97. Datová schránka

Návod, jak z MyÚčta odesílat mzdová a daňová podání datovou schránkou, načítat doručené zprávy, nahrávat doručenky a evidovat výzvy k odstranění vad. Pro účetní a každého, kdo za firmu pracuje s datovou schránkou.

97.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• máte připravený přehled nebo hlášení pro zdravotní pojišťovnu, ČSSZ nebo exekutora a potřebujete ho odeslat datovou schránkou,
• čekáte na doručenku k odeslanému podání nebo na odpověď úřadu,
• potřebujete načíst doručené zprávy ze schránky,
• zpráva nebo odeslání skončilo v nejistém stavu a nevíte, zda odešla,
• dostali jste výzvu k odstranění vad podání a hlídáte lhůtu,
• potřebujete zjistit, kam které zprávy odchází.

Nastavení datové schránky je vždy svázané s právě vybranou firmou. Otevřete ho přes Mzdy → Datová schránka (v nabídce hned za Podáními a hlášeními). Produkční a testovací prostředí mají oddělené přístupy, uložené údaje i historii.

Na stránce jsou záložky:

• Přístup: způsob přihlášení k datové schránce a ruční načtení doručených zpráv,
• Odchozí podání: stav podání vytvořených v MyÚčtu,
• Příchozí zprávy: ručně načtená doručená pošta,
• Příjemci: ID datových schránek institucí,
• Výzvy k odstranění vad: evidence výzev a lhůt navázaných na podání.

Když v odchozích podáních něco čeká na odeslání nebo na doručenku, stránka se otevře rovnou na záložce Odchozí podání. Delší vysvětlivky (doručenky, doručení fikcí, archiv a ochrana příchozích zpráv, výzvy) jsou sbalené pod Vysvětlení.

97.2 Než začnete

1. Oprávnění. Stránka je dostupná uživatelům s oprávněním k podpisům a datové schránce. Firma s mzdami ji najde v nabídce Mzdy, každá firma v nabídce Daně.
2. Správné prostředí. Zvolte Ostrý provoz, nebo Testovací prostředí. Přístupy, uložené údaje i historie jsou oddělené.
3. Způsob přihlášení. Zvolte, jak se k schránce přihlásíte (viz § 97.3). Technická dostupnost metody sama o sobě nepotvrzuje, že ji smíte použít pro konkrétní schránku nebo úkon. Oprávnění a interní pravidla organizace si ověřte u správce datové schránky.
4. Připravené podání. Mzdové podání vzniká v Mzdy → Podání a hlášení (viz Podání a hlášení), daňové v Daně → EPO podání a archív (viz EPO podání a archív).
5. Příjemce s ID schránky. Záložka Příjemci musí mít u cílové instituce vyplněné ID datové schránky. Schránky krajských finančních úřadů a Specializovaného finančního úřadu jsou v číselníku předvyplněné.

MyÚčto rozlišuje dvě oddělené cesty:

1. Odeslání přes bránu ISDS přesměruje uživatele na oficiální přihlašovací stránku ISDS. Přihlašovací údaje se zadávají tam a MyÚčto je nepřijímá ani neukládá. Dostupné metody určuje ISDS podle účtu a aktuálního nastavení služby.
2. Ruční načtení doručené pošty používá přímé přihlášení z této stránky. MyÚčto načte zprávy jen po výslovném pokynu uživatele a podle zvolené metody.

Obě cesty jsou oddělené proto, že brána doručenou poštu číst neumí. Umí jen vložit koncept, který uživatel po přihlášení v ISDS odešle; ke čtení schránky by potřebovala přihlašovací údaje uživatele, a ty perimetr ISDS ani nesmí opustit. Doručenku i odpověď proto vždy načtete nebo nahrajete zvlášť.

Globální registraci odesílací brány spravuje provozovatel systému v kapitole Odesílací brána ISDS. Firma její certifikát ani tajné údaje nevidí.

97.3 Krok za krokem: nastavit přístup

Na záložce Přístup zvolte způsob přihlášení.

