30. Pokladna

Pokladna slouží k evidenci hotovostních příjmů a výdajů — příjmové (PPD) a výdajové (VPD) pokladní doklady, pokladní knihu a zaúčtování hotovostních pohybů na účet 211. Modul je dostupný firmám v obou účetních režimech — podvojném účetnictví i daňové evidenci; v daňové evidenci běží pokladna bez účetního deníku (kasová báze), zatímco u podvojného účetnictví se každý doklad promítá do Účetního deníku.

Najdete ji v menu Peníze → Pokladna (hned za položkou Bankovní účty).

30.1 Číselník pokladen

Firma může mít libovolný počet pokladen — typicky jednu hlavní, případně další (např. pro pobočku nebo konkrétní provozovnu). Správa pokladen se otevírá tlačítkem Spravovat pokladny na hlavní stránce pokladny.

30.1.1 Založení pokladny

V modálním okně správy pokladen vyplníte:

• Název pokladny (např. „Hlavní pokladna").
• Měna — CZK, EUR, USD nebo GBP. Měnu zvol při založení; po vzniku pohybů ji nelze zaměnit za jinou.
• Účet — analytika účtu 211 z účtové osnovy firmy (např. 211100). Nabízí se jen aktivní účty začínající prefixem 211; pokud vhodná analytika v osnově chybí, je u pole odkaz na založení účtu přímo v osnově. V daňové evidenci se pole s účtem nezobrazuje vůbec (evidence nemá účtovou osnovu ani deník). U valutové pokladny je analytika volitelná; ponecháš-li ji prázdnou, systém vybere volný kód 211 a účet v osnově založí. Už používanou analytiku nepřevezme.
• Výchozí pokladna — zaškrtnutím se nastaví jako výchozí pro nové doklady; při uložení se příznak automaticky odebere ostatním pokladnám firmy.

Každá pokladna musí mít jinou analytiku 211 — nelze založit dvě pokladny na stejný účet (ani neaktivní pokladna účet needsuvolní). Po založení systém pokladnu rovnou zobrazí v seznamu s aktuálním zůstatkem.

30.1.2 Správa existujících pokladen

Tabulka v modálním okně zobrazuje u každé pokladny název, účet (s názvem z osnovy), aktuální zůstatek, přepínač výchozí pokladny a stav aktivní/neaktivní ano/ne. Dostupné akce:

• Nastavit jako výchozí — kliknutím na přepínač (radio button) u řádku pokladny.
• Aktivovat/deaktivovat — kliknutím na badge stavu; neaktivní pokladna se v nabídkách pro nové doklady dále nenabízí, existující doklady zůstávají zachované.
• Smazat — smazání je možné jen u pokladny bez jediného dokladu. Pokud pokladna už doklady má, systém nabídne místo smazání deaktivaci.

30.2 Hlavní stránka pokladny — přehled dokladů

Stránka Peníze → Pokladna zobrazuje:

• Hero panel se zůstatkem vybrané pokladny k aktuálnímu dni, název pokladny a účet analytiky. U valutové pokladny je vedle korunové účetní hodnoty vidět také zůstatek v její měně. Pokud je zůstatek záporný, zobrazí se červené upozornění „záporný zůstatek pokladny" — pokladna do minusu jít nemá (krátkodobý finanční majetek), ale systém to eviduje jako varování, nikoli jako tvrdý blok.
• Výběr pokladny (pokud jich firma má víc) v rozbalovací nabídce v hlavičce.
• Tlačítka Příjem (PPD) a Výdej (VPD) pro vystavení nového dokladu — zelené pro příjem, oranžové pro výdej.
• Odkaz na Pokladní knihu (§ 30.5).

30.2.1 Filtry a sloupce seznamu

Nad tabulkou dokladů jsou filtry: rozsah data (od–do, výchozí je aktuální kalendářní rok), typ dokladu (příjem/výdej), stav (zaúčtováno/stornováno) a fulltextové hledání v popisu. Filtry lze uložit jako výchozí přes nabídku uložených filtrů; zobrazené sloupce a hustotu řádků lze upravit tlačítky Sloupce a Hustota (stejný mechanismus jako v ostatních tabulkových přehledech).

