualizuje automaticky. Uložení pravidla rovněž spustí obnovu. Otevření stránky, filtrování ani stránkování analýzu nespouští.

Pravidelná automatická obnova je součástí denní úlohy cron-ai-rule-miner (výchozí čas 04:00). Samostatný cron pro doporučení není potřeba. Ruční obnova z UI funguje i bez spuštěného cron dispatcheru.

Tlačítkem Otevřít podklad přejdete na příslušnou fakturu nebo bankovní pohyb. Jde o doplňkovou kontrolu vedle konkrétní akce doporučení. Pravidlo lze vytvořit také v rozbalovacím menu akcí detailu. Otevření doporučení ani Prověřit znovu nic neúčtuje, nemění položky a neodesílá data externí AI.

Úloha cron-ai-rule-miner vytváří návrhová bankovní pravidla z opakovaných potvrzených oprav a následně obnovuje doporučení. cron-automation-digest obnovuje starší bankovní návrhy a odesílá nastavený e-mailový souhrn. Přehled doporučení využívá existující analýzu bankovní historie a nákladovou klasifikaci; nezakládá pravidla při pouhém načtení stránky.

Prázdná karta Ke schválení znamená, že nečekají uložené bankovní návrhy. Sama o sobě neznamená, že byly prověřeny všechny faktury. K tomu slouží Doporučení a karta Vyžaduje zásah.

53.11.3 Proč je práce s Automatem bezpečná

Při každém rozhodnutí se uplatní několik pojistek:

1. Oprávnění k firmě - uživatel vidí jen firmy, ke kterým je přiřazený. Fronta a její akce patří vždy aktuální firmě. Pro jinou firmu změňte výběr v hlavní liště aplikace.
2. Otevřené účetní období - datum dokladu nebo bankovního pohybu musí patřit do otevřeného a nezamčeného období.
3. Jednoznačná kontace - automatické zaúčtování se použije jen tam, kde pravidlo nebo vestavěné rozpoznání dává jednoznačný výsledek.
4. Omezení částky a denního objemu - nastavený strop pravidla nebo denní limit převede položku do fronty ke schválení místo automatického zápisu.
5. Ochrana saldokonta a duplicit - nebezpečná nebo neúplná kontace se nezpracuje potichu. Automat upozorní na chybějící předpis, možnou duplicitu nebo konflikt pravidel.
6. Dohledatelný původ - u zápisu je vidět, zda rozhodla faktura, pravidlo, vestavěné rozpoznání, dříve naučený vzor nebo AI návrh.
7. Storno místo mazání - vrácení již provedeného zápisu zachová auditní stopu. Původní zápis se stornuje a kontace se vrátí do fronty ke kontrole.

Bez ohledu na zvolený preset se automaticky nikdy nezaúčtuje AI návrh, nejednoznačná shoda, pohyb v uzavřeném období, položka nad platným limitem ani operace, která by vytvořila nepodložený zůstatek saldokonta. Vlastní převod se účtuje automaticky jen mezi evidovanými vlastními účty ve stejné měně. Odvod státu nebo pojišťovně potřebuje existující zaúčtovaný předpis a dostatečný kreditní zůstatek příslušného zúčtovacího účtu.

Výchozí bezpečný postup je jednoduchý: nejprve používejte režim jen návrhy, několik dní kontrolujte výsledky a teprve ověřeným typům operací povolte vyšší úroveň automatiky.

53.11.4 Orientace na stránce

V horní části jsou filtry zdroje rozhodnutí, typu operace, jistoty, částky a období. Výsledky lze řadit podle data, jistoty, částky, typu operace nebo zdroje. Firma zvolená v hlavní liště platí pro frontu, pravidla, checklist, historii i průvodce, takže editovaná pravidla vždy patří právě zobrazené firmě. Následují pracovní záložky:

53.11.4.1 Zaúčtováno dnes

Zobrazuje zápisy, které automat provedl bez ručního potvrzení. U každého řádku vidíte firmu, datum, částku, důvod, jistotu a kontaci MD/D. Rozbalením řádku se zobrazí náhled zápisu. Tlačítko Zobrazit zápis otevře účetní deník.

