45. Automat účtování

Automat je pracovní přehled, který účetní ukazuje na jednom místě vše, co systém zaúčtoval sám, co připravil ke schválení a kde potřebuje lidské rozhodnutí. Nejde o „černou skříňku“, která bez kontroly účtuje všechno. Každá položka ukazuje zdroj rozhodnutí, navrženou kontaci, míru jistoty a důvod, proč skončila právě v dané skupině.

Stránku otevřete přes Účetnictví → Automat. Je dostupná firmám s podvojným účetnictvím a respektuje oprávnění uživatele pro každou firmu zvlášť.

45.1 Proč je práce s Automatem bezpečná

Při každém rozhodnutí se uplatní několik pojistek:

1. Oprávnění k firmě — uživatel vidí jen firmy, ke kterým je přiřazený. U společné fronty více firem se každá akce provede v kontextu firmy daného řádku; není nutné ručně přepínat firmu.
2. Otevřené účetní období — datum dokladu nebo bankovního pohybu musí patřit do otevřeného a nezamčeného období.
3. Jednoznačná kontace — automatické zaúčtování se použije jen tam, kde pravidlo nebo vestavěné rozpoznání dává jednoznačný výsledek.
4. Omezení částky a denního objemu — nastavený strop pravidla nebo denní limit převede položku do fronty ke schválení místo automatického zápisu.
5. Ochrana saldokonta a duplicit — nebezpečná nebo neúplná kontace se nezpracuje potichu. Automat upozorní na chybějící předpis, možnou duplicitu nebo konflikt pravidel.
6. Dohledatelný původ — u zápisu je vidět, zda rozhodla faktura, pravidlo, vestavěné rozpoznání, dříve naučený vzor nebo AI návrh.
7. Storno místo mazání — vrácení již provedeného zápisu zachová auditní stopu. Původní zápis se stornuje a kontace se vrátí do fronty ke kontrole.

Bez ohledu na zvolený preset se automaticky nikdy nezaúčtuje AI návrh, nejednoznačná shoda, pohyb v uzavřeném období, položka nad platným limitem ani operace, která by vytvořila nepodložený zůstatek saldokonta. Vlastní převod se účtuje automaticky jen mezi evidovanými vlastními účty ve stejné měně. Odvod státu nebo pojišťovně potřebuje existující zaúčtovaný předpis a dostatečný kreditní zůstatek příslušného zúčtovacího účtu.

Výchozí bezpečný postup je jednoduchý: nejprve používejte režim jen návrhy, několik dní kontrolujte výsledky a teprve ověřeným typům operací povolte vyšší úroveň automatiky.

45.2 Orientace na stránce

V horní části jsou filtry firmy, zdroje rozhodnutí, typu operace, jistoty, částky a období. Výsledky lze řadit podle data, jistoty, částky, typu operace nebo zdroje. Výběr firmy je společný pro frontu, pravidla, checklist i průvodce, takže editovaná pravidla vždy patří právě zobrazené firmě. Následují pracovní záložky:

Zaúčtováno dnes

Zobrazuje zápisy, které automat provedl bez ručního potvrzení. U každého řádku vidíte firmu, datum, částku, důvod, jistotu a kontaci MD/D. Rozbalením řádku se zobrazí náhled zápisu. Tlačítko Zobrazit zápis otevře účetní deník.

Tuto záložku stačí ráno rychle projít. Zaměřte se hlavně na neobvyklé částky, nové protistrany a první použití nového pravidla. Pokud výsledek není správně, použijte Stornovat; podrobnosti jsou v § 45.6.

Bez vlastního filtru data se zobrazují dnešní rozhodnutí a jsou seskupená podle dne. Pokud nastavíte rozsah Od/Do, lze stejným způsobem projít i starší historii. Delší seznamy jsou rozdělené na stránky; volba všech položek se vždy týká jen právě zobrazené stránky.

Ke schválení

Obsahuje návrhy, u kterých systém zná pravděpodobnou kontaci, ale podle nastavení nebo bezpečnostní pojistky čeká na účetní. Tlačítko Schválit vytvoří účetní zápis, Zamítnout návrh odmítne.

Pokud je návrh věcně správný, ale má chybné účty, použijte Upravit kontaci, doplňte správné účty MD/D a schvalte opravenou variantu. Automat si rozdíl mezi návrhem a výsledkem uloží jako učicí signál. Účty vždy zkontrolujte v kontextu firmy uvedené na řádku.