Dostupné sloupce: číslo dokladu, datum, typ (P/V), partner, popis, částka, vazba (odkaz na navázanou fakturu nebo účel dokladu), stav, DUZP, vytvořeno a kdo doklad vytvořil (poslední tři jsou ve výchozím zobrazení skryté).

Kliknutím na řádek se rozbalí detail dokladu — účel platby, IČ/DIČ partnera (u daňových dokladů), DUZP, název pokladny a u dokladu s DPH tabulka rozpadu základ/sazba/daň po jednotlivých sazbách. V detailu je také prokliknutí Zobrazit v deníku na konkrétní zápis (jen v podvojném účetnictví — daňová evidence deník nemá).

U každého řádku jsou k dispozici:

• Tisk — otevře PDF dokladu (§ 30.4).
• Storno — jen u zaúčtovaného dokladu (§ 30.3.5).

Stránka podporuje serverové stránkování (50 dokladů na stránku).

30.3 Vystavení pokladního dokladu (PPD/VPD)

Formulář nového dokladu se otevírá tlačítkem Příjem nebo Výdej z hlavní stránky pokladny, případně z rychlé akce v menu (ikona plus u položky Pokladna). Předvyplní se typ dokladu podle zvoleného tlačítka a aktuální/výchozí pokladna.

30.3.1 Hlavička dokladu

• Typ dokladu — přepínač Příjem/Výdej (P = příjmový pokladní doklad, V = výdajový).
• Pokladna — výběr z aktivních pokladen firmy.
• Datum — datum vystavení dokladu = datum pokladního pohybu. Číslo dokladu (řada PPD-RRRR-#### / VPD-RRRR-####) se přiděluje až při zaúčtování, ne při rozepsání formuláře.

30.3.2 Účel dokladu

Nabídka účelů se liší podle typu dokladu:

U valutové pokladny jsou záměrně dostupné jen účely, které lze bezpečně zaúčtovat bez saldokontního nebo převodového protějšku: PPD Prodej/Ostatní a VPD Nákup/Ostatní. Úhrady faktur a převody přes 261 formulář nenabídne.

Podle zvoleného účelu se formulář dynamicky mění:

Prodej / Nákup — zobrazí se pole partner (s našeptávačem z evidence klientů), IČ a DIČ partnera. Volitelně lze doklad vystavit s DPH (viz § 30.3.3).

Úhrada faktury / Úhrada přijaté faktury — zobrazí se našeptávač nezaplacených dokladů (vyhledávání podle čísla nebo partnera); po výběru dokladu se automaticky předvyplní partner, popis a částka. U úhrady vydané faktury lze uhradit i částečnou částku (do výše zbývající k úhradě). U úhrady přijaté faktury (VPD) je nutné uhradit celou zbývající částku najednou — částka je po výběru dokladu needitovatelná (pole je uzamčené). Po zaúčtování se faktura označí jako uhrazená. U přijaté hotovostní úhrady zálohové faktury se stejně jako u bankovní platby automaticky připraví koncept daňového dokladu k částečné platbě, nebo koncept finální faktury při úplném uhrazení zálohy.

Převod — pokladní strana převodu hotovosti mezi bankou a pokladnou (druhá strana — bankovní pohyb — se řeší samostatně mimo pokladní doklad).

Ostatní — volný protiúčet z účtové osnovy (musí být jiný než účet vybrané pokladny) pro případy, které nespadají pod žádný z předchozích účelů (např. manko/přebytek pokladny). DPH u tohoto účelu není podporována.