Mobilní klíč eGovernmentu (doporučeno):

1. Zadejte uživatelské jméno datové schránky a komunikační nebo aplikační heslo určené pro tento způsob přihlášení (komunikační kód, ne heslo do schránky).
2. Spusťte přihlášení tlačítkem Požádat o potvrzení v klíči a potvrďte relaci v aplikaci Mobilní klíč eGovernmentu.
3. Chcete-li přístup příště nezadávat, zaškrtněte Zapamatovat šifrovaně pro tuto firmu a můj uživatelský účet.

Přístup lze uložit šifrovaně pro kombinaci firma + uživatel + prostředí. Uložený profil jedné účetní není dostupný jiné účetní ani jiné firmě. Profil můžete kdykoli odstranit tlačítkem Zapomenout uložený přístup.

Jméno a heslo: server heslo přijme pouze pro právě spuštěné načtení nebo odeslání. Požadavek proběhne synchronně a heslo se neukládá do databáze ani do nastavení firmy.

Jméno, heslo a SMS kód: první krok zahájí krátkodobý jednorázový proces. Heslo zůstane po omezenou dobu šifrované na serveru; prohlížeč dostane jen náhodný neprůhledný token. Po zadání SMS kódu se proces atomicky spotřebuje. Má omezený počet pokusů a po vypršení jej musíte zahájit znovu. SMS kód se neukládá.

Systémový certifikát firmy:

1. V části Systémový certifikát firmy zvolte Vybrat ze sdíleného trezoru (certifikát nahraný v Systém → E-maily a certifikáty, záložka Certifikáty a elektronické podpisy, a povolený pro firmu), nebo Nahrát soubor (PFX/P12). Pokud firma ještě nemá uložený přístup a pro firmu je v trezoru povolený platný certifikát, aplikace ho předvybere sama. Když pro firmu v trezoru žádný certifikát povolený není, volba z trezoru nejde zvolit a pod ní se zobrazí vysvětlení.
2. Vyplňte Označení, ID naší datové schránky a Heslo k certifikátu.
3. Uložte. Přístup můžete odstranit tlačítkem Smazat přístup.

MyÚčto soubor při uložení ověří a odmítne balíček bez soukromého klíče (musí obsahovat klientský certifikát i odpovídající soukromý klíč). Certifikát a jeho heslo ukládá šifrovaně pro vybranou firmu a prostředí. Uložený certifikát slouží ke čtení schránky a po výslovném potvrzení i k odeslání podání (viz § 97.4).

Jak poznáte, že je hotovo: Aplikace ohlásí Uloženo a přístup je vidět na kartě Přístup (u certifikátu s datem platnosti).

97.4 Krok za krokem: odeslat podání

Podání vytvořené v MyÚčtu nejprve získá stav Připraveno k odeslání. Tento stav neznamená, že bylo odesláno.

Na záložce Odchozí podání klikněte u připraveného podání (i u podání, jehož předchozí pokus selhal) na Odeslat. Rozbalí se výběr Jak zprávu odeslat s pěti cestami. Stejný výběr nabízí i odeslání daňového podání z Daně → EPO podání a archív a mzdová podání, takže zprávu odešlete stejně odkudkoli. Doporučená cesta je označená štítkem Doporučeno: odesílací brána, je-li pro zvolené prostředí zaregistrovaná, jinak Mobilní klíč.

Odesílací brána:

1. Zvolte Odesílací brána a klikněte na Připravit v datové schránce.
2. MyÚčto vytvoří krátkodobý koncept a ukáže, jak se v ISDS přihlásíte. Klikněte na Pokračovat do ISDS a budete přesměrováni na oficiální stránku ISDS.
3. Přihlaste se metodou, kterou vám nabídne ISDS, zkontrolujte zprávu a odeslání tam výslovně potvrďte.
4. Po návratu do MyÚčta (stránka Návrat z datové schránky) zkontrolujte výsledek a identifikátor datové zprávy.

Samotné přesměrování ani návrat na callback není potvrzením odeslání. Pokud je výsledek neurčitý, zprávu neposílejte znovu, dokud neověříte stav v datové schránce.