Tuto záložku stačí ráno rychle projít. Zaměřte se hlavně na neobvyklé částky, nové protistrany a první použití nového pravidla. Pokud výsledek není správně, použijte Stornovat; podrobnosti jsou v § 53.6.

Bez vlastního filtru data se zobrazují dnešní rozhodnutí a jsou seskupená podle dne. Pokud nastavíte rozsah Od/Do, lze stejným způsobem projít i starší historii. Delší seznamy jsou rozdělené na stránky; volba všech položek se vždy týká jen právě zobrazené stránky.

53.11.4.2 Ke schválení

Obsahuje návrhy, u kterých systém zná pravděpodobnou kontaci, ale podle nastavení nebo bezpečnostní pojistky čeká na účetní. Tlačítko Schválit vytvoří účetní zápis, Odmítnout návrh zamítne.

Pokud je návrh věcně správný, ale má chybné účty, použijte Upravit kontaci, doplňte správné účty MD/D a schvalte opravenou variantu. Automat si rozdíl mezi návrhem a výsledkem uloží jako učicí signál. Účty vždy zkontrolujte v kontextu firmy uvedené na řádku.

Deterministické návrhy lze označit a schválit hromadně. Před potvrzením Automat zobrazí počet položek a firem i souhrn obratů MD/D po účtech a měnách. Po zaúčtování lze celou dávku jednou akcí vrátit. V rámci jedné firmy je vrácení atomické: pokud by jediný zápis narazil na uzavřené nebo zamčené období, nevrátí se z dávky této firmy nic. Do hromadného výběru se nezahrnou:

• AI návrhy,
• položky v uzavřeném nebo zamčeném období,
• položky, ke kterým uživatel nemá právo zápisu,
• jiné typy řádků než bankovní návrhy.

Před hromadným schválením zkontrolujte zobrazený dopad a rozbalte alespoň první položky každého pravidla. Hromadná akce je rozdělena po firmách, takže se data různých účetních jednotek nesmísí. Vybrané návrhy lze také hromadně odmítnout; zvolený důvod se uloží pro další zlepšování pravidel.

53.11.4.3 Vyžaduje zásah

Sem patří položky, které bez lidského rozhodnutí nelze bezpečně dokončit. Červené nebo varovné označení neznamená poškozená data - znamená, že systém zastavil automatiku dříve, než by mohl vzniknout chybný zápis.

Nad frontou je souhrn nejčastějších důvodů zásahu za posledních 30 dní. Anomálie jsou zvýrazněné a řazené před běžné položky. Nejasnou položku lze Odložit do následujícího dne; zůstane ve frontě, ale přesune se za aktivní položky. Akce Zdroj otevře postranní detail bankovní transakce, výpisu nebo dokladu bez ztráty rozepracované fronty.

Přijatá zálohová výzva se mezi nezaúčtovanými předpisy nezobrazuje. Sama není nákladem ani závazkem na účtu 321; účtuje se až její skutečná úhrada z banky nebo pokladny proti účtu 314. Náklad a DPH vzniknou až z navazujícího finálního daňového dokladu.

U konfliktu pravidel Automat zobrazí všechny odpovídající varianty včetně kontace. Vyberte správné pravidlo a potvrďte je, nebo návrh zamítněte. U podezření na duplicitu se vedle sebe zobrazí navržený a existující zápis s odkazem do deníku; teprve po porovnání zvolte Přesto zaúčtovat nebo Už pokryto existujícím zápisem.

53.11.4.4 Pravidla

Zobrazuje celkové nastavení automatiky a pravidla bankovních pohybů. Pravidlo typicky určuje směr platby, protistranu nebo text, případný rozsah částky a výslednou kontaci. Pravidla udržujte co nejkonkrétnější. Obecné pravidlo podle krátkého textu má větší riziko falešné shody než pravidlo podle bankovního účtu protistrany.