30.3.3 DPH na pokladním dokladu

DPH lze zapnout pouze u účelů Prodej a Nákup (u úhrad faktur, převodů a ostatního je DPH vynuceně vypnuté — u úhrady faktury DPH nese už samotná faktura). Po přepnutí přepínače na „S DPH" se zpřístupní:

• DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění), výchozí shodné s datem vystavení.
• Rozpad DPH podle sazeb — komponenta umožňuje přidat řádky se sazbou (nabízí se aktuální sazby > 0 z číselníku sazeb pro daný rok), základem a daní; celková částka rozpadu se musí přesně rovnat celkové částce dokladu.

30.3.4 Částka, popis a náhled zaúčtování

Povinná pole jsou celková částka včetně DPH (u úhrady přijaté faktury needitovatelná, viz výše) a popis (obsah účetního případu). V podvojném účetnictví se vpravo zobrazuje živý náhled zaúčtování — tabulka MD/D podle zvoleného účelu a částky, s účty a jejich názvy z osnovy; v daňové evidenci se náhled nezobrazuje (evidence žádný deníkový zápis nevytváří).

Ve valutové pokladně zadáváš částku v měně pokladny. Systém použije kurz ČNB k datu dokladu; není-li pro daný den dostupný, použije dostupný kurz v povoleném náhradním okně, jinak uložení odmítne. Do deníku se uloží korunový ekvivalent, zatímco na řádku 211 zůstane částka v cizí měně a použitý kurz. U rozpisu DPH zadáváš základ a daň v měně pokladny; jednotlivé řádky se převedou do CZK a jejich korunový součet musí přesně odpovídat zaúčtované částce.

Po vyplnění formuláře se doklad ukládá tlačítkem Uložit — doklad se rovnou zaúčtuje (nevzniká mezikrok rozpracovaného dokladu, který by bylo nutné dodatečně zaúčtovat). Po uložení se zobrazí číslo přiděleného dokladu a případná varování (např. záporný zůstatek pokladny po zaúčtování).

30.3.5 Storno dokladu

Zaúčtovaný doklad nelze opravit ani smazat — jedinou cestou k opravě je storno (tlačítko s ikonou zpětné šipky u řádku v seznamu). Storno vyžaduje:

• Důvod storna — povinné textové pole (minimálně 3 znaky), vloží se do popisu protizápisu.
• Datum storna — volitelné, výchozí je aktuální datum.

Po potvrzení systém vytvoří zrcadlový protizápis, doklad se označí jako stornovaný (v seznamu přeškrtnutý a ztlumený) a číslo dokladu zůstává v řadě obsazené (nedorovnává se). Pokud šlo o úhradu faktury, storno zruší i příslušný záznam úhrady a stav faktury/přijaté faktury se vrátí do předchozího stavu.

30.4 Tisk pokladního dokladu

Tlačítko tisku u řádku v seznamu otevře PDF verzi dokladu (příjmový/výdajový pokladní doklad s označením PPD/VPD, číslem, údaji firmy, partnerem, datem vystavení a DUZP, částkou, účelem platby, rozpadem DPH u daňových dokladů a podpisovými bloky Vystavil/Schválil/Pokladník/Příjemce). Tisk je dostupný jen u dokladů, které už byly zaúčtovány (případně stornovány) — u rozpracovaného dokladu nedává tisk smysl. Tisk je dostupný v obou účetních režimech.

U valutového dokladu PDF uvádí původní částku a měnu, korunový ekvivalent i použitý kurz. Tyto údaje před archivací zkontroluj.

30.5 Pokladní kniha

Stránka Pokladní kniha (odkaz z hlavní stránky pokladny) zobrazuje chronologický přehled všech pohybů na vybrané pokladně za zvolené období — obdoba výpisu z bankovního účtu, jen pro hotovost.

30.5.1 Filtry a souhrn

Nahoře lze zvolit pokladnu (pokud jich firma má víc) a rozsah data od–do (výchozí je od začátku kalendářního roku do dneška). Čtyři souhrnné karty ukazují:

• Počáteční zůstatek k začátku období,
• Příjmy celkem za období,
• Výdaje celkem za období,
• Konečný zůstatek ke konci období (červeně, pokud je záporný).

