Dimenze

Dimenze jsou analytické členění dokladů a účetních zápisů: středisko, projekt, vozidlo, lokalita, obchodní případ nebo vlastní typ. Každý doklad i každý řádek deníku může nést hodnotu každého typu (nejvýš jednu za typ) a sestavy pak ukážou výnosy a náklady po hodnotách.

Dimenze nemění účty, částky ani období. Jde jen o analytiku, proto je lze doplnit nebo změnit i u zaúčtovaného dokladu a v uzavřeném období.

Zapnutí

Dimenze se zapínají pro každou firmu zvlášť v Firma → Nastavení, v boxu Dimenze. Dokud jsou vypnuté, nikde se nic nezobrazí a doklady ani deník se nemění. Po zapnutí přibude v menu Firma → Dimenze a v Účetnictví sestava Výsledovka po dimenzi.

Na stránce Dimenze jde založit výchozí typy jedním tlačítkem: Středisko, Projekt, Vozidlo, Lokalita a Obchodní případ.

Firemní a globální dimenze

• Firemní typ patří jedné firmě. Jeho hodnoty vidí jen ona.
• Globální typ patří skupině firem a jeho hodnoty sdílí všechny firmy skupiny. Typicky projekt nebo lokalita, které vede mateřská firma i její SPV: stejný projekt se pak dá sečíst přes všechny firmy.

Skupinu firem spravuje správce firmy na záložce Globální: založí novou skupinu, nebo firmu připojí ke skupině, do které patří jiná firma, kterou spravuje. Firma, která skupinu opustí, přestane globální dimenze skupiny vidět.

Výchozí typy Projekt a Lokalita vzniknou jako globální, pokud firma do skupiny patří. Jinak jsou firemní. Středisko, Vozidlo a Obchodní případ jsou vždy firemní.

Typy a hodnoty

Typ má název, kód, druh a nastavení, zda se nabízí na dokladech. Typ, který se nenabízí na dokladech, se zadává jen v deníku.

Hodnoty tvoří strom: každá hodnota může mít nadřízenou. Sestava za nadřízenou hodnotu sečte celou její větev. Hodnotu lze:

• přidat jako podřízenou jiné hodnoty,
• přejmenovat nebo přesunout pod jinou nadřízenou (ne pod sebe ani pod svou podřízenou),
• uzavřít, když už se nepoužívá. Uzavřená hodnota se na dokladech nenabízí, na dokladech a zápisech, kde už je, zůstává,
• smazat. Hodnota, která je použitá nebo má podřízené, se místo smazání uzavře.

Kód hodnoty se po založení nemění.

K hodnotě lze uvést odpovědnou osobu (uživatele firmy nebo text). Je to údaj o hodnotě: do účetního deníku se nekopíruje, zápisy nesou jen odkaz na hodnotu.

Vazby na evidence firmy

Nová hodnota typu Středisko si středisko se stejným kódem v číselníku najde, nebo ho založí. Uzavření hodnoty středisko deaktivuje. Řádky deníku, které nesou jen kód střediska (mzdy, starší ruční zápisy), se v sestavách po středisku započítají k hodnotě navázané na to středisko.

Hodnota projektu navázaná na zakázku doplní zakázku i na řádky deníku, takže se promítne do ziskovosti zakázky.

Globální hodnota na záznamy jedné firmy odkazovat nemůže.

Dimenze na dokladech

Při zapnutých dimenzích mají výběr dimenzí:

• přijaté a vydané faktury, v hlavičce i u každé položky,
• pokladní doklady,
• bankovní pohyby (v detailu výpisu i v seznamu všech pohybů, viz níže),
• ruční zápisy, u každého řádku,
• šablony ručních zápisů (dimenze se předvyplní do zápisu).

Výběr hledá v kódu, názvu i v nadřízených hodnotách: hledání „Morava" najde i hodnotu Brno, která pod Moravou leží.

Na detailu faktury a pokladního dokladu lze dimenze změnit i u zaúčtovaného dokladu.

Bankovní pohyby

V detailu bankovního výpisu ukazuje každý pohyb své dimenze jako štítky pod protistranou. Dimenze se nastavují v nabídce … u pohybu položkou Dimenze (nebo kliknutím na štítky), která pod pohybem otevře výběr dimenzí; tlačítko Uložit dimenze je uloží. Zaúčtování pohybu je zapíše na všechny řádky jeho zápisu v deníku. Změna dimenzí už zaúčtovaného pohybu se do řádků deníku promítne hned, i v uzavřeném období, protože mění jen analytické členění.