Deterministické návrhy lze označit a schválit hromadně. Před potvrzením Automat zobrazí počet položek a firem i souhrn obratů MD/D po účtech a měnách. Po zaúčtování lze celou dávku jednou akcí vrátit. V rámci jedné firmy je vrácení atomické: pokud by jediný zápis narazil na uzavřené nebo zamčené období, nevrátí se z dávky této firmy nic. Do hromadného výběru se nezahrnou:

• AI návrhy,
• položky v uzavřeném nebo zamčeném období,
• položky, ke kterým uživatel nemá právo zápisu,
• jiné typy řádků než bankovní návrhy.

Před hromadným schválením zkontrolujte zobrazený dopad a rozbalte alespoň první položky každého pravidla. Hromadná akce je rozdělena po firmách, takže se data různých účetních jednotek nesmísí. Vybrané návrhy lze také hromadně odmítnout; zvolený důvod se uloží pro další zlepšování pravidel.

Vyžaduje zásah

Sem patří položky, které bez lidského rozhodnutí nelze bezpečně dokončit. Červené nebo varovné označení neznamená poškozená data — znamená, že systém zastavil automatiku dříve, než by mohl vzniknout chybný zápis.

Nad frontou je souhrn nejčastějších důvodů zásahu za posledních 30 dní. Anomálie jsou zvýrazněné a řazené před běžné položky. Nejasnou položku lze Odložit do následujícího dne; zůstane ve frontě, ale přesune se za aktivní položky. Akce Zdroj otevře postranní detail bankovní transakce, výpisu nebo dokladu bez ztráty rozepracované fronty.

Přijatá zálohová výzva se mezi nezaúčtovanými předpisy nezobrazuje. Sama není nákladem ani závazkem na účtu 321; účtuje se až její skutečná úhrada z banky nebo pokladny proti účtu 314. Náklad a DPH vzniknou až z navazujícího finálního daňového dokladu.

U konfliktu pravidel Automat zobrazí všechny odpovídající varianty včetně kontace. Vyberte správné pravidlo a potvrďte je, nebo návrh zamítněte. U podezření na duplicitu se vedle sebe zobrazí navržený a existující zápis s odkazem do deníku; teprve po porovnání zvolte Přesto schválit nebo Již zaúčtováno.

Pravidla

Zobrazuje celkové nastavení automatiky a pravidla bankovních pohybů. Pravidlo typicky určuje směr platby, protistranu nebo text, případný rozsah částky a výslednou kontaci. Pravidla udržujte co nejkonkrétnější. Obecné pravidlo podle krátkého textu má větší riziko falešné shody než pravidlo podle bankovního účtu protistrany.

Prázdná dolní nebo horní mez částky pravidlo neomezuje na dané straně intervalu. Nižší číselná priorita se vyhodnocuje dříve. Rozsah částky určuje, na jaké pohyby pravidlo platí; samostatný limit pro automatiku pouze rozhoduje, zda shoda ještě smí rovnou účtovat, nebo musí zůstat návrhem. Nad tím vším stojí celofiremní denní limit z nastavení automatiky. U aktivního pravidla lze tlačítkem Použít na historii vytvořit návrhy také pro dosud nezaúčtované bankovní transakce v otevřených obdobích. Běh nic nezaúčtuje sám a při opakování nevytvoří duplicitní návrhy.

Převody mezi vlastními účty jsou vestavěné rozpoznání, nikoli běžné pravidlo. Jejich režim nastavte v horním boxu Automatika účtování presetem Asistovaná nebo Plná automatika. V podrobném nastavení musí být na úrovni Automaticky jak Převody mezi vlastními účty, tak Rozpoznávání vlastních převodů. Starší pravidlo vytvořené pro konkrétní vlastní účet lze smazat; rozhodující je registr vlastních bankovních účtů.

Checklist

Checklist nabízí tři pohledy:

• Denní — co automat provedl, co čeká na potvrzení a co vyžaduje zásah.
• Měsíční závěrka — upozorní, zda před uzavřením období nezůstala nevyřízená fronta.
• DPH — pomáhá projít položky důležité před přípravou daňového výstupu.

Kliknutím na řádek checklistu přejdete přímo na odpovídající frontu. Zelená fajfka znamená splněnou kontrolu, nikoli automatické potvrzení účetní správnosti všech podkladů.

Historie

Historie ukazuje automatická zaúčtování, schválení, zamítnutí a nahrazené návrhy. Slouží k dohledání, co se s položkou stalo a kdo rozhodnutí provedl. U každé události je vidět částka a měna, kontace, popis, protistrana, datum bankovní transakce, variabilní symbol a číslo účetního dokladu. Odkazy vedou přímo na zápis v deníku a na zdrojovou bankovní transakci. Samotné účetní zápisy a storna zůstávají dohledatelné také v účetním deníku.

