MyÚčto.cz Manuál
Stáhnout PDF Příručky Zpět na hlavní stránku

80. Mzdové běhy

80.1 Účel

Mzdový běh shromáždí data jednoho období, provede výpočet a uchová kontrolovatelný výsledek. Uzavření odděluje návrh od podkladu pro platby, účetnictví, dokumenty a podání.

80.2 Předpoklady a oprávnění

Musí být dokončeno nastavení zaměstnavatele, zaměstnanců, vztahů, kalendáře, absencí a vstupů. Uživatel potřebuje mzdové oprávnění; před uzavřením musí rozumět validačním hlášením.

80.3 Krokový postup

  1. Otevřete Mzdy → Mzdové běhy, vyplňte Mzdové období a Datum výplaty a klikněte Nový mzdový běh. Předtím schvalte měsíc docházky — zákonné příplatky vznikají jeho schválením a po uzamčení vstupů už se do běhu nedostanou.
  2. Klikněte Spočítat mzdy. Jedno tlačítko uzamkne vstupy i spustí výpočet; před zmrazením ještě uvidíte Kontrolu před zahájením a potvrdíte ji volbou Přesto zahájit. Zůstal-li některý vstup v konceptu, běh to ohlásí jako blokaci a přímo u ní nabídne Schválit vše; nemusíte kvůli tomu odcházet na jinou obrazovku. Samostatné Uzamknout vstupy se nabízí jen tam, kde sloučený krok nelze použít.
  3. Projděte blokace, varování i výsledky jednotlivých zaměstnanců.
  4. Porovnejte souhrny s docházkou, vstupy, srážkami a očekávanými odvody.
  5. Po opravě zdroje klikněte Přepočítat; neupravujte vypočtený výsledek bez podkladu. Přepočet počítá ze snímku zmrazeného při zamknutí. Vstup, nepřítomnost nebo zákonnou evidenci schválenou až potom převezme Obnovit podklady (viz 80.8.3).
  6. Klikněte Schválit. Samostatný krok Zkontrolovat aplikace jako tlačítko nenabízí — schválení ho provede za vás. Následné činnosti provádějte z této schválené revize: Zaúčtovat, potom Připravit platby a nakonec Uzavřít. Tlačítko pro potvrzení úhrady neexistuje; do stavu Uhrazeno běh překlopí server sám podle spárovaných plateb.

80.4 Stavy

Návrh je měnitelný, vypočtený návrh čeká na kontrolu a uzavřený běh je stabilním podkladem. Chyba blokuje pokračování; varování vyžaduje rozhodnutí uživatele. Storno či oprava musí zachovat auditní návaznost a nesmí přepsat historii.

80.5 Kontroly a bezpečnost

Kontrolujte hrubou a čistou mzdu, daň, pojistné, náhrady, srážky a náklad zaměstnavatele. Ověřte počet osob a souběhy. Celý postup může dokončit jedna účetní s příslušným oprávněním; případná interní kontrola další osobou je dobrovolným pravidlem firmy. Výpočet v aplikaci nenahrazuje odborné posouzení nepodporovaného případu.

80.6 Časté chyby

Kontrola před zahájením i blokace výpočtu uvádějí jednotlivé důvody a odkazy k nápravě. U skupiny osob může každý odkaz vést jinam; použij odkaz u konkrétního člověka. Karta vztahu se otevře přímo na příslušné sekci nebo poli, měsíční agenda ve správném období. Pokud podklady již patří schválené revizi, jejich oprava vyžaduje navazující opravnou revizi. Podrobný přehled řešení je v kontrolách mzdové agendy.

80.7 Návaznosti

Po schválení pokračujte v tomto pořadí: Zaúčtovat a ověřit shodu účtování → Připravit platby a vypořádat mzdové příkazy a úhrady → vydat dokumenty → odeslat podání. Teprve potom měsíc Uzavřít. Celý klikací postup je v § 63.3.1.

80.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Mzdové běhy založíš zpracování konkrétního měsíce. K období se zadává také skutečné datum výplaty; podle něj se vybírají účinná pravidla srážek. Datum výplaty nesmí být později než poslední den měsíce následujícího po měsíci, za který mzda přísluší (§ 141 odst. 1 zákoníku práce); pozdější datum aplikace odmítne jako chybu, protože je to kotva, ze které se odvozují všechny navazující termíny odvodů.

