46. Účetní kontroly a inventarizace

Návod, jak v MyÚčtu projít měsíční a roční účetní kontroly a jak provést inventarizaci rozvahových účtů. Pro účetní a každého, kdo před podáním daní nebo uzávěrkou ověřuje, že účetnictví sedí s nezávislými podklady.

46.1 Kdy to potřebujete

Kapitolu otevřete, když:

• končí měsíc a chcete ověřit, že jsou všechny doklady zaúčtované a zaplacené doklady spárované,
• se blíží podání DPH a potřebujete vysvětlit mezery v číslování vydaných dokladů,
• máte cizoměnové doklady a chcete ověřit kurz proti ČNB,
• je konec roku a připravujete inventarizaci rozvahových účtů,
• připravujete schválení účetní závěrky.

46.2 Než začnete

1. Podvojné účetnictví. Kontroly v sekci Účetnictví a inventarizace jsou dostupné firmám s aktivním podvojným účetnictvím.
2. Právo k účetnictví. Položky K doúčtování a Úplnost dokladů se zobrazí jen uživateli s právem k účetnictví, Měsíční kontrola vyžaduje právo číst účetnictví.
3. Nezávislé podklady po ruce. Bankovní výpisy, výpis ze saldokonta, podaná přiznání, inventurní soupisy. Systém sám neprokáže, že účetnictví odpovídá skutečnosti (viz § 46.9.1).
4. Doklady dokončené. Koncepty a nezaúčtované doklady zkreslují zůstatky i výsledek kontrol.

46.3 Krok za krokem: měsíční kontrola

1. Otevřete Účetnictví → K doúčtování a dokončete nebo vysvětlete položky ve frontě (viz K doúčtování).
2. Otevřete Účetnictví → Úplnost dokladů a projděte bankovní pohyby bez dokladu a neuhrazené doklady po splatnosti (viz Úplnost dokladů).
3. Otevřete Účetnictví → Měsíční kontrola, zvolte účetní období a přesný měsíc nebo čtvrtletí a projděte nálezy (viz Měsíční kontrola).
4. Porovnejte banku a pokladnu s výpisy, saldokonto s knihou pohledávek a závazků a účet 343 s DPH za stejné období.
5. U cizoměnových dokladů spusťte kontrolu podle § 46.5 a vysvětlete významné odchylky.
6. Před podáním přiznání DPH proveďte kontrolu podle § 46.6.
7. Opravte zdrojové doklady a kontroly spusťte znovu.
8. Po potvrzeném podání DPH vědomě zamkněte období k datu a uložte důvod (viz Měsíční kontrola).

Jak poznáte, že je hotovo: Fronta K doúčtování je vyřízená, měsíční kontrola nehlásí nevysvětlené nálezy a každý dříve nalezený rozdíl byl odstraněn opravou zdroje nebo doložen podkladem.

46.4 Krok za krokem: inventarizace rozvahových účtů

1. Otevřete Nástroje → Inventarizace účtů.
2. V poli Období zvolte účetní období. Skutečný stav lze ukládat jen v období ve stavu otevřené nebo uzavírané.
3. Projděte nahoře upozornění. Má-li období nezaúčtované koncepty, stránka jejich počet uvede; do zůstatků se nezapočítají.
4. V části Inventarizační protokol vyplňte Odpovědnou osobu, Datum inventury a Odkaz na protokol (číslo jednací nebo odkaz na podepsaný protokol).
5. U každého účtu zjistěte skutečný stav z nezávislého podkladu (sloupec Způsob doložení napovídá, z jakého) a zapište ho do sloupce Skutečný stav. Zadávejte na normální straně účtu, u pasivních účtů tedy kladné číslo.
6. Zkontrolujte sloupec Rozdíl. Nulový rozdíl se považuje za vyřešený automaticky.
7. U nenulového rozdílu zaškrtněte Vyřešeno, jen když jej umíte doložit, a do pole Poznámka k rozdílu napište vysvětlení. Samotné zaškrtnutí nic nezaúčtuje; opravu proveďte zdrojovým nebo ručním zápisem.
8. Klikněte na Uložit, chcete-li protokol ponechat rozpracovaný.
9. Jsou-li všechny účty vyřešené, klikněte na Uložit a dokončit.
10. Chcete-li soupis vytisknout, klikněte na Export PDF nebo Export XLSX.

Jak poznáte, že je hotovo: Protokol má štítek Dokončeno a u počtu nevyřešených rozdílů je nula. Zobrazí se hláška „Inventarizace dokončena.“

Podrobný popis stránky je v kapitole Inventarizace účtů.