45.3 Jak číst „Proč“ a jistotu

Štítek Proč vysvětluje zdroj návrhu:

• Faktura — platba byla spárována s konkrétním dokladem.
• Pravidlo — kontaci určilo pojmenované bankovní pravidlo.
• Systémové rozpoznání — systém rozpoznal bezpečný typ operace, například vlastní převod nebo odvod.
• Naučeno — návrh odpovídá dříve potvrzeným obdobným transakcím.
• Předpis zálohy — platba odpovídá evidovanému předpisu.
• AI návrh — jde pouze o pomůcku pro ruční kontrolu; nikdy se sám ani hromadně nezaúčtuje.

Jistota je zobrazena slovně i procentem. Vysoká jistota neznamená, že lze vynechat účetní úsudek — vyjadřuje pouze sílu shody podle dostupných dat. Nízká jistota je záměrný signál, že položku máte otevřít a ověřit podrobněji. U návrhu s vysokou jistotou, který přesto čeká na potvrzení, Automat vypíše také konkrétní pojistku, například překročený strop, denní limit, chybějící předpis, anomálii nebo uzavřené období.

45.4 Doporučená ranní rutina

Pro běžný den si vyhraďte několik minut:

1. Otevřete Zaúčtováno dnes a zkontrolujte neobvyklé částky a nové vzory.
2. Přejděte na Vyžaduje zásah. Vyřešte nejprve uzavřená období, duplicity a chybějící doklady, protože mohou blokovat další práci.
3. Na kartě Ke schválení rozbalte návrhy, ověřte MD/D a schvalte je.
4. Hromadně potvrďte až opakované deterministické položky, které jste už jednotlivě ověřili.
5. Nakonec otevřete Denní checklist a zkontrolujte, zda nezůstala důležitá nevyřízená položka.

Při správě více firem ponechte filtr Všechny firmy. Fronta seřadí položky po firmách a akce odešle vždy do správné účetní jednotky. Pokud potřebujete souvisle pracovat jen na jedné firmě, vyberte ji ve filtru.

45.5 Schválení, zamítnutí a hromadná práce

Před schválením ověřte:

• zda popis a protistrana odpovídají očekávané operaci,
• zda částka a měna souhlasí s podkladem,
• zda datum patří do správného období,
• zda navržené účty MD/D odpovídají povaze operace,
• zda už podobný zápis v deníku neexistuje.

Zamítnutí není chyba. Je to informace, že daný návrh nemá být použit. Při zamítnutí vyberte stručný důvod — chybný účet, cizí doklad, duplicitu nebo jiný důvod. Opakovaná zamítnutí mohou pravidlo automaticky vypnout, aby dál nevytvářelo nevhodné návrhy. Vypnuté pravidlo se objeví ve Vyžaduje zásah a čeká na kontrolu.

45.6 Vrácení a storno zápisu

Po schválení se na několik sekund zobrazí oznámení s akcí Vrátit zpět. Stejnou operaci lze u automatického zápisu vyvolat tlačítkem Stornovat na kartě Zaúčtováno dnes.

Po hromadném schválení nabídne oznámení akci Vrátit celou dávku. Dávka jedné firmy se vrací atomicky: buď vzniknou storna všech dosud aktivních zápisů, nebo při nesplnění některé pojistky nevznikne žádné. Při výběru více firem se dávky zpracují postupně po firmách; úspěšné vrácení předchozí firmy se kvůli chybě následující firmy automaticky neodvolá.

Vrácení probíhá účetně bezpečně:

1. systém vyhledá původní zápis a jeho datum,
2. ověří, že původní období je stále otevřené a není zamčené,
3. vytvoří storno ve stejném datu jako původní zápis,
4. zachová původní zápis i storno pro audit,
5. vrátí kontaci do fronty Ke schválení, kde ji lze opravit nebo zamítnout.

Systém nikdy neposune storno potichu do dnešního období. Pokud bylo období mezitím uzavřeno, zobrazí srozumitelné upozornění a nic nezmění. Další postup v takové situaci určí osoba odpovědná za uzávěrku.

45.7 Průvodce prvním nastavením

Tlačítko Průvodce automatikou je dostupné pro jednu vybranou firmu. Průvodce projde čtyři bezpečné kroky:

1. Analýza historie — pouze přečte opakované nezaúčtované korunové bankovní pohyby. V této fázi nic nemění.
2. Návrhy pravidel — seskupí podobné platby podle protistrany, variabilního symbolu nebo textu. Vy určíte, které skupiny použít, a zkontrolujete účty MD/D.
3. Doplnění historie — vytvoří pravidla a návrhy pro otevřená období. Transakce v uzavřených obdobích viditelně přeskočí.
4. Režim a e-mailový přehled — zvolíte úroveň automatiky a případný ranní souhrn.

