83. Dokumenty a výstupy

Návod, jak ze schválených mezd vydat výplatní pásky, mzdové listy, daňová potvrzení, mzdový výměr, dokumenty při skončení vztahu a archiv mezd a jak je bezpečně doručit zaměstnancům. Pro mzdové účetní.

83.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• jste schválili mzdy a chcete zaměstnancům poslat výplatní pásky,
• se zaměstnanci mění mzda a potřebuje nový mzdový výměr,
• zaměstnanec odchází a potřebuje potvrzení o zaměstnání, potvrzení pro úřad práce nebo potvrzení o průměrném výdělku,
• je začátek roku a vydáváte mzdové listy a potvrzení o zdanitelných příjmech,
• zaměstnanec nebo ČSSZ žádá potvrzení o době důchodového pojištění nebo stejnopis evidenčního listu,
• chcete za měsíc nebo rok uložit archiv mezd.

83.2 Než začnete

1. Oprávnění k mzdovým dokumentům. K vytvoření archivu potřebujete právo zapisovat mzdové dokumenty.
2. Schválená mzdová revize. Dokumenty vznikají jen ze schválených dat; výstupy z návrhu běhu nevydávejte jako konečné.
3. Úplná identita zaměstnance. Pro daňová potvrzení musí mít historická identita vedle celého jména vyplněné i samostatné jméno a příjmení.
4. Elektronické doručení pásek (jen pro posílání e-mailem): kanál Portál zaměstnance v zaměstnavatelské politice (§ 83.4).

83.3 Krok za krokem: měsíční dokumenty

Výplatní pásky vznikají samy při schválení mzdového běhu.

1. Otevřete Mzdy → Dokumenty a výstupy, záložku Měsíční výstupy, a zvolte období.
2. Zkontrolujte seznam: zaměstnanec, mzdová účtárna, číslo revize, čas vytvoření a velikost.
3. Otevřete náhled a ověřte identifikaci zaměstnavatele, vztah, částky a data.
4. Pásky doručte zaměstnancům (§ 83.4), nebo je předejte jinak.

Jak poznáte, že je hotovo: Pro každou osobu běhu je v seznamu výplatní páska ke schválené revizi. Stažení PDF ale není doklad o předání.

Co je na výplatní pásce. Páska se vejde na jednu stranu A4. Nese docházku (kalendářní dny, fond, odpracované dny a hodiny, svátky, dovolenou v hodinách i v Kč, zbývající dovolenou, placené překážky, nemoc a OČR, neplacené volno, přesčasy, použitý průměr), mzdu podle druhu, jednotlivé složky mzdy, pojistné zaměstnance i zaměstnavatele, osobní náklady, zdanitelný příjem, základ daně, slevy, zvýhodnění na děti, zálohu na daň, čistou mzdu, srážky a částku k výplatě s účtem. Docházka se bere ze schválené docházky měsíce a zbývající dovolená z knihy dovolené k poslednímu dni období; bez nich páska tyto údaje vynechá.

Přehled mezd za měsíc. Na záložce Měsíční výstupy zvolte období a klikněte na Přehled mezd. Stáhne se PDF se všemi zaměstnanci v jedné tabulce (hodiny, přesčasy, hrubá mzda, sociální a zdravotní pojištění, daň, nezdanitelné náhrady, srážky, stravenkový paušál a částka k výplatě, se součtovým řádkem) a se souhrnem Osobní náklady za období (základy a odvody pojistného za zaměstnance i zaměstnavatele, údaje o dani, výplaty a osobní náklady celkem). Přehled se skládá ze schválených mzdových běhů období. Měsíc, za který MyÚčto žádný schválený běh nemá a který zpracoval předchozí mzdový program, se vezme z převzatých mezd; údaj, který převzatý zdroj nenese, zůstane prázdný. Přehled je pracovní sestava, do archivu dokumentů se neukládá.