Mobilní klíč eGovernmentu:

1. Zvolte Mobilní klíč eGovernmentu.
2. Zadejte Uživatelské jméno ISDS a Komunikační kód / heslo pro aplikaci (nebo zvolte Použít uložené přihlášení této firmy). Zaškrtnutím Zapamatovat šifrovaně pro tuto firmu a můj uživatelský účet si jméno a kód uložíte pro příští odeslání i čtení.
3. Klikněte na Požádat o potvrzení v klíči a potvrďte odeslání v mobilu.
4. Více podání najednou odešle hromadné tlačítko (viz Podání a hlášení).

Jméno a heslo:

1. Zvolte Jméno a heslo.
2. Zadejte Uživatelské jméno ISDS a Heslo k datové schránce.
3. Klikněte na Přihlásit a odeslat.

Přihlášení platí jen pro toto jedno odeslání. Heslo projde do ISDS a nikam se neukládá, proto ho zadáváte pokaždé znovu. Uložené heslo k odeslání použít nejde.

Jméno, heslo a SMS kód:

1. Zvolte Jméno, heslo a SMS kód.
2. Zadejte Uživatelské jméno ISDS a Heslo k datové schránce a klikněte na Odeslat SMS. ISDS pošle kód na telefon registrovaný u účtu.
3. Opište Kód z SMS a klikněte na Potvrdit a odeslat. Když kód nedorazí nebo vyprší, klikněte na Vyžádat nový SMS kód a začněte znovu.

Mezi oběma kroky drží aplikace heslo jen šifrovaně v jednorázovém přihlášení, které platí pět minut a po použití se zahodí. Po odeslání se aplikace z relace ISDS odhlásí.

Systémový certifikát:

1. Zvolte Systémový certifikát.
2. Zaškrtněte potvrzení, že zprávu odesíláte systémovým certifikátem firmy, a klikněte na Odeslat certifikátem. Za certifikátem nestojí člověk, proto odeslání potvrzujete vy a potvrzení se eviduje.

Odesílat datovou schránkou smí jen uživatel s oprávněním k elektronickým podpisům a datové schránce. Bez něj aplikace při pokusu o odeslání vysvětlí, co chybí, a nabídne odkaz do odchozích podání, odkud zprávu odešle kolega s oprávněním nebo ji tam zapíšete jako odeslanou ručně.

Ruční odeslání (když žádnou z cest v aplikaci použít nechcete):

1. Stáhněte přílohu z připraveného podání.
2. V klientu datové schránky ověřte správného příjemce a vložte korelační identifikátor (spisovou značku) do pole „Naše číslo jednací".
3. Zprávu odešlete.
4. V MyÚčtu klikněte u podání na Označit jako odesláno ručně, zapište ID zprávy z datové schránky a potvrďte Zapsat odeslání.
5. Stáhněte doručenku ve formátu ZFO a nahrajte ji tlačítkem Nahrát doručenku.

Jak poznáte, že je hotovo: Podání má stav Odesláno, čeká na doručenku a po doručence Doručeno. Doručená datová zpráva ale ještě neznamená, že instituce podání přijala bez výhrad (viz § 97.10.1).

97.5 Krok za krokem: načíst doručenky a příchozí zprávy

Doručenky ke všem čekajícím podáním:

1. Na záložce Odchozí podání klikněte na Načíst hromadně doručenky. Aplikace si vyžádá dodejky ke všem odeslaným zprávám, které je ještě nemají. Není to vyzvednutí schránky.
2. Klikněte na Přihlásit a stáhnout doručenky (u SMS na Ověřit SMS a stáhnout doručenky).
3. Zkontrolujte shrnutí: připojeno, zatím bez dodejky, nepodařilo se zeptat.

Doručenku k jednomu podání nahrajete tlačítkem Nahrát doručenku. Nezařazené doručenky jsou uložené v části Nezařazené doručenky: vyberte podání, ke kterému patří (Nabídnout podání, Přiřadit k tomuhle podání).

