59. Šablony a pravidla

Cesta: Nástroje → Šablony

Stránka soustřeďuje čtyři rozdílné druhy pomůcek. Nejde o jeden univerzální automat: každá záložka vstupuje do jiné části zpracování.

První tři záložky se zobrazují jen v podvojném účetnictví. Poslední je administrátorská. Změna pravidla se použije na nové návrhy; již zaúčtované zápisy sama zpětně nepřepočítává.

59.1 Šablony účetních zápisů

Šablona ukládá název, popis a libovolný počet řádků:

• aktivní účet z účtového rozvrhu,
• stranu MD nebo Dal,
• volitelnou výchozí částku,
• popis řádku,
• volitelné nákladové středisko.

Tlačítkem Použít se otevře ruční zápis s předvyplněnými řádky. Účetní před zaúčtováním doplní datum, číslo dokladu, popis a chybějící částky. Šablona není účetním dokladem a její výchozí částky nejsou důkazem správnosti; výsledný zápis musí být vyrovnaný.

Stejný výběr šablon je dostupný také v náhledu kontace dokladu. Použití šablony změní návrh řádků, nikoli zdrojový doklad. Backend při uložení znovu ověří aktivitu účtů, otevřené období, datumový zámek a rovnost MD/Dal.

59.1.1 Systémové a vlastní šablony

Při prvním načtení seznamu repozitář idempotentně doplní doporučenou mzdovou šablonu a předuzávěrkové šablony. Každá má stabilní seed_key, takže opakované načtení nevytvoří kopie. Firemní šablony lze zakládat, upravovat a mazat.

API nad journal_entry_templates a journal_entry_template_lines vždy ukládá hlavičku i řádky společně. Účet šablony patří stejné firmě a musí být aktivní. Kód střediska se ověřuje proti firemnímu číselníku. Endpoint /journal-templates/{id}/import-csv slouží jen k náhledu napárování externí rekapitulace; samotný import bez potvrzení nic nezaúčtuje.

59.2 Pravidla klasifikace nákladů

Pravidlo předvyplní na řádku přijaté faktury jeden z druhů:

• služba — výchozí účet 518,
• materiál — výchozí účet 501,
• drobný majetek — výchozí účet 501,
• dlouhodobý majetek — výchozí účet 042.

Pravidlo může místo výchozího účtu určit konkrétní aktivní nákladový účet. Saldokonto, DPH, banku a pokladnu nelze nastavit jako cílový nákladový účet.

59.2.1 Podmínky shody

Formulář dovoluje omezit pravidlo:

• konkrétním dodavatelem,
• fragmentem názvu dodavatele,
• fragmentem popisu položky,
• dolní a horní hranicí částky.

Všechna vyplněná kritéria se vyhodnocují současně (AND). Samotné cenové pásmo nestačí; pravidlo musí mít dodavatele nebo textový fragment, jinak by nebezpečně zachytávalo nesouvisející nákupy.

Aktivní pravidla se zkoušejí podle nejnižšího čísla priority. Při stejné prioritě má přednost pravidlo s více úspěšnými použitími a poté nižší ID. Vyhraje první shoda. Po potvrzeném použití se zvýší počet zásahů a uloží čas posledního použití.

Volba opakovaný předplacený náklad může označit pravidelně hrazenou službu pro návrh časového rozlišení. Nejde o automatické zaúčtování: uzávěrková logika musí stále ověřit období, významnost a podklad.

59.2.2 Od návrhu k deníku

Klasifikátor může spojit firemní pravidlo, text položky a výsledek importu nebo AI vytěžení. Do uložení řádku jde jen o návrh. Potvrzený expense_kind následně určí předkontaci při zaúčtování dokladu; DPH jde odděleně přes VatLedgerService.

U drobného majetku lze z potvrzených řádků vytvořit evidenční karty. Karta nevytváří druhý nákladový zápis; podrobnosti jsou v kapitole Drobný majetek.

59.3 Pravidla účtování banky

Tato záložka spravuje opakované bankovní pohyby bez spolehlivě párovatelného dokladu, například bankovní poplatky, odvody, úroky nebo splátky úvěru. Podrobný pracovní postup fronty K zaúčtování je v kapitole Bankovní účty.

Pravidlo obsahuje směr platby, účet MD/Dal a alespoň jeden rozpoznávací znak: protiúčet, variabilní symbol nebo fragment zprávy. Lze přidat rozsah částky. Bankovní strana musí odpovídat účtu 221; saldokontní účty 311, 321, 314, 324 a 325 patří párování dokladů, ne obecnému pravidlu.

Nové pravidlo začíná v režimu navrhovat. Na automatický režim se povýší až po úspěšném použití a s bezpečným rozsahem částky. Dry-run na historii nic nezapisuje. Volitelný backfill vytvoří návrhy i pro starší nezaúčtované pohyby; nikdy nepřeúčtuje již zaúčtovanou transakci.

Schválení návrhu vytvoří idempotentní zápis, odmítnutí uloží důvod a auditní stopu. Opakovaně odmítané pravidlo se může deaktivovat. Historický backfill vždy degraduje automatický režim na návrh, aby stará data neúčtoval bez kontroly.

59.4 Šablony banky

Administrátor instance může spravovat katalog typických pravidel. Šablona má stabilní klíč, popis, výchozí kontaci, kritéria, režim a aktivní stav. Firemní uživatel z ní vytvoří vlastní pravidlo; další změna globální šablony již instalovanou firemní kopii potichu nepřepíše.

Instalace ověřuje existenci účtů v osnově konkrétní firmy. Neplatná nebo neaktivní šablona se neinstaluje. Globální CRUD je oddělený od tenantových bankovních pravidel a je dostupný pouze administrátorovi.

59.5 Předkontace nejsou šablony

Předkontace v Nástrojích je systémová mapa operace na základní dvojici účtů, například invoice.services.issued nebo offset.mutual. Šablona naproti tomu předvyplňuje celý ruční zápis. Pravidlo nákladů vybírá druh řádku dokladu a bankovní pravidlo rozpoznává transakci.

Při řešení chyby proto postupuj podle vrstvy:

1. špatně rozpoznaný druh nákladu — oprav pravidlo nákladů nebo řádek dokladu,
2. správný druh, ale chybný základní účet — oprav předkontaci,
3. nestandardní vícerádkový zápis — použij nebo uprav šablonu,
4. opakovaná platba bez dokladu — oprav bankovní pravidlo.

59.6 Oprávnění, audit a chyby

Čtení šablon vyžaduje accounting.templates; jejich změna zápisovou variantu téhož oprávnění. Pravidla nákladů používají účetní oprávnění, bankovní pravidla bank.rules. Globální katalog je jen pro administrátora. Demo režim může mutace blokovat i tehdy, když je tlačítko zobrazené.

Backend všechny objekty omezuje na aktuální firmu a zaznamenává vytvoření, změnu, smazání, použití či instalaci do auditní stopy. Typické chyby jsou:

• neaktivní nebo neexistující účet,
• chybějící kritérium pravidla,
• obrácené cenové pásmo,
• priorita mimo povolený rozsah 0–999,
• dodavatel nebo šablona patří jiné firmě,
• účetní období je uzavřené nebo datum uzamčené.