83.4 Krok za krokem: rozeslat výplatní pásky

1. Ověřte jednou nastavení: v Mzdy → Nastavení mezd, záložce Politiky a připravenost, má zaměstnavatelská politika kanál Portál zaměstnance s vyplněným datem ověření.
2. Na kartě zaměstnance musí být zvolené elektronické doručení a aktivní primární e-mail.
3. V Mzdy → Dokumenty a výstupy, záložce Měsíční výstupy, klikněte u schválené revize na Rozeslat pásky: {účtárna} (jedno tlačítko za každou mzdovou účtárnu) a potvrďte.
4. Jednotlivou pásku pošlete u jejího řádku tlačítkem Poslat zabezpečený odkaz. Starý odkaz zrušíte tlačítkem Zneplatnit odkaz a pošlete nový.
5. Projděte seznam zaměstnanců, kterým se páska poslat nemohla, a předejte jim ji jinak.

Jak poznáte, že je hotovo: Souhrn ukáže „Pásek celkem N: nově zařazeno…, už zařazených…, přeskočeno…“. U pásky vidíte, komu (maskovaně) odkaz odešel, stav Odesláno s datem, a po vyzvednutí Převzato s datem.

83.5 Krok za krokem: roční dokumenty

1. Otevřete záložku Roční dokumenty a zvolte rok.
2. V Rozsah vystavení ročních dokumentů zvolte Za jednu osobu (a vyberte zaměstnance), nebo Za všechny zaměstnance.
3. Klikněte na Vytvořit mzdový list, Potvrzení se zálohovou daní nebo Potvrzení se srážkovou daní.
4. U hromadného vystavení počkejte na dokončení. Generování běží na serveru, záložku můžete zavřít.
5. Projděte osoby Přeskočeno, Bez příjmu tohoto druhu a Nepodařilo se. Neúspěšné zopakujte tlačítkem Opakovat.

Jak poznáte, že je hotovo: Dávka má stav Dokončeno a každý zaměstnanec s příjmem má dokument. Nevytvoří-li se, aplikace napíše konkrétní důvod.

83.6 Krok za krokem: mzdový výměr

1. Otevřete kartu pracovního poměru v Mzdy → Zaměstnanci, část Mzdový výměr.
2. Klikněte na Vydat mzdový výměr.
3. Zkontrolujte den účinnosti (předvyplněný začátek posledních podmínek vztahu) a místo a způsob výplaty (podle pravidel výplaty zaměstnance).
4. Výměr vydejte.

Jak poznáte, že je hotovo: Panel ukazuje „Mzdový výměr byl vydán.“ a PDF je ke stažení.

83.7 Krok za krokem: dokumenty při skončení vztahu

1. Otevřete v Mzdy → Zaměstnanci ukončený vztah a část Dokumenty při skončení vztahu.
2. Na záložce Potvrzení o zaměstnání potvrďte druh práce, kvalifikaci, pracovní expozici, pokračující srážky a případné důchodové kategorie před rokem 1993. Částky srážek se nezadávají, převezmou se z uzavřené evidence.
3. Na záložce Potvrzení pro ÚP potvrďte posouzení způsobu skončení a potvrzení vytvořte, jsou-li podklady připravené.
4. Na záložce Potvrzení o průměrném výdělku vytvořte potvrzení, žádá-li o něj zaměstnanec, a uveďte účel.
5. Projděte výstupní checklist vztahu: zápočtový list, evidenční list důchodového pojištění a potvrzení o zdanitelných příjmech.

Jak poznáte, že je hotovo: Položky výstupního checklistu jsou splněné. Položka, která na vztah nedopadá, se v checklistu vůbec nezaloží.

83.8 Krok za krokem: potvrzení pro důchodové pojištění

Potvrzení o době důchodového pojištění (žádost zaměstnance, § 42, vydat do 8 dnů):

1. Na kartě osoby v Mzdy → Zaměstnanci otevřete Výzvy a žádosti v důchodovém pojištění.
2. Zapište žádost: Druh „Potvrzení o době důchodového pojištění (§ 42)“, Kdo vyzval nebo požádal, Den doručení, Pracovní vztah a Rok. Klikněte na Zapsat výzvu nebo žádost.
3. Klikněte na Stáhnout potvrzení (PDF). Aplikace ho sestaví ze schválených mezd.
4. Potvrzení předejte a žádost označte jako Vyřízeno.