Prázdná dolní nebo horní mez částky pravidlo neomezuje na dané straně intervalu. Nižší číselná priorita se vyhodnocuje dříve. Rozsah částky určuje, na jaké pohyby pravidlo platí; samostatný limit pro automatiku pouze rozhoduje, zda shoda ještě smí rovnou účtovat, nebo musí zůstat návrhem. Nad tím vším stojí celofiremní denní limit z nastavení automatiky. U aktivního pravidla lze tlačítkem Použít na historii vytvořit návrhy také pro dosud nezaúčtované bankovní transakce v otevřených obdobích. Běh nic nezaúčtuje sám a při opakování nevytvoří duplicitní návrhy.

Převody mezi vlastními účty jsou vestavěné rozpoznání, nikoli běžné pravidlo. Jejich režim nastavte v horním boxu Automatika účtování presetem Asistovaná nebo Plná automatika. V podrobném nastavení (Nastavit jednotlivé typy operací) musí být na úrovni plná automatika jak Převody mezi vlastními účty, tak Rozpoznávání vlastních převodů. Starší pravidlo vytvořené pro konkrétní vlastní účet lze smazat; rozhodující je registr vlastních bankovních účtů.

53.11.4.5 Checklist

Checklist nabízí tři pohledy:

• Denní - co automat provedl, co čeká na potvrzení a co vyžaduje zásah.
• Měsíční závěrka - upozorní, zda před uzavřením období nezůstala nevyřízená fronta.
• DPH - pomáhá projít položky důležité před přípravou daňového výstupu.

Kliknutím na řádek checklistu přejdete přímo na odpovídající frontu. Zelená fajfka znamená splněnou kontrolu, nikoli automatické potvrzení účetní správnosti všech podkladů.

53.11.4.6 Historie

Historie ukazuje automatická zaúčtování, schválení, zamítnutí a nahrazené návrhy. Slouží k dohledání, co se s položkou stalo a kdo rozhodnutí provedl. U každé události je vidět částka a měna, kontace, popis, protistrana, datum bankovní transakce, variabilní symbol a číslo účetního dokladu. Odkazy vedou přímo na zápis v deníku a na zdrojovou bankovní transakci. Samotné účetní zápisy a storna zůstávají dohledatelné také v účetním deníku.

53.11.5 Jak číst „Proč“ a jistotu

Štítek Proč vysvětluje zdroj návrhu:

• Faktura - platba byla spárována s konkrétním dokladem.
• Pravidlo - kontaci určilo pojmenované bankovní pravidlo.
• Systémové rozpoznání - systém rozpoznal bezpečný typ operace, například vlastní převod nebo odvod.
• Naučeno - návrh odpovídá dříve potvrzeným obdobným transakcím.
• Předpis zálohy - platba odpovídá evidovanému předpisu.
• AI návrh - jde pouze o pomůcku pro ruční kontrolu; nikdy se sám ani hromadně nezaúčtuje.

Jistota je zobrazena slovně i procentem. Vysoká jistota neznamená, že lze vynechat účetní úsudek - vyjadřuje pouze sílu shody podle dostupných dat. Nízká jistota je záměrný signál, že položku máte otevřít a ověřit podrobněji. U návrhu s vysokou jistotou, který přesto čeká na potvrzení, Automat vypíše také konkrétní pojistku, například překročený strop, denní limit, chybějící předpis, anomálii nebo uzavřené období.

53.11.6 Úrovně automatiky

• Vypnuto - systém nové operace automaticky nezaúčtuje.
• Jen návrhy - rozpoznané operace čekají na ruční schválení; doporučeno pro začátek a pro nové firmy.
• Asistovaná - jednoznačné bezpečné typy mohou proběhnout automaticky, ostatní zůstávají ke schválení.
• Plná automatika - deterministické operace mohou být zaúčtovány podle politiky a limitů. Nejasné a AI návrhy stále vyžadují člověka.

Úroveň je jen horní hranice. Konkrétní bezpečnostní pojistka, limit, zavřené období nebo nejednoznačnost vždy může operaci přesunout do ruční fronty.