U valutové pokladny jsou souhrnné karty a deníkové pohyby v korunové účetní hodnotě. Množstevní zůstatek v měně pokladny je vidět v přehledu pokladen; PPD/VPD a jejich PDF nesou obě hodnoty.

Pokud je zůstatek kdekoli v zobrazeném období záporný, nad tabulkou se zobrazí výstražný pruh.

30.5.2 Tabulka pohybů

Řádky obsahují datum, číslo dokladu (proklik zpět na doklad v seznamu), typ (P/V), partnera, popis, účel (skrytý ve výchozím zobrazení), DUZP (skrytý), odkaz na zápis v deníku (skrytý — jen podvojné účetnictví), příjem, výdej a průběžný zůstatek po každém řádku. První řádek tabulky vždy zobrazuje počáteční zůstatek období. Sloupce a hustotu řádků lze upravit stejně jako u ostatních tabulek v aplikaci.

Zdrojem pravdy pro zůstatek je vždy účetní kniha (zaúčtované obraty na analytice pokladny), nikoli součet pokladních dokladů — pokud by na účet pokladny vznikl i ruční zápis mimo pokladní doklady, projeví se v knize s prázdným popisem vazby, ale zůstatek zůstává konzistentní.

30.5.3 Export do PDF

Tlačítko PDF pokladní knihy vygeneruje tiskovou sestavu za celý zvolený rozsah data (bez stránkování) s hlavičkou pokladny, počátečním a konečným zůstatkem a přehledem příjmů/výdajů — vhodné jako podklad k roční uzávěrce nebo pro kontrolu.

30.6 Zaúčtování a vazba na deník

V podvojném účetnictví se každý zaúčtovaný pokladní doklad promítá standardním způsobem do Účetního deníku — konkrétní účtovací předpis (MD/D) se liší podle účelu dokladu:

Strana účtu 211 v zápisu vždy odpovídá konkrétní analytice zvolené pokladny. Z detailu dokladu i z řádku pokladní knihy lze prokliknout přímo na odpovídající zápis v deníku. V daňové evidenci žádný deníkový zápis nevzniká — pokladní pohyb se eviduje jen v rámci pokladny samotné (kasová báze).

U valutové pokladny jsou všechny deníkové řádky vedené v CZK a řádek analytiky 211 navíc obsahuje měnu, kurz a cizí částku. Díky tomu ji závěrková kontrola kurzových pozic zahrne mezi účty k přecenění. Samotné PPD/VPD typu Prodej, Nákup a Ostatní se zaúčtují automaticky stejně jako korunové doklady, včetně rozpadu DPH; nejde o pouhý evidenční záznam čekající na ruční deník.

Omezení a tipy

• Valutová pokladna je dostupná jen v podvojném účetnictví. Podporuje samostatný hotovostní Prodej, Nákup a Ostatní, nikoli úhradu cizoměnové vydané/přijaté faktury. Ta vyžaduje saldokontní vypořádání 311/321 v cizí měně a systém ji záměrně odmítne místo vytvoření neúplného zápisu.
• Převod mezi valutovou pokladnou a bankou nebo jinou pokladnou přes účet 261 zatím není podporovaný. Různé měny vyžadují doložený kurz a kurzový rozdíl; zaúčtuj je ručně v deníku.
• Úhradu přijaté faktury z pokladny lze provést jen v plné výši; částečné úhrady přijatých faktur hotově systém nepodporuje.
• Z korunové pokladny lze uhradit jen korunovou fakturu; z valutové pokladny není účel úhrady faktury dostupný ani pro fakturu ve stejné měně.
• Korunový daňový doklad při nákupu (VPD) formulář blokuje od 10 000 Kč včetně DPH. U valutového VPD kontroluj limit ručně podle korunové protihodnoty.
• Doklad, jednou zaúčtovaný, se needituje ani nemaže — jedinou opravou je storno s uvedením důvodu a případné vystavení nového dokladu.
• Smazat lze jen pokladnu bez jediného dokladu; jinak nabídne systém deaktivaci.