Stejnopis evidenčního listu pro zaměstnance: na obrazovce evidenčního listu (Mzdy → Podání a hlášení, Mimořádná podání ▾ → Evidenční list DP) klikněte na Stejnopis pro zaměstnance (PDF). Tiskne se ze zmrazeného listu, takže říká přesně to, co jde na ČSSZ. Stejnopis nese identifikaci zaměstnance (jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, trvalý pobyt) a zaměstnavatele (název z rejstříku, IČ, sídlo, variabilní symbol účtárny) a u každého řádku příznak malého rozsahu MR. Chybí-li některý z těchto údajů, aplikace stejnopis nevydá a řekne, co doplnit. Druhé tlačítko Stejnopis pro evidenci zaměstnavatele (PDF) vytiskne stejnopis s polem pro datum a podpis zaměstnance: dejte ho zaměstnanci podepsat a uschovejte ho tři kalendářní roky po roce, kterého se list týká. Předání zapište u výzvy na kartě osoby (Stejnopis předán zaměstnanci).

Jak poznáte, že je hotovo: Žádost má stav Vyřízeno a termín zmizí z hlídače termínů. Ostatní druhy výzev a evidenční list na výzvu popisuje Podání a hlášení.

83.9 Krok za krokem: archiv mezd

1. Otevřete Mzdy → Dokumenty a výstupy, záložku Archiv mezd.
2. Pro měsíční archiv vyberte měsíc, pro roční rok.
3. Klikněte na Vytvořit a stáhnout měsíční ZIP nebo Vytvořit a stáhnout roční ZIP. Požadavek se zařadí do fronty; u větší firmy příprava chvíli trvá a tlačítko mezitím nejde spustit podruhé.
4. Stažený soubor uložte do zabezpečeného firemního úložiště.
5. Při dlouhodobé archivaci ověřte CHECKSUMS.txt proti souborům v ZIPu a manifest.json (období, zdrojové revize, velikosti a SHA-256 otisky).

Jak poznáte, že je hotovo: Fronta ukáže dokončený archiv a soubor se stáhne.

83.10 Když něco nejde

Časté chyby: výstup z návrhu běhu vydaný jako konečný, dokument odeslaný nesprávnému zaměstnanci, domněnka, že stažení PDF je důkaz předání, ruční úprava vygenerovaného dokumentu bez auditní návaznosti.

83.11 Podrobnosti a pravidla

Agenda vytváří mzdové listiny a zaměstnanecké dokumenty ze schválených dat a uchovává jejich vazbu na osobu, vztah a období. Dokument se nevydá, pokud aplikace nemá údaje potřebné pro jeho zákonný obsah. Vygenerování neznamená doručení ani podpis příjemce; vydaný dokument má evidované předání. Přístupová tajemství se při evidenci předání neukládají.

PDF a exporty obsahují osobní a mzdové údaje; chraňte je při stažení, přenosu i archivaci. Stažení nejdřív získá krátkodobé jednorázové oprávnění a potom soubor předá prohlížeči. Původní dokument se při opravě nikdy nepřepisuje: nový výstup má vlastní revizi a původní zůstává dohledatelný.

83.11.1 Měsíční balíček

Pro každou poslední schválenou revizi období lze vytvořit měsíční ZIP. Obsahuje dokumenty, které už byly k revizi archivovány, a strojově čitelný manifest s jejich otisky. Doplníte-li později další dokument, vznikne nová revize balíčku; opakované vytvoření nad stejnou sadou vrátí stejný výsledek.