Příchozí zprávy:

Příchozí zprávy se nenačítají automaticky ani na pozadí. Postupujte takto:

1. Otevřete záložku Příchozí zprávy.
2. Zvolte produkční nebo testovací prostředí.
3. Vyberte přihlašovací metodu (Mobilní klíč eGovernmentu, Jméno a heslo, Jméno, heslo a SMS kód, nebo Systémový certifikát firmy).
4. Klikněte na Vyzvednout nové zprávy a potvrďte upozornění, že přístup do schránky může způsobit doručení zpráv a začátek běhu právních lhůt.
5. Dokončete případné potvrzení v Mobilním klíči nebo zadejte jednorázový SMS kód a klikněte na Přihlásit a jednou načíst (u SMS na Ověřit SMS a jednou načíst).
6. Zkontrolujte výsledek a nově uložené zprávy.

Jak poznáte, že je hotovo: Aplikace ohlásí Staženo nových zpráv s počtem a zprávy jsou v seznamu (sloupce Předmět, Odesílatel, Kategorie, Zařazení, Doručeno). Zprávu otevřete tlačítkem Otevřít zprávu a přílohy. Otevřená zpráva se označí jako přečtená.

Kategorie, hledání a filtry příchozích zpráv:

Každou zprávu MyÚčto zařadí do kategorie podle odesílatele a typu zprávy: Finanční a celní správa, Sociální zabezpečení, Zdravotní pojišťovny, Soudy a exekutoři, Ostatní úřady, Obchodní partneři, Systém datových schránek, Vlastní podání a doručenky a Ostatní. Rozhoduje ID schránky odesílatele z číselníku příjemců, typ schránky (orgán veřejné moci, exekutor, firma), název odesílatele a rozpoznaný typ zprávy (protokol ČSSZ, odpověď pojišťovny). U nového odesílatele aplikace založí pravidlo pro jeho schránku, takže jeho další zprávy skončí ve stejné kategorii. Zprávy stažené dřív se zařadí samy při prvním otevření seznamu.

1. Na záložce Příchozí zprávy vyberte vlevo kategorii (na telefonu nad seznamem). U každé kategorie je počet zpráv a počet nepřečtených. Prázdné kategorie se v přehledu neukazují.
2. Do pole Hledat ve zprávách napište část věci, jména odesílatele, čísla jednacího, spisové značky nebo názvu přílohy a potvrďte klávesou Enter. Na velikosti písmen ani diakritice nezáleží; více slov musí najít všechna.
3. Pod tlačítkem Filtry zúžíte seznam podle odesílatele, typu zprávy, směru (Přijaté, Odeslané a doručenky), přečtení a příloh. Rychlý filtr měsíc a rok zůstává nad seznamem.
4. Řazení změníte kliknutím na záhlaví sloupce Předmět, Odesílatel, Kategorie nebo Doručeno (druhé kliknutí obrátí směr). Na telefonu je řazení v nabídce Řadit podle.
5. Zprávu do jiné kategorie přesunete tlačítkem Přeřadit. Když zaškrtnete Zařazovat sem i další zprávy od odesílatele, vznikne pravidlo a přeřadí se i ostatní zprávy téhož odesílatele.
6. Tlačítkem Kategorie a pravidla otevřete správu: systémové kategorie přejmenujete (prázdný název vrátí výchozí), vlastní kategorie založíte nebo smažete a u pravidel změníte cílovou kategorii nebo přidáte nové pravidlo podle schránky odesílatele, části jména odesílatele nebo části věci. Přejmenování a přesměrování pravidel uložíte tlačítkem Uložit změny.

Zvolené filtry jsou součástí adresy stránky, takže výběr (například nepřečtené zprávy od finanční správy za březen) můžete uložit do záložek nebo poslat kolegovi. Stav přečtení je společný pro celou firmu.

Server při jednom načtení projde dostupné stránky až do bezpečného limitu a duplicitní zprávy znovu neuloží. Pokud se nepodaří stáhnout nebo uložit všechny zprávy, MyÚčto zobrazí neúplný výsledek jako chybu. Načtení zopakujte až po kontrole stavu; prázdný seznam není důkazem, že ve schránce žádná zpráva není. Kontrola stavu přihlášení Mobilním klíčem sleduje jen právě zahájený požadavek, nejde o automatické sledování schránky.