Běžný běh má dva kroky: Spočítat mzdy → Schválit. Uzamčení vstupů a výpočet jsou sloučené do jednoho tlačítka, protože je to tatáž práce; samostatné Uzamknout vstupy zůstává v API pro opravné revize. Krok Zkontrolovat zůstává jako samostatný příkaz pro firmu, která chce mít kontrolu vidět jako vlastní událost, ale povinný není a jako tlačítko se nenabízí — schválení ji provede implicitně a do historie běhu se zapíše jako kontrola provedená spolu se schválením. Všechny kroky může provést jedna účetní, pokud má mzdové oprávnění; pravidlo čtyř očí modul nezavádí. Jednotlivé změny a potvrzení zůstávají v auditní stopě, takže firma může dobrovolně zapojit další kontrolu bez toho, aby byl běžný tok blokován.

Vstupy do běhu se nemusí schvalovat po jednom. Rychlý měsíční vstup uloží řádky rovnou jako schválené, má-li přihlášený uživatel právo mzdové vstupy schvalovat; bez toho práva vznikají koncepty a schválí je někdo jiný. Jednotlivé mzdové vstupy zadané v Mzdy → Mzdové složky a vstupy vznikají vždy jako koncept, protože je nutné je umět ještě upravit i zrušit.

Koncepty, které v běhu zbyly, schválíte hromadně — přímo u blokace v kartě běhu, nebo v mzdových vstupech tlačítkem Schválit N odpovídajících filtru. Odkaz u blokace otevře seznam konceptů daného měsíce. Schvalují se všechny koncepty bez ohledu na jejich počet; už schválený se jen přeskočí, takže je bezpečné tlačítko použít znovu. Dvoustupňový režim tedy zůstává možný, jen není povinný.

Skutečně prázdný technický běh lze tlačítkem Smazat prázdný běh odstranit i po jeho zrušení. Tlačítko se zobrazí pouze tehdy, když běh nemá žádnou revizi, uzamčené vstupy, výpočet, dokument, podání, platbu ani účetní stopu. Jakmile běh obsahoval věcnou evidenci, zůstává kvůli auditu dohledatelný a lze jej jen zrušit, nikoli smazat.

Uzamknutí vytvoří neměnný snapshot zaměstnanců, vztahů, složek, data výplaty a měsíčních podkladů srážek. Pozdější změna živé karty už rozpracovanou revizi nepřepíše. Oprava schváleného měsíce vytváří novou revizi; původní zůstává dohledatelná.

Schválením opravné revize se předchozí schválená revize označí jako nahrazená. Za jeden běh je tedy vždy právě jedna platná schválená revize a nemůže se stát, že by dvě revize současně tvrdily výsledek téhož měsíce. Dokumenty vydané z původní revize zůstávají platné a čitelné — každý se váže na svou vlastní revizi. Archivní export nese celý řetěz, tedy platnou revizi i všechny nahrazené.

Čistá mzda jedné osoby může vyjít záporně — typicky když se v měsíci bez peněžního příjmu doplácí zdravotní pojištění. Výpočet to nezaokrouhlí na nulu ani nezastaví: jde o legitimní stav, ze kterého vzniká pohledávka za zaměstnancem. Ta se vykazuje samostatně, nesčítá se do čistých mezd a nevytvoří platební závazek, takže se nikdy nemůže dostat do odchozí bankovní dávky s obráceným znaménkem. Zápočet takové pohledávky v dalším měsíci je ruční úkon účetní — § 147 zákoníku práce omezuje, co lze srazit bez souhlasu zaměstnance.

Po výpočtu je u běhu dostupný Rozpad daně ze závislé činnosti. Pro každého zaměstnance ukazuje zdanitelný a zákonně zaokrouhlený základ, základ a sazbu jednotlivých pásem, daň před slevami, uplatněné a skutečně použité slevy, zvýhodnění na děti, daňový bonus a případnou srážkovou daň. U souběhu vztahů je vidět, který příjem spadl do zálohového nebo srážkového režimu.

Stav Vyžaduje ruční kontrolu není vypočtená nula. Rozpad vypíše konkrétní důvody, například neověřené prohlášení k dani, rezidenci nebo nárok na dítě. Nejdřív oprav podklad na kartě osoby a potom vytvoř novou revizi výpočtu; historický snapshot se zpětně nemění.