Všechna pravidla vytvořená průvodcem začínají v režimu jen návrhy, i kdyby byla v odeslaných datech uvedena plná automatika. Nejprve tak uvidíte jejich výsledky ve frontě a můžete je bezpečně ověřit.

45.8 Úrovně automatiky

• Vypnuto — systém nové operace automaticky nezaúčtuje.
• Jen návrhy — rozpoznané operace čekají na ruční schválení; doporučeno pro začátek a pro nové firmy.
• Asistovaná — jednoznačné bezpečné typy mohou proběhnout automaticky, ostatní zůstávají ke schválení.
• Plná automatika — deterministické operace mohou být zaúčtovány podle politiky a limitů. Nejasné a AI návrhy stále vyžadují člověka.

Úroveň je jen horní hranice. Konkrétní bezpečnostní pojistka, limit, zavřené období nebo nejednoznačnost vždy může operaci přesunout do ruční fronty.

45.9 Ranní e-mailový přehled

V průvodci lze zapnout ranní souhrn a vybrat hodinu odeslání. Přehled se agreguje pro uživatele napříč všemi jeho povolenými firmami a obsahuje odkazy přímo na návrhy ke schválení a položky vyžadující zásah.

Pokud není co řešit ani co oznámit, e-mail se neposílá. Přehled neprovádí žádnou účetní operaci — pouze připomíná stav fronty.

Server kontroluje naplánované souhrny každou hodinu mezi 6:00 a 8:00 a odešle je v hodině nastavené u konkrétní firmy. Jeden příjemce dostane souhrn za všechny firmy, k nimž má přidělený přístup.

45.10 Jak se Automat učí z oprav

Automat si uchovává auditní stopu každé účetní opravy: změnu navržených účtů MD/D, odmítnutí návrhu, ruční zaúčtování i storno. U naučeného návrhu proto uvidíte srozumitelnou větu, kdy a z jaké kontace jste přešli na novou. Poslední jednoznačná oprava má přednost před starší historií deníku; rozporné opravy nevytvoří další návrh bez vaší kontroly.

Pravidlo v režimu jen návrhy ukazuje počet potvrzení beze změny. Po pěti takových potvrzeních za sebou, bez odmítnutí a s vyplněným rozsahem částky, nabídne tlačítko Povýšit na automatiku. K povýšení nikdy nedojde samo — rozhodnutí vždy potvrdí člověk. Tlačítko Historie zobrazí časovou osu pravidla, zaznamenané změny kontace, autora a úspěšnost.

Pokud automatický zápis stornujete, pravidlo se bezpečně vrátí do režimu jen návrhy a začne znovu sbírat potvrzení. Storno se nepočítá jako odmítnutí; samostatná ochrana tří odmítnutí různých transakcí zůstává zachovaná.

Správce může pravidelně spouštět miner korekcí. Ten hledá nejméně tři konzistentní ruční opravy stejného bankovního protějšku a vytvoří z nich pouze nové návrhové pravidlo. Nikdy tím nezapne plnou automatiku a ignoruje saldokontní účty i rozporné vzory. Standardní plánovač jej spouští denně ve 4:00; AI worker pro povolené firmy zpracovává čekající úlohy každých deset minut.

45.11 AI návrhy účtování

AI asistence je ve výchozím stavu vypnutá. Správce ji může zapnout v části Nastavení → Integrace → AI → AI asistence účtování zvlášť pro bankovní transakce a přijaté faktury. Před zapnutím je nutné potvrdit zpracovatelskou smlouvu (DPA) s právě zvoleným poskytovatelem. Po změně poskytovatele je vyžadováno nové potvrzení; bez něj systém žádná data neodešle. Rozbalovací AI dotaz se v dialogu Zaúčtovat zobrazí až tehdy, když je tato volba zapnutá, rozsah obsahuje bankovní transakce, poskytovatel má vyplněné přihlašovací údaje, vyhovuje rezidenční politice a DPA je potvrzená.

Před odesláním se údaje omezí a pseudonymizují. Poskytovatel dostane částku, měnu, měsíc, směr pohybu, kód banky a nevratné otisky identifikátorů. Variabilní symbol se odešle jen jako obecný tvar a volný text se redukuje na povolené účetní pojmy. Jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, čísla účtů, IBAN a samotné variabilní symboly se neposílají. Pseudonymizační klíč zůstává pouze v databázi dané firmy.