97.6 Krok za krokem: když není jisté, zda zpráva odešla

1. Na záložce Odchozí podání najděte podání se stavem Nevíme, jestli odešlo.
2. Klikněte na Dohledat, jestli odešlo.
3. Podle výsledku: zpráva v odeslaných našla (podání je odesláno), nebo tam není (podání neodešlo a můžete ho bezpečně zařadit znovu), nebo se nepodařilo dovolat (zkuste později).

Jak poznáte, že je hotovo: Stav podání je jednoznačný (odesláno, nebo neodesláno).

97.7 Krok za krokem: zrušit nebo smazat odchozí zprávu, filtrovat seznamy

Zrušit stáhne zpátky odchozí zprávu, která ještě neodešla:

1. Na záložce Odchozí podání klikněte u zprávy na Zrušit.
2. Podání tím nezmizí. Hlášení dál není podané a čeká na odeslání, jen se přestane nabízet v této frontě. U zrušené zprávy je vidět věta, které agendy a období se to týká, a odkaz Otevřít podání.

Smazat zrušenou zprávu můžete jen tehdy, když nikdy neopustila aplikaci. Tlačítko Smazat se nabídne pouze u zprávy bez jediné stopy po odeslání: bez ID datové zprávy, bez doručenky, bez navázané příchozí zprávy, bez záznamu v historii pokusů, bez relace odesílací brány a bez navazující výzvy či podání. Když některá z těch stop existuje, tlačítko se nenabídne vůbec a u řádku je jednou větou napsané proč: doklad o skutečně podaném podání smazat nelze. Smazání se zapisuje do auditní stopy včetně agendy, období a spisové značky, aby bylo zpětně poznat, co zmizelo a kdo to smazal. Smazáním se povinnost nesplní. Podání se vrátí mezi nesplněné přesně tak jako po zrušení a fronta mzdových podání ho zase nabídne k zařazení.

Listování a filtr podle měsíce. Odchozí podání ani příchozí zprávy se nemažou, takže obojí seznam roste každý měsíc. Zobrazuje se proto po stránkách a nad každým seznamem je rychlý filtr měsíc a rok. Rok je předvolený na aktuální, aby bylo poznat, o který měsíc jde. Vybraný samotný rok zobrazí celý rok, samotný měsíc týž měsíc napříč roky. Volbou Zrušit filtr se vrátíte na celou historii. V nabídce roků jsou jen roky, ve kterých firma opravdu něco má. Stejný filtr je i v přehledu mzdových podání (Mzdy → Podání a hlášení, záložka Odesláno), takže se hledá všude stejně.

Jak poznáte, že je hotovo: Zpráva je ve stavu Zrušeno, případně zmizela ze seznamu.

97.8 Krok za krokem: příjemci a výzvy k odstranění vad

Příjemci:

1. Otevřete záložku Příjemci a zkontrolujte ID datové schránky cílové instituce.
2. Chcete-li výchozího příjemce (například zdravotní pojišťovnu) upravit pro firmu, klikněte na Upravit pro firmu. Uložením vznikne firemní varianta, která překryje systémový výchozí záznam. Smazáním firemní varianty se obnoví aktuální výchozí hodnota.
3. Nového příjemce přidáte tlačítkem Přidat příjemce.

Výchozí adresář zdravotních pojišťoven (všech sedm je předvyplněno z oficiálního číselníku VZP) lze přepsat pro konkrétní firmu; jiné instituce doplňte podle jejich aktuálních údajů. Záznamy bez ID datové schránky jsou označené a nejde na ně odeslat podání, dokud ID nedoplníte. Před každým odesláním příjemce ověřte.

Výzva k odstranění vad:

1. Otevřete záložku Výzvy k odstranění vad.
2. Klikněte na Zaevidovat výzvu, nebo u příchozí zprávy na Zaevidovat jako výzvu.
3. Vyplňte Číslo jednací, Jaká vada (§ 74 odst. 1), Den doručení výzvy, Do kdy reagovat (datum z výzvy) nebo Nebo počet dnů uvedený ve výzvě a poznámku, a klikněte na Uložit výzvu.
4. Až vadu odstraníte, klikněte na Zaznamenat odstranění vady, zadejte Kdy vada odstraněna a uložte.