83.11.2 Mzdový list

Mzdový list vzniká z posledních schválených revizí všech mzdových účtáren v daném roce. Zahrne i více souběžných revizí v jednom měsíci, například doplatek po skončení vztahu.

Mzdový list je rozvržený po měsících 1 až 12 se sloupcem Celkem. V hlavičce je zaměstnavatel, IČ, rok, období, jméno, rodné číslo, datum narození, bydliště a zdravotní pojišťovna, pod ní pracovní vztahy s dnem nástupu a skončení. Následují sekce Časové údaje (odpracované dny a hodiny, čerpání dovolené, svátky, nemoc, neodpracovaná doba, dny poměru), Mzdové údaje – složky mezd (průměrný výdělek, základní mzda, prémie a odměny, přesčasy, náhrady, stravenkový paušál, nezdanitelné náhrady a jednotlivé složky mzdy), Příjmy, Pojistné (vyměřovací základy a pojistné zaměstnance i zaměstnavatele), Údaje o dani z příjmů (základ, záloha, slevy, zvýhodnění, bonus, srážková daň, doplatek ze zúčtování) a Vyplacené částky. Časové údaje se berou ze schválené docházky; měsíc bez docházky je nechá prázdné.

Firma, která přešla z jiného mzdového programu, má měsíce před začátkem vedení mezd v MyÚčtu na mzdovém listu ve stejných sloupcích jako měsíce spočítané MyÚčtem, označené hvězdičkou. Čísla se berou z převzatých mezd předchozího programu (hrubá a čistá mzda, vyměřovací základy, pojistné, záloha na daň, srážková daň, bonus, srážky, odpracované dny a hodiny); co převzatý zdroj nenese, zůstane prázdné. Mzdový list jde vytvořit i za rok, ve kterém MyÚčto zatím nic nespočítalo a všechny měsíce jsou převzaté.

Roční dokument má vlastní neměnnou revizi a není připojený k prosincové mzdě. Pozdější oprava mzdy vytvoří další revizi mzdového listu a původní soubor zůstane dohledatelný. Roční zúčtování se v mzdovém listu nedopočítává a bez samostatně schváleného ročního výsledku se označí jako neprovedené.

83.11.3 Potvrzení o zdanitelných příjmech

Daňová potvrzení jsou dva samostatné formuláře: 25 5460, MFin 5460 – vzor č. 33 pro zálohovou daň a 25 5460/A, MFin 5460/A – vzor č. 12 pro příjmy zdaněné srážkou. Automaticky se vytvářejí pro rok 2026. Zálohové potvrzení zmrazí stav prohlášení poplatníka i měsíce, ve kterých bylo podepsané; srážkové uvádí přesné měsíce příjmů. Jméno a příjmení systém z celého jména neodhaduje.

Zálohové potvrzení podporuje i doloženého daňového nerezidenta. Nemá-li přidělené české rodné číslo, uvede se datum narození. Řádek 14 se naplní součtem povinného sociálního a zdravotního pojistného zaměstnance výhradně ze schválených měsíčních výsledků. Srážkové potvrzení 25 5460/A lze podle oficiálního tiskopisu vystavit českému rezidentovi nebo nerezidentovi EU/EHP; jinou rezidenci aplikace odmítne.

Řádky 11 a 12 zálohového potvrzení přebírají doložené měsíční nároky na děti, invaliditu I./II. stupně, invaliditu III. stupně a průkaz ZTP/P. Jméno a rodné číslo dítěte, případně datum narození dítěte bez českého rodného čísla, se při vydání uzamknou do šifrované roční revize, takže pozdější úprava karty vydané PDF nezmění. Bylo-li v aplikaci provedeno a schváleno roční zúčtování, řádek 13 zobrazí jeho přeplatek, doplatek ze zúčtování a rozdíl na daňovém bonusu. Přeplatek před zvýhodněním na děti, přeplatek po zvýhodnění i výsledný doplatek jsou na tiskopisu oddělené. Aplikace neprovádí nový daňový výpočet; ověří součty zmrazeného výsledku a převede je do polí formuláře.

