80. Mzdové běhy

80.1 Účel

Mzdový běh shromáždí data jednoho období, provede výpočet a uchová kontrolovatelný výsledek. Uzavření odděluje návrh od podkladu pro platby, účetnictví, dokumenty a podání.

80.2 Předpoklady a oprávnění

Musí být dokončeno nastavení zaměstnavatele, zaměstnanců, vztahů, kalendáře, absencí a vstupů. Uživatel potřebuje mzdové oprávnění; před uzavřením musí rozumět validačním hlášením.

80.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Mzdové běhy, vyplňte Mzdové období a Datum výplaty a klikněte Nový mzdový běh. Předtím schvalte měsíc docházky — zákonné příplatky vznikají jeho schválením a po uzamčení vstupů už se do běhu nedostanou.
2. Klikněte Spočítat mzdy. Jedno tlačítko uzamkne vstupy i spustí výpočet; před zmrazením ještě uvidíte Kontrolu před zahájením a potvrdíte ji volbou Přesto zahájit. Zůstal-li některý vstup v konceptu, běh to ohlásí jako blokaci a přímo u ní nabídne Schválit vše; nemusíte kvůli tomu odcházet na jinou obrazovku. Samostatné Uzamknout vstupy se nabízí jen tam, kde sloučený krok nelze použít.
3. Projděte blokace, varování i výsledky jednotlivých zaměstnanců.
4. Porovnejte souhrny s docházkou, vstupy, srážkami a očekávanými odvody.
5. Po opravě zdroje klikněte Přepočítat; neupravujte vypočtený výsledek bez podkladu.
6. Klikněte Schválit. Samostatný krok Zkontrolovat aplikace jako tlačítko nenabízí — schválení ho provede za vás. Následné činnosti provádějte z této schválené revize: Zaúčtovat, potom Připravit platby a nakonec Uzavřít. Tlačítko pro potvrzení úhrady neexistuje; do stavu Uhrazeno běh překlopí server sám podle spárovaných plateb.

80.4 Stavy

Návrh je měnitelný, vypočtený návrh čeká na kontrolu a uzavřený běh je stabilním podkladem. Chyba blokuje pokračování; varování vyžaduje rozhodnutí uživatele. Storno či oprava musí zachovat auditní návaznost a nesmí přepsat historii.

80.5 Kontroly a bezpečnost

Kontrolujte hrubou a čistou mzdu, daň, pojistné, náhrady, srážky a náklad zaměstnavatele. Ověřte počet osob a souběhy. Celý postup může dokončit jedna účetní s příslušným oprávněním; případná interní kontrola další osobou je dobrovolným pravidlem firmy. Výpočet v aplikaci nenahrazuje odborné posouzení nepodporovaného případu.

80.6 Časté chyby

Kontrola před zahájením i blokace výpočtu uvádějí jednotlivé důvody a odkazy k nápravě. U skupiny osob může každý odkaz vést jinam; použij odkaz u konkrétního člověka. Karta vztahu se otevře přímo na příslušné sekci nebo poli, měsíční agenda ve správném období. Pokud podklady již patří schválené revizi, jejich oprava vyžaduje navazující opravnou revizi. Podrobný přehled řešení je v kontrolách mzdové agendy.

• Uzavření před dodáním absence nebo srážky.
• Oprava vstupu bez přepočtu.
• Záměna výpočtu za automatické zaúčtování či odeslání plateb.
• Přehlédnutí varování u souběhu nebo chybějícího identifikátoru.

80.7 Návaznosti

Po schválení pokračujte v tomto pořadí: Zaúčtovat a ověřit shodu účtování → Připravit platby a vypořádat mzdové příkazy a úhrady → vydat dokumenty → odeslat podání. Teprve potom měsíc Uzavřít. Celý klikací postup je v § 63.3.1.

80.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Mzdové běhy založíš zpracování konkrétního měsíce. K období se zadává také skutečné datum výplaty; podle něj se vybírají účinná pravidla srážek. Datum výplaty nesmí být později než poslední den měsíce následujícího po měsíci, za který mzda přísluší (§ 141 odst. 1 zákoníku práce); pozdější datum aplikace odmítne jako chybu, protože je to kotva, ze které se odvozují všechny navazující termíny odvodů.

Běžný běh má dva kroky: Spočítat mzdy → Schválit. Uzamčení vstupů a výpočet jsou sloučené do jednoho tlačítka, protože je to tatáž práce; samostatné Uzamknout vstupy zůstává v API pro opravné revize. Krok Zkontrolovat zůstává jako samostatný příkaz pro firmu, která chce mít kontrolu vidět jako vlastní událost, ale povinný není a jako tlačítko se nenabízí — schválení ji provede implicitně a do historie běhu se zapíše jako kontrola provedená spolu se schválením. Všechny kroky může provést jedna účetní, pokud má mzdové oprávnění; pravidlo čtyř očí modul nezavádí. Jednotlivé změny a potvrzení zůstávají v auditní stopě, takže firma může dobrovolně zapojit další kontrolu bez toho, aby byl běžný tok blokován.