80.8.1 Hromadné doplnění výchozí zákonné evidence

Po převzetí zaměstnanců z importu nemají osoby daňovou rezidenci ani příslušnost k pojištění a běh proto hlásí nedokončený zákonný výpočet u většiny lidí. Chybějící záznam o slevě pracujícího důchodce výpočet nezastaví: slevu uplatňuje zaměstnanec sám, takže bez záznamu se neuplatňuje. U této blokace nabízí karta běhu tlačítko Doplnit výchozí údaje (N osob). Stejná akce je na seznamu Mzdy → Zaměstnanci jako Doplnit výchozí zákonné údaje; tam zvolíte měsíc, od kterého údaje platí. Náhled bere všechny osoby, které by vzal mzdový běh za daný měsíc, a nic nezapisuje. Ukáže:

Existující záznam se nikdy nepřepíše ani neukončí. Údaje platí od prvního dne měsíce, u pozdějšího nástupu od měsíce nástupu; do období se schválenou mzdou se nezapisují a platí až od dalšího měsíce. Chybějící prohlášení poplatníka se zapíše jako nepodepsané jen po zaškrtnutí volby Zapsat chybějící prohlášení jako nepodepsané, která je výchozím stavem vypnutá. Náhled u ní jmenovitě vypíše osoby, kterým by nepodepsané prohlášení mohlo přepnout zdanění na srážkovou daň. Týká se to každého druhu vztahu, i pracovního poměru: bez prohlášení se sráží v každém měsíci, kdy příjem od vás nedosáhne rozhodné částky (§ 6 odst. 4 ZDP). Zápis probíhá osobu po osobě stejnou cestou jako karta osoby; výsledek ukáže doplněné, přeskočené a neúspěšné osoby s důvodem.

Spočítaný běh počítá ze zmrazeného snímku vstupů, samotný přepočet proto doplněné údaje nevezme. Po uložení nabídne dialog další krok podle stavu běhu: u konceptu Spočítat mzdy, u rozpracovaného běhu Obnovit podklady (potom spočítejte mzdy), u zrušeného nebo opravného běhu otevření nové revize a u schváleného běhu Vyžádat opravu.

Zdravotní pojišťovny hromadně

Měsíční hlášení JMHZ ani export zaměstnanců ČSSZ kód zdravotní pojišťovny nenesou, takže po převzetí z hlášení ji v evidenci nemá nikdo a výpočet zdravotního pojištění skončí chybou. Akce Zdravotní pojišťovny hromadně je na seznamu Mzdy → Zaměstnanci; výsledek importu hlášení na ni odkáže sám, když někomu pojišťovna chybí. Tabulka vypíše osoby, kterým ve zvoleném měsíci trvá pracovní vztah a pojišťovnu nemají. U každé vyberete pojišťovnu a měsíc, od kterého platí (výchozí je měsíc nástupu). Volba Doplnit prázdné vyplní stejnou pojišťovnu všem, kdo ji zatím vybranou nemají. Osoby bez vybrané pojišťovny se přeskočí. Zápis jde osobu po osobě do zákonné evidence stejně jako na kartě osoby a výsledek ukáže, u koho se uložit nepodařilo a proč.

80.8.2 Hromadné doplnění místa výkonu práce pro JMHZ

Měsíční hlášení ČSSZ vyžaduje u každého vztahu místo výkonu práce jako kód obce a státu z číselníku ČSSZ. Chybí-li u vztahů (typicky po importu), hlásí test JMHZ nález Chybí ověřené číselníkové údaje pracoviště. Místo výkonu práce je sjednané v pracovní smlouvě, aplikace ho proto neodhaduje — zvolíte ho vy. Akce Doplnit pracoviště je na seznamu Mzdy → Zaměstnanci a přímo u tohoto nálezu v testu JMHZ. Náhled za zvolený měsíc ukáže, kolik vztahů pracoviště nemá, kolik ho má ověřené a kolik vyplněné, ale neověřitelné (to se nepřepisuje, opravte ho na kartě vztahu), a nabídne pracoviště, která už ve firmě ověřeně jsou, nejčastější první. Jinou obec vyhledáte v číselníku.

Obec a stát se ověří proti číselníku ČSSZ platnému po celý vykazovaný měsíc a zapíší se jako oprava platné verze podmínek, stejně jako na kartě vztahu — včetně záznamu v historii změn. Vyplněné pracoviště se nikdy nepřepíše. Do běhu se doplněné údaje dostanou až novou revizí: schválený běh vraťte k opravě, otevřete novou revizi, spočítejte, schvalte a hlášení připravte znovu.

80.8.3 Obnovení podkladů rozpracovaného běhu

Zamknutí vstupů i otevření opravy zmrazí snímek podkladů a Přepočítat počítá vždy z něj. Co se schválí až potom, typicky doplatek, oprava nebo zapomenutý příplatek, se do rozpracované revize samo nedostane.