Řádek skutečně vyplacených příjmů nevychází z plánovaného výplatního dne. Aplikace ho povolí, jen když neměnná platební evidence dokládá úplnou výplatu všech zahrnutých čistých mezd nejpozději do 31. ledna následujícího roku. Chybějící, částečná, pozdní nebo zvrácená úhrada vytvoření zablokuje. Údaj se nikdy tiše nedopočítá.

Osobní údaje zdrojového snímku ročního dokumentu jsou šifrované; manifest obsahuje jen interní identifikátory a kryptografické otisky. Opravné daňové potvrzení musí navazovat na poslední vydaný dokument stejného druhu a vyžaduje konkrétní důvod. Nová revize uvádí datum nahrazovaného potvrzení a důvod v příloze; původní PDF zůstává beze změny. Opakování stejné opravné žádosti vrátí už archivovanou revizi.

83.11.4 Mzdový výměr

Mzdový výměr podle § 136 zákoníku práce načte sjednanou měsíční mzdu, úvazek, pracoviště a opakující se mzdové složky z podmínek vztahu platných k datu účinnosti, termín výplaty z mzdové politiky zaměstnavatele. Výměr je neměnná revize. Opakované vydání se stejnými podklady vrátí už vydaný dokument; změna mzdy, složek, pracoviště nebo termínu výplaty vytvoří novou verzi, která předchozí nahradí, a původní PDF zůstává dohledatelné. U dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr se výměr nevydává.

83.11.5 Dokumenty při skončení vztahu

Potvrzení o zaměstnání (§ 313 zákoníku práce) jde vytvořit jen po kontrole přesné identity, adresy a smluvních podmínek účinných ke dni skončení. Každá oprava vyžaduje konkrétní důvod a vytvoří novou neměnnou revizi. Zápočtový list a potvrzení pro úřad práce se vydávají při skončení a nesou údaje do posledního dne.

Potvrzení pro úřad práce (§ 313 odst. 2) přebírá způsob skončení z části Skončení vztahu na kartě vztahu. Čistý měsíční výdělek se dopočte podle § 356 odst. 3 zákoníku práce ze schváleného hodinového průměru. Aplikace rozlišuje, zda pro rozhodné čtvrtletí chybí schválený průměrný výdělek, nebo zda průměr existuje, ale ověřený přepočet na čistý výdělek pro daný případ není k dispozici. Nepodporované případy: vztah, který v rozhodném období není celý v režimu zálohové daně, daňové zvýhodnění na dítě, sleva nad rámec základní slevy na poplatníka, hrubý měsíční průměr pod minimálním vyměřovacím základem zdravotního pojištění. V nich aplikace potvrzení nevydá, nenabízí ruční zadání hotové čisté částky a potvrzení vystavíte mimo aplikaci.

Potvrzení o průměrném výdělku uvádí hrubý hodinový a hrubý měsíční průměr podle § 356 odst. 1 a 2 zákoníku práce.

83.11.6 Potvrzení pro důchodové pojištění

Výzvy a žádosti v důchodovém pojištění eviduje karta osoby (viz Zaměstnanci). Lhůta běží od doručení a hlídač termínů ji ukazuje do vyřízení. Z dokumentů aplikace sestaví:

• potvrzení o době trvání zaměstnání v roce, po kterou byl zaměstnanec důchodově pojištěn (§ 42 zákona č. 582/1991 Sb.), do 8 dnů od žádosti, ze stejného výpočtu jako evidenční list,
• stejnopis evidenčního listu pro zaměstnance (§ 38 odst. 5 zákona č. 582/1991 Sb. ve znění do 31. 12. 2025) ze zmrazeného listu; u hornictví se stejnopis předkládá ČSSZ (Stejnopis předložen ČSSZ).

