63. Inventarizace účtů

Cesta: Nástroje → Inventarizace účtů

Inventarizace účtů převádí konečné zůstatky rozvahových účtů na pracovní protokol, do kterého účetní doplní skutečný stav a vypořádání rozdílu. Je součástí kontroly před uzavřením knih. Doporučený celkový postup popisuje také kapitola Účetní kontroly a inventarizace.

63.1 Jaké účty a datum sestava používá

Sestava se vždy sestavuje k poslednímu dni celého vybraného účetního období. Libovolné Od / Do se zde nepoužívá. Z deníku bere jen zaúčtované řádky a vylučuje vlastní závěrkový převod knih.

Zahrnuty jsou účty typu aktiva, pasiva a vlastní kapitál, tedy rozvahové účty tříd 0–4. Nákladové, výnosové, podrozvahové a uzávěrkové účty se vynechají. Analytiky se seskupují pod syntetiku.

Pro každý účet:

účetní stav = PS MD − PS Dal + obrat MD − obrat Dal

Kladná hodnota je KS MD, záporná KS Dal. Na obrazovce se zobrazuje jedno znaménkové Účetní saldo. Koncepty se nezapočítají a jejich počet se zobrazí ve varování.

63.2 Protokol a skutečný stav

Hlavička protokolu obsahuje odpovědnou osobu, datum inventarizace, označení protokolu a poznámku. U každého účtu lze zadat:

• Skutečný stav z nezávislého inventurního podkladu,
• Rozdíl, který se živě počítá jako skutečný stav − účetní stav,
• potvrzení Vyřešeno,
• poznámku k doložení nebo vypořádání rozdílu.

Účet je pro uzávěrku vyřešený, pokud skutečný stav přesně sedí na haléře, nebo účetní rozdíl výslovně označí jako vyřešený. Samotné zaškrtnutí nic nezaúčtuje; opravu je třeba provést průkazným zdrojovým nebo ručním zápisem a důvod rozdílu doložit.

Údaje lze ukládat jen v otevřeném nebo uzavíraném období. Při uložení server znovu načte živé účetní zůstatky, vypočte rozdíly a přepíše položky protokolu, takže klientem zaslané účetní saldo není zdrojem pravdy.

63.3 Dokončení a vazba na uzávěrku

Uložit ponechá protokol rozpracovaný. Uložit a dokončit uspěje pouze tehdy, když nezůstal žádný nevyřešený účet. Nedokončená inventarizace nebo nevyřešený rozdíl blokují kontrolu uzávěrky inventory_unresolved a tím uzavření knih.

Pokud se účetnictví po uložení změní, kontrola znovu porovná uložený skutečný stav s aktuálním účetním stavem. Dříve nulový rozdíl tak může být znovu nevyřešený.

U staršího již uzavřeného či schváleného období bez uloženého protokolu se pro čtení doplní skutečný stav z účetního zůstatku a položky se označí jako vyřešené. Jde o technický backfill uzavřeného roku, nikoli důkaz, že byla provedena fyzická nebo dokladová inventura.

63.4 Doporučené podklady

Systém podle účtu nabídne typ podkladu, například:

• 0xx — inventární karta a odpisový plán,
• 1xx — skladová evidence a inventurní soupis,
• 211/213 — fyzická inventura hotovosti či cenin,
• 221 — bankovní výpis,
• 311/314/321/324 — saldokonto a odsouhlasení s protistranou,
• 33x — mzdová rekapitulace,
• 34x — přiznání, rozhodnutí správce daně nebo rekapitulace,
• 38x — smlouva, výpočet časového rozlišení či dohadu,
• 4xx — smlouva, rozhodnutí orgánu společnosti nebo výpočet.

Jde o vodítko. Systém neověřuje, zda podklad existuje, je podepsaný nebo odpovídá skutečnosti. Kód účtu vede do opisu za celé období.

63.5 Export

PDF/XLSX z položky menu exportují účetní soupis KS MD/KS Dal, doporučený podklad a prázdná pole pro ruční doplnění skutečného stavu a rozdílu. Aktuálně nejde o tisk uložených editovatelných hodnot protokolu z obrazovky; ty zůstávají uložené v uzávěrkové evidenci aplikace.

⚠️ Aplikace nenahrazuje inventuru. Připraví a hlídá účetní část. Fyzickou inventuru, existenci majetku, vymahatelnost pohledávek, úplnost závazků a průkaznost podkladů musí posoudit odpovědná osoba.