46.5 Krok za krokem: audit kurzů ČNB

1. Otevřete Daně → Audit kurzů (ČNB).
2. Zvolte rok a nastavte Práh odchylky v procentech.
3. Projděte nalezené doklady. U každého vidíte kurz na dokladu, kurz ČNB, odchylku a dopad v Kč; číslo dokladu vede na detail.
4. U odchylky rozhodněte, zda je správná (doložený pevný kurz, kurz celní hodnoty nebo jiný zákonný postup), nebo ji je třeba opravit.
5. Bez doloženého důvodu opravte kurz na zdrojovém dokladu a použijte řízené přeúčtování, aby zůstala auditní stopa.

Jak poznáte, že je hotovo: Stránka hlásí, že žádný doklad nepřekračuje práh odchylky, nebo je každá zbylá odchylka doložená.

46.6 Krok za krokem: úplnost číselné řady vydaných dokladů

1. Otevřete Daně → Úplnost číselné řady.
2. Zvolte Rok.
3. Projděte jednotlivé řady. U každé vidíte období, rozsah, počet použitých čísel a chybějící čísla.
4. U každé mezery dohledejte příčinu: stornovaný a přesto číslovaný doklad, ruční přečíslování, oprávněné vynechání.
5. Mezeru vysvětlete a vysvětlení uložte mezi podklady. Číslo zpětně nedoplňujte.

Jak poznáte, že je hotovo: Stránka hlásí, že řada je bez mezer, nebo má každá nalezená mezera zdokumentované vysvětlení.

46.7 Krok za krokem: příprava podkladů k závěrce

1. Dokončete inventarizaci rozvahových účtů podle § 46.4.
2. Opatřete externí bankovní a partnerská potvrzení.
3. Připravte smlouvy a výpočty k významným dohadům a časovému rozlišení.
4. Uložte potvrzení podaných daňových formulářů.
5. Vysvětlete nevyřešená varování a nechte je schválit odpovědnou osobou.
6. Teprve potom schvalte závěrku a vygenerujte uzávěrkový balíček (viz Uzávěrka).

Jak poznáte, že je hotovo: Ke každé oblasti ze seznamu máte uložený podklad a schválení odpovědnou osobou.

46.8 Když něco nejde

46.9 Podrobnosti a pravidla

46.9.1 Tři vrstvy kontroly

MyÚčto nabízí několik kontrolních pohledů, ale žádný z nich sám neprokazuje věcnou správnost účetnictví. Co systém pouze signalizuje, musí účetní ověřit nezávislým podkladem.

1. Provozní úplnost - K doúčtování a Úplnost dokladů hledají známé položky bez dokončeného zpracování.
2. Účetní integrita - měsíční kontrola, deník, předvaha a saldokonto hledají nevyrovnané zápisy, neobvyklé zůstatky, nezpracované úhrady a chybějící návaznosti.
3. Inventarizace a daňová rekonciliace - účetní zůstatek se porovnává s fyzickým, smluvním nebo externě potvrzeným skutečným stavem.

46.9.2 Provozní úplnost dokladů

Podrobný popis obou pracovních pohledů je rozdělený podle bodů menu:

• K doúčtování je operativní fronta skutečných bankovních pohybů bez návrhu, nezaúčtovaných dokladů a otevřených žádostí,
• Úplnost dokladů kontroluje bankovní pohyby bez podkladu a opačným směrem otevřené saldo po splatnosti.

Pohyb může být oprávněně bez faktury, například daň, pojistné, bankovní poplatek, převod mezi vlastními účty nebo výplata. Požadavek na chybějící dokument pouze eviduje komunikaci; případ je vyřešený až po doručení, kontrole a správném zaúčtování podkladu.

46.9.3 Audit párování plateb

Měsíční kontrola porovnává stav úhrad, vazby bankovních pohybů a otevřené saldo. Typické nálezy:

• doklad označený jako zaplacený bez odpovídající úhrady,
• aktivní úhrada k dokladu, který stále vystupuje jako neuhrazený,
• spárovaná záloha a finální doklad se špatným zůstatkem,
• částka nebo měna platby neodpovídá vazbě,
• vlastní převod nemá obě strany účtu 261.

Opravujte vazbu platby nebo účetní zápis. Neměňte ručně jen stav dokladu, pokud by tím evidence úhrad a deník přestaly odpovídat skutečnosti.

46.9.4 Inventarizace: pravidla

Sestava vytvoří k rozvahovému dni soupis konečných zůstatků účtů tříd 0-4. Číslo účtu vede na opis a doporučený druh podkladu napovídá, čím zůstatek doložit:

Zůstatky se počítají z celého fiskálního období před závěrkovými převody na účty 702/710. Koncepty se do nich nezapočítají; pokud v období existují, stránka na jejich počet samostatně upozorní.