Vstupy do běhu se nemusí schvalovat po jednom. Rychlý měsíční vstup uloží řádky rovnou jako schválené, má-li přihlášený uživatel právo mzdové vstupy schvalovat; bez toho práva vznikají koncepty a schválí je někdo jiný. Jednotlivé mzdové vstupy zadané v Mzdy → Mzdové složky a vstupy vznikají vždy jako koncept, protože je nutné je umět ještě upravit i zrušit.

Koncepty, které v běhu zbyly, schválíte hromadně — přímo u blokace v kartě běhu, nebo v mzdových vstupech tlačítkem Schválit N odpovídajících filtru. Odkaz u blokace otevře seznam konceptů daného měsíce. Schvalují se všechny koncepty bez ohledu na jejich počet; už schválený se jen přeskočí, takže je bezpečné tlačítko použít znovu. Dvoustupňový režim tedy zůstává možný, jen není povinný.

Skutečně prázdný technický běh lze tlačítkem Smazat prázdný běh odstranit i po jeho zrušení. Tlačítko se zobrazí pouze tehdy, když běh nemá žádnou revizi, uzamčené vstupy, výpočet, dokument, podání, platbu ani účetní stopu. Jakmile běh obsahoval věcnou evidenci, zůstává kvůli auditu dohledatelný a lze jej jen zrušit, nikoli smazat.

Uzamknutí vytvoří neměnný snapshot zaměstnanců, vztahů, složek, data výplaty a měsíčních podkladů srážek. Pozdější změna živé karty už rozpracovanou revizi nepřepíše. Oprava schváleného měsíce vytváří novou revizi; původní zůstává dohledatelná.

Schválením opravné revize se předchozí schválená revize označí jako nahrazená. Za jeden běh je tedy vždy právě jedna platná schválená revize a nemůže se stát, že by dvě revize současně tvrdily výsledek téhož měsíce. Dokumenty vydané z původní revize zůstávají platné a čitelné — každý se váže na svou vlastní revizi. Archivní export nese celý řetěz, tedy platnou revizi i všechny nahrazené.

Čistá mzda jedné osoby může vyjít záporně — typicky když se v měsíci bez peněžního příjmu doplácí zdravotní pojištění. Výpočet to nezaokrouhlí na nulu ani nezastaví: jde o legitimní stav, ze kterého vzniká pohledávka za zaměstnancem. Ta se vykazuje samostatně, nesčítá se do čistých mezd a nevytvoří platební závazek, takže se nikdy nemůže dostat do odchozí bankovní dávky s obráceným znaménkem. Zápočet takové pohledávky v dalším měsíci je ruční úkon účetní — § 147 zákoníku práce omezuje, co lze srazit bez souhlasu zaměstnance.

Po výpočtu je u běhu dostupný Rozpad daně ze závislé činnosti. Pro každého zaměstnance ukazuje zdanitelný a zákonně zaokrouhlený základ, základ a sazbu jednotlivých pásem, daň před slevami, uplatněné a skutečně použité slevy, zvýhodnění na děti, daňový bonus a případnou srážkovou daň. U souběhu vztahů je vidět, který příjem spadl do zálohového nebo srážkového režimu.

Stav Vyžaduje ruční kontrolu není vypočtená nula. Rozpad vypíše konkrétní důvody, například neověřené prohlášení k dani, rezidenci nebo nárok na dítě. Nejdřív oprav podklad na kartě osoby a potom vytvoř novou revizi výpočtu; historický snapshot se zpětně nemění.

80.8.1 Hromadné doplnění výchozí zákonné evidence

Po převzetí zaměstnanců z importu nemají osoby daňovou rezidenci, příslušnost k pojištění ani údaj o slevě pracujícího důchodce a běh proto hlásí nedokončený zákonný výpočet u většiny lidí. U této blokace nabízí karta běhu tlačítko Doplnit výchozí údaje (N osob). Stejná akce je na seznamu Mzdy → Zaměstnanci jako Doplnit výchozí zákonné údaje; tam zvolíte měsíc, od kterého údaje platí. Náhled bere všechny osoby, které by vzal mzdový běh za daný měsíc, a nic nezapisuje. Ukáže:

• kolika osobám se doplní česká daňová rezidence, česká příslušnost k pojištění bez formuláře A1 a neuplatňování slevy pracujícího důchodce (sleva jen u osob mladších 60 let se známým datem narození),
• vyřazené osoby s důvodem: cizí prvek (adresa v cizině, cizí občanství, povolení k pobytu nebo práci, cizí legislativa, formulář A1, zahraniční pojištění nebo daňový režim, zahraniční údaj v evidenci), chybějící pracovní vztah v měsíci nebo vztah ukončený ve schváleném období,
• osoby bez zdravotní pojišťovny s odkazem na Importy → JMHZ registrace; pojišťovnu hromadná akce nikdy nedoplní,
• osoby bez prohlášení poplatníka.