AI používá dva zdroje návrhů:

• podobnost s dříve potvrzenými zápisy dané firmy; tento režim se aktivuje po nejméně 20 naučených rozhodnutích a nikdy neporovnává data jiné firmy,
• jazykový model pro případy, kde známý vzor nestačí.

V dialogu Zaúčtovat lze rozbalit položku Zeptat se AI na kontaci a doplnit účetní kontext, například „jde o výběr kartou do pokladny“. Dotaz se před odesláním rovněž očistí od osobních a identifikačních údajů. Výsledek pouze předvyplní účty MD/D; zápis vznikne až po jejich kontrole a potvrzení tlačítkem pro zaúčtování. Dotaz lze upravit a odeslat znovu.

Každé použití Zeptat se AI se uloží do auditní stopy návrhu, včetně použitého poskytovatele/modelu a výsledku. Pokud úsporný model vrátí prázdnou, neplatnou nebo příliš nejistou odpověď pro bankovní kontaci, systém smí provést právě jeden ohraničený pokus silnějším modelem. I tento krok je zaznamenaný. Když ani druhý výsledek není použitelný nebo poskytovatel selže, nic se nepředvyplní a položka zůstane k ručnímu zpracování; nevzniká žádná opakovací smyčka ani náhradní automatické zaúčtování.

U rozpracované přijaté faktury může AI navrhnout nákladový nebo majetkový účet a kategorii. Návrh lze jednotlivě použít nebo odmítnout. Doklady s ručním rozdělením DPH, dlouhodobým majetkem nebo již uzamčené doklady zůstávají pod výhradně ruční kontrolou.

Každý AI návrh má nízký strop jistoty, nikdy se nezaúčtuje automaticky a není součástí hromadného schválení. Pokud účetní schválí méně než polovinu posledních návrhů, systém daný AI zdroj pozastaví. Správce jej může po kontrole v nastavení znovu povolit. Denní limit chrání firmu před nečekanou spotřebou placeného poskytovatele.

45.12 Měsíční rutina před uzávěrkou

Před uzavřením období doporučujeme:

1. nastavit filtr Od/Do na uzavíraný měsíc,
2. vyřešit všechny položky Vyžaduje zásah,
3. schválit nebo zamítnout všechny návrhy Ke schválení,
4. projít automatické zápisy s vyššími nebo neobvyklými částkami,
5. otevřít Účetnictví → K doúčtování a dořešit bankovní pohyby bez návrhu, nezaúčtované doklady a žádosti o podklady,
6. projít Účetnictví → Úplnost dokladů v obou směrech,
7. otevřít Checklist → Měsíční závěrka a ověřit prázdnou frontu,
8. teprve potom pokračovat v kontrolách účetního období a uzávěrce.

Automat je pomocník pro třídění a opakované účtování. Nenahrazuje kontrolu úplnosti dokladů, bankovních zůstatků, saldokonta, DPH ani závěrkové operace. Podrobný postup je v samostatné kapitole Úplnost dokladů.

45.13 Klávesové zkratky

Na kartách fronty lze urychlit opakovanou práci:

Zkratky se nespouštějí při psaní do filtrů nebo jiných vstupních polí.

45.14 Časté otázky

Může automat zaúčtovat něco do uzavřeného období?

Ne. Uzavřené období i měkký zámek mají před automatikou přednost.

Co když pravidlo navrhne špatný účet?

Návrh zamítněte a pravidlo opravte. Při opakovaných zamítnutích se pravidlo vypne a objeví se ve frontě k zásahu.

Je vysoká jistota zárukou správnosti?

Ne. Je to informace o kvalitě shody, nikoli náhrada účetního posouzení.

Může AI návrh projít bez mé kontroly?

Ne. AI návrhy jsou vždy jednotlivé, ručně kontrolované a vyloučené z hromadného schválení i automatického zaúčtování.

Co se stane při kliknutí na Vrátit zpět?

Vznikne auditovatelné storno v původním otevřeném období a návrh se vrátí do fronty. Pokud je období už uzavřené, systém operaci odmítne beze změny dat.

Proč položku vidím, ale nemohu ji schválit?

Nejčastěji je období zamčené nebo máte pro danou firmu pouze právo čtení. Stav ověřte u správce rolí nebo osoby odpovědné za účetní období.

Musím při společné frontě přepínat firmu?

Ne. Řádek nese firmu s sebou a server při každé akci znovu ověří vaše oprávnění k této firmě.

Další informace o importu pohybů a bankovních pravidlech jsou v kapitole Banka — výpisy a párování. Účetní období a uzávěrku popisuje kapitola Účetní období a uzávěrka.