Karta rozpracovaného běhu (vstupy uzamčeny, spočítáno nebo otevřená oprava) proto hlídá, jestli od zmrazení snímku přibyly nebo se změnily schválené mzdové vstupy, nepřítomnosti, pracovní vztahy v období nebo zákonná evidence osob. Když ano, ukáže varování s datem snímku a počtem změn podle druhu a jako hlavní akci nabídne Obnovit podklady.

Obnovit podklady založí novou revizi téhož druhu (opravná zůstává opravnou) ze stejných podkladů, jaké by vzalo zamknutí vstupů, nově schválené vstupy zamkne a běh vrátí k přepočtu. Rozpracovaná revize zůstane v historii jako zahozená, v historii běhu přibude událost Podklady obnoveny. Schválenou revizi obnova nikdy nemění, u schváleného běhu vede cesta přes Vyžádat opravu. Výjimky schválené u varování předchozí revize se nepřenášejí, nová revize je vyžaduje znovu.

Schválení revize, ke které existují novější podklady, aplikace odmítne s výzvou k obnovení. Nejde o varování s výjimkou: schválený vstup, který by revize vynechala, by zůstal navždy nezaúčtovaný a nevyplacený. Nechcete-li vstup do měsíce zahrnout, zrušte ho nebo ho přesuňte do jiného období.

Výpočet odděluje hotovost zahrnutou do exekučního základu od částek, které se nesrážejí, například správně klasifikovaných cestovních náhrad. Vypočtená srážka sníží částku k výplatě, ale neměnný výsledek a ledger sraženo / deponováno vzniknou až společně se schválením. Neúplné důkazy, více plátců bez ověřeného rozdělení nebo jiný stav vyžadující posouzení schválení zablokují.

Schválení také promítne vypočtené standardní srážky do append-only ledgeru. Oprava nepřepíše původní pohyb: zvýšení přidá pouze rozdíl a snížení vytvoří reverzi navázanou na původní sražení. Opakované schválení částku nezapíše podruhé.

Schválení zároveň automaticky vytvoří výplatní pásku každé zpracované osoby a v podvojném účetnictví rozdílový mzdový deník. Použijí se předkontace zmrazené při uzamknutí vstupů, takže pozdější změna nastavení nezmění již zkontrolovanou revizi. Je-li účetní období uzamčené, datum deníku se posune na první otevřený den. Schválení, zákonné kumulace, účetní zápis i pásky tvoří jeden celek: selže-li některý krok, běh zůstane ve stavu Zkontrolováno a nevznikne částečně schválená mzda.

Upozornění

Produkční schválení vyžaduje odborně schválený a aktivní legislativní ruleset pro příslušné období. Neaktivní nebo neúplný ruleset výpočet označí pro ruční kontrolu a schválení zablokuje; aplikace chybějící zákonné údaje neodhaduje.

U schválené revize nabídne karta běhu Rozklad čisté mzdy. Pro vybranou osobu ukáže hrubý příjem, odvody zaměstnance, daň a bonus, čistou mzdu před srážkami, jednotlivé srážky s titulem a pořadím, exekuční srážku a výslednou částku k výplatě včetně rozdělení mezi platební cíle. Údaje se čtou ze zmrazené revize, takže pozdější změna dohody ani výplatního pravidla je nezmění. Zobrazí se vždy jen vybraná osoba a bankovní cíl pouze maskou účtu.

V podvojném účetnictví je pro schválenou revizi dostupná stránka Mzdy → Shoda účtování mezd. Pro zvolené období porovná mzdovou revizi, skutečně zaúčtovaný deník a platební závazky po kategoriích (hrubé mzdy, pojistné hrazené zaměstnavatelem, sociální a zdravotní pojištění, daň, ostatní srážky, exekuční srážky a čistá mzda) a u každé ukáže, na které straně případný rozdíl vznikl. Účetně neutrální nepeněžní plnění se z hrubých mezd vyčleňuje, takže z něj rozdíl nevzniká. Oprava schváleného měsíce se do porovnání promítne správně — deník se sčítá napříč všemi revizemi běhu, protože rozdílová revize účtuje jen rozdíl proti poslední zaúčtované revizi. Měsíc, který ještě nebyl zaúčtován (vypnuté automatické zaúčtování, čekající krok, nebo firma vedoucí daňovou evidenci), stránka označí jako nezaúčtovaný — nejde o rozdíl. Stránka je čistě informační a nic nezapisuje ani do deníku, ani do mzdové revize.