Jak se dimenze dostanou do deníku

• Dimenze hlavičky dokladu se při zaúčtování zapíšou na všechny řádky zápisu.
• Dimenze položky má přednost před hlavičkou (typ po typu) na výsledkových řádcích, tedy na nákladu a výnosu. Mají-li položky jednoho nákladového řádku různé dimenze, rozdělí se řádek při zaúčtování v poměru základu položek. Účet, strana a součet se nemění a zápis zůstává vyvážený na haléř.
• Storno přebírá dimenze stornovaného řádku.
• Změna dimenzí už zaúčtovaného dokladu se promítne do jeho řádků deníku. Řádky se přitom nedělí: když by rozdělení bylo potřeba (položky nově nesou různé hodnoty), aplikace upozorní, že doklad je potřeba přeúčtovat.

U řádků zápisu lze dimenze upravit i ručně v rozbaleném zápisu deníku tlačítkem Upravit dimenze. U zápisu z dokladu platí doklad: další změna dimenzí dokladu ruční úpravu řádků přepíše.

Účetní deník

Účetní deník má ve filtrech výběr dimenze: typ, hodnotu a volbu včetně podřízených. Deník pak ukáže celé zápisy, u kterých aspoň jeden řádek nese vybranou hodnotu (nebo hodnotu pod ní). U Střediska se počítají i řádky, které nesou jen kód navázaného střediska, stejně jako v sestavách. Filtr se ukládá do adresy stránky i do uložených pohledů a platí i pro export deníku do PDF a XLSX.

Výchozí dimenze

Klient a zakázka mohou mít výchozí dimenze: pro každý typ nejvýš jednu hodnotu, firemní i globální. Nastavují se ve formuláři klienta a zakázky v sekci Výchozí dimenze, detail klienta a zakázky je ukazuje jako štítky. Karta klienta slouží pro obě role, výchozí dimenze tedy platí pro vystavené faktury odběratele i přijaté faktury dodavatele.

Kde se použijí:

• Vystavená faktura a přijatá faktura: po výběru klienta (dodavatele) nebo zakázky se předvyplní prázdné dimenze hlavičky. Stejně u nové faktury otevřené z karty klienta nebo zakázky a u přijaté faktury vytěžené z PDF nebo ISDOC.
• Pokladní doklad: u úhrady faktury se převezmou dimenze placené faktury, jinak výchozí dimenze partnera, jehož název přesně odpovídá klientovi v adresáři.
• Bankovní pohyb: u spárovaného pohybu nabídne panel dimenzí hodnoty spárované faktury (její dimenze, případně výchozí dimenze její zakázky a klienta). Uloží se tlačítkem Uložit dimenze.

Pravidla přednosti:

• Výchozí dimenze zakázky mají přednost před výchozími dimenzemi klienta, typ po typu. Typ, který zakázka nenastavuje, doplní klient.
• Předvyplnění nikdy nepřepíše hodnotu, kterou už doklad má nebo kterou jste vybrali ručně. Když změníte klienta nebo zakázku, změní se jen hodnoty, které se předvyplnily automaticky a které jste neupravili.
• Uzavřená hodnota a neaktivní typ se nepředvyplňují.

Při zaúčtování platí totéž i pro doklady, které editorem neprošly (import, vytěžení, opakované faktury, automatizace): typ, pro který doklad hodnotu nemá, dostane výchozí hodnotu zakázky, jinak klienta. Dimenze uvedená na dokladu vždy vyhrává. U pokladního dokladu platí výchozí dimenze jeho zakázky a pak dimenze placené faktury, u bankovního pohybu dimenze spárované faktury.

Změna výchozích dimenzí už zaúčtované doklady nemění. Projeví se u dokladů zaúčtovaných později a u dokladu, jehož dimenze na detailu znovu uložíte. Smazáním klienta, zakázky nebo hodnoty dimenze se výchozí nastavení odstraní.

Sestavy

• Výsledovka, Obratová předvaha a Hlavní kniha mají filtr na dimenzi: vybere se typ a hodnota, volitelně včetně podřízených hodnot. Sestava pak obsahuje jen řádky deníku s touto hodnotou, ne protistranu zápisu. Kontrolní vazby předvahy na celý deník proto s filtrem nemusí sedět.
• Výsledovka po dimenzi ukáže pro hodnoty jednoho typu výnosy, náklady a výsledek. Nadřízená hodnota sčítá celou větev, řádek Bez hodnoty doplní součet do výsledku firmy za období. U globálního typu lze zaškrtnout Sečíst všechny firmy skupiny: sečtou se firmy skupiny, ke kterým máte účetní přístup.

Oprávnění

Číselník dimenzí a výběry na dokladech vidí uživatel s právem číst účetnictví, měnit je smí uživatel s právem zápisu do účetnictví. Zapnutí dimenzí patří k nastavení firmy, skupinu firem spravuje správce firmy. Výchozí dimenze klienta a zakázky smí měnit ten, kdo smí upravovat klienta, resp. zakázku.

Převod z Money S3

Převod z Money S3 dimenze zapne a středisko i zakázku z deníku Money převede na dimenze. Podrobnosti v kapitole Přechod z Money S3.