53.11.7 Ranní e-mailový přehled

V průvodci lze zapnout ranní souhrn a vybrat hodinu odeslání. Přehled se agreguje pro uživatele napříč všemi jeho povolenými firmami a obsahuje odkazy přímo na návrhy ke schválení a položky vyžadující zásah.

Pokud není co řešit ani co oznámit, e-mail se neposílá. Přehled neprovádí žádnou účetní operaci - pouze připomíná stav fronty.

Server kontroluje naplánované souhrny každou hodinu mezi 6:00 a 8:00 a odešle je v hodině nastavené u konkrétní firmy. Jeden příjemce dostane souhrn za všechny firmy, k nimž má přidělený přístup.

53.11.8 Jak se Automat učí z oprav

Automat si uchovává auditní stopu každé účetní opravy: změnu navržených účtů MD/D, odmítnutí návrhu, ruční zaúčtování i storno. U naučeného návrhu proto uvidíte srozumitelnou větu, kdy a z jaké kontace jste přešli na novou. Poslední jednoznačná oprava má přednost před starší historií deníku; rozporné opravy nevytvoří další návrh bez vaší kontroly.

Pravidlo v režimu jen návrhy ukazuje počet potvrzení beze změny. Po pěti takových potvrzeních za sebou, bez odmítnutí a s vyplněným rozsahem částky, je připravené k povýšení a tlačítko Povýšit na automatiku se zvýrazní. Povýšit můžete i pravidlo bez této historie: tlačítko je u každého aktivního návrhového pravidla a režim lze změnit také v úpravě pravidla. Takové vynucené povýšení musíte výslovně potvrdit a v historii pravidla je označené jako ruční. Ručně povýšené pravidlo pak účtuje samo i bez předchozích použití a bez rozsahu částky; strop automatiky, uzavřené období, anomálie a denní limit platí dál. K povýšení nikdy nedojde samo, rozhodnutí vždy potvrdí člověk. Tlačítko Historie zobrazí časovou osu pravidla, zaznamenané změny kontace, autora a úspěšnost.

Pokud automatický zápis stornujete, pravidlo se bezpečně vrátí do režimu jen návrhy a začne znovu sbírat potvrzení. Storno se nepočítá jako odmítnutí; samostatná ochrana tří odmítnutí různých transakcí zůstává zachovaná.

Správce může pravidelně spouštět miner korekcí. Ten hledá nejméně tři konzistentní ruční opravy stejného bankovního protějšku a vytvoří z nich pouze nové návrhové pravidlo. Nikdy tím nezapne plnou automatiku a ignoruje saldokontní účty i rozporné vzory. Standardní plánovač jej spouští denně ve 4:00; AI worker pro povolené firmy zpracovává čekající úlohy každých deset minut.

53.11.9 AI návrhy účtování

AI asistence je ve výchozím stavu vypnutá. Správce ji může zapnout v části Firma → AI nastavení → AI asistence účtování zvlášť pro bankovní transakce a přijaté faktury. Před zapnutím je nutné potvrdit zpracovatelskou smlouvu (DPA) s právě zvoleným poskytovatelem. Po změně poskytovatele je vyžadováno nové potvrzení; bez něj systém žádná data neodešle. Rozbalovací AI dotaz se v dialogu Zaúčtovat zobrazí až tehdy, když je tato volba zapnutá, rozsah obsahuje bankovní transakce, poskytovatel má vyplněné přihlašovací údaje, vyhovuje rezidenční politice a DPA je potvrzená.

Před odesláním se údaje omezí a pseudonymizují. Poskytovatel dostane částku, měnu, měsíc, směr pohybu, kód banky a nevratné otisky identifikátorů. Variabilní symbol se odešle jen jako obecný tvar a volný text se redukuje na povolené účetní pojmy. Jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, čísla účtů, IBAN a samotné variabilní symboly se neposílají. Pseudonymizační klíč zůstává pouze v databázi dané firmy.