80.8.4 Varování běhu a jejich trvalé skrytí

Kontroly běhu se dělí na blokující chyby (zastaví výpočet nebo schválení), varování s výjimkou (schválení čeká, dokud k nim neschválíte výjimku) a varování (informace, schválení nezastaví). Varování vidíte v kontrole před zahájením běhu a na kartě běhu až do jeho schválení. Schválením je odsouhlasíte, takže u schváleného, zaúčtovaného, placeného i uzavřeného běhu karta ukazuje jen blokující chyby a nenápadný odkaz Varování při výpočtu (N), který je na požádání rozbalí.

Některá varování popisují stav, který je ve firmě v pořádku a opakoval by se každý měsíc: osoby bez podepsaného prohlášení poplatníka, pracovní vztah bez založené pracovní doby nebo bez mzdových vstupů. Taková varování můžete trvale skrýt přímo z karty běhu nebo z kontroly před zahájením:

Důvod skrytí je nepovinný. Skrytí platí pro všechny další běhy i pro běhy, které už existují, dokud ho neobnovíte. Skrytá varování se nepočítají do počtů kontrol; u běhu se místo nich ukáže odkaz Skrytá varování (N). Souhrnné varování „Počet osob s nepodepsaným prohlášením…" se po skrytí části osob ukáže se sníženým počtem; zmizí, až jsou skryté všechny dotčené osoby.

Přehled všech skrytí je v Mzdy → Nastavení mezd → Skrytá varování, seskupený podle typu, s tím, kdo a kdy varování skryl a proč. Odtud ho obnovíte jednotlivě nebo celou skupinu najednou. Skrytí i obnovení se zapisují do auditního logu. Skrývat a obnovovat smí uživatel s právem schvalovat mzdové běhy.

Blokující chyby, varování s výjimkou a překročení zákonných limitů (dohoda o provedení práce nad 300 hodin, průměr dohody o pracovní činnosti, přesčasy, exekuce, sleva na pojistném) skrýt nejde.

80.9 Převzaté měsíce roku přechodu

Firma, která přešla z jiného mzdového programu uprostřed roku, má v roce přechodu dvě poloviny: měsíce vedené původním programem a měsíce, které už počítá MyÚčto. Hranicí je první mzdový měsíc nastavený u mzdového modulu. Za měsíc pod touto hranicí mzdový běh založit nejde a ani nemá — MyÚčto ten měsíc nepočítalo.

Na stránce Mzdy → Mzdové běhy je proto panel Převzaté měsíce roku přechodu. Ve výchozím stavu zabírá jeden řádek s rozsahem převzatých měsíců a hranicí, od které počítá MyÚčto; tlačítkem Zobrazit se rozbalí seznam historických měsíců, ke kterým jsou v aplikaci převzaté mzdy (z převodu z PAMICA, POHODY, PREMIER nebo z importu CSV/XLSX). U měsíce, který ještě převzatý není, nabídne Převzít měsíc; dokud takový měsíc existuje, panel se rozbalí sám. Rozbalení nebo sbalení si aplikace pamatuje pro každého uživatele v jeho prohlížeči. Panel se ukazuje jen při výběru období v roce přechodu (jiný rok jen tehdy, když v něm nějaký měsíc čeká na převzetí) a u firmy bez převzatých historických měsíců se nezobrazí vůbec. Převod z Money S3 převzaté mzdy jednotlivých zaměstnanců nemá (Money je vede v šifrované databázi agendy); protokol převodu ukáže jen kontrolní úhrny celé firmy po měsících, viz § 103.2.2.

Převzatý běh je zrcadlo cizího výpočtu, ne pracovní dokument:

80.9.1 Doložení plateb za historický měsíc

U převzatého měsíce se pod tlačítkem Zobrazit doložení plateb vypíše, co se za měsíc platilo. Rozlišují se dvě jistoty:

Doložení plateb není platba. Nevzniká z něj platební závazek, platební dávka ani úhrada, takže se neobjeví v saldu mzdových příkazů, v hlídači termínů ani v účetním deníku. Je to záměr: za historický měsíc MyÚčto nikdy nic nedlužilo — závazek vznikl i zanikl v původním programu a jeho účetní obraz je v knihách už z převodu. Otevřený závazek by naopak trvale znečistil saldo částkami, které jsou dávno zaplacené.

Pro měsíce, které počítá MyÚčto, se nic nemění: mzdové příkazy, úhrady i saldo fungují dál přes mzdové příkazy a úhrady.