Potvrzení o náhradách za ztrátu na výdělku (§ 37 odst. 2, do 30 dnů) a potvrzení podle znění do 31. 12. 2025 (čl. V zákona č. 360/2025 Sb., do 30 dnů) aplikace nesestaví: náhrady modul mezd nepočítá a údaje o směnách nevede. Vystavte je z vlastní evidence a žádost označte jako vyřízenou.

83.11.7 Archiv mezd

Archiv je souhrnný ZIP za celou firmu, ne export jednoho zaměstnance. Hodí se pro měsíční zálohu mzdové uzávěrky, předání kontrolovatelných podkladů a roční archivaci.

Fronta pro každý měsíc nebo rok ukazuje čekání, zpracování, opakování po dočasné chybě nebo selhání. Po dočasné chybě systém požadavek zopakuje; po vyčerpání pokusů ho označí jako selhaný, aby šel vyvolat znovu a prověřit provozní přehled mezd. Zařazení ani zpracování nevystavuje soubor ke stažení: jednorázové oprávnění vznikne až pro dokončený archiv. Oprávnění je svázané s uživatelem i firmou, neposílá se v adrese a po prvním použití neplatí.

Archiv vychází jen ze schválených nebo pozdější revizí nahrazených zmrazených zdrojů. Měsíční ZIP zahrne všechny takové revize měsíce ve všech mzdových účtárnách, nejen poslední opravu. Roční ZIP zahrne totéž za celý rok a navíc neměnné roční snímky a jejich zdrojové vazby. Přidají se archivované mzdové dokumenty, datové věty a validační nebo doručovací artefakty podání a protokoly JMHZ s doloženým obdobím. Každý soubor se před zařazením znovu ověří uloženou velikostí a SHA-256 otiskem.

Do archivu se nezařazují dnešní editovatelné karty zaměstnanců, proměnlivý provozní stav podání, protokoly bez doloženého období ani ručně přidané přílohy podání. Nikdy se neexportují hesla, komunikační kódy, přístupové tokeny, certifikáty ani soukromé klíče. Roční citlivý snímek se dešifruje jen v paměti a ověří klíčovaným otiskem; šifrovaná data z databáze se do ZIPu nekopírují. Vytvořený ZIP je na serveru uložen šifrovaně a odděleně pro zvolenou firmu.

83.11.8 Doručení výplatních pásek

Výplatní pásku lze zaměstnanci poslat zabezpečeným odkazem e-mailem (§ 142 zákoníku práce, elektronicky jen se souhlasem zaměstnance). E-mail obsahuje jen odkaz; pásku si zaměstnanec stáhne po ověření jednorázovým kódem. Odkaz ani jeho adresu účetní v aplikaci nevidí.

Odeslání projde, jen když platí všechny podmínky:

1. doručování je na instanci zapnuté,
2. nastavení mezd je dokončené,
3. zaměstnavatelská politika má kanál Portál zaměstnance s vyplněným datem ověření,
4. zaměstnanec má v kartě zvolené elektronické doručení,
5. zaměstnanec má aktivní primární e-mail.

Šifrovaný e-mail (S/MIME) mzdové dokumenty neodesílá a v politice ho zvolit nejde. Politika, která ho má uložený z dřívějška, se při úpravě musí přepnout na portál zaměstnance nebo na auditované ruční předání.

Hromadné rozeslání zařadí platné výplatní pásky revize všem zaměstnancům. Skrytá nebo opravou nahrazená páska se neposílá. Každá páska prochází stejnými podmínkami jako při jednotlivém odeslání, takže opakované kliknutí nic nepošle dvakrát. Nejsou-li splněné podmínky zaměstnavatele (body 1 až 3), nezařadí se nic a aplikace řekne proč. E-maily odesílá fronta na pozadí.

83.12 Související kapitoly

• Mzdové běhy: zdroj dokumentů.
• Zaměstnanci: karta osoby a vztahu, výzvy a žádosti v důchodovém pojištění.
• Podání a hlášení: evidenční list a podání ČSSZ.
• Roční zúčtování.
• Retenční lhůty a Výmaz osobních údajů.