61. Vzájemné zápočty

Cesta: Nástroje → Zápočty

Zápočet vyrovná pohledávky a závazky vůči jednomu stejnému partnerovi bez bankovní platby. Modul sestaví dohodu, po potvrzení vytvoří účetní zápis 321 / 311 a sníží otevřené částky vybraných vydaných i přijatých faktur.

Aktuální implementace pracuje jen s doklady v CZK a jen v podvojném účetnictví.

61.1 Přehled dohod a jejich stavy

Tabulka zobrazuje číslo dohody, datum, partnera, částku a stav:

• Koncept (draft) — dohoda je sestavená, ale doklady ani deník se ještě nezměnily.
• Potvrzeno (confirmed) — vznikl účetní zápis a vyrovnání dokladů.
• Zrušeno (cancelled) — případný zápis byl stornován a vytvořené vyrovnání odvoláno.

U dohody lze stáhnout PDF. PDF je obraz evidované dohody; samotné stažení ani vytvoření konceptu není potvrzením protistrany.

61.2 Sestavení zápočtu

Tlačítko Nový zápočet nejprve nabídne jen partnery, kteří mají současně otevřenou pohledávku i závazek. Po výběru načte:

• vydané faktury typu invoice ve stavech vystaveno, odesláno nebo upomenuto,
• přijaté faktury typu invoice ve stavech přijato nebo zaúčtováno,
• jejich číslo, data, celkovou, dosud uhrazenou a zbývající částku.

U každého dokladu zadáš část, která se má započíst. Součet pohledávek se musí rovnat součtu závazků; backend porovnává částky v haléřích a toleruje nejvýše jednohaléřový rozdíl. Každá strana musí obsahovat alespoň jeden doklad a částka nesmí být nulová ani vyšší než aktuální zbytek.

Datum dohody určuje rok číselné řady i datum budoucího účetního zápisu. Při uložení se z řady offset přidělí jedinečné číslo, standardně ZAP-RRRR-NNNN. Mezery po zrušených dohodách se nedoplňují.

Vytvoření konceptu je transakční: hlavička a všechny řádky vzniknou společně, nebo nevznikne nic. Doklady se v této fázi nemění.

61.3 Jak se počítá otevřená částka

U vydané faktury je zbytek:

amount_to_pay − paid_total

paid_total zahrnuje evidované platby včetně dříve potvrzených zápočtů.

U přijaté faktury je zbytek:

amount_to_pay − bankovní párování − potvrzené zápočty

Přijatá faktura nemá stejný paid_total jako vydaná, proto repozitář odečítá payment_matches a potvrzené řádky zápočtů samostatně. Koncept jiné dohody se neodečítá; teprve potvrzení musí znovu ověřit, zda zbytek mezitím nesnížila platba nebo jiný zápočet.

61.4 Potvrzení a zaúčtování

Potvrzením se v jedné databázové transakci:

1. zamkne řádek dohody,
2. znovu zamknou a zkontrolují všechny dotčené doklady,
3. načte předkontace offset.mutual (výchozí MD 321 / Dal 311),
4. vytvoří nebo aktualizuje jediný účetní zápis se zdrojem offset,
5. u vydaných faktur založí evidovanou platbu,
6. u přijaté faktury nastaví stav paid, jen pokud zápočet pokryl celý aktuální zbytek,
7. dohodu označí jako potvrzenou.

Částečně započtená přijatá faktura zůstává ve stavu přijato/zaúčtováno, ale účetní saldo 321 je o zápočet snížené. V přehledu proto vždy posuzuj i skutečný otevřený zbytek, ne jen textový stav.

Účty lze firemně změnit v předkontacích, ale musí zůstat věcně správné. DPH se zápočtem znovu neúčtuje: vznikla už při zaúčtování faktur.

61.5 Idempotence a souběh

Účetní zápis používá přirozený klíč source_type='offset' a ID dohody. Opakované potvrzení proto nevytvoří druhý zápis. Platby dokladů se zakládají jen při přechodu koncept → potvrzeno.

Samotná stavová kontrola by nestačila při dvou souběžných požadavcích. Služba proto používá FOR UPDATE nad dohodou i dotčenými doklady. Druhý požadavek počká na první a uvidí už snížený zbytek.

Pokud se od vytvoření konceptu změnila otevřená částka, potvrzení skončí chybou remaining_changed_since_draft. Bezpečný postup je koncept zrušit a sestavit znovu; systém nikdy nevytvoří skrytý přeplatek jen proto, aby starý koncept prošel.

61.6 Zrušení dohody

Koncept lze zrušit bez dopadu na doklady. U potvrzené dohody systém:

• stornuje účetní zápis,
• smaže jím vytvořené platby vydaných faktur a přepočte jejich stav,
• u přijaté faktury, kterou zápočet označil jako uhrazenou, vrátí stav na received,
• ponechá dohodu ve stavu zrušeno kvůli auditní stopě.

Zrušení také drží řádkový zámek, takže se nemůže předběhnout s potvrzením. Storno respektuje otevřenost účetního období a zámek k datu. Pokud původní období už nelze měnit, nejdřív rozhodni o správném opravném postupu; modul nesmí obejít uzávěrku.

61.7 PDF, deník a audit

PDF obsahuje hlavičku dohody, obě sady dokladů a částky. Účetní zápis je v deníku dohledatelný podle čísla ZAP a zdrojový panel odkazuje zpět na zápočet.

Vytvoření, potvrzení i zrušení zapisuje samostatnou auditní událost s firmou, uživatelem a technickým kontextem požadavku. Data jsou tenantově oddělená: partner, dohoda, faktury i výsledný zápis musí patřit stejné firmě.

61.8 Oprávnění a chybové scénáře

Čtení vyžaduje accounting.offsets; vytvoření, potvrzení a zrušení jeho zápisovou variantu. Webová stránka je dostupná jen v podvojném účetnictví.

Nejčastější chyby:

• partner už nemá současně otevřenou pohledávku a závazek,
• doklad není CZK, není fakturou nebo už není v otevřeném stavu,
• započítaná částka přesahuje zbytek,
• strany se nerovnají nebo je jedna prázdná,
• zbytek se změnil po vytvoření konceptu,
• dohoda je zrušená nebo již potvrzená,
• účet předkontace je neaktivní,
• datum leží v uzavřeném období nebo před zámkem účtování.