AI používá dva zdroje návrhů:

• podobnost s dříve potvrzenými zápisy dané firmy; tento režim se aktivuje po nejméně 20 naučených rozhodnutích a nikdy neporovnává data jiné firmy,
• jazykový model pro případy, kde známý vzor nestačí.

V dialogu Zaúčtovat lze rozbalit položku Zeptat se AI na kontaci a doplnit účetní kontext, například „jde o výběr kartou do pokladny“. Dotaz se před odesláním rovněž očistí od osobních a identifikačních údajů. Výsledek pouze předvyplní účty MD/D; zápis vznikne až po jejich kontrole a potvrzení tlačítkem pro zaúčtování. Dotaz lze upravit a odeslat znovu.

Každé použití Zeptat se AI se uloží do auditní stopy návrhu, včetně použitého poskytovatele/modelu a výsledku. Pokud úsporný model vrátí prázdnou, neplatnou nebo příliš nejistou odpověď pro bankovní kontaci, systém smí provést právě jeden ohraničený pokus silnějším modelem. I tento krok je zaznamenaný. Když ani druhý výsledek není použitelný nebo poskytovatel selže, nic se nepředvyplní a položka zůstane k ručnímu zpracování; nevzniká žádná opakovací smyčka ani náhradní automatické zaúčtování.

U rozpracované přijaté faktury může AI navrhnout nákladový nebo majetkový účet a kategorii. Návrh lze jednotlivě použít nebo odmítnout. Doklady s ručním rozdělením DPH, dlouhodobým majetkem nebo již uzamčené doklady zůstávají pod výhradně ruční kontrolou.

Každý AI návrh má nízký strop jistoty, nikdy se nezaúčtuje automaticky a není součástí hromadného schválení. Pokud účetní schválí méně než polovinu posledních návrhů, systém daný AI zdroj pozastaví. Správce jej může po kontrole v nastavení znovu povolit. Denní limit chrání firmu před nečekanou spotřebou placeného poskytovatele.

53.11.10 Klávesové zkratky

Na kartách fronty lze urychlit opakovanou práci:

Zkratky se nespouštějí při psaní do filtrů nebo jiných vstupních polí.

53.11.11 Časté otázky

Může automat zaúčtovat něco do uzavřeného období?

Ne. Uzavřené období i měkký zámek mají před automatikou přednost.

Co když pravidlo navrhne špatný účet?

Návrh zamítněte a pravidlo opravte. Při opakovaných zamítnutích se pravidlo vypne a objeví se ve frontě k zásahu.

Je vysoká jistota zárukou správnosti?

Ne. Je to informace o kvalitě shody, nikoli náhrada účetního posouzení.

Může AI návrh projít bez mé kontroly?

Ne. AI návrhy jsou vždy jednotlivé, ručně kontrolované a vyloučené z hromadného schválení i automatického zaúčtování.

Co se stane při kliknutí na Vrátit zpět?

Vznikne auditovatelné storno v původním otevřeném období a návrh se vrátí do fronty. Pokud je období už uzavřené, systém operaci odmítne beze změny dat.

Proč položku vidím, ale nemohu ji schválit?

Nejčastěji je období zamčené nebo máte pro danou firmu pouze právo čtení. Stav ověřte u správce rolí nebo osoby odpovědné za účetní období.

Musím přepínat firmu?

Ano. Automat ukazuje jen firmu zvolenou v hlavní liště aplikace a server při každé akci znovu ověří vaše oprávnění k této firmě.

Další informace o importu pohybů a bankovních pravidlech jsou v kapitole Banka - výpisy a párování. Účetní období a uzávěrku popisuje kapitola Účetní období a uzávěrka.

53.12 Související kapitoly

• Průvodce účetního - jak Automat zapadá do denního, měsíčního a ročního postupu
• K doúčtování - případy, pro které nevznikl žádný návrh
• Úplnost dokladů - kontrola bankovních pohybů bez dokladu a dokladů po splatnosti
• Asistent nastavení účtování - první sada pravidel z historie
• Banka - výpisy a párování - import pohybů a bankovní pravidla
• Účetní období a uzávěrka