Dokončení je možné jen tehdy, když není žádný nevyřešený účet. Nulový rozdíl se považuje za vyřešený automaticky; nenulový rozdíl musí účetní výslovně označit za vyřešený a doložit mimo samotný číselný údaj. Poznámka u řádku je v aplikaci volitelná. Uložení kontroluje verzi období a zapisuje auditní událost, takže souběžná změna účetnictví nemůže být tiše překryta starým formulářem.

Export PDF/XLSX poskytuje soupis účetních zůstatků a prostor pro ruční inventurní doplnění. Export do souboru nepřebírá elektronicky uložené skutečné stavy a poznámky z formuláře; při archivaci proto přiložte i podepsané důkazy, externí potvrzení a schválený protokol podle vnitřní směrnice. Starší již uzavřené období bez uložené inventarizace je pouze pro čtení a aplikace jeho stav zpětně odvodí z ověřených účetních zůstatků.

46.9.5 Kontrolní mapa K1-K11

Podrobný rozpad průběžných kontrol a možnost exportovat všechna zjištění jsou v kapitole Měsíční kontrola.

46.9.6 Kurzy ČNB: pravidla

Audit porovná uložený kurz dokladu s kurzem ČNB k rozhodnému dni a vypíše odchylku. Neopravuje doklady ani deník. Odchylka může být správná, pokud firma používá doložený pevný kurz, kurz celní hodnoty nebo jiný zákonný postup. Používá-li firma pevný kurz podle § 24 odst. 7 ZoÚ, audit se pro ni nespouští. Dopad v Kč je účetní přepočet (563/663); korunové částky DPH na dokladu se netýká (§ 73 odst. 6 ZDPH).

Kurz na faktuře, kurz bankovní úhrady a závěrkový kurz plní různé účely. Jejich rozdíl se nemá odstranit přepsáním historie; tvoří realizovaný nebo nerealizovaný kurzový rozdíl podle povahy položky.

46.9.7 Úplnost číselné řady: pravidla

Sestava projde číslování vydaných faktur a dobropisů za zvolený rok a nahlásí chybějící čísla v jinak souvislé řadě. Mezera v číselné řadě je typický kontrolní bod finančního úřadu. Nedokazuje sama o sobě chybu, ale musí mít vysvětlení (stornovaný a přesto číslovaný doklad, ruční přečíslování, oprávněné vynechání). Sestava jen hlásí, nic neopravuje.

Faktury a dobropisy, které mají nastavenou stejnou číselnou šablonu, sestava posuzuje jako jednu společnou řadu: číslo použité dobropisem se u faktur nehlásí jako chybějící a naopak. Má-li klient v nastavení vlastní šablonu číslování (Systém → Firmy → Číslování faktur), počítá se jako samostatná, nezávislá řada. Kolize dvou různých šablon (dvě řady vyprodukující stejný VS) hlásí samostatná kontrola v nastavení dodavatele, viz K8 v § 46.9.5.

Doklady importované s jiným číslováním se mohou zobrazit jako odvozená řada i bez odpovídající současné šablony. Sestava ji rozpozná, pokud číslo obsahuje rok shodný s rokem vystavení a má stejně široký číselný konec. Kontroluje jen mezery mezi nejnižším a nejvyšším nalezeným číslem; začátek případného částečného importu nezná. Čísla bez bezpečně rozpoznatelného vzoru sestava do odvozené řady nezařadí. Nejednoznačné konce začínající číslem měsíce vynechá, aby měsíční číslování nehlásilo falešné mezery v roční řadě.

46.9.8 Vazba na uzávěrku a balíček

Uzávěrkový balíček umí shromáždit účetní výkazy, deník, knihu DPH, daňový výstup, inventuru dlouhodobého a drobného majetku, staré saldo a časová rozlišení. Balíček není účetní archiv a jeho dokončení není potvrzením správnosti jednotlivých částí.

Před schválením závěrky ověřte a případně doplňte zejména:

• inventarizaci rozvahových účtů a podepsané inventurní soupisy,
• externí bankovní a partnerská potvrzení,
• smlouvy a výpočty k významným dohadům a časovému rozlišení,
• potvrzení podaných daňových formulářů,
• vysvětlení nevyřešených varování a schválení odpovědnou osobou.

46.10 Související kapitoly

• K doúčtování
• Úplnost dokladů
• Měsíční kontrola
• Inventarizace účtů
• Uzávěrka
• Kniha DPH