Jak poznáte, že je hotovo: Výzva je v seznamu se stavem (Lhůta běží, Odstraněno ve lhůtě…). Evidence výzvy sama žádnou odpověď neodešle. Zapište také vazbu na původní podání.

97.9 Když něco nejde

97.10 Podrobnosti a pravidla

97.10.1 Stavy podání a doručení

MyÚčto vede zvlášť stav dopravy datové zprávy a věcný stav formuláře u cílové instituce. Doručená datová zpráva proto ještě neznamená, že instituce podání přijala bez výhrad. Nahraná doručenka se eviduje jako podklad; aplikace nezaručuje kryptografické ověření jejího podpisu.

97.10.2 Přímé odeslání z relace

Vedle brány umí MyÚčto odeslat datovou zprávu přímo. Odeslání nabízí stejné způsoby přihlášení jako čtení schránky a vždy za ním stojí váš úkon u konkrétního podání:

• Mobilní klíč eGovernmentu (jméno, komunikační kód a potvrzení konkrétní relace v mobilu) nebo jméno, heslo a SMS kód (ISDS vydá relaci až po ověření jednorázového kódu): potvrzení člověka je součástí přihlášení, takže odeslání v takové relaci není odeslání bez jeho vědomí. Relaci ověřenou SMS kódem aplikace po odeslání hned ukončí odhlášením.
• Jméno a heslo: heslo zadáváte pro jedno odeslání, ISDS ověří každý požadavek zvlášť a heslo se nikam neukládá.
• Systémový certifikát firmy: za certifikátem nestojí člověk, proto odeslání výslovně potvrzujete v aplikaci (podobně jako u EPO) a potvrzení jde doložit.

Bez potvrzení nebo bez kompletních přihlašovacích údajů aplikace odeslání odmítne dřív, než cokoli opustí server.

Vypršelá relace se sama neobnovuje. Skončí-li platnost během akce, aplikace odeslání zastaví a vyzve vás, ať se přihlásíte znovu a akci zopakujete. Novou relaci si sama nevyrobí, protože by to nebyla ta, kterou jste schválili. Je to bezpečná chyba: ISDS odmítne už v přihlášení, takže je prokazatelné, že zpráva neodešla, a zopakování nehrozí duplicitou. Naproti tomu přerušené spojení uprostřed odesílání je stav „nevím": aplikace ho označí za nejistý, sama neopakuje a upozorní, ať zprávu neposíláte znovu ručně, dokud se stav nedohledá.

Relace nikde neleží uložená: žije jen po dobu jednoho požadavku, je vázaná na firmu, uživatele a prostředí a po použití se zahazuje. Uložit lze nanejvýš přihlašovací profil Mobilního klíče, ne samotnou relaci.

Před odesláním aplikace ověří schránku příjemce a odmítne znepřístupněnou, zrušenou nebo vyřazenou. Proti dvojímu odeslání se nejdřív dohledá, jestli zpráva se stejnou spisovou značkou už v posledních dvou dnech neodešla; pokud ano, druhá se neposílá a vrátí se identifikátor té první.

Po odeslání dostanete ID datové zprávy. Doručenka se nestahuje sama ani na pozadí: podání zůstane ve stavu odesláno bez doručenky, dokud ji sami nenahrajete, nebo dokud ručně nenačtete příchozí zprávy. Doručení do schránky příjemce navíc pořád nevypovídá o tom, jak úřad podání vyřídil.

97.10.3 Příjemci a výzvy

Výzvu k odstranění vad lze založit z příchozí zprávy nebo ručně. Zapište vazbu na původní podání, datum doručení, lhůtu a výsledek opravy. Lhůtu si aplikace nedomýšlí: zákon žádnou délku nestanoví, určuje ji správce daně ve výzvě.

97.11 Související kapitoly

• Odesílací brána ISDS: globální registrace a provoz brány,
• Podání a hlášení: mzdové formuláře, jejich stavy a opravy,
• Nastavení: ostatní nastavení firmy a systému.