Existující záznam se nikdy nepřepíše ani neukončí. Údaje platí od prvního dne měsíce, u pozdějšího nástupu od měsíce nástupu; do období se schválenou mzdou se nezapisují a platí až od dalšího měsíce. Chybějící prohlášení poplatníka se zapíše jako nepodepsané jen po zaškrtnutí volby Zapsat chybějící prohlášení jako nepodepsané, která je výchozím stavem vypnutá. Náhled u ní jmenovitě vypíše osoby, kterým by nepodepsané prohlášení mohlo přepnout zdanění na srážkovou daň. Zápis probíhá osobu po osobě stejnou cestou jako karta osoby; výsledek ukáže doplněné, přeskočené a neúspěšné osoby s důvodem.

Spočítaný běh počítá ze zmrazeného snímku vstupů, samotný přepočet proto doplněné údaje nevezme. Po uložení nabídne dialog další krok podle stavu běhu: u konceptu Spočítat mzdy, u spočítaného běhu Zrušit (potom otevřete novou revizi a spočítejte mzdy), u zrušeného nebo opravného běhu otevření nové revize a u schváleného běhu Vyžádat opravu.

Výpočet odděluje hotovost zahrnutou do exekučního základu od částek, které se nesrážejí, například správně klasifikovaných cestovních náhrad. Vypočtená srážka sníží částku k výplatě, ale neměnný výsledek a ledger sraženo / deponováno vzniknou až společně se schválením. Neúplné důkazy, více plátců bez ověřeného rozdělení nebo jiný stav vyžadující posouzení schválení zablokují.

Schválení také promítne vypočtené standardní srážky do append-only ledgeru. Oprava nepřepíše původní pohyb: zvýšení přidá pouze rozdíl a snížení vytvoří reverzi navázanou na původní sražení. Opakované schválení částku nezapíše podruhé.

Schválení zároveň automaticky vytvoří výplatní pásku každé zpracované osoby a v podvojném účetnictví rozdílový mzdový deník. Použijí se předkontace zmrazené při uzamknutí vstupů, takže pozdější změna nastavení nezmění již zkontrolovanou revizi. Je-li účetní období uzamčené, datum deníku se posune na první otevřený den. Schválení, zákonné kumulace, účetní zápis i pásky tvoří jeden celek: selže-li některý krok, běh zůstane ve stavu Zkontrolováno a nevznikne částečně schválená mzda.

U schválené revize nabídne karta běhu Rozklad čisté mzdy. Pro vybranou osobu ukáže hrubý příjem, odvody zaměstnance, daň a bonus, čistou mzdu před srážkami, jednotlivé srážky s titulem a pořadím, exekuční srážku a výslednou částku k výplatě včetně rozdělení mezi platební cíle. Údaje se čtou ze zmrazené revize, takže pozdější změna dohody ani výplatního pravidla je nezmění. Zobrazí se vždy jen vybraná osoba a bankovní cíl pouze maskou účtu.

V podvojném účetnictví je pro schválenou revizi dostupná stránka Mzdy → Shoda účtování mezd. Pro zvolené období porovná mzdovou revizi, skutečně zaúčtovaný deník a platební závazky po kategoriích (hrubé mzdy, pojistné hrazené zaměstnavatelem, sociální a zdravotní pojištění, daň, ostatní srážky, exekuční srážky a čistá mzda) a u každé ukáže, na které straně případný rozdíl vznikl. Účetně neutrální nepeněžní plnění se z hrubých mezd vyčleňuje, takže z něj rozdíl nevzniká. Oprava schváleného měsíce se do porovnání promítne správně — deník se sčítá napříč všemi revizemi běhu, protože rozdílová revize účtuje jen rozdíl proti poslední zaúčtované revizi. Měsíc, který ještě nebyl zaúčtován (vypnuté automatické zaúčtování, čekající krok, nebo firma vedoucí daňovou evidenci), stránka označí jako nezaúčtovaný — nejde o rozdíl. Stránka je čistě informační a nic nezapisuje ani do deníku, ani do mzdové revize.